Pozycja wniosku o płatność ------------------------------ ------------------------------ Punkt 1. Wniosek za okres od do Punkt 2. Dane beneficjenta Rodzaj błędu Nieterminowe złożenie wniosku o płatność. Wypełnianie przez beneficjentów pól, które powinny być uzupełnione przez pracownika IP II. Błędne wskazanie okresu sprawozdawczego, za jaki składany jest wniosek o płatność. Błędne wskazanie nazwy beneficjenta. Właściwy sposób wypełnienia Wniosek o płatność powinien być złożony do IP II w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego, zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej stanowiącym załącznik nr 3b do umowy o dofinansowaniu. Przykładowo, gdy w ww. załączniku do umowy określono, że w miesiącu sierpniu zostanie złożony do IP II wniosek o płatność końcową na kwotę 200 000 zł, beneficjent powinien dostarczyć powyższy dokument do CSIOZ w terminie do 14 sierpnia. Zmiany w powyższym zakresie mogą być dokonywane tylko i wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, za zgodą IP II. Niespełnienie tego warunku, będzie oznaczało realizację projektu niezgodnie z postanowieniami umowy! Wszystkie szare pola znajdujące się we wniosku o płatność, powinny pozostać niewypełnione, gdyż są one uzupełniane przez osobę weryfikującą wniosek pracownika IP II. Wniosek o płatność powinien obejmować okresy pełnych miesięcy kalendarzowych. Wniosek za okres od - należy podać tu kolejny dzień kalendarzowy po dacie do określonej w poprzednim wniosku o płatność. W przypadku pierwszego wniosku o płatność należy wpisać początkową datę kwalifikowalności wydatków wynikającą z 7 ust. 2 umowy o dofinansowaniu. Data do - oznacza ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek (pokrywający się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego). Dane beneficjenta wykazane w punkcie 2 muszą być zgodne z umową o dofinansowaniu projektu oraz odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego, stanowiącym załącznik do ww. umowy.
Punkt 8. Wnioskowana kwota Punkt 10. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność Błędnie wyliczona kwota dofinansowania. Pozycja jest niewypełniana. Zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Zarządzającej, w tej części wniosku o płatność należy wpisywać kwotę dofinansowania (max. 85%) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, bez zaokrągleń matematycznych. Przykładowo, gdy z wyliczeń kwota dofinansowania wynosi: 100,208 zł, w punkcie 8 należy wykazać kwotę 100,20 zł. W przypadku, gdy beneficjent nie uzyskał dochodu w związku z realizacją projektu i/lub gdy nie otrzymał płatności zaliczkowej (i w związku z tym nie uzyskał odsetek od środków zaliczki zgromadzonych na rachunku bankowym), w tej części wniosku należy w odpowiednich wierszach wpisać kwotę 0 zł. Punkt 12. Postęp rzeczowy realizacji projektu Błędne wykazanie zadań oraz terminów wynikających z Harmonogramu realizacji projektu. W kolumnie 1 należy wykazać wszystkie zadania (numer oraz nazwę), związane zarówno z wydatkami kwalifikowalnymi jak i niekwalifikowanymi, wyszczególnione w aktualnym Harmonogramie realizacji projektu stanowiącym załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie. W kolumnie 2 należy szczegółowo opisać stan realizacji zadania (ze wskazaniem dat odbioru wykonanych prac/ dostaw). W kolumnie 3 należy wskazać terminy realizacji poszczególnych zadań, założone w Harmonogramie realizacji projektu.
Punkt 13. Postęp finansowy realizacji projektu Punkt 15. Wskaźniki realizacji projektu Błędne wskazanie zadań oraz kwot z Harmonogramu realizacji projektu. Błędne wskazanie nazwy wskaźnika i/lub nazwy zadania, które przyczynia się do osiągnięcia zakładanej wartości docelowej. W kolumnie 1 należy wykazać wszystkie zadania (numer oraz nazwę) wyszczególnione w aktualnym Harmonogramie realizacji projektu stanowiącym załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie. W kolumnie 2 i 3 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym Harmonogramem realizacji projektu, powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań. Podsumowanie kolumny 2 powinno być zgodne z całkowitym kosztem realizacji projektu wskazanym w 5 ust. 1 umowy o dofinansowaniu. Podsumowanie kolumny 3 powinno być zgodne z kwotą wydatków kwalifikowalnych wskazaną w 5 ust. 2 umowy o dofinansowaniu. W kolumnie 3 i 4 należy przedstawić dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych poniesionych od początku realizacji projektu. Kolumna 6 wskazuje na % realizacji i jest wynikiem formuły = (wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu / wydatki kwalifikowalne przypisane zadaniom określonym w harmonogramie) * 100. Dodatkowo, w odpowiednich wierszach, pod pozycją Ogółem należy wskazać: - wydatki poniesione na zarządzanie projektem, - wydatki poniesione na przygotowanie projektu. W kolumnie 1 należy wskazać zadanie/zadania (numer i nazwę) wynikające z aktualnego Harmonogramu realizacji projektu, które bezpośrednio przyczyniają się do osiągnięcia zakładanej wartości docelowej wskaźnika produktu. Nazwa wskaźnika produktu wykazana w kolumnie 1 musi być zgodna z załącznikiem nr 7 do umowy o dofinansowaniu Zestawienie wskaźników do monitorowania Projektu.
Punkt 17. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały Załączniki Karta wzoru podpisów na potrzeby sprawozdawczości w ramach XII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Błędne wskazanie kolejnych czterech kwartałów i/lub kwoty planowanych do poniesienia wydatków kwalifikowalnych. Brak karty wzoru podpisów przy pierwszym wniosku o płatność W tabeli nr 17 należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Przykładowo, gdy beneficjent składa do IP II wniosek o płatność w miesiącu sierpniu br. (czyli w III kwartale), w tabeli należy wykazać następujące kwartały: IV 2009, I 2010, II 2010, III 2010. Dane wynikające z tej tabeli powinny być zgodne z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej, stanowiącym załącznik nr 3b do umowy o dofinansowaniu, z tym wyjątkiem, że w ww. załączniku wykazana jest kwota dofinansowania (czyli 85% wydatków kwalifikowalnych), natomiast we wniosku o płatność należy wykazać kwotę całkowitych wydatków kwalifikowalnych (czyli 100%). Składając pierwszy wniosek o płatność, każdy beneficjent powinien załączyć Kartę wzoru podpisów na potrzeby sprawozdawczości w ramach XII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby dane zawarte w ww. dokumencie były zgodne z umową o dofinansowanie oraz odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego stanowiącym załącznik do ww. umowy. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ\Karta wzoru podpisów.doc
Załączniki Dokumenty finansowoksięgowe potwierdzające poniesione wydatki Niezałączanie kompletu dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków wykazanych we wniosku o płatność. W przypadku dostaw/usług udokumentowanych fakturą VAT należy załączyć: 1) Fakturę VAT (wraz z opisem), 2) Potwierdzenie dokonania płatności: - w przypadku płatności przelewem, wyciąg bankowy wraz z poleceniem przelewu (jeżeli na wyciągu nie podano szczegółów płatności), - w przypadku płatności gotówką, KW wraz z raportem kasowym, 3) W przypadku, gdy na fakturze VAT podano zbiorczą nazwę, np. wyposażenie ambulansu, koniecznym jest załączenie specyfikacji, z której będzie wynikało, jaki sprzęt objęty jest daną pozycją faktury, 4) Umowę wraz z protokołem odbioru usługi/dostawy (dokumenty te nie są wymagane w przypadku, gdy beneficjent przed złożeniem wniosku o płatność przekazał je do CSIOZ, w celu przeprowadzenia kontroli procedur zawierania umów), 5) Dokument potwierdzający, że dostarczone dobra są własnością beneficjenta (np. Ewidencja Środków Trwałych, OT przyjęcie środka trwałego), 6) W przypadku zakupu sprzętu używanego : - oświadczenie sprzedawcy stwierdzające pochodzenie środka trwałego i potwierdzające, że w okresie poprzednich 7 lat nie był on nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych (w celu wyeliminowania wystąpienia podwójnego dofinansowanie), - oświadczenie Beneficjenta (lub inny dokument) potwierdzające, że środek trwały posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy. W przypadku wydatków osobowych należy załączyć następujące dokumenty: 1) Oświadczenie, iż wydatki na wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach PO IiŚ, ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ\Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń.doc
2) Listę płac wraz z potwierdzeniem dokonania wypłaty wynagrodzeń (wraz z odrębną kalkulacją składek ZUS płaconych przez Pracodawcę, w sytuacji, kiedy kwota ta nie wynika bezpośrednio z listy płac), 3) Deklarację ZUS DRA wraz z potwierdzeniem dokonania zapłaty składek na właściwe konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacone składki dotyczą osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowalnym projektu, ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ\Oświadczenie w sprawie składek ZUS.doc 4) Potwierdzenie zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych na właściwy rachunek urzędu skarbowego wraz z oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacona zaliczka dotyczy osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowalnym projektu, ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ\Oświadczenie w sprawie podatku dochodowego.doc 5) Listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z PO IiŚ oraz ze wskazaniem kwoty kwalifikowalnej. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ\Zestawienie stanowisk pracy.doc UWAGA!!! Należy zwrócić szczególną uwagę, aby załączane do wniosku o płatność kserokopie ww. dokumentów były czytelne. Poza tym, faktura VAT lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej powinny być skserowane dwustronnie, tak aby nie było wątpliwości, że zostały właściwie opisane.