Źródła finansowania projektów systemowych. Kwalifikowalność wydatków w ramach POKL. Zasady konstruowania budżetu projektu. Metodologia wyliczania kosztów pośrednich. Rozliczanie, sprawozdawczość, promocja projektów systemowych. Autor:Maja Kopała E-mail:m.kopala@rops.rzeszow.pl Regionalny Oś rodek Polityki S połecznej w Rzes zowie Ul. Hetmańska 120, 35-078 R zeszów, tel. /17/ 74 70 600, tel. /17/ 74 70 629, fax /17/ 74 70 601
Kwestie kwalifikowania wydatków w ramach POKL regulują następujace akty prawne i dokumenty: Człowiek najlepsza inwestycja! Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006z dnia 11 lipca 2006r., ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiajace szczególowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/ 2006 Rozporządzenie (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatkow w ramach POKL z dnia 28 grudnia 2009r. Zasady finansowania POKL z dnia 30 grudnia 2009 r Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach POKL na lata 2007-2013 z dnia 1 stycznia 2010r.
Źródła finansowania projektów systemowych Projekty systemowe Ośrodków Pomocy Społecznej mogą być finansowane z następujących źródeł: a) w ramach dofinansowania projektu- ze środków budżetu państwa przekazywanych w formie płatności i dotacji celowej na zasadach określonych w Zasadach finansowania POKL; b) w ramach wkładu własnego: - ze środków budżetu JST przeznaczonych na finansowanie:zasiłków i pomocy w naturze; - działań o charakterze środowiskowym; - innych zadań (np. koszty uzytkowania lokalu, pracy wolontariuszy); - z PFRON na finansowanie rehabilitacji społecznej z wyjątkiem art. 35a ust. 1 pkt 7 ppkt d, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepelnosprawnych; - z FP oraz środków JST na finansowanie prac społecznie użytecznych W przypadku projektów realizowanych przez OPS dofinansowanie otrzymywane jest w formie zaliczki, środki przekazywane są w dwóch lub więcej tarnszach w ramach danego wniosku o dofinansowanie.
Podstawowe zasady kwalifikowania wydatków: Człowiek najlepsza inwestycja! Wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile łącznie spełniają następujące warunki: 1) są niezbędne dla realizacji projektu, mają bezpośredni związek z celami projektu, 2) są racjonalne i efektywne ( nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych) oraz spełniają wymogi efektywnego zarządządzania finansami ( relacja nakład/rezultat), 3) zostały faktycznie poniesione ( pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym). 4) są udokumentowane, 5) są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu, 6) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004- Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. Z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn.zm.) Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. W przypadku płatności gotówkowej dowodem jest faktura bądź inny dokument księgowy ze wskazaniem, że został zapłacony gotówką. W przypadku poświadczania wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków wypłacanych przez stronę trzecią, powinny pozwalać na identyfikację sposoby wyliczania tego wkładu oraz wyraźnie wskazywać jego wysokość.
W ramach POKL niedozwolone jest podwójne finansowanie czyli całkowite lub częściowe zrefundowanie danego wydatku dwa razy ze środków publicznych, w szczególności: Człowiek najlepsza inwestycja! - zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch róznych projektów dofinansowywanych w ramach POKL lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy stukturalnych; - zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach POKL a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa, - zakupienie środka trwałego z udziałem środków krajowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach POKL, - rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich oraz kosztów pośrednich projektu.
