PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU Gimnazja
Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Kazimierska 15 51-657 Wrocław tel. (071) 375 15 00 e-mail: vulcan@vulcan.edu.pl www.vulcan.edu.pl Autorzy podręcznika: Paulina Nalewajko, Radosław Wiktorski Projekt okładki: Aleksandra Maj Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 4.38.9 VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN 2007 Wszelkie prawa zastrzeżone
Spis treści Wstęp... 5 Informacje ogólne... 6 Kto to jest administrator?... 6 Co to jest lista preferencji kandydata?... 6 Co to jest gimnazjum pierwszego wyboru?... 7 Praca z systemem... 8 Konstrukcja stron... 8 Posługiwanie się menu... 9 Posługiwanie się narzędziami systemowymi... 9 Zgłoszenie się do systemu (logowanie)... 10 Zakończenie pracy z systemem... 11 Organizacja menu... 11 Menu poziome... 11 Menu pionowe... 12 Moje konto... 14 Komunikaty... 14 Tworzenie nowego komunikatu... 14 Modyfikowanie i usuwanie komunikatu... 17 Przeglądanie otrzymanych komunikatów... 18 Zmiana hasła... 19 Strona główna... 21 Nabór... 22 3
Kandydaci... 22 Przeglądanie i wyszukiwanie kandydatów... 23 Przeglądanie danych o kandydacie... 24 Dodawanie nowego kandydata... 26 Modyfikowanie danych kandydata... 29 Tworzenie i aktywowanie konta kandydata w systemie... 30 Raporty... 32 Harmonogram naboru... 33 Etapy prac... 34 Przeglądanie stanu etapów prac... 35 Zamykanie etapów prac... 36 Organizacje... 36 Przeglądanie jednostek organizacyjnych... 37 Dodawanie jednostki... 38 Dodawanie, usuwanie i modyfikacja oddziałów... 40 Kryteria naboru... 43 Słowniki... 46 Stopnie pokrewieństwa... 47 Przeglądanie słownika... 47 Lista kryteriów... 48 Dodawanie, usuwanie i modyfikowanie słownika... 48 4
Wstęp Nabór Optivum - Gimnazja jest systemem wspomagającym obsługę scentralizowanego procesu naboru kandydatów do gimnazjów. Zapewnia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie wszelkich informacji niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia rekrutacji absolwentów szkół podstawowych. W centralnej bazie danych gromadzone są dane na temat szkół objętych systemem oraz tworzonych przez nie oddziałów, pełne informacje na temat kandydatów: ich dane osobowe, kontaktowe, preferencje w wyborze szkół i oddziałów oraz wszelkie osiągnięcia. Na podstawie wprowadzonych zasad rekrutacji system automatycznie wylicza kandydatom punkty, a po zakończeniu gromadzenia i weryfikacji wszystkich danych dokonuje optymalnego przydziału kandydatów do oddziałów, z uwzględnieniem uzyskanych przez nich wyników punktowych oraz ich preferencji. System zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych informacji. Wszyscy użytkownicy systemu posługują się nim przy użyciu indywidualnych, imiennych kont, przesyłane dane są szyfrowane, a serwery chronione są specjalnymi systemami zabezpieczeń. 5
Informacje ogólne Kto to jest administrator? W systemie Nabór Optivum - Gimnazja określenie administrator opisuje dwa rodzaje użytkowników: Uwaga użytkownika będącego administratorem całego systemu, zajmującego się koordynacją wszystkich działań w systemie w danej lokalizacji użytkownicy poszczególnych gimnazjów zajmujący się koordynacją działań na poziomie własnej jednostki (administratorzy gimnazjów). Administratorem w drugim znaczeniu jest jedna wyznaczona osoba spośród wszystkich obsługujących system w danej jednostce, która posiada dodatkowe obowiązki i uprawnienia w pracy z systemem. Co to jest lista preferencji kandydata? Lista preferencji kandydata jest to lista wszystkich oddziałów, do których chce on kandydować, uszeregowanych od oddziału, na którym zależy mu najbardziej, do oddziału, na którym zależy mu najmniej. Szeregowanie oddziałów przez kandydata wedle kryterium istotności dla siebie zapobiega zjawisku blokowania miejsc kandydat, któremu wyniki pozwalałyby zostać przyjętym do kilku oddziałów, zostanie umieszczony w tym z nich, który znajduje się najwyżej na jego liście preferencji. Kolejność układania oddziałów na liście preferencji przez kandydata jest dowolna obok siebie mogą znaleźć się oddziały z różnych szkół lub z jednej szkoły, oddziały z różnych szkół mogą się w dowolny sposób przeplatać nie ma tu żadnych ograniczeń. 6
Co to jest gimnazjum pierwszego wyboru? Co to jest gimnazjum pierwszego wyboru? Gimnazjum pierwszego wyboru kandydata jest to szkoła otwierająca oddział, który znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata, czyli ten, na którym zależy mu najbardziej. Gimnazjum pierwszego wyboru zajmuje się obsługą danego kandydata przyjmuje, przechowuje oraz weryfikuje jego dokumenty, a także wykonuje inne czynności związane z obsługą kandydata. 7
Praca z systemem System Nabór Optivum - Gimnazja obsługiwany jest przez użytkowników w całości przy pomocy Internetu. Do pracy w systemie potrzeba przeglądarki internetowej spełniającej minimalne wymagania oraz aktywnego połączenia z Internetem. Adres internetowy stron systemu przeznaczonych dla administratora został przekazany jego przedstawicielowi wraz z informacjami o koncie. Dla maksymalnego komfortu pracy rekomendujemy przeglądarkę internetową Mozilla Firefox (dostępną pod adresem www.firefox.pl) lub Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 zaktualizowany wszystkimi dostępnymi poprawkami. Konstrukcja stron Wszystkie strony internetowe służące do obsługi systemu Nabór Optivum - Gimnazja skonstruowane są według podobnego schematu. Każda strona posiada: pasek tytułowy, menu górne, poziome, zlokalizowane poniżej paska tytułowego, lewą, węższą kolumnę zawierającą drugą część dostępnych opcji menu pionowe, prawą, szeroką kolumnę, zawierającą zasadniczy obszar roboczy systemu. 8
Posługiwanie się menu Posługiwanie się menu Sposób posługiwania się menu systemu jest identyczny ze sposobem posługiwania się standardowymi stronami internetowymi. Wszelkie opcje systemu dostępne są w postaci odnośników (hiperłączy). Odnośniki w menu zaprezentowane są w formie przycisków. Ustawienie kursora myszy nad wybraną pozycją zmienia kolor danego przycisku. Wybór opcji polega na jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy żądanej opcji. Rysunek 1. Wybieranie opcji w menu. Uwaga Uwaga Przy posługiwaniu się systemem nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące poruszaniu się po systemie znajdują się na jego stronach. W przypadku, gdy któraś z funkcji jest niedostępna, bądź jej wybranie powoduje wyświetlenie komunikatu o niedostępności funkcji, oznacza to, że dany użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień lub bieżący etap prac nie pozwala na udostępnienie tej funkcji. Posługiwanie się narzędziami systemowymi System został wyposażony w standardowe mechanizmy dodawania, i modyfikowania określonych wpisów. Aby dodać pozycję do wyświetlanej aktualnie listy należy użyć przycisku zaprezentowanego na poniższym rysunku. Jednocześnie po ustawieniu kursora ponad tym przyciskiem system w formie etykietki wyświetli podpowiedź, do czego służy dana opcja. 9
Praca z systemem Rysunek 2. Dodawanie elementu. W analogiczny sposób realizowane są operacje modyfikacji danego wpisu lub jego usunięcia z danej listy. Funkcje te oznaczone są przyciskami o symbolach: - modyfikacja wpisu, - usunięcie wpisu. Zgłoszenie się do systemu (logowanie) Wszystkie osoby pracujące w systemie Nabór Optivum - Gimnazja posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Dokonywanie jakichkolwiek operacji możliwe jest dopiero po podaniu przez użytkownika poprawnych danych identyfikacyjnych (identyfikatora i hasła). Bezpośrednio po wejściu na strony internetowe systemu Nabór Optivum - Gimnazja pojawia się strona logowania do systemu. Użytkownik proszony jest o podanie identyfikatora oraz hasła do jego konta. Rysunek 3. Zgłoszenie się do systemu. 10 Uwaga System rozróżnia w hasłach wielkie i małe litery. Należy zatem zwracać uwagę, jakimi literami jest wpisywane hasło (w szczególności, czy w trakcie wpisywania hasła włączona jest na klawiaturze funkcja Caps Lock).
