MINISTERSTWO SPORTU I TURYSTYKI Komisja Przetargowa Sygn.:21/dost./2008 BA/zp/ /2008 Warszawa, 26 czerwca 2008 r. W Y K O N A W C Y Dot.: Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę programu finansowoksięgowego, systemu kadrowo-płacowego, systemu do obsługi środków trwałych i gospodarki magazynowej, procedura znak: 21/dost./2008. Ministerstwo Sportu i Turystyki uprzejmie informuje, iż w dniu 23.06.2007r. do Zamawiającego wpłynęły pisemne zapytania Wykonawców dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę programu finansowo-księgowego, systemu kadrowo-płacowego, systemu do obsługi środków trwałych i gospodarki magazynowej, procedura znak: 21/dost./2008. Pytanie 1: Na stronie 11 podany jest sposób opisu oferty. Czy nie ma tam błędu ( Nie otwierać przed dniem )? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 1 W rozdziale IV podrozdziale VI Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia opisani jak powinna być oznaczona koperta zawierająca ofertę. Ma to na celu uniknięcie przypadkowego otarcia koperty zawierającą ofertę przed wyznaczonym terminem. Datę i godzinę w opisie Wykonawca podaje uwzględniając termin wyznaczony przez Zamawiającego na otwarcie ofert. Jeśli z jakiś powodów dojdzie do zmiany ww. terminu Wykonawca w przedmiotowym opisie podaje nowy termin np. Nie otwierać przed dniem 03.07.2008 r., godz. 10.00. Pytanie 2: Podstawową częścią oferty są załączniki 1 i 4. Czy można je otrzymać w postaci umożliwiającej elektroniczne wypełnienie (MS-WORD, OpenOffice, RTF, )? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 2 Zgodnie z art. 42 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655)
Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia udostępnia się na stronie internetowej oraz na wniosek Wykonawcy Zamawiający przekazuje w terminie 5 dni. Pytanie 3: Uzyskanie stosownych zaświadczeń (US, ZUS, Krajowy Rejestr Karny) jest czasochłonne. Jesteśmy spółką cywilną i łącznie (wspólnicy+spółka) jesteśmy w trzech Urzędach. Obawiamy się, że na czas złożenia ofert nie będziemy posiadali wymaganych zaświadczeń, czy nie zostaniemy w ten sposób odrzuceni na starcie? Czy wystarczy (tymczasowo) nasze oświadczenie? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 3 Zamawiający w celu potwierdzenia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu złożyli dokumenty i oświadczenia opisane w rozdziale IV podrozdziale III Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zażądał. Ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana w oparciu o prawidłowość i kompletność złożonych wszystkich oświadczeń i dokumentów jakich żądał Zamawiający zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 1-3 (z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3). Wykonawcy powinni zapoznać się z zapisami art. 26 ust. 3, który jasno reguluje opisany w pytaniu problem. Pytanie 4: Zamawiający w załączniku nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w rozdziale (Specyfikacja techniczna Oferowanego Oprogramowania) w części poświęconej opisowi modułu finansowo-księgowego zawarł wymóg automatycznego tworzenia sprawozdań GUS. Które konkretnie sprawozdania GUS Zamawiający ma na myśli? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 4 Wykaz sprawozdań GUS, które sporządza jednostka budżetowa i które wymaga Zamawiający w SIWZ przedmiotowego postępowania: 1. F - 03 sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych 2. Z - 06 sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy 3. Z - 03 sprawozdania o zatrudnień i wynagrodzeniach za okres od początku roku do końca.kwartału (w miejsce wykropkowania wstawia się żądany kwartał). Pytanie 5: W tym samym załączniku Zamawiający informuje, iż Wykonawca zobowiązany zaznaczyć czy jego program spełnia lub nie wymogi określone w SIWZ poprzez skreślenie odpowiedniego słowa TAK/NIE*. Brak jakiegokolwiek skreślenia będzie traktowany jako odpowiedź negatywna i tym samym oferta będzie podlegała odrzuceniu. Czy w związku z powyższym należy rozumieć, iż także każda negatywna odpowiedź na którekolwiek z wymagań skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 5 Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Załącznik nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia
(Specyfikacja techniczna Oferowanego Oprogramowania) opisuje jakie są wymagania Zamawiającego w stosunku do oferowanych przez Wykonawców programów. Oferowane programy muszą co najmniej spełniać opisane wymagania (mogą zawierać inne dodatkowe rozwiązania, ale musza spełniać opisane przez Zamawiającego minimalne wymagania). Pytanie 6: Zamawiający w załączniku nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Specyfikacja techniczna Oferowanego Oprogramowania) w części poświęconej szkoleniom (tabela nr 3 i 4) określa ilość dni i godzin stanowiących minimalny wymiar czasowy, jaki ma zrealizować Wykonawca, na przykład dla modułu finansowo-księgowego jest to 60 dni/300 godzin. Czy z uwagi na grupy szkoleniowe liczące nie więcej niż 5 osób Zamawiający dopuszcza równoległe prowadzenie sesji? na przykład szkolenie 5 grup w jednym dniu? Czy też szkolenia mają się odbywać w myśl zasady: jeden dzień roboczy jedna grupa? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 6 Zamawiający dopuszcza możliwość szkolenia kilku grup jednego dnia, w równoległych sesjach z różnych modułów/systemów zamawianego programu. Harmonogram szkoleń zostanie zawarty w umowie z wybranym Wykonawcą. Pytanie 7: W specyfikacji określili państwo liczbę użytkowników systemu na 42. W naszym systemie rozróżnia się liczbę użytkowników oraz liczbę jednocześnie pracujących z systemem (liczba jednoczesnych dostępów). Dostępów może być10 a użytkowników dowolna liczba np. 42, co oznacza że dowolnych 10 z 42 użytkowników może w danym momencie korzystać z systemu. Pytanie: Czy liczba dostępów ma być równa liczbie użytkowników? Jeśli nie (założenie że tylko niektórzy z podanej liczby użytkowników mogą w danym momencie pracować z systemem), to proszę podać wymaganą maksymalną liczbę jednoczesnych dostępów. Jeśli tak, to liczba jednoczesnych dostępów równa się liczbie użytkowników. Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 7 Zamawiający opisując w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia liczbę użytkowników na poszczególne moduły/systemy zakładał jednoczesny dostęp wszystkich użytkowników pracujących w danym module/systemie. Liczba użytkowników równa się liczbie dostępów. Pytanie 8: Załącznik 1 do SIWZ ( Formularz oferty ), pkt 5 co oznacza część I zamówienia, oraz jakiego rozbicia dostaw spodziewacie się Państwo w zamieszczonej w tym punkcie tabeli? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 8
Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Cały program księgowy obejmuje jeden cały i niepodzielny przedmiot zamówienia i Wykonawcy powinni w ten sposób go traktować podając cenę netto i brutto. Pytanie 9: W rozdziale IV SIWZ w części III Wymagane dokumenty w punkcie 7 figurują Istotne Postanowienia Umowy (dostawa). Jest to Załącznik 3 do SIWZ. Jednocześnie w Formularzu Oferty (Załącznik 1 do SIWZ) punkt 12 brzmi: OSWIADCZAMY, że zapoznaliśmy sie z Istotnymi Postanowieniami Umowy, określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i zobowiązujemy sie, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Cz w związku z powyższym podtrzymujecie Państwo, że załącznik 3 Istotne Postanowienia Umowy jest dokumentem który obowiązkowa ma być dołączony do oferty? Jeśli tak proszę o potwierdzenie, że oczekujecie Państwo jedynie jego częściowego wypełnienia. Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 9 Wykonawcy składający oferty do oferty muszą zamieścić wydrukowany, ale nie wypełniony załącznik nr 3 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Istotne Postanowienia Umowy (Dostawa). Należy to traktować jako dodatkowe potwierdzenie, iż każdy Wykonawca składający oferty zapoznał się z przedmiotowym załącznikiem i akceptuje jego treść. Pytanie 10: Załącznik 3 do SIWZ ( Istotne Postanowienia Umowy ) 9 pkt 3.2 brzmi: 3.2 W ramach realizowanego zamówienia Wykonawca swiadczył bedzie przez okres trwania gwarancji gwarancyjne usługi serwisowe, które beda obejmowac: a) nieodpłatne usuwanie błedów w oprogramowaniu, dostawe poprawionych wersji waz z niezbedna dokumentacja, instalacje wersji wolnych od błedów. b) dokonywanie bez dodatkowych opłat upgrade oprogramowania do nowszych wersji wynikających ze zmian obowiazujacych przepisów prawa oraz rozszerzajacych funkcjonalnosc modułów, c) bezposrednia diagnostyke w docelowej lokalizacji, d) pomoc na telefon (hot-line) w dni robocze 9.00 17.00, e) konsultacje/wizyty w zakresie obsługi technicznej i użytkowej oprogramowania narzędziowego i aplikacyjnego z czasem reakcji do 8- godzin od momentu przyjecia zgłoszenia, f) wykonawca bedzie jedyna strona odpowiedzialna za swiadczenie usług gwarancyjnych obejmujacych dostarczone przez Wykonawce produkty i usługi, Jak należy rozumieć zapisy dotyczące usług wymienionych w punktach c, d, e czy mają być bezpłatne (w punktach a i b wyraźnie to zaznaczono), czy będą to usługi płatne? Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 10
