ZARZĄDZENIE NR SP.0050.1.24.2013 PREZYDENTA MIASTA RUDA ŚLĄSKA z dnia 26 kwietnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia Zasad gospodarowania składnikami majątku Miasta Ruda Śląska Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), w związku z 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 roku, Nr 128, poz. 861 z późn. zm.) w ramach Polityki Rachunkowości Urzędu Miasta Ruda Śląska zarządza się, co następuje: Wprowadzić Zasady gospodarowania składnikami majątku Miasta Ruda Śląska: DZIAŁ I Ewidencja składników majątku Miasta Ruda Śląska Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1.1. Ewidencja składników majątku Miasta prowadzona jest przy użyciu systemu komputerowego w programie Otago Podsystem ST oraz w formie dokumentów papierowych. 2. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzą następujące komórki organizacyjne: 1) środków trwałych - Wydział Nadzoru Właścicielskiego, 2) wyposażenia - Wydział Administracyjny, 3) sprzętu komputerowego - Wydział Informatyki. 3. Ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych prowadzi Wydział Nadzoru Właścicielskiego (za wyjątkiem wyposażenia Urzędu Miasta oraz sprzętu komputerowego). Bez względu na wartość ewidencję ilościowo-wartościową wyposażenia prowadzi Wydział Administracyjny, natomiast sprzętu komputerowego Wydział Informatyki. 4. W wykorzystywanym w jednostce systemie komputerowym ewidencja majątku prowadzona jest w podziale na: 1) Rzeczowy majątek trwały mienie Urzędu, Rodzaj R (Urząd Miasta), RM (Miasto) środki 1
trwałe o wartości początkowej powyżej 3.500,00 zł, 2) Rzeczowy majątek trwały mienie Urzędu umorzenie jednorazowe (Rodzaj RJ, pozostałe środki trwałe o wartości początkowej od 500,00 zł do 3.500,00 zł, 3) Pozostałe środki trwałe ewidencja ilościowa (Rodzaj PI wyposażenie o wartości poniżej 500,00 zł), za wyjątkiem sprzętu komputerowego i wyposażenia meblowego, 4) Wartości niematerialne i prawne powyżej 3.500 zł (Rodzaj - NW), 5) Pozostałe wartości niematerialne i prawne (Rodzaj L, programy, licencje komputerowe itp. o wartości początkowej równej i niższej od 3.500,00 zł). 6) Ewidencji ilościowo-wartościowej określonej w niniejszej Instrukcji podlegają działki gruntu oraz budynki i budowle bez względu na wartość początkową (Rodzaj G grunty w podziale na grunty stanowiące własność gminy, powiatu oraz stanowiące własność Skarbu Państwa a pozostające w użytkowaniu wieczystym gminy, powiatu). 7) Ewidencji pozabilansowej (Rodzaj E i EZ) podlega majątek Miasta oddany w użytkowanie lub trwały zarząd innym jednostkom. Majątek ten podlega ewidencji bilansowej i amortyzowany jest w jednostce wyposażonej w użytkowanie lub trwały zarząd. 2.1. Za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi o przewidywalnym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż 1 rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Miasta Ruda Śląska lub Urzędu Miasta Ruda Śląska o wartości początkowej wyższej niż 3.500 złotych. 2. Poprzez Głównego Księgowego rozumie się w niniejszej Instrukcji Głównego Księgowego Urzędu Miasta lub Zastępcę Głównego Księgowego Urzędu Miasta. 3. Dopuszcza się podpisywanie dokumentów obrotowych przez naczelników wydziałów, kierowników referatów lub pracowników Urzędu Miasta po uzyskaniu upoważnienia do podpisywania w imieniu Prezydenta Miasta dokumentów obrotowych w zakresie działania podległej komórki. 4. Główny Księgowy Urzędu Miasta zobowiązany jest do uzupełnienia pozycji polecenie księgowania i złożenia podpisu pod tą pozycją na wszystkich dokumentach obrotowych określonych w niniejszej instrukcji przekazywanych przez wydziały Urzędu Miasta celem zaksięgowania (jeden egzemplarz każdego dokumentu obrotowego sporządzonego dla składników majątkowych Miasta Ruda Śląska). Dokument ten pozostaje w aktach Wydziału Finansowo-Księgowego i dołączany jest do wydruku potwierdzającego dokonanie zapisów księgowych w Podsystemie Otago FK. DZIAŁ II REALIZACJA ZADANIA INWESTYCYJNEGO Rozdział 1 Procedura przygotowania i realizacji zadania inwestycyjnego 3.1. Miejskie jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne Urzędu Miasta Ruda Śląska 2
realizują zadania inwestycyjne Miasta na podstawie Uchwały Budżetowej Rady Miasta (budżetu Miasta). 2. Planowane zadanie inwestycyjne należy uwzględnić w budżecie Miasta. 3. Plany zadań inwestycyjnych przygotowują właściwe miejskie jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne Urzędu Miasta Ruda Śląska. 4. Uwzględnienie zadania inwestycyjnego w budżecie Miasta następuje na wniosek właściwej miejskiej jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Ruda Śląska skierowany do Prezydenta Miasta, za pośrednictwem osoby nadzorującej pracę właściwego pionu. W przypadku gdy jednostka wnioskująca o wprowadzenie zadania inwestycyjnego do budżetu Miasta nie jest realizatorem zadania, we wniosku (pkt 10. uwagi) zamieszcza informację dla Prezydenta Miasta (Zastępcy Prezydenta Miasta) z prośbą o wskazanie realizatora zadania (komórki merytorycznej Urzędu Miasta). Po zaakceptowaniu wniosku i wskazaniu przez Prezydenta Miasta realizatora zadania inwestycyjnego wydział ten przejmuje wszystkie obowiązki przewidziane dla realizatora zadania wynikające z niniejszej Instrukcji. 5. Wniosek przed skierowaniem do Prezydenta Miasta powinien uzyskać akceptację właściwego Zastępcy Prezydenta Miasta i Skarbnika Miasta. 6. Wniosek o zamieszczenie zadania inwestycyjnego w budżecie Miasta powinien zawierać: 1) nazwę planowanej inwestycji, 2) planowaną wartość zadania inwestycyjnego oraz źródła finansowania (dane szacunkowe), 3) informację o ewentualnych regulacjach terenowo-prawnych, 4) wskazanie docelowego użytkownika lub jednostkę sprawującą w imieniu Prezydenta Miasta funkcje właścicielskie jednostki organizacyjne Urzędu Miasta, 5) krótki opis planowanej inwestycji, 6) inne istotne uzgodnienia. 7. Dopuszcza się stosowanie innego wzoru wniosku po zatwierdzeniu propozycji przez Prezydenta Miasta lub Zastępcę Prezydenta Miasta sprawującego merytoryczny nadzór nad komórką organizacyjną w przypadku gdy użytkownikiem wytworzonego w ramach zadania inwestycyjnego majątku jest jednostka realizująca zadanie inwestycyjne (zakup). 8. Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta sprawujący merytoryczny nadzór nad jednostką organizacyjną uprawniony jest do zmiany realizacji procedury określonej w niniejszym rozdziale w przypadku konieczności wprowadzenia nowego zadania inwestycyjnego w trakcie trwania roku budżetowego. Powyższa decyzja nie wymaga podjęcia odrębnego zarządzenia Prezydenta Miasta. 9. Inwestycje realizują właściwe komórki organizacyjne Urzędu Miasta. 10. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4.1. Przyjęcie środka trwałego powstałego w wyniku realizacji zadania inwestycyjnego. 2. Przyjęcia środka trwałego dokonuje się na podstawie dokumentu OT. 3. Dokument OT - po odbiorze robót budowlano-montażowych, na podstawie protokołu odbioru końcowego i przekazania do użytkowania inwestycji - sporządza Wydział realizujący 3