Zakończenie pracy z systemem Po poprawnym wprowadzeniu w odpowiednie pola identyfikatora oraz hasła należy kliknąć przycisk Zaloguj. System sprawdzi zgodność danych i zaloguje użytkownika, który zostanie przeniesiony na swoją stronę główną systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych system wyświetli stosowny komunikat. Zakończenie pracy z systemem Zakończenie pracy z systemem (tzw. wylogowanie się) następuje po wybraniu opcji Wyloguj się, znajdującej się ponad lewym menu. Po wykonaniu tej czynności system wylogowuje użytkownika z systemu, wyświetla komunikat o wykonanej operacji, a następnie powraca na stronę logowania. Uwaga Kończąc pracę z systemem lub oddalając się od komputera, bezwzględnie należy się wylogować. Rysunek 4. Opcja wylogowania się z systemu. Organizacja menu Menu poziome Jak zostało wspomniane wcześniej w systemie Nabór Optivum Gimnazja są dostępne dwa zestawy opcji. Poniżej oba zostaną pokrótce scharakteryzowane. Pierwszy z nich zebrany jest w menu poziomym, prezentowanym pod paskiem tytułowym. Służy on do wyboru kategorii tematycznej, jaka ma być w danym momencie wykorzystywana. 11
Praca z systemem Rysunek 5. Menu poziome. Menu pionowe Menu poziome zawiera następujące opcje: Aktualności opcja ta służy do przeniesienia się na stronę prezentującą aktualności w systemie. Ta sama strona wyświetlana jest użytkownikowi bezpośrednio po zalogowaniu się, Moje konto za pomocą tej opcji możliwe jest przeglądanie danych dotyczących konta użytkownika, komunikatów przez niego otrzymanych oraz zmiana hasła., Nabór wybranie tej opcji umożliwia korzystanie z narzędzi systemu związanych wprost z prowadzonym naborem do gimnazjów, Słowniki opcja umożliwiająca przeglądanie (przez wszystkich użytkowników) oraz modyfikację (przez użytkowników posiadających stosowne uprawnienia w systemie) słowników systemowych, Administracja wywołanie tej opcji umożliwia dostęp do narzędzie administracyjnych oraz konfiguracyjnych systemu. Portal opcja umożliwiająca konfigurację serwisu internetowego, w którym prezentowany jest system naboru. Opcja dostępna wyłącznie dla administratorów posiadających stosowne uprawnienia. W przypadku użytkowników w szkołach opcja nie pojawia się. Drugim dostępnym w systemie menu jest menu pionowe, ulokowane na lewej kolumnie strony. Jego zawartość będzie zmienna i zależy od trzech czynników: dokonanego wcześniej wyboru opcji w menu poziomym, uprawnień posiadanych przez użytkownika oraz realizowanego bieżąco etapu prac. 12
Organizacja menu Rysunek 6. Przykład menu pionowego. Poszczególne opcje pojawiające się w menu pionowym zostaną omówione w dalszych częściach podręcznika, właściwych merytorycznie danemu zagadnieniu. 13
Moje konto Po wybraniu z menu poziomego opcji Moje konto w menu pionowym na lewej kolumnie wyświetlony zostanie zestaw opcji właściwych dla tej kategorii. Ich szczegółowy opis znajduje się poniżej. Rysunek 7. Opcja Moje konto w menu poziomym. Komunikaty 14 Opcja Komunikaty służy do tworzenia, przeglądania i zarządzania komunikatami systemowymi. System umożliwia wysłanie komunikatu, czyli krótkiej informacji tekstowej do wybranych użytkowników. Tworzenie nowego komunikatu Aby utworzyć nowy komunikat należy wyświetlić listę komunikatów klikając opcję Komunikaty w sekcji Moje konto. Następnie kliknąć przycisk dodawania nowej pozycji.
Komunikaty System wyświetli formularz tworzenia nowego komunikatu. Rysunek 8. Tworzenie nowego komunikatu - określenie adresatów. W pierwszej kolejności niezbędne jest wskazanie organizacji, do której kierowany jest komunikat. Dokonuje się tego za pomocą rozwijalnej listy, zawierającej wszystkie organizacji znajdujące się w systemie. Drugim elementem niezbędnym dla wysłania komunikatu jest określenie adresata komunikatu za pomocą wskazania roli. Wskazanie roli odbywa się poprzez wstawienie symbolu zaznaczenia w pole przy żądanej roli. Jeśli jest taka konieczność, istnieje możliwość określenia wielu ról adresatów jednego komunikatu. 15
Moje konto Rysunek 9. Tworzenie nowego komunikatu treść komunikatu. 16 Trzecim elementem przy tworzeniu komunikatu jest określenie treści komunikatu oraz dat jego obowiązywania. Kolejno wypełnienia wymagają pola: tytuł komunikatu, początkowa data ważności komunikat będzie widoczny dla użytkowników dopiero po nadejściu określonego dnia, końcowa data ważności komunikat będzie widoczny dla użytkowników do tego dnia, oznaczenie ponadstandardowej ważności komunikatu, treść komunikatu. System umożliwia użytkownikowi wpływanie na wygląd prezentacji treści komunikatu. Do tego celu służą opcje pola wprowadzania treści komunikatu funkcjonujące w sposób analogiczny do opcji formatowania tekstu w typowym edytorze tekstowym. Użytkownik tworzący komunikat może między innymi decydować jaką czcionką komunikat będzie wyświetlany, określić właściwości tej czcionki wielkość, krój. Poza tym dostępne są typowe mechanizmy formatowania tekstu wypunktowania, numerowania, wyrównanie tekstu itp.