Wszystkie opisane w Załącznik 3 do SIWZ Istotne Postanowienia Umowy (Dostawa) elementy gwarancja należy traktować jako bezpłatne w ramach podpisanej umowy. Zamawiający płaci za nie w ramach jednej umowy, która zostanie podpisana z wybranym Wykonawcą. Zamawiający nie przewiduje i nie dopuszcza płacenia za usługi w ramach gwarancji wymienionych i opisanych w załącznikach nr 3 i 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Ponadto Zamawiający w celu ułatwienia Wykonawcom przygotowanie ofert w przedmiotowym postępowaniu doprecyzowuje w załączniku nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Specyfikacja Techniczna Oferowanego Oprogramowania), w części Kadry-Płace, następujące wymagania funkcjonalne : 1) dot. wymogu Prowadzenie kartotek personalnych przegląd historii zmian w kartotekach pracowniczych (kategorie zatrudnienia, stanowiska, zmiany stawek zaszeregowania, staż, itp.) pod pojęciem itp. Zamawiający również wymaga m.in. informacji dot. wykształcenia, danych osobistych (stan cywilny, informacja o dzieciach), rekrutacja i nabór, wartościowanie stanowisk pracy, oceny pracownicze, szkolenia (w tym rejestracja odbytych szkoleń), świadczenia socjalne; 2) dot. wymogu Wydruk raportów wg stażu, stanowisk, stawek zaszeregowania, departamentów - w dowolnej konfiguracji Zamawiający uzupełnia o wydruk raportu stwierdzający przebieg pracy zawodowej pracownika z wyliczeniem stażu pracy, raport średniego miesięcznego zatrudnienia; 3) dot. wymogu Ewidencja nieobecności w podziale na rodzaj absencji - Zamawiający doprecyzowuje, iż podział na rodzaje absencji dot.: urlopów wypoczynkowych, urlopów na żądanie, zwolnień lekarskich, delegacji, urlopów okolicznościowych, urlopów szkoleniowych. Automatyczne wyliczanie przysługującego wymiaru urlopu, urlopu wykorzystanego, zaległego. Zamawiający wprowadza również następującą zmianę do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w załączniku nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Specyfikacja Techniczna Oferowanego Oprogramowania) w części Kadry-Płace dopisuje następujące wymagania funkcjonalne: 1) Roczne karty ewidencji czasu pracy z podziałem miesięcznym (normatywny i faktyczny czas pracy) wraz z kwartalnym zestawieniem faktycznego czasu pracy pracowników. Zamawiający przypomina, iż ww. wymagania Wykonawcy muszą zawrzeć w składanych ofertach (dołączyć je do innych wymagań) podobnie jak inne wymagania funkcjonalne z załącznika nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i zaznaczyć przy nich
TAK/NIE poprzez skreślenie właściwej odpowiedzi zgodnie z wymogami określonymi w Specyfikacji. W związku z odpowiedziami na pytania Wykonawców Zamawiający przedłuża termin składania ofert na dzień 4 lipca 2008r. do godz. 10 00. Otwarcie ofert nastąpi w tym samym dniu, tj. 4 lipca 2008r. do godz. 11 30 w siedzibie Zamawiającego. Powyższe przedłużenie wyczerpuje dyspozycję art. 38 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający wprowadza następujące zmiany w treści zapisów SIWZ w przedmiotowym postępowaniu: W rozdziale VI w podrozdziale II (Miejsce i termin składania ofert) pkt. 1 Zapis o treści: 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ulicy Senatorskiej 14 w Kancelarii Głównej do dnia 01.07.2008, do godziny 10:00. Zastępuje następującym zapisem: 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ulicy Senatorskiej 14 w Kancelarii Głównej do dnia 04.07.2008, do godziny 10:00. W rozdziale VI w podrozdziale II (Miejsce i termin otwarcia ofert) Zapis o treści: Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ulicy Senatorskiej 14 w dniu 01.07.2008, o godzinie 10:30. Zastępuje następującym zapisem: Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ulicy Senatorskiej 14 w dniu 04.07.2008, o godzinie 11:30. Z poważaniem, Hanna Leske-Żurakowska Przewodniczący Komisji Przetargowej