Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Spotkanie Konsultacyjne dla Koordynatorów Uczelnianych i osób kontaktowych ds. programu Erasmus Warszawa, 20 i 27 lutego 2012r.
Warunki szczegółowe Warunki ogólne Załączniki I. Wniosek uczelni II. III. Formularze sprawozdań Zobowiązania uczelni: wyjazdy studentów IV. Umowa międzyinstytucjonalna (uczelnia-uczelnia) V. Uzgodnienia uczelnia-stypendysta (wzory dokumentów) VI. Przewodnik dla uczelni z zasadami w roku 2011/12 VII. VIII. IX. Struktura umowy ERA_MOB-SW_2011 Alokacja i wykorzystanie funduszy Deklaracja wekslowa Potwierdzenie otrzymanych funduszy X. Wniosek o drugą płatność zaliczkową 2
3
4
Harmonogram sprawozdawczości w roku 2011/12 złożenie I raportu postępu do 31 grudnia 2011 r.; złożenie potwierdzenia otrzymania środków do 14 stycznia 2012 r.; złożenie wniosku o drugą/kolejną płatność zaliczkową w zależności od terminu wykorzystania 70% środków otrzymanych jako pierwsza płatność zaliczkowa; złożenie II raportu postępu do 16 maja 2012 r.; złożenie sprawozdania końcowego 15 listopada 2012 r. 5
FORMULARZE Formularze niezbędne do przygotowania raportów/ sprawozdań są udostępniane na stronie www.erasmus.org.pl i/lub w systemie Finera (http://online.frse.org.pl) na miesiąc przed terminem złożenia wniosku. Sposób wypełnienia formularzy będzie opisany w instrukcjach. 6
WYJAZDY PRACOWNIKÓW WYJAZDY TYPU STA = prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni partnerskiej (nauczyciel akademicki uczelni wysyłającej) LUB prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów polskiej uczelni przez pracownika zagranicznej firmy. WYJAZDY TYPU STT = udział w szkoleniu podnoszącym kwalifikacje związane z charakterem pracy wykonywanej w uczelni macierzystej. 7
CO POWINNY ZAWIERAĆ ZASADY KWALIFIKACJI PRACOWNIKÓW? Odwołanie do programu Erasmus Działanie, którego dotyczą zasady ST (STA, STT) Rok akademicki Jednostki odpowiedzialne za przeprowadzenie rekrutacji Kryteria formalne (wg Załącznika VI) Procedura naboru (dokumenty, terminy) i procedura odwoławcza Indywidualny program nauczania/ szkolenia - Stanowi podstawę kwalifikacji na wyjazd!!! Dobry zwyczaj prezentacja wykazu uczelni partnerskich 8
Indywidualny program nauczania STA SUGESTIA: stworzyć punktację oceny zawartości ITP (oceniać każdy element): Kompletność wypełnienia Konkretność zdefiniowanego celu (tematyka nauczania, grupa odbiorców) Korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu Szczegółowość programu nauczania (dni, godziny, liczebność grupy studentów, współpracownik ze strony uczelni przyjmującej) 9
Indywidualny program szkolenia STT SUGESTIA: stworzyć punktację oceny zawartości IWP (oceniać każdy element): Kompletność wypełnienia Konkretność zdefiniowanego celu (tytuł szkolenia, forma szkolenia, kompetencje zawodowe, jakie mają zostać podwyższone) Profil i doświadczenie jednostki prowadzącej szkolenie Korzyści dla uczelni z dodatkowych działań podejmowanych podczas pobytu Szczegółowość programu szkolenia na każdy dzień pobytu Oczekiwane efekty szkolenia dla jednostki macierzystej 10
JAKA JEST DOKUMENTACJA Z PROCESU REKRUTACJI? Wykaz wszystkich kandydatów, którzy złożyli dokumenty (zalecany plik Excela) + złożone dokumenty; Protokół z procesu kwalifikacji wraz z listą zaakceptowanych kandydatów (zalecana lista główna i rezerwowa). 11
CO POWINNY ZAWIERAĆ ZASADY FINANSOWANIA PRACOWNIKÓW? Odwołanie do programu Erasmus Działanie, którego dotyczą zasady ST (STA, STT) Rok akademicki Wysokość dziennych/tygodniowych stawek przy wyjazdach do poszczególnych krajów Maksymalny okres finansowania Sposób określania kwoty dofinansowania (jak przy wyjazdach służbowych za granicę, czy w formie ryczałtowej stawki stypendium) Rada stosowanie w dokumentacji nazwy stypendium. 12
CO POWINNY ZAWIERAĆ ZASADY FINANSOWANIA PRACOWNIKÓW? Sposób finansowania kosztów podróży maksymalnie do kwoty rzeczywiście uiszczonej Zasady wykorzystywania funduszy pozyskiwanych z rezygnacji z wyjazdów i/lub dodatkowych środków otrzymanych z NA Zasady obliczania ostatecznej wysokości stypendium w zależności od rzeczywistego okresu pobytu w instytucji przyjmującej. Zasady rozliczenia z wyjazdu merytorycznego i finansowego 13
