Uchwała nr 5 (2013/2014) Senatu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 20 września 2013 roku Senat w głosowaniu jawnym, w obecności 22 osób z ogólnej liczby 33 członków statutowego składu, 22 głosami tak, na wniosek Prorektora ds. Strategii i Rozwoju, dr. hab. Cezarego Kochalskiego prof. nadzw. UEP, w trybie 96 Statutu UEP i 24 Regulaminu organizacyjnego administracji UEP, pozytywnie zaopiniował zmianę ww. Regulaminu organizacyjnego, wynikającą z reorganizacji Działu Marketingu z dniem 1 października 2013 roku. Wykaz zaopiniowanych przez Senat zmian w treści Regulaminu organizacyjnego administracji UEP, obejmujący: 1) zmianę załącznika nr 1 do Regulaminu organizacyjnego UEP (Zakresy działania administracyjnych komórek organizacyjnych) poprzez wykreślenie treści 31 i wpisanie w tym paragrafie nowej treści, 2) zmianę załącznika nr 2 do Regulaminu organizacyjnego UEP (Symbole jednostek organizacyjnych stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej) w tytule Administracyjny pion organizacyjny prorektora ds. strategii i rozwoju poprzez wykreślenie w punkcie 3 treści: podpunktów a) oraz c) wraz z symbolami, wstawienie w to miejsce następującej treści a) Biuro ds. kandydatów (IV/BK), c) Biuro karier i relacji z absolwentami (IV/BKA), jak również dodanie podpunktu d) o następującej treści: d) Biuro współpracy z biznesem (IV/BWB), 3) zmianę w ogólnym schemacie struktury organizacyjnej UEP (rys. 2) w pionie IV/PR poprzez wykreślenie nazw: Biuro Rekrutacji i Karier, Biuro Praktyk Studenckich i wpisanie nowych nazw: Biuro ds. kandydatów, Biuro karier i relacji z absolwentami, Biuro współpracy z biznesem, 4) przejęcie zadań Biura rekrutacji i karier wymienionych w dotychczasowej treści 31 pkt 2.1. ppkt 2-16 przez Dział Dydaktyki, jest załącznikiem do niniejszej uchwały i stanowi jej integralną część. Komisję skrutacyjną stanowili: dr Paweł Marszałek i dr inż. Mariusz Szuster. Przewodniczył obradom Senatu: R E K T O R (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)
Załącznik do uchwały nr 5 (2013/2014) Senatu UEP z dnia 20 września 2013 roku Zmiany w Regulaminie organizacyjnym administracji UEP wynikające z reorganizacji Działu Marketingu 1. W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego UEP (Zakresy działania administracyjnych komórek organizacyjnych) wykreślona zostaje dotychczasowa treść 31 i wpisana w to miejsce następująca treść: DZIAŁ MARKETINGU (DM) 31 1. W ramach Działu Marketingu funkcjonują zespoły, które noszą nazwy: a) Biuro ds. kandydatów (BK) b) Biuro karier i relacji z absolwentami (BKA) c) Biuro promocji (BP) d) Biuro współpracy z biznesem (BWB). 2. Do podstawowych zadań Działu Marketingu należy: 2.1. W odniesieniu do Biura ds. kandydatów: 1) Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych ukierunkowanych na pozyskiwanie kandydatów na studia. 2) Pozyskiwanie kandydatów na studia poprzez udział w targach edukacyjnych, organizację drzwi otwartych oraz prezentację oferty Uczelni w liceach i szkołach zawodowych. 3) Uaktualnianie strony internetowej w zakresie dotyczącym rekrutacji oraz przygotowywanie materiałów reklamowo-informacyjnych związanych z pozyskiwaniem kandydatów. 4) Monitorowanie rankingów najlepszych liceów i szkół zawodowych pod kątem pozyskiwanych kandydatów na studia i realizacja mechanizmu gratulacji dla dyrektorów szkół. 5) Prowadzenie badań motywacji kandydatów w zakresie wyboru uczelni i kierunku studiów oraz wykorzystywanie wyników w planowaniu działań związanych z pozyskiwaniem kandydatów. 6) Koordynacja udziału Uczelni w rankingach i konkursach wpływających na budowanie prestiżu Uczelni oraz przyczyniających się do wzrostu zaufania do Uczelni i wykształcających poczucie lojalności wśród studentów. 7) Wspieranie Działu Dydaktyki w zakresie działań związanych z procesem rekrutacyjnym poprzez zorganizowanie punktu informa-