Komunikaty Po zakończeniu wprowadzania treści komunikatu oraz określeniu wszystkich jego wymaganych parametrów komunikat jest gotowy do wysłania. Aby wysłać komunikat należy kliknąć Zapisz poniżej wypełnianego formularza. Modyfikowanie i usuwanie komunikatu Istnieje możliwość modyfikacji utworzonych uprzednio własnych komunikatów. Aby zmodyfikować komunikat należy kliknąć opcję modyfikacji znajdującą się po prawej stronie żądanego komunikatu. Rysunek 10. Tworzone przez siebie komunikaty. Opcje modyfikacji i usuwania komunikatu. Po wybraniu tej opcji system wyświetli formularz modyfikacji komunikatu. Formularz ten jest identyczny z formularzem wprowadzania nowego komunikatu, z tą różnicą, iż jest już wypełniony danymi zgodnie z bieżącym stanem komunikatu. Po wprowadzeniu żądanych modyfikacji należy kliknąć Zapisz aby zapisać zmiany, bądź Anuluj aby porzucić wprowadzone zmiany i pozostawić komunikat w jego pierwotnym kształcie. Możliwe jest również usunięcie stworzonego wcześniej komunikatu. Aby tego dokonać należy skorzystać z przycisku usuwania pozycji z listy w prawej kolumnie przy komunikacie, który ma być usunięty. 17
Moje konto Przeglądanie otrzymanych komunikatów Otrzymane komunikaty, przeznaczone dla aktualnie zalogowanego użytkownika w systemie będą wyświetlane w opcji Komunikaty bezpośrednio na pierwszym prezentowanym ekranie. Rysunek 11. Nowy komunikat do przeczytania. Po wybraniu opcji Komunikaty system prezentuje tabelę komunikatów podzieloną na dwie części komunikaty nowe oraz przeczytane. W komunikatach nowych wyświetlana jest cała treść komunikatów, w komunikatach przeczytanych natomiast system wyświetla jedynie tytuły komunikatów, a zapoznanie się z ich treścią wymaga kliknięcia w konkretny element. Fragment tabeli związany z nowymi komunikatami zawiera w kolejnych kolumnach następujące informacje: informację o ponadstandardowej ważności komunikatu, tytuł i treść komunikatu, datę ważności komunikatu, opcję potwierdzenia faktu przeczytania komunikatu. W skrajnej prawej kolumnie, jak zostało wspomniane powyżej, znajduje się opcja potwierdzenia faktu przeczytania komunikatu. Aby tego dokonać należy kliknąć napis Przeczytany przy danym komunikacie. Po potwierdzeniu faktu przeczytania komunikatu znika on z części przeznaczonej dla komunikatów nowych, pojawia się natomiast w drugiej sekcji, zawierającej komunikaty przeczytane. 18
Zmiana hasła Rysunek 12. Komunikaty przeczytane. Aby przejrzeć treść komunikatu uprzednio przeczytanego należy po prostu kliknąć na tytuł tego komunikatu na liście komunikatów przeczytanych. Wówczas system wyświetli treść oraz informacje dodatkowe dotyczące tego komunikatu. Rysunek 13. Przeglądanie treści uprzednio przeczytanego komunikatu. Aby powrócić do listy komunikatów należy kliknąć Powrót poniżej treści przeglądanego komunikatu. Zmiana hasła Każdy użytkownik systemu może zmienić swoje hasło. Aby zmienić aktualne hasło do konta należy: 1. Zalogować się do systemu. 2. Z menu poziomego wybrać opcję Moje konto. 3. Z menu pionowego na lewej kolumnie wybrać opcję Zmiana hasła. 19
Moje konto 4. Wypełnić formularz wyświetlony na ekranie, wprowadzając dotychczasowe hasło, oraz dwukrotnie nowe, a następnie kliknąć Zapisz. Rysunek 14. Zmiana hasła. Jeśli dane zostały wprowadzone właściwie (dotychczasowe hasło jest poprawne, nowe hasło wprowadzono dwukrotnie to samo oraz spełnia ono wymogi konstrukcji hasła) wówczas system zmienia użytkownikowi hasło wyświetlając stosowny komunikat. W przypadku popełnienia błędu system poinformuje o tym fakcie stosownym komunikatem. Rysunek 15. Komunikat o błędnie wprowadzonych danych. Uwaga Uwaga Minimalna akceptowana przez system długość hasła to 7 znaków, spośród których co najmniej 1 musi być znakiem specjalnym (niebędącym literą ani cyfrą). Hasło należy zapamiętać, nie należy go zapisywać. Jeśli istnieje konieczność zapisania hasła należy przechowywać je w bezpiecznym miejscu. Pod żadnym pozorem nie wolno udostępniać swojego hasła osobom trzecim. 20
Strona główna Strona główna Opcja Strona główna służy do przeniesienia użytkownika na tę samą stronę, która pojawia się na ekranie bezpośrednio po zalogowaniu do systemu. Jest to główna strona aktualności. 21
Nabór Opcja Nabór w poziomym menu powoduje udostępnienie użytkownikowi funkcji związanych bezpośrednio z prowadzeniem rekrutacji do gimnazjum. Rysunek 16. Opcja Nabór w menu poziomym. Kandydaci Opcja Kandydaci umożliwia dostęp do funkcji związanych z zarządzaniem danymi o kandydatach. Przy jej pomocy możliwe jest zarówno przeglądanie danych, jak i ich dodawanie, usuwanie oraz modyfikacja. 22
Kandydaci Przeglądanie i wyszukiwanie kandydatów Rysunek 17. Lista kandydatów. Bezpośrednio po wybraniu opcji Kandydaci w obszarze roboczym systemu wyświetlana jest lista wszystkich kandydatów związanych z jednostką, do której przypisany jest pracujący aktualnie w systemie użytkownik. Powyżej listy znajduje się zestaw opcji umożliwiających wyszukiwanie kandydatów oraz wyświetlanie na liście wyłącznie kandydatów spełniających zadane kryteria (filtrowanie). Pierwsze pole formularza filtrowania służy do wyszukiwania konkretnego kandydata. System umożliwia znajdowanie kandydatów przy pomocy nazwiska lub numeru PESEL. Aby znaleźć kandydata należy: 1. Z poziomego menu wybrać Nabór, a następnie z pionowego wybrać Kandydaci. 2. Po wyświetleniu się listy wszystkich kandydatów w pierwsze z wyświetlonych powyżej opcji filtrowania wybrać żądaną cechę wyszukiwania (nazwisko lub numer PESEL). 3. W polu obok wpisać szukany ciąg znaków. 4. Poniżej formularza opcji filtrowania kliknąć Szukaj. 23
