ZASADY MONITOROWANIA i REALIZACJI PROCESÓW ADOPCYJNYCH w województwie mazowieckim

Załącznik do Zarządzenia Nr19/2015 z dnia 10 kwietnia 2015 r. Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ZASADY MONITOROWANIA i REALIZACJI PROCESÓW ADOPCYJNYCH w województwie mazowieckim 1

Rozdział I Przepisy prawne regulujące realizację procesów adopcyjnych 1. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 roku - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2012 r., poz.788 z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 roku - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz. 101z późn. zm.). 3. Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r., poz. 332). 4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502z późn. zm.). 5. Ustawa z dnia 29 września 1986 roku - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm.). 6. Ustawa z dnia 4 lutego 2011 roku - Prawo prywatne międzynarodowe (Dz. U. Nr 80, poz. 432 z późn. zm.). 7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2011 roku w sprawie szkolenia dla kandydatów do przysposobienia dziecka (Dz. U. Nr 272, poz. 1610). 8. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U. Nr 292, poz. 1721). 9. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 4 grudnia 2012 roku w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1371). 10. Konwencja o Prawach Dziecka ONZ z dnia 20 listopada 1989 roku (Dz. U. z 1991 r., Nr 120, poz. 526 z późn. zm.). 11. Konwencja o Ochronie Dzieci i Współpracy w Dziedzinie Przysposobienia Międzynarodowego z dnia 29 maja 1993 roku, tzw. Konwencja haska (Dz. U. z 2000 r., Nr 39, poz. 448). 12. Europejska Konwencja o Przysposobieniu Dzieci z dnia 24 kwietnia 1967 roku, tzw. Konwencja strasburska (Dz. U. z 1999 r., Nr 99, poz. 1157). 13. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.). 14. Regulaminy pracy Komisji Kwalifikacyjnych ds. Adopcji. 15. Zasady realizacji usług świadczonych przez Ośrodki Adopcyjne w województwie mazowieckim. 16. Instrukcje w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji kandydatów do przysposobienia. 2

17. Obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2013 roku w sprawie wyznaczenia ośrodka adopcyjnego właściwego do prowadzenia centralnego banku danych o dzieciach oczekujących na przysposobienia (M.P. z 2013 r., poz. 851). 18. Obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2013 roku w sprawie listy ośrodków adopcyjnych upoważnionych do współpracy z organizacjami centralnymi innych państw lub z licencjonowanymi przez rządy innych państw organizacjami lub ośrodkami adopcyjnymi. 19. Inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Rozdział II Postanowienia ogólne - przedmiot zasad 1. Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej sprawuje w imieniu Marszałka bezpośredni nadzór nad realizacją adopcji w województwie mazowieckim. 2. Organizowanie i prowadzenie ośrodków adopcyjnych jest dla samorządu województwa zadaniem zleconym do realizacji przez administrację rządową. 3. Obsługa procesów adopcji krajowych i zagranicznych stanowi wyłączną kompetencję ośrodków adopcyjnych. 4. Niniejsze zasady określają sposób zorganizowania, monitorowania, obsługi i realizacji procesów adopcyjnych w regionie. 5. Monitorowanie procesów adopcyjnych prowadzone jest w następujących obszarach: a. obszar organizacyjny - odnoszący się do sposobu zorganizowania obsługi procesów adopcyjnych, liczby ośrodków adopcyjnych oraz terenu ich działania, b. obszar ilościowy - dotyczący wskaźników efektywności pracy ośrodków adopcyjnych, w tym ujętych w obowiązkowych statystkach Centralnej Aplikacji Statystycznej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, c. obszar jakościowy - związany ze sposobem i zakresem realizacji procedur adopcyjnych. 6. Monitorowaniu podlega przebieg każdego z procesów adopcyjnych realizowanych przez ośrodki adopcyjne bez względu na podmiot prowadzący. 7. Szczegółowe zadania i organizację pracy każdego ośrodka adopcyjnego określają odrębne regulaminy organizacyjne, opracowane w porozumieniu z Marszałkiem Województwa Mazowieckiego. 8. W załącznikach Nr 1-6 do niniejszych Zasad opisane zostały: a. Sposób zorganizowania adopcji w województwie mazowieckim - Załącznik Nr 1. b. Szczegółowy wykaz zadań ośrodka adopcyjnego - Załącznik Nr 2. c. Sposób realizacji adopcji przez ośrodek adopcyjny - Załącznik Nr 3. d. Przebieg adopcji krajowej - Załącznik Nr 4. e. Przebieg adopcji zagranicznej - Załącznik Nr 5. f. Sposób dokumentowania procedur adopcyjnych i informacja o ochronie danych - Załącznik Nr 6. 3

