Zarządzenie Nr 10 / 2002 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30 grudnia 2002r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 10 / 2002 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 30 grudnia 2002r. w sprawie instrukcji gospodarki środkami rzeczowymi Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz.694), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz.1752) oraz Zarządzenia Burmistrza Miasta Węgrowa w sprawie planu kont z a r z ą d z a m, co następuje: 1 1. Za środki trwałe uznaje się, stanowiące własność lub współwłasność Urzędu Miejskiego nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: 1) nieruchomości (grunty, budynki, budowle, w tym także lokale będące odrębną własnością), 2) maszyny, urządzenia i inne środki transportu, 3) inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, oraz te oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, lub innej umowy o podobnym charakterze. 2. Do środków trwałych Urzędu zalicza się również, niezależnie od przewidywanego okresu używania: 1) przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych, zwane dalej inwestycjami w obcych środkach trwałych 2) środki trwałe, wymienione w punkcie 1, nie stanowiące własności lub współwłasności Urzędu wykorzystywane przez Urząd na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zawartej z właścicielem, jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami, środki te są zaliczane do składników majątku Urzędu, 3) budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie, 3. Jeżeli wartość początkowa składników majątku wymienionych w punkcie 1 i 2 nie przekroczy granicy określonej w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, Urząd Miejski zalicza te składniki do pozostałych środków trwałych. 1. Za wartość początkową środka trwałego przyjmuje się wartość zgodną z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: 1) gdy w dniu przyjęcia do używania jego wartość jest wyższa od kwoty, o której mowa w Rozporządzeniu, składnik majątkowy księguje się na koncie a) 011 Środki trwałe 2 1

2 3 1.Za wartość początkową pozostałych środków trwałych przyjmuje się wartość zgodną z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: 1) gdy w dniu przyjęcia do używania jego wartość jest niższa od kwoty, o której mowa w Rozporządzeniu, i składnik należy do następujących grup: sprzęt informatyczny sprzęt muzyczny sprzęt audiowizualny sprzęt fotograficzny pozostałe na podstawie indywidualnej decyzji Burmistrza Miasta składnik majątkowy zalicza się do pozostałych środków trwałych i księguje się ilościowowartościowo na koncie: a) 013 Pozostałe środki trwałe Do pozostałych środków trwałych zalicza się także : - meble - dywany jeżeli ich wartość przekracza kwotę określoną w Rozporządzeniu. Nie ujmuje się jednak w ewidencji ilościowo-wartościowej, oraz na koncie odzieży i umundurowania. Podlegają one tylko ewidencji ilościowej, oraz ewidencji imiennej karty imienne. 2) gdy w dniu przyjęcia do używania jego wartość jest niższa od kwoty określonej w Rozporządzeniu i składnik nie został zaliczonych do grup określonych w punkcie 1, składnik majątkowy zalicza się do pozostałych środków trwałych, księguje się na koncie: a) 400 Koszty i prowadzi się tylko ewidencję ilościową w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich. Ewidencji ilościowej podlegają również odzież i umundurowanie, o których mowa w podpunkcie 1a zarówno w księdze inwentarzowej jak i na kartach imiennych. Każdy ich zakup powinien być potwierdzony merytorycznie przez Sekretarza Miasta. Następnie ujęty w księdze ilościowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, a ponadto zaewidencjonowany na imiennej karcie pracownika z jego podpisem stwierdzającym potwierdzenie odbioru Do składników majątkowych, o których mowa w 2 pkt 1 podpunkt 1 ewidencję ilościowowartościową w zakresie: - zakupu i sprzedaży nieruchomości prowadzi Wydział Gospodarki Nieruchomościami 2. W Wydziale Gospodarki Nieruchomościami prowadzi się szczegółową ewidencję ilościowowartościową nieruchomości, które są własnością Miasta, z podziałem na: - grunty ( z zaznaczeniem miejsca położenia, numeru działki, wartości ewidencyjnej ) 2

