Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Analiza wdroŝenia u klienta Firma Soft-DC wdroŝyła oprogramowanie biznesowe Microsoft, aby usprawnić obieg informacji i zarządzanie zasobami ludzkimi. Dane ogólne: Kraj: Polska Sektor: Branża informatyczna Informacje o kliencie Soft-DC to usługowohandlowa firma komputerowa działająca na terenie Kępna i ościennych powiatów. Specjalizuje się w realizacji kompleksowych rozwiązań informatycznych. Sytuacja Wzrost liczby obsługiwanych klientów oraz za tym idące poszerzenie oferty i zwiększenie zatrudnienia spowodowało konieczność gromadzenia i przetwarzania coraz to większej ilości informacji. Rozwiązania stosowane dotychczas nie umożliwiały efektywnego współdzielenia posiadanych zasobów, a o zdalnym dostępie i pracy grupowej w ogóle nie było mowy. Rozwiązanie Microsoft Windows Small Business Server 2003, Microsoft Server 2003 oraz Microsoft SQL Server 2000 to rozwiązania, które zaspokoiły obecne potrzeby firmy Soft-DC KOMPUTERY i umożliwiły rozwijanie usług wraz z rosnącymi oczekiwaniami. Korzyści Wygodne środowisko pracy grupowej Wydajna i stabilna platforma Skalowalna baza danych Wydajne usługi terminalowe Po pierwszej prezentacji rozwiązań opartych o Microsoft Small Business Server wiedziałem że ta technologia umożliwi nam rozwiązanie problemów i przełamanie barier ograniczających nasze możliwości rozwojowe. Waldemar Guziałek - współwłaściciel firmy Soft-DC Soft-DC jest firmą, która bardzo intensywnie rozwija usługi oferowane swoim klientom. Firma nie ogranicza się do pośrednictwa w sprzedaży gotowych produktów. Spółka projektuje i realizuje rozwiązania informatyczne dopasowane do potrzeb nabywców. Ta oferta wyróżnia ją wśród firm na rynku z którymi od lat skutecznie konkuruje. Zarząd firmy informatycznej zdawał sobie sprawę, że kluczem do jej sukcesu na rynku jest nic innego, niż posiadanie odpowiednio zorganizowanego zaplecza informacyjnego, który będzie w stanie gromadzić i udostępniać coraz to większą ilość danych. Oprogramowanie używane przez serwis i konsultantów pracujące na bazie Firebird, pomimo wielkiego nakładu czasu i środków finansowych, ciągle nie spełniało oczekiwań. Dlatego zdecydowano się wdrożyć Microsoft Windows Small Business Server 2003 oraz bazę danych Microsoft SQL Server 2000.
W sytuacji gdzie znaczna część pracy jest wykonywana u klientów, możliwość skorzystania z zasobów zgromadzonych w firmowej bazie wiedzy dzięki usługom terminalowym to dla nas możliwość nie do przecenienia. Informacja o firmie Soft-DC to usługowohandlowa firma komputerowa działająca na terenie Kępna i ościennych powiatów. Spółka ma w swojej ofercie gotowe produkty (sprzęt i oprogramowanie), ale specjalizuje się w realizacji kompleksowych rozwiązań informatycznych. Pracownicy Soft-DC KOMPUTERY są w stanie zaprojektować i wdrożyć rozwiązania informatyczne dla klientów biznesowych, dostosowane do ich potrzeb i specyfiki danej branży. Region Kępna, który aktualnie stanowi główne pole działalności spółki, jest znany jako Zagłębie meblowe. Jest tu wiele firm z branży meblowej, które bardzo intensywnie się rozwijają. Firmy te okres zakupów komputerów i podstawowych programów mają już za sobą. Teraz poszukują partnerów w dziedzinie informatyki, którzy będą w stanie zaproponować rozwiązania, dzięki którym będą mogły obniżyć koszty i podniosą efektywność działalności całej firmy. Właśnie na takich klientów najbardziej liczy Soft-DC. Spółka reorganizuje swoja strukturę oraz szkoli pracowników tak, aby móc zaoferować firmom kompletny pakiet usług o najwyższej jakości. Aktualnie firma zatrudnia osiem osób, w tym 6 konsultantów, którzy często pracują u klientów, projektując lub nadzorując realizację projektów. Sytuacja Soft-DC, jak przystało na firmę z branży informatycznej, intensywanie wykorzystywała komputery do prowadzenia działalności. W firmie funkcjonowała sieć łącząca