Załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu Załącznik nr. do umowy nr.. z dnia. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (w tym paczek pocztowych), zleconych usług do przesyłek rejestrowanych oraz ich ewentualnych zwrotów do nadawcy, a także usługi odbioru przesyłek z Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 01-882), ul. S. Żeromskiego 29. Przedmiot zamówienia został zakwalifikowany do CPV: 64110000-0 usługi pocztowe, 64112000-4 usługi pocztowe dotyczące listów, 64113000-1 usługi pocztowe dotyczące paczek. 2. Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, tj. operatora pocztowego. 3. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2017 r., poz. 1481) aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie, oraz Regulaminem Wykonawcy dotyczącym świadczenia usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 4. W ramach świadczenia ww. usług Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności: a) odbierania i dostarczania przesyłek z siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy; b) potwierdzania w książkach nadawczych (drukowanych za pomocą aplikacji obiegu dokumentów Zamawiającego) nadania przesyłek przeznaczonych do wyekspediowania w kraju i za granicę oraz potwierdzania na zestawieniach ilościowych przesyłek zwykłych. 5. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe krajowe i zagraniczne, o wadze do 2000 g (gabaryt A i B): A. Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm, wysokości 20 mm, szerokości 230 mm; B. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm, wysokość 20 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. a) zwykłe ekonomiczne przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii doręczenia, b) zwykłe priorytetowe przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii doręczenia, c) polecone ekonomiczne przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, nie będące przesyłką najszybszej kategorii doręczenia, d) polecone priorytetowe przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przesyłki najszybszej kategorii doręczenia, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, które nie są przesyłkami z najkrótszym terminem doręczenia, 1
f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, z najkrótszym terminem doręczenia, g) z zadeklarowaną wartością przesyłki listowe rejestrowane, za których utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. 6. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe krajowe i zagraniczne do 10 000 g (rozmiar A i B). A. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm. B. Gabaryt B - minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm. a) paczki ekonomiczne paczki rejestrowane, nie będące paczkami najszybszej kategorii doręczenia, b) paczki priorytetowe paczki rejestrowane, najszybszej kategorii doręczenia, c) ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, d) paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością paczki rejestrowane, za których utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. 7. Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą. Paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 8. Jednostkowe usługi pocztowe, które nie są wyszczególnione w Formularzu cenowym, wykonawca zrealizuje w ramach umowy, zgodnie ze swoim cennikiem obowiązującym w dniu nadania przesyłki/zlecenia usługi. 9. W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony dzień powszedni jako dzień wolny od pracy, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. 10. Sposób doręczania korespondencji powinien być zgodny z treścią art. 43 i 44 Kodeksu postępowania administracyjnego. 11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy pokwitowane przez Adresata zwrotne potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. Zwrotne potwierdzenie odbioru musi mieć formę papierową, z użyciem druków o których mowa w punkcie 19 f. 12. Wszystkie zwrotne potwierdzenia odbioru doręczonych przesyłek muszą być opatrzone numerem nadawczym przesyłki w formie kodu kreskowego, datą dzienną odbioru oraz podpisem osoby odbierającej. 13. W przypadku nieobecności Adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (awizo) o próbie doręczenia przesyłki, ze wskazaniem miejsca i możliwości odbioru przesyłki w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w powyższym 2
terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez Adresata. 14. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby Wykonawca odbierał przesyłki pocztowe nadawane w trybie art. 165 2 Kodeksu postępowania cywilnego, 57 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 83 Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, art. 198 b P.z.p. oraz art. 12 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej od Zamawiającego oraz nadawał je w dniu ich odbioru, w imieniu Zamawiającego, w placówce pocztowej operatora wyznaczonego. Nadawanie przesyłek w wyżej wymieniony sposób odbywałoby się na koszt Wykonawcy. Dla tych przesyłek Zamawiający będzie sporządzał osobne książki nadawcze zgodnie z zasadami określonymi w pkt 19. Oprócz tych książek Zamawiający nie będzie sporządzał żadnych dodatkowych dokumentów nadawczych. Szacunkowa ilość takiej korespondencji to ok. 10 % ogólnej ilości przesyłek. 15. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostarczania we własnym zakresie niewielkich ilości przesyłek do uzgodnionej przez Strony placówki nadawczej a) dla przesyłek pocztowych może to być placówka Wykonawcy położona bliżej siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy niż placówka nadawczo/odbiorcza o której mowa w pkt 3.1 Warunków Udziału w Postępowaniu. W takim przypadku Zamawiający sporządza odrębne książki nadawcze dla przesyłek rejestrowanych zgodnie z zasadami określonymi w pkt 19. Koszt nadania przesyłek i wydania dodatkowego odpisu potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej lub odpisu zbiorowego dowodu odbioru przesyłek rejestrowanych ponosi Wykonawca; b) dla przesyłek pocztowych, wymagających nadania zgodnie z zasadami określonymi w pkt 14 będzie to uzgodniona przez strony placówka operatora wyznaczonego położona w rejonie ulic określonym w pkt 3.1. Warunków Udziału w Postępowaniu. W takim przypadku Zamawiający sporządza odrębne książki nadawcze dla przesyłek rejestrowanych zgodnie z zasadami określonymi w pkt 19. Koszt nadania przesyłek i wydania dodatkowego odpisu potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej lub odpisu zbiorowego dowodu odbioru przesyłek rejestrowanych ponosi Wykonawca. 16. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana), co powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. Jeżeli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń do odebranych przesyłek Wykonawca wyjaśni je telefonicznie z Zamawiającym. 17. Wykonawca będzie zapewniał doręczanie przesyłek, o których mowa w pkt 5 i pkt 6, z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 oraz z 2017 r. poz. 34) lub innym rozporządzeniu w tej sprawie, wydanym na podstawie ustawy Prawo pocztowe. 18. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług, Zamawiającemu i Adresatowi przysługują procedury reklamacyjne określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468 oraz z 2017 r. poz. 34 ) oraz w rozdziale 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. 19. Do obowiązków Zamawiającego należy w szczególności: a) umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata; b) umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu; 3
c) Zamawiający umieści na stronie adresowej, w prawym górnym rogu na przesyłce, w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej napis/nadruk/odcisk pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą, np. Opłata pobrana Umowa nr: ; d) dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Książka nadawcza sporządzana będzie przez Zamawiającego i zawierać będzie nadruk lub pieczęć Zamawiającego jako nadawcy, datę sporządzenia książki, skrót nazwy komórki organizacyjnej nadawcy, znak sprawy, nazwę i adres odbiorcy przesyłki, wagę przesyłki, miejsce na wpisanie numeru nadawczego przesyłki, rodzaj i wysokość opłaty za przesyłkę, treść opłaty pobranej, miejsce na nadruk lub pieczęć firmową Wykonawcy. Ułożenie przesyłek rejestrowanych przeznaczonych do nadania według kolejności ich wpisów w książce nadawczej. e) dla przesyłek zwykłych przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek, wg poszczególnych kategorii wagowych i wysokości opłaty, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. f) stosowanie do przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru druków potwierdzenia odbioru zgodnych ze wzorami Wykonawcy, których wzory Wykonawca dołączy do złożonej oferty przetargowej. Zamawiający, w zależności od potrzeb, będzie korzystał również z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru w celu doręczania przesyłek na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania administracyjnego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisach proceduralnych. Decyzja, który druk zastosować, należy do Zamawiającego. W przypadku przesyłek nadawanych za potwierdzeniem odbioru, Zamawiający będzie używał druków za potwierdzeniem odbioru dostarczonych przez Wykonawcę. Druki potwierdzenie odbioru Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu bezpłatnie. W przypadkach, gdy przesyłki nadawane za potwierdzeniem odbioru będą wymagały stosowania przyjętych wewnętrznie przez Zamawiającego druków za potwierdzeniem odbioru, Zamawiający zapewni odpowiednie formularze potwierdzeń odbioru. g) umieszczanie na przesyłkach priorytetowych jednego z poniższych wyróżników: nalepki PRIORYTET/PRIORITARE lub napisu PRIORYTET ; h) nadawanie przesyłek w formie uporządkowanej, przez co należy rozumieć przekazywanie przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku. 20. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania numerów nadawczych przesyłek w formie kodu kreskowego na dowodach nadania tj. na książkach nadawczych i na zwrotnych potwierdzeniach nadania. Jednocześnie Zamawiający dopuszcza umieszczenie na przesyłkach informacji o opłacie za usługę pocztową związanej ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, pod warunkiem, że nadawcą zostanie Zamawiający oraz, że nie zostaną zakryte zapisy i oznaczenia umieszczone na kopercie jak i potwierdzeniu odbioru. W przypadku przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego, Zamawiający wymaga umieszczania numerów nadawczych operatora wyznaczonego w formie kodów kreskowych na przesyłkach rejestrowanych oraz na dowodach nadania tj. na książkach nadawczych i zwrotnych potwierdzeniach doręczenia. 21. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę z siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, pod warunkiem braku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek lub w dniu dostarczenia ich osobiście przez Zamawiającego do placówki nadawczej Wykonawcy. Wykonawca kwituje odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego na zbiorczym zestawieniu zawierającym numery książek nadawczych. Wykonawca zwróci do Zamawiającego potwierdzone książki nadawcze oraz zestawienia ilościowe dla przesyłek zwykłych w następnym dniu roboczym po nadaniu przesyłek. 4
22. Każdorazowo, po zakończeniu miesiąca kalendarzowego Zamawiający otrzyma specyfikację ilościowo-wartościową nadanych oraz zwróconych przesyłek pocztowych. 23. Podstawą obliczenia należnego wynagrodzenia będzie suma cen jednostkowych brutto za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych oraz obowiązujących opłat i ustalonych opustów. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia ilościowego przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzonego przez placówkę Wykonawcy. 24. W trakcie realizacji zamówienia rozliczania pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek nadanych i zwróconych, według cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym. W związku z tym Wykonawca określa w Formularzu ofertowym ceny również dla tych elementów zamówienia, których ilość wynosi zero. 25. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe oraz z wydanymi na jej podstawie rozporządzeniami i regulaminami, a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi. 5