Instrukcja stanowiskowa Proces składania wniosku o podróż krajową
1. Aplikacja podróże służbowe jest dostępna na Portalu Informacyjnym(PI) pracowników UJ, w zakładce Podróże służbowe. 2. W celu złożenia wniosku o podróż krajową, należy kliknąć przycisk Nowy wniosek krajowy.
Pojawia się pierwszy ekran wniosku - Dane podstawowe, na którym pracownik wprowadza podstawowe dane dotyczące podróży.
Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać w momencie składania wniosku o podróż, jest wybranie Stanowiska, z którego podróż będzie realizowana. W momencie wyboru Stanowiska, uzupełnienione zostanie pole Jednostka gospodarcza. Pola Nr podróży, Status i Obligo są nieedytowalne - zostaną uzupełnione automatycznie przez system.
W części Termin należy wprowadzić daty podroży oraz ewentualnie godziny wyjazdu służbowego. Dane te można również uzupełnić po wprowadzeniu Etapów podróży, używając przycisku Ustaw termin na podstawie etapów podróży. Po wprowadzaniu terminów, klikając przycisk Sprawdź terminy, weryfikujemy czy planowana podróż nie koliduje z inną. W przypadku, gdy w systemie jest już zarejestrowana podróż, pokaże się odpowiedni komunikat.
W polu Określenie merytorycznego związku wyjazdu z realizacją zadań badawczych lub innych celów wyjazdu należy wpisać właściwe uzasadnienie.
W części Cele podróży należy wprowadzić: w kolumnie W celu odpowiedni cel podróży. UWAGA! Wybierając cel podróży Szkolenie, przy finansowaniu wyjazdu z MPKu środki będą rezerwowane na budżecie (obligo) z pozycji finansowej 105. W przypadku braku środków na tej pozycji należy skontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za budżet (nie dotyczy Collegium Medicum).
w kolumnie Rodzaj wyjazdu - odpowiedni rodzaju wyjazdu. w kolumnie Miejscowość należy wpisać miejscowość celu podróży. w kolumnie Instytucja przyjmująca należy wpisać nazwę jednostki przyjmującej. Przyciski Dodaj i Usuń pozwalają nam dodać i usunąć cele podróży.
Podróż służbową należy rozdzielić na poszczególne Etapy podróży. Musimy zdefiniować minimum 2 etapy podróży. Dla każdego etapu należy wprowadzić następujące dane: - Wyjazd z - Data wyjazd, - Godzina wyjazdu na podstawie wprowadzonych planowanych godzin, system wyliczy automatycznie diety i ryczałty - Przyjazd do - Data przyjazdu - Godzina przyjazdu na podstawie wprowadzonych planowanych godzin, system wyliczy automatycznie diety i ryczałty - Środek transportu wybieramy z listy odpowiedni środek transportu
Przy wyborze samochodu prywatnego jako środka transportu, należy wypełnić dodatkowe dane klikając przycisk Szczegóły: numer rejestracyjny, pojemność silnika, odległość w kilometrach (pomiędzy miastami) oraz uzasadnienie potrzeby użycia pojazdu. Jeżeli samochód prywatny występuje w kilku etapach, informacje umieszczone w okienku Szczegóły pojazdu zostaną skopiowane. Uwaga! Przy wyborze jako Środek transportu samochód prywatny, na ekranie 3 (Rodzaje wydatków) automatycznie wyprowadzi się rodzaj wydatku Ryczałt na użycie samochodu prywantego oraz kwota wyliczona na podstawie podanej ilości kilometrów. Jeżeli pracownik wykorzystuje samochód prywatny, ale nie będzie się rozliczał na podstawie ilości kilometrów (tzw. kilometrówka ), powinien wybrać jako Środek transportu samochód bez km. Wówczas na ekranie 3 należy wybrać jako rodzaj wydatku Przejazd samochodem bez km i wprowadzić kwotę.
Przy wyborze samolotu jako środka transportu, należy kliknąć przycisk Szczegóły i uzupełnić uzasadnienie potrzeby użycia pojazdu. Jeżeli samolot występuje w kilku etapach, informacje umieszczone w okienku Szczegóły pojazdu zostaną skopiowane. Uwaga! Przy wyborze jako Środek transportu samolot, na ekranie 3 (Rodzaje wydatków) automatycznie wyprowadzi się rodzaj wydatku Bilet samolot, do którego należy wprowadzić kwotę.
Jeżeli wyjazd jest refundowany(przez jednostkę zewnętrzną np. inną Uczelnię), należy wprowadzić dane jednostki refundacyjnej. Na każdym ekranie mamy następujące przyciski zadaniowe: Anuluj powrót do ekranu z listą podróży służbowych Zapisz jeżeli nie mamy możliwości wypełnienia wniosku w danym momencie, możemy go zapisać i dokończyć później Sprawdź poprawność danych przycisk odpowiedzialny za weryfikację danych wypełnionych na pierwszym ekranie Dalej przycisk przejścia do kolejnego etapu wypełniania wniosku. W celu przejścia do drugiego ekranu wniosku, należy kliknąć przycisk Dalej.