inwestycję, następnie przekazuje do Wydziału merytorycznego, który jest odpowiedzialny za środek trwały (zgodnie z zakresem zadań określonym w Regulaminie Organizacyjnym). W przypadku, gdy inwestycja była realizowana w jednostce organizacyjnej innej niż Urząd Miasta to Wydział realizujący inwestycję wystawia dokument OT. Dokument OT wystawia się w czterech egzemplarzach, do których dołącza się kopie protokołu odbioru końcowego oraz dokumentację będącą podstawą sporządzenia dokumentu obrotowego. 4. Jednostka realizująca zadanie inwestycyjne wypełnia następujące pozycje dokumentu OT: 1) nazwa jednostki organizacyjnej wystawiającej dokument (pieczęć), 2) nazwa środka trwałego, 3) charakterystyka środka trwałego (opis), 4) symbol klasyfikacji środka trwałego zgodny z KŚT w porozumieniu z docelowym użytkownikiem i Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego, 5) wartość początkowa środka trwałego, którą ustala się w porozumieniu z Wydziałem Finansowo-Księgowym, 6) symbol klasyfikacji budżetowej (w polu GUS na dokumencie OT), 7) datę przyjęcia środka trwałego. 5. Przed sporządzeniem dokumentu OT należy w formie elektronicznej (Sekap) przesłać do Sekretariatu Wydziału Nadzoru Właścicielskiego projekt wypełnionego dokumentu OT. 6. Dokument OT podpisywany jest przez: 1) W polu druku: komisja przyjmująca/osoba przyjmująca odpowiednio przez: 2) Prezydenta Miasta lub Zastępcę Prezydenta Miasta w ramach udzielonych upoważnień, właściwego merytorycznie naczelnika komórki realizującej zadanie inwestycyjne. 3) W polu druku: użytkownik należy wskazać nazwę komórki organizacyjnej Urzędu Miasta, który będzie korzystał z wytworzonego środka trwałego bądź zrealizowanej inwestycji. 4) W przypadku realizacji inwestycji z przeznaczeniem dla innej jednostki organizacyjnej w polu druku użytkownik wpisuje się nazwę jednostki. Kierownik jednostki i główny księgowy jednostki, która będzie użytkowała dany środek trwały zobowiązani są do złożenia podpisów na dokumentach OT. 5) Osoby określone w polu druku użytkownik zobowiązane są do złożenia podpisu na dokumencie OT w porozumieniu z wydziałem będącym realizatorem zadania inwestycyjnego przed przesłaniem go do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego. 7. Wypełnione dokumenty OT przekazuje się wraz z protokołem odbioru końcowego do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego, który wprowadza dany środek do ewidencji ilościowowartościowej oraz nadaje kolejny numer dokumentowi OT, numer inwentarzowy środka trwałego oraz określa datę dokumentu. Gdy inwestycja dotyczy sprzętu komputerowego lub wyposażenia dokumenty OT są wprowadzane bezpośrednio do systemu komputerowego przez pracowników Wydziału Informatyki (sprzęt komputerowy) lub Wydziału Administracyjnego (wyposażenie). Informacja o wprowadzonych do ewidencji dokumentach obrotowych jest przekazywana do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego wraz z uzgodnioną z głównym księgowym dekretacją 4
poszczególnych dokumentów (wskazanie kont księgowych). Informacja o zatwierdzeniu dokumentów obrotowych jest przekazywana do wydziału merytorycznego celem wydrukowania dokumentów oraz ich podpisania przez osoby określone w niniejszej Instrukcji. 8. Po otrzymaniu kompletu dokumentów OT wraz z kopiami protokołu odbioru końcowego, Wydział Nadzoru Właścicielskiego przekazuje do Wydziału Finansowo-Księgowego (1 egz.), wydziału realizującego inwestycję (1 egz.) oraz wydziału (jednostki) będącego docelowym użytkownikiem środka trwałego (1 egz.). Równocześnie po wprowadzeniu dokumentu OT do programu komputerowego (podsystem OTAGO ST) Wydział Finansowo-Księgowy otrzymuje dokument w formie elektronicznej (podsystem OTAGO FK). 9. Wydział Finansowo-Księgowy przeprowadza odpowiednie operacje księgowe. 10. Wzór dokumentu OT stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. DZIAŁ III DOKUMENTACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH Rozdział 1 Obieg dokumentów księgowych 5.1. Na dokumentację zmian w stanie majątku Miasta składają się dokumenty, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych w zakresie przychodu i rozchodu środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych, zmian miejsca ich użytkowania oraz ich przeszacowania wygenerowane przy użyciu systemu komputerowego Otago Podsystem ST (Środki Trwałe) lub sporządzone zgodnie z udostępnionymi wzorami. 2. Wydziałem koordynującym działania związane z funkcjonowaniem bazy mienia będącego własnością Miasta, mienia oddanego do używania stanowiącego własność innych podmiotów oraz wartości niematerialnych i prawnych jest Wydział Nadzoru Właścicielskiego, który wykonując powierzone obowiązki współpracuje z wydziałami i jednostkami równorzędnymi Urzędu Miasta Ruda Śląska. 3. Wszystkie komórki Urzędu Miasta Ruda Śląska zobowiązane są do niezwłocznego przekazywania informacji o wszelkiego rodzaju działaniach skutkujących zmianą stanu majątku Miasta (w tym majątku niebędącego własnością Miasta a użytkowanego na podstawie odrębnych umów) i współpracy z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego, Wydziałem Administracyjnym, Wydziałem Informatyki, Wydziałem Gospodarki Nieruchomościami oraz Wydziałem Finansowo- Księgowym w celu realizacji zadań określonych w niniejszej Instrukcji. 4. Każdy z niżej wymienionych dokumentów obrotowych dotyczy wyłączenie jednego obiektu inwentarzowego. Do każdego z niżej wymienionych dokumentów obrotowych należy załączyć dokument źródłowy stanowiący podstawę jego sporządzenia. 5. Wszelkie czynności skutkujące zmianą stanu majątku Miasta Ruda Śląska należy w terminie 30 dni zgłosić w formie pisemnej wraz z kompletem niezbędnych dokumentów do: 5
