Programu lojalnościowego dla absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do Uchwały nr 29/2013 Senatu UPJPII z dnia 17 czerwca 2013 r. Programu lojalnościowego dla absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych Dla Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie Wersja dokumentu: 1.4 Data dokumentu: Status dokumentu: Zatwierdzony Zawartość Program Lojalnościowy dla absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych Cel procedury Zakres procedury Obszar stosowania Definicje Odpowiedzialności i uprawnienia Diagram przepływu procesu zgodnie z notacją BPMN Zasady postępowania... 3 Tryb współpracy z absolwentami Program lojalnościowy skierowany do absolwentów UPJPII Wytyczne działań informacyjno - promocyjnych jednostek organizacyjnych Uczelni skierowanych do absolwentów Rozwiązania zarządcze w zakresie zarządzania relacjami z absolwentami... 5 Proponowane narzędzia Programu Lojalnościowego dla absolwentów UPJPII... 5 Reguły postępowania Dokumenty Związane... 6 Załącznik nr

2 Program Lojalnościowy dla absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych. 1. Cel procedury Celem procedury jest uzyskanie trwałej współpracy z absolwentami poprzez zastosowanie narzędzi motywacyjnych przez Biuro Karier UPJPII. System zachęt powinien sprawić, że liczba potencjalnych absolwentów uczelni chętniej podda się badaniom losów zawodowych i będzie w kontakcie z uczelnią. Niniejsza procedura uzupełnia procedurę monitorowania losów zawodowych absolwentów o informację przekazywane do absolwentów, dotyczące możliwych korzyści wynikających ze współpracy z uczelnią po zakończeniu kształcenia. 2. Zakres procedury Wdrożenie programu lojalnościowego dla absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych. A w szczególności: program lojalnościowy skierowany do absolwentów UPJPII, zapewniający trwałą współpracę absolwentów w ramach systemu monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII, wytyczne działań informacyjno - promocyjnych jednostek organizacyjnych Uczelni skierowanych do absolwentów, proces komunikacji z absolwentami, kanały komunikacji z interesariuszami, rozwiązań zarządczych w zakresie zarządzania relacjami z absolwentami, narzędzia programu lojalnościowego dla absolwentów UPJPII (w tym z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych), zapewniających trwałą współpracę absolwentów w ramach systemu monitorowania losów absolwentów UPJPII. 3. Obszar stosowania Procedura będzie stosowana w Biurze Karier podlegającym Prorektorowi ds. Rozwoju i Polityki Finansowej UPJPII. 4. Definicje UPJPII Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie. Program Lojalnościowy Długotrwałe działanie mające na celu budowę i utrzymanie pozytywnych relacji z absolwentami UPJPII. Celem programu jest zaangażowanie absolwentów w badanie ich losów zawodowych w okresie 3 i 5 lat po ukończeniu studiów oraz zgodnie z założeniami umów zawartych z instytucjami współpracującymi. Absolwent absolwentów studiów I, II stopnia, jednolitych magisterskich, doktoranckich oraz podyplomowych prowadzonych w Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie. Zjazd Absolwentów realizowane przez UPJPII co dwa lata zjazdy absolwentów w całości sfinansowane przez uczestników, na których poza możliwością spotkania i wymiany informacji będą 2

3 wykonywane seminaria merytoryczne i dodatkowe formy kształcenia adekwatne do potrzeb rynku pracy. Pracodawca Organizacja prywatna, publiczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, stowarzyszenia i inne organizacje pragnące zaoferować absolwentom UPJPII zatrudnienie lub w przeszłości i aktualnie zatrudniający absolwentów uczelni. Jednostki Współpracujące - organizacje publiczne i prywatne wspierające lub współuczestniczące w prowadzeniu monitoringu losów zawodowych absolwentów (np. Wojewódzki Urząd Pracy, agencje pośrednictwa pracy). Interesariusze Osoby zainteresowane wynikiem monitoringu w tym - Wydziały Uczelni oraz instytucje współpracujące, pracodawcy, absolwenci oraz kandydaci zainteresowani studiami na UPJPII. 5. Odpowiedzialności i uprawnienia Za wdrożenie programu lojalnościowego dla absolwentów odpowiada Biuro Karier, Za nawiązywanie i utrzymywanie relacji z absolwentami odpowiada Biuro Karier, Za koordynację współpracy z absolwentami, organizowanie spotkań, realizację programu lojalnościowego odpowiada Biuro Karier, Za zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych osobowych w systemie monitorowania absolwentów odpowiada Pracownik Działu Uczelnianej Sieci Komputerowej, Za konsultacje i decyzje w sprawie systemy rabatowego w programie lojalnościowym odpowiada Prorektor ds. Rozwoju i Polityki finansowej. Właściwe działania wynikające z decyzji zostaną podjęte przez odpowiednie Jednostki. (m.in. Koordynator systemu ProAkademia, Koordynator rekrutacji, Biuro Informacji i Promocji). 6. Diagram przepływu procesu zgodnie z notacją BPMN Schemat procesu został przedstawiony w Załączniku nr 1 7. Zasady postępowania Założenia ogólne: Tryb współpracy z absolwentami. Współpraca z absolwentami będzie miała charakter ciągły jednakże szczególnie istotne będzie uczestnictwo absolwentów w badaniu ich losów zawodowych. Program lojalnościowy skierowany do absolwentów UPJPII. W celu zapewnienia trwałej współpracy absolwentów w ramach systemu monitorowania losów zawodowych absolwentów UPJPII proponuje się następujące zachęty do wzięcia udziału w badaniu losów zawodowych absolwentów: 3

4 Zwolnienie z opłaty rekrutacyjnej dla absolwenta, który zdecyduje się na kolejne studia na UPJPII,. % zniżki w opłacie za studia dla osób blisko spokrewnionych, które podejmą naukę na UPJPII (rodzeństwo, mąż, żona, rodzice, dzieci),.. % zniżki dla absolwenta w opłacie za studia podyplomowe,..% zniżki w opłacie za uczestnictwo w zjazdach absolwenta organizowanych przez UPJPII co 2 lata, Zostanie przeprowadzony konkurs wśród absolwentów Pod tytułem Moje losy zawodowe w którym absolwenci powinni opisać jakie kompetencje i umiejętności, które nabyli w trakcie studiów na UPJPII przyczyniły się do rozwiązania zagadnienia zawodowego, oraz czego im najbardziej w trakcie wykonywanej pracy brakuje lub brakowało, czego się nauczyli dopiero wykonując prace a mogliby w trakcie studiów. Istotnym elementem pracy powinna być propozycja doskonalenia kształcenia w celu dostosowania do potrzeb rynku pracy. Niezależne jury złożone z przedstawicieli Wydziałów/Biura Karier/Pracodawcy oceniło by pracę. (nagroda/y np. kurs organizowany przez UPJPII/ praktyki u pracodawcy). Przy wykorzystaniu social media. Ponadto każdy absolwent, który weźmie czynny udział w monitorowaniu losów zawodowych absolwentów będzie miał zapewniony stały dostęp do: Fachowego doradztwa zawodowego realizowanego przez Biuro Karier, Porady eksperta merytorycznego (np. Przedstawiciela Wydziału), Ofert pracy/staży dostępnych w Biurze Karier, które również są dostępne jako część konta absolwenta w wirtualnym dziekanacie, Czytelni/Biblioteki UPJPII. oraz będzie na bieżąco informowany na temat: Kursów, szkoleń zawodowych realizowanych przez UPJPII lub przy współpracy z UPJPII, Wydarzeń kulturalnych organizowanych lub promowanych przez UPJPII. Wytyczne działań informacyjno - promocyjnych jednostek organizacyjnych Uczelni skierowanych do absolwentów. W celu nawiązania relacji z absolwentami należy: Wprowadzić politykę informacyjną związaną z realizowanym Monitoringiem Losów Zawodowych Absolwentów UPJPII jako ważnym elementem współpracy absolwenta i uczelni. Informacje kierowane do studentów oraz absolwentów powinny kreować UPJPII jako miejsce otwarte, miejsce spotkań i wymiany wiedzy również dla osób, które ukończyły już uczelnię. Przekaz powinien wskazywać na cele monitoringu losów zawodowych absolwentów oraz kształtować potrzebę utrzymywania relacji z UPJPII. Absolwenci powinni uzyskiwać świadomość swojej ważnej roli w systemie oraz wzmocnienia i poszerzenia możliwości zawodowych, które mogą sami wytworzyć dzięki sieci znajomości pomiędzy sobą tzw. networking. Polityka informacyjna nie powinna jednak skupiać się wyłącznie na monitoringu losów zawodowych rekomendowane jest wskazywanie korzyści z utrzymywania relacji z UPJPII i absolwentami takich jak: zachowanie kontaktów ze znajomymi z czasów studiów, zarówno na poziomie studentów jak i wykładowców, możliwościami wymiany informacji o ofertach pracy, ciekawych inicjatywach wśród absolwentów itp. Istotne jest 4

5 wskazanie, że społeczność studencka, którą tworzą w trakcie studiowania nie kończy się po ukończeniu studiów tylko ewoluuje w społeczność absolwencką, która jest utrzymywana dzięki możliwościom systemów informatycznych, komunikacyjnych i woli samych absolwentów. W celu pozyskania danych osobowych absolwentów PMLZA/01 a także podejmować poniższe działania: należy postępować zgodnie z Procedurą Komunikacja na poziomie środków masowego przekazu witryna UPJPII/ materiały informacyjne/promocyjne Komunikaty merytoryczne i budujące relację z absolwentami. Publikowanie wyników monitoringu losów zawodowych, Komunikacja bezpośrednia poczta elektroniczna do absolwentów informacje o monitoringu i pozostałe budujące relację, Informacje w Dziekanatach - dotycząca monitoringu losów zawodowych absolwentów, Media społecznościowe (np. Facebook) Komunikaty dla absolwentów forma zrzeszania absolwentów, System monitorowania absolwentów (infrastruktura IT). Rozwiązania zarządcze w zakresie zarządzania relacjami z absolwentami Zarządzanie wydarzeniami związanymi z wydarzeniami kulturalnymi, edukacyjnymi i innymi istotnymi z punktu widzenia zainteresowania absolwenta. (Mailing do absolwentów dotyczący wydarzeń realizowany cyklicznie lub w związku z wydarzeniem) Forum wymiany informacji pomiędzy absolwentami realizowane i koordynowane przez Biuro Karier (System IT), Konta mailowe na serwerach uczelni dla każdego absolwenta, Wykorzystanie dostępnych i adekwatnych systemów CRM do koordynacji rosnącej populacji absolwentów. Proponowane narzędzia Programu Lojalnościowego dla absolwentów UPJPII Wykorzystanie dostępnych metod komunikacji elektronicznej oraz systemów dostępnych na UPJPII Kanał bezpośredni dla absolwentów to Biuro Karier, Stworzenie grupy mailingowej absolwentów będące forum wymiany informacji, Profil absolwentów UPJPII portal społecznościowy. Funpage absolwentów. Reguły postępowania 1. Utworzenie Planu Komunikacji (zawierającego rodzaj/treść komunikatu, lista adresatów) 2. Przekazanie informacji o Programie Lojalnościowym dla Absolwentów poprzez: 5

6 a. Wysłanie do grupy absolwentów w formie elektronicznej listu z informacją o programie lojalnościowym. b. Odbycie rozmowy z absolwentem telefonicznie w przypadku małej liczby zgłoszeń do badania losów absolwentów. c. Poinformowanie Dziekanatów poszczególnych wydziałów o Programie Lojalnościowym wraz z prośbą o dystrybucję informacji. 3. Uzyskanie zgody na wpis do Rejestru Absolwentów na podstawie Formularza PMLZA/01/F Wprowadzenie danych do Rejestru absolwentów. 5. Utrzymywanie relacji z absolwentem poprzez dostępne narzędzia ( w tym:. Aktualizacja zapisów w mediach (witryna UPJPII oraz profil na portalu społecznościowym) Redagowanie i dystrybucja informacji dotyczących wydarzeń i istotnych kwestii dla absolwentów. Organizowanie zjazdów absolwentów. Organizowanie konkursów dla absolwentów. Koordynacja systemu rabatów z Prorektorem ds. Rozwoju i Polityki finansowej. Odpowiedzialność za opracowanie i wdrożenie narzędzi marketingowych ponosi Biuro Informacji i Promocji. 8. Dokumenty Związane 1. Procedura PMLZA/01 wraz z formularzem PMLZA/01/F01 2. Zarządzenie nr 19/2012 Rektora Uniwersytetu Papieskiego Jana Pawła II w Krakowie z dnia 11 lipca 2012 roku w sprawie ochrony danych osobowych na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie wraz z załącznikami. 6

7 Załącznik nr 1 Proces wdrożenia Programu Lojalnościowego dla Absolwentów UPJPII w związku z monitorowaniem ich losów zawodowych Absolwent Decyzja o wzięciu udziału w badaniu Biuro Karier UPJPII Opracowanie Planu Komunikacji Dystrybucja Programu Lojalnościowego PMLZA/01 Utrzymywanie relacji z Absolwentem Dziekanaty UPJPII Dystrybucja Programu Lojalnościowego Media (Biuro Karier UPJPII i inne) Publikacja Programu Lojalnościowego 7