Digitalizacja w archiwach 1
Digitalizacja w archiwach W tej ekspertyzie przedstawiamy, jak proces digitalizacji przebiegał w polskich archiwach. Tłumaczymy przy tym także, czym są same archiwa, oraz kto, i w jaki sposób z nich korzysta. Opisujemy także, jak ze względu na postępującą cyfryzację archiwa zaczynają być potężnym ekosystemem informatycznym, którego wykorzystanie może przełożyć się na dynamikę przepływu wiedzy w naszym społeczeństwie. Autor: Jagoda Komusińska Redakcja merytoryczna: Jan Strycharz Opracowanie graficzne: Małgorzata Adamczyk 2
Wstęp Archiwa to również instytucje kultury, jednak nie zajmują się one dziełami sztuki. System archiwów można porównać do tkanki instytucjonalnej pamięci społeczeństwa archiwa konserwują, przechowują i porządkują te dokumenty państwowe, które zostaną uznane za ważne z jakichś względów. Digitalizacja archiwów ma strategiczne znaczenie dla zachowania pamięci tego, jak instytucje państwowe funkcjonowały w przeszłości. A zapis ich aktywności ma wartość nie tylko historyczną może, bowiem być wykorzystany jako część ekosystemu instytucji uczących się; a więc takich, które potrafią analizować swoje postępowanie w misji usprawniania procedur administrowania organizacją państwa. Choć zastosowanie archiwów w czasach nam współczesnych może mieć również wymiar społeczny, czy nawet biznesowy. Globalne tło przemian archiwów w Polsce Digitalizacja dziedzictwa archiwalnego jest przedmiotem międzynarodowego zainteresowania już od 1992 roku, kiedy UNESCO zainicjowało program Pamięć Świata, polegający na rejestracji wybitnie ważnych dla ludzkości materiałów archiwalnych. Środowiska archiwistów z różnych krajów okazały się bardzo dobrze zorganizowane przykładowo, dzięki ich współpracy w 2006 roku rozpoczęła się budowa APENET, czyli wspólnego archiwum on-line wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej 3
Na gruncie Polskim, pierwsze próby cyfryzacji dziedzictwa podejmowane były prawdopodobnie w 1995 roku a ich pionierem były właśnie archiwa. Dla tych instytucji przeniesienie części działalności do przestrzeni internetu oznaczało nie tylko zmianę technologiczną, ale i głębszą zmianę funkcjonalną. Badacze archiwistyki zwracają uwagę na przełom, jaki w związku z digitalizacją nastąpił w ostatnich latach w podejściu archiwów do udostępniania informacji - placówki te chcą być jej brokerami na równi z bibliotekami i innymi podmiotami, aby kształtować swoje miejsce w społeczeństwie informacyjnym [Sobczak 2014, 7]. To nowe podejście, oraz ogrom informacji znajdujący się w archiwach pokazuje, jak dużą rolę cyfryzacja dziedzictwa instytucji może odegrać w gospodarce opartej na wiedzy. System Archiwów Państwowych Funkcjonowanie Archiwów państwowych w Polsce reguluje ustawa z dnia 14.07.1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011, nr 123, poz. 698) z późniejszymi zmianami. Sieć archiwów ma zhierarchizowaną strukturę - zarówno archiwa centralne (zawierające dokumentację instytucji o zasięgu ogólnokrajowym) jak i archiwa lokalne (gromadzące dokumentację samorządową) oraz funkcjonujące czasowo archiwa zakładowe (organizacji sektora publicznego, które przez pewien czas przechowują dokumentację na swoim terenie) podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Jednakże, pewne archiwa (np. Centralne Archiwum Wojskowe, Instytutu Pamięci Narodowej) pozostają wyodrębnione z tego systemu z uwagi na posiadanie przez nie informacji o wadze tajemnicy państwowej. Mogą one prowadzić własną politykę udostępniania zbiorów. 4
