REGULAMIN PROJEKTU Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej realizowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego
1 Informacje o projekcie 1.1 Projekt Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej realizowany jest przez Lidera projektu - Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej, ul. Rolna 19/3 (Lider) i Partnera Fundację Kształcenia Ustawicznego PERITIA ul. Grottgera 16/1, Poznań 60-758 na podstawie umowy o dofinansowanie UDA-POKL.05.04.02-00-A25/11-00 zawartej z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. 1.2 Warunki i sposób współpracy reguluje Umowa Partnerska z dnia 03.10.2011 r. 1.3 Biuro Projektu znajduje się w siedzibie Lidera, tj. Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej, Ośrodku Regionalnym w Poznaniu przy ul. Rolnej 19/3. 1.4, Priorytet V Dobrze rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału III sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego. 2 Definicje Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o : 2.1 Projekcie należy przez to rozumieć projekt: Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej 2.2 Regionalne Centrum NGO centrum wsparcia działalności NGO. 2.3 Regulaminie- należy przez to rozumieć regulamin projektu 2.4 Team coaching zajęcia realizowane w ramach projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej, rozwijające indywidualne kompetencje, kształtujące postawy pozwalające na samodzielne, skuteczne odnajdywanie się w nowej sytuacji. 2.5 Warsztaty należy przez to rozumieć zajęcia warsztatowe realizowane w ramach projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej, 2.6 Seminaria Zajęcia tematyczne uzupełniające team coaching i warsztaty. 2.7 Konferencje spotkania organizowane realizowane w ramach projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej w większych miastach Wielkopolski, której celem jest poprawa komunikacji, wymiana informacji i doświadczeń NGO i JST oraz partnerów. 2.8 Beneficjenci uczestnicy/czki szkoleń, przez to rozumiemy kobiety/mężczyzn będących przedstawicielami organizacji pozarządowych (członkowie, wolontariusze, pracownicy) oraz zatrudnionych w jednostkach samorządu terytorialnego (JST), działających na terenie Wielkopolski, którzy/e po spełnieniu wymogów określonych w Regulaminie zostali/ły zakwalifikowani/e do uczestnictwa w Projekcie. 2.9 NGO w projekcie należy przez to rozumieć organizacje pozarządowe, nie prowadzące działalności gospodarczej, zarejestrowane na terenie Wielkopolski
3 Założenia projektu 3.1 Projekt stanowi odpowiedź na konkurs nr DWF_5.4.2_7_2011 ogłoszony przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej 3.2 Projekt realizowany jest od 01.01.2012 do 30.04.2014. 3.3 Celem głównym projektu jest wzmocnienie potencjału NGO, poszerzenie wiedzy na temat III sektora oraz promocja działań partnerskich poprzez uruchomienie i funkcjonowanie Regionalnego Centrum NGO, centrum spotkań, wymiany wiedzy, rozwoju dobrych praktyk, współpracy NGO (think tank regionu) oraz wspieranie rozwoju NGO poprzez usługi doradcze do I poł. 2014r. 3.4 Cele szczegółowe Projektu to: a) wzmocnienie potencjału NGO i rozwój Regionalnego Centrum NGO b) poprawa komunikacji, wymiany informacji i doświadczeń NGO, JST oraz partnerów c) podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności kobiet i mężczyzn będących przedstawicielami NGO i pracownikami JST poprzez organizację szkoleń i warsztatów d) opracowanie diagnozy stanu kooperacji NGO-JST oraz rekomendacji dalszych działań poprzez badanie oraz udział w konferencjach e) stworzenie planu współpracy i rozpoczęcie jego realizacji pomiędzy Centrum NGO a ośrodkiem wspierania ekonomii społecznej z terenu Wielkopolski. 3.5 Rezultaty projektu Cel główny projektu: wzmocnienie potencjału NGO, poszerzenie wiedzy na temat III sektora oraz promocja działań partnerskich poprzez uruchomienie i funkcjonowanie Regionalnego Centrum NGO, centrum spotkań, wymiany wiedzy, rozwoju dobrych praktyk, współpracy NGO (think tank regionu) oraz wspieranie rozwoju NGO poprzez usługi doradcze do I poł. 2014r. Wskaźnik pomiaru celu cel główny Liczba przedstawicieli NGO, którzy ukończyli udział w projekcie w ramach projektu Liczba przedstawicieli JST, którzy ukończyli udział w projekcie w ramach projektu Liczba korzystających ze wsparcia w ramach projektu Liczba instytucji działających na rzecz NGO, które były objęte wsparciem Wartość docelowa wskaźnika O 760 296 1356 1
Cele szczegółowe wzmocnienie potencjału NGO i rozwój Centrum NGO w terminie do 04.2014 Poprawa komunikacji, wymiany informacji i doświadczeń NGO, JST oraz partnerów w terminie do 03.2014 Podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności członków/pracowników NGO oraz JST poprzez organizację szkoleń, warsztatów w terminie do 03.2014 Opracowanie diagnozy stanów kooperacji NGO-JST oraz rekomendacji do dalszych działań do 04.2014 Stworzenie planów współpracy i rozpoczęcie jego realizacji pomiędzy Centrum NGO a ośrodkiem wspierania ekonomii społecznej z terenów Wielkopolski Wskaźniki pomiaru celów szczegółowych Liczba przedstawicieli NGO, którzy ukończyli udział w projekcie w ramach projektu Liczba przedstawicieli JST, którzy ukończyli udział w projekcie w ramach projektu Liczba instytucji działających na rzecz NGO, które były objęte wsparciem Liczba osób korzystających z portalu wiedzy nt. NGO s (liczba wejść na stronę) Liczba osób korzystających z portalu wiedzy nt. NGO s (liczba wejść na stronę) Liczba przedstawicieli NGO, którzy ukończyli udział w projekcie w ramach projektu Liczba przedstawicieli JST, którzy ukończyli udział w projekcie w ramach projektu Wartość docelowa wskaźnika O 976 380 1 3400 3400 230 Liczba osób działających w NGO, które były objęte 1000 badaniem Liczna osób które otrzymały VADEMECUM 200 Liczba instytucji działających na rzecz NGO, które 1 były objęte wsparciem 1 Liczba planów współpracy 90
4 Zakres usług oferowanych w Projekcie 4.1 Udział w projekcie jest bezpłatny i dobrowolny. 4.2 Projekt zakłada objęcie wsparciem EFS w sumie 1356, w tym 976 przedstawicieli/ek NGO i 380 przedstawicieli/ek JST. W Projekcie przewidziano realizację poniższego programu: a) stworzenie Regionalnego Centrum Rozwoju NGO jako miejsca służącego wymianie informacji, doświadczeń, dzielenia się wiedzą i promocji ekonomii społecznej poprzez świadczenie usług doradczych m.in. prawnych, księgowych, marketingowych, kadrowych w zakresie działań podejmowanych przez NGO - liczba osób korzystających z doradztwa 736 (736 h łącznie) b) portal wiedzy dla NGO z terenu woj. wielkopolskiego łączna liczba wejść: m.in. 3 400 c) Moduł I COACHING i WARSZTATY TEAM COACHING (śr. 4 godz. ) to proces ukierunkowany na wsparcie w dokonywaniu zmian w sposób najbardziej zbliżony do indywidualnych potrzeb i oczekiwań; coaching wydobywa to, co w ludziach najlepsze i wspiera ich w rozwoju! oraz WARSZTATY (4 dni, 1 warsztat =8 godz. szkoleniowych): - Warsztat 1 dobrej komunikacji - Warsztat 2 prowadzenia dyskusji - Warsztat 3 kreatywność drogą do rozwoju i nowych rozwiązań - Warsztat 4 zarządzania zmianą i pro-aktywnego myślenia i działania albo moduł II DORADZTWO, m.in. - usługi w zakresie współpracy z NGO - usługi w zakresie wspierania NGO w pozyskiwaniu funduszy - usługi w zakresie wolontariatu (zasady; motywacja wolontariuszy) - usługi w zakresie zarządzania organizacją, zespołem - usługi w zakresie projektów - usługi w zakresie e-promocji (media społecznościowe np. facebook, goldenline, LinkedIn) - usługi prawne - usługi księgowe - usługi marketingowe - usługi kadrowe d) Seminaria tematyczne 12 spotkań e) Konferencje łącznie 10 konferencji, w tym 2 w Poznaniu (otwierająca i podsumowująca), pozostałe w większych miastach Wielkopolski (1 konf. = min. 30 osób) 4.3 Formy wsparcia, o których mowa w ust. 4.2 będą się odbywać na podstawie szczegółowego harmonogramu projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej. Harmonogram zajęć dostępny będzie w Regionalnym Centrum Rozwoju NGO w Poznaniu, ul Mickiewicza 5, w siedzibie fundacji Lidera oraz na stronach internetowych Lidera projektu: www.poznan.frdl.pl, Partnera, oraz na portalu wiedzy www.centrumngopoznan.pl 4.4 Do projektu może przystąpić maksymalnie 5 osób z jednej instytucji lub organizacji. 4.5 Organizator projektu zastrzega sobie w uzasadnionych przypadkach prawo do zmiany ustalonego harmonogramu. 4.6 Osoba z danej instytucji może skorzystać z modułu I lub modułu II.
5 Zasady uczestnictwa w Projekcie 5.1 Rekrutacja z poszanowaniem polityki równych szans Unii Europejskiej rozpocznie się w lutym 2012 r. do lutego 2014 (nabór ciągły do kolejnych grup) 5.2 Nadzór nad prawidłowym przebiegiem rekrutacji sprawuje koordynator projektu. 5.3 Uczestnikami projektu mogą być przedstawiciele/lki NGO nie prowadzących działalności gospodarczej zarejestrowane na terenie Wielkopolski oraz przedstawiciele/lki JST z tego samego obszaru. 5.4 Osoby zakwalifikowane do udziału w projekcie uczestniczą w formach wsparcia zgodnie z Zakresem usług oferowanych w Projekcie (pkt 4.2) 5.5 Wynik procedury rekrutacyjnej zostanie zapisany protokołem potwierdzającym zakwalifikowanie uczestników/czek do udziału w projekcie 5.6 Każdy uczestnik, który zostanie zakwalifikowany do udziału w projekcie zostanie powiadomiony o tym fakcie drogą elektroniczną albo telefoniczną 5.7 Pracownicy/czki, którzy nie przeszli pozytywnie procesu rekrutacji z powodu braku miejsc, zostaną umieszczeni na liście rezerwowej. 5.8 W przypadku małej liczby osób zainteresowanych uczestnictwem w poszczególnych formach wsparcia istnieje możliwość przedłużenia procesu rekrutacji. 5.9 Osoba, która pomyślnie przejdzie proces rekrutacji podpisuje Deklarację uczestnictwa w projekcie, oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem, oświadczenie o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach projektu niezbędnych do jego realizacji (w tym: rekrutacji, organizacji szkoleń, monitoringu, ewaluacji oraz Podsystemu Monitoringu Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości uczestnictwa w Projekcie. 6 Prawa i obowiązki uczestników/czek w projekcie 6.1 Prawa i obowiązki uczestników i uczestniczek projektu reguluje niniejszy regulamin. 6.2 Każdy Uczestnik i uczestniczka Projektu ma prawo do: a. udziału w bezpłatnych formach wsparcia zaplanowanych w Projekcie b. wglądu i modyfikacji swoich danych osobowych udostępnionych na potrzeby projektu c. zgłaszania uwag i zastrzeżeń w formie pisemnej dotyczących realizacji projektu bądź jego udziału w projekcie, które będą rozpatrywane przez koordynatora/koordynatorkę projektu d. otrzymania materiałów szkoleniowych i innych pomocy dydaktycznych zgodnie z zapisami zawartymi w Projekcie e. otrzymania zaświadczenia albo innego dokumentu poświadczającego ukończenie projektu 6.3 Osoby zakwalifikowane do projektu zobowiązane są do: a. Wypełnienia Deklaracji uczestnictwa w projekcie oraz innych dokumentów niezbędnych do realizacji projektu, będących jednocześnie podstawą do tworzenia bazy Podsystemu Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) o Beneficjentach Ostatecznych
b. Poddania się badaniom ankietowym w celu monitoringu i ewaluacji Projektu w czasie jego trwania oraz po zakończeniu c. Regularnego, punktualnego i aktywnego uczestnictwa w zajęciach zgodnie z otrzymanym harmonogramem d. Potwierdzenia uczestnictwa we wszystkich zaplanowanych formach wsparcia poprzez każdorazowe złożenie podpisu na liście obecności e. Systematycznego uczęszczania na wszystkie zajęcia oferowane w projekcie, dopiero 75% obecności na zajęciach powoduje zaliczenie udziału w danej formie wsparcia (warunkiem ukończenia projektu i otrzymania stosownego zaświadczenia jest udział w co najmniej 75% zajęć). Nieobecność powyżej 25% godzin, może być podstawą odmowy wydania zaświadczenia/ certyfikatu uczestnictwa w danej formie wsparcia. f. Usprawiedliwienia uzasadnionej nieobecności spowodowanej (złożone w formie pisemnej) np. chorobą lub ważnymi sytuacjami losowymi. Usprawiedliwienie wymaga telefonicznego zawiadomienia opiekuna szkolnego/ prowadzącego zajęcia lub koordynatorki projektu. g. Stosowania się do poleceń i wskazówek trenera, koordynatora Projektu oraz osób realizujących poszczególne zadania wynikające z założeń Projektu h. Dbania o powierzone materiały dydaktyczne. i. Niezwłocznego poinformowania koordynatora projektu/opiekuna szkolnego o rezygnacji z uczestnictwa w projekcie. Rezygnacja z uczestnictwa w projekcie może nastąpić z przyczyn uzasadnionych i niezależnych od Uczestnika Projektu (np. w przypadku długotrwałej choroby uniemożliwiającej kontynuację uczestnictwa w projekcie) j. Przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w toku realizacji zajęć opisanych w pkt. 4.2 7 Zobowiązania stron 7.1 Przystąpienie Beneficjenta do projektu następuje na podstawie umowy uczestnictwa w projekcie oraz niniejszego Regulaminu Projektu dostarczonego przez Beneficjenta do Biura Projektu. 7.2 Udział Beneficjenta w zajęciach w ramach projektu jest obowiązkowy. Na zajęciach prowadzona będzie pisemna lista obecności uczestników/ uczestniczek. 7.3 FRDL w ramach Projektu zabezpiecza dla wszystkich Beneficjentów materiały szkoleniowe do poszczególnych modułów. 7.4 FRDL zastrzega sobie możliwość nieodpłatnego wykorzystania wizerunku, nagrania beneficjenta do celów promocji projektu (katalogi, foldery i inne publikacje) pod warunkiem, że fotografia, nagranie zostało wykonane w trakcie trwania szkolenia. Beneficjent ma prawo nie wyrażenia zgody na powyższe najpóźniej w momencie podpisania umowy. 8 Zasady rezygnacji z udziału w projekcie 8.1 Rezygnacja z udziału w szkoleniu możliwa jest tylko w uzasadnionych przypadkach.
8.2 Uzasadnione przypadki, mogą wynikać z przyczyn natury zdrowotnej lub działania siły wyższej i z zasady nie mogą być znane przez Uczestnika/ uczestniczkę w momencie rozpoczęcia udziału w Projekcie. 8.3 FRDL zastrzega sobie prawo do skreślenia Beneficjenta z listy osób zakwalifikowanych uczestników/uczestniczek Projektu w przypadku naruszenia przez niego postanowień niniejszego regulaminu lub zasad współżycia społecznego. Decyzję o skreśleniu z listy uczestników Projektu podejmuje w takim przypadku Koordynator Projektu na wniosek trenera lub osób realizujących zadania projektowe. 8.4 W przypadku rezygnacji lub skreślenia Beneficjenta z listy osób zakwalifikowanych do udziału w Projekcie jego miejsce zajmuje pierwsza osoba z listy rezerwowej. 8.5 Projektodawca zastrzega sobie prawo do skreślenia danej osoby z listy uczestników w szczególnie rażących przypadkach naruszenia przez niego niniejszego Regulaminu. 9 Proces monitoringu i oceny 9.1 Zgodnie z wymogami Projektu wszyscy Beneficjenci podlegają procesowi monitoringu i ewaluacji, mających na celu ocenę skuteczności działań podjętych w ramach Projektu. 9.2 W celu przeprowadzenia procesu monitoringu i oceny Beneficjenci Projektu zobowiązani są do udzielenia informacji na temat rezultatów uczestnictwa w Projekcie. 10 Postanowienia końcowe 10.1 Beneficjent zobowiązany jest do stosowania się do niniejszego regulaminu oraz zawartych umów. Brak aktywnego uczestnictwa w projekcie będzie podstawą do skreślenia z listy uczestników /uczestniczek i rozwiązania umowy o udzielenie wsparcia. 10.2 Sprawy nieuregulowane w niniejszym regulaminie są rozstrzygane przez Dyrekcję Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej,. 10.3 Partner ma prawo do zmiany Regulaminu, wprowadzenia dodatkowych postanowień. 10.4 Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2012 r. Paweł Mordal Dyrektor Ośrodka Regionalnego