ALEXA Zygmunt Wiśniewski 45-265 Opole, ul. Jana Bytnara Rudego 3a/802 45-321 Opole, ul. Pomorska 26, tel./fax 77 441-7007 NIP: 754-153-28-29, REGON: 531566934 http://www.alexa.com.pl e-mail: alexa@alexa.com.pl Program AKP, aktualizacja windowsowa v.2016.0e UWAGA! Wersja 2016.0e jest BEZPŁATNA dla użytkowników wersji 2016 UWAGA! Wersja 2016 jest PŁATNA. Opole 2016-03-07 PRZED jej zainstalowaniem należy złożyć zamówienie na zakup tej wersji, a następnie odczytać przesyłkę wysłaną na Państwa indywidualne konto poczty elektronicznej (e-mail). UWAGA! Jeśli AKP jest w wersji 2015.0x, to należy najpierw uaktualnić system do wersji 2015.0i Jeśli AKP jest w wersji 2016.0x, to NIE wykonujemy przedaktualizacji systemu do wersji 2015.0i (już została wykonana). UWAGA! Przed wczytaniem nowej wersji należy zabezpieczyć aktualne dane (patrz pkt 2, poniżej) Instalacja wymaga uprawnień administratora systemu operacyjnego komputera. Instrukcja wprowadzania zmian do programu AKP Aby wprowadzić zmiany do systemu AKP należy: 1) zakończyć pracę programu AKP na wszystkich komputerach (w czasie wprowadzania zmiany nikt nie może używać programu AKP) oraz innych programów, które korzystają ze zbiorów systemu AKP (np. TARKUS FK) 2) w programie AKP, funkcją Pomocnicze / Archiwowanie danych /Archiwowanie na dysku twardym wszystkie lata zarchiwować aktualne dane AKP na pen drive'ie lub dysk twardy Zmiany do programu można zainstalować na dwa sposoby: I. 1) W programie AKP uruchomić funkcję NOWA WERSJA -> Zmiany z INTERNETU I. 2) uważnie czytać i zatwierdzać komunikaty UWAGA! niektóre programy antywirusowe mogą blokować bezpośredni dostęp do plików aktualizujących i aktualizacja tym sposobem może być utrudniona lub niemożliwa. LUB II. 1) Z www.alexa.com.pl skopiować wszystkie pliki jednej aktualizacji do podkatalogu POCZTA systemu AKP II. 2) w programie AKP, funkcją NOWA WERSJA -> Zmiany z POCZTA uruchomić proces aktualizacji II. 3) uważnie czytać i zatwierdzać komunikaty 1. Nowe formularze PIT ów od przychodów za 2015 rok obowiązujące do 31.12.2015 (v.2016.00, 2015-12-14) Przygotowaliśmy nowe formularze PIT ów od przychodów za rok 2015: PIT-11 (22) wersja papierowa i elektroniczna pojedynczy i zbiorczy PIT-40* (22) wersja papierowa i elektroniczna pojedynczy i zbiorczy PIT-4R (5) wersja papierowa i elektroniczna pojedynczy Nowość! z programu ALEXA AKP od wersji 2016 można wysyłać e-pit y przygotowane jako pojedyncze (w ubiegłych latach e-pit y pojedyncze można było wysłać przez stronę US). 1
Dotyczy to deklaracji PIT-4R oraz korekt, których nie można wysyłać jako deklaracji zbiorczych. Przed wydrukiem PIT ów dla obcokrajowców nierezydentów należy uzupełnić dane podatkowe (PŁACE -> Kartoteka Podatkowa ->AKTUALIZACJA DANYCH OSOBOWYCH -> <F10-EDYCJA>) Wpisać REZYDENT = 1 (nie) i uzupełnić dane w ramce IDENTYFIKACJA OBCOKRAJOWCÓW. Dokładny sposób wydruku i wysyłki PIT ów zamieszczono w dokumencie o zamknięciu/otwarciu roku. *) Na dzień opublikowania AKP v.2016.00 nie był dostępny schemat elektroniczny deklaracji PIT-40(22). Po pojawieniu się schematu elektronicznego deklaracji PIT-40(22), bezpłatnie zaimplementujemy go w programie AKP v.2016. 