3 - budynki, budowle będące na stanie ewidencyjnym ( z zaznaczeniem miejsca położenia, wartości), czyli oprócz tych które są oddane w zarząd 3. Podstawą do ewidencji ilościowo-wartościowej (w celu uzgadniania z Wydziałem Finansowym stanu nieruchomości) w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami jest akt notarialny w przypadku zakupu nieruchomości, a wartość do ksiąg przyjmuje się z aktu notarialnego. Natomiast w przypadku sprzedaży i przekazania nieruchomości podstawą jest wartość ewidencyjna z ksiąg. 4. Do aktu notarialnego Wydział Gospodarki Nieruchomościami sporządza notatkę służbową, która zawiera: 1) miejsce położenia nieruchomości, obszar, wartość ewidencyjną 2) numer ewidencyjny nieruchomości (numer obrębu, numer działki) 3) osoba odpowiedzialna, która prowadzi ewidencję merytoryczną majątku 4) potwierdzenie, że zaewidencjonowano ilościowo-wartościowo wraz z podpisem 5) następnie należy wystawić OT (jeżeli nastąpiło przyjęcie środka trwałego) i scharakteryzować daną nieruchomość (każde przyjęcie na stan nieruchomości powinno nastąpić pod datą przyjęcia do używania), w przypadku zakupu nieruchomości. W przypadku sprzedaży nieruchomości należy również informować Wydział Finansowy poprzez złożenie aktu notarialnego wraz notatką służbową, o której mowa wyżej równolegle z protokołem zdawczo-odbiorczym, w takim przypadku dowód PT wystawia Wydział Finansowy z datą podjęcia decyzji przez Burmistrza Miasta. W przypadku przekazania nieruchomości należy również informować Wydział Finansowy poprzez przekazanie decyzji Burmistrza Miasta równolegle z protokołem zdawczo-odbiorczym, w takim przypadku dowód PT wystawia Wydział Finansowy z datą decyzji Burmistrza Miasta. 5. W Wydziale Finansowym na stanowisku przyjmowania korespondencji, przygotowuje się kopie aktu notarialnego łącznie z notatką służbową i OT (o ile jest wystawione), decyzji Burmistrza Miasta i protokół zdawczo odbiorczy, a następnie kieruje: a) na stanowisko, które zajmuje się ewidencją ilościowo-wartościową do konta środki trwałe - tam składnik majątkowy zostaje zaewidencjonowany na koncie syntetycznym (w przypadku gruntupowierzchnia i wartość), oraz na koncie syntetycznym i analitycznym ze wskazaniem miejsca położenia oraz numeru ewidencyjnego w przypadku pozostałych nieruchomości, (zarówno w przypadku sprzedaży, przekazania jak i zakupu nieruchomości) b) na stanowisko, które zajmuje się inwestycyjnym zakupem nieruchomości (w przypadku zakupu nieruchomości), c) na stanowisko, które zajmuje się ewidencją sprzedaży mienia komunalnego ( w przypadku sprzedaży nieruchomości), d) na stanowisko, które wystawia faktury VAT (w przypadku sprzedaży i przekazania nieruchomości). 6. O wszystkich zmianach powyższych składników majątkowych, a więc w przypadku zakupu, sprzedaży lub przekazania Wydział Gospodarki Nieruchomościami informuje pisemnie o zakupywanej, zbywanej lub przekazywanej (w wartości ewidencyjnej ) nieruchomości Wydział Finansowy (stanowisko do ewidencji ilościowo-wartościowej). Następnie należy okresowo uzgadniać, to jest przekazywać zestawienie ilościowo-wartościowe, czyli stan posiadanych nieruchomości raz 3

4 do roku (do 30.X) na stanowisko w Wydziale Finansowym, na którym księguje się majątek ilościowowartościowo. Zestawienie powinno być oddzielne dla gruntów, w kwocie zbiorczej, oraz zestawienie pozostałych nieruchomości ilościowo-wartościowo. 7. W Wydziale Finansowym prowadzi się : 1)księgę inwentarzową dla gruntów (zbiorczo, w ujęciu wartościowym), 2)księgę inwentarzową dla poszczególnych obiektów budowlanych i indywidualnych środków trwałych 5 1. Ewidencję ilościowo-wartościową składników majątkowych, o których mowa w 2 pkt1 podpunkt 1 w zakresie przyjęcia środka trwałego w wyniku inwestycji zakończonych prowadzi: - Wydział Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji 2. Podstawą do ewidencji ilościowo-wartościowej w Wydziale Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji jest: - zbiorcze zestawienie wszystkich kosztów poniesionych na konkretne zadanie inwestycyjne - wystawiony dowód OT wraz ze szczegółową charakterystyką przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie danej inwestycji 3. Powyższy dokument zestawienie zbiorcze kosztów wystawia Wydział Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji na podstawie zestawienia sumy poniesionych nakładów na konkretne zadanie inwestycyjne, niezwłocznie po otrzymaniu faktury końcowej wraz z protokółem odbioru. Sumę poniesionych kosztów należy uzgodnić z Wydziałem Finansowym ze stanowiskiem, które prowadzi ewidencję księgową ponoszonych nakładów inwestycyjnych. Zestawienie to po uzgodnieniu należy skierować do Wydziału Finansowego, jest ono podstawą do wyksięgowania zadania inwestycyjnego. 