1) Wydziału Administracyjnego (składniki majątku Urzędu Miasta), 2) Wydziału Nadzoru Właścicielskiego (środki trwałe Miasta), 3) Wydziału Informatyki (sprzęt komputerowy), 4) Wydziału Gospodarki Nieruchomościami (zbycie lub nabycie nieruchomości w formie przetargowej i bezprzetargowej, zbycie lub nabycie nieruchomości na podstawie przepisów szczególnych, zbycie lub nabycie nieruchomości na podstawie odrębnych decyzji, sprzedaży lokali, nabycie gruntów zajętych pod drogi publiczne w trybie art.73, decyzje o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej, decyzja o ustaleniu lokalizacji drogi publicznej, pozostałe czynności związane ze zmianą stanu nieruchomości Miasta Ruda Śląska). 6. Daty dokumentów obrotowych pod którymi składniki majątku Miasta podlegają wprowadzeniu do ewidencji oraz wyksięgowaniu z niej, stanowią podstawę do określenia okresu amortyzacji i umorzenia środków trwałych. Datą dokonania zmian w stanie środków trwałych jest, w przypadku: 1) inwestycji data zakończenia inwestycji tzn. protokolarnego przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Jeżeli faktyczne przyjęcie do użytkowania nastąpiło wcześniej od przyjęcia protokolarnego, za datę zakończenia inwestycji uważa się datę faktycznego przyjęcia środka trwałego do użytkowania, 2) likwidacji data zatwierdzenia protokołu likwidacji, niezależnie kiedy nastąpiła fizyczna likwidacja, 3) nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania data sporządzenia protokołu zdawczo- odbiorczego lub data wejścia w życie zarządzenia Prezydenta Miasta, 4) przeszacowania data urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych, określona w przepisach, 5) ujawnienia niedoboru lub nadwyżki według stanu na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, 6) sprzedaży data dokonania sprzedaży. 7. W celu dokumentowania zmian w ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych dopuszcza się stosowanie wydruków zbiorczych (kartotek środków trwałych, kartotek dokumentów obrotowych, kartotek elementów środków trwałych) zamiast poszczególnych dokumentów obrotowych. Zastosowanie wydruku zbiorczego każdorazowo powinno zostać uzgodnione z Wydziałem Finansowo-Księgowym. Wydruki zbiorcze podpisywane są przez osoby określone dla poszczególnych dokumentów obrotowych. Rozdział 2 Przyjęcie nowego składnika majątku Miasta 8.1. Przyjęcie odbywa się przy użyciu dokumentu OT, który służy do stwierdzenia faktu przyjęcia nowego środka trwałego (wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych) do użytkowania. 2. Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią m.in.: 6
1) przy zakupie składników majątkowych faktura VAT (rachunek), 2) przy realizacji inwestycji protokół odbioru, rozliczenie inwestycji, itp. 3. Dokument OT wystawiany jest przez pracownika wydziału realizującego zakup środka trwałego lub inwestycję. Szczegółowy tryb sporządzania dokumentu określony jest w dziale I rozdz. 1 4. 4. Dokument OT sporządza się oddzielnie dla każdego zakupionego lub wytworzonego w ramach realizacji zadania inwestycyjnego środka trwałego. W porozumieniu z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego możliwe jest sporządzenie jednego dokumentu OT dla wytworzonych zespołów środków trwałych bądź środków trwałych o identycznych parametrach i wartości początkowej (zespoły środków trwałych w tym zespoły komputerowe). 5. W przypadku gdy Wydział realizujący zadanie inwestycyjne lub zakup środka trwałego jest jednocześnie użytkownikiem docelowym środka trwałego, wówczas dokument OT sporządza się w trzech egzemplarzach (w pozostałych przypadkach w czterech egzemplarzach). Rozdział 3 Przyjęcie obcego środka trwałego 9.1. Przyjęcie odbywa się na podstawie dokumentu PT (protokół zdawczo-odbiorczy), który służy do udokumentowania przyjęcia obcych środków trwałych. 2. Podstawą ewidencji środka trwałego może być dokument PT sporządzony przez jednostkę przekazującą dany środek trwały. 3. W przypadku braku dokumentu PT sporządza go Wydział merytoryczny przejmujący dany środek trwały. 4. Podstawę sporządzenia dokumentu PT stanowią m.in.: 1) umowa darowizny, 2) orzeczenie sądu, 3) przejęcie w trybie ordynacji podatkowej, 4) ostateczna decyzja podziałowa lub scalająca grunt - przy podziale lub scaleniu gruntu, 5) nieodpłatne przekazanie itp. 5. Dokument PT wystawiany jest przez pracownika wydziału merytorycznego. 6. Dokument PT wraz z załącznikami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. 7. Dokument PT podpisywany jest przez naczelnika wydziału merytorycznego w ramach udzielonego upoważnienia Prezydenta Miasta w polu druku komisja przyjmująca. 8. Po sporządzeniu (otrzymaniu) dokumentu PT wydział merytoryczny przekazuje wszystkie egzemplarze dokumentu wraz z załącznikami stanowiącymi podstawę jego sporządzenia do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego. 9. Wydział Nadzoru Właścicielskiego nadaje numer kolejny dokumentowi PT w danym roku obrachunkowym, numer inwentarzowy, uzupełnia datę na dokumencie i prowadzi rejestr tych dokumentów. 7
10. Dokument PT otrzymują: Wydział Nadzoru Właścicielskiego, Wydział Finansowo-Księgowy, Wydział merytoryczny przyjmujący majątek. 11. Przy decyzji scalającej lub podziałowej Wydział Gospodarki Nieruchomościami wypełnia dokumenty PT osobno dla każdej nowopowstałej działki gruntu. 12. W przypadku przyjęcia nieruchomości wydział prowadzący sprawę sporządza dokumenty osobno dla każdej pozyskanej działki gruntu oraz osobno dla każdej innej nieruchomości tj. budynku, budowli itp. 13. Dokument PT w zakresie przyjęcia na majątek Miasta gruntu podpisywany jest przez naczelnika Wydziału merytorycznego (wydział przejmujący) i Wydziału Gospodarki Nieruchomościami (wydział ewidencjonujący grunty w zasobie nieruchomości gminy, powiatu, Skarbu Państwa). 14. W przypadku gdy dokument PT jest sporządzany przez pracownika wydziału merytorycznego przy użyciu podsystemu ST do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego jest przekazywana pisemna informacja o sporządzonych dokumentach wraz z kserokopiami dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia dokumentu PT. Wydział Nadzoru Właścicielskiego weryfikuje poprawność wprowadzonych danych a następnie zatwierdza dokument i przekazuje informację do wydziału merytorycznego celem wydrukowania dokumentów i podpisania przez: 1) naczelnika wydziału merytorycznego w ramach udzielonego upoważnienia w polu druku komisja przyjmująca. 2) użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z przyjmowanego składnika majątku w polu druku użytkownik (w przypadku gdy użytkownikiem tym ma być wydział merytoryczny w polu druku użytkownik należy wpisać nazwę wydziału- kolejny podpis naczelnika nie jest wymagany). Po skompletowaniu wymaganych podpisów na dokumentach PT wydział merytoryczny zobligowany jest do niezwłocznego przesłania dwóch kompletów dokumentów do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego, który w formie elektronicznej przesyła dokument do podsystemu FK oraz w wersji papierowej do Wydziału Finansowo-Księgowego (1 egz.) 15. Wzór dokumentu PT stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. Rozdział 4 Ujawnienie składnika majątku Miasta 10.1. Ujawnienie składnika majątku Miasta w ewidencji dokonywane jest za pomocą dokumentu PU. 2. Podstawą sporządzenia dokumentu PU jest w przypadku ujawnienia podczas inwentaryzacji zbiorcze zestawienie spisu z natury wraz z protokołem rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych lub w innym przypadku dokument potwierdzający tytuł prawny do składnika majątkowego. 3. Dokumenty PU sporządza w podsystemie ST: 1) Wydział Nadzoru Właścicielskiego (środki trwałe i majątek Miasta), 8