Misją społeczną archiwów państwowych jest zachowanie zasobu archiwalnego - czyli takich dokumentów, które powstają w wyniku funkcjonowania instytucji życia publicznego (mogą być to dokumenty zredagowane przez te instytucje jak również dokumenty nadsyłane do nich przez firmy, obywateli, inne instytucje) - dla przyszłych pokoleń. Celem gromadzenia zasobu jest umożliwienie w przyszłości odtworzenia realiów oficjalnych aspektów funkcjonowania ludzi w społeczeństwie. Archiwizacji podlegają tylko takie dokumenty generowane w trakcie funkcjonowania instytucji, które uznane zostaną za posiadające trwałą wartość historyczną. Warto dodać, iż w związku z rosnącą rolą tzw. trzeciego sektora, również dokumentacja tych instytucji coraz częściej będzie podlegać archiwizacji. Obecnie z zasobów archiwów pochodzących z poprzednich lat i stuleci korzystają historycy, media prawnicy oraz wszyscy obywatele zainteresowani historią z czystej ciekawości (stowarzyszenia genealogiczne) lub z powodów prawnych. Początki i rozwój Ułatwienie dostępu do zbiorów było pierwszym impulsem, który zadecydował o podjęciu działań digitalizacyjnych w archiwach. Osobami zgłaszającymi się po kopie materiałów fotograficznych do Archiwum Dokumentacji Mechanicznej byli głównie przedstawiciele mediów - już w połowie lat 90. oczekiwali oni obrazów cyfrowych, które wkrótce okazały się również tańsze w produkcji. Również w późniejszym okresie priorytetem archiwów w kwestii digitalizacji było transferowanie na nośniki cyfrowe tych dokumentów, na które było duże zapotrzebo- 5
wanie. Dopiero w drugiej kolejności poprzez cyfryzację zabezpieczano materiały zagrożone fizycznym rozkładem. Można zatem powiedzieć, iż archiwa zostały zmotywowane do rozpoczęcia digitalizacji poprzez popyt, a cyfryzacja była też sposobem na ułatwienie obsługi dużej ilości zamówień [Raport 2009, s.11-13]. Digitalizacja uległa przyspieszeniu w 2000 roku dzięki wprowadzeniu bodaj pierwszego Wieloletniego Programu Rządowego 2000-2008 Kwaśny Papier, z którego korzystać mogły zarówno archiwa, jak i biblioteki, by ratować najbardziej zniszczone i zagrożone zbiory. W związku z tym, zaczęto kłaść większy nacisk na konserwację, raczej niż na udostępnianie. Program Kwaśny Papier pozwalał instytucjom na tzw. inwestycje tzn. zakup drogiego sprzętu służącemu digitalizacji również w późniejszym okresie (specjalistyczne skanery). Od 2002 roku archiwa uczestniczyły też w interdyscyplinarnych projektach realizowanych wspólnie z Naukową i Akademicką Siecią Komputerową, takich jak: Skarby archiwów polskich, Miasta w dokumencie archiwalnym, czy U źródeł polskiej demokracji. W roku 2004 instytucje nadzorujące archiwa przeprowadziły badania, by rozeznać się w dynamice fenomenu cyfryzacji. Wyniki pokazały, iż wszystkie z 34 archiwów państwowych prowadziły działania digitalizacyjne, oraz że każde z nich miało swoje indywidualne podejście do tego zadania. Prawdziwy skok ilościowy można zaobserwować między rokiem 2003 a 2008 - w ciagu tych 5 lat liczba zdigitalizowanych dokumentów zwiększyła się ze 160 tys. do prawie 2 mln. Wówczas podjęto decyzję o stworzeniu centralnego repozytorium kopii (obecnie szukajwarchiwach.pl) i poprawie jakości technicznej digitalizacji, którą nadzorować miał NAC- Narodowe Archiwum Cyfrowe. 6
Narodowe Archiwum Cyfrowe W 1955 roku powstało Archiwum Dokumentacji Mechanicznej (ADM) - centralna instytucja zarządzająca materiałami archiwalnymi foto- i fonograficznymi. Z czasem kompetencje instytucji poszerzono o materiały filmowe. Jego funkcja polegała na nadzorze nad organizacjami wytwarzającymi znaczące dla życia publicznego materiały audiowizualne (PAP, TVP, Polskie Radio, Milicja Obywatelska itp). Ponadto ADM nabywał materiały od instytucji publicznych lub osób prywatnych. Właściwie od początku funkcjonowania Archiwum upubliczniało zasoby znajdujące się pod jego pieczą. Już w okresie 1971-1974 skorzystało z nich 768 klientów, którzy złożyli zamówienia na 200 000 zdjęć, 4,5 tysiąca nagrań i 20 filmów - wśród nich była telewizja publiczna i wydawnictwa. To właśnie do ADM zwracały się media, by zaopatrzyć się w zdjęcia/nagrania historyczne, które później były wplatane do audycji okolicznościowych. W lutym 2008 roku, w związku z poszerzeniem kompetencji o digitalizację archiwaliów audiowizualnych, ADM zmieniło nazwę na Narodowe Archiwum Cyfrowe. Rok później to właśnie NAC został Centrum Kompetencji w sprawach digitalizacji wszelkiego rodzaju archiwaliów. Wizja digitalizacji w latach 2009-2020 Obecnie digitalizacja w archiwach realizowana jest w oparciu o Strategię archiwów państwowych na lata 2010-2020. Realizacja Strategii może odbywać się na cztery różne sposoby jako: 7
