Zielona Góra, 30.03.2009 Zasady realizacji Programu Uczenie się przez całe Ŝycie/Erasmus w roku akademickim 2009/10 I. ZASADY OGÓLNE Nadzór nad realizacją Programu na Uniwersytecie Zielonogórskim sprawuje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. Zasady realizacji oraz rekrutacji są publikowane na stronie Działu Współpracy z Zagranicą, sekcja Erasmus: www.dwz.uz.zgora.pl. II. MOBILNOŚĆ STUDENTÓW Rekrutacja Rekrutacja na wyjazdy w kolejnym roku akademickim jest ogłaszana po złoŝeniu do Narodowej Agencji wniosku na realizację programu w kolejnym roku akademickim. Zasady rekrutacji są podawane do publicznej wiadomości, poprzez publikację na stronie uczelni. W przypadku małej ilości zgłoszeń i niewyczerpania limitów miejsc na wyjazdy studentów, na początku roku akademickiego ogłasza się rekrutację uzupełniającą. Procedura aplikacyjna na wyjazd w ramach programu Erasmus jest dwuetapowa. Student musi najpierw zostać zakwalifikowany przez uczelnię macierzystą, a następnie uzyskać akceptacje uczelni/instytucji goszczącej. Podstawowe kryteria formalne kandydat powinien posiadać polskie obywatelstwo; powinien być oficjalnie zarejestrowany na kierunku studiów prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/ inŝyniera, magistra lub doktora; powinien być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia; student powinien posiadać dobrą średnią ocen i dobrą znajomość języka obcego kraju docelowego lub języka wykładowego uczelni/instytucji goszczącej; studentowi, który wcześniej korzystał ze stypendium Programu SOCRATES/Erasmus lub LLP/Erasmus nie moŝna przyznać prawa do ponownego wyjazdu w ramach realizacji studiów, moŝna natomiast zakwalifikować go do wyjazdu na praktyki; w czasie trwania stypendium nie jest moŝliwe korzystanie z dofinansowania oferowanego przez inne programy Unii Europejskiej; 1
zatwierdzony przed wyjazdem za granicę Learning Agreement (porozumienie o programie zajęć dla studentów wyjeŝdŝających na studia) lub Training Agreement (porozumienie o programie praktyki dla studentów wyjeŝdŝających na praktyki). Wyjazd na studia: Uczelniane zasady składania wniosków o przyznanie stypendium Student zainteresowany otrzymaniem stypendium składa do Działu Współpracy z Zagranicą następujące dokumenty: Terminy aplikowania formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej: www.dwz.uz.zgora.pl>>erasmus>>formularze wraz z ewentualnymi załącznikami (np. opinia opiekuna roku, opinia Parlamentu Studenckiego, zaświadczenia z odbytych praktyk zawodowych, wolontariatu lub udziału w konferencjach itp. dokumenty świadczące na korzyść studenta), zaświadczenie z Dziekanatu o średniej ocen za ostatni okres rozliczeniowy (semestr) wraz z wykazem zaliczeń za dotychczasowy okres kształcenia. dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np.: certyfikat, zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego nauczyciela, zaświadczenie od nauczyciela akademickiego). Terminy przyjmowania dokumentów ustala Koordynator Uczelniany Programu i po zatwierdzeniu ich przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą publikuje na stronie internetowej DWZ. Rekrutacja podstawowa nie powinna trwać dłuŝej niŝ do końca maja 2009 r. W przypadku, gdy liczba zgłoszeń i zakwalifikowanych osób w rekrutacji wiosennej będzie niŝsza niŝ ilość miejsc zakontraktowanych w ramach umów lub nie będzie wyczerpywać środków finansowych