REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra, 2011.04.13 RIO I-092/24/11 Pan Wiesław Polit Wójt Gminy Żary WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie od 20 października 2010 r. do 18 lutego 2011 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych za 2009 rok w Gminie Żary. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 18 lutego 2011 r. Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu, zgodności wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami prawa, ich przestrzegania, prowadzenia rachunkowości oraz przestrzegania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. W toku kontroli inspektor stwierdziła, że obowiązująca w Urzędzie Gminy Żary dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie została zaktualizowana w zakresie planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych

Gminy, do czego zobowiązuje art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), w związku z 9 i 35 obowiązującego do 31 grudnia 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Od 1 stycznia 2011 r. w powyższym zakresie obowiązuje 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Za powstałą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy Jan Dżyga, a przyczyna wynika z przeoczenia. Na podstawie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej dla budżetu Gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej kontrolująca ustaliła, że dokonywano ewidencji operacji gospodarczych na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty - nieprzewidzianym w zakładowym planie kont. Narusza to art. 4 ust. 1 oraz art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości oraz 12 ust. 1 obowiązującego do 30 lipca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). Od 31 lipca 2010 r. obowiązuje w tym zakresie 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Osobą odpowiedzialną za dokonywanie zapisów na koncie nie przewidzianym w zakładowym planie kont jest A. W. - Kierownik Referatu Finansowego, a przyczyna wynika z przeoczenia. Obowiązująca w Urzędzie polityka rachunkowości nie zawierała metody (sposobu, formy) prowadzenia pozaksięgowej ewidencji do ustalenia skutków zwolnień od podatków wprowadzonych uchwałami Rady Gminy, skutków obniżenia stawek podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych oraz skutków ulg w zapłacie podatków (rozłożenie zaległości podatkowych na raty, odroczenie terminu zapłaty podatku), co narusza art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz wówczas obowiązujący 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie 2

szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Od 31 lipca 2010 r. w powyższym zakresie obowiązuje 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Za powyższą nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Wójt Gminy, a z wyjaśnień wynika, że przyczyną było przeoczenie. Sprawdzając prowadzenie ksiąg rachunkowych kontrolująca ustaliła, że będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych dowody księgowe, dotyczące dochodów i wydatków z marca 2009 r., nie spełniały wymogów określonych w ustawie o rachunkowości - w szczególności polecenia księgowania (PK) nie miały pojedynczo wymienionych w dowodzie zbiorczym dowodów źródłowych, wymaganych art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto nie zawierały numerów identyfikacyjnych - niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, jak również elementów wymaganych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy. Zapisy w dzienniku zawierały te same daty operacji gospodarczej, dowodu księgowego i zapisu, tożsame z datą zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono również brak zgodności numerów identyfikacyjnych zapisanych na dowodach księgowych, załączonych do zestawień zbiorczych, z numerami identyfikacyjnymi dowodów księgowych zapisanych w dziennikach, co było niezgodne z art. 14 ust. 2 oraz art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Ze względu na powyższe nieprawidłowości ksiąg rachunkowych nie można uznać za prowadzone bezbłędnie oraz sprawdzalnie stosownie do art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Osoba odpowiedzialna A. W. - Kierownik Referatu Finansowego w wyjaśnieniach podała, że nieprawidłowości wynikają z błędnej interpretacji przepisów prawnych oraz z przeoczenia. Ustalono, że na koncie 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych dokonywano zapisów na podstawie polecenia księgowego PK, niezgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, określonymi w załączniku nr 2 obowiązującego do dnia 30 lipca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 3

Ustalono również, że ewidencja przekazania środków pieniężnych z kasy (środki pieniężne w drodze) na rachunek bieżący urzędu dokonywana była na kontach: 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne i 240 "Pozostałe rozrachunki" zamiast na koncie 140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne. Powyższe naruszało zasady funkcjonowania tych kont określone w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Osoba odpowiedzialna za nadzór nad funkcjonowaniem Referatu Finansowego Kierownik A. W. wyjaśniła, że nieprawidłowości powstały w wyniku błędnej interpretacji przepisów. Od 31 lipca 2010 r. w powyższym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Kontrolująca ustaliła, że w przypadku 13 dowodów księgowych zobowiązania uregulowano w terminach innych niż określone w fakturach VAT, przy czym nie skutkowało to zapłatą odsetek, kar ani opłat. Powyższe było niezgodne z obowiązującym do dnia 31 grudnia 2009 r. art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Od 1 stycznia 2010 r. w ww. zakresie obowiązuje art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna Kierownik A. W. podała, że nieprawidłowość powstała w wyniku nieprzestrzegania przez pracowników merytorycznych przepisów wewnętrznych w zakresie obiegu dokumentów. Sprawozdania o dochodach i wydatkach budżetowych Gminy za okres od początku roku do 31 grudnia 2009 r. zostały sporządzone w sposób czytelny, trwały i w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Od 8 lutego 2010 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 4

