HERMESEDI System elektronicznej wymiany dokumentów w systemie EDI/ECOD wersja dokumentu 1.0 data wydania 2008.11.14 Syriusz sp. z o.o. Rzeszów 2008
SPIS TREŚCI: 1. Przeznaczenie... 3 2. Schemat pracy... 3 3. Praca z systemem... 5 3.1. Konfiguracja serwera HermesEDI... 5 3.2 Konfiguracja HermesNG... 7 4. Dodawanie kontrahentów do systemu EDI... 8 4.1. Dane kontrahenta... 8 4.2. Dane kartoteki magazynowej... 9 5. Wystawianie dokumentów w HermesNG...11
HermesEDI str. 3 1. PRZEZNACZENIE Oprogramowanie HermesEDI zostało stworzone, w celu zapewnienia, przedsiębiorstwom wykorzystującym system HermesNG, dostępu do systemu elektronicznej wymiany dokumentów, świadczonego w ramach EDI lub ECOD. HermesEDI, umożliwia szybkie wdrożenie elektronicznej wymiany dokumentów w przedsiębiorstwie oraz łatwe rozszerzanie o kolejnych kontrahentów, objętych EDI. 2. SCHEMAT PRACY Oprogramowanie HermesEDI przeznaczone jest na komputery z systemem operacyjnym Microsoft Windows 98/XP/Vista. HermesEDI pracuje w trybie serwera i poza wprowadzeniem konfiguracji jest praktycznie bezobsługowy. Operator EDI kontrahenta Operator EDI System informatyczny kontrahenta Serwer systemu HermesEDI HermesNG System HermesNG przedsiębiorstwa
HermesEDI str. 4 HermesEDI podczas swojej pracy odpowiedzialny jest za dwa podstawowe zadania: Odbieranie dokumentów przychodzących, ich przetwarzanie i zapis w bazie HermesNG Przetwarzanie dokumentów tworzonych w HermesNG i ich przygotowanie do wysłania w systemie EDI Praca systemu HermesEDI jest dla użytkowników HermesNG praktycznie niewidoczna. Po wdrożeniu systemu elektronicznej wymiany dokumentów, operatorzy w HermesNG pracują jak dotychczas, nie dbając o odbieranie/wysyłanie wiadomości EDI serwer HermesEDI wykonuje wszystkie operacje automatycznie. HermesEDI zapewnia obsługę dowolnego formatu, w jakim kontrahenci EDI wymieniają dokumenty. Dzięki temu czas potrzebny na dopisanie kolejnych odbiorców, wchodzących do systemu EDI, jest skrócony do minimum.
HermesEDI str. 5 3. PRACA Z SYSTEMEM Po uruchomieniu HermesEDI, aplikacja zgłasza się swoim widokiem głównym, w którym widać stan pracy serwera. okno główne HermesEDI 3.1. Konfiguracja serwera HermesEDI Instalacja systemu HermesEDI przeprowadzana jest przez firmę Syriusz. Polega na wgraniu oprogramowania oraz modyfikacji bazy danych HermesNG. Konfiguracja samego serwera HermesEDI polega na wprowadzeniu lokalizacji bazy danych oraz danych administratora, do którego będą wysyłane e-mail e o wszelkich nieprawidłowościach związanych z działaniem systemu. W przypadku zmiany lokalizacji bazy danych systemu HermesNG, np. po rozpoczęciu nowego roku obrachunkowego, należy pamiętać o wprowadzeniu nowej konfiguracji do serwera HermesEDI.
HermesEDI str. 6 BAZA DANYCH Do prawidłowej pracy HermesEDI wymaga jest konfiguracja połączenia z bazą danych HermesNG. Należy o niej pamiętać w przypadku zmian lokalizacji. konfiguracja bazy danych
HermesEDI str. 7 ADRESY EMAIL Wszelkie informacje o nieprawidłowościach związanych z racą serwera, zapisywane są w oknie głównym serwera oraz w pliku errlog.txt. Dodatkowo system samoczynnie wysyła email powiadamiający do administratora systemu. konfiguracja kont Email Parametry: Adres serwera, Login, Nadawca, określają konto email owe, z którego zostanie wysłana wiadomość; parametr: Odbiorca decyduje o adresie na jaki wiadomość trafi. Domyślnie, kontem, z którego zostanie wysłana wiadomość, jest email udostępniony przez firmę Syriusz, specjalnie na potrzeby serwera HermesEDI. 3.2 Konfiguracja HermesNG Po instalacji serwera HermesEDI, nie są wymagane żadne dodatkowe czynności konfiguracyjne w HermesNG.