2. Dokumenty rozliczeniowe dla pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym (v.2016.00, 2015-12-14) W dotychczasowej wersji programu dla pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym do programu PŁATNIK automatycznie generowały się dokumenty ZUS RCA i ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110. Dokumenty ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240 (macierzyński) i 1211 (wychowawczy) i wyliczonymi składkami opłacanymi z budżetu państwa należało w PŁATNIKU dopisywać ręcznie. Od wersji 2016.00 program automatycznie generuje powyższe dokumenty. Aby uaktywnić tę możliwość należy jednorazowo wypełnić informacje w słowniku nieobecności: PARAMETRY -> ZBIORY-MODUŁ KADRY, ustawić podświetlenie na pozycji Slown.nieobecn. (BAZA11.DBF), przycisk <F5>-AKTUALIZACJA (TAK) Dla kodu nieobecności 90 urlop wychowawczy wypełnić pola: - TYP NIEOBECNOŚCI = Y - KOD TYT.UBEZP.(MACIERZ.+WYCH.) = 1211 Dla wszystkich kodów nieobecności typu urlop macierzyński ( 42 i pozostałe) wypełnić pola: - TYP NIEOBECNOŚCI = M - KOD TYT.UBEZP.(MACIERZ.+WYCH.) = 1240 Działanie programu: Podczas nanoszenia nieobecności kadrowej 90 - urlop wychowawczy należy wpisać wartość miesięcznej podstawy do wyliczenia składek opłacanych z budżetu państwa: emerytalno-rentowej (indywidualna dla pracownika) i składki zdrowotnej (aktualnie 520 zł, jednakowa dla wszystkich). Podczas aktualizacji Kartoteki Ubezpieczeniowej dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym lub macierzyńskim zostaną utworzone dodatkowe pozycje: - dla urlopu macierzyńskiego pozycja z kodem tytułu ubezpieczenia 1240, podstawą do składki emerytalno-rentowej równą kwocie wypłaconego zasiłku i naliczonymi od tej podstawy składkami emerytalną i rentową opłacanymi z budżetu państwa. Dane zostaną pobrane z płac. - dla urlopu wychowawczego pozycja z kodem tytułu ubezpieczenia 1211, podstawami do składki emerytalno-rentowej oraz zdrowotnej pobranymi z nieobecności kadrowej i naliczonymi od tych podstaw składkami emerytalną, rentową i zdrowotną opłacanymi z budżetu państwa. Dane zostaną pobrane z nieobecności kadrowej. Jeśli w nieobecności kadrowej 90 -urlop wychowawczy nie wpiszemy wartości podstaw do składek, wówczas do Kartoteki Ubezpieczeniowej zostanie dopisana pozycja z kodem 1211 i zerowymi składkami. Podczas generowania deklaracji rozliczeniowych do PŁATNIKA na podstawie zapisów w Kartotece Ubezpieczeniowej utworzone zostaną odpowiednie dokumenty. WAŻNE Konsekwencją ewidencji składek od urlopu macierzyńskiego i wychowawczego w Kartotece Ubezpieczeniowej jest uwzględnianie ich przy ustalaniu limitu płacenia składki emerytalno-rentowej. Jest to zgodne z wykładnią ZUS. 3. ZUS RP-7 - Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (v.2016.00, 2015-12-14) 2
Nowa funkcjonalność umożliwiająca wydruk informacji do zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS RP-7. Aby uzyskać poprawne dane do ZUS RP-7 należy jednorazowo wypełnić informacje w słowniku składników płacowych: PARAMETRY -> BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH Dla wszystkich składników płacowych, które mają być wykazane na ZUS RP-7 należy uzupełnić pole KLASYFIKACJA do ZUS RP-7 na drugiej stronie makiety odpowiednimi wartościami (podpowiedź <F1>): 10 lub 11 składniki stałe 20 lub 21 składniki zmienne 30 lub 31 inne 40 lub 41 świadczenia w naturze 50 lub 51 wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy Wartości 11,21,31,41,51 oznaczają, że składnik będzie pobrany z poprzedniego roku. W praktyce dotyczy to 13-tki, która jest wypłacona za ubiegły rok. Dane do tabeli są pobierane z kartotek płacowych z poprzednich lat oraz z kartoteki płacowej z ostatnich 12 miesięcy. Dane są zbierane dla numeru głównego zatrudnienia (czyli wszystkich numerów ewidencyjnych, na których był zatrudniony pracownik) od najwcześniejszej daty zatrudnienia do bieżącego roku ostatnio zamkniętego miesiąca. W drugiej części drukowany jest załącznik z wykazem chorobowych i zawieszeń. Załącznik drukuje się na podstawie nieobecności kadrowych. Drukowane są wszystkie nieobecności o typie L,O,M,R (L4, opieka, macierzyński, rehabilitacyjny) Oraz wszystkie zawieszenia (kod nieobecności 90 i większe). 