Kontroli poddano prawidłowość wykazania w sprawozdaniach kwot dotyczących wydatków w dziale 926 stwierdzając, że kwoty wykazane w sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i dowodów księgowych. W zakresie rozrachunków i roszczeń, na podstawie dokumentacji finansowej konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ustalono, że ewidencja szczegółowa prowadzona jest w sposób uniemożliwiający ustalenie należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Powyższe naruszało zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Osoba odpowiedzialna Kierownik A. W. wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała wskutek dużego nawału pracy w referacie finansowym. Od 31 lipca 2010 r. regulacje w powyższym zakresie zawarte są w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Sprawdzając rozliczenia kontrahentów kontrolująca ustaliła, że Gmina Żary zawarła w dniu 1.05.1992 r. z Miejskim Zakładem Komunikacyjnym w Żaganiu umowę na czas nieokreślony o świadczenie usług przewozowych środkami komunikacji Zakładu oraz trzy aneksy do tej umowy. Z tytułu tych umów Gmina zobowiązana była do w zapłaty w latach 2008, 2009 i 2010 firmie Miejski Zakład Komunikacyjny w Żaganiu Sp. z o.o. wynagrodzenia w wysokości odpowiednio: 65.126,00 zł, 68.000,00 zł i 68.000,00 zł (łącznie na kwotę 201.126,00 zł). Zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) podpisane aneksy do umowy były zamówieniami publicznymi, do udzielania których - stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy - Gmina zobowiązana była stosować jej przepisy. Kontrolująca ustaliła, że podpisując ww. aneksy, do wyboru usługodawcy ówczesny Wójt Gminy nie stosował ustawy Prawo zamówień publicznych, naruszając tym samym art. 7 ust. 3 tej ustawy. 5

Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa. Ponadto kontrolująca ustaliła, że Gmina Żary w latach 2008, 2009 i 2010 r. zapłaciła firmie PKS S.A. w Żarach wynagrodzenie za wykonane usługi w wysokości odpowiednio: 67.244,30 zł, 61.059,84 zł i 66.325,94 zł (łącznie na kwotę 194.630,08 zł). Powyższe należności wynikały z realizacji zawartego w dniu 2.01.2008 r. porozumienia pomiędzy Wójtem Gminy Żary a Przedsiębiorstwem Komunikacji Samochodowej S.A. w Żarach o usługę w zakresie partycypowania w kosztach obsługi kursów autobusowych. Kontrolująca ustaliła, że Wójt udzielając zamówienia publicznego nie stosował przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, naruszając przez to art. 3 ust. 1 pkt 1 oraz art. 7 ust. 3 tej ustawy. Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowości jest były Wójt Gminy. Uchwalone w uchwale budżetowej nr XVII/162/08 z dnia 30 grudnia 2008 r. Rady Gminy Żary dochody w wysokości 30.434.596,00 zł zostały wykonane w wysokości 29.838.510,18 zł, co stanowi 98,04 % wielkości założonej planem po zmianach. W zakresie realizacji dochodów Gminy z podatków lokalnych kontroli poddano terminowość składania deklaracji podatkowych, formalnej poprawności złożonych deklaracji podatkowych, wpłat podatków oraz podejmowanie czynności egzekucyjnych z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego, od środków transportowych od osób prawnych oraz osób fizycznych. W toku kontroli ustalono, że: podatnicy złożyli 4 deklaracje, w tym 2 korekty, które wypełniono niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, 27 deklaracji podatkowych nie zostało podpisanych przez podatników lecz przez inne osoby, pomimo braku złożenia stosownego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji, co jest niezgodne z art. 80a 1 i 2 w związku z art. 80b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), 2 podatników w złożonych deklaracjach wskazało w nieprawidłowej wysokości stawki podatku, a 4 podatników nie wskazało w złożonych deklaracjach stawki podatku oraz wymiaru podatku, 4 podatników złożyło w trakcie roku podatkowego korekty deklaracji, nie podając skorygowanej kwoty podatku zarówno łącznej jak i danego rodzaju przedmiotu 6