Rozdział III Podmioty zaangażowane w monitorowanie procesów adopcyjnych Procedury adopcyjne - stosownie do zakresów kompetencji opisanych w przepisach prawnych: 1. Prowadzą, obsługują i monitorują: a. Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej - Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny oraz jego Oddziały Zamiejscowe, b. niepubliczne ośrodki adopcyjne wskazane w Załączniku Nr 1 do Zasad. 2. Nadzorują i monitorują: a. Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej - Wydział ds. wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. Rozdział IV Cel i zakres monitorowania procesów adopcyjnych 1. Monitorowanie procesów adopcyjnych prowadzone jest w szczególności w celu: a. zapewnienia dostępności procesów adopcyjnych dla kandydatów (osób) i instytucji, b. sprawowania nadzoru nad przebiegiem działań podejmowanych w toku procedur adopcyjnych, c. zachowania wymaganych prawem standardów przygotowywania kandydatów na rodziny adopcyjne, d. dokonywania okresowej oceny prawidłowości i terminowości kwalifikowania do adopcji dzieci z uregulowaną sytuacją prawną, e. przestrzegania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, f. zachowania przejrzystości i zgodności z prawem wszystkich procesów adopcyjnych. 2. Monitorowanie procesów adopcyjnych polega w szczególności na: a. zorganizowaniu sposobu obsługi procedur adopcji krajowej i zagranicznej oraz bieżącym modyfikowaniu tego procesu odpowiednio do potrzeb - monitoring organizacyjny, b. prowadzeniu bieżącej (kwartalnej, półrocznej, rocznej) analizy i statystyki dotyczącej procesów adopcyjnych w zakresie wynikającym z przepisów prawa, realizowanych przez ośrodki adopcyjne na podstawie uregulowań wewnętrznych (plany, rejestry, spisy, sprawozdania, adnotacje, badania własne) oraz sporządzanie sprawozdań rzeczowofinansowych z wykonywanych zadań, w tym: informacji statystycznej na temat działalności ośrodków adopcyjnych, informacji statystycznej o dzieciach przysposobionych, informacji opisowej na temat działalności ośrodków adopcyjnych - monitoring ilościowy, 4

c. stosowaniu przy obsłudze i realizacji procesów adopcyjnych przejrzystej, zindywidualizowanej dokumentacji (akta sprawy/karta dziecka) oraz kolegialnego sposobu podejmowania decyzji (komisje kwalifikacyjne), a także przestrzegania przepisów prawa oraz wewnętrznych uregulowań i procedur działania (takich jak: dobre praktyki, sprawdzone sposoby działania oraz standardy opracowane zespołowo, w tym Zasady realizacji usług świadczonych przez ośrodki adopcyjne na Mazowszu ) - mających na celu realizację podstawowej misji ośrodków adopcyjnych, jaką jest troska o dobro dziecka - monitoring jakościowy. 5

