Ośrodek Certyfikacji Wyrobów IPS TABOR Jednostka ds. Certyfikacji tel. +48 61 6641420; +48 61 6641429; +48 61 6641434 fax. +48 61 6641420; +48 61 6534002 e-mail: certyfikacja@tabor.com.pl Instytut Pojazdów Szynowych TABOR ul. Warszawska 181 61-055 Poznań INSTRUKCJA CERTYFIKACJI WYROBÓW ICW 008 Proces Certyfikacji Wyrobów ODBIERAKI PRĄDU Poznań, marzec 2015
SPIS TREŚCI 1. Informacje ogólne 2. Definicje 3. Wyroby podlegające certyfikacji wyrobów objęte niniejszą instrukcją 4. Dokumenty związane 4.1. Dokumenty normatywne związane z certyfikacją wyrobów 4.2. Dokumenty odniesienia 5. Typ programu certyfikacji wyrobu wg. PN-EN ISO/IEC 17067 6. Informacje o trybie postępowania w procesie certyfikacji wyrobów 6.1. Etapy procesu certyfikacji 6.2. Ubieganie się o certyfikację 6.3. Zamówienie/Złożenie wniosku wraz z załącznikami 6.4. Wyznaczenie prowadzącego proces certyfikacji 6.5. Przegląd wniosku/rejestracja wniosku 6.6. Umowa o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu 6.7. Przekazanie/udostępnienie próbki wyrobu do oceny 6.8. Przegląd dokumentacji 6.9. Ocena warunków organizacyjno - technicznych 6.10. Ocena wyrobu 6.11. Raport z oceny 6.12. Decyzja o przyznaniu bądź odmowie wydania dokumentacji certyfikacyjnej 6.13. Wydanie dokumentacji certyfikacyjnej /Zakończenie procesu certyfikacji 6.14. Nadzór 7. Przeniesienie praw własności dokumentu certyfikacyjnego 8. Skargi lub odwołania 9. Opłata z tytułu procesu certyfikacji 10. Deklaracja zachowania poufności informacji 11. Warunki ubezpieczenia 2
1. Informacje ogólne Certyfikację wyrobów prowadzą akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji Jednostki Certyfikujące spełniające wymagania normę PN-EN 17065 i IAF GD5. Niniejsza Instrukcja Certyfikacji Wyrobów dotyczy procesu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, nie podlegających oznaczeniu znakiem CE, ocenianych w Jednostce ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR w Poznaniu. Zaprezentowana Instrukcja Certyfikacji Wyrobów ma na celu : prezentacje dokumentów normatywnych związanych z certyfikacją, zaprezentowanie etapów certyfikacji, zaprezentowanie pozostałych zapisów dotyczących oceny wyrobów. 2. Definicje: Certyfikacja wyrobu zasady, procedury i zarządzenia dotyczące przeprowadzenia oceny zgodności wyrobu przez stronę trzecią - IPS TABOR, które mają na celu uzyskanie przez zamawiającego Certyfikatu zgodności. Certyfikat zgodności dokument wystawiony przez jednostkę certyfikującą potwierdzający spełnienie przez dany wyrób wymagań zawartych w dokumencie odniesienia. Dokument odniesienia kryterium oceny i certyfikacji wyrobu, którym mogą być: normy europejskie, normy krajowe, normy zakładowe, specyfikacje techniczne, przepisy prawne dotyczące wyrobów będących przedmiotem certyfikacji. Wyrób wynik procesu, usługi (np. transport), wytwór intelektualny (np. program komputerowy, słownik), przedmiot materialny (np. silnik, część mechaniczna), materiały przetworzone (np. smar). Program certyfikacji system certyfikacji odnoszący się do określonych wyrobów, do których mają zastosowanie te same wyspecyfikowane wymagania, określone zasady i procedury. Przedmiot zamówienia wyrób proces lub usługa 3
3. Wyroby podlegające certyfikacji wyrobów objęte niniejszą procedurą: odbieraki prądu, nakładki stykowe. 4. Dokumenty związane z certyfikacją wyrobów: 4.1. Dokumenty normatywne związane z certyfikacją wyrobów: - Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. 