Nabór Rysunek 18. Wyszukiwanie kandydata. Kolejne pola formularza filtrowania służą do zawężania wyświetlania listy kandydatów do tych spośród nich, którzy spełniają zadane kryterium. I tak dostępne są następujące kryteria filtrowania listy: stan pozwala ograniczyć wyświetlaną listę do tych kandydatów, którzy posiadają w danym momencie określony stan. W systemie wyróżniane są trzy stany kandydata: niezweryfikowany (taki, którego zgłoszenie nie zostało jeszcze rozpatrzone), zaakceptowany (taki, którego zgłoszenie zostało dostarczone do szkoły oraz pozytywnie zweryfikowane) oraz przyjęty (taki, który został przyjęty do gimnazjum), kandyduje do pozwala ograniczyć wyświetlaną listę do tych kandydatów, którzy kandydują do wybranego typu szkoły, uczęszcza do pozwala ograniczyć wyświetlaną listę do tych kandydatów, którzy aktualnie uczęszczają do wybranej szkoły (szkoły podstawowej w przypadku naboru do gimnazjów), organizacja obwodowa pozwala ograniczyć wyświetlaną listę do tych kandydatów, dla których wybrane gimnazjum jest gimnazjum obwodowym, kandyduje do oddziału pozwala wyświetlić kandydatów do wybranego oddziału, przyjęty do oddziału pozwala wyświetlić kandydatów przyjętych do wybranego oddziału. Przeglądanie danych o kandydacie Aby przejrzeć dane zgromadzone o wybranym kandydacie należy kliknąć nazwisko wybranego kandydata na wyświetlonej uprzednio liście (sposób wyświetlania listy został opisany w podpunkcie poprzednim). 24
Kandydaci Po kliknięciu nazwiska wybranego kandydata system wyświetli ekran prezentacji jego danych. Domyślnie użytkownik widzi w pierwszej kolejności podstawowe dane osobowe oraz informacje o przynależności do szkoły. Rysunek 19. Przeglądanie danych o kandydacie dane osobowe. Powyżej wyświetlonych danych system prezentuje zestaw przycisków służących do przechodzenia pomiędzy poszczególnymi kategoriami danych. Dostęp do żądanego zestawu danych możliwy jest po kliknięciu wybranego przycisku. Rysunek 20. Przyciski służące przeglądaniu danych kandydata. Kolejne z wyświetlonych przycisków mają następujące zastosowanie: Lista powraca do widoku listy wszystkich kandydatów, Dane osobowe wyświetla dane osobowe wybranego kandydata oraz informację o jego bieżącej sytuacji, 25
Nabór Opiekunowie wyświetla informację o danych opiekunów kandydata. Preferencje służy do przeglądania informacji o wyborach dokonanych przez kandydata. Konto służy do przeglądania informacji o służącym dostępowi do systemu koncie kandydata. Dodawanie nowego kandydata Aby dodać nowego kandydata należy wyświetlić listę kandydatów (sposób wyświetlania listy kandydatów został opisany powyżej), a następnie kliknąć przycisk dodawania w prawym górnym rogu wyświelonej listy kandydatów. Rysunek 21. Przycisk dodawania. Po kliknięciu przycisku dodawania system wyświetli formularz służący wprowadzeniu danych nowego kandydata. Formularz ten podzielony został na strony, a niektóre strony na sekcje. Na pierwszej stronie w pierwszej sekcji niezbędne jest wypełnienie podstawowych danych osobowych kandydata. W drugiej informacji o jego adresie, w trzeciej zaś informacje o jego bieżącej sytuacji, w szczególności o szkole, do której aktualnie uczęszcza, a także o gimnazjum będącym jego gimnazjum obwodowym. 26
Kandydaci Rysunek 22. Formularz dodawania nowego kandydata. Po wypełnieniu formularza należy kliknąć przycisk Zapisz u dołu ekranu. W przypadku chęci zaniechania wprowadzania danych kandydata należy kliknąć Anuluj. Uwaga System sprawdza poprawność wprowadzonego numeru PESEL oraz porównuje go z podaną datą urodzenia oraz płcią. Po wypełnieniu pierwszego formularza i klikniąciu Zapisz system prezentuje do wypełnienia drugi formularz, tym razem zawierający dane o opiekunach kandydata. Uwaga Pola obowiązkowe do wypełnienia system oznacza czerwoną gwiazdką przy opisie pola. 27
Nabór Rysunek 23. Formularz wprowadzania danych o opiekunach kandydata. Po wypełnieniu informacji o opiekunach należy kliknąć u dołu strony Zapisz, ewentualnie w przypadku chęci porzucenia wprowadzania tych danych należy kliknąć Anuluj. Uwaga W przypadku klikniącia Anuluj dane nie zostaną zapisane! Trzecim elementem formularza dodawania kandydata jest lista preferencji. System wyświetla formularz zawierający pola, w których należy ustawić kolejne wybory kandydata. System wyświetla taką liczbę pól, jaka została zdefiniowana przez administratora w parametrach systemu. Przy każdym wyświetlonym polu oznaczającym kolejną preferencję jest możliwość ustawienia wyboru kandydata. Rysunek 24. Formularz wprowadzania danych o liście preferencji kandydata. 28
Kandydaci Uwaga W przypadku, gdy kandydat chce ubiegać się o przyjęcie do mniejszej liczby oddziałów niż wynosi maksymalna dopuszczalna liczba wyborów, wówczas nadmiarowe pola pozostawia się bez zmian (ze wskazaną pozycją Wybierz ). Po wprowadzeniu informacji o liście preferencji należy kliknąć Zapisz. System wyświetli użytkownikowi kolejny formularz, tym razem związany z informacją o spełnianiu kryteriów naboru określonych przez wybrane szkoły. Modyfikowanie danych kandydata Aby zmodyfikować dane o kandydacie wprowadzone do systemu należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie przy nazwisku na liście kandydatów. Po wybraniu tej opcji system wyświetli formularz modyfikacji danych kandydata. Formularz modyfikacji dany wygląda analogicznie do formularza wprowadzania danych, jedynie jest w momencie wyświetlenia uzupełniony bieżącymi danymi o kandydacie. Modyfikacja danych i ich zapisywanie odbywa się dokładnie tak samo, jak ich wprowadzanie. Wprowadzanie danych o kandydacie zostało opisane w punkcie poprzedzającym. Rysunek 25. Formularz modyfikacji danych kandydata. 29
Nabór Tworzenie i aktywowanie konta kandydata w systemie Wprowadzenie danych kandydata do systemu nie jest jednoznaczne z utworzeniem mu konta, za pomocą którego będzie on mógł pracować w systemie (m. in. zapoznać się z wynikami rekrutacji). Konto takie musi zostać utworzone, a następnie aktywowane. Do wykonywania operacji na koncie kandydata służy zestaw opcji dostępny po kliknięciu przycisku nazwisku na liście kandydatów. znajdującego się po prawej stronie przy Rysunek 26. Tworzenie i aktywowanie konta kandydata. Po kliknięciu wspomnianego przycisku system wyświetli formularz wprowadzania bądź modyfikacji danych związanych z kontem kandydata. Jeżeli do tej pory konto kandydata nie było tworzone, należy wypełnił wyświetlony formularz. Jak zawsze pola będące obowiązkowymi do wypełnienia oznaczone są czerwoną gwiazdką. 30