tzw. zlecona usługa zewnętrzna - zlecona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który na cel Digitalizacja materiałów archiwalnych z zasobu archiwów polskich i zagranicznych przeznaczył w 2012 roku (pierwszym roku programu) 2,1mln zł, a w 2013 roku 1,4 mln zł. Od roku 2014 program Dyrektora realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa i nazywa się Cyfrowe archiwa digitalizacja i udostępnienie wybranych zasobów archiwalnych, własna działalność statutowa realizowana ze środków budżetu instytucji, w ramach środków pozyskanych z programu KULTURA+, w ramach współpracy z innymi organizacjami (np. stowarzyszeniami genealogicznymi i innymi organizacjami pozarządowymi, muzeami itp.). W 2012 roku najszerszy zasięg miał program Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. To w ramach tego przedsięwzięcia scyfryzowano aż 7 mln dokumentów z ogólnej liczby 11 mln jednostek zdigitalizowanych w tym roku. Mniejszy udział miały inicjatywy własne, statutowe, dzięki którym cyfrowy zasób archiwów powiększył się o prawie 3 mln. Na tym tle udział programu KULTURA+ w ogólnym dorobku digitalizacyjnym nie wydaje się znaczący - wyniósł niewiele ponad 1/10, gdyż sfinansował powstanie około 1,2 mln kopii cyfrowych. W roku 2013 zeskanowano już 14,6 mln dokumentów, z czego 9 mln kopii wykonano w ramach programu NDAP (wzięło w nim udział ponad 2/3 archiwów państwowych). Ilość kopii uzyskanych dzięki środkom ministerialnym z programu KULTURA+ wzrosła nieznacznie w porów- 8
naniu do poprzedniego roku i wyniosła 1,4 mln [Stępniak 2013, s.28, strona internetowa www.archiwa.gov]. Ilość kopii cyfrowych w zasobach archiwalnych [http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/4009-10-mln-skanow-w- -szukajwarchiwachpl.html oraz Stępniak] Dostępność Największą grupę dokumentów scyfryzowanych można aktualnie przeglądać pod adresem www.szukajwarchiwach.pl, który został uruchomiony przez NDAP w październiku 2009 roku. Na początku 2015 roku strona ta zawierała bazę ponad 11,5 mln dokumentów i skorzystało z niej już 1 mln indywidualnych użytkowników (dane za oficjalną stroną www.archiva.gov ). Docelowo ma to być ujednolicone, jedyne repozytorium cyfrowe dla całego zasobu archiwalnego. 9
Ilość kopii cyfrowych udostępnionych na portalu szukajwarchiwach.pl [http://www.nac.gov.pl/zosia] Pewne utrudnienie w nawigacji po scyfryzowanym zasobie archiwalnym stanowi fakt, że niektóre dokumenty natury archiwalnej znajdują się w posiadaniu bibliotek (i w związku z tym do ich scyfryzowanej wersji można uzyskać dostęp jedynie poprzez portale bibliotek cyfrowych). Pomoc w nawigacji ma zapewnić Zintegrowany System 10
Informacji Archiwalnej (ZoSiA), który wdrażany jest we wszystkich instytucjach posiadających archiwalia prywatnych, publicznych i państwowych. Z drugiej strony, z portalem szukajwarchiwach.pl już teraz współpracują niektóre muzea jak Państwowe Muzeum na Majdanku czy Muzeum Narodowe Oddział w Krakowie. Zgodnie z deklaracjami Naczelnego Dyrektora Archiwów Polskich, digitalizacja uwzględnia na pierwszym miejscu potrzeby różnych grup użytkowników w związku z tym do digitalizacji wybierane są akta stanu cywilnego, ewidencje ludności (dla badań genealogicznych), ewidencja geodezyjna (dla celów prawnych), a także materiały związane z rocznicami wydarzeń historycznych (dla mediów i edukatorów). To zróżnicowanie pokazuje jak szerokie zastosowanie znajdują zasoby archiwalne w społeczeństwie. W Instytucie Pamięci Narodowej, który z uwagi na ochronę danych osobowych prowadzi bardziej restrykcyjną politykę dostępu do zasobów, już od 2008 roku funkcjonuje system elektronicznego udostępniania dokumentów w postaci cyfrowej (i zgodnie z zapewnieniami Instytutu, około połowa zapytań realizowana jest tą drogą). Ponadto, Instytut prowadzi też cyfrowe archiwów o zawartości 30 mln rekordów, które zgodnie z informacjami ze strony internetowej Instytutu mogą być jednak przeglądane wyłącznie w czytelniach oddziałów Instytutu. 11