4. Aktualizacja roczna Kartoteki Płacowej (v.2016.00, 2015-12-14) Podczas wykonania na przełomie roku funkcji Aktualizacja roczna Kartoteki Płacowej program sprawdza czy ta funkcja została już wcześniej wykonana (kartoteka roczna już istnieje). Jeżeli tak, to program ostrzega przed ponownym wykonaniem. 5. Przystosowanie do wymogów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych (v.2016.00, 2015-12-14) A. Przepływ informacji o danych osobowych pracowników. W nowej bazie DODATKOWE INFORMACJE można ewidencjonować: - źródło pochodzenia danych - informacje o odbiorcach danych, którym dane zostały udostępnione - sprzeciw pracownika o udostępnianiu danych Rodzaje gromadzonych informacji opisane są w stowarzyszonej bazie kodowej BAZA_INF: - ZRD źródło danych - ODB odbiorcy danych - SPR sprzeciw pracownika Powyższy mechanizm można wykorzystać do gromadzenia innych informacji, po dopisaniu do BAZA_INF kolejnego rodzaju informacji. Edycja DODATKOWYCH INFORMACJI jest dostępna dla wybranego pracownika w funkcji KADRY -> Kartoteka osobowa -> <F7>-DODATK.KARTOTEKI ->DODATKOWE INFORMACJE Zapisane informacje można wydrukować za pomocą generatora wydruków kadrowych. B. Polityka haseł dostępu do programu. W wersji 2016 dołożyliśmy możliwość nałożenia większej niż dotychczas kontroli na wprowadzane hasła. W module POMOCNICZE -> Użytkownicy,hasła,prawa przycisk <F2>-parametry można określić globalny (dotyczący wszystkich użytkowników) sposób nadawania haseł: - termin ważności hasła w dniach po ilu dniach od momentu zmiany hasło straci ważność - minimalna długość hasła w znakach (max 8 znaków) - ile dni przed końcem ważności hasła program będzie przypominał o konieczności zmiany - czy hasło musi zawierać duże i małe litery oraz cyfry lub znaki specjalne 3
- zmieniane hasło zawsze musi być różne od dotychczasowego Prawo do zmiany tych parametrów ma użytkownik, który ma prawo do zarządzania użytkownikami (dopisywania i nadawania uprawnień). Po wczytaniu wersji AKP 2016 powyższe parametry mają wartości zerowe, tzn. program nie będzie wymuszał okresowej zmiany hasła ani prowadził kontroli przy jego wprowadzaniu. UWAGA! W związku ze zmianami związanymi z nadawaniem haseł, po wczytaniu wersji AKP 2016 DOTYCHCZASOWE HASŁA UŻYTKOWNIKÓW ZOSTANĄ USUNIĘTE! Po pierwszym zalogowaniu do programu (bez hasła) należy nadać hasło. Można to uczynić albo w momencie logowania do programu (przycisk <F5>-zmiana hasła) albo w funkcji POMOCNICZE -> Użytkownicy,hasła,prawa -> przycisk <F5>-zmiana hasła. Ponowne wczytanie wersji AKP 2016 nie zmienia nadanych w tej wersji haseł. 6. Rozszerzenie funkcjonalności wydruku Stan zatrudnienia (v.2016.00, 2015-12-14) Podczas wydruku Stan zatrudnienia automatycznie powstaje lista pracowników uwzględnianych na tym wydruku. Pracownik może wystąpić na tej liście wielokrotnie, o ile w zadanym przedziale czasu zmieniał komórkę, płatnika itp. Przy każdym pracowniku wykazywane są informacje o jego zatrudnieniu w zadanym okresie, które mogą posłużyć do weryfikacji wartości zbiorczych stanu zatrudnienia. Lista pracowników powstaje w pliku STANmmL.TXT (mm oznacza miesiąc, za który wykonywany jest wydruk). Pracownicy są wykazywani zawsze w kolejności numerów ewidencyjnych. 