ZASADY FINANSOWANIA PRACOWNIKÓW W Przewodniku dla Beneficjenta są podane są górne limity stawek stypendium (bez kosztów podróży), uczelnia może zdecydować o: przyznawaniu niższych stawek, finansowaniu kosztów podróży z innych źródeł Wysokości stawek stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów/ miejscowości dla pracowników wszystkich wydziałów/jednostek uczelni powinny być takie same; Okres pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do jednego dnia; 14
ZASADY FINANSOWANIA PRACOWNIKÓW Sposób określenia czasu trwania stypendium = liczba dni wykładów + maksymalnie dwa dni podróży (jeśli dotyczy); Sposób określenia długości pobytu w uczelni partnerskiej ewentualna decyzja o naliczaniu liczby dni (dób) w sposób określony przepisami krajowymi zagrożenie przekroczenia stawki; Koszty utrzymania = koszty zakwaterowania, koszty wyżywienia, koszty przejazdów lokalnych (w danej miejscowości + transfery z dworca/lotniska, koszty ubezpieczenia, wszelkie inne koszty związane z pobytem) 15
ZASADY FINANSOWANIA PRACOWNIKÓW Koszty podróży = koszty rzeczywiste Samolot, pociąg, autobus, prom na podstawie kosztów rzeczywistych (bilet/faktura) Samochód prywatny oświadczenie o odbyciu podróży własnym samochodem: zwrot równowartości ceny biletu kolejowego lub stawki ryczałtowej na jeden km (max. 0,22 ) należy wybrać bardziej ekonomiczny wariant Zdroworozsądkowe i gospodarskie podejście do określenia sposobu podróżowania Kurs do zastosowania przy sporządzaniu FR podany przez NA. 16
ZASADY FINANSOWANIA PRACOWNIKÓW Kwota stypendium musi być liczbą całkowitą Kwota stypendium musi być wyrażona w Euro Ostateczna wysokość kwoty stypendium uzależniona od: Długości pobytu (wg zaświadczenia z instytucji przyjmującej) Zasad finansowania określonych przez uczelnię Spełnienia warunków określonych w umowie 17
ROZLICZENIE PRACOWNIKÓW - DOKUMENTY 1. Umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem; 2. Indywidualny program nauczania w przypadku wyjazdu w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub Indywidualny program szkolenia w przypadku wyjazdu w celach szkoleniowych; 3. Dokument potwierdzający pobyt - czas pobytu oraz liczbę zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych (STA) lub zrealizowanie programu szkolenia (STT). 4. Dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla pracownika wyciągi z rachunku bankowego lub potwierdzenia odbioru kwot w gotówce; 18
ROZLICZENIE PRACOWNIKÓW - DOKUMENTY 5. Wypełniona przez pracownika Ankieta stypendysty Erasmusa tylko w wersji on-line; 6. W przypadku wypłaty stypendium na koszty podróży kopia biletu lub w wypadku podróży pracownika własnym samochodem oświadczenie pracownika o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez pracownika). Zwrot kosztów podróży dotyczy tylko jednej osoby, bez względu na liczbę podróżujących osób. 19
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI Miejsce? Czas? Kwestura/ BWZ/ Biuro Rektora/ Inne Co najmniej 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego sprawozdanie końcowe z realizacji danej umowy Zakres? Dokumenty wymagane do archiwizacji są wymienione w umowie (Załącznik VI Przewodnik dla beneficjenta), w tym wnioski wszystkich ubiegających się o wyjazd oraz zasady rekrutacji i finansowania. 20
WYJAZDY STUDENTÓW Wyjazdy typu SMS = wyjazdy w celu odbycia części studiów w zagranicznej uczelni partnerskiej (wyjazdy na studia) Wyjazdy typu SMP = wyjazdy w celu odbycia praktyki w zagranicznej instytucji partnerskiej (wyjazdy na praktykę) 21
CO POWINNY ZAWIERAĆ ZASADY REKRUTACJI STUDENTÓW? Odwołanie do programu Erasmus Działanie, którego dotyczą zasady SM (SMS, SMP) Rok akademicki Jednostki odpowiedzialne za przeprowadzenie rekrutacji Komisja rekrutacyjna Kryteria formalne (wg Załącznika VI) i uczelniane Procedura rekrutacji (dokumenty, terminy) i procedura odwoławcza Wykaz uczelni partnerskich Przygotowanie do wyjazdu (LA) 22
CO POWINNY ZAWIERAĆ ZASADY FINANSOWANIA STUDENTÓW? Odwołanie do programu Erasmus Działanie, którego dotyczą zasady SM (SMS, SMP) Rok akademicki Wysokość miesięcznego stypendium do poszczególnych krajów Tryb przekazania stypendium (gotówka/przelew, % przed wyjazdem) 23
