Wdrażanie systemów zarządzania w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach prof. PŁ dr hab. inż. Andrzej Szymonik 2015/2016 www.gen-prof.pl 1
Zagadnienie: Istota i obszary funkcjonowania systemów zintegrowanych 2
Def. ZSIZ: to system informatyczny, służący do wspomagania procesu zarządzania organizacją gospodarczą, realizowany za pomocą środków komputerowych. 3
Def. ZSIZ: to system w którym: użytkownik korzystając z własnej stacji roboczej jest w stanie uruchomić dowolną funkcję; w obrębie systemu użytkownicy korzystają z jednakowego interfejsu; dane wprowadzane są tylko raz i automatycznie uaktualniają stan systemu. 4
Obszary funkcjonalne systemu: OBSZAR FINANSOWY OBSZAR KADROWY OBSZAR LOGISTYCZNY OBSZAR PRODUKCYJNY 5
Zagadnienie: Wymagania stawiane oprogramowaniu: 6
Czynniki jakości programu operacje: poprawność (czy to robi to, co ja chcę?); wiarygodność (czy to robi dokładnie to przez cały czas?); wydajność (czy to będzie odpowiednio działać na moim sprzęcie?); integralność (czy to jest bezpieczne?); użyteczność (czy to jest zaprojektowane pod użytkownika?); 7
cd. Czynniki jakości programu - przegląd: utrzymywalność (czy mogę to utrzymać?); elastyczność (czy mogę to zmieniać?); testowalność (czy mogę to testować?); 8
cd. Czynniki jakości programu zmiany: przenośność (czy mogę to uruchomić na innej maszynie?); łatwość powtórnego użycia (czy mogę wykorzystać część tego?); łatwość współdziałania (czy będę mógł współpracować z innym systemem?). 9
Czynniki jakości wariant II: poprawność (correctness) - stopień zgodności programu ze specyfikacją i zaspokojenia celów przedsięwzięcia; wiarygodność (reliability) - stopień, w jakim program wykonuje zamierzone funkcje z wymaganą precyzją; 10
cd. Czynniki jakości wariant II: integralność (integrity) - stopień odporności programu lub danych na nieuprawnione użycie lub modyfikację; użyteczność (usability) - wysiłek, który musi być włożony w nauczenie się programu by się nim posługiwać, przygotowanie danych wejściowych i interpretację danych wyjściowych; 11
cd. Czynniki jakości wariant II: łatwość pielęgnacji (maintainability) - wysiłek, który musi być włożony w lokalizację błędów i ich naprawę; elastyczność (flexibility) - wysiłek wymagany dla modyfikacji działającego programu; 12
cd. Czynniki jakości wariant II: przenośność (portability) - wysiłek, który może być wymagany dla przeniesienia oprogramowania z jednego systemu sprzętowego lub programowego do drugiego; możliwość powtórnego wykorzystania (reusability) - stopień, w jakim całość lub część oprogramowania może zostać powtórnie wykorzystana w innej aplikacji; 13
cd. Czynniki jakości wariant II: wydajność (efficiency) - ilość przetwarzanych zasobów i kodu, które program potrzebuje do wykonywania swoich funkcji; 14
cd. Czynniki jakości wariant II: łatwość współdziałania (interoperability) - wysiłek, który musi być włożony dla podłączenia jednego systemu do drugiego; testowalność (testability) - wysiłek, który jest potrzebny dla upewnienia się, że program funkcjonuje poprawnie. 15
Typy wymagań: 1) użytkownika; 2) wymagania systemowe; 3) specyfikacja projektu oprogramowania. 16
Ad. 1. Wymagania - użytkownika 17
Wymagania użytkownika systemu: użytkownik powinien mieć możliwość definiowania typów plików zewnętrznych; każdy typ pliku zewnętrznego może mieć przypisane narzędzie do obróbki takich plików; każdy typ pliku zewnętrznego może być przedstawiony w postaci charakterystycznej ikony na ekranie użytkownika; 18
cd. Wymagania użytkownika systemu: należy zapewnić udogodnienia do definiowania przez użytkownika ikon odpowiadających typom plików zewnętrznych; gdy użytkownik wybierze ikonę powiązaną z plikiem zewnętrznym, następuje zastosowanie do tego pliku narzędzia skojarzonego z typem tego pliku. 19
Ad.2. Wymagania systemowe 20