7. Eksport deklaracji rozliczeniowych do PŁATNIKA (v.2016.0a, 2015-12-31) W niektórych szczególnych sytuacjach eksport danych do programu Płatnik zawierał przerwy w numeracji bloków danych. Skutkiem tego program Płatnik odrzucał wczytywaną deklarację. W aktualnej wersji zapewniono ciągłość numeracji bloków. 8. Nowe formularze PIT ów od przychodów za 2015 rok obowiązujące od 01.01.2016 (v.2016.0b, 2016-01-18) Przygotowaliśmy nowe formularze PIT ów od przychodów za rok 2015 obowiązujące od 01.01.2016: PIT-11 (23) wersja papierowa i elektroniczna pojedynczy i zbiorczy PIT-40 (22) wersja papierowa i elektroniczna pojedynczy i zbiorczy PIT-4R (6) wersja papierowa i elektroniczna pojedynczy Nowość! z programu ALEXA AKP od wersji 2016 można wysyłać e-pit y przygotowane jako pojedyncze (w ubiegłych latach e-pit y pojedyncze można było wysłać przez stronę US). Dotyczy to deklaracji PIT-4R oraz korekt, których nie można wysyłać jako deklaracji zbiorczych. 9. Korekta ZUS RP-7 - Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (v.2016.0c, 2016-02-04) Składniki o sklasyfikowane do ZUS-RP-7 z wartościami 11,21,31,41,51 (wypłacone za ubiegły rok) były wykazywane w niewłaściwych latach. W załączniku pomijane były niektóre nieobecności. Usterka została naprawiona. 10. Edycja bazy składników płacowych (v.2016.0d, 2016-03-02) Podczas modyfikacji parametrów składników płacowych (PARAMETRY -> BAZA SKŁADNIKÓW PŁACOWYCH ) nie można było zmienić i zapisać niektórych pól. Usterka została naprawiona. 11. Edycja historycznych umów <F7-UMOWY>-(v.2016.0d, 2016-03-02) Podczas edycji historycznych umów dla pracownika (<F7-DODAT.KARTOTEKI>->UMOWY) zmieniały się wartości aktualnej umowy (<F4>-UMOWA). Usterka została naprawiona. 4
12. Opieka nad dzieckiem (2 dni w roku) rozliczana w godzinach (v.2016.0e, 2016-03-07) Od 1.01.2016 wykorzystanie opieki nad dzieckiem do lat 14 może nastąpić w dniach lub w godzinach (dotychczas tylko w dniach). Dostosowaliśmy program do w/w zmiany. Domyślnie program rozlicza wykorzystanie opieki nad dzieckiem do lat 14 w dniach. Jeżeli pracownik zdecyduje się na wykorzystywanie w/w opieki w godzinach, wówczas w funkcji KADRY -> Nieobecności-> <F5-weryfikacja praw do urlopu> należy wpisać TYP opieki = G (godziny). W bilansie wykorzystania i przy kontroli limitu będą wtedy uwzględniane godziny. Przypomnienie: dla niepełnoetatowców należy wpisywać ilość dni opieki do wykorzystania w przeliczeniu na wymiar etatu. Czyli zamiast 2 dni (pełnoetatowiec) wpisać np. dla 1/2 etatu = 1 dzień, dla 3/5 etatu = 1,2 dnia. W module Ewidencja Czasu Pracy, w funkcjach Generowanie miesięcznej ewidencji i Wydruk miesięcznej ewidencji w przypadku opieki nad dzieckiem są wykazywane godziny. Ponadto na Wydruku miesięcznej ewidencji została dołożona legenda kodów nieobecności. Cennik aktualizacji z wersji 2015 do 2016.0x do 20 osób do 100 osób do 200 osób powyżej 200 ALEXA AKP v.2016.0 300,00 zł 600,00 zł 800,00 zł 1200,00 zł Koszty wdrożenia, szkolenia, konsultacji liczone są wg stawki 80,00 zł (osiemdziesiąt) za każdą rozpoczętą roboczogodzinę. Do kosztu świadczonych usług doliczamy koszt dojazdu: Opole i okolice ryczałt 22,00 zł, poza Opolem: 1,20 zł/km Podane wyżej ceny są cenami netto (nie zawierają podatku VAT) Zamówienia prosimy wysyłać fax em 77 441-7007 lub pocztą elektroniczną na adres alexa@alexa.com.pl Prosimy w zamówieniu o podanie danych wyświetlanych w systemie AKP w funkcji "Programy pomocnicze... -> Licencja": 1) NAZWA FIRMY-pełna 2) NAZWA FIRMY-skrócona 3) SUMA kontrolna 4) Maksymalna ilość pracowników oraz sposobu dostarczenia zmian (internet, przyjazd) 5