2) Wydział Administracyjny (składniki majątku Urzędu Miasta- wyposażenie), 3) Wydział Informatyki (sprzęt komputerowy), 4) Wydział Gospodarki Nieruchomościami (działki gruntu). 4. Dokument PU podpisywany jest przez: 1) naczelnika wydziału sporządzającego dokument w polu druku komisja przyjmująca 2) użytkownika docelowego, tzn. naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej, która korzysta z ujawnionego środka trwałego w polu druku użytkownik. 5. Dokument PU sporządzany jest w trzech egzemplarzach: pierwszy egzemplarz pozostawia się w aktach wydziału sporządzającego dokument, drugi egzemplarz wraz z dokumentem źródłowym wydział sporządzający dokument zobligowany jest do przesłania niezwłocznie po sporządzeniu do Wydziału Finansowo-Księgowego celem zaksięgowania, trzeci egzemplarz otrzymuje użytkownik docelowy. 6. Wzór dokumentu PU stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. Rozdział 5 Likwidacja środka trwałego 11.1. Likwidacja majątku Miasta następuje na podstawie dokumentu LT (likwidacja całkowita) lub dokumentu CL (częściowa likwidacja składnika majątku). 2. Dokumenty LT i CL służą do udokumentowania fizycznej likwidacji środka trwałego, pozostałego środka trwałego, wyposażenia o wartości początkowej powyżej 500,00 zł. 3. Proces likwidacji środka trwałego lub wyposażenia przeprowadzany jest przez Komisję Likwidacyjną powoływaną Zarządzeniem Prezydent Miasta. 4. Komisja Likwidacyjna składa się z Przewodniczącego, Zastępcy Przewodniczącego oraz co najmniej 5 członków, przy czym, aby wyniki prac Komisji były wiążące w posiedzeniach musi uczestniczyć przynajmniej Przewodniczący (Zastępca Przewodniczącego) i 3 członków. 5. Skład Komisji Likwidacyjnej proponuje Sekretarz Miasta, który sprawuje nadzór nad prawidłowym działaniem Komisji. 6. Projekt zarządzenia dotyczącego powołania Komisji Likwidacyjnej oraz zmiany jej składu osobowego przygotowuje Wydział Nadzoru Właścicielskiego. 7. Do zadań Komisji Likwidacyjnej należy w szczególności: 1) stwierdzenie zasadności likwidacji, 2) ustalenie przyczyn powstania uszkodzenia lub zniszczenia proponowanego do likwidacji środka trwałego lub wyposażenia, 3) potwierdzenie fizycznej likwidacji. 8. W zakresie gruntów likwidację środka trwałego przeprowadza Wydział merytoryczny przy udziale Wydziału Gospodarki Nieruchomościami odpowiedzialnego za ewidencję gruntów w zasobie nieruchomości gminy, powiatu i Skarbu Państwa. 9. Z uwagi na szczególny charakter postępowania związanego z likwidacją działek gruntu oraz 9
zastosowanie przepisów szczególnych, likwidacja działek gruntu zostaje wyłączona spod kompetencji Komisji Likwidacyjnej. 10. Likwidację środków trwałych i wyposażenia przeprowadza się w szczególności: 1) fizycznego zużycia, 2) wycofania z użytkowania, 3) wyburzenia (za wyjątkiem wyburzeń dokonywanych w ramach realizacji zadania inwestycyjnego), 4) zniszczenia w wyniku zdarzeń losowych, 5) po uznaniu składnika majątkowego za nieprzydatny na potrzeby wykonywanych zadań w Urzędzie Miasta, 6) podziału gruntu, przeobrębowania, rozgraniczenia. 11. Komisja Likwidacyjna przeprowadza czynności związane z likwidacją na pisemne zgłoszenie jednostki organizacyjnej użytkującej dany środek trwały lub wyposażenie. 12. Zgłoszenie do Komisji Likwidacyjnej powinno zawierać: 1) nazwę jednostki organizacyjnej, która użytkuje środek trwały lub wyposażenie, 2) nazwę środka trwałego lub wyposażenia, 3) numer inwentarzowy umieszczony na składniku majątkowym, 4) ilość, 5) wartość netto środka trwałego (w porozumieniu z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego), wyposażenia (w porozumieniu z Wydziałem Administracyjnym), sprzętu komputerowego (w porozumieniu z Wydziałem Informatyki). 6) imię i nazwisko osoby, która sprawuje pieczę lub użytkuje środek trwały lub wyposażenie, 7) powód zgłoszenia środka trwałego lub wyposażenia do likwidacji (np. zniszczenie, utrata cech użytkowych, nieprzydatność w użytkowaniu, wyburzenie itp.) 13. Po otrzymaniu zgłoszenia Komisja Likwidacyjna, w terminie do 30 dni, przeprowadza postępowanie, na które składa się: 1) oględziny środka trwałego lub wyposażenia, a w razie konieczności zasięgnięcie opinii lub orzeczenia od osób posiadających stosowną wiedzę lub uprawnienia, 2) podjęcie decyzji o zasadności likwidacji lub jej braku, 3) ocena przydatności środków trwałych lub wyposażenia dla potrzeb jednostki, a w przypadku nieprzydatności przekazanie w użytkowanie innym jednostkom, sprzedaż lub utylizacja, 4) sporządzenie w 3 egz. protokołu z postępowania z podaniem wartości likwidowanych (złomowanych) środków trwałych lub wyposażenia. 14. Podpisany przez Komisję Likwidacyjną protokół z postępowania likwidacyjnego środków trwałych lub wyposażenia przekazywany jest do Prezydenta Miasta celem zatwierdzenia. 15. W przypadku decyzji Prezydenta Miasta o fizycznej likwidacji środków trwałych lub wyposażenia Urzędu Miasta, Wydział Administracyjny przeprowadza fizyczną likwidację. Z przeprowadzonej czynności sporządza się w 3 egz. protokół fizycznej likwidacji. 16. W przypadku decyzji Prezydenta Miasta o fizycznej likwidacji środków trwałych Miasta 10