przeznaczonych na wyjazdy studentów na studia, na początku roku akademickiego 2009/10 zostanie ogłoszona uzupełniająca rekrutacja. Termin składania zgłoszeń na wyjazdy w semestrze letnim nie moŝe upływać później niŝ do końca listopada 2009. Kwalifikacja Dokumenty kandydatów są przekazywane koordynatorom wydziałowym (bądź Dziekanom), którzy dokonują kwalifikacji studentów na podstawie złoŝonych dokumentów i rozmowy kwalifikacyjnej (w języku polskim lub obcym). Następnie koordynatorzy wydziałowi sporządzają Protokół z rekrutacji studentów, który wraz z listą osób zakwalifikowanych i rezerwowych jest zatwierdzany przez Dziekana Wydziału/Rady Wydziału. Oryginał dokumentu zostaje przekazany do Koordynatora Uczelnianego, a kopia do Dziekanatu. Zasady aplikacyjne obowiązujące w uczelniach partnerskich Studenci zakwalifikowani na wyjazd przygotowują dokumenty aplikacyjne do uczelni partnerskiej. Dokumenty powinny być pobrane ze strony uczelni partnerskiej i powinny zawierać m.in.: dokument aplikacyjny, Porozumienie o programie zajęć/learning Agreement oraz inne wymagane dokumenty. 2
Porozumienie o programie zajęć/learning Agreement musi zostać przygotowane w porozumieniu z koordynatorem wydziałowym oraz przez niego podpisane oraz zatwierdzone przez Dziekana. LA jest podstawą do odbywania studiów w zagranicznej uczelni. Student powinien równieŝ zapoznać się z zasadami przyznawania zakwaterowania na uczelni goszczącej i jeśli to moŝliwe dołączyć wypełniony formularz dotyczący zakwaterowania do dokumentów aplikacyjnych. Komplet dokumentów aplikacyjnych naleŝy dostarczyć do Koordynatora Uczelnianego Programu Erasmus w okresie umoŝliwiającym ich terminowe wysłanie do uczelni partnerskiej. Termin wysłania dokumentów jest uzaleŝniony od uczelni partnerskiej, dlatego wcześniej naleŝy zapoznać się z warunkami przyjęcia w ramach programu Erasmus (termin jest najczęściej publikowany na stronie internetowej partnera). Na podstawie listu akceptującego (lub innej pisemnej informacji) wystosowanego przez uczelnię goszczącą student otrzymuję umowę na wyjazd Erasmus. Wyjazd na praktykę: Student zainteresowany otrzymaniem stypendium składa do Koordynatora Uczelnianego programu Erasmus (Dział Współpracy z Zagranicą) następujące dokumenty: Terminy aplikowania formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej: www.dwz.uz.zgora.pl>>erasmus >>Formularze list motywacyjny kierowany do instytucji, w której ma się odbywać praktyka wraz z Ŝyciorysem zawodowym (CV), przygotowane w języku kraju docelowego lub języku, który obowiązuje w danej instytucji; zaświadczenie z Dziekanatu o średniej ocen za ostatni okres rozliczeniowy (semestr), zgoda Dziekana Wydziału na indywidualną organizację studiów (jeśli praktyka miałaby odbywać się w trakcie roku akademickiego); dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np: certyfikat, zaświadczenie ze szkoły językowej, zaświadczenie od prywatnego nauczyciela, zaświadczenie od nauczyciela akademickiego). DWZ przyjmuje zgłoszenia studentów na wyjazdy na praktyki zagraniczne zgodnie z terminami podanymi w procesie rekrutacji na studia, w przypadku braku zgłoszeń złoŝonych w ww. terminach aplikacje będą rozpatrywane w sposób ciągły do momentu wykorzystania środków finansowych. Kwalifikacja Dokumenty kandydatów są przekazywane koordynatorom wydziałowym (bądź Dziekanom), którzy dokonują kwalifikacji studentów na podstawie