Kandydaci Aby aktywować konto kandydata należy podać identyfikator jego konta, adres e-mail kandydata, dwukrotnie hasło do konta oraz ewentualnie inne informacje dotyczące tego konta w formie tekstu wprowadzanego do pola opisu. Następnie w sekcji Kontrola dostępu do konta należy ustawić właściwą sytuację. Znaczenie poszczególnych opcji jest następujące: Konto aktywowane opcja ta służy do uaktywnienia konta, czyli umożliwienia korzystania z niego jego właścicielowi. Brak zaznaczenia tej opcji powoduje sytuację, w której konto kandydata zostaje stworzone, jednakże nie można z niego korzystać (zalogować się na nie), Konto zablokowane opcja ta służy do blokowania danego konta. Na konto zablokowane nie można się zalogować. Zazwyczaj konto blokuje się automatycznie po kilkukrotnej nieudanej próbie zalogowania się. Wówczas opcję tę wykorzystuje się do odblokowania danego konta, czyli przywrócenia mu możliwości zalogowania się, Konto skasowane opcja ta służy do deaktywacji danego konta w systemie. Na końcu formularza, w polach przeznaczonych wyłącznie do odczytu, system prezentuje informacje o czasie (data, godzina), kiedy konto zostało utworzone oraz o czasie ostatniego logowania. Jeśli czas ostatniego logowania podany jest jako 0001-01-01 00:00:00 oznacza to, że na dane konto nigdy do tej pory nikt się nie zalogował. Jeśli konto kandydata zostało już wcześniej utworzone, wówczas możliwość modyfikacji niektórych pól została zablokowana (np. identyfikatora). Pozostałe mogą być wówczas poddawane zmianom w trybie modyfikacji. Rysunek 27. Modyfikacja konta kandydata. 31
Nabór Raporty Przy pomocy opcji Raporty w sekcji Nabór możliwe jest generowanie różnego rodzaju raportów związanych z prowadzonym naborem. Wszystkie raporty dostępne są w dwóch formatach: PDF oraz XLS. Aby pobrać raport w formacie PDF należy kliknąć napis PDF w kolumnie Format przy żądanym raporcie, aby pobrać raport w formacie XLS analogicznie należy kliknąć napis XLS w tym samym miejscu. Rysunek 28. Opcja Raporty. System udostępnia następujące raporty: Hasła startowe jest to raport zawierający listę kandydatów wraz z informacją o ich indywidualnych kontach (identyfikatory, hasła). Raport służy przede wszystkim pracownikom szkół podstawowych do pobrania informacji o kontach i przekazania jej swoim uczniom, Lista przyjętych kandydatów do oddziałów jest to raport zawierający, zgodnie z nazwą, listę kandydatów, którzy zostali przyjęciu do oddziałów. Przeznaczony jest przede wszystkim dla użytkowników w gimnazjach, a ma zastosowanie w końcowej fazie naboru, po dokonaniu przydziału kandydatów do oddziałów, Lista uczniów przyjętych do innych oddziałów raport ten zawiera listę kandydatów, którzy ubiegali się o przyjęcie do danego od- 32
Harmonogram naboru działu, a zostali przyjęci gdzie indziej. Raport ma zastosowanie na etapie publikacji wyników naboru i służy przede wszystkim temu, by kandydat mógł dowiedzieć się o swojej sytuacji w gimnazjum pierwszego wyboru, Lista uczniów nieprzyjętych do oddziału jest to lista uzupełniająca komplet informacji związanych z wynikami przydziału. Zawiera ona wykaz tych kandydatów, którzy ubiegali się o przyjęcie i nie zostali przyjęci do danego oddziału, Lista zarejestrowanych placówek jest to raport prezentujący w zbiorczy sposób podstawowe dane identyfikacyjne wszystkich jednostek, które zostały wprowadzone do systemu. Służy on przede wszystkim weryfikacji kompletności i poprawności wprowadzonych danych o strukturze placówek. Powyżej listy dostępnych raportów znajduje się obszar modyfikacji parametrów raportów. Sposób posługiwania się nim jest analogiczny do korzystania z filtrów znajdujących się przy różnego rodzaju listach w systemie, jednakże zasada jego działania jest odmienna. Parametry raportów służą do ograniczania treści generowanego raportu, a nie wyświetlanej na ekranie listy. Przykładowo ustawienie zaprezentowane na poniższym rysunku spowoduje, że generowane raporty będą ograniczone do danych kandydatów do wskazanego oddziału we wskazanym gimnazjum. Rysunek 29. Parametry raportów. Uwaga Jest możliwa sytuacja, w której przy odpowiednim ustawieniu parametrów otrzymany raport będzie pusty. Oznacza to, że żadne dane nie spełniają parametrów zadanych wcześniej. Harmonogram naboru Opcja Harmonogram naboru służy do przeglądania oraz modyfikacji (dla uprawnionych użytkowników) harmonogramu prowadzeniu rekrutacji. Po wybraniu opcji w lewym menu system wyświetli na ekranie wszystkie etapy zdefiniowane w systemie. Przy każdym z nich system prezentuje ze- 33
Nabór staw informacji. Informacje prezentowane, a zwłaszcza zestaw dostępnych opcji są zróżnicowane w zależności od roli, jaką aktualnie pracujący użytkownik pełni w systemie. Rysunek 30. Harmonogram naboru z punktu widzenia administratora systemu. Etapy prac 34 Wyświetlony ekran zawiera następujące informacje: Uwaga Nazwa etapu prezentowana jest nazwa etapu wraz z informacją o datach jego rozpoczęcia oraz zakończenia Typ organizacji zawiera informację, jakiego typu organizacji dany etap dotyczy (niektóre etapy są realizowane wyłącznie przez jednostki określonego typu, na przykład w trakcie naboru do gimnazjów wprowadzanie oferty realizowane jest wyłącznie przez gimnazja), Stan etapu informuje o aktualnym stanie etapu. Możliwe stany etapów oraz ich wpływ na proces naboru został opisany poniżej. W ostatniej kolumnie wyświetlane może być ikona służąca do modyfikacji wpisu o danym etapie. Ikona umożliwiająca modyfikację wyświetlana jest wyłącznie w sytuacji, gdy dany użytkownik posiada uprawnienia do modyfikacji tych danych. Proces scentralizowanego naboru prowadzony z wykorzystaniem systemu Nabór Optivum - Gimnazja podzielony został na kilka etapów. Każdemu etapowi przypisano określone czynności, do których zobowiązani są poszczególni użytkownicy systemu.