Ruda Śląska, Przewodniczący Komisji Likwidacyjnej ustala termin i sposób przeprowadzenia fizycznej likwidacji w porozumieniu z jednostką wnioskującą o likwidację. Czynności likwidacyjne przeprowadzane są z udziałem Komisji Likwidacyjnej i upoważnionych pracowników jednostki wnioskującej o likwidację. Z przeprowadzonej czynności sporządza się w 3 egz. protokół fizycznej likwidacji. 17. W przypadku decyzji Prezydenta Miasta o przekazaniu w użytkowanie lub sprzedaż nieprzydatnych środków trwałych lub wyposażenia innym jednostkom, przeprowadzenia stosownych czynności dokonuje Wydział Administracyjny z udziałem Komisji Likwidacyjnej. Z przeprowadzonej czynności sporządza się w 3 egz. protokół fizycznej likwidacji. 18. Koszty i przychody związane z likwidacją środków trwałych i wyposażenia Urzędu Miasta pokrywa i wykazuje Wydział Administracyjny. 19. Koszty i przychody związane z likwidacją środków trwałych Miasta pokrywa i wykazuje wydział wnioskujący o likwidację. 20. Jednostka organizacyjna Urzędu Miasta wnioskująca likwidację środków trwałych lub wyposażenia po otrzymaniu zatwierdzonego przez Prezydenta Miasta protokołu Komisji Likwidacyjnej składa wniosek do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego (w przypadku likwidacji środków trwałych, za wyjątkiem gruntów), Wydziału Informatyki (w przypadku sprzętu komputerowego) lub Wydziału Administracyjnego (w przypadku wyposażenia) o sporządzenie w 3 egz. dokumentów LT lub CL. 21. W przypadku scalenia lub podziału gruntu na podstawie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne dokumenty LT sporządza Wydział Gospodarki Nieruchomościami na podstawie ostatecznej decyzji scaleniowej lub podziałowej. 22. Dokument LT lub CL sporządza się osobno dla każdego środka trwałego lub wyposażenia. 23. Dokument LT lub CL podpisywany jest przez: 1) naczelnika wydziału będącego dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego oraz naczelnika Wydziału sporządzającego dokument w polu druku Komisja Likwidacyjna. 24. Dokument LT i CL zaopatrzony jest w pieczęć wydziału wnioskującego o likwidację. 25. Do dokumentu LT lub CL powinny być dołączone następujące dokumenty: 1) Protokół Komisji Likwidacyjnej 2) Protokół fizycznej likwidacji, z którego wynikać powinien sposób zagospodarowania likwidowanego składnika majątkowego: rachunek sprzedaży, złomowania, utylizacji itp. wraz z potwierdzeniem dokonania wpłaty na rachunek bankowy lub do kasy Urzędu Miasta środków pieniężnych uzyskanych ze zbycia. 26. Dokumenty LT lub CL otrzymują: 1) dotychczasowy użytkownik likwidowanego środka trwałego, 2) Wydział Nadzoru Właścicielskiego, 3) Wydział Finansowo-Księgowy. 27. Wzór dokumentu LT stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. 28. Wzór dokumentu CL stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. 11
Rozdział 6 Rozchód składników majątku Miasta Ruda Śląska 12.1. Sprzedaż składników majątkowych dokumentowana jest za pomocą dokumentu SP. 2. Sprzedaż składników majątkowych odbywa się na podstawie dokumentów SP (sprzedaż całkowita składnika majątkowego) lub CS (częściowa sprzedaż składnika majątkowego). 3. Decyzję o sprzedaży środka trwałego podejmuje Prezydent Miasta w formie zarządzenia. 4. Dokument SP lub CS wystawia się na podstawie np. faktury VAT, umowy sprzedaży, umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego i innych dokumentów. 5. Dokumenty SP i CS sporządza Wydział merytoryczny wraz z załącznikami w trzech egzemplarzach. 6. Dokument SP lub CS podpisywany jest przez: 1) sprzedającego: upoważnionego pracownika wydziału merytorycznego w polu druku komisja sprzedająca. 2) podpis nowonabywcy na dokumencie obrotowym nie jest wymagany. 7. Dokument SP lub CS zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. 8. Dokumenty otrzymują: 1) Wydział będący dotychczasowym użytkownikiem środka trwałego, 2) Wydział Nadzoru Właścicielskiego, 3) Wydział Finansowo-Księgowy. 9. Wzór dokumentu SP stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia. 10. Wzór dokumentu CS stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia. Rozdział 7 Sprzedaż lokali stanowiących własność Miasta 13.1. W przypadku sprzedaży w formie przetargowej nieruchomości zabudowanej, garaży, lokali mieszkalnych lub użytkowych dokumenty SP i CS sporządza Wydział Gospodarki Nieruchomościami osobno dla działki gruntu i budynku, budowli, lokalu mieszkalnego bądź użytkowego. Informacja o sprzedaży powinna zostać przesłana do Wydziału Spraw Lokalowych w terminie 30 dni od daty sporządzenia dokumentów obrotowych. W przypadku, gdy sprzedaż dotyczy składnika majątku Miasta zarządzanego przez MPGM sp. z o.o., Wydział Spraw Lokalowych zobowiązany jest do przesłania kopii dokumentu SP lub CS do MPGM sp. z o.o. 2. Dokument podpisywany jest: 1) przez sprzedającego: naczelnika wydziału merytorycznego (upoważnionego pracownika Wydziału) w polu druku komisja sprzedająca 2) podpis nowonabywcy na dokumencie obrotowym nie jest wymagany. 3. Dokumenty obrotowe powinny zostać przygotowane w terminie 30 dni licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż. 14.1. W przypadku sprzedaży w formie bezprzetargowej nieruchomości zabudowanej, 12
garaży, lokali mieszkalnych lub użytkowych dokumenty SP i CS dla działki gruntu i składnika budowlanego sporządza Wydział Spraw Lokalowych. Dokumenty CS dla lokali będących przedmiotem sprzedaży na rzecz dotychczasowych najemców w formie bezprzetargowej sporządzane są raz na kwartał dla budynku, w którym nastąpiło zbycie lokalu (lokali) z podaniem zbytego w danym kwartale łącznego udziału w nieruchomości (wspólnocie mieszkaniowej wielobudynkowej), ze wskazaniem numerów lokali, dokumentu potwierdzającego zbycie oraz procentową wysokość udzielonej bonifikaty. Każdy zbyty lokal stanowi odrębny element środka trwałego. 2. Dokument podpisywany jest przez naczelnika lub pracownika wydziału merytorycznego posiadającego upoważnienie Prezydenta Miasta. 3. Dokumenty są sporządzane w terminie jednego miesiąca po zakończeniu kwartału, w którym nastąpiło zbycie. 4. W przypadku sprzedaży lokali na rzecz ich dotychczasowych najemców Wydział Spraw Lokalowych przed sporządzeniem dokumentów CS lub SP występuje z wnioskiem do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami o wskazanie wartości początkowych dla działek gruntu będących przedmiotem obrotu (wartość gruntu obliczana jest na podstawie wartości nabycia 1 m 2 ujętego w kartotece działki pozyskanej z programu MIENIE ). Wartość początkową lokalu Wydział Spraw Lokalowych ustala na podstawie informacji uzyskanych z MPGM sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej lub Wydziału Nadzoru Właścicielskiego. W przypadku sprzedaży lokalu w budynku wspólnoty mieszkaniowej wielobudynkowej, wielkość udziału obliczana jest z udziału całej wspólnoty. Przy obliczaniu wartości zbytego udziału przyjąć metodę obliczenia w ten sposób, że wartością wyjściową jest powierzchnia ogólna działki przemnożona przez wartość 1 m 2, którą mnożymy przez zbyty udział. Przy obliczaniu powierzchni zbytego udziału przyjąć jako jednostkę miary m 2. Rozdział 8 Przekazanie składnika majątku 15.1. Przekazanie składnika majątku dokumentowane jest za pomocą dokumentu PR. 2. Dokument PR sporządza pracownik Wydziału prowadzącego ewidencję składnika majątkowego na wniosek wydziału gospodarującego danym składnikiem (Wydział Nadzoru Właścicielskiego w zakresie środków trwałych, Wydział Administracyjny w zakresie wyposażenia Urzędu Miasta, Wydział Gospodarki Nieruchomościami w zakresie działek gruntu, Wydział Informatyki w zakresie sprzętu komputerowego). 