Znaczenie elektronicznych rejestrów publicznych XVIII FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Michałowice 18-19 kwietnia 2012 E-administracja na rzecz rozwoju społeczeństwa informacyjnego Konferencja CIFAL Płock, 25 kwietnia 2012 przygotował Kazimierz Schmidt
Na początku pytanie retoryczne Czy urząd może nie wydać zaświadczenia/poświadczenia stanu rzeczy lub faktów określonych w rejestrze publicznym w przypadku gdy został doń złożony wniosek o jego wydanie? Oczywiście wniosku złożonego prawidłowo przez uprawniony podmiot
Typowe działania realizowane w ramach procesu administracyjnego (uproszczone) Wnioskodawca kompletowanie załączników (pisemnych) złożenie pisemnego wniosku Urząd rejestracja wniosku w urzędzie sprawdzenie kompletności wniosku merytoryczne rozpatrzenie wniosku przygotowanie decyzji wysyłka decyzji Wszystko pisemnie czyli na papierze
Z tym że Załączników może być potrzebnych nawet więcej niż kilkanaście. Uzyskanie niektórych załączników może się wiązać z koniecznością złożenia odrębnych wniosków do których także niezbędne są załączniki Urząd obsługujący organ wydający decyzję (opinię lub inne pismo) musi gromadzić dokumentację w sposób odzwierciadlający załatwianie spraw*, dodatkowo odnotowując każdą czynność w postępowaniu administracyjnym wraz z odpowiednim odesłaniem do zgromadzonych dokumentów** *Zob. art. 6 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach **Zob. art. 66a Kodeksu Postępowania Administracyjnego (od marca 2012)
Przykład zestawu załączników* (duża ilość: budowa drogi) opinia zarządu województwa opinia zarządu powiatu opinia prezydenta miasta opinia dyrektora właściwego regionalnego zarządu gospodarki wodnej opinia dyrektora właściwej regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych opinia właściwego wojewódzkiego konserwatora zabytków opinia właściwego zarządcy infrastruktury kolejowej mapa/y w skali co najmniej 1:5.000 przedstawiająca proponowany przebieg drogi, z zaznaczeniem terenu niezbędnego dla obiektów budowlanych, oraz istniejące uzbrojenie terenu *źródło http://dane.plock.eu/bip//dane/wnioski/zezwolenie_drogowe.pdf
Budowa drogi ciąg dalszy analiza powiązania drogi z innymi drogami publicznymi mapy zawierające projekty podziału nieruchomości, sporządzone zgodnie z odrębnymi przepisami cztery egzemplarze projektu budowlanego zaświadczenie o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego z określonym w nim terminie ważności, aktualnym na dzień opracowania projektu oświadczenia projektanta, a także sprawdzającego, o sporządzeniu projektu budowlanego, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej, jako załączniki do projektu budowlanego specjalistyczna opinia, o której mowa w art. 33 ust. 3 ustawy Prawo budowlane, dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej
Budowa drogi ciąg dalszy To jeszcze nie wszystko, niezbędnych załączników może być znacznie więcej np. jeśli w danym przypadku potrzebne są także decyzje administracyjne wymagane przepisami odrębnymi Powyższy przykład ma jedynie na celu pokazanie złożoności problemu z jakim trzeba się zmierzyć
Konkluzja Urzędy działają w granicach prawa. Wymaganie określonego zestawu dokumentów wynika z przepisów prawa. Przygotowanie każdego dokumentu to czas pracy urzędników potrzebny na ich przygotowanie, ale także opisanie i przechowywanie w długim czasie Przygotowanie każdego dokumentu wydłuża także proces, a co za tym idzie, czas oczekiwania interesantów *Zob. Pytania i odpowiedzi do instrukcji kancelaryjnej pytanie nr 2 http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/8844/
Konkluzja 2 (każda z poniższych opcji wymaga wsparcia legislacyjnego) Informatyzacja może polegać na tym, że: wymagane dziś dokumenty papierowe zastąpione dokumentami elektronicznymi o tej samej treści*, (będzie tylko nieco szybciej i niekoniecznie taniej) albo zostaną zastąpione dokumentami elektronicznymi wytwarzanymi i wysyłanymi automatycznie przez właściwe rejestry (będzie szybciej i taniej) albo w ogóle nie będą one potrzebne (niezbędne minimum informacji będzie po prostu pobierane lub weryfikowane we właściwych rejestrach) byłoby błyskawicznie Model przejściowy Model docelowy *ale proces się nie zmieni nadal będzie trzeba wykonywać te same czynności (zarówno w urzędzie jak i poza nim)
