Grass Hopper Polska Sp. z o.o. S.K. Kalwaria Zebrzydowska, 16.12.2013 Ul. Klimeckiego 14 30 705 Kraków Zapytanie ofertowe nr 1/2013 Szanowni Państwo, zwracamy się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dla przedsiębiorstwa Grass Hopper Polska Sp. z o.o. S.K., zgodnie z poniższymi informacjami: I. ZAMAWIAJĄCY Grass Hopper Polska Sp. z o.o. S.K. Ul. Klimeckiego 14 30 705 Kraków NIP: 5512225897 KRS: 0000378295 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiotem zamówienia jest: Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarzadzanie obsługa partnerów biznesowych w zakresie zakupu elementów szklanych w firmie Grass- Hopper. Dopuszcza się składanie ofert częściowych. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Zakup sprzętu w ramach niniejszego projektu tj. zakup serwera 1 szt. i zakup UPS 1 szt. Minimalne wymagania sprzętu: a. Serwer 1 szt: Procesor: Intel Xeon E5-2407 2.20GHz, 10M Cache, 6.4GT/s QPI, No Turbo, 4C, 80W, Dodatkow y procesor: Intel Xeon E5-2407 2.20GHz, 10M Cache, 6.4GT/s QPI, No Turbo, 4C, 80W, Szybkość i typ pamięci DIMM: 1333 MHz RDIMMs, Ilość pamięci: 16GB RDIMM, 1333 MHz, Low Volt, Dual Rank, x4 b. - UPS 1 szt. - UPS - zasilacz awaryjny ; Moc pozorna: 750 VA; Moc rzeczywista: 600 Wat; Architektura UPSa: line-interactive; Liczba i rodzaj gniazdek z utrzymaniem 1
zasilania: 8 x IEC320 C13 (10A); Typ gniazda wejściowego: IEC320 C14 (10A); Czas podtrzymania dla obciążenia 100%: 14,2 min; Czas podtrzymania przy obciążeniu 50%: 37,8 min; Zakres napięcia wejściowego w trybie podstawowym: 160-286 V; Zmienny zakres napięcia wejściowego: 151-302 V; Zimny start: Tak; Układ automatycznej regulacji napięcia (AVR): Tak; Sinus podczas pracy na baterii: Tak; Porty komunikacji: RS232 (DB9), SmartSlot, USB; Port zabezpieczający linie danych: Brak; Diody sygnalizacyjne: Wyświetlacz LCD, praca z baterii, znaczne wyczerpanie baterii; Alarmy dźwiękowe: przeciążenie UPSa; Typ obudowy: 2U Rack, Tower; Wyposażenie standardowe: kabel szeregowy RS232 (DB9), oprogramowanie i sterowniki na CD, Dokumentacja, instrukcja obsługi, Kabel USB; 2) Zakup oraz instalacja i wdrożenie gotowego oprogramowania klasy ERP umożliwiające zarządzanie produkcją elementów szklanych oraz stworzenie i wdrożenie systemu, który umożliwi elektroniczną wymianę danych między firmą GH a jej partnerami biznesowymi, którzy w ramach współpracy nabywają od firmy GH szkło. W ramach projektu zostanie stworzona zaawansowana usługa elektronicznego automatycznego przetwarzania danych która polegała będzie na optymalizacji zamówienia elementów szklanych tak aby jak największa możliwa do realizacji cześć zamówienia była realizowana przy wykorzystaniu odpadów szklanych jakie powstają podczas procesu produkcyjnego w firmie GH. W ramach tworzonego systemu zostanie stworzona także aplikacja internetowa w ramach której odbiorcy będą mogli realizować następujące procesy w współpracy z firmą GH w formie elektronicznej tj. proces ofertowania: proces zamówienia: proces fakturowania: proces kontroli stanu rozrachunków proces raportowanie i analiz: Partnerzy będą posiadać dostęp poprzez platformę B2B opartą o protokół HTTP. Podstawowe funkcjonalności i systemu z punktu widzenia firmy GH: - Optymalizacja zamówienia pod względem wykorzystania materiałów odpadowych, - Koszyk zamówień, - Dodawanie i usuwanie produktów z koszyka przez odbiorcę - Składanie zamówień przez odbiorcę - Ustalanie cen - Modyfikacja zamówienia - Akceptacja cen i terminów przez odbiorcę 2