Zadanie dla studenta: Kto powinien uczestniczyć w opracowywaniu (specyfikacji) wymagań systemowych dla firmy produkcyjnej zatrudniającej 50 pracowników? 21
Wymagania stawiane systemom oprogramowania: funkcjonalne; niefunkcjonalne; dziedzinowe. 22
Wymagania funkcjonalne: opisują funkcjonalność lub usługi, które system powinien oferować; zależą od rodzaju tworzonego oprogramowania, spodziewanych użytkowników; szczegółowo definiują funkcje systemu, jego wejścia, wyjścia, wyjątki itd. 23
cd. Wymagania funkcjonalne - przykłady: użytkownik będzie mógł przeszukać zbiór (podzbiór) baz danych; system udostępni narzędzia do analizowania; każde zamówienie można skopiować do pamięci trwałej konta użytkownika. 24
Wymagania niefunkcjonalne: mogą definiować ograniczenia systemu; założenie, że projekt należy opracować za pomocą konkretnego zbioru narzędzi; wymagania wynikające z potrzeb użytkownika, ograniczeń budżetowych, strategii firmy itp. 25
Klasyfikacja wymagań niefunkcjonalnych: produktowe; organizacyjne; zewnętrzne. 26
Przykłady wymagań niefunkcjonalnych: produktowe: wszelka komunikacja między środowiskiem wspomagającym programowanie w i użytkownikiem powinna dać się wyrazić za pomocą standardowego zestawu symboli; 27
cd. Przykłady wymagań niefunkcjonalnych: organizacyjne proces tworzenia systemu i końcowe dokumenty powinny być zgodne z procesem i produktami zdefiniowanymi w standardzie XYZCo-SP-STAN-95; zewnętrzne system nie powinien ujawniać operatorom żadnych danych osobowych klientów oprócz nazwisk i numerów identyfikacyjnych. 28
Wymagania dziedzinowe: wynikają z dziedziny zastosowania systemu; mogą być nowymi wymaganiami funkcjonalnymi; jeśli nie są spełnione, to system nie może działać w sposób zadowalający. 29
Problemy z wymaganiami dziedzinowymi: są one wyrażone za pomocą języka specyficznego, co sprawia, że inżynierowie często ich nie rozumieją; eksperci z danych dziedzin często pomijają wiele informacji oczywistych, co powoduje niewłaściwe zaimplementowanie danych w sposób satysfakcjonujący. 30
Ad. 3. Specyfikacja projektu oprogramowania 31
Definicje: wymagania - warunek lub zdolność, którą musi posiadać system aby wypełnić kontrakt, standardy, specyfikacje lub formalne dokumenty ; specyfikacja opisuje co proponowane oprogramowanie powinno wykonywać, bez opisu tego jak będzie to robić ; 32
Potrzeba istnienia specyfikacji: 3 głównych partnerów: klient, producent, końcowy użytkownik; klient nie rozumie informatyki; producent nie rozumie klienta; 33
cd. Potrzeba istnienia specyfikacji: specyfikacja likwiduje lukę w komunikacji między partnerami; w specyfikacji opisane są potrzeby klienta i użytkowników, stanowi to podstawę budowy oprogramowania; pomaga zrozumieć klientowi ukryte potrzeby. 34
Korzyści ze specyfikacji: podstawa do umowy; punktu odniesienia do produktu końcowego; wysoka jakość specyfikacji - program wysokiej jakości; specyfikacja dobrej jakości redukuje koszty budowy. 35
Fazy wymagań/specyfikacji: Potrzeby klienta/użytkownika Analiza problemu Opis produktu Ocena (weryfikacja) 36
Wykonanie prototypu: prototyp - częściowa implementacja systemu, której celem jest poznanie rozwiązywanego problemu; 2 typy prototypów: odrzucane (60%) i ewolucyjne. 37
Kryteria budowy prototypu: doświadczenie wykonawcy w danym typie aplikacji; dojrzałość aplikacji (nowa dziedzina, czy rozpoznana); złożoność problemu; użyteczność wcześnie uzyskanej częściowej funkcjonalności; 38
cd. Kryteria budowy prototypu: częstość dokonywania zmian; wielkość zmian; fundusze i profil wykonawców; dostęp do użytkowników; zgodność (dojrzałość) zarządzania; ilość niedookreślonych wymagań. 39
Zagadnienie: Wybór systemu 40