4. Dokument OT wystawia również Wydział Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji równolegle z dokumentem zbiorcze zestawienie kosztów, te dwa dokumenty wystawione są na tę samą wartość i z tą samą datą. Dokument OT powinien zawierać szczegółową charakterystykę środka trwałego, następnie wraz z kopią zbiorczego zestawienia kosztów trafia do Wydziału Finansowego na stanowisko zajmujące się ewidencja księgową majątku trwałego. 5. Ujawnione środki trwałe nie ujęte w księgach, środki trwałe otrzymane nieodpłatnie, środki trwałe otrzymane w wyniku likwidacji lub modernizacji obiektu środka trwałego i tym podobne wprowadza się do ksiąg w wartości wynikającej z danych ewidencji (dokumentów). W przypadku braku takich danych, środki te wycenia się na podstawie odpowiednich cenników, kosztorysów lub komisyjnego szacunku. Powyższe środki trwałe wprowadza się do ksiąg pod datą ich ujawnienia, otrzymania dowód OT wystawia Wydział Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji na podstawie protokołu i następnie przekazuje do Wydziału Finansowego na stanowisko ewidencji środków trwałych. 6.W przypadku likwidacji środka trwałego (będącego w gestii Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji) powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza stała komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacji, który zawiera charakterystykę środka trwałego, stopień zużycia, oraz stwierdzenie o tym, że nie nadaje się do użytkowania. Taki protokół trafia do Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji, gdzie pod datą protokołu likwidacji zdejmuje się z ewidencji ilościowo-wartościowej, a 4

5 następnie przekazuje protokół do Wydziału Finansowego na stanowisko zajmujące się ewidencją środków trwałych 7.Wszystkie przekazania powyższych składników majątkowych powinny się odbywać na podstawie decyzji Burmistrza Miasta (w takim przypadku dowód PT wystawia Wydział Finansowy). Wydział Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji informuje pisemnie, dołącza decyzję Burmistrza Miasta i protokół do Wydziału Finansowego na stanowisko do ewidencji ilościowo-wartościowej. 8. Następnie należy okresowo to jest raz do roku (do 15.XII) przekazać zestawienie ilościowowartościowe przyjętych środków trwałych z zakończonych inwestycji na stanowisko w Wydziale Finansowym, na którym księguje się ilościowo-wartościowo i uzgadniać stan składników majątku trwałego. 9. W Wydziale Finansowym prowadzi się 1. księgę inwentarzową obiektów budowlanych i indywidualnych środków trwałych. 6 1.Ewidencję ilościowo-wartościową składników majątkowych, o których mowa w 2 pkt1 podpunkt 1 prowadzi w zakresie: - sprzętu komputerowego, sprzętu biurowego, wyposażenia biurowego, administracyjnego, stanowiącego własność Urzędu Miejskiego -Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich w odrębnej księdze inwentarzowej według miejsc używania 1. a) Sprzęt komputerowy : komputer terminal monitor drukarka scanery modem podtrzymywacz napięcia HUB (przełącznik komputerowy) bez względu na wartość zalicza się do środków trwałych, księguje się je na koncie 011 Środki trwałe i prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich i w Wydziale Finansowym. Ponadto Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich prowadzi ewidencję imienną na kartach imiennych według osób, które są gospodarzami powierzonego środka trwałego, z podpisem stwierdzającym odbiór. W ewidencji na kartach imiennych nie uwzględnia się mebli i dywanów. 2. Podstawą do ewidencji ilościowo-wartościowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich jest faktura, która powinna być opisana w następujący sposób: 1) miejsce przeznaczenia zakupionego składnika, 2) numer oznakowania sprzętu, 3) osoba, która jest gospodarzem danego środka trwałego kwituje odbiór 4) potwierdzenie, że zaewidencjonowano ilościowo w księdze inwentarzowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich 5) data przyjęcia do używania 5

