ELOECM Kongres2014 ELO 2011 ELO 8 Zarządzanie Dokumentami, Archiwizowanie Obieg Dokumentów Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o. e.schoenemann@elo-digital.pl
Firma (prawie) bez papierów? 15
Firma (prawie) bez papierów? 16
ELO co to oznacza? Electric Light Orchestra - www.elomusic.com 17
ELO co to oznacza? www.elo-zucht.de 19
ELO co to oznacza Elektronischer Leitz Ordner Elektroniczny Leitz Segregator ELO Elektroniczny Segregator Leitz 20
O nas 1871 1995 1996 1998 2004 2008 2009 2010 2011 2014 2014 Innowacja z tradycją Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice) Powstanie ELO Digital Office GmbH Wprowadzenie ELOprofessional Wprowadzenie ELOenterprise Nowa strona web, ELOoffice 8 ELOprofessional i ELOenterprise 7 ELOoffice 9 ELOprofessional/enterprise 2011 (ELO 8) ELOoffice 10 ELOprofessional/enterprise 9 22
O nas (Liczby, dane fakty) 280 pracowników, 130 w Niemczech, 400 Partnerów na świecie ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia (Singapur), Australia Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu Ca. 6000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise ciągły wzrost coroczny powyższej 20% 2012 wzrost obrotów też o 19,8% Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników) 23
ELO Producent ECM roku 2013 Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award at this year's DMS Expo. The independent consulting firm specializing in Enterprise Content Management (ECM) honored ELO in the category of "ECM Manufacturer of the Year". ELO received the prize for the first time since the company's founding 15 years ago and prevailed against two renowned competitors in the finals. The title was awarded to ELO following an online vote. ELO also made it into the top three in the category of "Innovative Project Implementation". ELO receives "ECM Manufacturer of the Year" award Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award 2013 at this year's DMS Expo. For ELO, the ECM Award determined based on an online customer poll is a recognition of its successful work. The ECM Award also underscores customer satisfaction with ELO ECM and their loyalty to the company. 24
25
O nas Partnerzy technologiczne 33
Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Wydział, Oddział Supervisor Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo Szef wydziału Drugi podpis załatwiania spraw!! 1.2 34
Jak może wyglądać praca pod ELO? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 35
Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 36
Zarządzanie dokumentami z ELO E-Mail Papier faks Pracownik Archiwizowanie plików, Fileserver Aplikacje ERP, CRM, CAD,Dicom Pracownik Pracownik 37
ECM / DMS ERP CRM CRM ERP ELO 38
ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ELO 39
ERP CRM ECM / DMS Obszary funkcjonowania oprogramowania ERP ERP Standardowe obszary zastosowania Zarządzanie zasobami (zakup, magazynowania, dyspozycja ), Produkcja, Księgowość, Controlling, Zarządzania zasobami ludzkimi, Badania i rozwój, Sprzedaż i marketing, Zarządzanie danymi podstawowymi 43
ERP CRM ECM / DMS Obszary funkcjonowania oprogramowania CRM CRM Informacje adresowe Pełna historia kontrahenta Akcje marketingowe Raporting Prosta statystyka kontrahenta Szybka informacja na temat zleceń Zarządzanie czasem Multichannel Management Integracja w produkty typu Office Ewentualnie integracja do istniejącego DMS 44
ERP CRM ECM / DMS Obszary funkcjonowania oprogramowania ECM / DMS ECM DMS Równoległy dostęp do dokumentów dla nie tylko jednego użytkownika Pracownicy z różnych lokalizacji potrzebują dostęp do dokumentów Likwidacja niepotrzebnych kopii Redukcja miejsca do archiwizowania dokumentów papierowych, Obniżenie kosztów archiwizowania Archiwizacja dokumentów, objęcie słowami kluczowymi Szukanie i znalezienie dokumentów 45
ELO Linie produktowe Różnice Out of the Box -Produkt DB Access (Jet Engine) Fileserver Architecture Maks.10 miejsc prac w sieci maks. 200.000 dokumenty / Archiwum 4 Archiwa Fulltext-Engine zawarte Analiza OCR synchroniczny Rozpoznanie Barcode VB Script interfejs programist. Tylko do Windows Client-/Server- Architektura MS SQL / Oracle / IBM DB2 Maks 2.000.000.000 dok. Maks. 1000 Użytkowników Nielimitowana ilość archiwów Architektura modularna All-in-One 1-Server-Solution Java-Technology (J2EE) Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte VB i Java Scripting na Klienta Automation Server zawarte Strategia multiklient Serwer tylko pod Windows migracja możliwa Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanagery Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Standard Maks. 10.000 users MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy 52 52
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Windows Klient 58
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 59
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 60
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 61
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 62
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 63
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 64
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 65
ELO Strategia Multi-Client Odpowiedni klient dla każdego systemu SmartPhone, Tablet, iphone, ipad ELO for Lotus Notes Microsoft SharePoint Microsoft Office Klient Outlook Klient ELO Filesystem Web Access Java Klient (Windows, Linux, Mac OS) Windows Klient 66