Oddział Zamiejscowyw Ciechanowie ul. Orylska 3a, 06-400 Ciechanów Oddział Zamiejscowyw Ostrołęce ul. Piłsudskiego 38, 07-410 Ostrołęka Oddział Zamiejscowyw Płocku ul. Kolegialna 19, 09-402 Płock Oddział Zamiejscowyw Radomiu ul. Mokra 2, 26-600 Radom Oddział Zamiejscowyw Siedlcach ul. Dzieci Zamojszczyzny 39/33, 08-110 Siedlce Załącznik Nr 1 Sposób zorganizowania adopcji w województwie mazowieckim 1. Ośrodki adopcyjne wchodzą w skład regionalnego systemu wsparcia rodziny, działają na terytorium województwa mazowieckiego oraz poza nim - stosownie do specyfiki realizowanych zadań i szczegółowych przepisów prawa. 2. W województwie mazowieckim funkcjonuje jeden publiczny ośrodek adopcyjny - Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny w Warszawie, działający w strukturze Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej z pięcioma Oddziałami Zamiejscowymi w: Ciechanowie, Płocku, Ostrołęce, Radomiu i w Siedlcach oraz cztery niepubliczne ośrodki adopcyjne, prowadzone przez organizacje pozarządowe i kościelne osoby prawne. Schemat sposobu zorganizowania adopcji w województwie mazowieckim MAZOWIECKIE CENTRUM POLITYKI SPOŁECZNEJ Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny w Warszawie ul. Nowy Zjazd 1 00-301 Warszawa Krajowy Ośrodek Adopcyjny TPD w Warszawie ul. Krakowskie Przedmieście 6 00-325 Warszawa Ośrodek Adopcyjny TPD w Warszawie ul. Szpitalna 5 lok. 6 00-031 Warszawa Katolicki Ośrodek Adopcyjny przy Caritas Diecezji Radomskiej w Radomiu ul. Kościelna 5 26-604 Radom Katolicki Ośrodek Adopcyjny w Warszawie ul. Grochowska194/196 04-357 Warszawa 3. Do prowadzenia procesów adopcji krajowej uprawnione są wszystkie ośrodki adopcyjne, w tym Oddziały Zamiejscowe Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego - z wyjątkiem Krajowego Ośrodka Adopcyjnego TPD w Warszawie, który realizuje wyłącznie adopcje zagraniczne. 6

4. Procesy adopcji zagranicznej w skali całego kraju prowadzą: a. Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny w Warszawie (odpowiedzialny również za prowadzenie rejestru dzieci do adopcji zagranicznej, zwanego Centralnym Bankiem Danych oraz jego obsługę), b. Krajowy Ośrodek Adopcyjny Towarzystwa Przyjaciół Dzieci w Warszawie, c. Katolicki Ośrodek Adopcyjny (Diecezji Warszawsko-Praskiej) w Warszawie. 5. Wszystkie ośrodki adopcyjne w toku realizacji procesów adopcyjnych współpracują ze środowiskiem lokalnym, w szczególności z innymi podmiotami właściwymi w zakresie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej, sądami i ich organami pomocniczymi, instytucjami oświatowymi, podmiotami leczniczymi, a także kościołami i związkami wyznaniowymi oraz organizacjami społecznymi, a także prowadzą dokumentację z tego zakresu. 6. Wybór ośrodka adopcyjnego, odpowiedzialnego za prowadzenie konkretnej procedury adopcyjnej, należy do kandydata na rodzinę adopcyjną lub do instytucji zgłaszającej dziecko do adopcji. 7. Przy wyborze ośrodka adopcyjnego do prowadzenia/obsługi danego procesu adopcyjnego nie obowiązuje rejonizacja. 8. Dla ułatwienia współpracy i przyspieszenia obsługi procesów adopcyjnych, zastosowanie może mieć zasada podziału obsługi procesów adopcyjnych w skali subregionu co ma zastosowanie przede wszystkim w oddziałach zamiejscowych Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego. 9. Każdy ośrodek adopcyjny na zasadach partnerstwa dobiera sobie organizatorów pieczy zastępczej, z którym współpracuje w sposób ciągły. 7

