Załącznik nr 2. WZÓR UMOWY zawarta dnia..., w Bielinach, pomiędzy: 1. Stowarzyszeniem Lokalna Grupa Działania Wokół Łysej Góry ul. Partyzantów 3, 26-004 Bieliny, NIP: 657-269-35-04 reprezentowanym przez: Prezes Zarządu Annę Łubek oraz Wiceprezesa Zarządu Pawła Wikło. Zwanym dalej Zleceniodawcą a 2. Nazwa Firmy..., siedziba..., REGON..., NIP... reprezentowanym przez: zwanym dalej Zleceniobiorcą 1 Niniejsza umowa dotyczy w ramach projektu pn. Lokalne Centra Obsługi Inwestora - Eastern European Gateway współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej - Działanie 1.4. zwanego dalej Projektem. 2 Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonanie zadania pod nazwą Cykl seminariów LCOI System w Nowym Jorku oraz uczestnictwo w Giełdzie Kontaktowej na Florydzie, zgodnie z zaproszeniem do składania ofert z dnia 03.10.2014r. oraz ofertą Zleceniobiorcy z dnia., a w szczególności: 1. Zorganizowanie co najmniej dwóch seminariów w Nowym Jorku (USA), termin listopad 2014 r. oraz zagwarantowanie uczestnictwa LCOI w Giełdzie Kontaktowej w Miami na Florydzie w dn. 19-21.11.2014 r. 2. Specyfikacja zamówienia: a) Serwis pobytowy dla 5 osób, a w tym: Opracowanie przez Zleceniobiorcę i przedstawienie do akceptacji Zleceniodawcy projektu dziennego pobytu delegacji LCOI w USA, projekt dziennego pobytu Zleceniobiorca przedstawi w terminie do 5 listopada 2014r., Zaakceptowany plan pobytu dziennego będzie załącznikiem do
protokołu zdawczo-odbiorczego, niezrealizowanie przez Zleceniobiorcę założeń tego planu będzie skutkowało obniżeniem wynagrodzenia. zapewnienie 4 noclegów w Nowym Jorku i 4 noclegów w Miami dla 5 osób w pokojach jednoosobowych, o przeciętnym standardzie ***/**** przelot z Warszawy do Nowego Jorku, następnie z Nowego Jorku do Miami oraz z Miami do Warszawy w uzgodnionych z Zamawiającym terminach dla 5 osób wraz z dużym bagażem/os. oraz jednym dodatkowym bagażem na materiały promocyjne i roll-up, transport delegacji LCOI na obszarze USA, pełne wyżywienie śniadania, obiady, kolacje dla 5 osób, podczas pobytu delegacji na terenie USA, serwis organizacyjny: zapewnienie bezpieczeństwa (w tym ubezpieczenie NW), b) Organizacja seminariów promujących Projekt LCOI Eastern European Gateway na terenie Nowego Jorku. W ramach zamówienia Zleceniobiorca zapewni w każdym z dwóch seminariów: salę konferencyjną na około 50 osób oraz zaplecze socjalne (sala w której serwowany będzie catering, bezpłatną szatnię dla uczestników seminarium oraz bezpłatne toalety). Sala konferencyjna musi być oznaczona logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PORPW 2007-2013 dostępną na stronie www.polskawschodnia.gov i informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania zamawiający posiada odpowiednie roll-up. przygotowanie punktu rejestracyjnego przybyłych gości, dodatkowo Zleceniobiorca zobowiązany jest do przygotowania listy uczestników (spis w formie elektronicznej imion i nazwisk zaproszonych gości z nazwą firmy/stanowiska służbowego) odrębnie dla każdego seminarium, wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego. serwis techniczny: wynajęcie sal, z nagłośnieniem, catering w trakcie spotkań, zabezpieczenie sprzętu multimedialnego, instalacja banerów w scenografii miejsc spotkań (z logiem projektu i oznaczeń UE, PO RPW), zestaw multimedialny rzutnik 1 szt., ekran (duży), laptop 1 szt. oraz zabezpieczenie łącza internetowego dla tego komputera, przeprowadzenie seminariów zgodnie ze szczegółowym planem spotkania przygotowanym przez Zamawiającego. serwis kawowy dla uczestników seminariów: kawa, herbata, woda, soki, kruche ciastka, kanapki; serwis organizacyjny: zapewnienie tłumacza w trakcie seminarium oraz jednego dodatkowego tłumacza podczas ewentualnych pytań i rozmów w kuluarach, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za sprawy organizacyjne i techniczne, która będzie w dyspozycji zamawiającego w czasie trwania seminarium i minimum godzinę przed jego rozpoczęciem. W ramach naboru Zleceniobiorca przygotuje i wyśle zaproszenia do potencjalnych uczestników obu seminariów na podstawie przygotowanych dwóch list (dla każdego seminarium) uzgodnionych z Zleceniodawcą. Zleceniobiorca przedstawi Zleceniodawcy propozycję zapraszanych gości w terminie minimum 10 dni przed planowanymi seminariami. Zaakceptowane listy będą załącznikami do sprawozdania merytorycznego z realizacji działań. Zaproszenia muszą zawierać logotypy zgodne z księgą wizualizacji znaku PORPW 2007-2013 dostępną na stronie: http://www.polskawschodnia.gov.pl/szukaj/strony/results.aspx?k=podr%c4%99cznik+oznakow
