ZAPYTANIE O OFERTĘ. Zamawiający. Przedmiot zapytania. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania

Transkrypt

1 KG.././ /11 ZAPYTANIE O OFERTĘ Zamawiający Przedmiot zapytania Szczegółowy opis przedmiotu zapytania Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy ul. Świerczewskiego 160 Łomnica Jelenia Góra 14. Pełnienie funkcji księgowego projektu Ja i Ty czyli My Wspólnie bawimy się i uczymy poznając naszą tradycję i kulturę. Dofinansowanego ze środków unijnych w ramach Pełnienie funkcji księgowego projektu - Ja i Ty czyli My Wspólnie bawimy się i uczymy poznając naszą tradycję i kulturę. - współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia w okresie od r. do r. w wymiarze 30 h miesięcznie. OBOWIĄZKI KSIĘGOWEGO PROJEKTU 1) Wspieranie działań Kierownika Projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, w tym udział w przygotowaniu Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów oraz opracowanie planu kont. 2) Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym oznaczanie operacji za pomocą wyodrębnionych dla projektu kodów księgowych i wyodrębnionego systemu księgowego. 3) Rejestracja zdarzeń finansowych, prawidłowe oznaczenie i dekretowanie dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji projektu, zgodnie z wytycznymi. 4) Weryfikacja faktur i rachunków pod względem formalno-rachunkowym oraz prawidłowości rozliczeń finansowych. 5) Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności w ramach projektu z Kierownikiem Projektu. 6) Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą i Zarządzającą. 7) Bieżące monitorowanie poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu oraz wydatków z budżetu projektu. 8) Poprawne dokonywanie księgowań dokumentów zgodnie z klasyfikacją. 9) Księgowanie kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: zapisane w zadaniach projektu, udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi. 10) Kwartalne sporządzanie raportów księgowych, w tym informowanie Kierownika o postępie finansowym w realizacji projektu w rozbiciu na poszczególne zadania. 11) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność, ich archiwizacja w wersji elektronicznej i papierowej. Poddanie ww. dokumentów kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Mysłakowice. 12) Okresowe przygotowywanie sprawozdań, zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu i załączników do wniosków o płatność. 13) Przygotowanie części finansowej wniosków o płatność we współpracy z Kierownikiem Projektu, w tym do końcowego wniosku o płatność, 14) Współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie przygotowania aktualizacji harmonogramu płatności wg zasad określonych w dokumentach programowych i instrukcjach. 15) Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. Dokonywanie, w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu i dyrektorem Zespołu Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy, korekt finansowych we wnioskach o płatność. 16) W uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu informowanie Skarbnika Gminy Mysłakowice, we właściwych terminach o kwocie, która nie zostanie wydatkowana do końca danego roku budżetowego.

2 17) Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 18) Ścisła współpraca z Kierownikiem Projektu, pracownikami księgowości Zespołu Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy odpowiedzialnymi za finanse oraz organami kontrolującymi Wdrażanie Programów Unijnych z Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu. 19) Przekazywanie kopii dokumentacji finansowo - księgowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem do Kierownika Projektu w siedzibie realizatora projektu oraz archiwizowanie wersji elektronicznej kopii tych dokumentów w Zespole Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy. 20) Dbanie o zapewnienie prawidłowego przepływu informacji z zarządzającymi projektem oraz organami kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Wymagania Forma oferty Sposób i termin składania ofert Wykształcenie wyższe ekonomiczne w zakresie finansów, Posiadanie wiedzy o przepisach dot. projektów unijnych. Posiadanie znajomości finansów szkół i placówek oświatowych. Oferta powinna zawierać: Nazwę i adres oferenta, Nazwę i cenę jednostkową brutto. Wypełniony wzór oferty w załączeniu Kopie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kwalifikacji. 1) Osobiście lub za pośrednictwem poczty na adres: Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy ul. Świerczewskiego 160 Łomnica Jelenia Góra 14 2) Faksem na nr (75) Termin składania ofert upływa w dniu r. Kryteria oceny ofert Najniższa cena Szczegółowe informacje Daniel Cisek- tel./fax (75) zszoi.lomnica@interia.pl Zgodnie z art. 4 pkt 8 Ustawy z dn r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ) wobec zamówienia nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W związku z powyższym niniejsze zaproszenie do składania ofert nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferta nie powoduje żadnych zobowiązań wobec stron.