Załącznik Nr 2 Wykaz zadań ośrodka adopcyjnego Do zadań ośrodka adopcyjnego należy w szczególności: 1. Kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia oraz sporządzanie dla dziecka zakwalifikowanego do przysposobienia diagnozy psychologicznej i pedagogicznej oraz gromadzenie aktualnych informacji o stanie zdrowia dziecka. 2. Dobór rodziny przysposabiającej właściwej ze względu na potrzeby dziecka. 3. Współpraca z sądem opiekuńczym, polegająca w szczególności na powiadamianiu o okolicznościach uzasadniających wszczęcie z urzędu postępowania opiekuńczego. 4. Udzielanie pomocy w przygotowaniu wniosków o przysposobienie i gromadzeniu niezbędnych dokumentów. 5. Gromadzenie i aktualizowanie informacji o dzieciach, które mogą być przysposobione. 6. Przeprowadzanie badań pedagogicznych i psychologicznych kandydatów do przysposobienia dziecka. 7. Przeprowadzanie analizy sytuacji osobistej, zdrowotnej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej kandydatów do przysposobienia dziecka, zwanej dalej wywiadem adopcyjnym. 8. Prowadzenie działalności diagnostyczno-konsultacyjnej dla kandydatów do przysposobienia dziecka. 9. Wspieranie psychologiczno-pedagogiczne kandydatów do przysposobienia dziecka oraz osób, które przysposobiły dziecko. 10. Organizowanie szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka oraz rodzin zastępczych i dyrektorów rodzinnych domów dziecka. 11. Wydawanie świadectw ukończenia szkolenia dla kandydatów do przysposobienia dziecka. 12. Dokonywanie wstępnej oceny kandydatów do przysposobienia dziecka oraz sporządzanie opinii kwalifikacyjnej w sprawach dotyczących umieszczania dzieci w rodzinie przysposabiającej. 13. Zapewnienie pomocy psychologicznej kobietom w ciąży oraz pacjentkom oddziałów ginekologiczno-położniczych, które sygnalizują zamiar pozostawienia dziecka bezpośrednio po urodzeniu. 14. Promowanie idei adopcji i rodzicielstwa adopcyjnego. 15. Prowadzenie dokumentacji z zakresu wykonywanych zadań. 8

Załącznik Nr 3 Opis sposobu realizacji adopcji przez ośrodki adopcyjne 1. Każdy kandydat na rodzinę adopcyjną ma w ośrodku adopcyjnym spersonalizowane akta sprawy. 2. Dla każdego dziecka zgłoszonego do adopcji jest prowadzona Karta dziecka. 3. Akta kandydatów na rodziny adopcyjne w podlegają dodatkowej weryfikacji prowadzonej przez organ zewnętrzny (sąd) w postępowaniu sądowym. 4. Akta dziecka przygotowywanego do adopcji zagranicznej podlegają także weryfikacji przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. 5. Każda decyzja w odniesieniu do dziecka i kandydatów na rodzinę adopcyjną jest podejmowana komisyjnie na posiedzeniu Komisji Kwalifikacyjnej, działającej w ośrodkach adopcyjnych, na podstawie regulaminu tej Komisji. Z każdego posiedzenia Komisji sporządzany jest pisemny protokół. 6. Przebieg procesu adopcyjnego opisany jest szczegółowo w przepisach ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 135 z późn. zm.). 7. Ośrodki adopcyjne obsługują porównywalny teren działania ze względu na liczbę instytucji położonych na tym terenie (tj. m.in.: jednostki organizacyjne pomocy społecznej, organizatorzy rodzinnej pieczy zastępczej, powiatowe centra pomocy rodzinie, placówki opiekuńczowychowawcze, sądy i ich organy pomocnicze, instytucje oświatowe, podmioty lecznicze). 8. Każdy ośrodek adopcyjny pracuje w czasie wyznaczonym godzinami pracy. 9. Każdy pracownik ośrodka adopcyjnego ma przygotowanie zawodowe do pracy w ośrodku - zgodne z przepisami prawa. 10. Każdy ośrodek adopcyjny przy realizacji procedur adopcyjnych opiera się na doświadczeniu i sprawdzonych praktykach. 11. Ośrodki adopcyjne uczestniczą w kontakcie kandydatów na rodziną adopcyjną z dzieckiem, opiniują - na zlecenie sądu - styczność dzieci z kandydatami oraz w razie potrzeby udzielają kandydatom wsparcia informacyjnego i poradnictwa. 9