- System powiadomień mailowych oraz systemowych o statusie zamówienia - Historia wartościowa i ilościowa zamówień odbiorców, - Raporty o wielkości i ilości zamówień - Eksport danych do pliku Excel - Raporty obrotów, płatności i najczęściej zamawianych towarów - Generowanie dokumentów sprzedaży (faktury lub faktury pro forma) - Modyfikacja dokumentów sprzedaży - Statusy płatności (zapłacona, niezapłacona) - Prezentacja danych dla odbiorcy - Saldo - Faktury niezapłacone wraz z kwotami - Historia płatności - System powiadomień o zaległościach płatniczych Z punktu widzenia odbiorców: -automatyczny natychmiastowy dostęp do szczegółowych informacji o posiadanych zamówieniach, - możliwość składania zamówienia, -podgląd statusu zamówienia - elektroniczna FV - analizy historii zamówień, -dostęp do informacji o przeprowadzonych działaniach, statusach zamówień, kwoty zbiorczej za zrealizowane a nie opłacone zamówienia, -generowanie statystyk i zestawień według różnych kryteriów np. technicznych, czasowych, finansowych. -integracja z wewnętrznymi systemami, -raportowanie wykonania sprzedaży i ilościach zwrotów, -rozliczenia finansowe, faktury, płatności. Tworzony system umożliwi to, że: podczas składania zamówień lub zapytań ofertowych przez partnera system będzie analizował w pierwszej kolejności magazyn materiałów odpadowych, pod kątem dostępności surowców w odpowiednich parametrach (typ materiału, wymiary, itp.) W momencie, jeśli 3
system nie odnajdzie odpowiedniego materiału, w dalszej kolejności przeszukiwany będzie magazyn podstawowy. Dzięki temu zoptymalizowany będzie magazyn materiałów odpadowych, a ilość szkła odpadowego będzie zmniejszona. System będzie automatycznie przesyłał informacje o statusie zamówienia. Cały proces będzie realizowany automatycznie. Poprzez specjalną platformę, dostępną przez www partnerzy będą mieli również możliwość podglądu aktualnych stanów magazynowych, możliwość składania zamówień. W projekcie przewidziano wprowadzanie podpisu elektronicznego: Wprowadzanie elektronicznego podpisu zostanie oparte o kwalifikowany certyfikat i ma na celu zabezpieczenie i potwierdzenie autentyczności przesłanych dokumentów. Zastosowany zostanie bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym ustandaryzowany zgodnie z ustawą. Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Podczas realizacji projektu podpisem elektronicznym zostaną objęte następujące procesy biznesowe: - ofertowanie - zamówienia - fakturowanie III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: zgodny z harmonogramem stanowiącym załącznik nr.1 IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania, z dołączeniem dokumentów potwierdzających doświadczenie (faktury, referencje) V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres:mknawa@grasshopper.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Kalwaria Zebrzydowska, ul. Partyzantów 2b do godziny 9:00. dnia 20.12.2013r. 2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 23.12.2013 a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie 10.00 dnia 23.12.2013. w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej pod adresem www.grass-hopper.pl 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 4
4. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.grass-hopper.pl, oraz w siedzibie Zamawiającego. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: - Cena: 70% - Doświadczenie (w oparciu o załączone do oferty referencje) w szczególności w zakresie wdrożeń oprogramowanie StreamSoft Prestige: 30% VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem www.grass-hopper.pl oraz poprzez ogłoszenie zamieszczone w siedzibie Zamawiającego VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela P. Marcin Knawa pod numerem telefonu 693726802 oraz adresem email: mknawa@grass-hopper.pl IX. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Harmonogram Załącznik nr 2 Wzór oferty Z poważaniem, 5