2002 Nr 166 poz. 1360 z późn. zm.), - PN-EN ISO/IEC 17065:2013 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi - PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 Ocena zgodności -- Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów - PN-EN ISO/IEC 17000:2006 Ocena zgodności -- Terminologia i zasady ogólne - PN-EN ISO/IEC 17020:2012 Ogólne kryteria działania różnych rodzajów jednostek kontrolujących - PN-EN ISO/IEC 17025 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących - PN-EN ISO 9001 - Systemy zarządzania jakością -- Wymagania - PN-EN ISO 19011 - Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania - PKN ISO/IEC Guide 28; Oceny zgodności Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez trzecią stronę, - Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz.U. z 2003r. Nr 86, poz. 789 z późn. zmianami) 4.2 Dokumenty odniesienia: PN-K 92004:1997. Tabor tramwajowy -- Odbierak prądu tramwajowy -- Wymagania i metody badań PN-EN 50155:2007. Zastosowania kolejowe -- Wyposażenie elektroniczne stosowane w taborze 4
5. Typ programu certyfikacji wyrobu wg. PN-EN ISO/IEC 17067 Rodzaj wydawanego dokumentu certyfikacyjnego Certyfikat Zgodności Wyrobu * o ile ma zastosowanie **- dla typu 3 programu certyfikacji Typ programu certyfikacji wyrobu wg. PN-EN ISO/IEC 17067 1a/3 Funkcje i działania w ocenie zgodności dla programu certyfikacji wyrobu wg. PN-EN ISO/IEC 17067 planowanie i przygotowanie działalności, określenie wymagań np. dokumenty normatywne, pobieranie próbek* określenie właściwości przez badanie lub ocenę ocena warunków organizacyjno - technicznych ocena zgodności wyrobu przegląd z oceny decyzja dotycząca procesu certyfikacji wydanie dokumentacji certyfikacyjnej, udzielenie prawa do stosowania dokumentacji certyfikacyjnej nadzór nad wydanym certyfikatem i wyrobem certyfikowanym** 6. Informacje o trybie postępowania w procesie certyfikacji wyrobów 6.1. Etapy procesu certyfikacji L.p. Etapy procesu certyfikacji 1. Rozmowa wstępna/zapytanie ofertowe 2. Przesłanie oferty, przekazanie formularza wniosku/kwestionariusza* 3. Zamówienie/Złożenie wniosku wraz z załącznikami 4. Wyznaczenie prowadzącego proces certyfikacji 5. Przegląd wniosku/rejestracja wniosku 6. Umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji 7. Przekazanie/udostępnienie próbki wyrobu do oceny** 8. Przegląd dokumentacji 9. Ocena warunków organizacyjno - technicznych** 10. Ocena wyrobu 11. Raport z oceny 12. Przegląd z oceny 13. Decyzja o przyznaniu bądź odmowie wydania dokumentacji certyfikacyjnej 14. Wydanie dokumentacji certyfikacyjnej/zakończenie procesu certyfikacji 15. Opłata za przeprowadzony proces certyfikacji (bez względu na wynik) 16. Nadzór nad wydaną dokumentacją certyfikacyjną/nad wyrobem certyfikowanym*** 17. Skargi i odwołania * formularze dostępne w OCW IPS TABOR oraz na stronie internetowej www.tabor.com.pl ** o ile ma zastosowanie *** dla typu 3 programu certyfikacji 5
6.2. Ubieganie się o certyfikację Przed przystąpieniem do procesu certyfikacji Dostawca wyrobu zwany dalej Klientem wstępnie uzgadnia z pracownikiem Jednostki ds. Certyfikacji Ośrodka Certyfikacji Wyrobów IPS TABOR (zwanym dalej OCW IPS TABOR ): zakres wymaganej dokumentacji technicznej wyrobu; sposób przekazania lub udostępnienia próbki wyrobu (o ile ma zastosowanie), Klient, ubiegający się o certyfikację wyrobu pobrać niezbędne formularze ze strony internetowej IPS TABOR (www.tabor.com.pl) lub zwrócić się z prośbą do Jednostki ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR o ich przesłanie. Klient może otrzymać od pracownika Jednostki ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR wykaz podwykonawców zewnętrznych współpracujących z OCW IPS TABOR. 6.3. Zamówienie /Złożenie wniosku wraz załącznikami Podstawą rozpoczęcia procesu certyfikacji jest złożenie w Jednostce ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR zamówienia na przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu wraz z wnioskiem umożliwiającym uzyskanie przez jednostkę wszystkich informacji niezbędnych do przeprowadzenia w całości procesu certyfikacji zgodnie z właściwym programem certyfikacji, w tym deklarację o nie złożeniu tego samego wniosku w innej jednostce certyfikującej wyroby. Wniosek może dotyczyć jednego wyrobu lub rodziny wyrobów (typoszeregu). 