Załącznik Nr 4 1. Proces adopcji krajowej ma dwa aspekty: a/ dotyczący rodziny, b/ dotyczący dziecka. Opis przebiegu procesu adopcji krajowej 2. Proces adopcyjny w odniesieniu do rodziny dzieli się na etapy: Etap I. Przygotowawczy (trwający od 5 do 12 miesięcy), na który składa się m.in.: a. diagnoza rodziny - testy psychologiczne, rozmowy, wywiad środowiskowy w miejscu zamieszkania, b. szkolenie - cykl 9 lub 10 spotkań, najczęściej grupowych, w trakcie których rodzina uczestniczy w wykładach i ćwiczeniach z zakresu m.in. praw dotyczących adopcji, rozwoju dziecka, straty, więzi, zaburzeń, motywacji do adopcji itd., c. kwalifikacja rodziny - decyzja komisji kwalifikacyjnej ośrodka. Etap II. Oczekiwania na wskazanie dziecka - trwający od ½ roku do dwóch lat, uzależniony między innymi od oczekiwań rodziny co do cech dziecka (wiek, stan zdrowia, rodzeństwo). Etap III. Postępowanie sądowe - czas od złożenia wniosku do sądu do ostatecznego rozstrzygnięcie w sprawie - zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy i zależy wyłącznie od decyzji sądu (terminu wyznaczenia sprawy, konieczności sporządzenia dodatkowych opinii, itp.). 3. W województwie mazowieckim przygotowywanie kandydatów na rodziny adopcyjne prowadzone jest w oparciu o następujące programy szkoleniowe: a. Bliżej Dziecka - autorski program Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego stosowany w Warszawie oraz w Oddziałach Zamiejscowych (Ciechanów, Płock, Ostrołęka, Radom, Siedlce), b. Służyć Najmniejszym - autorski program Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie, c. PRIDE - stosowany w Katolickim Ośrodku Adopcyjnym przy Caritas Diecezji Radomskiej w Radomiu, d. D.R.O.G.A. do Rodzicielstwa - autorski program Ośrodka Adopcyjnego Towarzystwa Przyjaciół Dzieci w Warszawie. 4. Proces adopcyjny w odniesieniu do dziecka - kwalifikacja dziecka do adopcji: a. Do rodziny adopcyjnej może trafić dziecko tylko z tzw. uregulowaną sytuacją prawną, tzn. wobec którego rodzice biologiczni zrzekli się swoich praw rodzicielskich, zostali pozbawieni władzy rodzicielskiej lub gdy dziecko jest sierotą zupełną. b. Osoba lub instytucja, która powzięła informację o uregulowaniu sytuacji danego dziecka, ma obowiązek zgłosić dane dziecka do dowolnego ośrodka adopcyjnego. c. Zgłoszenia mogą dokonać m.in.: organizator rodzinnej pieczy zastępczej, placówka opiekuńczo-wychowawcza, w której przebywa dziecko, regionalna placówka 10