Problemy: 30% projektów SIT nigdy nie zostało ukończone w tym: małych (1000 PF) do 20%; dużych (10.000) do 48%; kompleksowych (rozproszonych) do 35%. Punkty funkcyjne (PF) liczba bezwymiarowa zdefiniowana w PF, które znajdujemy jako efektywną relatywną miarę wartości funkcji dostarczonych klientowi. 41
Problemy: 10 % dużych projektów mieści się w zaplanowanym budżecie; odsetek SIT przekraczających koszty, więcej niż 50%; projekty przekraczają budżet dwukrotnie; 42
Problemy: 95% środków przeznaczonych na SI nie 20% przekracza zaplanowany czas realizacji; wykorzystuje się 5% stworzonych systemów; wykorzystuje się w sposób zgodny z wymogami użytkownika. 43
gdzie: SIT system informatyczny Obecny podział kosztów systemów informatycznych. 44
Problem wyboru systemu: decyzja: czy wdrażać system standardowy czy tworzyć rozwiązanie; jeżeli specyfika procesów w organizacji jest duża (powyżej 50%) należy zdecydować się na tworzenie własnego systemu; 45
cd. Problem wyboru systemu: decyzja o wdrożeniu systemu standardowego wymaga uwzględniania faktu uzyskania szybko gotowej funkcjonalności; jednocześnie pojawia się mniejsza elastyczność takiego rozwiązania w stosunku do systemu pisanego od podstaw. 46
Warianty rozwiązań: Zastosowanie standardowego systemu zintegrowanego łączy się z koniecznością pogodzenia się z mniejszą elastycznością, co wiąże się ze zmianami organizacyjnymi w celu dopasowania firmy do potrzeb systemu. 47
cd. Warianty rozwiązań: Budowanie rozwiązania dedykowanego zgodnie z wymaganiami będzie lepiej spełniać oczekiwania organizacji. 48
Ograniczenie ryzyka wdrażania zaawansowanych technologii informacyjnych w zarządzaniu 49
Metodyki zarządzania w czasie wdrażania ZSZ: klasyczne, twarde (PMBOK Guide, PRINCE2, PCM, IPMA); specjalistyczne (FIDIC, IFS zarzadzanie projektami, oprogramowanie komputerowe np. MS Project). 50
Metodyka Prince 2 51
Geneza: Metodyka Prince 2 (PRojects IN Controlled Environments) jest rozwinięciem metody Prompt (Project Resource Organisation Management Planning Technique) stworzonej w połowie lat siedemdziesiątych.
cd. Geneza została upowszechniona w kwietniu 1989 roku, wraz z kompletną dokumentacją i formalnym wprowadzeniem do sfery własności publicznej; Prince 2 stał się od tego czasu standardową metodyką Rządu Brytyjskiego do zarządzania dużymi projektami.
cd. Geneza jest ustrukturyzowaną metodyką efektywnego zarządzania projektami dowolnej wielkości i dowolnego typu;
cd. Geneza: jest oparta na podejściu procesowym, co oznacza, że określa co" i dlaczego", ale niewiele mówi jak", dzięki czemu może być stosowana do bardzo wielu projektów (zarówno informatycznych, jak i nieinformatycznych).
Struktura projektu Prince 2 winna zawierać: jasno określone uzasadnienie biznesowe, prezentujące korzyści i ryzyko przedsięwzięcia; właściwie zdefiniowany i jednoznaczny zestaw produktów i (lub) wyników końcowych;
cd. Struktura Projektu Prince 2 winna zawierać : odpowiedni zestaw działań do stworzenia produktów i (lub) wyników końcowych, odpowiednie zasoby do podejmowania działań; skończony czas realizacji i odpowiednie dostosowanie organizacyjne dla zapewnienia sterowania;
cd. Struktura Projektu Prince 2 winna zawierać : strukturę organizacyjną ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności; zestaw procesów wraz z odpowiednimi technikami, pomagającymi w planowaniu i kontrolowaniu projektu oraz w doprowadzeniu go do pomyślnego zakończenia.
Zalety stosowania Prince 2: kontrolowane i zorganizowane rozpoczęcie, rozwinięcie i zakończenie projektu; regularne przeglądy postępów prac w stosunku do planu i założeń biznesowych;
cd. Zalety stosowania Prince 2: elastyczne punkty decyzyjne; automatyczna kontrola wszelkich odchyleń od planu;
cd. Zalety stosowania Prince 2: zaangażowanie zarządu i akcjonariuszy we właściwym czasie i miejscu w trakcie projektu; dobra komunikacja pomiędzy wykonawcami projektu, szefami projektu i resztą organizacji.