3. Dokument PR sporządzany jest na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta o przekazaniu składnika majątku na rzecz danego podmiotu. Zarządzenie przygotowywane jest przez wydział merytoryczny, tzn. będący użytkownikiem majątku. 4. Dokument PR wraz z załącznikami sporządzany jest w czterech egzemplarzach w podsystemie ST i wraz z podpisem naczelnika wydziału sporządzającego (pole druku komisja przekazująca ) przekazywany jest do wydziału merytorycznego celem jego podpisania przez: 13
1) przekazującego: naczelnik wydziału merytorycznego w polu druku komisja przekazująca, 2) przyjmującego (kierownik/dyrektor jednostki i główny księgowy) w polu druku komisja odbierająca. 5. Dokument PR zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. 6. Po skompletowaniu wymaganych podpisów na dokumentach PR, wydział merytoryczny zobligowany jest do niezwłocznego przesłania trzech kompletów dokumentu do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego, który w formie elektronicznej przesyła dokument do podsystemu FK oraz w wersji papierowej do Wydziału Finansowo-Księgowego (1 egz.), nowego użytkownika (1 egz.) i wydziału sporządzającego dokument (prowadzącego ewidencję składnika majątku podlegającego przekazaniu 1 egz.) 7. W przypadku oddania nieruchomości w formie aportu do spółki dokument PR przygotowywany jest przez Wydział Nadzoru Właścicielskiego we współpracy z Wydziałem Gospodarki Nieruchomościami i Wydziałem Spraw Lokalowych na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta, aktu notarialnego, protokołu zgromadzenia wspólników zawierającego uchwałę o podwyższeniu kapitału zakładowego oraz informacji dotyczących przedmiotowej nieruchomości uzyskanych z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami na podstawie prowadzonej ewidencji. 8. Wzór dokumentu PR stanowi załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia. Rozdział 9 Pozostałe dokumenty potwierdzające zmiany w zakresie składników majątku Miasta Ruda Śląska 16.1. Zwiększenie wartości składnika majątku dokonuje się przy użyciu dokumentu ZW sporządzanego na podstawie dokumentów potwierdzających ulepszenie istniejącego środka trwałego (protokół odbioru inwestycji, faktura VAT, dowód wypłaty wypłaconego odszkodowania itp.) 2. Dokument sporządzany jest przez wydział merytoryczny tzn. wydział odpowiedzialny za czynności skutkujące zwiększeniem wartości majątku Miasta. 3. Dokument ZW wraz z załącznikami sporządzany jest w czterech egzemplarzach. 4. Dokument ZW wystawiany jest przez pracownika wydziału merytorycznego i podpisywany przez: 1) Prezydenta Miasta lub naczelnika wydziału merytorycznego w ramach udzielonego upoważnienia w polu druku komisja przyjmująca. 2) użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z ulepszenia istniejącego środka trwałego w polu druku użytkownik (w przypadku jednostek organizacyjnych Miasta wymagany jest podpis dyrektora/kierownika jednostki oraz głównego księgowego jednostki). 5. Dokument ZW zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. 6. Komplet dokumentów ZW wraz z załącznikami stanowiącymi podstawę ich sporządzenia przekazywany jest do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego w celu dokonania zmian w ewidencji 14
majątku Miasta i przekazywany do Wydziału Finansowo-Księgowego celem zaksięgowania (1 egz.), wydziału merytorycznego (1 egz.) i użytkownika środka trwałego podlegającego zwiększeniu. 7. W przypadku gdy dokument ZW jest sporządzany przez pracownika wydziału merytorycznego przy użyciu podsystemu ST do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego jest przekazywana pisemna informacja o sporządzonych dokumentach wraz z kserokopiami dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia dokumentu ZW. Wydział Nadzoru Właścicielskiego weryfikuje poprawność wprowadzonych zmian a następnie zatwierdza dokument i przekazuje trzy kopie kompletu dokumentów do wydziału merytorycznego celem podpisania przez: 1) Prezydenta Miasta lub naczelnika wydziału merytorycznego w ramach udzielonego upoważnienia w polu druku komisja przyjmująca. 2) użytkownika docelowego, tzn. osobę reprezentującą komórkę organizacyjną, która będzie korzystała z ulepszenia istniejącego środka trwałego w polu druku użytkownik (w przypadku jednostek organizacyjnych Miasta wymagany jest podpis dyrektora/kierownika jednostki oraz głównego księgowego jednostki). 8. Po skompletowaniu wymaganych podpisów na dokumentach ZW wydział merytoryczny zobligowany jest do niezwłocznego przesłania trzech kompletów dokumentu do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego, który w formie elektronicznej przesyła dokument do podsystemu FK oraz w wersji papierowej do Wydziału Finansowo-Księgowego (1 egz.) i docelowego użytkownika(1 egz.) wraz z podaniem sposobu ewidencji kwoty zwiększenia na podstawie posiadanego przez jednostkę tytułu prawnego do dysponowania majątkiem podlegającym zwiększeniu. 9. Wzór dokumentu ZW stanowi załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia. 17.1. Zmniejszenie wartości składnika majątku dokonywane jest przy użyciu dokumentu ZM. 2. Dokument ZM sporządzany jest przez pracownika wydziału merytorycznego tzn. odpowiedzialnego za czynności skutkujące zmniejszeniem wartości majątku Miasta. 3. Zmniejszenie wartości następuje na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta lub innego dokumentu potwierdzającego fakt zmniejszenia wartości. 4. Dokument ZM wraz z załącznikami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. 5. Sposób sporządzania dokumentu ZM oraz jego obieg określony jest jak dla dokumentu ZW w dziale III rozdz. 9 16. niniejszej instrukcji. 6. Wzór dokumentu ZM stanowi załącznik nr 11 do niniejszego zarządzenia. 18.1.W przypadku ujawnienia w ewidencji majątku Miasta błędów rachunkowych bądź merytorycznych, Wydział Nadzoru Właścicielskiego upoważniony jest do sporządzenia dokumentów korygujących wartość, dotychczasowe umorzenie, ilość lub inne istotne dane. 2. Podstawę sporządzenia dokumentów korygujących dostępnych w podsystemie ST stanowią dokumenty potwierdzające zaistnienie różnicy pomiędzy dokumentami źródłowymi a ewidencją oraz protokoły komisji inwentaryzacyjnej. Dokumenty źródłowe stanowią załącznik do dokumentów 15