opiekuńczo-terapeutyczna lub interwencyjny ośrodek preadopcyjny, sąd, kurator, podmiot leczniczy. d. Ośrodek adopcyjny gromadzi i sporządza dokumentację oraz dokonuje kwalifikacji dziecka do adopcji. e. Kwalifikacja dziecka do adopcji obejmuje: diagnozę psychologiczną dziecka, określenie specyfiki potrzeb dziecka w kontekście prawidłowego doboru rodziny, dokonywaną przez psychologa, ocenę stopnia możliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w nowej rodzinie, ustalenie sytuacji prawnej rodzeństwa dziecka, dokonywaną przez psychologa analizę aktualnych więzi dziecka z bliskimi mu osobami, analizę całościowej sytuacji dziecka w celu zbadania, czy przysposobienie leży w jego najlepszym interesie, dokonywaną na podstawie opinii, o których mowa w art. 139 a ust.1 pkt 1, 2, 4 i 5 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. f. Spotkanie dziecka z kandydatami na rodzinę adopcyjną ma na celu: zapoznanie kandydatów z dokumentacją dziecka, bezpośrednie spotkanie z dzieckiem, odwiedziny u dziecka po podjęciu pozytywnej decyzji o przysposobieniu, do czasu wydania postanowienia sądu o wyznaczeniu okresu osobistej styczności kandydatów z dzieckiem. 5. Zadania ośrodka adopcyjnego w toku procesu adopcyjnego: a. poradnictwo adopcyjne, b. spotkania i rozmowy z rodziną, c. wywiad w miejscu zamieszkania rodziny, d. diagnoza psychologiczna, e. szkolenie (cykl spotkań), f. kwalifikacja rodziny, g. przedstawienie propozycji dziecka i towarzyszenie przy pierwszym kontakcie, h. pomoc w przygotowaniu wniosku do sądu, i. sporządzenie opinii na zlecenie sądu z okresu od umieszczenia dziecka w rodzinie do orzeczenia przysposobienia, j. poradnictwo postadopcyjne. 6. Wykaz dokumentów niezbędnych w procedurze adopcyjnej: a. wniosek (prośba) rodziny skierowana do ośrodka, określająca cel współpracy, b. odpis zupełny aktu małżeństwa, c. oświadczenie/zaświadczenie o źródłach dochodu, d. opinia z miejsca pracy (tylko w przypadku wykonywania pracy związanej z dziećmi), e. życiorys, f. zaświadczenie lekarskie niezbędne do stwierdzenia, że osoba może sprawować właściwą opiekę nad dzieckiem, g. oświadczenie kandydata lub zaświadczenie z poradni leczenia uzależnień, h. zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Sądowego, i. inne dokumenty niezbędne do rozpoznania sytuacji rodziny. 11

Załącznik Nr 5 Opis przebiegu procesu adopcji zagranicznej Procedury przysposobienia związane ze zmianą miejsca zamieszkania dziecka na miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej może przeprowadzać wyłącznie ośrodek upoważniony do współpracy z organami centralnymi państwa lub z licencjonowanymi przez rządy innych państw organizacjami lub ośrodkami adopcyjnymi. Zgodnie z obwieszczeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2013 r. ośrodkami adopcyjnymi, upoważnionymi do współpracy z organami centralnymi innych państw lub z licencjonowanymi przez rządy innych państw organizacjami lub ośrodkami adopcyjnymi, są: a. Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny, b. Krajowy Ośrodek Adopcyjny Towarzystwa Przyjaciół Dzieci w Warszawie, c. Katolicki Ośrodek Adopcyjny w Warszawie - działające w dostępnych miejscach w centralnej części m. st. Warszawy i w należytych warunkach lokalowych. 1. Monitorowanie procedur adopcji międzynarodowych obejmuje następujące obszary: a. kwalifikację dzieci do adopcji zagranicznej, b. wydawanie opinii kwalifikacyjnych dla rodziców adopcyjnych zamieszkałych poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, c. dobór rodziny właściwej ze względu na potrzeby dziecka, d. procedurę przebiegu procesu przysposobienia, e. gromadzenie dokumentacji postadopcyjnych. 2. Kwalifikacja dziecka do przysposobienia międzynarodowego obejmuje: a. dokonywaną przez psychologa ocenę stopnia możliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w rodzinie mającej miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, b. analizę całościowej sytuacji dziecka w celu zbadania, czy przysposobienie międzynarodowe leży w jego najlepszym interesie, dokonywaną na podstawie opinii, o której mowa w art. 139 a ust. 1 pkt 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, c. analizę prawidłowości prowadzenia poszukiwania kandydata do przysposobienia na terenie kraju. 3. Kwalifikacji dziecka do przysposobienia zagranicznego dokonuje ośrodek prowadzący centralny bank danych, czyli Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny w Warszawie. 4. Kwalifikacji dziecka do przysposobienia międzynarodowego ośrodek prowadzący centralny bank danych (CBD) dokonuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji kwalifikacyjnej dziecka. 5. Ośrodek kwalifikujący dziecko do przysposobienia międzynarodowego sporządza dokument potwierdzający zakwalifikowanie dziecka do przysposobienia międzynarodowego. 6. Ośrodek kwalifikujący dziecko do przysposobienia międzynarodowego prowadzi rejestr dzieci zakwalifikowanych, czyli Centralny Bank Danych (CBD). 12