Prince 2 umożliwia: opracowanie wstępnych założeń projektu zanim zostanie on rozpoczęty; używanie zdefiniowanych mechanizmów do delegacji kompetencji i komunikacji;
cd. Prince 2 umożliwia: dzielenie projektu na mniejsze, łatwe do zarządzania etapy; zapewnienie zaangażowania decydentów na każdym etapie, w którym potrzebne jest podejmowanie decyzji;
cd. Prince 2 umożliwia: generowanie regularnych i zwartych raportów; utrzymywanie czasu i częstotliwości narad z zarządem i akcjonariuszami na minimalnym niezbędnym poziomie.
Etapy: etapy są częściami projektu zakończonymi punktami decyzyjnymi, które to czasami również występować w środku etapu;
cd. Etapy: zarządcze (zarządzania), które są tożsame z przyznawaniem zasobów i środków przez komitet sterujący, razem z decyzją o kontynuowaniu projektu;
cd. Etapy: techniczne często nakładają się na siebie lub są prowadzone równolegle, zarządzane przez szefów etapów w ramach procesu zarządzania wytwarzaniem produktów (szefowie etapów składają sprawozdania i przyjmują polecenia od szefów projektu).
Etapy c.d.
Procesy w Prince 2: przygotowanie założeń projektu - ustalenie celów i formuły realizacyjnej, stworzenie zespołu zarządzania projektem, zestawienie założeń projektowych, konstruowanie projektu - plany całego projektu (produkty, działania, zasoby, jakość), ustalenie uzasadnienia biznesowego i zagrożeń;
cd. Procesy w Prince 2: zarządzanie strategiczne projektem - zatwierdzenie dalszego prowadzenia prac oraz przyznawania zasobów (decyzja o rozpoczęciu konstruowania projektu i o zamknięciu projektu i najwyższe zwierzchnictwo projektu jest odpowiedzialne za jego powodzenie);
cd. Procesy w Prince 2: sterowanie etapem - podstawowy proces zarządzania projektem to autoryzacja prac nad tworzeniem produktów, zbieranie danych o realizacji, ocenianie postępu i składanie sprawozdań strategicznemu kierownictwu projektu (zapisywanie proponowanych zmian i błędów, a w razie potrzeby informowanie o nich kierownictwa organizacji);
cd. Procesy w Prince 2: zarządzanie dostarczaniem produktu (ocena jakości i dostarczanie produktów klientowi);
cd. Procesy w Prince 2: zamykanie projektu - przygotowanie do zamknięcia projektu w uporządkowany sposób (przygotowanie oceny ewaluacyjnej oraz działań następczych, planowanie przeglądu powdrożeniowego, przyjęcie przez klienta - podpisanie protokołu); planowanie - opracowywanie planów (stosowane we wszystkich procesach).
System dokumentacji: Prince 2 rekomenduje określony system dokumentacji, który może być przyjęty przez podmiot realizujący projekt, przynajmniej na początku.
75
Podsumowanie Metodyka Prince 2: umożliwia określenie produktów i wyników zarządczych, technicznych (specjalistycznych) i jakościowych, jak też pomaga zapewnić ich tworzenie na czas i w ramach przewidzianego budżetu; skupia uwagę na jakości produktów i wynikach końcowych;
cd. Podsumowanie: Metodyka Prince 2: dokonuje rozróżnienia pomiędzy warstwą zarządczą a merytoryczną w odniesieniu do organizacji; planowania i sterowania projektami; usprawnia sterowanie na wszystkich poziomach;
cd. Podsumowanie: Metodyka Prince 2: unaocznia kierownictwu postęp prac w ramach projektu; stanowi środek komunikacji dla wszystkich osób uczestniczących w projekcie; zapewnia realizacją prac w odpowiedniej kolejności;
cd. Podsumowanie: Metodyka Prince 2: powoduje zaangażowanie w projekt najwyższego kierownictwa we właściwym czasie i miejscu; umożliwia zatrzymanie projektu i ewentualnie jego ponowne uruchomienie w sposób całkowicie kontrolowany przez kierownictwo, w dowolnym momencie życia projektu; koncentruje wokół siebie znaczącą grupę użytkowników działających na rzecz wspierania, promocji i ulepszania metody.
Dziękuję za uwagę 80