Harmonogram naboru System zbiera i przechowuje informacje na temat aktualnego stanu realizacji poszczególnych etapów we wszystkich jednostkach, dzięki czemu istnieje możliwość koordynacji działań i sprawnego przebiegu naboru. Ponadto system dostosowuje udostępnianie określonych funkcji do aktualnego stanu realizacji etapów. Etapy mogą przyjmować następujące stany: Uwaga Uwaga Przeglądanie stanu etapów prac Przed rozpoczęciem oznacza to, iż dany etap jest etapem obowiązującym w trakcie procesu naboru, natomiast prace z nim związane jeszcze się nie rozpoczęły, W trakcie oznacza to, iż dany etap jest etapem obowiązującym w trakcie procesu naboru, a prace z nim związane właśnie trwają, Zakończony oznacza to, iż dany etap był etapem obowiązującym w trakcie procesu naboru, a prace z nim związane zostały już zakończone, Nie obowiązuje oznacza to, iż dany etap nie jest etapem obowiązującym w trakcie procesu naboru. Nie wszystkie etapy muszą obowiązywać w procesie naboru. Konfiguracja etapów, jak i harmonogram są ustalane indywidualnie dla konkretnego wdrożenia. Etapy prac są bardzo ważnym elementem wdrożenia, warunkującym dobrą jego organizację. Należy zatem zwrócić szczególną uwagę na kwestię terminowego zamykania etapów. Po wybraniu w lewym menu opcji Harmonogram naboru system wyświetla ekran prezentujący wszystkie etapy w systemie oraz ich stan na poziomie całego systemu. Aby przejrzeć stan danego etapu prac w poszczególnych jednostkach należy kliknąć wybrany typ organizacji (np. gimnazjum). Wówczas system wyświetli informacje o stanie danego etapu prac w jednostkach wybranego typu. Rysunek 31. Przeglądanie stanu dane etapu prac w poszczególnych jednostkach. 35
Nabór Zamykanie etapów prac Zamykanie etapów prac jest ważnym elementem organizacyjnym procesu naboru. Służy ono przede wszystkim przekazaniu informacji, iż w danej jednostce organizacyjnej realizacja prac związanych z zamykanym etapem zostały zakończone. Zamknięcie etapu prac jest operacją modyfikacji danych określonego etapu. Aby wykonać tę operację należy kliknąć ikonę modyfikacji, która znajduje się po prawej stronie przy nazwie jednostki i aktualnym stanie etapu. System wyświetli informacje dotyczące tego etapu w wybranej jednostce. Poniżej prezentowanych informacji znajduje się pole Stan wykonania, w którym należy wybrać pozycję Zakończony, a następnie kliknąć Zapisz. Aby pozostawić stan etapu bez zmian należy kliknąć Anuluj. Rysunek 32. Zamykanie etapu prac. Uwaga Zamykanie etapów prac jest bardzo ważnym organizacyjnie elementem procesu scentralizowanego naboru. Organizacje Za pomocą opcji Organizacje w sekcji Nabór możliwe jest przeglądanie, wprowadzanie oraz modyfikacja danych o jednostkach organizacyjnych zaangażowanych w proces naboru wspierany systemem. 36
Organizacje Rysunek 33. Opcja Organizacje w sekcji Nabór. Przeglądanie jednostek organizacyjnych Bezpośrednio po kliknięciu w lewym menu opcji Organizacje system, wyświetli ekran służący przeglądaniu zdefiniowanych w systemie jednostek organizacyjnych. Domyślnie na liście wyświetlane są wszystkie jednostki organizacyjne. Rysunek 34. Lista jednostek organizacyjnych w systemie. Jednostki organizacyjne prezentowane są w formie tabeli zawierającej: Nazwę skróconą, Numer (jeśli jednostka posiada), Pełną nazwę jednostki, Informację o tym, że dla danej jednostki zdefiniowano oddziały (dotyczy gimnazjów), Kolumnę opcji: modyfikacji i usunięcia jednostki. 37
Nabór Powyżej wyświetlonej listy znajduje się mechanizm filtrowania listy, czyli wprowadzenia ograniczeń powodujących wyświetlenie na niej jedynie elementów spełniających zadane kryterium. Systemu umożliwia filtrowanie listy według typu jednostki oraz organu prowadzącego daną jednostkę. Aby wyświetlić jednostki danego typu należy wskazać w polu Typ żądaną wartość, a następnie kliknąć Ponowne wczytanie listy w prawym górnym rogu pola z opcjami filtrowania. Aby wyświetlić jednostki należące do wybranego organu prowadzącego należy postąpić analogicznie, wybierając żądaną wartość w polu Organ prowadzący. Rysunek 35. Ustawianie filtrowania listy jednostek. Aby przejrzeć szczegółowe dane zgromadzone na temat danej jednostki należy kliknąć jej nazwę na liście jednostek, system wyświetli wówczas żądane dane. Aby powrócić do listy jednostek należy kliknąć odnośnik Wróć do listy znajdujący się poniżej wyświetlonych danych. Rysunek 36. Przeglądanie szczegółowych danych jednostki. Dodawanie jednostki 38 Aby dodać jednostkę należy w prawym górnym rogu formularza wyświetlania wszystkich jednostek (prezentowanego na ekranie po kliknięciu opcji
Organizacje Organizacje w lewym menu w sekcji Nabór) kliknąć przycisk dodawania wpisu. System wyświetli formularz, który należy wypełnić, aby dodać jednostkę. Jak w każdym innym przypadku pola, których wypełnienie jest niezbędne oznaczone są czerwoną gwiazdką umieszczoną przy nazwie pola. Wyświetlony formularz składa się z kilku części. Pierwsza część formularza zwiera podstawowe dane identyfikujące jednostkę w systemie: nazwę pełną, nazwę skróconą oraz numer. Druga część formularza zawiera dane teleadresowe wprowadzanej jednostki. Rysunek 37. Dodawanie nowej jednostki dane identyfikacyjne i teleadresowe. Trzecią częścią formularza dodawania nowej jednostki jest fragment związany ze specyfiką tej jednostki. Wprowadzając dane należy tam wskazać typ jednostki, jej specyfikę, uprawnienia oraz organ prowadzący, któremu podlega. W przypadku, gdy dodawaną jednostką jest organ prowadzący pole Organ prowadzący pozostawia się niewypełnione. 39
Nabór Rysunek 38. Dodawanie nowej jednostki specyfika. Czwartym elementem formularza dodawania nowej jednostki organizacyjnej jest fragment związany z opisem tej jednostki. Możliwość opisu ze względu na czytelność późniejszej prezentacji została podzielona na cztery pola. Są to pola tekstowe, w całości i bez ograniczeń do wykorzystania przez osobę wprowadzającą dane. Uwaga W polach opisu nie należy stosować znaczników html. Rysunek 39. Dodawanie nowej jednostki opis. Po wypełnieniu całego formularza należy kliknąć przycisk Zapisz na dole wyświetlonej strony. Aby zrezygnować z dodawania jednostki należy kliknąć Anuluj. Uwaga Kliknięcie Anuluj spowoduje, że żadne wprowadzone dane nie zostaną zapisane. Dodawanie, usuwanie i modyfikacja oddziałów 40 Aby dodać oddział należy wyświetlić listę oddziałów (wyświetlając listę jednostek organizacyjnych, a następnie przy wybranej jednostce, w kolumnie oddziały kliknąć Lista), a następnie kliknąć przycisk dodawania w prawej, górnej części wyświetlonej tabeli.