7. W przypadku, gdy po przeprowadzeniu kwalifikacji dziecka do przysposobienia międzynarodowego, ośrodek adopcyjny prowadzący centralny bank danych nie zakwalifikuje dziecka do tego przysposobienia, informuje o tym, wraz ze szczegółowym wyjaśnieniem, w terminie 3 dni roboczych, ośrodek adopcyjny odpowiedzialny za kwalifikację dziecka do przysposobienia krajowego. 8. Ośrodek adopcyjny prowadzący Centralny Bank Danych, w terminie 3 dni roboczych od dnia sporządzenia kwalifikacji międzynarodowej dziecka, przekazuje dokumentację kwalifikacyjną oraz dokument potwierdzający zakwalifikowanie dziecka do przysposobienia międzynarodowego ośrodkowi adopcyjnemu upoważnionemu do współpracy z organami centralnymi innych państw lub z licencjonowanymi przez rządy innych państw organizacjami lub ośrodkami adopcyjnymi celem poszukiwania dla dziecka rodziny przysposabiającej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 9. Ośrodek adopcyjny uprawniony do prowadzenia procedur przysposobienia międzynarodowego przekazuje informacje o dziecku zakwalifikowanym do adopcji zagranicznej pełnomocnikom licencjonowanych przez rządy innym państw organizacji lub ośrodkom adopcyjnym (wykaz organizacji dostępny w tych ośrodkach). 10. Dokumentacja kandydatów na rodziców adopcyjnych zamieszkałych poza granicami Polski przekazywana jest ośrodkom adopcyjnym uprawnionym do prowadzenia procedur przysposobienia międzynarodowego wyłącznie przez: organy centralne innych państw, licencjonowane przez rządy innych państw organizacje lub ośrodki adopcyjne, polski organ centralny - Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. 11. Ośrodek adopcyjny prowadzi rejestr zgłoszonych kandydatów na rodziców adopcyjnych zamieszkałych poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. 12. Analiza dokumentów zgłoszonych rodzin (pod kątem ich kompletności i aktualności) i ich prezentacja dokonywana jest podczas prac Komisji ds. Adopcji, działającej w strukturach ośrodka upoważnionego do prowadzenia przysposobienia międzynarodowego. 13. Ośrodek Adopcyjny po zakwalifikowaniu kandydatów na rodziców adopcyjnych sporządza opinię kwalifikacyjną dotyczącą kandydatów. 14. Ośrodek prowadzi rejestr sporządzonych opinii kwalifikacyjnych dotyczących kandydatów na rodziców adopcyjnych. 15. Ośrodek adopcyjny po znalezieniu kandydata mającego miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej sporządza dokument potwierdzający dobór kandydata do przysposobienia dziecka. 16. Ośrodek adopcyjny przekazuje dokumentację kandydatów do przysposobienia dziecka i dokumentację dziecka oraz dokument potwierdzający dobór kandydatów do przysposobienia dziecka Ministerstwu Pracy i Polityki Społecznej, w celu wydania przez ten organ zgody, o której mowa w art. 17 Konwencji z 29 maja 1993 r. o ochronie dzieci i współpracy w dziedzinie przysposobienia międzynarodowego. 17. Kontakt kandydatów na rodziców adopcyjnych z dzieckiem może mieć miejsce po wydaniu zgody przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. 13

18. W przypadku wyznaczenia przez właściwy sąd konieczności nadzoru nad kontaktem, ośrodek sprawuje nadzór nad przebiegiem bezpośredniej styczności rodziny z dzieckiem i sporządza dla sądu opinię o przebiegu tej styczności. 19. W przypadku wystosowania przez sąd odpowiedniego wezwania, pracownik ośrodka bierze udział w sprawie o przysposobienie dziecka. 20. Ośrodek adopcyjny wyznaczony do prowadzenia procedur przysposobienia międzynarodowego gromadzi raporty postadopcyjne (opisujące m.in. przebieg integracji dziecka do nowych warunków, umiejętności posługiwania się w nowym języku, itp.) otrzymywane od licencjonowanych organizacji adopcyjnych lub ośrodków adopcyjnych państw przyjmujących dziecko. 14