6.4. Wyznaczenie prowadzącego proces certyfikacji. Każdorazowo proces certyfikacji prowadzony jest przez wyznaczoną osobę kompetentną w zakresie oceny wyrobu. 6.5. Przegląd wniosku/rejestracja wniosku W przypadku pozytywnej oceny formalnej Wniosku oraz kompletności złożonej dokumentacji Wniosek zostaje zarejestrowany z datą złożenia. W przypadku negatywnej oceny poprawności wypełnienia wniosku lub niekompletności dołączonych dokumentów, Wnioskodawca otrzymuje od Jednostki ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR wykaz niezgodności formalnych. Wnioskodawca w ustalonym terminie jest zobowiązany dokonać ich korekty lub uzupełnień. Po uzupełnieniu brakujących dokumentów Wniosek zostaje zarejestrowany z datą złożenia, a Wnioskodawca otrzymuje do podpisania Umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji. 6
Dostarczenie do Jednostki ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR wniosku, dokumentacji dokonuje Klient na własny koszt oraz na własne ryzyko. 6.6. Umowa o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu Każdorazowo IPS TABOR zawiera z Klientem umowę na przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobów. 6.7. Przekazanie/Udostępnienie próbki wyrobu Prowadzący proces certyfikacji uzgadnia z Klientem przekazanie/udostępnienie próbki wyrobu, o ile ma to zastosowanie. 6.8. Przegląd dokumentacji Klient dostarcza do Jednostki ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR pełną dokumentację wyrobu obejmującą m.in. identyfikację materiałów, opis procesów wytwarzania, tabele wymiarów, parametry technologiczne i użytkowe, zastosowane normy, sposób oznaczania, przepis konserwacji, sposób pakowania, opis sposobu kontroli jakości, informacja dla użytkownika, sprawozdanie z badań itp. Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR sprawdza pod względem formalnym zgodność ocenionego wyrobu z dostarczonymi dokumentami. Jednostka ds. Certyfikacji przyjmuje otrzymaną od Klienta dokumentację badawczą wykonaną przez Akredytowane laboratorium w całości lub tylko częściowo. W przypadku częściowej akceptacji dokumentacji badawczej Jednostka ds. Certyfikacji może podzlecić wykonanie badań uzupełniających. Na podzlecenie badań Klient musi wyrazić pisemną zgodę. Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR zawiadamia Klienta i podzleca badania właściwemu laboratorium. Termin zakończenia procesu certyfikacji ulega przesunięciu o okres badań dodatkowych. Odmowa zgody na dodatkowe badania może spowodować odmowę wydania dokumentu certyfikacyjnego 6.9. Ocena warunków organizacyjno technicznych Oceny warunków organizacyjno technicznych dokonuje się na miejscu u Klienta lub na podstawie przesłanego przez Klienta wypełnionego Kwestionariusza. 7
6.10. Ocena wyrobu Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR dokonuje oceny wyrobu w odniesieniu do wymagań objętych zakresem certyfikacji i innych wymagań określonych w programach certyfikacji (instrukcjach) Ocena wyrobu obejmuje: merytoryczne sprawdzenie dokumentacji technicznej wyrobu wraz z dokumentacją badawczą sprawdzenie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością Klienta oraz Producenta ocenianego wyrobu, o ile ma to zastosowanie (między innymi aktualność Certyfikatu SZJ ISO 9001). dostarczone przez Klienta informacje handlowe na temat ocenianego wyrobu opinię opracowaną przez eksperta technicznego (o ile ma to zastosowanie) orzeczenia Komitetu Technicznego ds. Certyfikacji Wyrobów (o ile ma to zastosowanie) pozostałe dokumenty dostarczone przez Klienta. Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR ponosi odpowiedzialność za wykorzystywanie wyników oceny związanej z certyfikacją zakończoną przed złożeniem Wniosku. 