Pół roku funkcjonowania pliku JPK Pół roku funkcjonowania JPK Począwszy od bieżącego roku, do podmiotów objętych obowiązkiem generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dołączają przedsiębiorstwa małe i średnie w zakresie struktury Ewidencje VAT. To dobry moment aby podsumować pół roku funkcjonowania nowego wymogu i doświadczenia dużych przedsiębiorstw, które JPK w pełnym zakresie były zobowiązane wdrożyć już od lipca ubiegłego roku.
Wszelkie prawa autorskie do niniejszego dokumentu oraz informacji w nim zawartych, w tym do elementów graficznych, niezastrzeżone przez podmioty trzecie, stanowią wyłączną własność Asseco Business Solutions S.A. z siedzibą w Lublinie, ul. Konrada Wallenroda 4c. Wszelkie informacje zawarte w niniejszym dokumencie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Asseco Business Solutions S.A. w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i podlegają ochronie prawnej. Wykorzystywanie w jakikolwiek sposób, ujawnianie, rozpowszechnianie w całości lub w części, przekazywanie osobom trzecim kopiowanie bez uprzedniej pisemnej zgody Asseco Business Solutions S. A. jest zabronione. Wszelkie osoby, które weszły w posiadanie niniejszego dokumentu zobowiązane są do przestrzegania niniejszej klauzuli. 2 z 7
Brak technicznej możliwości przesłania pliku Duże przedsiębiorstwa znalazły się w najtrudniejszej sytuacji, ponieważ zostały objęte koniecznością wdrożenia wszystkich struktur JPK już od początku lipca 2016 r., w bardzo krótkim okresie czasu od momentu udostępnienia przez Ministerstwo Finansów pełnych wymogów technicznych i specyfikacji dotyczących poszczególnych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego. W wielu przypadkach więc, na dzień wysyłki wymaganej ewidencji VAT w formie JPK okazywało się, że wygenerowany plik nie spełnia wszystkich wymogów i nie udaje się wysłać go skutecznie na bramkę Ministerstwa Finansów bądź też nie zostaje poprawnie zwalidowany i w efekcie nie można uznać, że przedsiębiorstwo wywiązało się z obowiązku w terminie. Stąd też pytania przedsiębiorców o możliwość przekazania JPK w innej formie np. na nośniku danych bądź w formie papierowej. Ministerstwo Finansów odpowiedziało jednak w informacjach zamieszczonych na stronach internetowych, powołując się na art. 82 Ordynacji podatkowej, iż jedynym właściwym sposobem przesłania pliku JPK jest forma elektroniczna. Oznacza to konieczność przystosowania systemu ERP do możliwości generowania i wysyłania wymaganych struktur JPK. Jednocześnie, część firm w sytuacji nie ukończenia prac wdrożeniowych na dzień obowiązkowego wysłania pierwszych plików ze strukturą Ewidencje VAT posiłkowała się Aplikacją kliencką udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wypełnienie pliku w wersji Excel i przekształcenie go w wymagany format XML oraz wysyłkę na bramkę Ministerstwa Finansów. Należy pamiętać, że jak to z podatkowymi obowiązkami bywa, lepszym rozwiązaniem jest wysłanie niedopracowanej wersji lub wręcz pustego pliku, niż nie dochowanie terminu lub zupełny brak wypełnienia obowiązku. Takie podejście umożliwi skorygowanie pliku w późniejszym terminie i jednocześnie uniknięcie kar porządkowych i KKS z tytułu nie zachowania wymaganego terminu. Problemy ze strukturami Duzi podatnicy zostali objęci obowiązkiem pełnego wdrożenia JPK, a więc wszystkich obowiązkowych struktur, obejmujących w przypadku prowadzenia pełnej księgowości: Księgi rachunkowe Wyciągi bankowe Magazyn Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT Faktury VAT Szczególnie dużo wątpliwości od momentu opublikowania specyfikacji technicznych struktur budziła struktura magazyn z uwagi na dużą szczegółowość wymaganych danych. 3 z 7
Magazyn z problemami Wiele przedsiębiorstw miało problemy z właściwym określeniem zakresu danych wymaganych dla potrzeb struktury magazyn oraz identyfikacją przesunięć objętych obowiązkiem raportowania. Pomocnym dla właściwego wdrożenia struktury okazywała się analiza działalności przedsiębiorstwa w kontekście wymogów wynikających z ustawy o rachunkowości oraz przyjętej polityki rachunkowości. W ramach kolejnego etapu, przygotowania poprawnej struktury magazyn, koniecznym było przeprowadzenie właściwego mapowania a więc dopasowania danych z systemu księgowego do wymogów pliku JPK. Przede wszystkim od poprawności mapowania bazującego na właściwych założeniach polityki rachunkowości zależy wygenerowanie poprawnego pliku JPK dla struktury magazyn. Ewidencje VAT Stosunkowo najwięcej wyjaśnień otrzymali przedsiębiorcy w zakresie struktury ewidencje VAT. Jest to struktura, która już