opodatkowania, odpowiadającej wysokości pełnej rocznej kwoty podatku z uwzględnieniem zmiany będącej przyczyną złożenia korekty. W powyższych przypadkach, w toku dokonywania czynności sprawdzających, o których tanowi art. 272 ustawy Ordynacja Podatkowa, organ podatkowy nie stwierdził nieprawidłowości. Osoba odpowiedzialna za kontrolę składanych deklaracji A.P.-D. inspektor w Referacie Finansowym wyjaśniła, że powyższe nieprawidłowości powstały w wyniku przeoczenia. Na podstawie ewidencji księgowej kontrolująca stwierdziła, że w przypadku 7 podatników podatku od nieruchomości, przypis należności nie był zgodny z kwotą podatku wykazaną w złożonych przez podatników deklaracjach na 2009 r., co jest niezgodne z art. 21 2 Ordynacji podatkowej oraz obowiązujący do 31 grudnia 2010 r. 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Od 1 stycznia 2011 r. w powyższym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego. Osobą odpowiedzialną jest inspektor A.P.-D., a przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. Kontrolująca ustaliła, że organ podatkowy podejmował czynności zmierzające do stosowania środków egzekucyjnych w przypadku powstania zaległości podatkowej, zgodnie z art. 6 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.). W zakresie poboru podatków lokalnych w drodze inkasa ustalono, że 6 radnych będących inkasentami w poszczególnych sołectwach brało udział w głosowaniu dotyczącym uchwały określającej wysokość wynagrodzenia za inkaso, co narusza art. 25a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Sekretarz Gminy wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia. Kontrola wykazała, że pobór podatków lokalnych dokonywanych przez inkasentów następował na podstawie kontokwitariuszy, co było niezgodne z wówczas obowiązującym 30 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. 7

Osoba odpowiedzialna za nadzór nad referatem finansowym A.W. - Kierownik Referatu Finansowego wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku błędnej interpretacji przepisów. Od 1 stycznia 2011 r. w powyższym zakresie obowiązuje 28 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego. W zakresie naliczania wysokości wynagrodzenia inkasentom kontrola wykazała, że organ podatkowy nie dokonywał zaokrągleń wynagrodzeń w sposób określony w art. 63 1 Ordynacji podatkowej. Osobami odpowiedzialnymi są Skarbnik Gminy oraz Kierownik A. W., a przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. W trakcie kontroli ustalono, że nie są ewidencjonowane rozrachunki z inkasentami dokonującymi poboru podatków lokalnych, co jest niezgodne z 10 pkt 2 obowiązującego do dnia 31 grudnia 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Osobą odpowiedzialną jest Kierownik A. W., a przyczyną nieprawidłowości jest brak przepisów wewnętrznych regulujących powyższą kwestię. Od 1 stycznia 2011 r. w powyższym zakresie obowiązuje 10 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego. W zakresie opłaty targowej kontrola wykazała, że w 2009 r. w budżecie Gminy nie zaplanowano dochodów z tytułu opłaty targowej oraz nie uzyskano dochodów z tego tytułu. Wysokość stawek opłaty targowej i sposób jej poboru określa uchwała Nr XV/143/08 Rady Gminy Żary z dnia 25 września 2008 r. Kontrolująca stwierdziła, że organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli u inkasentów w zakresie wywiązywania się przez nich z obowiązku poboru opłaty targowej, co jest niezgodne z art. 281 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Osoba odpowiedzialna za nadzór nad referatem finansowym A. W. - Kierownik Referatu Finansowego wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia w procedurach wewnętrznych przepisów regulujących kwestię kontroli inkasentów w zakresie poboru podatków. Brak ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli w zakresie gromadzenia środków publicznych z tytułu opłaty targowej naruszał obowiązujące do dnia 31 grudnia 2009 r. przepisy art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 oraz ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. 8