korygujących. Sporządzenie dokumentów nie wymaga podjęcia zarządzenia w przedmiotowej sprawie. Prezydent Miasta może upoważnić naczelnika Wydziału Nadzoru Właścicielskiego do podpisywania dokumentów korygujących w jego imieniu. 3. Dokumenty korygujące wystawiane są przez pracownika Wydziału Nadzoru Właścicielskiego w porozumieniu z Głównym Księgowym Urzędu Miasta. 4. Dokumenty korygujące przekazywane są do Wydziału Finansowo-Księgowego celem zaksięgowania oraz w uzasadnionych przypadkach do wydziałów merytorycznych bądź jednostek organizacyjnych Miasta (użytkowników majątku podlegającego korekcie). 19.1. Przesunięcie składnika majątku dokonywane jest dokumentem MT i stanowi udokumentowanie przesunięć środka trwałego lub wyposażenia wewnątrz Urzędu w zakresie zmiany wydziału, pokoju, lokalizacji, osoby odpowiedzialnej. 2. Każdorazowo dowód MT sporządza pracownik Wydziału prowadzącego ewidencję składnika majątkowego na wniosek wydziału gospodarującego danym składnikiem (Wydział Nadzoru Właścicielskiego w zakresie środków trwałych Miasta, Wydział Administracyjny w zakresie majątku Urzędu Miasta, Wydział Gospodarki Nieruchomościami w zakresie użyczenia gruntu, Wydział Informatyki w zakresie sprzętu komputerowego). Pracownicy wskazanych wydziałów zobowiązani są do przekazania pracownikowi wydziału wnioskującemu o przeniesienie wymaganych informacji (wydruk z podsystemu ST lub innej prowadzonej ewidencji dokumentu potwierdzającego przyjęcie składnika majątku podlegającego przesunięciu). 3. Wniosek o sporządzenie dokumentu MT składany jest w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu SEKAP. Wniosek powinien zawierać informację o: 1) nazwie składnika majątkowego, 2) numerze inwentarzowym widniejącym na składniku majątkowym, 3) dotychczasowym miejscu użytkowania (wydział, nr pokoju, symbol budynku Urzędu Miasta, osoba odpowiedzialna), 4) informację o docelowym miejscu i użytkowniku składnika majątku podlegającego przesunięciu. 4. Dowód MT wymaga podpisu osoby przyjmującej w polu druku odbiorca i przekazującej w polu druku użytkownik (naczelnik wydziału). Naczelnik wydziału może zobowiązać pracownika wydziału, który będzie użytkownikiem danego składnika majątku do wspólnego podpisania dokumentu. 5. Dokument MT zaopatrzony jest w pieczęć wydziału sporządzającego dokument. 6. Dokument MT sporządzany jest w trzech egzemplarzach. 7. Otrzymują go: 1) Wydział przekazujący środek trwały, 2) Wydział przyjmujący środek trwały, 3) Wydział Nadzoru Właścicielskiego (w zakresie prowadzonej ewidencji środków trwałych), Wydział Administracyjny (w zakresie wyposażenia Urzędu Miasta), Wydział Informatyki 16
(w zakresie sprzętu komputerowego), Wydział Gospodarki Nieruchomościami (w zakresie przekazania gruntu w użyczenie). 8. Wzór dokumentu MT stanowi załącznik nr 12 do niniejszego zarządzenia. 20. Przeszacowanie aktualizacja środków trwałych przeprowadzana jest przy użyciu dokumentu AT. Przeszacowania wartości środków trwałych dokonuje Wydział Nadzoru Właścicielskiego w porozumieniu z Wydziałem Finansowo-Księgowym zgodnie z współczynnikami przeliczeniowymi ogłoszonymi w obwieszczeniach Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i Ministra Finansów. DZIAŁ IV EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKU Rozdział 1 Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych 21.1. Wartości niematerialne i prawne (wnip) podlegają ewidencji prowadzonej przez Wydział Informatyki przy udziale Wydziału Nadzoru Właścicielskiego. 2. Na dokumentację zmian w stanie wartości niematerialnych i prawnych składają się dokumenty, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych określone w dziale 3 niniejszej Instrukcji. 3. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej powyżej 3.500 złotych umarzane są według stawki 50% w skali roku (rodzaj oznaczony symbolem NW w podsystemie OTAGO ST). 4. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej równej lub poniżej 3.500 złotych umarzane są jednorazowo w 100 % w miesiącu przyjęcia do używania (rodzaj oznaczony symbolem L w podsystemie OTAGO ST). 5. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przy pomocy programu komputerowego OTAGO ST. 6. Dokumenty obrotowe potwierdzające zmiany w stanie wnip sporządzane są przez pracownika Wydziału Informatyki w porozumieniu z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego, który na podstawie otrzymanych dokumentów dokonuje zmian w ewidencji środków trwałych Miasta Ruda Śląska (zatwierdzanie dokumentów i ich przesyłanie do podsystemu FK). 7. Dokumenty przyjęcia nowych wnip sporządzane są w dwóch egzemplarzach wraz z załącznikami i podpisywane przez naczelnika Wydziału Informatyki w ramach udzielonego upoważnienia. 8. Dokumenty obrotowe sporządzane dla wartości niematerialnych i prawnych zaopatrywane są w pieczęć Wydziału Informatyki. 9. Dokumenty obrotowe potwierdzające zakup wnip otrzymują: 1) Wydział Informatyki, 17
2) Wydział Finansowo-Księgowy. 22.1.Likwidację wartości niematerialnych i prawnych stanowiących licencje na programy komputerowe i oprogramowanie sprzętu komputerowego przeprowadza się po upływie okresu ich ważności oraz całkowitym umorzeniu wartości księgowej. Podstawę sporządzenia dokumentu LT dla wnip stanowi decyzja Prezydenta Miasta podjęta na podstawie wniosku Wydziału Informatyki. 2. Dokument LT sporządza pracownik Wydziału Informatyki. 3. Dokument LT podpisywany jest przez Naczelnika Wydziału Informatyki. 4. Dokument LT sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. 5. Dokument LT otrzymują: 1) Wydział Informatyki, 2) Wydział Finansowo-Księgowy. Rozdział 2 Ewidencja majątku niebędącego własnością Miasta Ruda Śląska 23. Ewidencja majątku niebędącego własnością Miasta Ruda Śląska np. przekazanego do użytkowania, użyczonego, zarządzanego (drogi wojewódzkie) itp. prowadzona jest pozabilansowo przez Wydział Nadzoru Właścicielskiego na podstawie informacji od wydziałów użytkujących majątek niebędący własnością Miasta Ruda Śląska. Dopuszcza się prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych jedynie w księdze głównej. O sposobie prowadzenia ewidencji (syntetyczna, analityczna) majątku niebędącego własnością Miasta każdorazowo decyduje główny księgowy Urzędu Miasta wraz z naczelnikiem wydziału użytkującego składniki majątkowe z zachowaniem postanowień umów i porozumień oddających dane składniki majątkowe w użyczenie, użytkowanie lub w innej formie. 