Jak rozliczyć chorobę w okresie wyczekiwania 1
Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki!
Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor naczelny: Krystyna Trojanowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład i łamanie: Studio Raster, N. Bogajczyk ISBN: 978-83-269-6784-9 Informacje o prenumeracie: tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: ksiegowy@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a wydawcą lub redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że wydawca ani redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych. Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego wydawca, redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.
Spis treści 3 przypadki prawa do świadczeń bez okresu wyczekiwania 5 Zasiłek macierzyński 5 Zasiłek opiekuńczy 6 Zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego 6 Jak bezbłędnie ustalić podstawę wymiaru świadczeń chorobowych 6 Podstawa wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego pracownika 6 Co z nagrodami i premiami 7 Podstawy wymiaru zasiłku chorobowego zleceniobiorcy 7
Jak rozliczyć chorobę w okresie wyczekiwania Zdarza się, iż osoba zatrudniona w firmie poważnie zachoruje i dostarczy zwolnienie lekarskie za okres swojej niezdolności do pracy, często obejmujący pobyt w szpitalu, a także rekonwalescencję. Niekiedy okres choroby i powrotu do zdrowia trwa kilka miesięcy. Płatnik, w przypadku gdy choroba pracownika obejmuje okres wyczekiwania, ma wątpliwości, jak poprawnie rozliczyć wynagrodzenie za ten czas? A w jaki sposób taką sytuacje rozliczyć u zleceniobiorcy? Problematykę tę wyjaśniamy na przykładach z praktyki. Zwolnienie lekarskie za pobyt w szpitalu i rekonwalescencję w okresie wyczekiwania nie zawsze będzie stanowiło okres bez wynagrodzenia istotne znaczenie ma wcześniejszy okres podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Każda osoba, która czy to w ramach zawartej umowy o pracę, czy też umowy zlecenia podlega ubezpieczeniu chorobowemu ma prawo do korzystania z wynagrodzenia za czas choroby. W zależności od rodzaju zawartej umowy będzie to wynagrodzenie za czas choroby/zasiłek chorobowy bądź tylko zasiłek chorobowy. Osoba będąca pracownikiem, zatrudniona na podstawie umowy o pracę, podlega obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu już od pierwszego dnia ubezpieczenia. Niestety nie zawsze w przypadku wystąpienia choroby niezdolność ta będzie wynagradzana już od pierwszego dnia. Przypomnijmy, że pracownik podlega tzw. okresowi wyczekiwania obejmującemu 30 dni kalendarzowych, w czasie których nie przysługuje mu żadne wynagrodzenie, gdyby w tym okresie zachorował. Dopiero po zakończeniu tego okresu ma on prawo przez 33 dni, a w przypadku pracowników po 50. roku życia 14 dni do wynagrodzenia za czas choroby. Po tym okresie, tj. od 34. lub 15. dnia należy mu się zasiłek chorobowy. Wnioski dla płatnika Do okresów ubezpieczenia chorobowego wliczamy poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Podkreślmy, że od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego prawo do zasiłku chorobowego przysługuje: 1) absolwentom szkół lub szkół wyższych, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych; 2) ubezpieczonym obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego; 3) posłom i senatorom, który przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji. 3 przypadki prawa do świadczeń bez okresu wyczekiwania Pracownik/zleceniobiorca może korzystać ze świadczeń chorobowych bez wymaganego okresu wyczekiwania, gdy przysługuje mu zasiłek: macierzyński; opiekuńczy; wypłacany z ubezpieczenia wypadkowego. Zasiłek macierzyński Zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego: 1) urodziła dziecko; 2) przyjęła na wychowanie dziecko w wieku do 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego do 10. roku życia i wystąpiła do sądu opiekuńczego w sprawie jego przysposobienia; 3) przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, dziecko w wieku do 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wo- 5
bec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego do 10. roku życia. Prawo do zasiłku macierzyńskiego nie zależy od posiadanego, wymaganego w innych przypadkach okresu wyczekiwania (30 lub 90 dni). Przysługuje od pierwszego dnia podlegania ubezpieczeniu chorobowemu i należne jest przez cały okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Wnioski dla płatnika Zasiłek macierzyński przysługuje zarówno osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, jak również współpracującej w ramach umowy zlecenia, a nawet prowadzącej działalność gospodarczą (w dwóch ostatnich przypadkach przysługuje zasiłek nie zaś urlop macierzyński) warunkiem jest jedynie podleganie ubezpieczeniu chorobowemu czy to obowiązkowo, czy też dobrowolnie. Zasiłek opiekuńczy Kolejnym rodzajem świadczenia przysługującego osobie podlegającej ubezpieczeniu chorobowemu jest zasiłek opiekuńczy, wobec którego również nie jest wymagany minimalny okres podlegania temu ubezpieczeniu. Świadczenie