Model przejściowy proces ten sam i te same wnioski, tylko że w postaci elektronicznej (mały efekt) Wnioski elektroniczne sporządzone wg wzoru elektronicznego, Wzory elektroniczne przekazane do centralnego repozytorium wzorów pism, o którym mowa w art. 19b ustawy o informatyzacji, przez uprawniony organ, Informacja przesyłana bez nośnika automatycznie przetwarzana w systemie teleinformatycznym możliwość wydrukowania (sporządzenia kopii papierowej) i dalszego postępowania w tradycyjny nośnikowy sposób tam gdzie wniosek jest potrzebny jako dowód a całe otoczenie jest pisemne Wiarygodność informacji zapewniona przez zachowanie podpisanego elektronicznie wniosku lub jego uwierzytelnionej kopii papierowej
Model docelowy? uproszczenie (poprawa) procesów zarządzania informacją (duży efekt) Wiele wniosków (papierowych i odpowiadającym im elektronicznych) w ogóle straci rację bytu, Zaświadczenia niezbędne w modelu tradycyjnym zostaną zastąpione możliwością dostępu uprawnionych podmiotów do właściwych rejestrów publicznych prowadzonych w formie elektronicznej (art. 14.2 Ustawy o informatyzacji Organ administracji rządowej zapewnia działanie rejestru publicznego, używając systemów teleinformatycznych ) Powyższe nie stanie się od razu, ponieważ należy mieć na uwadze konieczność równoległego wprowadzania zmian prawa umożliwiających nie tylko zastępowanie formy pisemnej formą elektroniczną, ale także (przede wszystkim) uproszczenie procesów.
Gdy już będziemy mieli nowoczesne rejestry To z żaden z załączników wymienionych w kolejnym przykładzie mógłby nie być potrzebny albo (jeśli prawo nadal wymagałoby załącznika) Każdy z załączników wymienionych w kolejnym przykładzie mógłby być wytworzony i załączony do wniosku automatycznie (proszę zastanowić się jakich rejestrów)
Przykład zestawu załączników* (średnia ilość: obrót hurtowy napojami alkoholowymi do 18 % zawartości alkoholu) Odpis z rejestru przedsiębiorców Umowa spółki cywilnej, jeżeli została zawarta w celu prowadzenia obrotu hurtowego napojami alkoholowymi. Zaświadczenie właściwego urzędu statystycznego o numerze identyfikacyjnym REGON - w przypadku gdy przedsiębiorca rozpoczyna działalność gospodarczą. Dokument potwierdzający tytuł prawny do użytkowania magazynu. Decyzja właściwego powiatowego inspektora sanitarnego, potwierdzającą przydatność magazynów do przechowywania napojów alkoholowych. *źródło http://www.mazovia.pl/downloadstat/gfx/mazovia/pl/mazoviasprawy/102/194/1/12.09_ze
Obrót hurtowy napojami alkoholowymi ciąg dalszy Zaświadczenie urzędu gminy o zgodności lokalizacji magazynu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub opinia odnośnie do możliwości prowadzenia obrotu hurtowego napojami alkoholowymi we wskazanym miejscu Zaświadczenie właściwego urzędu skarbowego o niezaleganiu przez wnioskodawcę z realizacją ciążących na nim zobowiązań podatkowych lub zaświadczenie, że zobowiązania rozłożone na raty lub o odroczonym terminie płatności są realizowane. Zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z wpłatami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oświadczenie o wartości sprzedaży hurtowej napojów alkoholowych w roku poprzednim oddzielnie: o zawartości do 4,5% alkoholu oraz piwa i o zawartości powyżej 4,5% do 18% alkoholu, z wyjątkiem piwa. Dowód wniesienia opłaty za wydanie zezwolenia
Powróćmy do pytania zadanego ma początku Czy urząd może nie wydać zaświadczenia/poświadczenia stanu rzeczy lub faktów określonych w rejestrze publicznym w przypadku gdy został doń złożony wniosek o jego wydanie? A skoro nie może nie wydać, a stosowną informację uzyskuje z rejestru który ma to dlaczego nie może się to dziać automatycznie?