6 6) następnie należy wystawić OT, który zawiera szczegółową charakterystykę i taki rachunek wraz z OT trafia do Wydziału Finansowego na stanowisko przyjmowania korespondencji (na tym stanowisku zostaje zapłacona faktura). 3. Następnie rachunek wraz z OT przekazany zostaje na stanowisko, które zajmuje się ewidencją ilościowo-wartościową do konta środki trwałe, składnik majątkowy zostaje zaewidencjonowany na koncie syntetycznym i analitycznym ze wskazaniem miejsca przeznaczenia, a koszty inwestycyjne zostają wyksięgowane na podstawie OT. 4. Każde przyjęcie na stan składnika majątkowego powinno nastąpić pod datą przyjęcia do używania. Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich każdy środek trwały oznacza w sposób trwały, umożliwiający jego identyfikację. Numer inwentarzowy nadaje się na cały czas użytkowania środka trwałego, o ile zostaje skreślony z ewidencji nie nadaje się tego numeru innemu środkowi trwałemu. Każdy składnik inwentarzowy powinien być ponadto oznaczony symbolem nadanym mu na podstawie klasyfikacji rodzajowej środków trwałych ze szczegółowością określoną w przepisach o amortyzacji. Numer ten Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich nadaje w uzgodnieniu z Wydziałem Finansowym. Powyższe informacje wpisuje na wywieszkę, która powinna się znajdować w każdym pokoju Urzędu Miejskiego. Wykaz składników na wywieszce powinien być zgodny ze stanem faktycznym środków trwałych znajdujących się w pokoju i zawsze na bieżąco aktualizowany. 5.Należy przyjąć jednolite nazewnictwo, nazwa środka trwałego wynikająca z faktury powinna być przyjęta na odwrocie faktury w przypadku opisywania jej, powinna być taka sama na wywieszce oraz zarówno w księdze inwentarzowej Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, jak i w księdze inwentarzowej Wydziału Finansowego 6.Ujawnione środki trwałe nie ujęte w księgach, środki trwałe otrzymane nieodpłatnie, środki trwałe otrzymane w wyniku likwidacji lub modernizacji obiektu środka trwałego i tym podobne wprowadza się do ksiąg w wartości wynikającej z danych ewidencji (dokumentów). W przypadku braku takich danych, środki te wycenia się na podstawie odpowiednich cenników, kosztorysów lub komisyjnego szacunku. Powyższe środki trwałe wprowadza się do ksiąg pod data ich ujawnienia, otrzymania dowód OT wystawia Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich na podstawie protokołu i następnie przekazuje do Wydziału Finansowego na stanowisko ewidencji środków trwałych. 7. W przypadku likwidacji środka trwałego (zaliczanego do środków trwałych w gestii Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich) powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza stała komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacji, który zawiera charakterystykę środka trwałego, stopień zużycia, oraz stwierdzenie o tym, że nie nadaje się do użytkowania (opinia rzeczoznawczy). Taki protokół trafia do Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, tutaj Wydział pod datą protokołu likwidacji zdejmuje ze swojej ewidencji ilościowo-wartościowej, a następnie przekazuje protokół do Wydziału Finansowego na stanowisko zajmujące się ewidencją środków trwałych 8. O wszystkich przesunięciach powyższych składników majątkowych oraz o skasowanych składnikach majątkowych osoby, które są gospodarzami środków trwałych w poszczególnych wydziałach informują pisemnie Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich. Następnie osoba, o której mowa w punkcie 4, do tego sporządza protokół lub dokument potwierdzający zmianę miejsca użytkowania, z którego wynika szczegółowa informacja o dokonanych zmianach dla odpowiednich miejsc przeznaczenia. Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich informuje pisemnie Wydział Finansowy (stanowisko do ewidencji ilościowo-wartościowej) i dołącza decyzję Burmistrza Miasta wraz z protokołem. (decyzja Burmistrza Miasta jest wymagana tylko w przypadku przekazania środka trwałego na zewnątrz Urzędu do innej jednostki organizacyjnej) 6

7 9. Należy okresowo to jest raz do roku (do 30.IX) uzgodnić ze stanowiskiem w Wydziale Finansowym, na którym księguje się ilościowo-wartościowo. 10. W Wydziale Finansowym prowadzi się księgę inwentarzową dla poszczególnych składników majątku trwałego (każdy składnik oddzielnie, miejsce użytkowania, ilościowo-wartościowo wraz z numerem ewidencyjnym) 7 1.Ewidencję ilościowo-wartościową składników majątkowych, o których mowa w 3 pkt 1 podpunkt 1 prowadzi w zakresie: sprzętu biurowego, wyposażenia biurowego, administracyjnego, stanowiącego własność Urzędu Miejskiego -Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich w odrębnej księdze inwentarzowej według miejsc używania. Ponadto Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich prowadzi ewidencję imienną na kartach imiennych według osób, które są gospodarzami powierzonego środka trwałego, z podpisem stwierdzającym odbiór. W ewidencji na kartach imiennych nie uwzględnia się mebli i dywanów. 