to pozwala osobie ubezpieczonej na osobiste sprawowanie opieki nad: 1) dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat w przypadku: a) nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, a także w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem, b) porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki, c) pobytu małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne; 2) chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat; 3) innym chorym członkiem rodziny. Za członków rodziny uważa się małżonka, rodziców, rodzica dziecka, ojczyma, macochę, teściów, dziadków, wnuki, rodzeństwo oraz dzieci w wieku powyżej 14 lat jeżeli pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym z ubezpieczonym w okresie sprawowania opieki. Zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego Ostatnim rodzajem świadczenia wypłacanym pomimo obowiązującego okresu wyczekiwania jest zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego. Świadczenie to wypłaca się już od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Wnioski dla płatnika Osoby, które wykonują umowę zlecenia, mają możliwość dobrowolnego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Tak jak w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, obowiązuje ich okres wyczekiwania, który w ich przypadku jest nieco dłuższy i wynosi 90 dni. Również, w odniesieniu do tych osób obowiązują ich zasady, zgodnie z którymi posiadając inne okresy ubezpieczenia, nie jest wymagany okres wyczekiwania. Osoby współpracujące na podstawie umów zlecenia mają także prawo do korzystania z zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego, wypadkowego na takich samych zasadach jak osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Jak bezbłędnie ustalić podstawę wymiaru świadczeń chorobowych Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, a tym samym i zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zasady te obowiązują zarówno w odniesieniu do pracowników, jak i zleceniobiorców. Podstawa wynagrodzenia za czas choroby/ zasiłku chorobowego pracownika W sytuacji gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu 12 miesięcy, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia lub gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Podstawę wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego ustala się, biorąc pod uwagę wynagrodzenie, które osoba ta uzyskała u płatnika składek (pracodawcy) w okresie korzystania z nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli w okresie uwzględnianym w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego pracownik w którymś z przyjmowanych miesięcy nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z uwagi na nieprzepracowanie części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru: 1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy, 2) przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy. 6
W przypadku gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy: 1. wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości; 2. wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował tylko 1 dzień; 3. kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconą za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy. Wnioski dla płatnika Składniki wynagrodzenia, które pomniejszamy proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, uwzględniamy w podstawie wymiaru zasiłków (wynagrodzenia za czas choroby) po uzupełnieniu, natomiast składniki wynagrodzenia, które na podstawie przepisów płacowych pomniejszamy w sposób nieproporcjonalny, uwzględniamy w kwocie faktycznie wypłaconej. Co z nagrodami i premiami W odniesieniu do nagród, premii przyznawanych pracownikom/zleceniobiorcom ujmujemy je w podstawie w następujący sposób: miesięczne wliczamy do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmujemy do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, kwartalne wliczamy do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby/zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, roczne wliczamy do podstawy w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Przykład 1. 45 dni niezdolności do pracy Pracownik Bogusz R., zatrudniony od 1 czerwca 2017 r., 23 czerwca dostarczył pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres 45 dni (do 6 sierpnia 2017 r.) w związku z przebytą operacją chirurgiczną i okresem rekonwalescencji. Pracownik nie posiada wcześniejszych okresów ubezpieczenia, w związku z czym obowiązywał go 30-dniowy okres wyczekiwania, który upłynął 22 lipca 2017 r. Wobec tego za okres od 23 czerwca do 22 lipca 2017 r. pracownik nie otrzymał żadnego wynagrodzenia, natomiast za okres od 23 lipca do 6 sierpnia pan Bogusz miał prawo do wynagrodzenia za czas choroby. Pracownik wynagradzany jest w stałej miesięcznej stawce, dlatego też podstawę wynagrodzenia za czas choroby stanowiło wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy. Przykład 2. Choroba pracownika przy ponownym zatrudnieniu Pracodawca zatrudnił pracownika Mariusza D. 1 czerwca 2017 r. W dniu 10 