obecnie dotyczy najszerszej kategorii podmiotów: dużych, małych i średnich, a od 2018 r. każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do elektronicznego przesyłania ewidencji VAT w formie elektronicznej. W toku wyjaśnień Ministerstwo Finansów rozwiewało m.in. następujące wątpliwości w zakresie tej struktury: Zgodność z deklaracją Struktura ewidencje VAT za dany miesiąc musi uzgadniać się z deklaracją VAT. W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji zachodzi konieczność skorygowania również pliku JPK. Zaokrąglenia Ministerstwo Finansów udzieliło informacji, iż odmiennie niż dla potrzeb deklaracji VAT, w ewidencji VAT należy raportować w złotych i groszach bez zaokrągleń. Dane sumaryczne Ministerstwo Finansów potwierdziło, że istnieje możliwość wprowadzania do ewidencji VAT zapisów zbiorczych, które mogą dotyczyć w szczególności raportów z kas rejestrujących, sprzedaży nie dokumentowanej fakturami oraz korekt rocznych, kwartalnych i miesięcznych z zachowaniem możliwości ich identyfikacji. Faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonami Przedsiębiorcy otrzymali również potwierdzenie Ministerstwa Finansów, iż faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonami nie muszą być ujmowane w JPK VAT. Jest to konsekwencją możliwości ujęcia sprzedaży paragonowej zbiorczo na podstawie zbiorczego raportu z kasy fiskalnej. Zaraportowanie dodatkowo faktur wystawionych do paragonów mogłoby spowodować zdublowanie wykazanego obrotu i tym samym nieprawidłowość pliku i niezgodność danych z deklaracją VAT za dany okres. 4 z 7
Kłopotliwa korekta Od lutego obowiązuje nowa wersja struktury JPK Ewidencje VAT, której wprowadzenie jest związane m.in. z dodatkowym obowiązkiem uwzględniania w niej numerów NIP kontrahentów. Wprowadzenie nowej wersji wywołało sporo niepokoju wśród dużych przedsiębiorców, bowiem nie jasnym było, jaka wersja struktury pliku będzie obowiązywać w przypadku konieczności korekty danych już przesłanych na podstawie uprzednio obowiązującej wersji. Przyjęcie konieczności zastosowania nowej wersji mogłoby spowodować konieczność uzupełniania danych, które dotychczas nie były wymagane jak np. wspomniane numery NIP. Przedstawiciel Ministerstwa Finansów zapowiedział, że trwają prace nad umożliwieniem przetwarzania przez bramkę Ministerstwa również poprzedniej wersji pliku dla potrzeb składania korekt. Co istotne, konieczność korekty pliku JPK ewidencje VAT może powstać niezależnie od obowiązku korekty deklaracji VAT. Taka sytuacja wystąpi m.in. w sytuacji błędnego zaraportowania stron transakcji (w szczególności numeru kontrahenta). Kto odpowiedzialny za wyciąg bankowy Przedsiębiorcy pytają często czy muszą wprowadzić w systemie funkcjonalność w zakresie generowania wyciągu bankowego. Jest to bowiem również obowiązek po stronie banku. Jednocześnie jednak, brak dostarczenia wymaganej struktury będzie obciążał przedsiębiorstwo jako podatnika, a nie bank. Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów, wskazując, że obowiązek dostarczenia struktury wyciąg bankowy spoczywa na podatniku, jednakże będzie on realizowany przez podatnika we współpracy z bankiem. W praktyce organ podatkowy będzie mógł zwrócić się do banku za zgodą podatnika o wydanie wyciągów bankowych w formie JPK, wskazując podstawę żądania, nr rachunku bankowego i okres, którego wyciąg będzie dotyczył. Należy również zwrócić uwagę, na fakt, że zazwyczaj pozyskanie z banku wyciągu bankowego w formacie JPK wiąże się z koniecznością poniesienie opłat ustalonych przez bank. Dlatego też większość dużych przedsiębiorstw zdecydowało się na wdrożenie możliwości generowania tej struktury we własnym zakresie. 5 z 7
Ministerstwo nie gotowe na elektroniczne kontrole O ile duzi przedsiębiorcy musieli szybko uporać się z dostosowaniem systemów do generowania odpowiednich struktur JPK, o tyle Ministerstwo Finansów nie jest jeszcze gotowe aby w pełni korzystać z elektronicznych danych. Pełna funkcjonalność elektronicznych kontroli na podstawie plików JPK zostanie najprawdopodobniej wdrożona od 2018 r., kiedy to już wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani raportować transakcje w formie JPK. Autor artykułu: Ewelina Nowakowska Partner oraz Doradca Podatkowy w firmie HLB M2 ewelina.nowakowska@hlbm2.pl Ewelina Nowakowska należy do grona najlepszych polskich doradców podatkowych w kategorii podatku od towarów i usług (VAT) według Dziennika Gazety Prawnej. 6 z 7
Asseco Business Solutions S.A. ul. Konrada Wallenroda 4c 20-607 Lublin tel.: +48 81 535 30 00 fax: +48 81 535 30 05 info@assecobs.pl assecobs.pl