Podsumowanie (model docelowy) Dziś Wniosek o wydanie odpisu Jutro Sprawdzenie w rejestrze Wydanie odpisu I tak kilkanaście razy pytając o różne dane Złożenie wniosku z załączonym odpisem Złożenie wniosku O dane, które dotąd były w najróżniejszych odpisach załącznikach i opiniach złożony wniosek zapyta sam ponieważ ma określoną z góry strukturę do której zostaną wpisane dane z właściwych rejestrów (jeśli w ogóle okażą się potrzebne)
Zanim model docelowy będzie możliwy, albo gdy będzie niecelowy Pozostajemy na papierze? Zastępujemy papier dokumentami elektronicznymi nawet jeśli nie mają tzw. postaci strukturalnej (i nie ma potrzeby by miały np. odwołanie od decyzji, zażalenie na postanowienie, ta prezentacja) Wbrew pozorom powyższe pytania stają się zasadne wobec oczywistego wyboru: wysłać odwołanie od decyzji na papierze (=wizyta na poczcie lub w urzędzie) czy wysłać równie skutecznie plik który posłużył do zadrukowania tego papieru. Przypowieść (prawdziwa) o wnoszeniu koksu do piwnicy
Dlaczego więc nie wysłać tego pliku edytora tekstu zamiast papieru (nie: oprócz papieru) Za: Samo zastąpienie wysyłki papierowej wysyłką elektroniczną już daje korzyści (nawet jeśli trzeba powtórzyć cały proces ustalony dla obiegu papierowego) Ludzie przyzwyczają się do szybkości przesyłek i sami będę naciskać na uproszczenie procedur i integrację rejestrów (ale będą wiedzieli o czym mówią i czego chcą) Przeciw: Urzędy są nieprzygotowane i niechętne takim rozwiązaniom (kto pierwszy rzuci kamieniem temu wyślę jeszcze dziś podpisaną elektronicznie korespondencję ) Brak zaufania do dokumentacji elektronicznej, brak praktyki postępowania z czymś takim Przyzwyczajanie do skuteczności przesyłek w postaci niestrukturalnej może zaowocować przesyłką PIT-a w postaci np. skanu PIT-a)
Tym niemniej Z jednej strony tworzenie elektronicznego rejestru publicznego, z którego nie będzie można uzyskiwać danych w postaci uporządkowanych komunikatów o określonej strukturze nie bardzo ma sens Z drugiej strony po co tworzyć rejestr wydający takie komunikaty skoro i tak nie będzie się z tego korzystać jeśli przepis prawa mówi, że zaświadczenie musi być to musi być Chyba, że
Bezpiecznie przechować Pamiętajmy także, że bez względu na to w jakim tempie będzie wzrastała rola elektronicznych rejestrów, to: zarówno dane powstające poza nimi (i te strukturalne w pismach XML-owych i także te w edytorach tekstów i poczcie elektronicznej) jak i dane w tych rejestrach będzie trzeba bezpiecznie przechowywać w sposób zapewniający odzwierciedlenie załatwiania spraw. Nie tylko po to by zachować przejrzystość i ciągłość działania państwa tu i teraz, ale także za lat 10, 20 i 100
Bezpiecznie przechować, to znaczy gromadzić dane w sposób z góry zaplanowany i uporządkowany, umieć przenieść je na czas do innej technologii (te co są dziś używane nie są wieczne) skutecznie wyszukiwać i udostępniać zapewniając ich wiarygodność na każdym z etapów, Alternatywą jest papierowa dokumentacja i zajmujące coraz więcej miejsca teczki aktowe (jak łatwo dziś wydrukować pismo w 40 egzemplarzach) Ale to już temat na oddzielną prezentację) Kazimierz Schmidt Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego kschmidt@archiwa.gov.pl