złoŝonych dokumentów i rozmowy kwalifikacyjnej (w języku polskim lub obcym). Następnie koordynatorzy wydziałowi sporządzają Protokół z rekrutacji studentów na wyjazd, który jest przekazywany do Dziekana Wydziału/Rady Wydziału do zatwierdzenia. Oryginał dokumentu wraz z listami osób zakwalifikowanych i rezerwowych jest przekazywany Koordynatorowi Uczelnianemu, natomiast kopia do Dziekanatu. W przypadku aplikacji złoŝonych po zamknięciu rekrutacji decyzję o kwalifikacji kandydata na wyjazd podejmuje koordynator wydziałowy/dziekan. 3
W przypadku spłynięcia większej ilości zgłoszeń wyjazdów na praktyki niŝ środków zagwarantowanych na realizację wymiany pierwszeństwo w przyznaniu stypendiów będą miały osoby: - które osiągnęły najlepsze wyniki w nauce - nie były wcześniej stypendystami programu Erasmus W takim przypadku ostateczną decyzję o kwalifikacji kandydatów podejmuje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. Miejsce praktyki Student moŝe skorzystać z oferty praktyk publikowanej na stronie internetowej Działu Współpracy z Zagranicą. MoŜe równieŝ samodzielnie wskazać instytucję, w której praktykę chciałby odbywać. Praktyka odbywa się na podstawie podpisanego Porozumienia o programie praktyk/training Agreement (wraz z Kartą Jakości Praktyk), który zostaje uzgodniony pomiędzy studentem, uczelnią a instytucją partnerską. W przypadku wyjazdu na praktyki konieczna jest pisemna akceptacja studenta ze strony instytucji partnerskiej, która daje podstawy do wystawienia umowy o grant Erasmus. Ubezpieczenie KaŜdy stypendysta Erasmusa jest zobowiązany ubezpieczyć się przed wyjazdem i uzyskać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne. Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ gwarantuje podstawowe ubezpieczenie zdrowotne; Karta obowiązuje tylko w krajach Unii Europejskiej i obejmuje tylko część świadczeń związanych z leczeniem. Na wniosek zainteresowanego pracownik Działu Współpracy z Zagranicą wystawia zaświadczenie o wyjeździe na studia/praktyki zagraniczne, na podstawie którego NFZ wydaje studentowi Europejską Kartę Zdrowia. Zalecane jest takŝe wykupienie innego ubezpieczenia: od nieszczęśliwych wypadków (np. Euro 26) oraz w przypadku praktyki zagranicznej ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. 4. Umowa i wypłata stypendium Umowa zostaje sporządzoną w dwóch egzemplarzach: jeden dla uczelni, drugi dla studenta. Na podstawie umowy wypłacane jest studentowi stypendium. Wypłata grantu następuje w ratach w sposób określony w umowie. Umowa określa równieŝ zasady rozliczenia pobytu w ramach Programu. Ostateczne wysokości stawek stypendium zostaną ustalone po otrzymaniu z Narodowej Agencji informacji o wysokości grantu na rok 2009/10. 5. Rozliczenie/przedłuŜenie pobytu Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest przedstawić Koordynatorowi Uczelnianemu (Dział Współpracy z Zagranicą) komplet dokumentów: Wyjazd na studia: wykaz uzyskanych zaliczeń (Transcript of Records); zaświadczenie potwierdzające okres pobytu; wypełnioną Ankietę Stypendysty Erasmus (forma on-line). 4
