Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów
Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: 978-83-269-5731-4 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów PROWADZENIE EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU JEST NIEZBĘDNE DO ROZLICZENIA KOSZTÓW Aby zaliczyć do kosztów wydatki na eksploatację samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym w firmie, podatnik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Wadliwe jej prowadzenie lub brak mogą powodować zakwestionowanie rozliczeń przez fiskusa oraz nałożenie kary. Jeżeli poniesione wydatki będą wyższe od kwoty wynikającej z prowadzonej ewidencji, to nadwyżka ponad tę kwotę nie będzie podlegała zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. W przypadku gdy poniesione wydatki będą niższe od ustalonego limitu lub mu równe, można je w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie stanowią bowiem kosztów uzyskania te wydatki (np. benzyna, koszty eksploatacji), które nie mieszczą się w limicie liczonym w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, jako iloczyn obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Aby więc koszty z tytułu wydatków na samochód niebędący środkiem trwałym spółki, ale użytkowany do celów działalności gospodarczej, stanowiły koszty uzyskania przychodów do wysokości wyznaczonego limitu, muszą być spełnione określone warunki: Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca, Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać, co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Brak ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów pracownika w działalności gospodarczej. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych koszty eksploatacji ujmuje się na koncie właściwym ze względu na rodzaj ponoszonego kosztu: Paliwo, smary, wycieraczki i części zamienne ujmuje się na koncie Zużycie materiałów, Koszty napraw, przeglądów ujmuje się na koncie Usługi obce. 3
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów Opłaty za najem i leasing ujmuje się na koncie Usługi obce, VAT niepodlegający odliczeniu na koncie Podatki i opłaty o ile nie jest ujmowany, jako element ceny nabycia na koncie Zużycie materiałów lub Usługi obce Koszty parkowania czy przejazdów autostradami na koncie Pozostałe koszty rodzajowe, W przypadku gdy część kosztów nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, najwygodniej jest prowadzić ewidencję analityczną do właściwych kont, np.: Zużycie materiałów stanowiące koszty uzyskania przychodów, Zużycie materiałów niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. PRZYKŁAD Pracownik Jan Kowalski przedstawił prezesowi spółki ABC sp. z o.o., ul. Zielona12, 05 095 Warszawa, ewidencję przebiegu pojazdu użytkowanego przez spółkę na podstawie umowy najmu. Wynika z niej, iż zostało w trakcie września 2016 roku przejechane w celach spółki 246 km. Z faktur za paliwo wynika koszt 150 zł brutto. Dodatkowo poniesiono też koszty drobnej naprawy 80 zł +18,40 zł. Powyższe koszty zostaną następująco ujęte. Faktura za paliwo (50% VAT podlega odliczeniu): y Wn Rozliczenie zakupu 150 zł, y Ma Rozrachunki z dostawcami 150 zł. Odliczenie VAT: y Wn VAT naliczony 14,02 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 14,02 zł. Ujęcie kosztów: y Wn Zużycie materiałów 121,96 zł, y Wn Podatki i opłaty 14,02 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 135,97 zł. Ujęcie faktury za naprawę: y Wn Rozliczenie zakupu 98,40 zł, y Ma Rozrachunki z dostawcami 98,40 zł. Odliczenie VAT: y Wn VAT naliczony 9,20 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 9,20 zł. Ujęcie kosztów: y Wn Usługi obce 80 zł, y Wn Podatki i opłaty 9,20 zł, y Ma Rozliczenie zakupu 89,20 zł. 4
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne do rozliczenia kosztów Nie ujmuje się w księgach rachunkowych kwoty wynikającej z ewidencji jej wysokość przesądza jedynie, jaka część kosztów może być uznana za koszt uzyskania przychodów. W przykładzie będzie kwota 205,62 zł. WZÓR - Ewidencja przebiegu pojazdu Jan Kolwalski... Nazwisko i imię pracownika (właściciela) WZ 2236C... Numer rejestracyjny pojazdu ul. Zielona12, 05-095 Warszawa... Adres (zamieszkania) pracownika (właściciela) lub nazwa podmiotu gospodarczego (pieczątka) 1600 m 3... Pojemność silnika Ewidencja przebiegu pojazdu za miesiąc: wrzesień 2016 r. Nr kolejny wpisu Data wyjazdu Opis trasy wyjazdu (skąd - dokąd) Cel wyjazdu Liczba faktycznie przejechanych kilometrów Stawka za 1 km przebiegu Wartość (5 x 6) Podpis pracodawcy Uwagi 3 4 1 2 5 6 7 8 9 1 01-09-2016 ul Zielona - ul Puławska 14 W-Wa Rozmowy handlowe z firmą XYZ Sp. z o.o. 25 0,8358 20,90 Marian Mik - 02--09-2016 ul Zielona - ul Marywilska14 W-Wa 26 0,8358 21,73 Marian Mik - 05-09-2016 ul Zielona - ul Miła 85 W-Wa 14 0,8358 11,70 Marian Mik - 18-09-2016 ul Zielona - ul Kwiatowa2 W-Wa 12 0,8358 10,03 Marian Mik - 22-09-2016 ul Zielona - ul Puławska 14 W-Wa dowóz towarów do XYZ sp z o.o. 25 0,8358 20,90 Marian Mik - 23-09-2016 ul Zielona - ul Krajowa 23 W-Wa 32 0,8358 26,75 Marian Mik - Podsumowanie miesiąca: 134 x 112,01 x x POBIERZ TEN WZÓR NA WWW Podstawa prawna: art. 12 i art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), art. 22 ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz.U. 2013r. poz. 330 ze zm.) Rafał Styczyński doradca podatkowy dr Katarzyna Trzpioła szkoleniowiec, wieloletni praktyk 5
Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: www.fabrykawiedzy.com 2DF006 ISBN: 978-83-269-5731-4