SHAREPOINT SHAREPOINT QM SHAREPOINT DESINGER SHAREPOINT SERWER Opr. Barbara Gałkowska
Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint znany jest również pod nazwą Microsoft SharePoint Products and Technologies i stanowi zbiór produktów i elementów oprogramowania, które obejmuje, oprócz wybranych dodatkowych elementów, oparte o przeglądarkę internetową systemy pracy grupowej, moduły zarządzania procesami, moduły wyszukiwania oraz platformę zarządzania dokumentami.
Dzięki Microsoft SharePoint możliwa jest współpraca i komunikacja osób pracujących w firmie, a także partnerów handlowych, klientów oraz dostawców. Podejście to umożliwia organizacjom: personalizowanie i dostosowywanie własnych portali w sieciach intranet i ekstranet za pomocą zaawansowanych funkcji profilowania użytkowników, współpracę wewnętrznych i zewnętrznych członków zespołów za pośrednictwem witryny SharePoint w jednym skonsolidowanym widoku portalu oraz integrowanie aplikacji o profilu biznesowym i uzyskiwanie do nich dostępu za pomocą łatwych do konfigurowania składników.
Do podstawowych funkcji SharePoint zaliczymy przede wszystkim: v usprawnienie współpracy i zwiększenie możliwości decyzyjnych zespołów roboczych, v automatyczne powiadomienia o zmianach w stronach i dokumentach, v informowanie o zwiększaniu użyteczności intranetu, v zwiększenie użyteczności intranetu i samych aplikacji Office, v dostosowywanie funkcji intranetu z wykorzystaniem Web Parts bez konieczności programowania.
Sharepoint QM to rozwiązanie wspomagające proces tworzenia i zarządzania dokumentacją systemową. Centralne repozytorium umożliwia łatwe gromadzenie oraz zarządzanie dostępem do dokumentów, zabezpiecza przed utratą cennych danych oraz ułatwia nadzór nad dokumentami będącymi własnością firmy. Największą korzyścią jest redukcja operacji na dokumentach papierowych (dystrybucja, niszczenie, kopie robocze) i ułatwienie pracy grupowej (zwiększenie jej wydajności poprzez łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji). Elastyczność aplikacji i łatwość konfiguracji umożliwiają dopasowanie jej do wymagań każdej firmy. Wdrożenie aplikacji oznacza uporządkowanie pracy z dokumentacją zgodnie z istniejącymi procedurami. W efekcie oznacza to, że dokumenty powstają dużo szybciej, a ich końcowa wersja jest maksymalnie dopracowana.
System Sharepoint QM umożliwia odwzorowanie uprawnień pracowników do tworzenia, opiniowania, zatwierdzania lub tylko czytania dokumentów oraz zapewnia możliwość pracy grupowej i definiowania obiegu dokumentów w firmie. Możliwe jest także śledzenie historii poszczególnych plików, ich wersjonowanie, przeszukiwanie, kontrolowanie wydruków.
Przechowywanie kolejnych wersji poszczególnych dokumentów SharePoint QM może przechowywać wszystkie kolejne wersje dokumentów i udostępniać je przez biblioteki dokumentów na witrynach intranetu. Poszczególne wersje mogą być opatrzone komentarzem. W każdej chwili możliwe jest skorzystanie z dowolnej wersji danego dokumentu. Opcja zachowywania wersji jest możliwa do ustawienia dla każdej z bibliotek z osobna, dzięki czemu można tę funkcję uruchomić tylko dla dokumentów, dla których jest ona istotna.
Automatyczne powiadomienia o zmianach w dokumentach Użytkownicy mogą zdecydować o częstotliwości powiadomień (natychmiastowe, w zestawieniach dziennych lub tygodniowych) o zmianach zachodzących w dokumentach. SharePoint QM wzbogaca ten mechanizm o powiadomienia dotyczące ludzi, nowości, elementów list, katalogu witryn (Site Directory), kategorii i zapytań wyszukiwarki. Ponadto każdy z użytkowników ma dostęp do podsumowania powiadomień na swojej osobistej stronie (My Site) w portalu.
SharePoint QM pozwala na publikowanie treści z przeznaczeniem dla poszczególnych ról w organizacji. Strona ta zawiera treści i elementy kierowane do danego użytkownika wg jego przynależności do danej grupy odbiorców, a także szybki dostęp do najważniejszych plików, wybrane linki, kontakty oraz personalizowane powiadomienia o zmianach w zwartości portalu. Profilowanie odbywa się na podstawie właściwości zapisanych w profilu użytkownika, struktury organizacyjnej lub przynależności do grup w Microsoft Active Directory. Zorganizowanie zasobów wokół tematów ułatwia wyszukiwanie niezbędnych informacji. Ponadto eksperci w danych dziedzinach mogą publikować swoje dokumenty w sekcjach poświęconych poszczególnym tematom. Jeśli jeden dokument odpowiada kilku tematom może być on przypisany do kilku sekcji jednocześnie.