Regulacje w powyższym zakresie od 1 stycznia 2010 r. określa art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, nakładający na Wójta obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Osoba odpowiedzialna Wójt Gminy wyjaśnił, że pracownik merytoryczny zostanie zobowiązany do opracowania stosownych procedur. W zakresie realizacji dochodów z majątku Gminy w 2009 r. kontrolująca sprawdziła sprzedaż nieruchomości, oddawanie gruntów w użytkowanie wieczyste oraz przekazywanie nieruchomości w trwały zarząd i dzierżawę. W 2009 r. zostały przeprowadzone 4 transakcje zbycia mienia komunalnego, w tym 2 w drodze przetargu ustnego nieograniczonego i 2 w drodze bezprzetargowej. W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku zbycia 1 nieruchomości w trybie przetargu organ nie podał do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. W ogłoszeniu o przetargu z dnia 27 marca 2009 r. na sprzedaż ww. działki wskazano termin wpłaty wadium do dnia 29 października 2010 r. pomimo, że przetarg ustalono na dzień 28 kwietnia 2009 r. Powyższe narusza przepisy art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.) oraz 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna M. M. - inspektor ds. gospodarki gruntami wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała przez nieuwagę. Kontrolująca ustaliła również, że poza wadium w wysokości 3.000 zł określonym w ogłoszeniu o przetargu na sprzedaż ww. działki Wójt Gminy pismem z dnia 14.02.2008 r., zażądał wniesienia kaucji na poczet kupna działki budowlanej od osoby, która złożyła wniosek o nabycie tej działki. Nabywca ww. nieruchomości dokonał wpłaty w kwocie 2.000 zł na poczet zakupu tej działki w dniu 18.02.2008 r., tj. 14 miesięcy przed przetargiem. Żądanie wpłaty ww. kaucji nie było uzasadnione przepisami w sprawie zbywania nieruchomości. Ponadto w zakresie zbycia mienia komunalnego w drodze przetargu ustnego nieograniczonego stwierdzono: brak dokumentów potwierdzających, że informacje o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zostały ogłoszone w prasie lokalnej, brak udokumentowania, że wykaz wywieszony został na okres 21 dni w siedzibie urzędu, 9

brak zawiadomienia osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Powyższe narusza art. 35 ust. 1 i art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Kontrola wykazała również, że w protokołach sporządzonych z przeprowadzonych przetargów zawarto informację, że cenę sprzedaży należy wpłacić w terminie 28 dni od dnia przetargu, co jest niezgodne z art. 70 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Osoba odpowiedzialna inspektor M. M. wyjaśnił, że nieprawidłowości powstały przez nieuwagę. Kontrola w zakresie sprzedaży nieruchomości w trybie bezprzetargowym wykazała brak sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co jest niezgodne z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Inspektor M. M. wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia. Ponadto kontrolująca stwierdziła brak złożenia wniosków o nabycie nieruchomości przez osoby fizyczne, które nabyły nieruchomości w trybie bezprzetargowym, co jest niezgodne z art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Osoba odpowiedzialna inspektor M. M. wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała przez nieuwagę. Kontrola wykazała brak ustalenia w formie pisemnej procedur w zakresie procesów gromadzenia środków pieniężnych z tytułu sprzedaży nieruchomości oraz dokumentowania operacji związanych ze sprzedażą oraz nadzorem, co było niezgodne z obowiązującym do dnia 31 grudnia 2009 r. art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 oraz ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Wójt Gminy poinformował, że pracownik merytoryczny zostanie zobowiązany do sporządzenia stosownych procedur. Regulacje w powyższym zakresie od 1 stycznia 2010 r. określa art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W zakresie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste i trwały zarząd, które w 2009 r. wyniosły 39.438,05 zł, kontroli poddano dokumentację dotyczącą wszystkich 42 użytkowników wieczystych. Stwierdzono, że w 11 przypadkach użytkownikom naliczono i pobrano odsetki w wysokości niezgodnej z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1434). 10

Osoba odpowiedzialna A. P. inspektor w Referacie finansowym wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku ustawienia w programie komputerowym naliczania odsetek ustawowych z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek groszy. Kontrola ewidencji księgowej wierzytelności zabezpieczonych hipoteką wykazała, że nie jest prowadzona ewidencja tych wierzytelności na koncie 226 Długoterminowe należności budżetowe, co było niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 226, zawartymi w załączniku nr 2 obowiązującego do dnia 31 grudnia 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Od 31 lipca 2010 r. regulacje w powyższym zakresie zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Kierownik Referatu Finansowego A. W. wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia. W 2009 r. dochody Gminy z tytułu dzierżawy i najmu wyniosły 64.449,27 zł. Kontrolę realizacji tych dochodów przeprowadzono w oparciu o próbę 17 umów dzierżawy gruntów na cele rolnicze w miejscowości Mirostowice Dolne. Kontrola wykazała, że stawki czynszu za dzierżawę określane były na podstawie aktów prawnych regulujących sposób ustalania czynszu dzierżawnego dla nieruchomości rolnych skarbu Państwa, a ich stosowanie w jednostce nie wynikało z uregulowań wewnętrznych. W trakcie kontroli stwierdzono brak ustalenia w formie pisemnej procedur w zakresie procesów pobierania dochodów z tytułu dzierżawy oraz dokumentowania operacji związanych w tym zakresie, co było niezgodne z obowiązującym do 31 grudnia 2009 r. art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 oraz ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Regulacje w powyższym zakresie od 1 stycznia 2010 r. zawiera art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Ponadto kontrola wykazała, że nie jest dokonywana kontrola spełniania warunków zawartych umów przez dzierżawców, co jest niezgodne z postanowieniami 6 i 2 zawartych umów dzierżaw na grunty rolnicze. 11

Ze złożonych wyjaśnień przez M. M. - inspektora ds. gospodarki gruntami wynika, że przyczyną nieprawidłowości było nieprzestrzeganie postanowień zawartych umów dzierżaw. Kontrolująca stwierdziła, że dzierżawcom dokonano przypisu należności z tytułu czynszu dzierżawnego w innych kwotach niż kwoty wynikające z 7 zawartych umów dzierżaw, a w przypadku 3 umów dzierżaw nie ustalono czynszu dzierżawnego, pomimo iż uchwała Rady Gminy Żary nie przewiduje zwolnień w zakresie czynszu dzierżawnego. Inspektor M. M. wyjaśnił, że nieprawidłowości powstały w wyniku stosowania przepisów ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa. Kontrola wykazała, że w sprawach majątkowych przekraczających zakres zwykłego zarządu Rada Gminy Żary nie określiła zasad postępowania w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Kontrolująca ustaliła, że Wójt po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat zawierał kolejne umowy, których przedmiotem była ta sama nieruchomość, nie występując do rady gminy o wyrażenie zgodny na zawarcie kolejnych umów. Powyższe postępowanie narusza przepisy art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy o samorządzie gminnym. Z wyjaśnień inspektora ds. gospodarki gruntami M. M. wynika, że przyczyną nieprawidłowości było nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów. Kontrolująca ustaliła, że Wójt nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Powyższe narusza przepis art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Inspektor M. M. wyjaśnił, że nieprawidłowość powstała przez nieuwagę. Dochody z tytułu opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w 2009 r. wyniosły 122.210,27 zł. Kontrolująca ustaliła, że Wójt Gminy wydał 4 zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, pomimo braku wymaganych dokumentów, tj. decyzji Inspektora Sanitarnego, co jest niegodne art. 18 ust. 6 pkt 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). Odpowiedzialność za wydanie zezwoleń pomimo braku ww. dokumentów ponosi pełniący wówczas funkcję Wójta Gminy Żary. W zakresie ewidencji księgowej prowadzonej w wydziale Finansowym w księdze głównej ewidencja syntetyczna ustalono, że przypisy należności dokonywane były na podstawie wpłat, a nie na podstawie decyzji i złożonych oświadczeń - w przypadku osób kontynuujących działalność w tym zakresie - oraz stwierdzono brak ewidencji szczegółowej, 12

co jest niezgodne z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Powyższe naruszało również zasady funkcjonowania konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, określone w załączniku nr 2 obowiązującego do 30 lipca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Kierownik Referatu Finansowego A. W. wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku nieprawidłowej interpretacji przepisów. Od 31 lipca 2010 r. w powyższym zakresie obowiązuje rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Wójt Gminy nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli w zakresie pobierania opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz przekazywania informacji do wydziału finansowego, niezbędnych do prawidłowego ustalenia należności i zobowiązań z tego tytułu oraz sporządzenia sprawozdań. Powyższe było niezgodne z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w powyższym zakresie zawiera art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wójt wyjaśnił, że w związku z objęciem stanowiska z dniem 14 grudnia 2010 r. nie zdążył się jeszcze zorientować jakich przepisów wewnętrznych nie ma w urzędzie informując przy tym, że pracownik merytoryczny zostanie zobowiązany do sporządzenia stosownych procedur. Wydatki budżetu Gminy Żary zrealizowane zostały w wysokości 209.435,30 zł, co stanowiło 98,89 % planu po zmianach. Wynagrodzenia, w tym stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, ustalone zostały w prawidłowej wysokości, a składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy za każdy miesiąc 2009 r. odprowadzone zostały terminowo. Zwrot kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy Żary następował na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących 13

pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Kontrola wydatków na diety dla radnych Gminy Żary wykazała, że wszyscy radni złożyli w 2009 r. oświadczenia o stanie majątkowym terminowo, a wypłata diet nastąpiła w prawidłowych wysokościach. W zakresie wypłat diet dla sołtysów Gminy Żary nie stwierdzono nieprawidłowości. Jednak kontrolująca stwierdziła, że sołtysi otrzymywali nagrody uznaniowe przyznane przez Wójta. W wyniku powyższych działań wydatkowano tytułem nagród uznaniowych dla sołtysów w 2010 r. kwotę 8.000 zł, w 2009 r. kwotę 8.000 i w 2008 r. kwotę 7.000 zł. Przepisy art. 37b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym określają uprawnienia rady gminy do określenia zasad na jakich przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej przysługuje dieta i zwrot kosztów podróży służbowej. Przepisy tej ustawy ani inne przepisy nie przewidują wypłaty nagród uznaniowych dla sołtysów, stąd wypłacone sołtysom nagrody uznaniowe są świadczeniem nienależnym w rozumieniu art. 410 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Powyższe stanowi naruszenie przepisów art. 35 ust. 2 obowiązującej do dnia 31 grudnia 2009 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 1 stycznia 2010 r. w powyższym zakresie obowiązują przepisy art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Obowiązek zwrotu bezpodstawnie uzyskanej korzyści majątkowej oraz zasady zwrotu świadczenia nienależnego określają przepisy Księgi trzeciej, Tytuł V - Bezpodstawne wzbogacenie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Odpowiedzialność za bezpodstawną wypłatę nagród uznaniowych dla sołtysów ponosi pełniący wówczas funkcję Wójta Gminy Żary. Gmina Żary w 2009 r. przekazała dotację podmiotom spoza sektora finansów publicznych w łącznej kwocie 218.803,66 zł, na realizację zadań Gminy. Kontroli poddano dotacje udzielone w rozdziale 92605 w zakresie wspierania kultury fizycznej w kwocie 190.000 zł, którą Gmina Żary przekazała 15 podmiotom. Kontroli poddano udzielone dotacje 5 losowo wybranym podmiotom. Kontrola wykazała, że stosownie do postanowień 4 ust. 3 lit. c zawartych umów, podczas realizacji zadania podmioty dokonywały przesunięć środków określonych w kalkulacji kosztów pomiędzy poszczególnymi pozycjami. Przesunięcia te nie przekraczały określonej w umowie wysokości 10 % całości dofinansowanego zadania. 14

Kontrola wykazała również, że organ zlecający zadanie dokonał kontroli i oceny realizacji zadania w sposób nierzetelny, co jest niezgodne z art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna inspektor A. M. wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia. W 2009 r. Gmina Żary udzieliła 16 zamówień publicznych na usługi i roboty budowlane w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrolą objęto 4 zamówienia publiczne na roboty budowlane na realizację zadań pn.: Budowa oświetlenia drogowego na osiedlu domków jednorodzinnych w miejscowości Sieniawa Żarska o wartości 59.276,77 zł, Budowa sieci wodociągowej w miejscowości Mirostowice Dolne na działkach nr 569/4, 569/1. 584/1, 559/3 o wartości 41.431,55 zł, Przebudowa dróg gruntowych na terenie Gminy Żary o wartości 872.116,64 zł oraz Budowa części socjalnej do istniejącego budynku klubu wraz z przyłączami w Miłowicach Gmina Żary o wartości 94.758,03 zł. W postępowaniu pn. Budowa oświetlenia drogowego na osiedlu domków jednorodzinnych w miejscowości Sieniawa Żarska, przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przedmiot zamówienia został określony w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisy art. 29 ust. 1-3 tej ustawy. Zgodnie z tymi zasadami zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a stosownie do art. 29 ust. 1-3 ustawy Prawo zamówień publicznych przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w tym przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny". Jak wykazała prowadzona kontrola, w załącznikach do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zamawiający wskazał znaki towarowe oraz nazwę producenta towarów. Również w postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Dobudowę części socjalnej do istniejącego budynku klubu wraz z przyłączami w Miłowicach Gmina Żary, przedmiot zamówienia został określony w sposób naruszający zasady uczciwej 15

konkurencji, o których mowa w art. 7 ust. 1 i art. 29 ust. 1-3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jak wykazała prowadzona kontrola w załącznikach do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zamawiający wskazał znaki towarowe oraz dostawcę. Pełniący wówczas funkcję Wójta Gminy Jan Dżyga w złożonych wyjaśnieniach stwierdził, że nieprawidłowości w wyżej opisanych postępowaniach powstały w wyniku niedopatrzenia. Na podstawie książki korespondencji prowadzonej w sekretariacie Urzędu Gminy oraz dokumentacji znajdującej się w aktach sprawy kontrolująca ustaliła - w przypadku wszystkich przyjętych do kontroli postępowań - brak potwierdzenia w wyznaczonym terminie wpływu jakichkolwiek ofert oraz brak kopert zaadresowanych na adres Zamawiającego, co uniemożliwia stwierdzenie terminowego złożenia ofert. Postępowanie powyższe naruszało, obowiązujący do 31 grudnia 2010 r., 6 ust. 11 Załącznika do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Inspektor J. J. wyjaśniła, że nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia, a Przewodnicząca Komisji Przetargowej - K. M. złożyła oświadczenie, że oferty wpłynęły w terminie wskazanym w SIWZ oraz w ogłoszeniach. Obecnie w ww. zakresie obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Kontrolująca ustaliła również, że w postępowaniach: Budowa sieci wodociągowej w miejscowości Mirostowice Dolne na działkach nr 569/4, 569/1, 584/1, 559/ 3 oraz Budowa oświetlenia drogowego na osiedli domków jednorodzinnych w miejscowości Sieniawa Żarska Zamawiający dokonał zwrotu kwoty wniesionego zabezpieczenia wykonania umowy, tj. 4.149,38 zł i 1.450,10 zł bez odsetek wynikających z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane co jest niezgodne z art. 148 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kierownik Referatu Finansowego A. W. wyjaśniła, że przyczyną nieprawidłowości był brak znajomości przepisów regulujących tę kwestię. Gminne jednostki organizacyjne, w szczególności: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żarach, Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Żarach, Szkoła Podstawowa w Bieniowie, Szkoła Podstawowa w Grabiku, Szkoła Podstawowa w Lubanicach, Szkoła Podstawowa w Olbrachtowie, Szkoła Podstawowa w Mirostowicach Dolnych Filia w Mirostowicach Górnych, Szkoła Podstawowa w Olszyńcu, Szkoła 16

Podstawowa w Sieniawie Żarskiej, Szkoła Podstawowa w Złotniku, Gimnazjum Nr 1 w Bieniowie, Gimnazjum Nr 2 w Mirostowicach Dolnych, Gimnazjum Nr 3 w Grabiku i Gminna Biblioteka Publiczna w Bieniowie - nie mają prawnie uregulowanej formy władania nieruchomościami, określonej w art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Wójt Gminy wyjaśnił, że w związku z objęciem stanowiska Wójta Gminy Żary z dniem 14 grudnia 2010 r. nie zdążył się zorientować jaki jest stan prawny w zakresie mienia komunalnego. W zakresie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych nieprawidłowości nie stwierdzono. Na dzień 31 grudnia 2009 r., stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, przeprowadzona została inwentaryzacja drogą uzyskania od banku potwierdzeń sald i porównania ich z zapisami w księgach rachunkowych jednostki. Inwentaryzację składników majątkowych Gminy przeprowadzono w terminie i z częstotliwością określoną w art. 26 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji zostały powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych i udokumentowane, stosownie do art. 27 ust. 1 powyższej ustawy. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne zostały wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych 2009 r., stosownie do art. 27 ust. 2 ww. ustawy. W wyniku kontroli prawidłowości sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnego ustalono, że przedmiotowa informacja nie zawierała danych dotyczących innych niż własność praw majątkowych, w tym w szczególności o ograniczonych prawach rzeczowych, wymaganych art. 180 pkt 2 lit. a obowiązującej do dnia 31 grudnia 2009 r. ustawy dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 1 stycznia 2010 r. obowiązuje w tym zakresie art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. Kontrola wykorzystania dotacji na realizację zadań własnych w paragrafie 2030 została przeprowadzona w ramach rozdziału 85219 w łącznej kwocie 129.875 zł. Ustalono, że dotacja została wykorzystana w całości zgodnie z przeznaczeniem. W zakresie rozliczeń finansowych Gminy Żary z jej jednostkami organizacyjnymi nie stwierdzono nieprawidłowości. 17

Przedstawiając powyższe uwagi na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do obowiązku określonego w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 2. Dokonywanie zapisów księgowych na kontach wskazanych w zakładowym planie kont oraz zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 3. Sporządzanie dowodów księgowych zawierających co najmniej dane określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 4. Podczas dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych zbiorczych przestrzeganie wymogu aby dowody źródłowe były w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, stosownie do art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. 5. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych w sposób określony w art. 23 ustawy o rachunkowości. 6. Przestrzeganie wymogów określonych w przepisach art. 24 ust. 3 i ust. 4 ustawy o rachunkowości, w celu zapewnienia bezbłędnego i sprawdzalnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. 7. Dokonywanie wydatków publicznych w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 8. Prowadzenie ewidencji szczegółowej konta 201 w sposób zapewniający ustalenie należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów, stosownie do wymogów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej 18

9. Rzetelne dokonywanie czynności sprawdzających, o których stanowi art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). 10. Dokonywanie przypisu należności podatkowych w wysokości wynikającej z deklaracji, zgodnie z art. 21 2 ustawy Ordynacja podatkowa i 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) oraz zobowiązanie inkasentów do dokonywania poboru podatków na podstawie kwitariuszy przychodowych, stosownie do 28 ust. 1 tego rozporządzenia. 11. Zaokrąglanie wynagrodzenia inkasentom, zgodnie z art. 63 1 ustawy Ordynacja podatkowa. 12. Prowadzenie ewidencji księgowej rozrachunków z inkasentami w zakresie poboru podatków, zgodnie z 10 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego. 13. Przeprowadzanie kontroli inkasentów w zakresie wywiązywania się z obowiązku poboru opłaty targowej, stosownie do art. 281 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa. 14. Podawanie do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 15. Zawiadamianie osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. 16. Ustalanie terminu wniesienia wadium zgodnie z 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.). 17. Egzekwowanie składania wniosków o nabycie nieruchomości przez osoby fizyczne w trybie bezprzetargowym, stosownie do art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. 18. Naliczenie i pobieranie odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu użytkowania wieczystego w wysokościach wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19

4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1434). 19. Prowadzenie ewidencji wierzytelności zabezpieczonych hipoteką na koncie 226 Długoterminowe należności budżetowe zgodnie z zasadami prowadzenia tego konta, zawartymi w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 20. Dokonywanie kontroli w zakresie przestrzegania warunków umowy dzierżawy w przypadkach wprowadzenia takich wymogów do postanowień umowy. 21. Określanie wysokości czynszu dzierżawnego, zgodnie z postanowieniami umów oraz ustalonymi przepisami wewnętrznymi w tym zakresie. 22. Dokonywanie nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). 23. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, stosownie do art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. 24. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie wniosku przedsiębiorcy zawierającego wszystkie dokumenty określone w art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). 25. Dokonywanie przypisów należności z tytułu opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na podstawie decyzji i złożonych oświadczeń stosownie do art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości. 26. Przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 27. Opisywanie przedmiotu zamówienia w sposób określony w art. 29 ustawy Prawo zamówień publicznych. 20

28. Udzielanie zamówienia publicznego wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 7 ust. 3 tej ustawy. 29. Dokonywanie zwrotu kwoty wniesionego zabezpieczenia wykonania umowy wniesionego w pieniądzu, w sposób określony w art. 148 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. 30. Podjęcie działań w celu wyegzekwowania zwrotu wypłaconych w latach 2008 2010, bez podstawy prawnej nagród dla sołtysów, stosownie do przepisów Księgi trzeciej, Tytuł V. Bezpodstawne wzbogacenie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 31. Przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji w sposób określony przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 32. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne, stosownie do art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. 33. Sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego zawierającą wszystkie dane określone w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 34. Ustalenie w przepisach wewnętrznych procedur pobierania dochodów, zgodnie z przepisami o kontroli zarządczej określonymi w art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 21