Spotkanie informacyjne dla Koordynatorów zzakresu rozliczania przedsięwzięć Toruń, 24 lipca 2014 r. Projektjest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 oraz ze środków budżetu państwa Zasady dotyczące rozliczania przedsięwzięć współfinansowanych w ramach Funduszu Powiązań Kooperacyjnych określa: 1. Umowa o udzielenie wsparcia 2. Instrukcja wypełniania wniosku o płatność wraz ze wzorem wniosku dostępnym na stronie internetowej Funduszu 1
Wniosek o płatność składany przez Koordynatora służy: 1. Wnioskowaniu o przyznanie zaliczki na realizację przedsięwzięcia, 2. Rozliczeniu przekazanej wcześniej płatności zaliczkowej oraz wnioskowaniu o pozostałą część wsparcia w formie zaliczki/refundacji, 3. Wnioskowaniu o refundację całkowitej kwoty wsparcia, w związku ze zrealizowaniem przedsięwzięcia. Ponadto złożenie wniosku o płatność ma na celu przekazanie informacji o postępie rzeczowym oraz finansowym realizacji przedsięwzięcia. Terminy składania wniosków o płatność: Etap I Wniosek o zaliczkę: po podpisaniu umowy o udzielenie wsparcia i wniesieniu zabezpieczenia- zaliczka nie może przekroczyć 50% przyznanego wsparcia Wniosek o płatność końcową: najpóźniej w dniu zakończenia realizacji przedsięwzięcia wskazanym w umowie o udzielenie wsparcia. Etap II Wniosek o zaliczkę: po podpisaniu umowy o udzielenie wsparcia i wniesieniu zabezpieczenia, Koordynator może wnioskować maksymalnie o dwie zaliczki w łącznej wysokości 90% przyznanego wsparcia, z czego zaliczka pierwsza nie może przekroczyć 50% przyznanego wsparcia, a udzielenie zaliczki drugiej uzależnione jest od złożenia wniosku o płatność rozliczającego w całości zaliczkę pierwszą. Wniosek o płatność pośrednią: Koordynator może wnioskować maksymalnie o dwie płatności pośrednie będące refundacją poniesionych wydatków, przy czym każdaznichniemożebyćnakwotęniższąniż30%przyznanego wsparcia. Wniosek o płatność końcową- najpóźniej w dniu zakończenia realizacji przedsięwzięcia wskazanym w umowie o udzielenie wsparcia, na kwotę nie niższą niż 10% przyznanego wsparcia. 2
Sposób wypełniania wniosku o płatność: Punkt 1 Wniosek o płatność za okres do - należy podać datę końcową okresu, za jaki składany jest wniosek o płatność. Należy przez to rozumieć datę ostatniej dokonanej płatności w ramach rozliczanego przedsięwzięcia. W przypadku wniosku o płatność końcową data ta nie może wykraczać poza dzień zakończenia realizacji przedsięwzięcia z umowy o udzielenie wsparcia. Punkt 2 Rodzaj wniosku o płatność - należy wybrać i zaznaczyć rodzaj składanego wniosku o płatność. Punkt 3 Dane umowy o udzielenie wsparcia - należy wpisać pełny numer umowy o udzielenie wsparcia oraz tytuł przedsięwzięcia. Punkt 4 Dane Koordynatora - należy uzupełnić dane zgodnie z umową o udzielenie wsparcia/ dokumentem rejestrowym. Sposób wypełniania wniosku o płatność: Punkt 5 Rozliczenie przedsięwzięcia 5.1. Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem o płatność- należy podać całkowitą kwotę poniesionych wydatków, zarówno kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych. 5.2. Kwota poniesionych wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem o płatnośćnależy podać łączną kwotę wydatków kwalifikowanych wskazaną w tabeli 6A. wniosku o płatność. 5.3. Intensywność wsparcia- należy wpisać % przyznanego wsparcia wynikający z umowy o udzielenie wsparcia. 5.4. Wnioskowana kwota wsparcia- w przypadku zaliczki należy wpisać kwotę wynikającą z harmonogramu płatności, natomiast w przypadku refundacji należy podać kwotę wynikającą z iloczynu kwoty poniesionych wydatków kwalifikowanych oraz intensywności wsparcia. W przypadku rozliczenia końcowego, jeśli Koordynator wcześniej otrzymał zaliczkę, należy ją odjąć od otrzymanego wyniku. 3