2. Podstawą do ewidencji ilościowo-wartościowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich jest faktura, która powinna być opisana w następujący sposób: 1) miejsce przeznaczenia zakupionego składnika, 2) numer oznakowania sprzętu, 3) osoba, która jest gospodarzem danego pozostałego środka trwałego, kwituje odbiór 4) potwierdzenie, że zaewidencjonowano ilościowo w księdze inwentarzowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich 5) data przyjęcia do używania i taki rachunek trafia do Wydziału Finansowego na stanowisko zakupów bieżących na tym stanowisku zostaje zapłacona faktura. 3. Następnie faktura trafia na stanowisko, które zajmuje się ewidencją ilościowo-wartościową do konta pozostałe środki trwałe, składnik majątkowy zostaje zaewidencjonowany na koncie syntetycznym i analitycznym ze wskazaniem miejsca przeznaczenia. 4. Każde przyjęcie na stan składnika majątkowego powinno nastąpić pod datą przyjęcia do używania. Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich każdy pozostały środek trwały oznacza w sposób trwały, umożliwiający jego identyfikację. Numer inwentarzowy nadaje się na cały czas użytkowania pozostałego środka trwałego, o ile zostaje skreślony z ewidencji nie nadaje się tego numeru innemu środkowi trwałemu. Powyższe informacje wpisuje na wywieszkę, która powinna się znajdować w każdym pokoju Urzędu Miejskiego. Wykaz składników na wywieszce powinien być zgodny ze stanem faktycznym środków trwałych znajdujących się w pokoju i zawsze na bieżąco aktualizowany. 5. Należy przyjąć jednolite nazewnictwo, nazwa środka trwałego wynikająca z faktury powinna być przyjęta na odwrocie faktury w przypadku opisywania jej, powinna być taka sama na wywieszce oraz zarówno w księdze inwentarzowej Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, jak i w księdze inwentarzowej Wydziału Finansowego. 7

8 6. Ujawnione pozostałe środki trwałe nie ujęte w księgach, pozostałe środki trwałe otrzymane nieodpłatnie, pozostałe środki trwałe otrzymane w wyniku likwidacji i tym podobne wprowadza się do ksiąg w wartości wynikającej z danych ewidencji (dokumentów). W przypadku braku takich danych, środki te wycenia się na podstawie odpowiednich cenników, kosztorysów lub komisyjnego szacunku. Powyższe pozostałe środki trwałe wprowadza się do ksiąg pod data ich ujawnienia, przyjęcia dowód przyjęcia wystawia Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich na podstawie protokołu i przekazuje go do Wydziału Finansowego na stanowisko ewidencji pozostałych środków trwałych. 7. W przypadku likwidacji pozostałych środków trwałych (zaliczonych do pozostałych środków trwałych w gestii Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich) powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza stała komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacji, który zawiera charakterystykę środka trwałego, stopień zużycia, oraz stwierdzenie o tym, że nie nadaje się do użytkowania. Taki protokół trafia do Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, tutaj Wydział pod datą protokołu likwidacji zdejmuje ze swojej ewidencji ilościowo-wartościowej, a następnie przekazuje protokół do Wydziału Finansowego na stanowisko zajmujące się ewidencją pozostałych środków trwałych i dołącza sporządzony protokół. 8. O wszystkich przesunięciach powyższych składników majątkowych, oraz o skasowanych składnikach majątkowych, osoby które są gospodarzami środków trwałych w poszczególnych wydziałach informują pisemnie Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich. Następnie osoba, o której mowa w punkcie 4, do tego sporządza protokół, z którego wynika szczegółowa informacja o zmianach z zaznaczeniem odpowiednich miejsc przeznaczenia. Taki dokument Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich przekazuje do Wydziału Finansowego na stanowisko do ewidencji ilościowo-wartościowej. 9. Należy okresowo to jest raz do roku (do 30.IX) uzgodnić ze stanowiskiem w Wydziale Finansowym, na którym księguje się ilościowo-wartościowo. 10. W Wydziale Finansowym prowadzi się: księgę inwentarzową dla poszczególnych składników pozostałego majątku trwałego (każdy składnik oddzielnie ilościowo-wartościowo wraz z numerem ewidencyjnym i miejscem użytkowania). 