24. W przypadku prowadzenia jedynie ewidencji syntetycznej (wartość całości majątku), naczelnik wydziału merytorycznego w porozumieniu z głównym księgowym Urzędu Miasta decyduje również o sposobie prowadzenia w wydziale merytorycznym ewidencji ilościowej oraz określa składniki majątku podlegające tej ewidencji. O sposobie prowadzenia ewidencji ilościowej wydział merytoryczny informuje Wydział Nadzoru Właścicielskiego. 25. Ewidencja księgowa pozabilansowa majątku obcego prowadzona jest zależnie od szczegółowych ustaleń warunków użytkowania lub trwałego zarządzania majątkiem ustalonych z jego właścicielem na podstawie odrębnych porozumień i umów. 26. Proces i daty likwidacji majątku niebędącego własnością Miasta Ruda Śląska winien być określony przez właściciela składników majątkowych i przeprowadzany za zgodą właściciela. 27. Dla sprzętu obrony cywilnej stanowiącego własność Wojewody Śląskiego komisja likwidacyjna powoływana jest przez Prezydenta Miasta w terminie określonym przez Wojewodę Śląskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa. Proces likwidacji sprzętu, jego przeklasyfikowania lub wybrakowania przeprowadzany jest w oparciu o wzory druków określone przez Wojewodę Śląskiego a po jego zakończeniu przekazywany do niego celem zatwierdzenia. 18
Kopia dokumentów przesyłana jest do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego celem dokonania zmian w ewidencji pozabilansowej. Rozdział 3 Ewidencja majątku będącego własnością Miasta oddanego do używania innym jednostkom 28.1. Ewidencja majątku Miasta oddanego do używania innym jednostkom na podstawie odrębnych umów i porozumień dokonywana jest drogą spisu z natury dokonywanego przez jednostkę użytkującą majątek Miasta na pisemny wniosek Prezydenta Miasta Ruda Śląska. 2. W spisie z natury może uczestniczyć wyznaczony przez naczelnika właściwej komórki pracownik Urzędu Miasta Ruda Śląska. 3. Przepisy art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości stosuje się odpowiednio. Rozdział 4 Ewidencja nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste na rzecz Gminy Ruda Śląska 29. Ewidencja nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste na rzecz Gminy-Miasta Ruda Śląska prowadzona jest zgodnie z postanowieniami niniejszej procedury. 30. Ustala się roczną stawkę amortyzacyjną dla nieruchomości gruntowych oddanych w użytkowanie wieczyste na rzecz Gminy-Miasta Ruda Śląska w wysokości 5%. Rozdział 5 Ewidencja nieruchomości oddanych w użytkowanie lub trwały zarząd 31. Ewidencja ilościowo-wartościowa nieruchomości oddanych w użytkowanie lub trwały zarząd prowadzona jest przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami w porozumieniu z Wydziałem Nadzoru Właścicielskiego. 32. Nieruchomość oddana w użytkowanie lub trwały zarząd stanowiąca własność Miasta Ruda Śląska i podlegająca do czasu ustanowienia ww. tytułów prawnych ewidencji bilansowej podlega likwidacji na podstawie aktu notarialnego lub prawomocnej decyzji ustanawiającej tytuł prawny i przyjęciu do ewidencji pozabilansowej przy użyciu dokumentu PT. 33.1. Likwidację środka trwałego przeprowadza Wydział Nadzoru Właścicielskiego poprzez sporządzenie dokumentu LT dla działek gruntu oraz ewentualnych składników budowlanych i innych środków trwałych podlegających przekazaniu na podstawie pisemnej informacji uzyskanej z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami wraz z podaniem nr umowy lub decyzji, daty jej zawarcia oraz wyszczególnienia składników majątkowych podlegających przekazaniu. 2. Po sporządzeniu dokumentu LT, Wydział Nadzoru Właścicielskiego przekazuje 1 egz. dokumentu do Wydziału Finansowo-Księgowego oraz drugi egz. do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami. 19
3. Po otrzymaniu dokumentu LT, Wydział Gospodarki Nieruchomościami sporządza dokumenty PT w podsystemie ST i przekazuje informację do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego, który po dokonaniu weryfikacji i zatwierdzeniu dokumentów w podsystemie Otago ST przekazuje cztery komplety dokumentacji do Wydziału Gospodarki Nieruchomościami celem podpisania przez przekazującego (naczelnik wydziału) i odbierającego (dyrektor/kierownik jednostki i główny księgowy jednostki). 4. Po skompletowaniu podpisów i opieczętowaniu dokumentów PT, Wydział Gospodarki Nieruchomościami przekazuje trzy egzemplarze do Wydziału Nadzoru Właścicielskiego, który odpowiedzialny jest za przekazanie jednego egzemplarza do Wydziału Finansowo-Księgowego celem zaksięgowania i jednostki wyposażonej w użytkowanie lub trwały zarząd wraz z podaniem informacji o sposobie ujęcia majątku w ewidencji jednostki. DZIAŁ V INWENTARYZACJA Rozdział 1 Inwentaryzacja składników majątkowych Miasta Ruda Śląska 34.1. Postanowienia ogólne w zakresie inwentaryzacji. 2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o składnikach majątku należy przez to rozumieć aktywa trwałe i obrotowe, czyli wszelkie składniki rzeczowe i pieniężne, tj.: środki trwałe, środki trwałe w budowie (inwestycje), wartości niematerialne i prawne (w tym: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych i knowhow), materiały, gotówkę w kasie, druki ścisłego zarachowania, środki pieniężne na rachunkach bankowych, finansowy majątek trwały (udziały pieniężne lub rzeczowe, akcje oraz inne długoterminowe papiery wartościowe, czeki, weksle) i należności. 3. Materiały biurowe odpisywane są bezpośrednio w koszty. 4. Czynnością rozpoczynającą procedurę inwentaryzacji jest zarządzenie Prezydenta Miasta w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta oraz zarządzenie Prezydenta w sprawie powołania Komisji Inwentaryzacyjnej. Projekty zarządzeń dotyczących powołania Komisji Inwentaryzacyjnej oraz zmiany jej składu osobowego przygotowuje Wydział Nadzoru Właścicielskiego. 5. Prezydent Miasta powołuje Komisję Inwentaryzacyjną. 6. Prezydent Miasta powołuje, odwołuje i zmienia skład osobowy stałej Komisji Inwentaryzacyjnej. Komisja Inwentaryzacyjna powinna działać w składzie co najmniej pięcioosobowym. W skład Komisji Inwentaryzacyjnej mogą zostać powołani pracownicy Urzędu Miasta posiadający samodzielne stanowiska, naczelnicy wydziałów, kierownicy zespołów i komórek oraz główni specjaliści za wyjątkiem głównego księgowego i jego zastępcy oraz osób dokonujących wyceny inwentaryzowanego majątku. 20