Portal Pracowniczy podpis elektroniczny

Portal Pracowniczy podpis elektroniczny Instrukcja składania elektronicznego (niekwalifikowanego) na delegacji krajowej przez pracowników UŁ Styczeń 2018 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018

Instrukcja składania elektronicznego (niekwalifikowanego) na delegacji krajowej przez pracowników UŁ Spis treści SPIS TREŚCI... 1 1. WPROWADZENIE... 2 2. DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM KIEDY PODPIS CYFROWY?... 3 3. AKCEPTACJA DOKUMENTU PROCES SKŁADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO (NIEKWALIFIKOWANEGO)... 7 SPIS RYSUNKÓW... 14 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 1

1. Wprowadzenie Z początkiem 2018 roku pracownikom UŁ procedującym delegacje krajowe w Portalu Pracowniczym została udostępniona możliwość zatwierdzania dokumentów poprzez złożenie elektronicznego (niekwalifikowanego). W przyszłości pracownicy UŁ będą mogli wykorzystywać podpis elektroniczny (niekwalifikowany) do podpisywania innych wewnętrznych dokumentów na UŁ. Złożenie cyfrowego przez pracownika UŁ jest adekwatne ze składanym przez niego podpisem na papierowej wersji dokumentu. Pracownik UŁ aby mógł złożyć podpis elektroniczny (niekwalifikowany) na dokumencie musi posiadać stosowny Certyfikat cyfrowy UŁ wydawany przez Centrum Certyfikacji Uniwersytetu Łódzkiego. W celu otrzymania cyfrowego UŁ pracownik UŁ powinien z wypełnionym wnioskiem (dostępny na stronie https://pki.uni.lodz.pl/) i aktualnym dokumentem tożsamości osobiście zgłosić się do: osoby upoważnionej z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów na Wydziale właściwym zatrudnieniu pracownika. Godziny dyżurowania administratorów CI, w uzgodnieniu z Władzami Wydziału podane są na stronie https://pki.uni.lodz.pl/; lub osoby upoważnionej w Centrum Informatyki UŁ przy ul. Uniwersyteckiej 3, p. 312 w godz. 10-14. Pracownik UŁ wnioskujący o certyfikat zobowiązany jest zapoznać się oraz ściśle przestrzegać dokument Polityki Certyfikacji Uniwersytetu Łódzkiego. Po pozytywnej weryfikacji złożonego wniosku, certyfikat (w formie pliku) zostanie bezzwłocznie wydany pracownikowi na jeden z dwóch sposobów: umieszczenie na przestrzeni dyskowej dostępnej po zalogowaniu do komputera wpiętego do domeny Active Directory i działającego w sieci IPv6; lub przekazanie osobiście poprzez umieszczenie na dostarczony przez pracownika nośnik zewnętrzny. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 2

2. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym kiedy podpis cyfrowy? Delegacja to dokument elektroniczny służący do rozliczania podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ. Dokument i jego proces umożliwiają wyszczególnienie niezbędnych informacji dotyczących wyjazdu oraz rozliczenia jego kosztów. Ścieżka prowadzi dokument przez wymagane etapy akceptacji osób odpowiedzialnych za merytoryczną poprawność rozliczenia delegacji. Delegacja krajowa dotyczy podróży służbowej pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ na obszarze kraju. Zgodnie z Zarządzeniem nr 42 Rektora UŁ z dnia 02.01.2017 r. (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia 28.12.2017 r.) każdy pracownik UŁ zobowiązany jest do procedowania dokumentu delegacji krajowej za pośrednictwem Portalu Pracowniczego. Pracownik przed rozpoczęciem wypełniania delegacji krajowej w Portalu Pracowniczym, dokonuje wyboru ścieżki jej procedowania w systemie. Do wyboru ma dwa warianty delegację krajową w obiegu z podpisem elektronicznym (niekwalifikowanym) lub delegację krajową w obiegu mieszanym. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym Oznacza, że ścieżka obiegu dokumentu odbywa się w całości elektronicznie w systemie wraz ze wszystkimi akceptacjami. W procedowaniu delegacji uczestniczą wszystkie osoby powiązane z dokumentem, w tym osoby akceptujące podróż służbową pod merytorycznym oraz formalnorachunkowym tj. przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK), Dziekani (fakultatywnie jeśli wskazani do dodatkowej akceptacji), pracownicy Administracji Centralnej UŁ, oraz Kwestor i Kanclerz (fakultatywnie w zależności od kwoty delegacji). Część z osób upoważnionych dokonując akceptacji delegacji w systemie, zobowiązana jest do złożenia elektronicznego opatrzonego certyfikatem UŁ (podpis niekwalifikowany) na dokumencie. Podczas akceptacji delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, podpis elektroniczny składają zawsze: przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK) osoba upoważniona przez Kwestora lub Kwestor. Ponadto w określonych przypadkach delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, podpis cyfrowy również składają: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 3

delegowany w przypadku, gdy jest kierowcą (delegacja z umową na samochód) i/lub wnioskuje o zaliczkę, osoba reprezentująca UŁ osoba jąca w imieniu UŁ umowę na samochód (delegacja z umową na samochód). Pozostałe osoby uczestniczące w obiegu dokumentu dokonują akceptacji elektronicznej (bez ) z poniższymi wyjątkami. Wybierając ten typ delegacji nie ma potrzeby generowania wydruków wniosku i rozliczenia delegacji oraz innych powiązanych dokumentów (umowy na samochód, ewidencji przebiegu pojazdu). Nie ma także obowiązku dostarczania oryginalnych dokumentów potwierdzających wydatki do Kwestury UŁ (wystarczą skany dołączone do delegacji). Delegacja krajowa z podpisem elektronicznym przeznaczona jest dla chętnych pracowników UŁ. Poniżej w tabeli przedstawione zostały wszystkie etapy delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym ze wskazaniem na którym kroku pracownik składa podpis cyfrowy. lp Nazwa kroku Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym Nazwa i rodzaj akceptacji Delegacja z umową na samochód Delegacja z zaliczką Delegacja bez umowy na samochód i zaliczki 1 Etap wnioskowania 1. Wnioskodawca i delegowany to ta sama osoba Prześlij do dalszej akceptacji wyjazdu służbowego z umową na samochód). 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - Prześlij do dalszej akceptacji bez 1. Wnioskodawca i delegowany to ta sama osoba Prześlij do dalszej akceptacji wyjazdu służbowego). 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - Prześlij do dalszej akceptacji bez 1. Wnioskodawca i delegowany to ta sama osoba Prześlij do dalszej akceptacji bez 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - Prześlij do dalszej akceptacji bez 2 Akceptacja delegowanego - akceptacja wniosku delegacji 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - merytorycznym wyjazdu służbowego z umową na samochód) 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - merytorycznym wyjazdu służbowego i umowa na samochód) 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - merytorycznym bez COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 4

3 Akceptacja bezpośredniego przełożonego wyrażam zgodę na wyjazd wymagane złożenie wyjazdu służbowego z umową na samochód) wyrażam zgodę na wyjazd wymagane złożenie wyjazdu służbowego) wyrażam zgodę na wyjazd wymagane złożenie wyjazdu służbowego) 4 Akceptacja dysponenta środków formalnorachunkowym wyjazdu służbowego i umowa na samochód) formalnorachunkowym wyjazdu służbowego) formalnorachunkowym elektronicznego na wyjazdu służbowego) 5 Akceptacja bezpośredniego przełożonego/ dysponenta środków formalnorachunkowym wyjazdu służbowego z umową na samochód) formalnorachunkowym wyjazdu służbowego) formalnorachunkowym elektronicznego na wyjazdu służbowego) 6 Akceptacja Dziekana merytorycznym - bez 7 Akceptacja zaliczki przez Kwestora Krok nie występuje formalnorachunkowym wyjazdu służbowego) Krok nie występuje 8 Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu Akceptuję umowę wyjazdu służbowego z umową na samochód) Krok nie występuje COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 5

9 Rozliczenie delegacji 10 Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji Prześlij do dalszej akceptacji bez 2. Wnioskodawca i delegowany to różne osoby - merytorycznym bez 11 Akceptacja ewidencji przebiegu pojazdu Akceptuję ewidencję przebiegu przejazdu - bez Krok nie występuje 12 Akceptacja Administracji Centralnej 13 Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji 14 Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora 15 Akceptacja Kanclerza na dokumencie (rozliczenie delegacji z ewidencją przebiegu pojazdu) na dokumencie (rozliczenie delegacji z ewidencją przebiegu pojazdu) na dokumencie (rozliczenie delegacji z ewidencją przebiegu pojazdu) formalno rachunkowym - bez formalno- rachunkowym elektronicznego na dokumencie (rozliczenie delegacji) formalno- rachunkowym elektronicznego na dokumencie (rozliczenie delegacji) formalno- rachunkowym elektronicznego na dokumencie (rozliczenie delegacji) COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 6

3. Akceptacja dokumentu proces składania elektronicznego (niekwalifikowanego) Proces składania elektronicznego (niekwalifikowanego) na każdym kroku delegacji krajowej, który wymaga jego złożenia wygląda tak samo. Pracownik upoważniony do złożenia na delegacji, otrzymuje dokument na swoją Listę zadań, otwiera formularz, zapoznaje się z zawartymi na nim informacjami i jeżeli nie ma przeciwskazań dokonuje akceptacji wraz ze złożeniem dokumencie. Poniżej przykład składania elektronicznego przez delegowanego: 1. Pracownik po otwarciu delegacji z Listy zadań, zapoznaje się z dokumentem i jeżeli nie ma przeciwskazań akceptuje dokument poprzez kliknięcie merytorycznym znajdujące się u dołu formularza. System sprawdza czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia elektronicznego (niekwalifikowanego). W przypadku delegowanego złożenie zawsze wymagane gdy delegacja jest z umową na samochód i/lub zaliczką. 2. Zostaje wyświetlona strona Złożenie elektronicznego zawierająca Treść dokumentu (Polecenie wyjazdu służbowego). Poniżej przykłady stron z Treścią dokumentu dla delegacji krajowej: a. z zaliczką; b. umową na samochód, gdy delegowany to kierowca. W takich przypadkach Treść dokumentu zawiera Polecenie wyjazdu służbowego oraz umowę na samochód, która stanowi integralną część dokumentu. U dołu strony, pod wnioskiem znajduje się część Podpis elektroniczny z informacją: Ostateczne zatwierdzenie dokumentu wymaga złożenia elektronicznego. Poniżej należy wskazać plik z osobistym certyfikatem. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 7

Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania Treść dokumentu przykład delegacji z zaliczką (pkt.2a) COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 8

Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania Treść dokumentu przykład delegacji z umową na samochód (pkt. 2b) 3. Zgodnie z wytycznymi, w celu złożenia leży najpierw wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na komputerze pracownika poprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ. Typ plików do obsługi certyfikatów to *.sig. Po wyszukaniu na komputerze certyfikatu należy w oknie Wysyłanie pliku kliknąć Otwórz. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 9

Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania Treść dokumentu wysyłanie pliku z certyfikatem (pkt.3) 4. System dokona weryfikacji poprawności wybranego certyfikatu. a. W przypadku pozytywnego sprawdzenia certyfikatu, na stronie Złożenie elektronicznego w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat, że certyfikat został zweryfikowany poprawnie wraz z podaniem szczegółowych danych dot. certyfikatu. b. W przypadku, gdy system będzie miał problem z weryfikacją wskazanego certyfikatu, na stronie Złożenie elektronicznego w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat System nie mógł zweryfikować poprawności i okresu ważności certyfikatu. W takiej sytuacji należy upewnić się, czy wskazano prawidłowo certyfikat z aktualnym okresem ważności. W przypadku problemów należy skontaktować się z Administratorem Systemu lub bezpośrednio z osobą upoważnioną z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania Treść dokumentu pozytywna weryfikacja certyfikatu (pkt.4a) COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 10

Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania Treść dokumentu negatywna weryfikacja certyfikatu (pkt.4b) 5. Po poprawnym zweryfikowaniu certyfikatu pracownik może złożyć podpis na dokumencie. W tym celu należy kliknąć Złóż podpis u dołu strony. 6. Otwarte zostanie nowe okno Do złożenia wymagane jest podanie hasła. Należy wprowadzić hasło ustanowione dla certyfikatu a następnie kliknąć Złóż podpis. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania Treść dokumentu składanie elektronicznego 7. System zweryfikuje poprawność hasła: a. W przypadku wpisania prawidłowego hasła, podpis elektroniczny pracownika zostanie złożony na dokumencie i delegacja zostanie przesłana na kolejny krok. System automatycznie przekieruje pracownika na jego Listę zadań, gdzie wyświetlony będzie komunikat Dokument został podpisany i przekazany do dalszej akceptacji. b. W sytuacji, gdy pracownik wprowadził błędne hasło, na stronie Złożenie elektronicznego w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat, że nie udało się podpisać dokumentu. W takiej sytuacji należy ponowić próbę wprowadzenia hasła upewniając się, że jest prawidłowe. W przypadku problemów należy skontaktować się z Administratorem Systemu lub bezpośrednio z osobą upoważnioną z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 11

Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym pozytywne zakończenie proces składania (pkt. 7a) Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym proces składania Treść dokumentu błąd przy składaniu (pkt. 7b) Uwaga: Podczas pierwszego składania elektronicznego przez pracownika UŁ na podstawie certyfikatu, który otrzymał w formie pliku umieszczonego na przestrzeni dyskowej (dostępnej po zalogowaniu do komputera wpiętego do domeny Active Directory i działającego w sieci IPv6) dla bezpieczeństwa poufności hasła system może poprosić o zmianę hasła. Oznacz to, że po weryfikacji przez system poprawności certyfikatu (pkt.4.), gdy pracownik kliknie Złóż podpis (pkt. 5) najpierw wyświetlone zostanie okno Pierwsze użycie certyfikatu zmiana hasła. Znajduje się w nim informacja, że w celu zachowania bezpieczeństwa przed pierwszym użyciem certyfikatu wymagana jest zmiana hasła. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 12

Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym proces składania pierwsze użycie certyfikatu Po dokonaniu zmiany hasła należy kliknąć Zatwierdź zmiany. Po zmianie hasła, system wygeneruje nowy certyfikat, który trzeba zapisać w miejscu dotychczasowego certyfikatu oraz używać przy składaniu kolejnych podpisów elektronicznych. Wracając do procesu składania dokumencie, ponownie należy wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na komputerze pracownika poprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ (pkt.3) i dalej postępować jak opisano powyżej. Bezpieczeństwo certyfikatu W przypadku podejrzenia przez pracownika UŁ, że dostęp do jego certyfikatu mogła uzyskać nieuprawniona osoba lub mogło dojść do upublicznienia certyfikatu, fakt ten należy niezwłocznie zgłosić do Centrum Informatyki UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 13

Spis Rysunków DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM - PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU PRZYKŁAD DELEGACJI Z ZALICZKĄ (PKT.2A)... 8 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM - PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU PRZYKŁAD DELEGACJI Z UMOWĄ NA SAMOCHÓD (PKT. 2B)... 9 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM - PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU WYSYŁANIE PLIKU Z CERTYFIKATEM (PKT.3)... 10 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM - PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU POZYTYWNA WERYFIKACJA CERTYFIKATU (PKT.4A)... 10 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM - PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU NEGATYWNA WERYFIKACJA CERTYFIKATU (PKT.4B)... 11 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM - PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU SKŁADANIE PODPISU ELEKTRONICZNEGO... 11 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM POZYTYWNE ZAKOŃCZENIE PROCES SKŁADANIA PODPISU (PKT. 7A).. 12 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM PROCES SKŁADANIA PODPISU TREŚĆ DOKUMENTU BŁĄD PRZY SKŁADANIU PODPISU (PKT. 7B)... 12 DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM PROCES SKŁADANIA PODPISU PIERWSZE UŻYCIE CERTYFIKATU... 13 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 14