Wyjazd na praktyki: zaświadczenie zaliczenia praktyki wraz z oceną; zaświadczenie potwierdzające okres pobytu; dzienniczek praktyk z odbytej praktyki; wypełnioną Ankietę Stypendysty Erasmus (forma on-line). Oryginały dokumentów dotyczące przebiegu studiów i praktyki odbytej za granicą przekazywane są przez DWZ do Dziekanatu (z wiadomością do koordynatora wymiany na wydziale) i są dołączane do akt studenta. Student przebywający juŝ na Stypendium Erasmus ma moŝliwość przedłuŝenia pobytu i otrzymania grantu na kolejny semestr pod warunkiem, Ŝe: przedłuŝenie pobytu dotyczy przedłuŝenia na semestr letni; student uzyskał zaliczenia za pierwszy semestr i uzyskał pisemną zgodę koordynatora wydziałowego/dziekana Wydziału na przedłuŝenie pobytu oraz pisemną zgodę instytucji goszczącej na przedłuŝenie pobytu; uczelnia dysponuje jeszcze środkami na wypłaty stypendiów Erasmus na dany rok akademicki. PrzedłuŜenia praktyki są moŝliwe po otrzymaniu zgody koordynatora wydziałowego/dziekana Wydziału oraz instytucji goszczącej. PrzedłuŜenie finansowania zaleŝy od dostępności środków finansowych programu Erasmus, przeznaczonych na wypłatę stypendiów na praktyki. III. MOBILNOŚĆ PRACOWNIKÓW Pracownicy uczelni mają moŝliwość uzyskania stypendium na wyjazdy w celu: Prowadzenia zajęć dydaktycznych (tzw. Teaching Staff Mobility) Szkoleniowym (Staff Training Mobility) Podstawowe kryteria formalne: Do udziału w programie są uprawnieni: pracownicy uczelni posiadający polskie obywatelstwo osoby nie będące obywatelami polskimi, posiadający obywatelstwo krajów Unii Europejskiej bądź mający kartę stałego pobytu lub status uchodźcy. Kryteria podstawowe stawiane kandydatom do wyjazdu: kompetencje językowe; doświadczenie zawodowe. Osoby zainteresowane wyjazdem powinny w terminie wyznaczonym przez Koordynatora Uczelnianego (publikowane na stronie Działu Współpracy z Zagranicą) złoŝyć w Dziale Współpracy z Zagranicą swoje zgłoszenie zatwierdzone przez przełoŝonego. Zgłoszenie zawiera: Formularz zgłoszeniowy pobrany ze strony internetowej Działu Współpracy z Zagranicą, sekcja Erasmus: www.dwz.uz.zgora.pl Indywidualny Program Nauczania Na podstawie złoŝonych aplikacji zostanie dokonana kwalifikacja kandydatów do wyjazdu. Decyzję dotycząca osób zakwalifikowanych do wyjazdu podejmuje Prorektor ds. Nauki i 5
Współpracy z Zagranicą. Osoby, które nie zostały zakwalifikowane do wyjazdu zostaną wpisane na listę oczekujących. W przypadku niewyczerpania środków finansowych dodatkowe aplikacje będą przyjmowane w sposób ciągły do wyczerpania środków z grantu. Zasady Realizacji wyjazdów: Wyjazd w celu realizacji zajęć dydaktycznych (tzw. Teaching Staff Assignments ) wyjazdy w ramach Teaching Staff Assignments mają na celu prowadzenie zajęć dydaktycznych w uczelni partnerskiej dla studentów tej uczelni; pobyt w uczelni zagranicznej moŝe trwać od kilku dni do 6 tygodni; minimalna liczba przeprowadzonych zajęć dydaktycznych wynosi 5 godzin (przy wyjazdach trwających tydzień lub mniej); przed wyjazdem nauczyciel akademicki jest zobowiązany ustalić planowany program dydaktyczny w zagranicznej uczelni (Indywidualny Program Nauczania), który musi zatwierdzić uczelnia macierzysta i goszcząca. Indywidualny Program Nauczania jest podstawą do realizacji wyjazdu. Na podstawie Indywidualnego Programu nauczania przygotowywana jest Umowa na wyjazd w celach dydaktycznych. W przypadku duŝej ilości zgłoszeń pierwszeństwo na wyjazdy kadry w celach dydaktycznych będą mieli koordynatorzy oraz młodzi pracownicy naukowi (dorobek naukowy). Wyjazd szkoleniowy Ze stypendium na wyjazd szkoleniowy mogą skorzystać pracownicy uczelni nauczyciele akademiccy i inni pracownicy. Pracownicy uczelni mogą wyjechać do partnerskich