ania wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania. Zleceniobiorca ma zapewnić uczestnictwo około 30 osób/ na każdym seminarium z potwierdzeniami przybycia, wysłane zaproszenia i potwierdzenia przybycia są wymaganymi załącznikami do sprawozdania merytorycznego z realizacji działań, sporządzenia merytorycznego sprawozdania z realizacji działania/ działań w wersji papierowej i elektronicznej. Sprawozdanie przekazane w wersji papierowej i elektronicznej powinno zawierać w szczególności informację o jego przebiegu, uczestnikach i ocenę skuteczności realizacji zakładanych celów oraz wymagane załączniki tj: - zaakceptowany przez Zleceniodawcę plan pobytu dziennego, - zaakceptowane przez Zleceniodawcę listy zapraszanych na seminaria gości, - wysłane zaproszenia i potwierdzenia przybycia gości zapraszanych na seminaria, - podpisane przez uczestników seminariów listy obecności z zapewnieniem oznakowania Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej - Dodatkowo wykonawca wraz ze sprawozdaniem dostarczy dokumentację fotograficzną na odrębnej płycie CD. c) Zapewnienie udziału Projektowi LCOI na Giełdzie Kontaktowej w Miami na Florydzie w dn. 19-21.11.2014 r. zgłoszenie/zapewnienie uczestnictwa LCOI na przedmiotowej giełdzie, zabezpieczenie miejsca wystawienniczego wraz z ladą, stolikiem i 6 krzesełkami w czasie trwania Giełdy Kontaktowej, zapewnienie dwóch tłumaczy podczas trwania Giełdy Kontaktowej, Za brak zrealizowanego któregoś z punktów przewidzianych dziennym planem pobytu zlecenia Zleceniodawca ma prawo do obniżenia wynagrodzenia o 5 % za każdy nie zrealizowany punkt. Za brak zakładanej liczby osób na konferencjach Zleceniodawca ma prawo do obniżenia wynagrodzenia następująco: obniżenie wynagrodzenia o 10 % za 21-29 osób w seminarium, obniżenia wynagrodzenia o 30 % za udział w seminarium mniej niż 21 osób. Poniższe obniżenie wynagrodzenia ma zastosowanie oddzielnie dla każdego zaplanowanego seminarium. Za brak dostarczonego i wykonanego sprawozdania merytorycznego z załącznikami Zleceniodawca ma prawo obniżyć wynagrodzenie o 15 %. 3 Zleceniobiorca oświadcza, że: 1) jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, 2) posiada uprawnienia niezbędne do wykonania zamówienia, 3) dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem do wykonania zamówienia, 4) znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4 1. Za prawidłowe wykonanie czynności wymienionych w 2 Zleceniobiorca otrzyma od Zleceniodawcy wynagrodzenie w maksymalnej wysokości... za wykonanie zlecenia.
2. Termin wystawienia faktury: pierwsza zaliczkowa w kwocie 60% wartości zamówienia do 31 października 2014r. oraz druga do 40% wartości zamówienia do 14 dni po zaakceptowaniu sprawozdania merytorycznego i podpisaniu protokołu zdawczo odbiorczego. Kwota drugiej faktury będzie wynikała wprost z protokołu zdawczo-odbiorczego. 3. Zleceniobiorca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet, jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy. 5 Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać zlecone czynności w miejscu wskazanym przez Zleceniodawcę, zgodnie ze swoją ofertą oraz z zaproszeniem do składania ofert. 6 W przypadku niewykonania zlecenia w terminie, wykonania go wadliwie lub w sposób nienależyty, Zleceniodawca ma prawo do egzekwowania odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych, bądź pomniejszenia wynagrodzenia. 7 Zleceniobiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). 8 Zleceniobiorca zobowiązuje się, że wszelkie urządzenia, materiały i dokumenty, w których posiadanie wejdzie w związku z wykonywaniem prac objętych umową, są i pozostaną własnością Zleceniodawcy. Zleceniobiorca zwróci je Zleceniodawcy nie później niż w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. W sprawach nie uregulowanych w umowie mają zastosowanie: 1. przepisy Kodeksu cywilnego 2. zapisy umowy o dofinansowanie projektu oraz przepisy wynikające z warunków realizacji projektu. 3. postanowienia zawarte w zapytaniu ofertowym, w wyniku którego zawarto niniejszą umowę. 9 10 1. Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Niniejsza umowa zastępuje wszelkie poprzednie porozumienia, umowy i ustalenia, zarówno ustne jak i pisemne, które tracą moc z dniem zawarcia niniejszej umowy.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Integralną częścią umowy jest przedmiotowe zapytanie ofertowe z dn. 03.10.2014 r. oraz oferta wykonawcy. ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA