10 praktycznych wskazówek rozliczania kosztów w PKPiR

10 praktycznych wskazówek rozliczania kosztów w PKPiR FICYNAFK FINANSOWO-KSIĘGOWA

Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Anna Kostecka ISBN: 978-83-269-6191-5 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

10 PRAKTYCZNYCH WSKAZÓWEK ROZLICZANIA KOSZTÓW W PKPIR Korekta kosztów w 2017 roku nie zawsze będzie konieczna W marcu 2017 roku zapłaciliśmy gotówką 28.000 zł. Usługę zaliczono do kosztów w styczniu 2017 roku. Była to usługa transportu zewnętrznego. Jak dokonać poprawnie rozliczenia dokonanej zapłaty? Zgodnie z nowo dodanym od 1 stycznia 2017 r. art. 22p ust. 1 ustawy o PIT podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. W takim przypadku podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą: 1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo 2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów zwiększają przychody w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Zasady powyższe wskazują, iż należy pomniejszyć koszty uzyskania przychodów, ponieważ kwota przekroczyła 15.000 zł w tym przypadku o 13.000 zł (28.000 15.000). Na tę okoliczność sporządza się dowód księ gowy zawierający: a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek jej wystawienia, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego, c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody, d) podpis osoby sporządzającej dokument. Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22p ustawy o PIT, dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus ( ) lub kolorem czerwonym. 3

Podstawa prawna: ` ` 12 ust. 3 pkt 1c rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.). Katarzyna Trzpioła doktor nauk ekonomicznych Od 2017 roku prace badawczo-rozwojowe należy ujmować w kolumnie 16 Czy koszty związane z pracami badawczym i rozwojowymi należy ujmować w kolumnie Pozostałe wydatki? Od 2017 roku do ujmowania kosztów działalności badawczo-rozwojowej służy kolumna 16. Jest ona przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o PIT. Obecnie podatnik można odliczyć od podstawy obliczania podatku koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową (tzw. koszty kwalifikowalne). Chodzi tu o koszty: pracy pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R, nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzeniem działalności B+R, ekspertyz, opinii, usług doradczych i usług równorzędnych, a także nabycia wyników badań naukowych, wykonywanych przez jednostkę naukową, odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali) oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w B+R, koszty uzyskania patentu na wynalazek, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego. Koszty te mogą być poniesione m.in. na przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego lub odpowiedniego zagranicznego organu. Wielkość odpisu podatkowego od kosztów kwalifikowalnych wyrażona jest w procentach. Uzależniona jest od statusu przedsiębiorcy (pod względem wielkości) i od rodzaju kosztów. Na podstawie art. 26e ustawy o PIT, w odniesieniu do kosztów wynagrodzeń, odpis wynosi 30% dla mikro-, małych, średnich (MŚP) i dużych przedsiębiorców. Natomiast dla pozosta 4

łych kosztów kwalifikowalnych B+R wynosi 20% w przypadku MŚP, 10% w przypadku dużych przedsiębiorców. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania. Podstawa prawna: rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), 26e ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.). Katarzyna Trzpioła doktor nauk ekonomicznych Po 1 stycznia 2017 r. po przekroczeniu limitu w wysokości 15.000 zł będzie konieczna korekta Kiedy należy dokonać korekty kosztów? Jeśli przedsiębiorca najpierw zaliczy do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikające z transakcji o wartości powyżej 15.000 zł, a następnie dokona zapłaty za nią z pominięciem rachunku płatniczego, będzie zobowiązany do zmniejszenia kosztów, czyli dokonania ich korekty. Korekta będzie dotyczyła tej części płatności za tego typu transakcję, w jakiej została ona dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT i art. 15d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT). PRZYKŁAD Spółka ABC nabyła w styczniu materiały produkcyjne za 22.000 zł i zaliczyła je do kosztów wykonanych w styczniu usług. Ujęła tę kwotę jako koszty uzyskania przychodów. Następnie w marcu 2017 roku. dokonała zgodnie z umową zapłaty za te materiały 15.000 przelewem i pozostałe 7000 zł gotówką. W części transakcji gdy płatność została dokonana gotówką w marcu, konieczna jest korekta kosztów podatkowych. Należy dokonać za marzec pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca przewidział również, że przedsiębiorca może w danym miesiącu ponieść koszty w niższej wysokości niż kwota zmniejszenia, jakiego powinien dokonać z omawianego tytułu. 5

Wówczas będzie zobowiązany do zwiększenia przychodów o zaistniałą różnicę w miesiącu, w którym została dokonana płatność z pominięciem rachunku płatniczego (art. 22p ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT). PRZYKŁAD Spółka ASS sp. z o.o. w styczniu 2017 roku zakupiła towary handlowe za 44.000 zł i ich wartością w tym samym miesiącu w momencie dostawy obciąży koszty podatkowe. Przedsiębiorca w styczniu zapłaci za tę transakcję przelewem jedynie część należności w kwocie 20.000 zł, natomiast resztę, tj. 24.000 zł, zapłaci gotówką w lutym 2017 roku. Poniesione w lutym 2017 roku. koszty uzyskania przychodu wyniosą 18.000 zł; a zatem przedsiębiorca w marcu zmniejszy koszty o kwotę 18.000 zł, tj. do wysokości poniesionych w tym miesiącu kosztów podatkowych, a o pozostałą kwotę, tj. o 6000 zł, zwiększy w tym samym miesiącu przychody. Omówione przepisy w zakresie braku możliwości obciążania kosztów podatkowych oraz dokonywania ich korekty mają także zastosowanie w przypadku nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych (art. 22p ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT). Ministerstwo Finansów wskazało, że jeśli do uregulowania zobowiązań dochodzi w drodze kompensaty bądź wymiany barterowej, to takie formy uregulowania zobowiązań nie mieszczą się w zakresie nowych regulacji. W komunikacie dostępnym na stronie internetowej ministerstwa, resort wskazał także, że w przypadku płatności, które odbywają się za pomocą instrumentów płatniczych związanych z rachunkami płatniczymi, w tym m.in. kart płatniczych, jak również płatności dokonywanych poprzez systemy pośredniczące w płatnościach, takie jak PayPal, PayU itp., będzie spełniony wymóg dokonania ich za pośrednictwem rachunku płatniczego. Nowe rozwiązania mają zastosowanie do płatności dokonywanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2016 r. Jednocześnie nie będą dotyczyły płatności wynikających z transakcji zawartych przed 1 stycznia 2017 r., jeżeli wartość transakcji nie przekroczy dotychczasowego limitu wynikającego z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynoszącego 15.000 euro. 6

Ponadto nowe zasady związane z korektą nie mają zastosowania do płatności dotyczących kosztów zaliczonych do kosztów podatkowych przed dniem wejścia w życie nowelizacji. Podstawa prawna: art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.). Katarzyna Trzpioła doktor nauk ekonomicznych Wynagrodzenie za świadczenia w naturze należy ująć w kolumnie 8 PKPiR Przedsiębiorca prowadzący działalność polegającą na usługach leśnych zawarł z osobą fizyczną umowę zlecenia polegającą na wycięciu samosiewów oraz usunię ciu zakrzaczeń, jak również wykonaniu innych prac pielęgnacyjnych na obszarze prywatnego lasu. Wynagrodzeniem za świadczone usługi jest pozyskana biomasa, która stanowi zrębkę. W jaki sposób udokumentować i zaksięgować w PKPiR takie wynagrodzenie, jeśli pozyskana tak biomasa jest następnie sprzedawana. Z tytułu zapłaty otrzymanej za wykonanie umowy zlecenia powstaje przychód w naturze, który należy wykazać w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wynagrodzenie, o którym mowa w pytaniu, jest niewątpliwie przychodem przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o PIT. Zgodnie z tą ustawą przychodami są otrzymane lub postawione w roku podatkowym do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne, a także wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). Jak wynika z tego przepisu, przychód może być osiągnięty nie tylko w formie pieniężnej, ale również niepieniężnej. Przy czym wartość otrzymanych świadczeń w naturze ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 ustawy o PIT). Z treścią tego przepisu koresponduje brzmienie art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT, w myśl którego przychodem z działalności gospodarczej jest również war tość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2 2b (z wyjątkiem świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn). W przypadku zatem podatnika, który w zamian za wycięcie samosiewów oraz usunięcie zakrzaczeń, jak również wykonanie innych 7

prac pielęgnacyjnych na obszarze prywatnego lasu otrzy muje biomasę przychód powstanie w takiej wysokości, na jaką opiewa jej wartość. Trzeba również nadmienić, że zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wartość świadczenia z tytułu otrzymanej biomasy należy ująć w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Pozostałe przychody). Otrzymanie tego świadczenia można udokumentować dokumentem podpisanym przez obydwie strony umowy (np. stosownym protokołem), z którego będzie wynikać m.in., na jakiej podstawie doszło do przekazania biomasy na rzecz zleceniobiorcy. Oczywiście wskazane jest, aby stosowny zapis odnośnie do formy wynagrodzenia za wykonaną usługę znalazł się też w umowie, o której mowa. Podstawa prawna: art. 11 ust. 1 i ust. 2, art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), 12 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.). Mariusz Olech prawnik, specjalista ds. podatków Środków wolnych od opodatkowania nie wykazuje się w PKPiR Urząd pracy przyznał firmie w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego wdrażanego w poddziałaniu 6.1.3 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki kwotę 17.500 zł na zakup środków obrotowych i środków trwałych. Jak rozliczyć dotację w podatkowej książce przychodów i rozchodów? Ponieważ środki wolne od podatku dochodowego nie tworzą podstawy opodatkowania, to nie należy ich ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Odpisy amortyzacyjne, które nie stanowią kosztu, mogą być ujęte w kolumnie 16 Uwagi. Przychody i koszty, których wysokość nie ma wpływu na podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku, a więc w części objętej zwolnieniem przedmiotowym, nie mogą być ujmowane w PKPiR. Wynika to m.in. także z treści pkt 13 Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w myśl którego kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10 12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawa o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. 8

Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR jedynym miejscem, gdzie fakultatywnie można księgować dochody zwolnione z opodatkowania, jest kolumna 16 (Uwagi), w której mogą być ujęte faktycznie otrzymane przez podatnika przychody. Poza tą kolumną ww. dochody oraz wydatki nie powinny być w księdze ewidencjonowane jako niemające wpływu na ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. PRZYKŁAD Podatnik zakupił maszynę podlegającą amortyzacji. Część jej wartości została sfinansowana ze środków, które zaliczkowo podatnik otrzymał w ramach realizacji projektu unijnego. Podatnik ma obowiązek wprowadzenia maszyny do ewidencji środków trwałych w dacie przyjęcia jej do użytkowania. Przed jej przyjęciem powinien dokonać wyboru metody i stawki amortyzacyjnej. Załóżmy, iż wybrana została metoda liniowa i właściwa stawka amortyzacyjna 20%. Od następnego miesiąca po miesiącu przyjęcia maszyny do użytkowania podatnik będzie zaliczał odpisy amortyzacyjne od części maszyny sfinansowanej ze źródeł własnych do kosztów uzyskania przychodów. Zapis w PKPiR będzie następujący: Kwota amortyzacji zaliczona do KUP 7.500 zł 20%/12 miesięcy = 175 zł Kwota amortyzacji niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów 17.500 zł 20%/12 miesięcy = 291,67 zł Lp. Data zdarzenia gospodarczego Nr dowodu księgowego Opis zdarzenia gospodarczego Wynagrodze nia w gotówce i w naturze [w zł] Wydatki (koszty) Pozostałe wydatki [w zł] Razem wydatki (12 + 13) [w zł] Uwagi 1 2 3 6 12 13 14 16 12 22-04-2016 0 Amortyzacja maszyny o nr. 1258 175,00 175,00 291,67 NKUP Podstawa prawna: rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.). Rafał Styczyński doradca podatkowy 9

Środki z Europejskiego Funduszu Społecznego nie będą podlegały opodatkowaniu PIT Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą w zakresie nauki języków obcych. Dochody z działalności gospodarczej opodatkowuje na zasadach ogólnych, natomiast ewidencja księgowa dokonywanych operacji jest prowadzona w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W okresie od kwietnia do grudnia 2015 roku realizowała w partnerstwie projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.5. Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich. Projekt polegał na przeprowadzeniu szkoleń z języka niemieckiego dla uczestników. Czy otrzymane środki należy ująć w PKPiR i czy są one przychodem podlegającym opodatkowaniu? W myśl art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) wolne od podatku dochodowego są dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 136 ustawy o PIT wolne od podatku są płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców. Realizowanie projektów w partnerstwie reguluje art. 28a ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz dokument opracowany przez Instytucję Zarządzającą POKL pt.: Zakres realizacji projektów partnerskich określonych przez IZ POKL. W ramach takich projektów lider i partner (partnerzy) działają wspólnie w celu realizacji projektu. Wspólne jest też zarządzanie nim. Partner jest podmiotem, który wnosi do projektu określone zasoby odpowiadające realizowanym zadaniom i uczestniczy w realizacji projektu na każdym jego etapie. Zatem partner to równorzędny wobec lidera (beneficjenta) podmiot, którego udział w projekcie jest podyktowany koniecznością wykorzystania posiadanych przez partnera specyficznych umiejętności, zasobów itd. Nie jest to więc wykonawca ani podwykonawca, któremu na podstawie odrębnej umowy zlecane są określone prace (dostawy, usługi, roboty) i który za ich wykonanie pobiera wynagrodzenie. Zgodnie z art. 17 ust. 3 ww. ustawy sposób zapewnienia wieloletniego finansowania programu operacyjnego ze środków pochodzących z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych określają przepisy o finansach publicznych. 10

Rozważając charakter środków pieniężnych, o których mowa w ww. przepisach, należy odnieść się do ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 2 tej ustawy środkami publicznymi są środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). Zgodnie z art. 5 ust. 3 tej ustawy, do środków, o których mowa w ust. 1 pkt 2, zalicza się m.in. środki pochodzące z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rybackiego, z wyłączeniem środków, o których mowa w pkt 5 lit. a) i b), tj.: a) programów w ramach celu Europejska Współpraca Terytorialna, b) programów, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1638/2006 z 24 października 2006 r. określającym przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (Dz.Urz. UE L 310 z 9 listopada 2006 r., str. 1) oraz programów Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa. Zgodnie z art. 117 ustawy o finansach publicznych budżet środków europejskich jest rocznym planem dochodów i podlegających refundacji wydatków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, z wyłączeniem środków przeznaczonych na realizację projektów pomocy technicznej. Za obsługę płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, zwanych dalej płatnościami, odpowiada minister finansów. Natomiast obsługę bankową płatności prowadzi Bank Gospodarstwa Krajowego w ramach umowy rachunku bankowego zawartej z ministrem finansów. Środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu są gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych. Otrzymane w 2015 roku środki z tytułu realizacji wykonywanych zadań, jako partnera, zgodnie z umową partnerską i o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz z budżetu państwa stanowić będą przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej. Przychód ten będzie zwolniony z opodatkowania w części pochodzącej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, wypłacanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 136 ustawy o PIT, natomiast w części pochodzącej z budżetu państwa na podstawie art. 21 11

ust. 1 pkt 129 ww. ustawy. Nie będzie zatem podlegał ujęciu w PKPiR w kolumnie Przy chody. Przychody te mogą być jednak ujęte w kolumnie 16 Księgi Uwagi. Podstawa prawna art. 21 ust. 1 pkt 129, art. 21 ust. 1 pkt 136 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), art. 17 ust. 3 ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 383 ze zm.), art. 126, art. 200, art. 202 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.). Katarzyna Trzpioła doktor nauk ekonomicznych Comiesięczne opłaty od najemców są przychodem podatkowym Czy otrzymane od najemcy opłaty eksploatacyjne oraz wpłacony czynsz stanowią przychód w podatku dochodowym od osób fizycznych w momencie ich otrzymania przez wynajmującego, niezależnie czy są to zaliczki na poczet zużycia, czy opłaty wg rzeczywistego zużycia? Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Datę powstania przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych określa się stosownie do art. 14 ust. 1e ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (rozwiązanie to stosuje się odpowiednio do dostawy energii elektrycznej, cieplnej oraz gazu przewodowego art. 14 ust. 1h ustawy o PIT). Powyższe ma znaczenie dla umowy najmu, która została uregulowana w przepisach art. 659 692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz ten może być ozna czony w pieniądzach lub świadczeniach innego rodzaju. W ramach zobowiązania najemcy strony umowy mogą postanowić, że koszty związane z eksploatacją przedmiotu najmu będą (np. za dostawę prądu, gazu, wody, ciepła, z tytułu remontu itp.) rozliczane odrębnie. Świadczenia takie mogą być rozliczane na podstawie tzw. refaktur, not obciążeniowych bądź w inny umówiony sposób. 12

Zgodnie z umową najemca oprócz stałego czynszu ponosi wszelkie koszty i świadczenia związane z eksploatacją przedmiotu najmu, tzw. opłaty eksploatacyjne (obejmujące zaliczkę eksploatacyjną oraz remontowo-inwestycyjną zależną od powierzchni lokalu, zaliczkę na poczet zużycia mediów: wywóz śmieci, zimna i ciepła woda, centralne ogrzewanie, energia elektryczna, gaz). Umowy z dostawcami mediów zawiera przedsiębiorca, czyli wynajmujący (energia elektryczna, gaz) oraz wspólnota mieszkaniowa zarządzająca budynkiem (woda, c.o., wywóz śmieci). Najemca nie zawiera żadnych umów z dostawcami mediów, natomiast decyduje o wielkości ich zużycia. Na poczet tego zużycia najemca wpłaca wynajmującemu systematycznie comiesięczne opłaty, których wysokość jest określona w umowie najmu. Opłaty te są prognozowaną wartością zużycia mediów, określoną na podstawie otrzymanych przez wynajmującego informacji od dostawcy mediów lub wspólnoty mieszkaniowej. Informacja od dostawcy mediów określa prognozowaną wartość zużycia mediów oraz terminy miesięcznych, obowiązkowych wpłat na okres pół roku. Informacja ta nie jest fakturą (zgodnie z ustawą o VAT), ponieważ nie zawiera wszystkich elementów niezbędnych, aby można było ją uznać za fakturę. Najemca zgodnie z umową najmu jest zobowiązany do przekazywania wynajmującemu comiesięcznych informacji o stanach licznika wodomierza, gazomierza oraz energii elektrycznej. Jeśli wynajmujący uzyska informację od dostawcy mediów lub wspólnoty mieszkaniowej o podwyższeniu opłat (z tytułu rozliczenia liczników lub wzrostu cen jednostkowych), opłaty eksploatacyjne automatycznie ulegają podwyższeniu: jednorazowo w przypadku rozliczenia zgodnie z rzeczywistym zużyciem lub na stałe w przypadku podwyższenia jednostkowych cen przez dostawców mediów. Opłaty te wpłaca najemca zgodnie z umową na konto wynajmującego z góry do 3. dnia każdego miesiąca. Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro zgodnie z za wartą umową opłaty z tytułu wynajmu lokalu są uiszczane przez najemcę co miesiąc z góry do 3. dnia każdego miesiąca, to otrzymane kwoty stanowią dla przedsiębiorcy, będącego wynajmującym, przychód podatkowy w ostatnim dniu przyjętego okresu rozliczeniowego, a więc w ostatnim dniu miesiąca, w którym dokonano wpłaty. Podstawa prawna: art. 659 692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.), rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.), art. 14 ust. 1, art. 14 ust. 1h ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.). Katarzyna Trzpioła doktor nauk ekonomicznych 13

Działalność w użyczonym lokalu może generować przychód Przedsiębiorca będzie bezpłatnie użyczać mieszkanie od dalekiej rodziny (córka siostry babci). Czy w związku z powyższym należy wpisać w przychód z działalności gospodarczej kwotę rynkową za najem mieszkania (opodatkować je)? Czy wydatki na media można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Użyczenie lokalu od członków dalszej rodziny (niezaliczanych do I i II grupy podatkowej) do celów prowadzenia w nim działalności gospodarczej skutkuje powstaniem przychodu w wysokości czynszu, jaki przysługiwałby właścicielowi w razie zawarcia umowy najmu. Dzieci rodzeństwa dziadków (w tym córka siostry babci) nie zaliczają się do osób z I i II grupy podatkowej, a w konsekwencji otrzymane od nich nieodpłatne świadczenia nie będą korzystać ze zwolnienia ustanowionego w art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. A więc przychód z tego tytułu będzie podlegał opodatkowaniu na podsta wie art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT. Przychodem z działalności będzie równowartość czynszu, jaki przysługiwałby właścicielowi w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu (art. 11 ust. 2a pkt 3 ustawy o PIT). Warto pamiętać, że ustalając wysokość przychodu, należy wziąć pod uwagę czynsze najmu za lokale tego samego rodzaju (istotny będzie metraż, stan mieszkania, jego lokalizacja itp.). Kosztem w firmie mogą być tylko te wydatki, które mają związek z jej prowadzeniem, tj. służą osiąganiu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródeł (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Jeśli więc tylko część mieszkania jest wykorzystywana na cele firmowe, to rachunki za media mogą być kosztem uzyskania przychodów tylko w takiej proporcji, w jakiej użyczone mieszkanie jest wykorzystywane do działalności. Np. jeśli na cele firmy wykorzystywany jest jeden pokój, którego powierzchnia stanowi 1/3 powierzchni mieszkania, to 1/3 opłat za media będzie kosztem podatkowym firmy. Zakładam przy tym, że opłaty za media uiszcza podatnik prowadzący działalność gospodarczą. PRZYKŁAD Anna Anicka prowadzi w ramach działalności gospodarczej sklep w lokalu, który użyczyła jej siostra babci. Za podobny lokal w tej okolicy musiałaby zapłacić 950 zł. Pani Anna pokrywa koszty związane z elektrycznością i innymi mediami za sklep, a poza tym płaci cioci za ochronę całego budynku, w którym jest sklep. Sklep stanowi 50% powierzchni budynku, a koszt miesięcznej ochrony wynosi 250 zł + 57,50 zł VAT i jest niezależny od faktu, czy 14

jest w obiekcie prowadzona działalność gospodarcza, czy też nie. W kwietniu 2016 roku koszty energii, wody i śmieci wyniosły 320 zł i wynikają z dokumentów wystawionych na właścicielkę lokalu. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z użytkowaniem mieszkania są wystawiane na właściciela mieszkania i obejmują kwotę wydatku dotyczącą całego mieszkania, zatem przedsiębiorca powinien sporządzić dowód wewnętrzny, w którym wykaże tylko wydatki w części przypadającej na działalność gospodarczą. Wynika to z 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowód wewnętrzny sporządza się na pod stawie faktury bądź dowodów wpłat. Powinien on zawierać rodzaj wydatku, wysokość kosztu, datę oraz podpis osoby ponoszącej wydatek. Dokumenty, na podstawie których sporządzono dowody wewnętrzne, warto do celów dowodowych przechowywać łącznie z dowodem wewnętrznym. Pani Anna dokona następujących zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Część PKPiR dotycząca przychodów Część PKPiR dotycząca kosztów Kontrahent Wydatki (koszty) Lp. Data zdarzenia gospodarczego Nr dowodu księgowego Adres Opis zdarzenia gospodarczego Imię i nazwisko (firma) Wynagrodzenia w gotówce i w naturze [w zł] Pozostałe wydatki [w zł] Razem wydatki (12 + 13) [w zł] 1 2 3 4 5 6 12 13 14 2. 30.04.2016 DW 1/2016 Niewypełnione Niewypełnione Koszty użytkowania lokalu i ochrony 473,75 473,75 Dowód wewnętrzny wypełniony dokument Dowód wewnętrzny nr...1/2015... z 30.04.2016 Lp. Nazwa towaru, opłaty lub tytuł i cel wydatku Ilość Jednostka miary Cena jednostkowa [w zł] Wartość [w zł] 1. Koszty ochrony lokalu 153,75 153,75 2. Koszty eksploatacyjne 320 320 na podstawie faktury 125/236589/2016 Razem 473,75 Uwagi: 50% z 307,50 zł to koszty ochrony zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Anna Annicka 15

Podstawa prawna: art. 11 ust. 2a pkt 3, art. 14 ust. 2 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 125 i art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.). Magdalena Płachecka ekspert podatkowy Prezenty przedsiębiorca powinien zaliczyć do pozostałych przychodów z działalności Osoba fizyczna prowadząca podatkową księgę przychodów i rozchodów za punkty zgromadzone z tytułu zakupu towarów otrzymała prezent w postaci ekspresu do kawy o wartości 1.000 zł. W jaki sposób należy to zdarzenie ująć w KPiR? Przychód uzyskany ze świadczeń w naturze zalicza się do pozostałych przychodów z działalności, w związku z czym jego wartość należy ująć w kolumnie 8 KPiR ( Pozostałe przychody ). Jeżeli podatnicy podatku dochodowego otrzymują nieodpłatne świadczenia w naturze, które pozostają w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą, to w takich przypadkach uzyskują oni z tego tytułu przychód zaliczany do przychodów z tej działalności. Wartość takich świadczeń należy określić na podstawie cen rynkowych. W przypadku świadczenia rzeczowego jest to cena rynkowa otrzymanej rzeczy. Do udokumentowania przychodu uzyskanego z nieodpłatnych świad czeń w naturze, jeżeli nie dysponujemy dowodem zewnętrznym (dokument wystawiony przez podmiot świadczący), należy sporządzić dowód wewnętrzny będący notą księgową, który powinien zawierać co najmniej następujące dane: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, oznaczenie numerem (lub w inny sposób) umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. 16

Odnosząc powyższe do zapytania, należy stwierdzić, że do udokumentowania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w naturze niezbędne jest sporządzenie własnego dowodu wewnętrznego, który będzie zawierał wskazane wyżej dane, jeżeli nie dysponujemy innym dowodem zewnętrznym. Wartość tego świadczenia określoną w dowodzie, jak już wcześniej wspomniałem, ujmujemy w kolumnie 8 księgi. Na marginesie należy dodać, że przepisy zwalniają od podatku wartość nagród związanych ze sprzedażą premiową towarów lub usług jeżeli jednorazowa wartość tych wygranych lub nagród nie przekracza kwoty 760 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT). To samo dotyczy wartości nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT). W rozpatrywanym przypadku te zwolnienia nie znajdą jednak zastosowania. Podstawa prawna: art. 11 ust. 2, art. 11 ust. 2b, art. 14 ust. 2 pkt 8, art. 20, art. 24 ust. 2, art. 24a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), 12 ust. 2 pkt 2, 13 pkt 2, załącznik nr 1 pkt 8 objaśnień do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.). Marian Szałucki doradca podatkowy Wydatki związane z usługami podwykonawców ujmuje się w kolumnie 13 PKPiR Gdzie w PKPiR zaksięgować usługi świadczone przez podwykonawców, za które firma później wystawi fakturę kolejnej firmie? Wydatki związane z usługami podwykonawców podatnik powinien ująć w kolumnie 13 jak wskazuje objaśnienie do PKPiR, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie PKPiR. Kolumna 13 Pozostałe koszty służy do zewidencjonowania wszyst kich wydatków, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a nie mogą być ujęte w kolumnach 10 12, czyli nie stanowią wydatków związanych z zakupem materiałów lub towarów handlowych (kolumna 10), kosztów ubocznych związanych z zakupem (kolumna 11) bądź wynagrodzeń pracowniczych (kolumna 12). 17

Podatkowa księga przychodów i rozchodów nie przewiduje odrębnej pozycji dla ewidencji usług będących usługami podwykonawców innej niż dla usług nabywanych w celach związanych ogólnie z funkcjonowaniem firmy. Podstawa prawna: załącznik nr 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.). Beata Kraśniewska księgowa 18

Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: www.fabrykawiedzy.com 1TD0003 ISBN 978-83-269-6191-5