CO POWINNY ZAWIERAĆ ZASADY FINANSOWANIA STUDENTÓW? Sposób wykorzystywania funduszy pozyskiwanych z rezygnacji z wyjazdów i/lub dodatkowych środków otrzymanych z NA Zasady rozliczenia z wyjazdu merytorycznego i finansowego (planowany vs. rzeczywisty czas pobytu i wpływ na wysokość stypendium, maksymalny okres finansowania ) Finansowanie dla stypendystów niepełnosprawnych 24
ZASADY FINANSOWANIA STUDENTÓW Kwota stypendium musi być liczbą całkowitą Kwota stypendium musi być wyrażona w Euro Ostateczna wysokość kwoty stypendium uzależniona od: Długości pobytu (wg zaświadczenia z instytucji przyjmującej) Zasad finansowania określonych przez uczelnię Spełnienia warunków określonych w umowie 25
Siła Wyższa Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Jeżeli pobyt na stypendium trwał krócej niż 3 miesiące do zakwalifikowania danego przypadku do kategorii siły wyższej konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji. W tym celu uczelnia powinna skontaktować się z NA bez zbędnej zwłoki. 26
Jak prawidłowo obliczać czas pobytu studenta? Z dokładnością do 0,5 miesiąca (lub 0,25) zgodnie z zasadami przyjętymi w uczelnianych zasadach finansowania wyjazdów Konieczność równego traktowania wszystkich beneficjentów lub podjęcia decyzji o preferencyjnym traktowaniu konkretnej grupy beneficjentów 27
Jak prawidłowo obliczać czas pobytu studenta? Czas pobytu liczony od do w dniach ponad ostatni pełny miesiąc Przykład: Pobyt określony w zaświadczeniu: od 5 października 2009 do 15 marca 2010 r. Długość pobytu: 5 miesięcy i 11 dni; Zgodnie z zasadami zaokrąglania do 0,5 miesiąca: rzeczywista długość pobytu = 5,5 miesiąca 28
Jak prawidłowo obliczać czas pobytu studenta, gdy uczelnia przyjęła sposób zaokrąglania do 0,5 miesiąca? Liczba dni ponad pełen, np. 5-ty, miesiąc Należne stypendium za: 0 7 Zaokrąglenie w dół do 5 miesięcy 8 24 Zaokrąglenie do 5,5 miesiąca 25 31 Zaokrąglenie w górę do 6 miesięcy 29
Jak prawidłowo obliczać czas pobytu studenta, gdy uczelnia przyjęła sposób zaokrąglania do 0,25 miesiąca? Liczba dni ponad pełen, np. 5-ty, miesiąc Należne stypendium za: 0 3 Zaokrąglenie w dół do 5 miesięcy 4 10 Zaokrąglenie do 5,25 miesiąca 11 17 Zaokrąglenie w górę do 5,5 miesiąca 18 24 Zaokrąglenie w górę do 5,75 miesiąca 25 31 Zaokrąglenie w górę do 6 miesięcy 30
ROZLICZANIE ŚRODKÓW OM Rozliczenie kwoty otrzymanej na OM zależne tylko od liczby zrealizowanych wyjazdów liczby rzeczywiście zrealizowanych wyjazdów: realizacja mniejszej liczby wyjazdów niż podstawa alokacji OM = proporcjonalne zmniejszenie kwoty OM realizacja większej liczby wyjazdów niż podstawa alokacji OM nie powoduje zwiększenia kwoty OM Uczelnie, które nie zrealizują żadnego wyjazdu będą musiały zwrócić otrzymany grant OM w całości. Minimalny OM przy realizacji chociaż jednego wyjazdu - 500 euro 31
Typowe wydatki ponoszone z dofinansowania OM działania związane z rekrutacją/naborem i przygotowaniem wymiany studentów i pracowników uczelni; przygotowanie językowe osób uczestniczących w wymianie; produkcja i rozpowszechnianie materiałów informacyjnych związanych z wymianą studentów i pracowników uczelni w programie Erasmus; monitorowanie i ocena wymiany studentów i pracowników; wizyty w uczelniach partnerskich w celu przygotowania i/lub monitorowania i/lub oceny wymiany studentów i pracowników; działania związane z integracją przyjeżdżających studentów i pracowników uczelni; działania związane z wdrażaniem i udoskonalaniem systemu ECTS; działania związane z przygotowaniem Suplementu do dyplomu; inne działania administracyjne. 32
Inne pytania Możliwość zdobycia dodatkowego dofinansowania pobytu studentów za granicą. Na jakich zasadach studenci z Chorwacji i Turcji mogą przyjeżdżać na SMP do Polski Jakie działania należy podjąć w przypadku braku możliwości uzyskania od zagranicznego praktykodawcy wymaganych dokumentów? Realizacja przyjazdów przedstawicieli przedsiębiorstw na wykłady dla studentów w ramach STA Erasmus for All. Co zrobić, aby realizować wyjazdy studentów na praktykę. Jakie koszty ponosi uczelni biorąca udział w programie Erasmus? Czy możliwe jest naliczanie kosztów pośrednich? 33
Dziękujemy za uwagę!!! 34