Konstruowanie budżetu projektu Człowiek najlepsza inwestycja! W ramach POKL beneficjent przedstawia zakładane koszty w formie budżetu zadaniowego, tj. przedstawia podział na: - koszty bezpośrednie ( koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań ) - koszty pośrednie ( koszty związane z obsługą techniczną projektu). Koszty bezpośrednie ujmowane są wg następujących kategorii: 1) aktywna integracja 2) praca socjalna 3) zasiłki i pomoc w naturze 4) działania o charakterze środowiskowym 5) prace społecznie użyteczne 6) zarządzanie projektem 7) promocja projektu
1. Zadanie aktywna integracja W pozycji tej zawiera się koszt wsparcia wynikający z przemnożenia liczby osób objętych kontraktami, programami aktywności lokalnej, lub programami integracji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych przez kalkulowane kwoty wsparcia np: 20 osób objetych kontrakatami socjalnymi ( 20x5000,00 zł= 100 000,00 zł) oraz 20 objetych programem aktywności lokalnej (20x3000,00 zł= 60000,00 zł)- w pozycji tej podajemy kwote ryczałtową- 160 000 tys. Można również wyliczyć budzet w tej pozycji według kosztów rzeczywistych (nieryczałtowych)- w takim przypadku nie obowiązują limity określone w zasadach. 2.Zadanie praca socjalna Koszty wynagrodzenia pracowników pomocy społecznej bezpośrednio realizujących działania zadania z zakresu aktywnej integracji w ramach kontraktu socjalnego i PAL ( wydatki na wsparcie zatrudnienia dokonywane są do wysokości 4 tys. zł./ miesięcznie na osobę, nie więcej jednak niż 150 % przeciętnego wynagrodzenia w danej jednostce; sfinansowanie dodatków/premii/nagród do wysokości 15 % zaplanowanej wartości zadania aktywna integracja - przyznanie tej formy wsparcia nie może zminiejszać dotychczasowego wynagrodzenia.
3. Zadanie zasiłki i pomoc w naturze Skalkulowane zgodnie z liczbą osób koszty zasiłków i pomocy w naturze oraz dofinansowanie z PFRON Człowiek najlepsza inwestycja! 4. Zadania o charakterze środowiskowym Koszt spotkań, edukacji obywatelskiej, imprez zwiazanych z realizacją programu aktywności lokalnej np. festyny/pikniki rodzinne, wyjscia do kin, filharmonii, spotkania edukacyjno - kulturalne, warsztaty artystyczne promujące uzdolnienia i rozwijające wyobraźnię, warsztaty kompetencji społecznych wzmacniających samoocenę i podmiotowość, zmiana wizerunku grupy z którą pracujemy na tle całej społeczności lokalnej poprzez prace na rzecz całej spolecznosci lokalnej, praca na rzecz wpólnoty mieszkaniowej,warsztaty terapii zajęciowej itp. 5. Zadanie promocja projektu O ile stanowią odrębne zadanie merytoryczne w ramach projektu- koszty związane z opracowywaniem, wydawaniem i rozpowszechnianiem informacji o usługach ośrodka OPS/ PCPR np. koszty opracowania i wydrukowania ulotek, plakatów; koszty spotkań informacyjnych koszty ogłoszeń prasowych, wykonania i emisji reklam radiowych i telewizyjnych, koszty domeny strony internetowej, oraganizacji konferencji, spotkań wraz z cateringiem, tablice informacyjne itp.
6. Zadanie zarządzanie projektem wynagrodzenie kierownika, koordynatora,osoby do obsługi finansowo- rzeczowej, koszty obsługi prawnej, wynagrodzenia osób zajmujących się problematyką zamówień publicznych, ewaluacja, koszty prowadzenia rachunku bankowego i prowizji bankowych, koszty materiałów biurowych oraz koszty zakupu sprzetu i wyposażenia w ramach crossfinnancing. W ramach finansowania elastycznego możliwe jest sfinansowanie sprzętu i wyposażenia, zwłaszcza dla pracowników bezposrednio realizujących zadania z zakresu aktywnej integracji. Wartość wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie w ramach Priorytetu VII wynosi do 15 %. Cena jednostkowa nie może być wyższa niż 3500 zł. W ramach tej pozycji można np. sfinansować zestawy komputerowe, laptopy, drukarki, skanery, aparaty fotograficzne, wyposażenie biura -szafy, biurka, fotele, itp.