Organizacje Rysunek 40. Lista oddziałów. Po kliknięciu przycisku dodawania system wyświetli formularz dodawania nowego oddziału. Rysunek 41. Dodawane nowego oddziału. Formularz ten podzielony został na trzy sekcje. W pierwszej z nich należy wprowadzić podstawowe dane oddziału: symbol jest to krótka, zwyczajowo przyjęta w szkole nazwa identyfikująca dany oddział, na przykład 1a, typ system wyróżnia oddziały standardowe, obwodowe, językowe, sportowe i integracyjne. Opis poszczególnych typów znajduje się w dalszej części, poziom ze względu na swoją elastyczność system pozwala prowadzić nabór do różnych poziomów, jednak w znakomitej więk- 41
Nabór szości przypadków nabór prowadzony będzie do klasy na poziomie pierwszym, zatem w pole to należy wpisać 1, projektowana liczba miejsc zgodnie z nazwą oznacza liczbę miejsc w danym oddziale, czyli liczbę kandydatów, którzy w wyniku przydziału mogą zostać do niego przypisani. Druga część formularza zawiera informację o ewentualnych zajęciach realizowanych dodatkowo bądź na poziomie rozszerzonym. Aby dodać przedmiot należy skorzystać z przycisku dodawania. Rysunek 42. Dodawane nowego zajęcia lub przedmiotu rozszerzonego. System wyświetli formularz dodawania nowego przedmiotu. Za pomocą tego formularza należy wskazać przedmiot bądź zajęcia, które mają być wprowadzone, a następnie kliknąć Zapisz. Kliknięcie Anuluj powoduje porzucenie wprowadzania dodatkowego przedmiotu i powrót do formularza definiowania nowego oddziału. Rysunek 43. Zajęcia dodatkowe lub rozszerzone. Aby usnąć wprowadzone uprzednio zajęcie należy kliknąć opcję usuwania przy nazwie wybranego zajęcia. Po kliknięciu wskazanej opcji żądany wpis zostanie usunięty. Trzecia część formularza dodawania nowego oddziału zawiera pole na słowny opis oddziału. Jest ono w całości do dyspozycji szkoły. Wydaje się, iż powinno zostać wykorzystane do przekazania istotnych z punktu widzenia kandydata informacji o wprowadzanym oddziale. Uwaga Nie należy w opisie oddziału stosować znaczników języka HTML. Po zakończeniu wprowadzania danych, aby zapisać definiowany oddział należy kliknąć Zapisz w prawej, dolnej części strony. Aby zaniechać wprowadzania oddziału należy kliknąć Anuluj. Uwaga Kliknięcie opcji Anuluj podczas wprowadzania nowego oddziału spowoduje utratę wszystkich wpisanych uprzednio danych. 42
Kryteria naboru Kryteria naboru Jednym z kluczowych elementów procesu naboru, a co za tym idzie również systemu wspierającego jego prowadzenie są kryteria naboru. Kryteria naboru są to kryteria pozwalające rozróżnić i uszeregować chętnych do poszczególnych oddziałów i ułożyć listy rankingowe. W systemie Nabór Optivum Gimnazja możliwe jest bardzo elastyczne definiowanie kryteriów rekrutacji i przypisywania ich do jednostek. Tworzenie i określanie kryteriów zostało opisane w dalszej części podręcznika, poniżej skupiono się na kwestii przypisywania zdefiniowanych uprzednio kryteriów do poszczególnych jednostek. W przypadku prowadzenia naboru do gimnazjów możliwe jest przypisywanie kryteriów naboru dla następujących poziomów, patrząc z organizacyjnego punktu widzenia: poziom organu prowadzącego, poziom gimnazjum, poziom oddziału w gimnazjum. Poziomy przypisywania kryteriów służą przede wszystkim ułatwieniu organizacyjnemu prowadzenia naboru. Poziom przypisania kryterium nie ma wpływu na hierarchię ważności tego kryterium. Kryteria przypisane na wszystkich poziomach są równoważne. Miejsce przypisania kryterium związane jest z zasięgiem jego działania. Kryterium przypisane do organu prowadzącego będzie obowiązywało we wszystkich szkołach podległych temu organowi prowadzącemu. Kryterium przypisane do szkoły obowiązuje we wszystkich oddziałach tej szkoły, natomiast kryterium przypisane do danego oddziału obowiązuje tylko i wyłącznie w tym oddziale. Jednocześnie kryteria przypisane jednostce wyższej w hierarchii organizacyjnej są dla jednostki niższej obligatoryjne, to znaczy, że szkoła nie ma możliwości wpływać na fakt stosowania kryterium wprowadzonego na poziomie organu prowadzącego. Aby dodać bądź modyfikować wpisy dotyczące kryteriów należy: 1. Wybrać opcję Kryteria naboru z lewego menu w sekcji Nabór. 2. Na wyświetlonej liście organów prowadzących wskazać ten z nich, dla którego ma być dodane kryterium. 43
Nabór Rysunek 44. Kryteria naboru lista organów prowadzących. 3. System wyświetli typy jednostek organizacyjnych podległych wybranemu organowi prowadzącemu. Z wyświetlonej listy należy wybrać właściwy typ jednostki, dla naboru będącego przedmiotem niniejszego podręcznika gimnazjum. Rysunek 45. Kryteria naboru wybór typu jednostek. Po wskazaniu typu jednostki system wyświetla dwie tabele. W pierwszej zaprezentowane są aktualnie przypisane do organu prowadzącego kryteria, w drugiej zaś lista jednostek danego typu, podległych wybranemu wcześniej organowi prowadzącemu (w tym przypadku gimnazja). 4. Kliknąć przycisk dodawania pozycji do listy. 5. Na wyświetlonej liście wskazać wybrane kryterium, a następnie kliknąć Zapisz. Aby dodać kryterium na poziomie szkoły należy postępować analogicznie, przy czym niezbędne jest wykonanie dodatkowego wskazania jednostki, dla której kryterium ma zostać dodane. Wskazania jednostki dokonuje się poprzez kliknięcie jej nazwy na liście wyświetlonej poniżej listy kryteriów przypisanych organowi prowadzącemu. Rysunek 46. Kryteria naboru przypisane organowi prowadzącemu oraz lista podległych mu jednostek. 44 Analogicznie należy postępować, aby przypisać kryterium naboru do oddziału. Po wybraniu jednostki, w której oddziale ma być dodane kryterium system wyświetla listę zdefiniowanych dla tej szkoły oddziałów. Po klik-
Kryteria naboru nięciu w nazwę żądanego oddziału możliwe jest przypisanie mu kryterium naboru za pomocą przycisku dodawania pozycji do listy, dokładnie tak samo, jak w powyżej opisywanych przypadkach. Rysunek 47. Kryteria naboru przypisane szkole oraz lista zdefiniowanych w niej oddziałów. Po wskazaniu wybranego oddziału system wyświetli kompletny zestaw kryteriów obowiązujących w danym oddziale. Rysunek 48. Kompletne zestawienie kryteriów obowiązujących kandydata do danego oddziału. 45