3 A. Dane dotyczące Wykonawcy: FORMULARZ OFERTOWY załącznik nr 1 Nazwisko i imię :... Adres :... Nr tel/fax... Nr PESEL : nr Dowodu osobistego, wydany przez : B. Dane dotyczące zamawiającego Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy Łomnica ul. Świerczewskiego Jelenia Góra 14 tel/fax (75) NIP Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące: Pełnienia funkcji księgowego projektu Ja i Ty czyli My Wspólnie bawimy się i uczymy poznając naszą tradycję i kulturę. Dofinansowany ze środków unijnych w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia dla Zespołu Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy ul. Świerczewskiego 160; Łomnica Jelenia Góra 14, składam ofertę następującej treści: Nazwa usługi Wartość brutto 1 2 Pełnienie funkcji księgowego projektu - Ja i Ty czyli My Wspólnie bawimy się i uczymy poznając naszą tradycję i kulturę. - współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia w okresie od r. do r. w wymiarze 30 h miesięcznie. Zobowiązuję się wykonać cały przedmiot zamówienia, za kwotę..brutto. 1. Oświadczam, że zamówienie zrealizuję w terminie ustalonym w umowie. 2. Oświadczam, że akceptuję warunki płatności określone w umowie zał. Nr 2 do zapytania. 3. Oświadczam, że akceptuję warunki umowy według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do zapytania i w przypadku wyboru naszej oferty, zobowiązuję się do zawarcia umowy na tych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego... Miejscowość, data.. podpis uprawnionego przedstawiciela Oferenta

4 Załącznik nr 2 UMOWA ZLECENIE NR.. Na świadczenie usługi - Pełnienie funkcji księgowego projektu - Ja i Ty czyli My Wspólnie bawimy się i uczymy poznając naszą tradycję i kulturę. - współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia , zawartą pomiędzy: Gminą Mysłakowice/ Zespołem Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy z siedzibą: ul. Świerczewskiego 160, Jelenia Góra 14 zwanym dalej Zleceniodawcą reprezentowanym przez panią Julitę Odelgę - Dyrektora Zespołu Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy, ul. Świerczewskiego 160; Jelenia Góra 14, na podstawie pełnomocnictwa Wójta Gminy Mysłakowice z dnia 30. marca 2011 r. a Panią. ur. r. w, zam. w. zwaną dalej Zleceniobiorcą o następującej treści: 1 Na podstawie niniejszej umowy Zleceniodawca zleca, zaś Zleceniobiorca przyjmuje funkcję księgowego projektu - Ja i Ty czyli My Wspólnie bawimy się i uczymy poznając naszą tradycję i kulturę. - współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia w wymiarze 30 h miesięcznie, oś priorytetowa -2. Transgraniczna integracja społeczna; Dziedzina wsparcia 5. Rozwój współpracy partnerskiej; Kierunek działań 1. Rozwój współpracy. Czas rozpoczęcia pracy r., czas zakończenia zlecenia r Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonywania obowiązków związanych z realizacją zadania, o którym mowa w 1, w tym: 1) Wspierania działań Kierownika Projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, w tym udział w przygotowaniu Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów oraz opracowaniu planu kont. 2) Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym oznaczanie operacji za pomocą wyodrębnionych dla projektu kodów księgowych i wyodrębnionego systemu księgowego. 3) Rejestracja zdarzeń finansowych, prawidłowe oznaczenie i dekretowanie dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji projektu, zgodnie z wytycznymi. 4) Weryfikacja faktur i rachunków pod względem formalno-rachunkowym oraz prawidłowości rozliczeń finansowych. 5) Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności w ramach projektu z Kierownikiem Projektu. 6) Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą i Zarządzającą. 7) Bieżące monitorowanie poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu oraz wydatków z budżetu projektu. 8) Poprawne dokonywanie księgowań dokumentów zgodnie z klasyfikacją.