6.11. Raport z oceny Każdorazowo Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR zamieszcza wnioski z przeprowadzonej oceny w Raporcie z oceny 6.12. Decyzja o przyznaniu bądź odmowie wydania dokumentacji certyfikacyjnej Ostateczną decyzję o przyznaniu lub odmowie wydania dokumentacji certyfikacyjnej podejmuje Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR na podstawie Opinii. 6.13. Wydanie dokumentacji certyfikacyjnej/zakończenie procesu certyfikacji. Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR sporządza formalny dokument certyfikacyjny w ilości egzemplarzy uzgodnionej w Umowie. Proces certyfikacji wyrobu na etapie oceny wyrobu zostaje formalnie zakończony wraz z przesłaniem Klientowi następujących dokumentów: pismo przewodnie, Raport z oceny / Opinia, 8
Dokument certyfikacyjny, 6.14. Nadzór W przypadku prowadzenia procesu certyfikacji zgodnie z 1a/3 typem programu certyfikacji wyrobów Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR prowadzi nadzór nad wydanym dokumentem certyfikacyjnym, w przypadku typu 3 programu również nad wyrobem certyfikowanym. Nadzór polega na gromadzeniu i analizie informacji o zachowaniu się wyrobu w eksploatacji, badania lub kontroli próbek z fabryki, obserwacji u Klienta polegającej na ocenie warunków organizacyjno technicznych w ramach prowadzonego procesu certyfikacji oraz spełnieniu warunków zgodności z kryteriami zapisanymi w dokumencie certyfikacyjnym. 7. Przeniesienie praw własności dokumentu certyfikacyjnego W przypadku przekazania praw własności do wyrobów na które został wydany dokument certyfikacyjny istnieje możliwość przeniesienia praw do dokumentu certyfikacyjnego na nowy podmiot gospodarczy po przedstawieniu udokumentowanego wniosku oraz potwierdzeniu spełnienia wymagań. Do wniosku o przeniesienie praw własności Wnioskodawca dołącza następujące dokumenty: potwierdzenie przekazania praw własności, potwierdzenie zmiany w odpowiedniej ewidencji, oświadczenie o wstąpieniu w prawa i obowiązki poprzedniego posiadacza dokumentu certyfikacyjnego Wnioskujący o przeniesienie praw własności dokumentu certyfikacyjnego zostaje poddany ocenie systemu jakości i warunków techniczno-organizacyjnych na takich samych zasadach jak poprzedni Wnioskodawca. 8. Skargi lub odwołania Klient ma prawo do składania skarg co do przebiegu procesu certyfikacji oraz odwołań od decyzji certyfikacyjnej, a także wyników i wniosków zawartych w Raporcie z oceny Działania związane z postępowaniem ze skargami i odwołaniami prowadzone są zgodnie z wymaganiami procedury, która obejmuje m.in. : tryb zgłaszania; sposób rozpatrywania; 9
realizację działań korygujących Dokumentowanie trybu i sposobu postępowania ze skargami i odwołaniami odbywa się przy wykorzystaniu standardowych formularzy oraz dokumentów niesformalizowanych. Omówienie skarg i odwołań, jak i dotyczących ich działań korygujących jest stałym i obligatoryjnym elementem programu corocznego przeglądu zarządzania 9. Opłaty z tytułu procesu certyfikacji Koszty związane z procesem certyfikacji ponosi Klient niezależnie od wyniku procesu certyfikacji na podstawie wystawianych faktur. 10. Deklaracja zachowania poufności informacji IPS TABOR deklaruje zachowanie poufności przez swoich pracowników w odniesieniu do informacji uzyskanych w prowadzonych procesach oraz nadzorze. Dla udostępnienia tzw. stronie trzeciej jakichkolwiek informacji odnośnie przedmiotu procesu lub danych z przebiegu procesu, wymagana jest pisemna zgoda Klienta, z wyjątkiem przypadków nakazanych prawem (nakaz sądowy, postępowanie prokuratorskie, wyjaśniające itp.). Jednostka ds. Certyfikacji OCW IPS TABOR zobowiązana jest poinformować Klienta o przekazaniu uprawnionym organom państwowym informacji na temat przedmiotu procesu lub danych z przebiegu procesu. 11. Warunki ubezpieczenia Instytut Pojazdów Szynowych TABOR posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej dla działalności Certyfikacyjnej oraz zapewnia przeznaczanie odpowiednich zasobów finansowych (w osobie Dyrektora IPS) dla prowadzenia tejże działalności. Koniec 10