Zarządzanie Teczkami pacjenta łącznie ze zdjęciami DICOM (certyfikowany Viewer od Synedra) 67
Rewolucja w e-fakturowaniu Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010 Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność. Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi. Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w 2013 roku wprowadzone Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity) Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania 133
ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze..) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r..procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób: kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki, oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę, skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu, wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą kolokowania serwera, po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego. Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.. Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. 134
Modularność Email Integracja Government Mobil Replikacja Fulltext / OCR Multi CAD Podpis elektroniczny Workflow DMS-Client Barcode-/ Rozpoznanie formularze Serwer Archiwum Web Access Click & View Dostęp do archiwum COLD-XML Import ERP Archivlink Backup Serwer 161
Moduły Przegląd Pokazanie & Wyszukiwanie ELO Web access ELO for Phone, iphone, Tablet ELO Windows Client.. ELO strategia Multiklient 162
Moduły Przegląd Importowanie & Procesy ELO Business Logic Provider (BLP) ELO XML ELO Barcode ELO COLD Kompatybilność Modułów: ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise 163
Moduły Przegląd Zapisanie & Bezpieczeństwo ELO Backup ELO Mobil ELO Replication 164
Moduły Przegląd Rozpoznanie & Klasyfikacja ELO OCR ELO DocXtractor Utworzenie & Zarządzanie ELO Web Content Management (WCM) ELO Signature 165
ELOECM Kongres2014 ELO Digital Office sp. z o.o. Faktury kosztowe
Faktury kosztowe Rozwiązanie Dokumenty-Papier ELO Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML COLD Skrzynka wejściowa Archiwum EDI BLP SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP 208
ELOECM Kongres2014 ELO Digital Office sp. z o.o. Obiegi oparte na formularzach
Obieg oparte na formularzach Wniosek urlopowy 220
BANF Złożenie wniosku o realizowaniu zamówienia 228
Sprawdzenie faktur (formularz plus dokument) 229
ELOECM Kongres2014 ELO Digital Office sp. z o.o. Kancelaria
Kancelaria Rozwiązanie Dokumenty papierowe ELO Barcode ręcznie półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych XML COLD Skrzynka wejściowa Archiwum EDI BLP SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP/CRM 233
ELOECM Kongres2014 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie aktami
Zarządzanie Teczkami /Segregatorami Rozwiązanie Archiwum (Papier) Archiwum (ELO) 239
ELOECM Kongres2014 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie umowami
Zarządzanie umowami Rozwiązanie (Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia) Archiv Dane indeksowe #Ponowne przeł. = 01.10.2014 #Termin zakończ. = 30.11.2014 #Przedmiot umowy =. 247
ELOECM Kongres2014 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie e-mailami
E-Mail Management Rozwiązanie Możliwe szenariusze: Po stronie klienta (Mailbox) Po stronie serwera (Mailbox) Dziennik Mailboks Mailboksy Gateway Archiwum Mailserwer 253
Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Podanie o prace Księgowość Zarobki Potw. dostawy Potw. dostawy Zamówienia Faktury Zamówienia Faktury 258
Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem,.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy PLN/rok 10% z tego są PLN!!! 259
Porównanie objętości archiwów Archiwum papierowe 1 segregator 1 metr półki = = 500 arkuszy 12 segregatorów = 6.000 arkuszy 6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału 1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy Archiwum elektroniczne ELO 1 dokument = ca. 60 KB 1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów 1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów 1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów = 66,67 metry półek = 11,1 m Regału 260
Wybrane nowe Referencje 2012 263
Z listy klientów w Polsce PKP Cargo Muzeum historyczne m.st. Warszawy PGE Rzeszów Zarząd portu Gdańsk NFZ Szczecin Bertelsmann Arvato Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie Weltbild Polska Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim Workservice Centrum Nauki Kopernik w Warszawie Eurobank Home.pl Bank Spółdzielczy w Skierniewicach Marvipol S.A. PIU Warszawa Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. Wirtualna Polska S.A. 267
Zarządzanie Dokumentami z ELO Live Demo 288
Pytania & Odpowiedzi Dziękujemy za uwagę 313
ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp. ELO Digital Offi ce, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH 2013. Wszelkie prawa zastrzeżone 361
362
ELOECM Kongres2014 Thank you for your attention Any questions?
ELOECM Fachkongress2014 ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Lagerstrasse 14, CH-8600 Dübendorf Die ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.com ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO ChannelPartnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH 2014. Alle Rechte vorbehalten.