czerwca 2017 r. pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 10 do 17 czerwca 2017 r. W związku z tym, iż pan Mariusz do 31 maja 2017 r. był zatrudniony w innym zakładzie pracy, ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby bez wymaganego okresu wyczekiwania. Przerwa pomiędzy poprzednim a obecnym tytułem ubezpieczenia nie przekroczyła bowiem 30 dni. Pracownik otrzymuje zmienne składniki i wynagrodzenia, wobec tego ustalając podstawę wynagrodzenia za czas choroby, należało podzielić wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożyć przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu. Podstawy wymiaru zasiłku chorobowego zleceniobiorcy W przypadkach gdy niezdolność do pracy zleceniobiorcy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku stanowi kwota przychodu określona w umowie zlecenie przypadająca za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, a jeżeli kwota ta w umowie nie została określona, kwota przeciętnego miesięcznego przychodu innych ubezpieczonych, z którymi płatnik składek zawarł takie same lub podobne umowy. Jeśli w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, przychód ubezpieczonego niebędącego pracownikiem uległ zmniejszeniu wskutek niewykonywania pracy lub działalności w okresie pobierania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego albo odbywania ćwiczeń wojskowych, ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego: 1) wyłączamy przychód za miesiące, w których ubezpieczony wykonywał pracę lub działalność przez mniej niż połowę miesiąca; 7
2) przyjmujemy przychód za miesiące, w których ubezpieczony wykonywał pracę lub działalność przez co najmniej połowę miesiąca. Jeżeli w okresie 12 miesięcy przyjmowanych do ustalenia podstawy zasiłku chorobowego, w każdym miesiącu przychód ubezpieczonego uległ zmniejszeniu z wyżej wymienionych przyczyn przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmujemy przychód za wszystkie miesiące. Jeśli ubezpieczony przed obecnym tytułem ubezpieczeń miał wcześniejsze tytuły ubezpieczenia, a przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni, wówczas do podstawy zasiłku chorobowego bierzemy również pełne miesiące obejmujące poprzedni tytuł ubezpieczenia. Łączna liczba pełnych miesięcy, zarówno z obecnego, jak i poprzedniego tytułu ubezpieczeń nie może przekroczyć 12 miesięcy. W przypadku gdy ubezpieczony przystąpi do ubezpieczenia chorobowego, następnie z niego zrezygnuje, by ponownie do niego powrócić w terminie nie dłuższym niż 30 dni, przy ustalaniu podstawy zasiłku chorobowego uwzględniamy zarówno przychód z bieżącego nieprzerwanego okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu jak i sprzed przerwy. Może się zdarzyć, iż niezdolność do pracy powstanie przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, a ubezpieczony posiada wcześniejszy okres ubezpieczenia i przerwa między obecnym a poprzednim okresem ubezpieczenia nie jest dłuższa niż 30 dni, przychód za miesiąc, w którym powstała niezdolność, uzupełniamy do pełnego miesiąca, tj. do kwoty, którą zleceniobiorca uzyskałby, gdyby wykonywał zlecenie przez pełny miesiąc. Przykład 3. 90 dni okresu wyczekiwania Zleceniobiorca Witold W. zawarł umowę zlecenia 2 sierpnia 2017 r. i również z tym dniem przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. W dniu 20 sierpnia 2017 r. uległ poważnemu wypadkowi komunikacyjnemu, w związku z czym przez okres 60 dni będzie przebywać w szpitalu, tj. do 18 października 2017 r. W związku z tym, iż zleceniobiorca nie posiada wcześniejszych okresów ubezpieczenia, obowiązuje go 90-dniowy okres wyczekiwania. Niestety z uwagi na fakt, iż zwolnienie lekarskie będzie trwało w okresie wyczekiwania pan Witold nie otrzyma z tego tytułu zasiłku chorobowego. Ponadto w związku z nieświadczeniem pracy zleceniodawca nie wypłaci z tytułu zawartej umowy zlecenia żadnego wynagrodzenia, ponieważ zleceniobiorca nie zrealizował czynności wynikających z zawartej umowy zlecenia. Przykład 4. Niezdolność do pracy przed upływem miesiąca Zleceniobiorca Jakub T. zawarł umowę zlecenia w okresie od 1 czerwca 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. W dniu 25 czerwca pan Jakub dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 25 czerwca do 4 lipca 2017 r. Zleceniobiorca posiada wcześniejszy okres ubezpieczenia zatrudniony był na podstawie umowy o pracę do 31 maja 2017 r. W związku z tym, iż niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca ubezpieczenia, podstawę zasiłku chorobowego stanowiła kwota wynagrodzenia, którą zleceniobiorca uzyskałby, gdyby zlecenie wykonywał przez cały miesiąc. Podstawa prawna: art. 4, art. 6, art. 29 ust. 1, art. 29 a ust. 1, art. 32 ust. 1, ust. 2, art. 36, art. 37, art. 42, art. 48, art. 49 ust. 1, pkt 3, ust. 2, art. 50 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1368), art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.), art. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.). Anna Michalska specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 8
2BC109 ISBN 978-83-269-6784-9