Informacja i promocja prawidłowe oznaczenia, praktyczne przykłady i porady. 5 sierpnia 2010 Godz

Transkrypt

1 Informacja i promocja prawidłowe oznaczenia, praktyczne przykłady i porady. 5 sierpnia 2010 Godz

2 Program seminarium Podstawowe zasady promocji w ramach PO KL Przerwa Oznaczenia projektów w ramach PO KL Przerwa Kontrola, ewaluacja, archiwizacja działań promocyjnoinformacyjnych

3 Podstawowe zasady promocji w ramach PO KL

4 Dlaczego promuje się projekty finansowane z EFS? obowiązek wynikający z regulacji prawnych nakładanych na każdego beneficjenta przez KE jednolity sposób oznaczania projektów realizowanych w ramach PO KL oraz działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków EFS warunek sukcesu każdego projektu

5 Dlaczego ważne jest promowanie i informowanie? Sprzyja prawidłowemu zarządzaniu projektem Pomaga w rekrutacji do projektu Przyciąga ewentualnych partnerów Pomaga w rozpowszechnianiu rezultatów

6 Podstawy prawne Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r., ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich. Plan Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów. Umowa o dofinansowanie, interpretacje i oficjalne stanowiska instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczących, poradniki i FAQ

7 Umowa o dofinansowanie zobowiązuje do: Stosowania działań informacyjno-promocyjnych Stosowania odpowiednich oznaczeń i logotypów Stosowania Wytycznych dot. oznaczania projektów w ramach PO KL Stosowania wzorów dokumentów tworzonych przez IP np. KCP, wzory oświadczeń, wnioski o płatność Udostępniania IP wszelkich informacji nt. realizowanego projektu, w tym materiałów promocyjnych, zdjęciowych, audiowizualnych oraz prezentacji dot. projektu

8 Główne obowiązki Beneficjentów Informowanie o otrzymanym wsparciu przy zachowaniu zasad racjonalności i efektywności.

9 3 sfery działań w zakresie promocji: Obszar I - związany z oznaczeniem projektu Obszar II- związany z informowaniem o projekcie, o jego celach i rezultatach Obszar III działania promocyjno-informacyjne wspierające realizację celów projektu

10 Planowanie działań promocyjnych.czyli co należy oznaczać i w jaki sposób? Po pierwsze, czy umieszczenie informacji o współfinansowaniu na dokumencie/produkcie zakupionym lub też wytworzonym w ramach projektu jest technicznie wykonalne. Po drugie, czy nakłady poniesione w związku z ich oznakowaniem nie będą zbyt wysokie w stosunku do ich przeznaczenia. Po trzecie, jeśli nie ma możliwości technicznych oznaczenia lub nakłady będą zbyt wysokie, należy przeanalizować, czy istnieją inne możliwości osiągnięcia tego samego efektu przy użyciu innego sposobu. Po czwarte wreszcie, czy umieszczanie informacji o współfinansowaniu na jakimś dokumencie/produkcie jest rzeczywiście niezbędne (np. na deklaracjach ZUS, PIT) czy będzie on pojawiał się niezależnie i samodzielnie, czy umieszczona na nim informacja może mieć walor promocyjny.

11

12 Przykład 1. W ramach projektu założone zostały szkolenia Skuteczny negocjator ; ich ukończenie potwierdzone zostanie certyfikatem uczestnictwa wydawanym przez prowadzącego je samodzielnie beneficjenta. Czy możliwe jest umieszczenie na dokumencie informacji o współfinansowaniu projektu bez ponoszenia znaczących kosztów?

13

14 Przykład 2. W ramach projektu założono, że jego uczestnicy zakończą udział egzaminem zawodowym i otrzymają dyplom potwierdzający ich kwalifikacje. Czy możliwe jest umieszczenie na dokumencie informacji o współfinansowaniu projektu bez ponoszenia znaczących kosztów?

15 Planowanie to podstawa Określenie grupy docelowej Dobranie kanałów komunikacji Dopasowanie komunikatu do odbiorców Czy potrzebujemy komunikatów zwrotnych od grupy docelowej? Czy dana grupa docelowa ma jakieś ograniczenia które mogą mieć znaczenie dla formy przekazu? Czy występują inne specjalne okoliczności o charakterze technicznym lub formalnym, które mogą mieć szczególne znaczenie dla promocji projektu? Mogą one mieć różny charakter, niekoniecznie dostrzegalny w pierwszym momencie; czasami wystąpienie takich specjalnych okoliczności może również wymagać podjęcia działań z naszej strony. Na podstawie informacji zebranych powyżej zdecyduj, jaka forma promocji przyniesie najlepsze efekty.

16 Promocja projektu a rezultaty 1. Rekrutacja 2. Przekazywanie informacji

17 Promocja a zachowanie zasad horyzontalnych Rozwój lokalny- konieczność odpowiedzi na konkretne potrzeby występujące w danej społeczności poprzez współpracę z ludźmi i instytucjami działającymi wewnątrz danych społeczności. (przekazywanie informacji przy wykorzystaniu lokalnego potencjału) Rozwój społeczeństwa informacyjnego umieszczanie wszelkich materiałów promocyjnych w Internecie Równość szans - Zasada ta zakłada, że wszystkie osoby powinny mieć jednakowy dostęp do edukacji, informacji i zatrudnienia. Aby ją osiągnąć, konieczne jest konsekwentne eliminowanie barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w życiu społeczny, gospodarczym, politycznym i kulturalnym ( tłumaczenie na inne języki, zapewnienie dostępu dla osób niepełnosprawnych) Równość szans kobiet i mężczyzn zaplanowania projektów z uwzględnieniem odmiennej sytuacji kobiet i mężczyzn i takiego ich przygotowania, aby odpowiadały ich różnym potrzebom. Na tej podstawie oceniamy, jak nasz projekt wpłynie na sytuację kobiet i mężczyzn w nim uczestniczących, co zmieni w ich życiu, co ułatwi w obszarze dostępu do rynku pracy czy edukacji? ( stosowanie języka wrażliwego na płeć) Zrównoważony rozwój - Nasze projekty powinny zawierać działania, które dotyczyć będą rozbudzania zarówno świadomości i odpowiedzialności społecznej, jak również świadomości ekologicznej i szerzenia konkretnej wiedzy na temat wpływu, jaki wywierają wszelkie przedsięwzięcia ze sfery przedsiębiorczości czy nauki na otaczające nas środowisko naturalne. (umieszczanie materiałów na płytach CD, drukowanie na papierze z odzysku)

18 Oznaczenia projektów w ramach PO KL

19 Logotypy -> Dokumenty promocyjne

20 Podstawowe logotypy: Dodatkowe logotypy: Herby, godła województw, logotyp instytucji, beneficjentów, partnerów Hasło PO KL,,Człowiek- najlepsza inwestycja

21 Zasady stosowania logotypu PO KL

22 Logotyp PO KL kolor- warianty podstawowe

23 Logotyp PO KL warianty jednokolorowe Powinny być stosowane, gdy nie można zastosować wersji w pełnym kolorze np.: grawerunek, tłoczenie itp.

24 Logotyp PO KL w szarości:

25 Logotyp PO KL stosowanie tła - białe - pomarańczowe - inne

26 Logotyp Unii Europejskiej

27 Logotyp UE z odwołaniem do EFS

28 Zestawianie logotypów Logo instytucji Logo instytucji: Projekt, publikacja, szkolenie, seminarium, itp. współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

29 Uwagi do wariantu podstawowego: 1. Hasło PO KL może być umieszczone w dowolnym miejscu materiału. Musi być jednak umieszczone poza ciągiem znaków. 2. Informacja o współfinansowaniu może być umieszczona w dowolnym miejscu materiału. Musi być jednak umieszczona poza ciągiem znaków. 3. Treść informacji o współfinansowaniu nie powinna być nadmiernie rozbudowywana.

30 Stosowanie logotypów, czyli oznaczanie działań promocyjno-informacyjnych w ramach PO KL

31 Duże materiały promocyjne Przykład materiału promocyjnego Element wizualizacji 1. Duże materiały: a) Tablice informacyjne, pamiątkowe, reklamowe b) Billboardy, plakaty c) Bannery, standy, roll-upy, ścianki reklamowe d) Namioty, stoiska wystawowe 2. Materiały drukowane: a) Publikacje np.: dokumenty, broszury, ulotki itp.. b) Notatniki, dyplomy, certyfikaty c) Informacje prasowe, reklamy i ogłoszenia prasowe d) Reklamy i ogłoszenia internetowe e) Teczki firmowe, kalendarze 4. Filmy i reklamy 5. Prezentacje Power Point 6. Naklejki na sprzęt i wyposażenie. Materiały informacyjne i promocyjne muszą zawierać obowiązkowo: 1. Logo PO KL 2. Flaga UE z odwołaniami 3. Hasło dla PO KL (od 1c-6 tylko zalecane) 4. Informację o współfinansowaniu

32 Małe materiały promocyjne Przykłady materiałów promocyjnych 1. Małe materiały: a) Gadżety b) Nadruki na CD/DVD 2. Materiały drukowane: Papier firmowy, bilety wizytowe, karty grzecznościowe, koperty Elementy wizualizacji Materiały informacyjne i promocyjne musza zawierać: 1. Logo POKL 2. Flagę UE z odwołaniem do UE

33

34 Stosowanie informacji o współfinansowaniu Projekt jest finansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego! Nie należy stosować skrótów np. EFS! Nie można stosować nazw beneficjentów, IP, IW, informacji o innych źródłach finansowania! Dopuszczalne jest stosowanie nazwy projektu

35 Oznakowanie w ramach projektów

36 Obowiązkowo oznaczamy: - pomieszczenia, w których realizowany jest projekt - sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach projektu - duże materiały informacyjno-promocyjne - dokumenty, miejsca pracy sfinansowane w ramach projektu - wszelkie inne produkty, usługi wytworzone w ramach projektu

37 Oznaczanie pomieszczeń Czym? Logo PO KL, flaga UE z dwoma odwołaniami, informacja o współfinansowaniu. Co? Biuro, stanowisko pracy, sale szkoleniowe, miejsca w których realizowany jest projekt oraz jego działania. Jak? Informacja powinna znajdować się w miejscu widocznym oraz być czytelna.

38 Realizacja spotkań promocyjnych, informacyjnych, szkoleń, seminariów wszelkie materiały powinny być odpowiednio oznakowane: plakaty, tablice, zaproszenia, ogłoszenia prasowe, ogłoszenia na stronach www, publikacje, materiały audiowizualne, certyfikaty, zaświadczenia.

39 Sprzęt oraz wyposażenie zakupione w ramach projektu powinno być odpowiednio oznakowane. Przykładowa naklejka: Zakup finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

40 Informacja o współfinansowaniu stanowisk pracy: - w opisie stanowiska - oraz/lub w zakresie obowiązków - w stałym miejscu pracy osoby powinna znaleźć się tabliczka informacyjna - na umowie powinny znajdować się wymagane logotypy

41 Publikacje i materiały promocyjne: - wszystkie publikacje powinny zawierać obowiązujące logotypy i informację o współfinansowaniu (1 lub ostatnia str.) - publikacje w wersji elektronicznej- ekran powitalny powinien informować o współfinansowaniu i logotypy, CD i DVD opis na płycie i opakowaniu, prezentacje multimedialne na pierwszym i ostatnim slajdzie - informacja o tym, że są to materiały bezpłatne

42 Gadżety jako materiały promocyjne powinny być używane w uzasadnionych wypadkach i powinny ograniczać się do podstawowych produktów.