Sposób wypełniania wniosku o płatność: Punkt 6A. Zestawienie dokumentów - w zestawieniu należy uwzględnić dane z dokumentów potwierdzających wydatki poniesione na realizację projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność(tabela wypełniana jest w formacie Excel). Punkt 6B. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji przedsięwzięcia - należy obliczyć stopień realizacji finansowej przedsięwzięcia w stosunku do zaplanowanych wydatków w umowie o udzielenie wsparcia. Punkt 7. Uzyskany dochód - Należy wykazać odsetki narosłe na rachunku bankowym Koordynatora od środków przekazanej wcześniej zaliczki, liczonych od czasu złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Punkt 8. Sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia - należy zaznaczyć odpowiedzi zgodnie ze zrealizowanym przedsięwzięciem oraz krótko opisać zakres realizacji poszczególnych działań. Punkt 9. Informacja na temat problemów Jeśli pojawiły się problemy w związku z realizacją przedsięwzięcia, należy je opisać. W punkcie tym należy również opisać przyczyny nieosiągnięcia wskaźników realizacji przedsięwzięcia. Sposób wypełniania wniosku o płatność: Punkt 10. Wskaźniki realizacji przedsięwzięcia - należy wprowadzić wartości wskaźników produktu i rezultatu określone we wniosku o udzielenie wsparcia oraz wartości osiągnięte w wyniku realizacji przedsięwzięcia,a następnie obliczyć stopień ich realizacji(w%). Punkt 11. Oświadczenie Beneficjenta - należy wskazać wszystkie miejsca przechowywania dokumentacji związanej z realizacją przedsięwzięcia. Punkt 12. Załączniki - należy załączyć wszystkie wymienione we wniosku o płatność załączniki (jeśli dotyczy). Załączniki należy potwierdzić za zgodność z oryginałem na każdej ze stron. 4
Pozostałe zasady sporządzania i składania wniosku o płatność: 1. Wniosek o płatność należy złożyć w formie papierowej podpisanej przez upoważnioną osobę oraz w formie elektronicznej(w formacie MS Word oraz Exceltabela 6A). Wersję elektroniczną należy przesłać na adres mailowy dotacje.klastry@tarr.org.pl. 2. Wersja papierowa i elektroniczna powinny być tożsame. 3. Wniosek powinien zostać zaparafowany i podpisany przez osobę reprezentującą Koordynatora, a wszystkie załączone kserokopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie. Załączniki: Kopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej, Kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac, Kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, dokumentujących operacje na rachunku, którego wniosek dotyczy lub/i dokumenty potwierdzające płatność gotówkową, Oświadczenie o możliwości/braku możliwości odzyskania podatku VAT, Oświadczenie, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Koordynatora o płatność są bezpośrednio związane z realizacją przedsięwzięcia, Oświadczenie, że wszystkie usługi/wartości niematerialne i prawne/środki trwałe zakupione przez Koordynatora w ramach realizacji przedsięwzięcia, zostały faktycznie odpowiednio wykonane i przyjęte do użytkowania, Dokumenty potwierdzające stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych, Dokumenty potwierdzające stosowanie Wytycznych IZ RPO WK P w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ześrodków EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy PZP, Kopia strategii rozwoju powiązania kooperacyjnego/klastra- dot. Etapu I, Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową o udzielenie wsparcia. 5
Dokumenty księgowe: Faktury VAT Rachunki Noty księgowe Dokumenty księgowe potwierdzające dokonanie odpisów amortyzacyjnych (PK-polecenie księgowania) Listy płac (należy załączyć również umowę o pracę) Rachunki do umów o dzieło/ umów zlecenie (należy załączyć również podpisaną umowę) Polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegacje) Bilety związane z przejazdem/przelotem Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej. Uwaga: Dane identyfikacyjne Koordynatora/Uczestnika przedsięwzięcia zawarte w dowodach księgowych powinny być zgodne z dokumentem rejestrowym danego podmiotu. Dokumenty księgowe: Każdy oryginał dokumentu księgowego(fakturę, rachunek itp.) należy opisać, wskazując następujące informacje: Numer projektu - wniosku o udzielenie wsparcia; numer umowy o udzielenie wsparcia; opis związku wydatku z umową o udzielenie wsparcia należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o udzielenie wsparcia odnosi się wydatek dokumentowany fakturą; kwota kwalifikowalna; informacja o współfinansowaniu przedsięwzięcia tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach RPO-WKP; dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu); opis czy wydatek został poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz wskazanie podstawy prawnej lub podstawy prawnej zwolnienia z obowiązku stosowania PZP. 6
Dokumenty księgowe: Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. Jeżeli płatność za fakturę/inny dokument księgowy wystawiony w walucie obcej dokonywana jest w transzach, należy dodatkowo podać kursy walut z dnia dokonania płatności kolejnych transz. Ww. informacje mogą być umieszczone na drugiej stronie dokumentu księgowego. Kserokopie dokumentów księgowych dostarczonych do TARR S.A. muszą zawierać kopie ww. informacji potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac: Protokoły odbioru wykonania prac/wykonania zlecenia Dokumenty potwierdzające przyjęcie środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania Pozwolenie na użytkowanie 7
Dowody zapłaty: Wyciągi bankowe Potwierdzenia dokonania przelewów Potwierdzenia dokonania płatności gotówkowych, np. KP, KW, Raport kasowy Oświadczenie sprzedawcy o otrzymaniu płatności (w przypadku braku możliwości zweryfikowania prawidłowości dokonania zapłaty) Pełny wyciąg bankowy rachunku służącego do obsługi płatności zaliczkowej Należy pamiętać, że dane w dowodach zapłaty powinny w sposób jednoznaczny identyfikować zarówno dysponenta płatności jak i jego odbiorcę(nazwa, nr rachunku), kwotę płatności oraz jej przedmiot. Aby wydatek został uznany za kwalifikowany musi zostać poniesiony w całości. Dokumenty związane z dokonywaniem zakupów: Zapytania ofertowe (min. 3 sztuki) Wydruk ogłoszenia ze strony internetowej Złożone oferty (jeśli mniej niż 3 sztuki, należy udokumentować dostarczenie zapytań ofertowych do minimum 3 oferentów) Opis udzielonego zamówienia Umowa / zlecenie wykonania usługi. 8
Wszystkie dokumenty składane wraz z wnioskami o płatność powinny potwierdzać, że zarówno rzeczowa jak i finansowa realizacja przedsięwzięcia nastąpiła w okresie wskazanym umową o udzielenie wsparcia, tj. ich daty wystawienia/daty sprzedaży nie wykraczają poza okres kwalifikowalności. Strategia powiązania kooperacyjnego - elementy: Data pozwalająca zweryfikować kiedy powstał dokument(termin rozpoczęcia oraz zakończenia) Propozycja wspólnych projektów do realizacji Organizacja spotkań z udziałem przedstawicieli wszystkich podmiotów wchodzących w skład powiązania kooperacyjnego/klastra Analiza i wybór formy prawnej powiązania kooperacyjnego/klastra Zatwierdzenie przyjęcia strategii powiązania kooperacyjnego/klastra przez członków Zawarcie w strategii niniejszych zagadnień: - koncepcja powiązania i powody podjęcia inicjatywy - analiza sytuacji konkurencyjnej sektora - analiza trendów wpływających na rozwój sektora - analiza potencjału powiązania na danym obszarze - analiza SWOT - plan i harmonogram działań uwzględniający wspólne projekty do realizacji - monitorowanie strategii - źródła finansowania. 9
Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. Joanna Kapelaty Kierownik Sekcji Dotacji tel. 56 699 54 48 e-mail: dotacje.klastry@tarr.org.pl 10