8 1.Ewidencję ilościową składników majątkowych, o których mowa w 3 pkt 1 podpunkt 2 prowadzi w zakresie: - sprzętu biurowego, wyposażenia biurowego, administracyjnego, stanowiącego własność Urzędu Miejskiego -Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich w odrębnej księdze inwentarzowej według miejsc używania Ponadto Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich prowadzi ewidencję imienną na kartach imiennych według osób, którzy są gospodarzami powierzonego środka trwałego, z podpisem stwierdzającym odbiór. W ewidencji na kartach imiennych nie uwzględnia się mebli i dywanów. 2. Podstawą do ewidencji ilościowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich jest faktura, która powinna być opisana w następujący sposób: 1) miejsce przeznaczenia zakupionego składnika, 2) numer oznakowania sprzętu, 3) osoba, która jest gospodarzem danego składnika rzeczowego, kwituje odbiór 8

9 7) potwierdzenie, że zaewidencjonowano ilościowo w księdze inwentarzowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich 4) data przyjęcia do używania i taki rachunek trafia do Wydziału Finansowego, a następnie zostaje zapłacony i zaksięgowany w koszty. W Wydziale Finansowym nie prowadzi się odrębnej ewidencji ilościowej tego sprzętu. Skarbnik Miasta sprawuje jedynie kontrolę nad częstotliwością zakupywanych składników. 3. Każde przyjęcie na stan składnika majątkowego powinno nastąpić pod datą przyjęcia do używania. Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich każdy pozostały środek trwały oznacza w sposób trwały oraz wpisuje na wywieszkę, która powinna się znajdować w każdym pokoju Urzędu Miejskiego, powinna być zgodna ze stanem faktycznym pozostałych środków trwałych znajdujących się w pokoju i zawsze na bieżąco aktualizowana. 4. Należy przyjąć jednolite nazewnictwo, to jest nazwa składnika rzeczowego wynikająca z faktury powinna być przyjęta na odwrocie faktury w przypadku opisywania jej, powinna być taka sama na wywieszce oraz w księdze inwentarzowej Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich. 5. Ujawnione pozostałe środki trwałe nie ujęte w księgach, pozostałe środki trwałe otrzymane nieodpłatnie, pozostałe środki trwałe otrzymane w wyniku likwidacji i tym podobne wprowadza się do ksiąg w wartości wynikającej z danych ewidencji (dokumentów). W przypadku braku takich danych, środki te wycenia się na podstawie odpowiednich cenników, kosztorysów lub komisyjnego szacunku. Ujawnione pozostałe środki trwałe wprowadza się do ksiąg ilościowo pod datą ich ujawnienia, otrzymania dowód przyjęcia wystawia Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich na podstawie protokołu. Dokument taki trafia również do Wydziału Finansowego, gdzie jest zaliczany bezpośrednio w koszty (nie prowadzi się ewidencji ilościowej). 6.W przypadku likwidacji pozostałych środków trwałych (zaliczonych do pozostałych środków trwałych w gestii Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich) powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza stała komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacji, który zawiera charakterystykę środka trwałego, stopień zużycia, oraz stwierdzenie o tym, że nie nadaje się do użytkowania. Taki protokół trafia do Wydziału Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, gdzie pod datą protokołu likwidacji zdejmuje się z ewidencji ilościowej. 7. O wszystkich przesunięciach powyższych składników majątkowych oraz o skasowanych składnikach majątkowych osoby, które są gospodarzami pozostałych środków trwałych w poszczególnych wydziałach, informują pisemnie Wydział Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich. 8. Ewidencji ilościowej podlegają odzież i umundurowanie zarówno w księdze inwentarzowej jak i na kartach imiennych. Każdy ich zakup powinien być potwierdzony merytorycznie przez Sekretarza Miasta. Następnie ujęty w księdze ilościowej w Wydziale Spraw Organizacyjnych i Obywatelskich, a ponadto zaewidencjonowany na imiennej karcie pracownika z jego podpisem potwierdzenia odbioru. 9 W załączniku do Zarządzenia Nr 1/99 Burmistrza Miasta Węgrowa z dnia 19 lutego 1999r. w sprawie ustalenia zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Węgrowie skreśla się Niniejsze Zarządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2003r. 9

10 Przyjęłam do wiadomości i stosowania 10