Słowniki Czwartą z kolei opcją w menu poziomym systemu jest opcja Słowniki. Za pomocą narzędzi dostępnych za pośrednictwem w tym miejscu możliwe jest definiowanie oraz modyfikowanie zawartości słowników systemowych. Słowniki są to gotowe listy wartości (zazwyczaj określonych nazw), które mogą się pojawić w ramach danego pola wśród danych. Niektóre z nich oprócz samej nazwy danej pozycji słownika związane są również określone cechy (na przykład w słowniku kryteriów naboru oprócz nazwy kryterium przechowywane będą również cechy tego kryterium). Większość słowników systemowych powinien tworzyć administrator całego systemu jeszcze przed jego uruchomieniem i udostępnieniem użytkownikom do powszechnego wykorzystania. Jednakże również w trakcie pracy możne pojawić się konieczność modyfikowania zawartości słowników. Aby przejść do sekcji systemu związanej z zarządzaniem słownikami należy wybrać w poziomym menu opcję Słowniki. Rysunek 49. Opcja Słowniki w poziomym menu systemu. 46
Stopnie pokrewieństwa Po wybraniu wskazanej powyżej opcji system wyświetli nową zawartość lewego menu. Rysunek 50. Lewe menu opcji Słowniki. Poniżej zostaną pokrótce omówione kolejne słowniki dostępne w systemie Stopnie pokrewieństwa Słownik stopni pokrewieństwa jest stosunkowo prostym słownikiem, którego zawartość jest domyślnie dostarczana z systemem. Oczywiście istnieje możliwość modyfikacji tego słownika, zarówno pod kątem zmian w istniejących wpisach, jak i ich dodawanie i usuwanie. Przeglądanie słownika Aby przejrzeć zawartość słownika stopni pokrewieństwa należy w lewym menu w sekcji Słowniki wybrać Stopnie pokrewieństwa. 47
Słowniki Rysunek 51. Słownik stopni pokrewieństwa. Dodawanie, modyfikowanie i usuwanie pozycji ze słownika odbywa się analogicznie, jak na wszystkich innych tego typu listach w systemie za pomocą stosownych przycisków umieszczonych w prawej kolumnie tabeli. Lista kryteriów Dodawanie, usuwanie i modyfikowanie słownika Aby dodać pozycję do słownika należy kliknąć przycisk dodawania w prawym górnym rogu wyświetlonej tabeli. System wyświetli formularz dodawania pozycji do słownika Należy wprowadzić stosowne dane, a następnie kliknąć Zapisz. 48
Lista kryteriów Rysunek 52. Dodawanie pozycji do słownika. W zależności od typu wartości w słowniku, jaka zostanie zdefiniowana system będzie oczekiwał wprowadzenia kolejnych informacji bądź doda wartość do słownika bezpośrednio po kliknięciu Zapisz. Jeżeli dodawanemu kryterium zostanie przypisany typ kryterium punktowe, wówczas system dopisze wprowadzone kryterium do listy bez żądania dodatkowych informacji. W przypadku dodawania kryterium o typie TAK/NIE system poprosi o wprowadzenie informacji, jaki skutek ma wywoływać fakt spełnienia bądź nie tego kryterium przez kandydata. System przewiduje dwie możliwości: 1. Dopuszczenie do naboru do oddziału wybranie tej wartości spowoduje sytuację, w której kandydaci, którzy nie spełnią zakładanego kryterium w ogóle nie będą rozpatrywani do danego oddziału, innymi słowy zostanie im zablokowana możliwość ubiegania się o miejsce w danym oddziale bądź szkole. 2. Przyjęcie poza kolejnością ten typ wartości powoduje sytuację, w której kandydat, który spełnia założone kryterium przyjmowany jest poza kolejnością, bezpośrednio po uczniach z rejonu (czyli bez rozpatrywania punktów rekrutacyjnych). Typowym zastosowaniem tego typu wartości jest kryterium naboru dotyczące przyjmowania laureatów konkursów. Po wprowadzeniu niezbędnych danych, aby dopisać pozycję do słownika należy kliknąć Zapisz poniżej formularza, w którym wprowadzane były dane. Kliknięcie Anuluj powoduje porzucenie wprowadzania danych i nie opisuje pozycji do słownika. 49
Słowniki Rysunek 53. Określanie skutku kryterium typu TAK/NIE. W przypadku kryterium o typie kryterium punktowe widełki, system poprosi o podanie zakresu wartości (widełek), które to kryterium może przyjmować. Należy podać wartość minimalną oraz maksymalną. Ponadto powyżej podawanych wartości system umożliwia zaznaczenie opcji Typ punktów zmiennoprzecinkowe. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, iż system będzie akceptował w zakresie tego kryterium punktację, która będzie wyrażana liczbami niecałkowitymi, na przykład 4,25. Rysunek 54. Definiowanie kryterium o typie Kryterium punktowe widełki. Jeżeli definiowanemu kryterium zostanie przypisany typ Kryterium punktowe, wówczas niezbędne jest zdefiniowanie listy pozycji, które w ramach tego kryterium mogą się pojawić i przypisanie im wartości punktowych. Aby tego dokonać, należy na liście kryteriów, obok nazwy zdefiniowanego uprzednio kryterium punktowego kliknąć Lista. Rysunek 55. Opcja Lista na liście wartości słownika. 50
Lista kryteriów Po kliknięciu Lista system wyświetli listę zdefiniowanych pozycji. Domyślnie po utworzeniu nowego kryterium lista ta jest oczywiście pusta. Aby dodać pozycję do listy należy kliknąć przycisk dodawania znajdujący się w prawym górnym rogu wyświetlonej tabeli kryteriów. Po wyświetleniu przez system formularza dodawania pozycji do listy należy wypełnić oba wyświetlone pola: Nazwa pozycji, Liczba punktów rekrutacyjnych, jaka zostanie przyznana kandydatowi, jeśli spełnia kryterium w tej pozycji. Po wypełnieniu wspomnianych pól, aby zapisać dane i dodać pozycję do listy należy kliknąć Zapisz. Aby porzucić wprowadzanie pozycji należy kliknąć Anuluj. Rysunek 56. Dodawanie pozycji do listy. Po zapisaniu pozycji pojawia się ona na liście, która zostaje wyświetlona na ekranie. Wpis o każdej pozycji można modyfikować, korzystając ze standardowej opcji modyfikacji bądź usunąć analogicznie korzystając z opcji usunięcia, jak na każdej innej liście w systemie. Rysunek 57. Lista pozycji dla kryterium punktowego. 51