Załącznik 6 Sposób dokumentowania procedur adopcyjnych i ochrona danych 1. Ośrodki adopcyjne zobowiązane są do: a. realizacji i obsługi procesów adopcyjnych przy przestrzeganiu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z późn. zm.), b. monitorowania prawidłowości przetwarzania tych danych, c. gromadzenia dokumentacji, zgodnie z przepisami tejże ustawy. 2. Zadania Województwa Mazowieckiego związane z prowadzeniem procedur adopcyjnych realizują: Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny (z Oddziałami Zamiejscowymi) działający w strukturze Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej oraz niepubliczne ośrodki adopcyjne. 3. Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny z Oddziałami Zamiejscowymi oraz niepubliczne ośrodki adopcyjne działające w województwie mazowieckim są administratorami wszystkich danych osobowych przetwarzanych przy realizacji procesów adopcyjnych a w celu ich realizacji wzajemnie przekazują sobie przetwarzane dane osobowe. 4. Odpowiedzialność za ochronę danych ponosi dyrektor danego ośrodka adopcyjnego przy wsparciu administratora bezpieczeństwa informacji, zatrudnionego przez Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej. 5. Ośrodek adopcyjny gromadzi następujące informacje dotyczące kandydatów do przysposobienia dziecka: a. imię i nazwisko, b. obywatelstwo, c. adres miejsca zamieszkania, d. stan cywilny, e. wykształcenie, f. zawód, g. miejsce pracy, h. warunki mieszkaniowe, i. źródła dochodu, j. dane o stanie zdrowia niezbędne do stwierdzenia, że osoba może sprawować właściwą opiekę nad dzieckiem, k. informację o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. 6. Ośrodek adopcyjny gromadzi następujące informacje dotyczące dzieci zakwalifikowanych do przysposobienia: a. imię i nazwisko, b. adres miejsca zamieszkania, c. datę i miejsce urodzenia dziecka i daty urodzenia jego rodziców, d. dane dotyczące sytuacji prawnej oraz aktualnego miejsca pobytu dziecka i jego rodzeństwa, e. dane o stanie zdrowia i rozwoju psychofizycznym, f. dane dotyczące stanu zdrowia oraz innych informacji dotyczących rodziców dziecka mających wpływ na zdrowie dziecka. 15

7. Każdy ośrodek adopcyjny prowadzi wyodrębnione archiwum dokumentów z realizacji procesów adopcyjnych, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. 8. Każdy ośrodek adopcyjny prowadzi: a. Rejestry: dzieci zgłaszanych do adopcji krajowej, kandydatów na rodziców adopcyjnych, rejestr osób, które ukończyły szkolenie dla kandydatów na rodziców adopcyjnych. b. Dokumentację dotyczącą m.in: dzieci zgłaszanych do ośrodka, kandydatów na rodziców adopcyjnych, pomocy psychologicznej udzielanej kobietom w ciąży oraz pacjentkom oddziałów ginekologiczno-położniczych, które sygnalizują zamiar pozostawienia dziecka bezpośrednio po urodzeniu, dzieci zakwalifikowanych do adopcji, spotkań z kandydatami, spotkań z rodzinami po adopcji, spotkań z dorosłymi adoptowanymi. c. Notatki i adnotacje urzędowe na temat przebiegu i postępu danego procesu adopcyjnego. d. Protokoły posiedzeń komisji kwalifikacyjnych. 9. Dane dzieci zgłaszanych do adopcji oraz dane kandydatów na rodziny adopcyjne przechowywane i przetwarzane są także w systemie teleinformatycznym - Centralnej Aplikacji Statystycznej pod nazwą Adopcja, prowadzonym przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. 16