3. Na ekranie drugim - Świadczenia ryczałtowe, system automatycznie wylicza świadczenia ryczałtowe na podstawie informacji podanych w etapach podróży(daty i godziny), np. Dieta pobytowa, Ryczałt hotelowy, Ryczałt na dojazdy. W celu wyświetlenia lub wprowadzenia zmian wyliczonych świadczeń, należy kliknąć przycisk Szczegóły. Jeżeli pracownik chce zmniejszyć ilość świadczeń (dieta pobytowa, ryczałt hotelowy, ryczałt na dojazdy), w kolumnie związanej z danym świadczeniem, wprowadza odpowiednią wartość. Jeżeli pracownik będzie miał zapewnione wyżywienie, wprowadza wartości w kolumnach śniadania obiad kolacje.
Jeżeli pracownik nie będzie korzystać z danego świadczenia, odznacza pole wyboru jak na ekranie poniżej: Uwaga! W przypadku rozliczania kosztów noclegu na podstawie faktury należy odznaczyć Ryczałt hotelowy i na kolejnym ekranie dodać nowy rodzaj wydatku Hotel. Jeżeli pracownik zmodyfikował wpisy w kolumnach, ale jednak zmienił zdanie i postanowił wrócić do wartości wyliczonych automatycznie, musi kliknąć przycisk Wylicz świadczenia na podstawie etapów podróży. W celu przejścia do trzeciego ekranu wniosku, należy kliknąć przycisk Dalej.
4. Na ekranie trzecim - Rodzaje wydatków określamy: rodzaj wydatku, sposób płatności, MPK/PSP/CZ/Zlecenie, źródła finansowania, walutę oraz planowane wydatki. Rodzaje wydatków dotyczące świadczeń ryczałtowych (Dieta pobytowa, Ryczałt na dojazdy lokalne, Ryczałt hotelowy) pojawiają się automatycznie wraz z wyliczonymi kwotami. W kolumnie Rodzaj wydatku należy wybrać z listy odpowiedni rodzaj wydatku. W kolumnie Sposób płatności w zależności od rodzaju wydatku można wybrać następujące pozycje: Ryczałty i bilety ze środków delegowanego do zwrotu przez Uczelnię wybierany dla wszystkich wydatków rozliczanych bez konieczności przedstawienia faktury/rachunku wystawionego na Uniwersytet Jagielloński np. diety i ryczałty, bilety autobusowe, bilety kolejowe). Faktury ze środków delegowanego do zwrotu przez Uczelnię wybierany dla wszystkich wydatków rozliczanych na podstawie faktur/rachunków wystawionych na Uniwersytet Jagielloński, które zostały wcześniej opłacone przez wyjeżdżającego z własnych środków, Płatność przez Uczelnię wybierany dla wszystkich wydatków opłacanych bezpośrednio przez Uniwersytet Jagielloński(faktura lub przedpłata). Zaliczka wypłacona wyjeżdżającemu wybierany, gdy osoba wyjeżdżająca chce pobrać przed wyjazdem zaliczkę na planowane wydatki. Płatność kartą Visa Business wybierany, gdy płatność będzie dokonana za pomocą służbowej karty Visa Business(nie dotyczy karty VE).
W kolumnie MPK/PSP/CZ/Zlecenie mamy możliwość wyboru rodzaju źródła finansowania.
W kolumnie Źródła finansowania należy podać numer źródła finansowania, z którego pobieramy środki na podróż. Kolumna Opis źródła finansowania uzupełni się automatycznie po przeliczeniu kwot. W przypadku, gdy wydatek jest opłacony w obcej walucie (np. opłata konferencyjna w Euro), istnieje opcja wyboru waluty w kolumnie Waluta. Na koniec wprowadzamy kwotę wydatku w kolumnie Planowane wydatki, jeśli nie dotyczy to wydatków wyliczonych automatycznie. W celu wprowadzenia nowego rodzaju wydatku użyj przycisku Dodaj. W przypadku rezygnacji z wcześnie wprowadzonego rodzaju wydatku (również wygenerowanego automatycznie), użyj przycisku Usuń. Przycisk Skopiuj zaznaczone źródło finansowania na wszystkie pozycje daje możliwość skopiowania tych samych danych we wszystkich wierszach dla kolumny Źródło finansowania (w celu skopiowania źródła finansowania, należy najpierw kliknąć na wiersz, w którym jest ono uzupełnione).
W celu przejścia do czwartego ekranu wniosku, należy kliknąć przycisk Dalej.
5. Na ekranie czwartym - Podsumowanie wyświetlone jest podsumowanie wszystkich wydatków związanych z wyjazdem służbowym z podziałem na sposób płatności. W części Faktury finansowane przez UJ wyświetlone są podsumowane wszystkie wydatki, które oznaczone były jako Płatność przez uczelnię. W części Faktury/rachunki finansowane przez wyjeżdżającego ze środków własnych wyświetlone są podsumowane wszystkie wydatki, które oznaczone były jako Faktury ze środków delegowanego do zwrotu przez Uczelnię. W części Inne wydatki finansowane przez wyjeżdżającego ze środków własnych wyświetlone są podsumowane wszystkie wydatki, które oznaczone były jako Ryczałty i bilety ze środków delegowanego do zwrotu przez Uczelnię. W części Faktury finansowane kartą Visa Business wyświetlone są podsumowane wszystkie wydatki, które oznaczone były jako Płatność kartą Visa Business.
W części Planowana zaliczka wyświetlone są wszystkie wydatki oznaczone jako Zaliczka wypłacona pracownikowi. W części Zaliczka i wydatki podsumowanie wyświetlona jest Suma planowanych wydatków w PLN oraz suma planowanych zaliczek w PLN. Forma wypłaty zaliczki dostępne są dwie formy wypłaty zaliczki Gotówka lub Przelew bankowy. Po zaznaczeniu przelewu wyświetlą się do wyboru konta bankowe pracownika, na które zostaną przelane środki. Deklaracja rozliczenia: Zobowiązuję się do rozliczenia pobranej zaliczki w terminie 14 dni po zakończeniu podróży upoważniając równocześnie zakład pracy do potrącenia kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. Należy zaznaczyć pole wyboru Akceptuję, aby wysłać wniosek do akceptacji. W celu przejścia do piątego ekranu wniosku, należy kliknąć przycisk Dalej. Pojawi się okno dialogowe potwierdzenia, na którym należy kliknąć przycisk Zapisz i przejdź dalej.
6. Ekran piąty - Formularz wniosku zawiera formularz wyjazdowy z uzupełnionymi informacjami o podróży.
Po kliknięciu przycisku Pobierz wniosek w PDF, zostanie wyświetlony cały wniosek wyjazdowy.
Na formularzu wniosku zawarte są wszystkie informacje, które zostały wypełnione w poprzednich etapach: - automatycznie wygenerowany przy zapisie nr podróży (wniosku), - Rodzaj podróży, - Miejsce, dzień złożenia wniosku, - Dane wyjeżdżającego, - Cel i rodzaj wyjazdu, - Rodzaje świadczeń, - Źródło finansowania zaliczka (w tej części podane jest: Źródło finansowania, Dysponent środków, oraz sposób wypłaty zaliczki). (Dotyczy tylko UJ CM) Przed wysłaniem wniosku do akceptacji, należy dołączyć dokumenty potwierdzające daty wyjazdu w zakładce Załączniki. Pojawia się ekran, na którym należy podać opis dokumentu, wybrać dokument z dysku za pomocą przycisku Przeglądaj..., a następnie załączyć go za pomocą przyciku Dodaj. Dozwolone formaty i wielkości plików to: - format PDF o maksymalnej wielkości do 2MB każdy, - format DOC, DOCX, PDF, TXT, XLS, XLSX o maksymalnej wielkości do 1MB każdy. Tu należy wpisać opis dokumentu W celu wysłania wniosku do akceptacji należy wrócić do zakładki Wniosek nr... / Podróż krajowa/... oraz kliknąć przycisk Wyślij do akceptacji.
INFORMACJE DODATKOWE dla UJKR rezerwacja środków (obligo) zostaje automatycznie utworzona po wysłaniu wniosku wyjazdowego, dla UJCM rezerwacja środków (obligo) zostaje automatycznie utworzona po zaakceptowaniu wniosku, po akceptacji wniosku zostaje zaewidencjonowana nieobecność w systemie HR, w przypadku wypłaty zaliczki dla pracownika, po akceptacji wniosku zostaje utworzone żądanie zaliczki będące podstawą do wypłaty środków pracownikowi, po akceptacji wniosku, pracownik otrzymuje mailowe powiadomienie o akceptacji, AKCEPTACJA WNIOSKU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ UJKR po wysłaniu wniosek trafia do akceptacji Przełożonego następnie wniosek trafia do akceptacji Dysponenta środków w przypadku zaliczki dla pracownika oraz przy wyborze samochodu prywatnego/samolotu jako środka transportu, wniosek trafia dodatkowo do akceptacji Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, a następnie do akceptacji Kwestora. UJCM po wysłaniu wniosek trafia do akceptacji Zespołu ds. Obsługi Wyjazdów Służbowych następnie wniosek trafia do akceptacji Przełożonego. po akceptacji Przełożonego wniosek trafia do akceptacji Dysponenta środków na koniec wniosek trafia do akceptacji Kwestora.