Wyzwanie na przyszłość archiwizacja dokumentów born-digital Cyfryzacja postępuje również w wielu urzędach administracji publicznej, co oznacza, iż wiele dokumentacji instytucjonalnej powstaje w sposób cyfrowy. Stąd, wśród archiwistów coraz częściej pojawia się określenie archiwum wirtualne. Archiwa te dotyczą głównie dokumentów born digital, czy też natywnych elektronicznie. Dokument tego typu to tekst, baza danych, fotografia cyfrowa, cyfrowy materiał filmowy oraz/lub dźwiękowy, grafika, oprogramowanie, czy witryny internetowe wszystko co narodziło się przy wykorzystaniu technologii digitalnych. Do największych systemów informatycznych generujących dokumenty born-digital można zaliczyć system e-puap Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej wykorzystywana zarówno przez instytucje rządowe jak i samorządowe oraz e-deklaracje do składania zeznań podatkowych w Urzędach Skarbowych. Dokumenty tworzone w tych systemach nigdy nie miały swojego materialnego odpowiednika. Archiwa podjęły się odpowiedzialności za archiwizację elektronicznych procesów administracyjnych. Prace nad systemem informatycznym do zarządzania tymi danymi trwały już od 2005 roku. W 2008 roku zostało uruchomione prototypowe Archiwum Dokumentu Elektronicznego, które jest ciągle ulepszane. 12
Podsumowanie Dysponujące milionami bajtów informacji archiwa dążą do jej integracji w ramach nowoczesnych systemów dzięki temu wiedza ta jest łączona w jeden ekosystem gotowy do przeszukiwania. Archiwa kojarzą się z anachronizmem, jednak dzięki nowej technologii mogą stanowić ważny zasób rozwojowy to już nie piwnice pełne moli, a coraz bardziej nowoczesna struktura zarządzająca informacją mogącą przekładać się na rozwój państwa. 13
BIBLIOGRAFIA 1. http://ornatowski.com/arch-arch.htm, 2. http://www.caw.wp.mil.pl/pl/15.html - Centralne Archiwum Wojskowe, 3. Sobczak Anna, Między tradycyjnym a wirtualnym archiwum. Narodziny cyfrowej tożsamosci archiwów w Niemczech, NAC, Szczecin-Warszawa 2014, 4. http://www.ifar.pl/index.php/board,28.0.html 5. http://www.archiwa.net/index.php?option=com_content&view=section&layout=blog&id=27&itemid=42 6. http://www.nac.gov.pl/zosia 7. Program digitalizacji dóbr kultury oraz gromadzenia, przechowywania i udostępniania obiektów cyfrowych, MKiDN 2009, s.11-1 8. Stępniak Władysław, Najważniejsze zmiany I kierunki działalności Archiwów Państwowych w latach 2011 2013, Archeion, nr. CXIV, 2013, s.23-37 9. http://www.archiwa.gov. 10. IPN: http://ipn.gov.pl/wydzial-prasowy/media-o-ipn/2013/przeglad-mediow-23-maja-2013http://www.pbi.edu.pl/opbi_historia_projektu.html [dostęp: 19.01.2015]. 11. Portal Księgarski. 2006. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego powołał zespół ds digitalizacji, http://www.ksiazka.net.pl/?id=archiwum09&uid=7451 [dostęp 19.01.2015] 12. Śląska K. i Potęga J. 2006. Cyfrowa Biblioteka Narodowa Polona, w: Biuletyn EBIB nr 11/2006 (81), dostępny: http://www.ebib.pl/2006/81/a. [dostęp: 19.01.2015]. 13. Pozostałe źródła: Serwis Gazety Wyborczej poświęcony Kongresowi Kultury Polskiej 2009 14
Przeprowadzka Wincentego Lutosławskiego, autor nieznany źródło: http://www.pauart.pl/app/artwork?id=an_kiii_155_9098 www.warsztat.org.pl kontakt@warsztat.org.pl https://www.facebook.com/warsztatinnowacjispolecznych ekultura.org @ekultura_org https://www.facebook.com/ekultura.org 15