Koszty pośrednie Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu. Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty i może obejmować nastepujące koszty administracyjne: 1) koszty zarządu ( wynagrodzenia osób uprawinionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przyporządkowane wyłącznie do projektu); 2) koszty personelu obsługowego ( wynagrodzenie osób, które nie są bezpośrednio przypisane do projektu, zajmujące się bieżąca obsługą jednostki, dla których realizacja projektu powoduje zwiększenie nakładów pracy np. pracownik sekretariatu, pracownik kadr, 3) koszty obsługi księgowej oraz koszty zlecenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu, 4) koszty materiałów biurowych i piśmienniczych ( długopisy, tonery, papier, płyty cd, teczki) nie związanych bezpośrednio z realizacja zadań w projekcie, 5) usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teletekstowe, internetowe, kurierskie 6) usługi kserograficzne, 7) opłaty za najem powierzchni biurowych, 8) opłaty za energie elektryczna, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie scieków
9) amortyzacja środków trwałych ( np. budynku), 10) koszty ubezpieczeń majątkowych, 11) koszty ochrony, 12) sprzątanie pomieszczeń w tym środki na utrzymanie czystości. Koszty z w/w katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie o ile zostaną dopisane i rozliczane w odniesieniu do konkretnego działania, niedopuszczalne jest natomiast wykazywanie jednoczesnie tych samych kosztów w kosztach bezpośrednich i pośrednich. Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: 1) ryczałtem 2) na podstwie rzeczywiście ponoszonych wydatków. Metodologia wyliczania kosztów pośrednich podlega weryfikacji na etapie oceny wniosku i może po ocenie merytorycznej podlegać negocjacjom.
Przykładowa propozycja metodologii kosztów pośrednich w OPS/PCPR Okres realizacji Projektu: 1 czerwca 31 grudnia 2010 Wartość projektu (alokacji): 209.537 PLN Obliczenia kosztów pośrednich może być realizowane według następującej metodologii (dane przykładowe). Współczynnik do obliczeń Koszty funkcjonowania ośrodka pomocy społecznej (2009 rok - 965.100 zł./ 12 miesięcy x 7 miesięcy) = 562.975 PLN. Koszty projektu (2010) 209.537 PLN (z uwagi na stałą alokację dla OPS niemożliwe jest wyliczenie w stosunku tylko do kosztów bezpośrednich. Koszty projektu/koszty funkcjonowania OPS = współczynnik 37,21%
I. KOSZTY PERSONELU OBSŁUGOWEGO, KOSZTY ZARZĄDU ORAZ KOSZTY MATERIAŁÓW I USŁUG ZWIĄZANYCH Z BIEŻĄCĄ OBSŁUGĄ OPS koszty zarządu - wynagrodzenie kierownika - (wynagrodzenie miesięczne kierownika 5.500 PLN * 7 miesięcy * 37,21% = 14.325,85 PLN. Uwaga: Pamiętajmy jednak że gdy koordynatorem projektu jest kierownik OPS otrzymuje on wynagrodzenie w ramach kosztów bezpośrednich zadania zarządzanie. W takim przypadku OPS/PCPR nie wykazuje kosztów zarządu w kosztach pośrednich. koszty telefonów (7 m-cy * średnio 200 PLN * 37,21%) = koszty pocztowe (7 m-cy * średnio 150,00 * 37,21%) = 520,94 PLN) 390,70 PLN) materiały biurowe (7 m-cy * średnio 300,00 * 37,21%) = 781,41 PLN) Powyższe średnie odnoszące się do kosztów telefonów / kosztów pocztowych / materiałów biurowych powinny wynikać z faktycznych kosztów ponoszonych na te cele w 2009 (średnia przypadająca na jeden miesiąc kalendarzowy). Razem = 16.018,9 PLN
II KOSZTY OBSŁUGI KSIĘGOWEJ koszty księgowości - (wynagrodzenie miesięczne księgowego 4.500 x 7 miesięcy x 37,21% = 11.981,62 zł. Człowiek najlepsza inwestycja! III. KOSZTY WYKORZYSTANIA I UTRZYMANIA POMIESZCZEŃ W PROJEKCIE Wariant I. W przypadku niewyodrębnienia biura stosujemy ten sam współczynnik jak przy kosztach personelu i księgowości (37,21%) koszty czynszu (7 m-cy * 980 PLN * 37,21% = 2552,60 PLN) energia elektryczna (7 m-cy * 380 PLN (średnia) * 37,21% = 989,78 PLN) woda (7 m-cy * 110 PLN (średnia) * 37,21% = 286,51 PLN) ogrzewanie (7 m-cy * 600 PLN (średnia) * 37,21% = 1562,82 PLN Razem: 5.391,71 PLN