43 Interpretacja MRR dot. tzw. gadżetów Informujemy, iż zgodnie z Planem Komunikacji PO KL gadżety jako materiały promocyjne powinny być stosowane tylko w uzasadnionych przypadkach. Decydując się produkcję gadżetów promocyjnych należy kierować się w szczególności racjonalnością wydatków i relacją ponoszonych nakładów w stosunku do osiąganych celów komunikacyjnych. Mając na uwadze powyższe, IZ PO KL rekomenduje ograniczenie tej formy promocji projektów jako charakteryzującej się stosunkowo niską efektywnością oraz zwracanie szczególnej uwagi na budżety projektów tak, aby w akceptowanym przez IOK projekcie, wysokość środków przeznaczonych na gadżety była racjonalna w stosunku do podejmowanych działań. Ponadto, z uwagi na wielką różnorodność dostępnych gadżetów promocyjnych, rekomendowanych jest wybór gadżetów promocyjnych ściśle związanych z realizowanymi w ramach projektu działaniami. Np. jeżeli w projekcie są realizowane szkolenia, to gadżetami zamówionymi w ramach projektu powinien być standardowy zestaw konferencyjny (teczka, długopis, notes), jeżeli natomiast projekt skierowany jest do uczniów, uzasadnione jest zamówienie gadżetów, które będą użyteczne dla tego typu uczestników projektu. Dodatkowo, wskazanym jest, aby gadżety produkowane w ramach projektów dofinansowanych z EFS charakteryzowały się wartością dodaną w postaci zlecania ich produkcji np. podmiotom ekonomii społecznej czy też podmiotom utworzonym dzięki wsparciu z EFS np. spółdzielniom socjalnym. Instytucje oraz beneficjenci Programu Kapitał Ludzki powinny produkować również materiały promocyjne zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju, w tym takie, które posiadają walor ekologiczny.

44 Strony www: - strona główna: logotypy (PO KL,UE) i informacja o współfinansowaniu, - najlepiej także na kolejnych stronach, podstronach - odnośnik do

45 Kontrola, ewaluacja, archiwizacja działań promocyjno-informacyjnych

46 Wzór listy sprawdzającej do kontroli na miejscu projektu Czy oznaczono miejsce realizacji projektu? Czy oznaczono sprzęt zakupiony w ramach projektu? Czy prawidłowo stosuje się znaki graficzne EFS i UE?

47 Wzór listy sprawdzającej do kontroli w miejscu realizacji usługi: Czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana forma wsparcia, są oznakowane prawidłowo? Czy uczestnik projektu wie, że bierze udział w projekcie dofinansowanym z EFS? Czy uczestnicy projektu otrzymują materiały szkoleniowe i czy zawierają one logo EFS?

48 Sposób realizacji działań promocyjnych stanowi także jeden z zakresów przedmiotowych kontroli: sposób informowania o realizacji projektu i dofinansowaniu projektu z EFS, weryfikację prawidłowości oznaczenia dokumentacji związanej z realizacją projektu, sposób oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt (plakaty, tabliczki z logo EFS), sposób oznakowania wyposażenia i innych rzeczy zakupionych w ramach projektu, sposób informowania uczestników projektu o udziale w projekcie współfinansowanym z EFS.

49 Gwarancja pomyślnego przebiegu kontroli Czytelny przekaz Czytelna wizualizacja Jakość Pełna dokumentacja

50 Co dokumentować? notatki dotyczące wyliczeń wydatków, pisma przychodzące i wychodzące, rezultaty projektu - wszelkie instrumenty informacyjne i promocyjne (plakaty, gadżety, ogłoszenia w prasie), materiały szkoleniowe, publikacje, przebieg realizacji projektu, w tym działań związanych z promocją i informacją: potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, wykonania banerów promocyjnych, gromadzenie informacji nt. wszystkich działań promocyjnych skierowanych do mediów, zbieranie informacji dotyczących naszego projektu, które ukazały się w środkach masowego przekazu, czy prowadzenie dokumentacji fotograficznej i w formacie DVD.

51 Ewaluacja działań promocyjnoinformacyjnych Zgodnie ze standardami KE ewaluacja powinna sprawdzić: Adekwatność Skuteczność Użyteczność Efektywność Długotrwałość

52 Narzędzia ewaluacji: Ankieta Wywiad Zlecenie badań

53 Pochwalmy się sukcesem Czym? wybór działania, dobra praktyka, know-how Komu? Uczestnicy, eksperci, społeczność lokalna W jaki sposób? publikacja, artykuł prasowy, audycja radiowa, film, konferencja

54 Przydatne linki:

55 Dziękuję za uwagę