cyjnego dla kandydatów na terenie Uczelni, rekrutacja osób przyjmujących i sprawdzających dokumenty w lipcu i sierpniu, nadzorowanie pracy ww. osób przy przyjmowaniu dokumentów, potwierdzanie dokumentów od kandydatów (świadectw, dyplomów itp.) za zgodność z oryginałem podczas przyjmowania ww. dokumentów. 2.2. W odniesieniu do Biura karier i relacji z absolwentami: 1) Dostarczanie studentom i absolwentom Uczelni informacji o rynku pracy i możliwościach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Prowadzenie w tym zakresie bazy danych pracodawców oraz aktywne pozyskiwanie i udostępnianie studentom i absolwentom ofert pracy oraz staży zawodowych. 2) Budowanie wizerunku Uczelni oraz promocja jej absolwentów wśród pracodawców poprzez: prezentację firm na Uczelni, wizyty studyjne, debaty, spotkania z pracodawcami oraz reprezentowanie Uczelni na konferencjach i spotkaniach branżowych, targach pracy itp. 3) Budowanie relacji z rynkiem pracy poprzez nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z pracodawcami i instytucjami rynku pracy. 4) Pomoc pracodawcom w wyszukiwaniu spośród studentów i absolwentów Uczelni kandydatów na wolne miejsca pracy oraz staże zawodowe. 5) Prowadzenie spraw związanych z programami aktywizacji zawodowej absolwentów szkół wyższych oraz opracowywanie materiałów i prowadzenie katalogu materiałów informacyjnych o możliwościach zatrudnienia. 6) Organizowanie kursów i szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe studentów i absolwentów Uczelni. 7) Prowadzenie indywidualnego doradztwa zawodowego dla studentów i absolwentów Uczelni. 8) Monitorowanie losów zawodowych absolwentów. 9) Prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem i rejestracją baz pośrednictwa pracy u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 10) Sporządzenie sprawozdań w zakresie pośrednictwa pracy wynikających z obowiązujących przepisów. 11) Współpraca z Wojewódzkim Urzędem Pracy oraz Ogólnopolską Siecią Biur Karier w Polsce. 12) Budowanie i utrzymywanie relacji z absolwentami Uczelni we współpracy ze Stowarzyszeniem Absolwentów UEP poprzez: prowadzenie i rozwój portalu absolwenta, tworzenie specjalnej oferty dla absolwentów, realizację mechanizmu detekcji na sukcesy absolwentów oraz organizację spotkań i wydarzeń dla absolwentów. 13) Powadzenie spraw związanych z realizacją nieobowiązkowych praktyk studenckich.
14) Prowadzenie rejestru ubezpieczeń studenckich w zakresie dotyczącym praktyk. 2.3. W odniesieniu do Biura promocji: 1) Realizacja polityki marketingowej Uczelni, w tym promocja oferty dydaktycznej oraz dokonań edukacyjnych i naukowych Uczelni, budowanie jej korzystnego wizerunku w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym. 2) Współpraca z mediami, redagowanie materiałów prasowych, obsługa medialna konferencji, sympozjów i seminariów naukowych. 3) Opracowywanie merytoryczne i graficzne reklam i ogłoszeń oraz zakup powierzchni reklamowych i czasu emisyjnego pod publikację reklam. 4) Przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych: drukowanych, interaktywnych i multimedialnych. 5) Opieka nad merytoryczną i graficzną zawartością wewnętrznych narzędzi komunikacji marketingowej. 6) Opracowywanie i uaktualnianie informacji zamieszczanych w zewnętrznych bazach danych o zasięgu krajowym i międzynarodowym. 7) Przygotowywanie imprez w ramach uroczystości ogólnouczelnianych i międzyuczelnianych. Organizacja wykładów i dyskusji z udziałem gości z kraju i z zagranicy. 8) Przygotowywanie, koordynacja i promocja imprez dla środowiska studenckiego oraz wsparcie promocyjne przedsięwzięć inicjowanych przez środowisko studenckie. 9) Opracowywanie i rozpowszechnianie informacji o kalendarium imprez i wydarzeń o charakterze kulturalno-naukowym organizowanych przez jednostki organizacyjne Uczelni w celu ich zewnętrznej i wewnętrznej promocji. 10) Współpraca z agencjami reklamowymi i wydawcami oraz nadzór nad realizacją zawartych umów. 11) Monitoring rynku usług edukacyjnych. 12) Generowanie informacji o Uczelni dla zewnętrznych użytkowników sieci Internet oraz dla pracowników i studentów Uczelni poprzez stały nadzór nad zawartością informacyjną i graficzną, a także rozwój serwisu internetowego UEP. 13) Udostępnianie użytkownikom zewnętrznym oraz pracownikom i studentom Uczelni interaktywnych informatycznych narzędzi informacyjnych i komunikacyjnych. 14) Nadzór nad infrastrukturą oraz przepływem i zapewnieniem rzetelnej informacji w sieci Internet. 15) Przeprowadzanie analiz statystyk serwisu internetowego Uczelni.
16) Doradztwo w zakresie użytkowania serwisu internetowego oraz kontrola zawartości jego stron zgodnie z przyjętym Regulaminem korzystania z serwisu internetowego UEP. 2.4. W odniesieniu do Biura ds. współpracy z biznesem: 1) Rozwijanie współpracy Uczelni ze środowiskiem biznesowym oraz instytucjami publicznymi poprzez: organizowanie debat, spotkań z firmami oraz reprezentowanie Uczelni na konferencjach i spotkaniach branżowych. 2) Pozyskiwanie środków finansowych na współpracę Uczelni z przedsiębiorcami i regionem oraz prowadzenie spraw związanych ze sponsoringiem i darowiznami. 3) Współpraca z wydziałami Uczelni w zakresie przygotowania oferty współpracy i zasad jej realizacji z partnerami biznesowymi oraz otoczeniem zewnętrznym. 4) Wspieranie organizacyjne Klubu Partnera poprzez: obsługę firm należących do Klubu w ramach uczelnianych akcji reklamowych i promocyjnych, organizowanie współpracy z kołami naukowymi i organizacjami studenckimi itp. 5) Współpraca z instytucjami publicznymi w zakresie rozwoju gospodarczego regionu. 3. Dział Marketingu jest komórką uprawnioną do realizacji zamówień publicznych w zakresie określonym w zarządzeniu rektora w sprawie zamówień publicznych. ; 2. W załączniku nr 2 do Regulaminu organizacyjnego UEP (Symbole jednostek organizacyjnych stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej) w tytule Administracyjny pion organizacyjny prorektora ds. strategii i rozwoju w punkcie 3: - wykreślona zostaje treść podpunktów a) oraz c) wraz z symbolami i wstawione w to miejsce następujące treści: a) Biuro ds. kandydatów (IV/BK), c) Biuro karier i relacji z absolwentami (IV/BKA), - jak również dodany zostaje podpunkt d) o następującej treści: d) Biuro współpracy z biznesem (IV/BWB) ; 3. W ogólnym schemacie struktury organizacyjnej UEP (rys. 2) w pionie IV/PR wykreślone zostają nazwy: Biuro Rekrutacji i Karier, Biuro Praktyk Studenckich i wpisane nowe nazwy: Biuro ds. kandydatów, Biuro karier i relacji z absolwentami, Biuro współpracy z biznesem. 4. Dotychczasowe zadania Biura rekrutacji i karier, obejmujące: 1) Przygotowywanie materiałów rekrutacyjnych oraz wzorów druków niezbędnych w dokumentacji kandydata na studia.
2) Prowadzenie spraw związanych z rekrutacją cudzoziemców na studia stacjonarne i niestacjonarne. 3) Prowadzenie korespondencji w sprawie warunków i trybu przyjęć na studia na UEP oraz dokonywanie korekt tekstów w informatorach i wydawnictwach. 4) Przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń i pism w sprawach związanych z rekrutacją na studia w UEP. 5) Prowadzenie spraw związanych rejestracją bazy rekrutacyjnej u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 6) Przygotowywanie informacji w sprawach kalkulacji opłaty rekrutacyjnej. 7) Dokonywanie podsumowań rozliczeń wynagrodzeń za prace rekrutacyjne do planu finansowego na następny rok. 8) Przygotowywanie i wysyłka dokumentacji rekrutacyjnej wymaganej przez ministerstwo właściwe do spraw szkolnictwa wyższego. 9) Prowadzenie spraw Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej, w tym organizacja egzaminów wstępnych oraz przygotowywanie do kasacji i archiwizacji jej dokumentacji. 10) Prowadzenie spraw związanych z odwołaniami. 11) Współpraca z Wydziałowymi Komisjami Rekrutacyjnymi w organizacji procedury kwalifikacyjnej. 12) Przygotowywanie projektów decyzji, zawiadomień oraz indywidualnych protokołów w sprawach przyjęcia i nieprzyjęcia na studia. 13) Sporządzanie i wysyłka statystyk rekrutacyjnych oraz meldunków i sprawozdań (EN-1) wymaganych przez ministerstwo właściwe do spraw szkolnictwa wyższego. 14) Przyjmowanie dokumentów od kandydatów ubiegających się o przyjęcie na studia na UEP. 15) Przygotowywanie projektów formularzy elektronicznych i wnioskowanie o wprowadzanie zmian w Systemie Obsługi Rekrutacji; przechodzą z dniem 1 października 2013 roku do kompetencji Działu Dydaktyki.