5 9) Księgowanie kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: zapisane w zadaniach projektu, udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi. 10) Kwartalne sporządzanie raportów księgowych, w tym informowanie Kierownika o postępie finansowym w realizacji projektu w rozbiciu na poszczególne zadania. 11) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność, ich archiwizacja w wersji elektronicznej i papierowej. Poddanie ww. dokumentów kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Mysłakowice. 12) Okresowe przygotowywanie sprawozdań, zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu i załączników do wniosków o płatność. 13) Przygotowanie części finansowej wniosków o płatność we współpracy z Kierownikiem Projektu, w tym do końcowego wniosku o płatność 14) Współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie przygotowania aktualizacji harmonogramu płatności wg zasad określonych w dokumentach programowych i instrukcjach. 15) Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. Dokonywanie, w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu i dyrektorem Zespołu Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy, korekt finansowych we wnioskach o płatność. 16) W uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu informowanie Skarbnika Gminy Mysłakowice, we właściwych terminach o kwocie, która nie zostanie wydatkowana do końca danego roku budżetowego. 17) Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 18) Ścisła współpraca z Kierownikiem Projektu, pracownikami księgowości Zespołu Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy odpowiedzialnymi za finanse oraz organami kontrolującymi Wdrażanie Programów Unijnych z Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu. 19) Przekazywanie kopii dokumentacji finansowo - księgowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem do Kierownika Projektu w siedzibie realizatora projektu oraz archiwizowanie wersji elektronicznej kopii tych dokumentów w Zespole Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy. 20) Dbanie o zapewnienie prawidłowego przepływu informacji z zarządzającymi projektem oraz organami kontroli wewnętrznej i zewnętrznej Zleconiobiorcę obowiązuje należyta staranność w wykonywaniu przedmiotu zamówienia. 2. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za mienie powierzone w ramach Projektu Z tytułu prawidłowego wykonania prac, o których mowa w 2 ustala się wynagrodzenie w wysokości zł brutto miesięcznie ( słownie ) dodatkowo pomniejszoną o kwoty ewentualnych składek na ubezpieczenia społeczne, finansowane przez Zleceniodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wartość całego zamówienia wynosi zł. ( słownie...) zgodnie z przedstawioną przez Zleceniobiorcę ofertą. 2. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni liczonych od dnia wpłynięcia na konto zleceniodawcy środków na realizację projektu, po uprzednim wystawieniu rachunku przez Zleceniobiorcę. Ostateczne rozliczenie zlecenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia wystawienia rachunku. 3. Zleceniobiorcy nie przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie z tytułu niewypłacenia wynagrodzenia przez Zamawiającego w sytuacji gdy Instytucja Pośrednicząca nie przekaże środków na realizację projektu w terminie. 4. Wynagrodzenie współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia Zleceniobiorca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy.

6 6. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na wskazany przez Zleceniobiorcę rachunek bankowy: Z zastrzeżeniem ust. 2 niniejszego paragrafu. 7. Płatnikiem wynagrodzenia będzie Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Łomnicy Zleceniobiorca oświadcza, że posiada stosowne kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe, zapewniające świadczenie usług objętych umową na najwyższym poziomie, w sposób staranny i sumienny, według standardów i norm w tym zakresie stosowanych. 2. Zleceniobiorca oświadcza, że w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, jak również po jej ustaniu, zachowa pełną poufność w stosunku do wszelkich informacji wynikających z tej umowy i nie wyjawi ich osobom trzecim oraz, że wykonywane przez niego czynności nie będą naruszać praw osób trzecich i obowiązującego prawa Wykonując przedmiot umowy, Zleceniobiorca zobowiązuje się do terminowego, starannego i profesjonalnego działania oraz do realizacji projektu zgodnie z przepisami prawa polskiego, wspólnotowego i obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska Saksonia Zleceniobiorca zobowiązuje się, że wszelkie materiały i dokumenty, w których posiadanie wejdzie w związku z wykonywaniem prac objętych umową, są i pozostaną własnością Zleceniodawcy. Zleceniobiorca zwróci je zleceniodawcy nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy lub jej wygaśnięcia. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm) Zleceniodawca zobowiązuje się do udostępnienia Zleceniobiorcy materiałów źródłowych niezbędnych do należytego wykonania przedmiotu umowy, będących w posiadaniu Zleceniodawcy. 2. W przypadku niewykonania przedmiotu umowy, wykonania go wadliwie lub w sposób nienależyty z wyłącznej winy Zleceniobiorcy, Zleceniodawca ma prawo do odstąpienia od umowy Za niewykonanie pracy w terminie lub wykonanie nienależyte z wyłącznej winy Zleceniobiorcy, skutkujące poważnymi konsekwencjami dla Zleceniodawcy, w tym finansowymi, Zleceniobiorca zobowiązany jest do zwrotu wynagrodzenia w całości wraz z ustawowymi odsetkami. 2. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Sprawy sporne, wynikłe z zastosowania niniejszej umowy, będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Zleceniodawcy. 4. W sprawach nieuregulowanych w umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Pracy i Kodeksu Cywilnego oraz przepisy wynikające z warunków realizacji projektu. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, 1 egzemplarz otrzymuje Zleceniodawca, 1 egzemplarz otrzymuje Zleceniobiorca. Akceptuję warunki umowy. ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA