SYSNET Tomasz Kamiński Zmiany w systemie AOW od 1 stycznia 2012 Stan 28.12.2011 Nowa ustawa refundacyjna, wraz z rozporządzeniami wykonawczymi, która ukazała się w Dzienniku Ustaw 2011.122.696 z dnia 13 maja 2011 z zapisanym terminem jej wejścia w życie w dniu 1 stycznia 2012 wpłynęła na konieczność wprowadzenia zmian we wszystkich modułach systemu AOW. Do kluczowych modyfikacji w zakresie poszczególnych części systemu należą: ************************************************************************************************ -recepty wystawione w grudniu w styczniu realizujemy wg starych zasad -recepty z starym drukiem wystawione w 2012 są ważne do 31 czerwca 2012 ale muszą być wypełniane wg nowych zasad. ************************************************************************************************ 1. Sprzedaż: A. Zmiany w procesie rejestracji pozycji recepty pozwalające na łatwiejsze wprowadzanie odpłatności związanej z daną pozycją, wynikające z faktu modyfikacji wzoru recepty i określania odpłatności za lek przez osobę wystawiającą receptę. B. Zmiany związane z modyfikacją zakresu wprowadzanych informacji z recepty do których należą, likwidacja uprawnienia związanego z chorobami przewlekłymi ( P ), zmiana długości numeru recepty z 20 do 22 cyfr, zmienione algorytmy obliczania sum kontrolnych dla kodów kreskowych zawartych na receptach. C. Modyfikacja wydruku wyceny recepty. D. Wprowadzenie możliwości rejestrowania zamienników/odpowiedników (wymóg określony w nowym zestawie danych przekazywanych z apteki do NFZ). E. Wspomaganie procesu udzielania informacji o tańszym odpowiedniku zgodnie z regułami określonymi w art. 44 ust.1 ustawy refundacyjnej. F. Kontrola włączenia opcji stosowania systemu bonifikat dla leków refundowanych, zabronionych przez zapisy nowej ustawy refundacyjnej. G. Kontrola stosowania sztywnej ceny urzędowej (nie niższej i nie wyższej) w przypadku leków posiadających cenę urzędową. H. Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla uprawnienia IB wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla uprawnienia IB. I. Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla leków z importu docelowego wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla leków z importu docelowego. J. Wprowadzenie możliwości (zależnej od ustawienia odpowiedniej opcji) pozwalającej na pobieranie wysokości zapłaty pacjenta wprost z informacji umieszczonej w karcie leku. K. Kontrola obecności kodu EAN (lub równoważnego) w momencie wydawania leku refundowanego. L. Dostosowanie wystawiania faktur do zmiany ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, identyfikatorem 1 osoby fizycznej jest PESEL (zamiast numeru NIP).
2. Zakupy A. Kontrola i wymuszenie stosowania ceny urzędowej dla pozycji posiadających taką cenę (wprowadzenie nowych typów ostrzeżeń). B. Kontrola i wymuszenie związane z ustalaniem ceny detalicznej dla pozycji związanych z importem docelowym. 3. Kartoteki A. Zmodyfikowana kartoteka BLOZ (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku). B. Dodano wykaz najtańszych odpowiedników. ******************************************************************************** 2
IV. Szczegółowy opis modyfikacji 1. Sprzedaż A) Zmiany w procesie rejestracji pozycji recepty pozwalające na łatwiejsze wprowadzanie odpłatności związanej z daną pozycją, wynikające z faktu modyfikacji wzoru recepty i określania odpłatności za lek przez osobę wystawiającą receptę. W programie aptecznym wprowadzono modyfikacje dotyczące obsługi odpłatności dla danej pozycji z recepty. W związku z usunięciem znacznika P program podczas sprawdzania możliwości sprzedania leku na daną odpłatność sumuje zaznaczone odpłatności z recept zwykłych oraz P przewlekłych. Podczas podstawowej sprzedaży farmaceuta wskazuje właściwą odpłatność, na jaką ma zostać sprzedany dany lek. Przykładowo dla sprzedaży leku Zafiron prosz.do inh.w kaps. 0,012 mg, dla którego na karcie leku zaznaczone są odpłatności przedstawione na poniższym rysunku. Rys. 5. Zakładka Odpłatności na karcie leku W momencie sprzedaży po uzupełnieniu wymaganych danych z recepty oraz wskazaniu towaru do sprzedaży program wyświetli okno z możliwością Wyboru odpłatności. W wyświetlonym oknie podane są odpłatności dostępne dla danego towaru (nie ma w nim odpłatności związanych z dodatkowymi uprawnieniami pacjentów tj. ZK,IB itd.). 3
Rys.6. Wybór odpłatności domyślnej W przypadku sprzedaży leków pełnopłatnych okno z wyborem odpłatności po wybraniu towaru nie wyświetli się. B) Zmiany związane z modyfikacją zakresu wprowadzanych informacji z recepty, do których należą, likwidacja uprawnienia związanego z chorobami przewlekłymi ( P ), zmiana długości numeru recepty z 20 do 22 cyfr, zmienione algorytmy obliczania sum kontrolnych dla kodów kreskowych zawartych na receptach. W związku z likwidacją uprawnienia związanego z chorobami przewlekłymi ( P ) od nowego roku znikają recepty przewlekłe. W okresie przejściowym w programie aptecznym recepty wystawione w 2011 roku farmaceuta będzie miał możliwość zrealizowania na zasadach obowiązujących przed zmianami. 4
Rys. 8. Możliwość wprowadzenia 22 znakowego numeru recepty Obecnie ze względu na zmianę formatu numeru recepty pole Nr recepty w oknie Wprowadzanie kodów z recept zostało rozszerzone z 20 do 22 znaków. W przypadku wprowadzenia niepoprawnych kodów na recepcie (niewłaściwej ilości znaków) program kontroluje sumę kontrolną poprzez wyświetlenie stosownego komunikatu przedstawionego na powyższym rysunku. Program kontroluje również sumę kontrolną recept wystawionych wg starych zasad. C) Modyfikacja wydruku wyceny recepty. W systemie aptecznym wprowadzono modyfikacje dotyczące wydruku wyceny recept uwzględniając wymagane informacje: - data i godzina (czas) realizacji recepty, - nazwa i adres apteki (informacja do tej pory umieszczana na wydruku), - numer recepty nadany w aptece (informacja do tej pory umieszczana na wydruku). Ze względu na fakt, iż żadna z produkowanych obecnie drukarek fiskalnych nie ma przewidzianego pola na umieszczenie godziny realizacji recepty, a tylko niektóre mają pole z datą, to informacje o dacie i godzinie realizacji są umieszczone w innych polach oraz na każdej z drukarek w nieco odmienny sposób, stosownie do ich możliwości technicznych. Przykładowo na poniższych zrzutach przedstawiono wycenę leku oraz wycenę leku robionego wykonanej na drukarce fiskalnej Elzab Mera F. 5
Rys. 9. Wycena wielopozycyjna Rys. 10. Wycena leku Rys.11.Wycena leku robionego D) Wprowadzenie możliwości rejestrowania zamienników/odpowiedników (wymóg określony w nowym zestawie danych przekazywanych z apteki do NFZ). Od 1 stycznia 2012 roku Zamienniki zostały zastąpione Odpowiednikami, apteka chcąc wydać odpowiednik musi zaznaczyć, że wydała odpowiednik i określić, co było oryginalnie przepisane pacjentowi na recepcie (kod EAN). Działanie funkcji rejestrowania odpowiednika uzależnione jest od opcji AP11.2.85. W przypadku, gdy ustawiono Nie proponuj odpowiednik należy określić ręcznie - podczas wybierania towaru przycisk [F7] Zamiana odpowiednik wybierany jest z bazy towarów, natomiast za pomocą skrótu klawiszowego [Alt+F7] BLOZ odpowiednik wybierany jest z bazy KS- BLOZ. 6
Rys. 12. APW11 Sprzedaż Wybór odpowiednika Informacja, że wydano odpowiednik widoczna jest w oknie Aktualizacja sprzedaży (klawisz A) w poprawie sprzedaży. Rys.13. Okno aktualizacji sprzedaży Sprzedaż odpowiednika można również określić po dokonaniu sprzedaży zaznaczając w oknie Poprawy sprzedaży Wybór odpowiednika (A Aktualizacja sprzedaży) (Rys. 13) oraz wskazując lek, za który został wydany przyciskiem [F4] lub [F11]. Informacja o dokonaniu zamiany widoczna jest w oknie przeglądania sprzedaży (klawisz S w poprawie sprzedaży): 7
Rys.14. Poprawa sprzedaży klawisz S W przedstawionym powyżej oknie Poprawa sprzedaży klawisz Sprzedaż w przypadku sprzedaży odpowiednika w kolumnie Wydano odpowiednik wyświetlona jest stosowna informacja TAK lub Nie w przypadku jego niewydania. W kolumnie Kod EAN pierwotnej ordynacji program wyświetla informację o kodzie EAN leku, który pierwotnie zaordynował lekarz pacjentowi. Wybór synonimu nie ulega zmianie, wybierany jest podczas wyboru leku w sprzedaży za pomocą klawisza F10 Synonimy. E) Wspomaganie procesu udzielania informacji o tańszym odpowiedniku zgodnie z regułami określonymi w art. 44 ust.1 ustawy refundacyjnej. W zależności od ustawienia opcji APW11.2.85, program wyświetli automatycznie listę odpowiedników dla towaru wybranego do sprzedaży klawiszem [Enter]. Rys.15. Opcje modułów opcja APW11.2.85 8
Rys.16. Okno umożliwiające wybór odpowiednika W oknie wyświetlonym na rysunku 16 mamy możliwość zamiany leku przyciskiem [F9] Zamiana lub rezygnacji z zamiany wybierając [Esc] Anuluj. Po wybraniu odpowiednika należy jeszcze wskazać lek, za który wydawany jest odpowiednik przyciskiem [F7] Zamiana lub skrótem [Alt+F7]. F) Kontrola włączenia opcji stosowania systemu bonifikat dla leków refundowanych, zabronionych przez zapisy nowej ustawy refundacyjnej. W związku z brakiem możliwości stosowania systemu bonifikat dla leków refundowanych program apteczny został odpowiednio zmodyfikowany. W przypadku włączonej opcji APW11.4.10 Zezwolenie na stosowanie systemu bonifikat podczas uruchomienia modułu APW11 Sprzedaż wyświetla się komunikat przedstawiony na rys. 17. Rys. 17. Komunikat o włączonej opcji 9
G) Kontrola stosowania sztywnej ceny urzędowej (nie niższej i nie wyższej) w przypadku leków posiadających cenę urzędową Dla sprzedaży z odpłatnością inną niż 100% oraz inną niż z uprawnieniem IB i importu docelowego, program kontroluje stosowanie sztywnej ceny detalicznej. Jeżeli farmaceuta dokona próby sprzedaży w cenie różnej od ceny urzędowej, nastąpi blokada operacji sprzedaży oraz zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Rys.18. Komunikat o blokadzie sprzedaży w cenie różnej od ceny urzędowej H) Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla uprawnienia IB wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla uprawnienia IB Chcąc poprawnie wykonać sprzedaż refundowaną dla pacjenta z uprawnieniem IB należy w module APW41 Administrator Opcje modułów określić kwotową maksymalną marżę detaliczną dla leków wydawanych dla uprawnienia IB - opcja APW11.4.16. Marża dla leków nieposiadających ceny urzędowej jest wyliczana na podstawie tabeli marżowej (ustawienia dla Wspólne.9 Tabela marż urzędowych). Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19), która włączy się automatycznie od 01.01.2012 Rys. 19. Opcje modułów opcja APW11.4.16 10
I) Automatyczne wyliczenie i zastosowanie marży i ceny dla leków z importu docelowego wynikające z tabeli marż urzędowych oraz reguły maksymalnej marży dla leków z importu docelowego Dla sprzedaży na import docelowy program wymusza stosowanie nowej tabeli marż urzędowych (opcja Wspólne.9) z uwzględnieniem parametru maksymalnej kwoty marży dla importu docelowego (opcja APW11.4.17). Opcja ma zastosowanie w przypadku włączonej opcji stosowania zapisów ustawy o refundacji leków z dnia 12 maja 2011 (ustawienie Wspólne.2.19), która włączy się automatycznie od 01.01.2012 Rys. 20. Opcje modułów opcja APW11.4.17 J) Wprowadzenie możliwości (zależnej od ustawienia odpowiedniej opcji) pozwalającej na pobieranie wysokości zapłaty pacjenta wprost z informacji umieszczonej w karcie leku W programie aptecznym wprowadzono możliwość pobierania wysokości zapłaty pacjenta dla odpłatności 30%, 50% oraz bezpłatnej z dopłatą z informacji umieszczonej na karcie towaru lub zapłata pacjenta może być wyliczana przez program (opcja APW11.4.18), ), która włączy się automatycznie od 01.01.2012 z ustawieniem b) Z karty towaru Ustawienia opcji APW11.4.18: a. Zapłata wyliczana w programie. W przypadku ustawienia Wyliczane w programie opcji APW11.4.18, program będzie wyliczał zapłatę według dotychczasowych zasad. b. Zapłata z karty leku. W przypadku ustawienia Z karty towaru opcji APW11.4.18, kwota zapłaty pacjenta będzie pobierana z karty leku: Pole Zapłata 30% dla odpłatności 30%, Pole Zapłata BZ dla odpłatności BZ, Pole Zapłata 50% dla odpłatności 50%. W przypadku wydania części opakowania zapłata obliczana 11 jest proporcjonalnie.
K) Kontrola obecności kodu EAN (lub równoważnego) w momencie wydawania leku refundowanego Podczas sprzedaży refundowanej program kontroluje czy lek posiada kod EAN lub równoważny (kontrola zależna jest od przełącznika APW23.1.20) W przypadku próby sprzedaży towaru bez uzupełnionego kodu EAN program wyświetli stosowny komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys. 21. Komunikat o nieuzupełnionym kodzie EAN L) Dostosowanie wystawiania faktur do zmiany ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, identyfikatorem osoby fizycznej jest PESEL (zamiast numeru NIP) Dostosowano program apteczny do wymogów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw, gdzie identyfikatorem podatkowym jest nr PESEL (w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL 12
nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług). W przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu identyfikatorem jest nr NIP. Aby w programie aptecznym na wystawianej fakturze VAT sprzedaży drukował się nr PESEL identyfikujący osobę fizyczną należy na karcie Pacjenta/Odbiorcy uzupełnić nr PESEL. Poniżej przykładowy wydruk faktury VAT. Rys. 22. Karta pacjenta/odbiorca 13
Rys. 23. Faktura VAT z nr PESEL identyfikującym osobę fizyczną 2. Zakupy A) Kontrola i wymuszenie stosowania ceny urzędowej dla pozycji posiadających taką cenę (wprowadzenie nowych typów ostrzeżeń) Przyjęcie dokumentu zakupu od dostawcy zostało rozbudowane o dodatkową kontrolę dla towarów posiadających sztywne ceny urzędowe. W przypadku wprowadzenia towaru z ceną różną od ceny urzędowej program apteczny wyświetli w oknie Faktura VAT zakupu wprowadzanie w kolumnie Cena zakupu ostrzeżenie w postaci znaku, dodatkowo cenę zakupu podświetli na czerwono. 14
Rys. 24. Wprowadzenie faktury VAT Zakupu Uwaga! Dla leków refundowanych wartość mnożnika nie może być różna od 1. Przy próbie zmiany mnożnika na Karcie zakupu podczas wprowadza leków refundowanych wyświetli się komunikat przedstawiony na poniższym rysunku. Rys. 25. Komunikat o braku możliwości wprowadzenia mnożnika dla leków refundowanych W sytuacji, gdy użytkownik, pomimo wyświetlonego ostrzeżenia (ikona ) za pomocą klawisza Alt F7 Przyjmij spróbuje przyjąć dokument Faktura Vat zakupu program wyświetli dodatkowe ostrzeżenie przedstawione na poniższym rysunku. 15
Rys. 26. Komunikat o różnicy ceny zakupu z ceną urzędową B) Kontrola i wymuszenie związane z ustalaniem ceny detalicznej dla pozycji związanych z importem docelowym W przypadku przyjęcia towaru na import docelowy program podczas wyliczenia ceny detalicznej bierze pod uwagę tabelę marż urzędowych (opcja Wspólne.9). Rys.27. Karta zakupu 16
5. Kartoteki A) Zmodyfikowana kartoteka BLOZ (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku) - Mnożnik DDD oraz Wartości DDD, gdzie DDD - Definied Daily Dose określa przypuszczalną dawkę dobową leku stosowaną w celu leczenia głównego wskazania ATC. Na karcie BLOZ dodano nowe pola w zakładce Ctrl+3 Inne: -> DDD produktu, -> Mnożnik DDD opak. Rys. 34. Karta BLOZ zakładka Ctrl+3 Inne - Typ produktu zmodyfikowano kartę BLOZ poprzez dodanie informacji związanej z typem produktu a wymaganym do zestawienia XML dla NFZ (Lek, Środek spożywczy specjalnego przeznaczenia, Materiał medyczny). Na karcie BLOZ dodano nowe pole w zakładce Ctrl+3 Inne -> Typ produktu (rec.) Rys. 35. Karta BLOZ zakładka Ctrl+3 Inne - Zapłata pacjenta na karcie BLOZ dodano pola związane z kwotami zapłat pacjentów dla odpłatności (Zapłata rycz., Zapłata BZ, Zapłata 30%, Zapłata 50%). 17
Na karcie BLOZ dodano nowe pola w zakładce Ctrl+2 Ceny: -> Zapłata rycz., -> Zapłata BZ, ->Zapłata 30%, -> Zapłata 50%. Rys. 36. Karta BLOZ zakładka Ctrl+2 Ceny B) Zmodyfikowana kartoteka leku (mnożnik DDD, opis DDD, typ leku) W systemie aptecznym na karcie leku zostały dodane dodatkowe pola dotyczące Mnożnika oraz Wartości DDD. Na karcie towaru dodano pole Mnożnik oraz Wartość DDD w zakładce Ctrl+4 Inne Rys.37. Karta leku zakładka Ctrl+4 Inne 18
Rys.38. Karta leku zakładka Ctrl+3 Typy Rys. 39. Karta leku zakładka Ctrl+1 Odpłatności 19
F) Dodano wykaz najtańszych odpowiedników Dodatkowo w module APW23 Kontrola-> Kontrola leków-> dodano Listę najtańszych odpowiedników funkcja pozwala wyszukiwać m.in. po nazwie międzynarodowej, dawce, ilości w opakowaniu najtańsze odpowiedniki w bazie KS - BLOZ oraz bazie aptecznej. Aby wyświetlić listę należy wybrać z menu Kontrola leków następnie Lista najtańszych odpowiedników. Rys. 44. Lista najtańszych odpowiedników W górnej części tabeli przedstawiony jest wykaz najtańszych odpowiedników w bazie KS BLOZ oraz aptecznej bazie towarów (posortowane po nazwie międzynarodowej). W dolnej części tabeli przedstawione są wszystkie odpowiedniki (posortowane po cenie urzędowej). Dodatkowo w oknie można skorzystać z filtra (opcja F7 Filtr), gdzie użytkownik może przefiltrować listę odpowiedników wg: - Cena minimalna nie istnieje w aptece, - Cena minimalna istnieje w aptece, - Cena minimalna nie wykracza poza wartość limitu, - Kompletne zestawienie produktów. *****************************************KONIEC******************************************** 20