uczelni albo do instytucji nieakademickich za granicą (np. przedsiębiorstw, placówek badawczych, organizacji) w celu doskonalenia swoich umiejętności i kwalifikacji, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie (udział w szkoleniach, seminariach, warsztatach, wizyta studyjna, itp.). Pobyt w zagranicznej instytucji moŝe trwać od 1 do 6 tygodni. Podstawą realizacji wyjazdu tego typu jest Indywidualny Plan Pracy (Individual Work Programme) przygotowany przez pracownika. Plan ten musi zostać zaakceptowany przez macierzystą uczelnię i instytucję goszczącą oraz podpisany przez wszystkie trzy strony (obie instytucje i pracownika). Pierwszeństwo kwalifikacji na wyjazdy szkoleniowe przysługuje pracownikom nieakademickim. Wyjazdy realizowane są zgodnie z procedurą wyjazdów zagranicznych obowiązującą na uczelni. Minimum 14 dni przed planowaną realizacją wyjazdu do Działu Współpracy z Zagranicą naleŝy dostarczyć Polecenie wyjazdu słuŝbowego wraz z podpisaną i zatwierdzoną przez instytucję przyjmującą ostateczną wersję Indywidualnego Programu Nauczania/Indywidualnego Programu Pracy. Umowa o wypłatę grantu (stypendium) Pracownik realizujący wyjazd podpisuje umowę z Uczelnią o wypłatę grantu Erasmus. Ostateczna wysokość stawek stypendium zostanie określona po otrzymaniu z Narodowej Agencji Programu Erasmus informacji o wysokości grantu na rok 2009/10. 6
Rozliczenie wyjazdu: Po zrealizowaniu wyjazdu pracownik zobowiązany jest dostarczyć Uczelni następujące dokumenty: zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzającej okres pobytu oraz ilość przeprowadzonych zajęć dydaktycznych lub Ŝe planowany program nauczania/ pracy został zrealizowany; sprawozdanie z wyjazdu Ankietę Stypendysty Erasmus (forma on-line). Wizyta monitorująca Pracownicy zaangaŝowani w realizację programu na uczelni mają moŝliwość odbycia tzw. wizyty monitorującej w instytucji partnerskiej. Celem wizyty jest monitorowanie osiągnięć studentów przebywających na stypendium oraz realizacji postanowień umowy partnerskiej. Zgłoszenia na wizyty monitorujące naleŝy kierować poprzez złoŝenie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem DWZ do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. Wyjazdy realizowane są zgodnie z procedurą uczelnianą dotycząca wyjazdów zagranicznych. Finansowanie wyjazdu opiera się o krajowe przepisy dotyczące słuŝbowych wyjazdów zagranicznych. Przyjęcie studenta z zagranicy Student zagraniczny zainteresowany odbyciem studiów na Uniwersytecie Zielonogórskim zobowiązany jest postarzyć do Działu Współpracy z Zagranicą UZ wypełniony formularz zgłoszeniowy: Application form dostępny na stronie: www.dwz.uz.zgora.pl wraz z programem studiów: Learning Agreement zatwierdzonym przez swoją uczelnię macierzystą. Na podstawie formularza zgłoszeniowego Dział Współpracy z Zagranicą przygotowuje Skierowanie na studia na stosownym Wydziale. Dokumenty są przekazywane do Dziekanatu, który rejestruje studenta w wykazie studentów UZ i wydaje legitymację studencką. Student zagraniczny zwolniony jest z opłat za studia. Potwierdzeniem zaliczenia programu studiów jest Wykaz zaliczeń (Transcript of Records) podpisany przez Dziekana Wydziału. Wykaz zaliczeń przygotowany jest przez koordynatora na wydziale na podstawie karty zaliczeń. Oryginał dokumentu jest przekazywany studentowi lub uczelni partnerskiej. Zatwierdził: Prof. dr hab. Czesław Osękowski Rektor 7