Wariant II W przypadku wyodrębnienia biura projektu w OPS wyliczenie kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie, obliczane jest na podstawie stosunku powierzchni biura projektu (20 m2) w stosunku to powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez beneficjenta na prowadzoną działalność (250 m2) = 8%. koszty czynszu (7 m-cy * 980 PLN * 8% = 548,6 PLN) energia elektryczna (7 m-cy * 380 PLN (średnia) * 8% = 212,8 PLN) woda (7 m-cy * 110 PLN (średnia) * 8% = 61,6 PLN) ogrzewanie (7 m-cy * 600 PLN (średnia) * 8% = 336 PLN Razem: 1159 PLN
ROZLICZANIE PROJEKTU Człowiek najlepsza inwestycja! Beneficjenci realizujący projekty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków, utrzymując odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wszystkie projekty w ramach PO KL są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatnośc. Wniosek o płatność przygotowywany jest w Generatorze Wniosku i Płatność (GWP). Wyłącznie wniosek przygotowany w GWP może zostać zaakceptowany przez instytucję weryfikującą wniosek. We wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz w ramach wkładu własnego. Rozliczając poniesione wydatki we wnioskach o płatność beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem procedury wprowadzania zmian do projektu.
Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność składa: Człowiek najlepsza inwestycja! 1) zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Zestawienie może mieć formę: wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF), lub; tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność (sporządzonej w Generatorze Wniosków Płatniczych). 2) załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, który wypełniany jest przez beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji. 3) wyciągi bankowe (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu oraz wyciągi bankowe z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność a w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych
Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące (np. raz na miesiąc, raz na kwartał, itp.) oraz w przypadku końcowego wniosku o płatność nie później niż 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu. Wniosek o płatność składany jest w wersji papierowej i elektronicznej. Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ Człowiek najlepsza inwestycja! Stosowanie się do wymogów sprawozdawczości jest wymagane w każdym realizowanym projekcie. Sprawozdawczość odzwierciedla postęp rzeczowy i finansowy na każdym z realizowanych etapów w ramach projektu. Beneficjent jest zobowiązany według zapisów umowy wypełniać i przekazywać do instytucji wdrażającej wraz z wnioskami o płatność zestawienia danych o uczestnikach projektu. Elementem sprawozdawczości, który pozwala gromadzić informacje na temat ostatecznych odbiorców wsparcia jest Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS). Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL sporządza i przekazuje do instytucji wdrażającej wniosek o płatność z częścią sprawozdawczą oraz formularz PEFS 2007 (wersja 2.0.-plik w formacie MS Excel ułatwiający prawidłowe wprowadzanie danych o uczestnikach projektów realizowanych w ramach PO KL) zgodnie z harmonogramem, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące oraz w przypadku wniosku o płatność końcową zgodnie z terminem określonym w umowie o dofinansowanie projektu.
PROMOCJA I INFORMACJA Człowiek najlepsza inwestycja! Wszelkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe, w zależności od ich wielkości, rodzaju i techniki wykonania muszą być oznaczane według dwóch możliwych wariantów: 1. wariant podstawowy - dla dużych materiałów (materiały duże, multimedialne) 2. wariant minimalny - dla małych materiałów (materiały małe). Wybór zastosowanego wariantu zależy od wielkości materiału, rodzaju i techniki wykonania, przy czym Instytucja Zarządzająca PO KL rekomenduje stosowanie wariantu podstawowego w każdym przypadku, gdy warunki techniczne to umożliwiają.
Wariant podstawowy dla dużych materiałów Wariant podstawowy zakłada, że wszelkie duże materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały,co najmniej obowiązkowo: emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Europejskiego Funduszu Społecznego, logo PO KL, hasło promocyjne Programu Kapitał Ludzki,informację o współfinansowaniu a opcjonalnie jeśli to możliwe: logo/herb instytucji lubwojewództwa. Przykładowy podział wybranych materiałów: Przykłady materiału promocyjnego 1. Duże materiały: a. tablice informacyjne, pamiątkowe, reklamowe, b. billboardy, plakaty, c. bannery, standy, roll-up, ścianki konferencyjne, d. namioty, stoiska wystawowe itp. 2. materiały drukowane: a. publikacje np. dokumenty, broszury, ulotki itp., b. notatniki, dyplomy, certyfikaty, c. informacje prasowe, reklamy i ogłoszenia d. reklamy i ogłoszenia internetowe, e. teczki firmowe, kalendarze itp. 3. strony internetowe, bazy danych 4. filmy i reklamy telewizyjne 5. prezentacje Power Point 6. naklejki na sprzęt i wyposażenie Elementy wizualizacji Materiały informacyjne i promocyjne muszą zawierać co najmniej obowiązkowo: 1. Logo PO KL 2. Flaga Unii Europejskiej z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego 3. Hasło określone dla PO KL (w przypadku materiałów 1c-6 stosowanie hasła nie jest obowiązkowe, jest tylko zalecane) 4. informacja o współfinansowaniu
Przykłady oznaczeń: Człowiek najlepsza inwestycja!
Wariant minimalny dla małych materiałów Człowiek najlepsza inwestycja! Wariant minimalny zakłada, że małe materiały promocyjne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały,co najmniej obowiązkowo: emblemat UE, odwołanie słowne do UE, logo PO KL, a opcjonalnie jeśli to możliwe: logo lub herb instytucji lub województwa. Przykłady materiału promocyjnego 1. małe materiały: a. gadŝety, b. nadruki na płytach CD/DVD itp., 2. materiały drukowane: a. papier firmowy, b. bilety wizytowe, c. karty grzecznościowe, d. koperty, Elementy wizualizacji Materiały informacyjne i promocyjne muszą zawierać co najmniej obowiązkowo: 1. Logo PO KL 2. Flaga Unii Europejskiej z odwołaniem do Unii Europejskiej
Za informację o współfinansowaniu rozumie się tekst informujący o tym, że projekt, dane działanie jest współfinansowane przez Unię Europejską wramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego. W informacji o współfinansowaniu nie powinno używać się żadnych skrótów tj. używane powinny być pełne nazwy: Unia Europejska i Europejski Fundusz Społeczny.Dodatkowo w informacji o współfinansowaniu nie można używać nazw: beneficjenta, instytucji pośredniczących i wdrażających, innych źródeł współfinansowania, oraz wszelkich innych informacji, które mogłyby sprawić, że przekaz o udziale środków Europejskiego Funduszu społecznego będzie nieczytelny i mało przejrzysty. Dopuszcza się, aby w informacji o współfinansowaniu używać nazw projektów dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach projektów dofinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oznaczone muszą być: - pomieszczenia, w których jest realizowany projekt, - sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach projektu, - duże materiały informacyjno-promocyjne, - dokumenty, miejsca pracy sfinansowane w ramach projektu, - wszelkie inne produkty, usługi wytworzone w ramach projektu. Szczegółowe zasady promocji i nformacji w projektach znajdują się w Wytycznych dotyczących oznaczania projketów w ramach POKL.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ! E-mail: m.kopala@rops.rzeszow.pl Tel. (0-17) 74 70 629