wszystkie stanowiska robocze oraz mechanizm grupy roboczej, ułatwiajacy wymianę plików. Zatrudnieni przez firmę konsulatnaci korzystali z notebooków. Najważniejszym projektem informatycznym Soft-DC KOMPUTERY, był własna baza wiedzy w której gromadzono informacje techniczne na temat oferowanego i wdrażanego oporgramowania. Cel, w jakim tworzono to archiwum informacji wyjaśnia Waldemar Guziałek, współwłaściciel firmy - Prowadząc firmę komputerową z dala od ośrodków akademickich trudno jest o pozyskanie wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dlatego we własnym zakresie, a także korzystając z ofert firm szkoleniowych ciągle podnosimy swoje kwalifikacje. By wiedza uzyskana na szkoleniach nie stała się domeną jednej osoby musimy budować bazę wiedzy, która umożliwi dostęp do niej każdemu pracownikowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu bez względu na miejsce i czas, gdzie w danej chwili się znajduje. Baza danych działała na platformie Firebird. Jednak to rozwiązanie z biegiem czasu, przestało spełniać oczekiwania Soft-DC KOMPUTERY. Firebird okazał się zbyt mało elestyczny i skalowany. Poza tym nie można było zapewnić zdalnego dostępu do danych w efekcie operujący w terenie pracownicy firmy byli odcięci od informacji. Brak było także usługi katalogowej, pozwalajacej na centralne zarządznie siecią i uproszczenie administracji a zarazem ograniczenie ponoszonych na nią nakładów finansowych. Sieć działała na razie sprawnie, ale jej dalszy rozwój (w miarę przyjmowania do pracy kolejnych osób), był praktycznie niemożliwy. Problemy sprawiała także organizacja pracy firmy a dokładniej zarządzanie zasobami ludzkimi i koordynacja pracy. Grafik konsultantów, rezerwacje samochodów, koordynowanie zakupów, zgłoszenia serwisowe i zlecenia produkcyjne były rejestrowane przez zakupiony system wspierania serwisu Zebra. W chwili zakupu sprogram spełniał oczekiwania firmy. Jednak z czasem okzało się, że nie sposób efektywnie przechować w systemie informacji o coraz wiekszej liczbie klientów, zadań i planów. Coraz częściej zaczęły zdarzać się problemy z uzgodnieniami terminów. Zatrudnienie wzrosło, część pracowników całymi dniami
Usługi terminalowe, Intranet oparty o SharePoint i całe dobrodziejstwo jakie daje umożliwienie pracy grupowej i dostęp do danych spoza firmy, to były te elementy, które już na początku użytkowania stały się kluczowym elementem nowego środowiska. była poza firmą i dopóki nie wrócili nie można było efektywnie zaplanować podziału zadań na kolejne dni bo nie było wiadomo co ustalili ze swoimi klientami, na kiedy umówili kolejne wizyty, jaki wygląda ich kalendarz. tłumaczy Waldemar Guziałek. Problemem stała się więc roproszona struktura systemu informatycznego. To co sprawdzało się w małej firmie, w przypadku wieloosobowego przesiębiorstwa tylko utrudniało prace. Coraz więcej czasu pracownicy tracili na ustna i telefoniczną koordynację zadań. Dochodziło do przekładania terminów, groziły opóźnienia w realizacji projektów, co mogło spowodować utratę zaufania do firmy wśród klientów. Sytuacja stawała się coraz bardziej irytująca. Zaczęliśmy szukać rozwiązania, które sprosta naszym wymaganiom i nie zrujnuje nas finansowo podsumowuje sytuację Waldemar Guziałek. Podsumowując, firma potrzebowała: nowoczesnej bazy danych systemu koordynacji prac i zarządzania zasobami mechanizmu zdalnego dostępu do danych systemu zarządzania siecią informatyczną systemu CRM Rozwiązanie Po pierwszej prezentacji rozwiązań opartych o Microsoft Windows Small Business Server 2003 wiedziałem, że ta technologia umożliwi nam rozwiązanie problemów i przełamanie barier ograniczających nasze możliwości rozwojowe - wspomina Waldemar Guziałek. Pozostawało jeszcze opracować plan wdrożenia oraz zastosowania poszczególnych komponentów zintegrowanego oprogramowania biznesowego Microsoft. Zdecydowano się na użycie: Microsoft Windows Server 2003 zainstalowanego na dwóch serwerach. Pierwszy pełni funkcje kontrolera domeny Microsoft Active Directory i środowisko pracy innych aplikacji. Dzięki temu możliwe stało się centralne zarządzanie siecią informatyczną firmy. Na drugim serwerze uruchomiono usługi terminalowe, dzięki którym pracownicy zyskali dostęp do zasobów informatycznych firmy spoza biura. Microsoft SQL Server 2000 program bazodanowy służy do przechowywania kluczowych informacji firmy (bazy wiedzy) a także współpracuje z aplikacją sprzedażową i księgową. Microsoft SharePoint Services platforma pracy grupowej. Utworzone witryny intranetowe pozwalają komunikować się pracownikom, publikować ważne informacje i raportować wykonywanie zadań. Microsoft ISA Server 2000 narzędzie zabezpiecza połączenia internetowe firmy. Umożliwia bezpieczny dostęp do sieci LAN, dzięki kanałom komunikacji VPN. Microsoft Exchange Server 2003 to uniwersalna platforma pracy grupowej zaprojektowana specjalnie do współpracy z platformą serwerową Windows Server 2003. Microsoft Office Outlook 2003 zintegrowane rozwiązanie do zarządzania wiadomościami e-mail, harmonogramami, zadaniami, notatkami, kontaktami i innymi informacjami. Microsoft Dynamics CRM 3.0 narzędzie do zarządzania kontaktami z klientami. Jest aktualnie wdrażane w firmie Soft-DC KOMPUTERY. Sytuacja obecna Pierwszy etap wdrożenia obejmujący instalację i konfigurację najważniejszych elementów pakietu, zakończył się w przewidzianym czasie i bez problemów. Wdrożenie pokierowano tak, aby już na samym początku uzyskać jak największy efekt. Pracownicy firmy, zaczęli
Wykorzystanie dwóch rozwiązań w miejsce jednego zdecydowanie obniża nakłady na administrację. Dlatego możliwość zastosowani tak funkcjonalnego narzędzia, jak SQL Server, była dla nas bardzo ważna. od razu korzystać z możliwości jakie daje Small Business Server 2003. Użytkownicy poczuli nową jakość już po kilku dniach pracy w nowym środowisku, choć był to dopiero początek wdrażania poszczególnych usług zaznacza Waldemar Guziałek. Wdrożenie trwa nadal. Firma Soft-DC KOMPUTERY planuje dalszy rozwój struktury informatycznej. Dodawane są nowe usługi system został ostatnio uzupełniony o zupełnie nowe narzędzie CRM 3.0. Korzyści Dzięki doświadczeniu w implementacji systemów informatycznych, firma Soft-DC KOM- PUTERY s.c była w stanie w pełni wykorzystać możliwości Small Business Server i zmaksymalizować korzyści z zastosowania oprogramowania biznesowego. Najbardziej dostrzegalne zmiany w funkcjonowaniu firmy wprowadziła platforma pracy grupowej SharePoint Services. Portale intranetowe pozwalają pracownikom szybko wymieniać informacje, publikować plany działania i sygnalizować problemy. Daje to znaczna oszczędność czasu zamiast wysłać do każdej zainteresowanej osoby e-maila czy też telefonicznie ustalać szczegóły, wystarczy zamieścić wiadomość na portalu intranetowym. Co więcej, współdzielenie danych w portalach SharePoint daje to pewność, że informacje trafią do właściwej osoby. SharePoint został tak skonfigurowany, że za pomocą e-maili informuje zainteresowane osoby (na przykład przypisane do konkretnego projektu), o fakcie powstania nowego dokumentu czy też o pojawieniu się nowego terminu wizyty. Dzięki kalendarzom w portalu SharePoint zainteresowany konsultant jest automatycznie powiadamiany o kolejnym terminie, który go dotyczy. Takie rozwiązanie w 100% wyeliminowało problemy z synchronizacją między poszczególnymi pracownikami podsumowuje zmiany Waldemar Guziałek. Nastąpiło także uporządkowanie i uproszczenie struktury informatycznej. Active Directory pozwala łatwo kontrolować sieć i wszystkie podłączone do niej komputery. Teraz wprowadzenie zmian w konfiguracji czy opublikowanie danych, trwa sekundy, a nie godziny. Dzięki temu zarządzenia systemem IT własnego przedsiębiorstwa nie zajmuje już cennego czasu pracowników. Korzystne okazało się też wprowadzenie bazy SQL Server zastąpiła ona rozwiązania Firebird oraz MSDE. Wykorzystanie dwóch rozwiązań w miejsce jednego zdecydowanie obniża nakłady na administrację. Dlatego możliwość zastosowani tak funkcjonalnego narzędzia, jak SQL Server, była dla nas bardzo ważna dodaje Waldemar Guziałek. Kolejnym rozwiązaniem, które od razu dało odczuć nową jakość były usługi Microsoft Windows Terminal. Serwer Windows Server 2003 zapewnia zdalny dostęp do bazy wiedzy firmy Soft-DC Dzięki temu pracownicy nawet przebywając u klientów mogą sprawdzać informacje, czy też znaleźć rozwiązanie problemów pojawiających się podczas wdrożeń. W sytuacji gdzie znaczna część pracy jest wykonywana u klientów, możliwość skorzystania z zasobów zgromadzonych w firmowej bazie wiedzy dzięki usługom terminalowym to dla nas możliwość nie do przecenienia cieszy się Waldemar Guziałek. Usługi terminalowe pozwalają bowiem wyeliminować powtarzanie czynności. Gdy pracownik przebywając u klienta próbuje rozwiązać problem, może zerknąć do bazy wiedzy i sprawdzić czy ktoś nie poradził sobie z tym wcześniej. Zwiększa to wydajność pracy i jednocześnie podnosi prestiż firmy w oczach klientów. Small Business Server przyczynił się także do podniesienia bezpieczeństwa informatycznego firmy. Wszystkie dane (na przykład zawartość portali intranetowych, baz danych) są zgromadzone w jednym miejscu i mogą być w odpowiedni sposób chronione i archiwizowane. Tą funk-
Dzięki kalendarzom w portalu SharePoint zainteresowany konsultant jest automatycznie powiadamiany o kolejnym terminie, który go dotyczy. Takie rozwiązanie w 100% wyeliminowało problemy z synchronizacją między poszczególnymi pracownikami. cjonalność zapewniają komponenty wbudowane w Windows Server 2003. Ważną korzyścią, jest również możliwość centralnego wyznaczani polityki bezpieczeństwa dla komputerów klienckich i 100% ochrona sieci przed atakami, jaką zapewnia ISA Server. Podsumowanie Właściciele firmy są tak zadowoleni z wdrożenia oprogramowania biznesowego Microsoftu, że planują zaoferowanie własnym klientom opartych na nim rozwiązań. Nasi klienci dopytują się o możliwość organizacji pracy grupowej. Oprogramowanie, które oferujemy swoim klientom bardzo dobrze pracuje w środowisku terminalowym Microsoft Dzięki jego zastosowaniu będziemy łączyć oddziały naszych klientów tak, aby w centrali na bieżąco kierownictwo mogło na ekranach swoich monitorów obserwować, jak firma działa, a co najważniejsze - aby mogli odpowiednio szybko zareagować w sytuacji, gdy taka reakcja jest potrzebna. Więcej informacji Bliższe informacje dotyczące Soft-DC Komputery s.c. można znaleźć na stronie www.soft-dc.pl Bliższe informacje dotyczące produktu Microsoft Small Business Server 2003 można znaleźć na stronie: www.microsoft.com/poland/windowsserver2003/sb s/default.mspx Pokazuje to, że Small Business Server jest elastyczną platformą, którą można dostosować do potrzeb praktycznie każdej firmy. Podstawową zaletą rozwiązania Microsoft jest jego integralność i rozbudowane narzędzia do współdzielenia informacji oraz komunikacji w obrębie firmy i z klientami. Dziś informacja to pieniądz. Kto ma informacje (a w szczególności kto ma ją szybciej) skutecznie może konkurować na coraz trudniejszym rynku konkluduje Waldemar Guziałek. Oprogramowanie i usługi: Produkty: - Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition, - Microsoft SQL Server 2000, - Microsoft Exchane Server 2003, - Microsoft Windows SharePoint Services 2003, - Microsoft Office Outlook 2003, - Microsoft ISA Server 2000, - Microsoft Dynamics CRM 3.0. Technologie: - Active Directory, - praca grupowa, - centrala baza danych, - usługi terminalowe, - bezpieczeństwo informatyczne Niniejsze studium przypadku służy wyłącznie celom informacyjnym. Aktualne nazwy przedsiębiorstw i produktów wymienionych w tekście opracowania mogą być zastrzeżonymi znakami towarowymi ich właścicieli.