HermesEDI str. 8 4. DODAWANIE KONTRAHENTÓW DO SYSTEMU EDI Aby rozpocząć wymianę dokumentów z kontrahentami w ramach systemu EDI, w HermesNG, konieczne jest wypełnienie niezbędnych informacji w kartotece odbiorcy oraz danych o pozycjach magazynowych. 4.1. Dane kontrahenta Dane kontrahenta, na potrzeby EDI, wprowadza się w HermesNG, w opcji Kontrahenci-> Aktualizacja-> Odbiorcy, po wciśnięciu klawisz BackSpace, należy przejść do zakładki HEDI. konfiguracja danych odbiorcy Wypełnienie danych kontrahenta w zakładce EDI i potwierdzenie ich klawiszem Zatwierdź, automatycznie dopisuje kontrahenta do systemu EDI. Parametry: SYMBOLE DOK: należy wpisać typy dokumentów, jakie będą podlegać wymianie w ramach EDI, np. gdy ZA to zamówienie, wpisanie ZA w parametrze, spowoduje włączenie obsługi zamówień oraz rejestrowanie tych zamówień na dokumentach o symbolu ZA; np. gdy FV to faktura vat, wpisanie FV, spowoduję włączenie wysyłania faktur ale tylko tych z oznaczeniem FV,
HermesEDI str. 9 FORMAT: format danych, wg jakiego generowane i odbierane są dane w EDI każdy kontrahent może mieć swój, indywidualny format przekazywanych dokumentów, ŚCIEŻKA: lokalizacja folderu wymiany danych, do i z którego będą pobierane dane, ILN: ILN (identyfikator w systemie EDI) odbiorcy, MÓJ ILN: ILN przedsiębiorstwa, w którym działa HermesNG, MAGAZYN: oznaczenie magazynu, w którym będą rejestrowane zamówienia, spływające z EDI, CODEBYBUYER: oznaczenie przedsiębiorstwa, jakie jest przypisane w systemie informatycznym odbiorcy. Szczególną uwagę należy zwrócić na parametr SYMBOLE DOK, podane w nim typy dokumentów bezpośrednio wpływają na zakres wymienianych danych w ramach EDI. 4.2. Dane kartoteki magazynowej Identyfikacja kartotek w systemie EDI odbywa się wg identyfikatorów towarów, stosowanych przez stronę składającą zamówienie/odbierającą dok. rozchodu. Aby umożliwić automatyczne przetwarzanie dokumentów z odbiorcą, należy w HermesNG wprowadzić identyfikatory kartotek stosowane przez odbiorców. HermesNG umożliwia wprowadzenie zewnętrznych oznaczeń kartotek dla: każdego odbiorcy indywidualnie, płatnika odbiorcy dziedziczą oznaczenia, kontrahenta uniwersalnego oznaczonego HEDI. Podczas przetwarzania zamówień, system HermesEDI, identyfikuje kartoteki magazynowe w pierwszej kolejności wg oznaczeń odbiorcy, w przypadku braku, przechodzi do oznaczeń płatnika, ostatecznie szuka wśród oznaczeń kontrahenta uniwersalnego HEDI. Oprócz oznaczeń zewnętrznych odbiorców, zarejestrowanych w systemie, HermesEDI rozpoznając kartotekę posiłkuje się dodatkowo kodem kreskowym artykułu. Jednak opieranie się wyłącznie na kodzie kreskowym nie jest to rozwiązaniem zalecanym.
HermesEDI str. 10 Identyfikatory zewnętrzne kartotek, stosowane przez odbiorców wprowadza się w opcji Magazyn-> Kartoteka-> ->Indeksy dostawców i odbiorców. edycja zewnętrznego identyfikatora kartoteki magazynowej Wprowadzając zewnętrzny identyfikator towaru, należy zwrócić uwagę, aby typ kontrahenta wybrać jako ODBIORCA. Jeżeli podczas przetwarzania dokumentu zamówienia, system HermesEDI, nie rozpozna przesłanego identyfikatora towaru, do administratora zostanie wysłany email, z powiadomieniem o brakujących danych. Treść email a zawiera dane odbiorcy, nazwę zamawianego towaru oraz zastosowany, nieznany identyfikator. Do momentu uzupełnienia danych, zamówienie będzie w trybie oczekiwania, po ich wprowadzeniu, dokument przetworzy się automatycznie.
HermesEDI str. 11 5. WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW W HERMESNG Przygotowanie dokumentów w HermesNG odbywa wg standardowych zasad i po wdrożeniu HermesEDI, nowe mechanizmy są dla operatorów niezauważalne. Jedyną różnicę można zauważyć podczas wystawiania dokumentów zbiorczych. Standardowo, podczas instalacji systemu HermesEDI, do symboliki dodawany jest dokument POTWIERDZENIE ODBIORU (domyślne PO w przypadku zarezerwowania dla innego dokumenty oznaczenie może być inne). Jest to dokument z klasy F zwrotu od odbiorcy. Każdy dokument wydania (WZ) jest w systemie potwierdzany przez odbiorcę dokumentem PO potwierdzenie odbioru. Na dokumencie PO rejestrowane są różnice między ilością wydania na dokumencie WZ a ilością, jaka została przyjęta przez odbiorcę, np. na dokumencie WZ wydano artykuł TOW1 w ilości 10szt, w wyniku uszkodzenia odbiorca przyjął 8szt, na dokumencie PO zostanie zaewidencjonowana ilość -2szt towaru TOW1. Fakt powstania powiązanego z dokumentem wydania WZ, dokumentu PO, należy uwzględnić podczas tworzenia dokumentu zbiorczego rozliczającego wydanie WZ. System HermesNG automatycznie poinformuje operatora o istnieniu powiązanego dokumentu PO i zaproponuje jego ujęcie w treści wystawianego dokumentu. W omawianym przypadku, w treści dokumentu zbiorczego zostanie ujęta ilość 10szt oraz -2szt, co da 8szt. Analizę dokumentów PO można wykonać wg standardowych mechanizmów analiz zawartych w HermesNG.
HermesEDI str. 12 opracował: Maciej Dziedzic