Poznań, 15 września 2011 r. ROPS.VIII/45102/6/2011.. ZAPYTANIE OFERTOWE Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu zaprasza do złożenia oferty na wykonanie badania pt. Kompleksowe i pogłębione studium położenia społecznego dzieci i młodzieży z woj. wielkopolskiego, ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieży z rodzin zaliczanych do kategorii wysokiego ryzyka socjalnego. Planowane do realizacji badanie wykonane zostanie w ramach projektu pt. Podnoszenie kwalifikacji kadr pomocy i integracji społecznej w Wielkopolsce współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przy zlecaniu zamówienia, nie będą stosowane przepisy dotyczące zamówień publicznych. Na podstawie art. 4 pkt. 3 lit e ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2010 nr 113 poz. 759), ustawy nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego lub których rezultaty nie stanowią wyłącznie jego własności. Przedmiot zamówienia zalicza się do badań naukowych w obszarze stosowanych badań społecznych, a jego wyniki nie będą stanowić wyłącznej własności Zamawiającego i będą przekazywane adresatom bezpośrednim i pośrednim badania. 1. Zamawiający Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu, ul. Piekary 14/15, 61-823 Poznań tel. 061 856 73 14, 061 856 73 27, fax. 061 851 56 35 email: projekty@rops-wielkopolska.poznan.pl. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie kompleksowego badania położenia społecznego dzieci i młodzieży w woj. wielkopolskim, w tym ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieży z rodzin zaliczanych do kategorii wysokiego ryzyka socjalnego. 1
Zamawiający jako dzieci i młodzież z kategorii ryzyka socjalnego rozumie dzieci i młodzież z rodzin zagrożonych wykluczeniem społecznym z powodów wymienionych w ustawie o pomocy społecznej (art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej). 3. Przewidziana kwota na realizację zamówienia Na realizację zamówienia przewidziano 240 000 zł brutto. 4. Cele badania Cel główny Głównym celem badania jest przeprowadzenie kompleksowej diagnozy położenia społecznego dzieci i młodzieży z rodzin zagrożonych wykluczeniem społecznym w woj. wlkp. w obszarach edukacji, bezpieczeństwa bytowego, pomocy społecznej, ochrony zdrowia, czasu wolnego w odniesieniu do katalogu standardów obowiązujących w danych obszarach. Wynikiem przeprowadzonej diagnozy będzie: 1. wyczerpujący opis położenia badanych grup w wybranych obszarach, przedstawiony również w układzie gmin i powiatów, 2. katalog standardów pozwalających określać deficyty w danych obszarach, 3. zestaw wskaźników służących do monitorowania sytuacji badanych grup we wskazanych obszarach, 4. trafne i użyteczne rekomendacje dla instytucji publicznych. Cele szczegółowe W badaniu muszą zostać uwzględnione następujące cele szczegółowe wraz z przypisanymi do nich pytaniami badawczymi. Cele szczegółowe, pytania badawcze, mogą ulec rozszerzeniu/ zmianie w koncepcji Wykonawcy, wszelkie zmiany wymagają jednak uzasadnienia. Za propozycję rozszerzenia/zmiany celów szczegółowych i pytań badawczych i szczegółowych Wykonawca będzie mógł uzyskać dodatkowe punkty (20) zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert. W ramach celu głównego badania planuje się osiągnięcie następujących celów szczegółowych: Cele szczegółowe badania: a) diagnoza potrzeb i deficytów wielkopolskich dzieci i młodzieży z grup wysokiego ryzyka w obszarach: edukacji, bezpieczeństwa bytowego, pomocy społecznej, ochrony zdrowia, czasu wolnego, itd.; b) opracowanie mapy potrzeb i deficytów wielkopolskich dzieci i młodzieży z grup wysokiego ryzyka w w/w obszarach w układzie gmin i powiatów; c) ocena adekwatności wsparcia udzielanego badanym grupom przez instytucje publiczne w w/w obszarach (finansowanych ze środków własnych oraz w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewn.); d) opracowanie zestawu wskaźników służących monitorowaniu położenia badanych grup w wybranych obszarach. e) opracowanie katalogu standardów będących punktem wyjścia do określenia deficytów dotyczących badanych grup w danych obszarach; 2
f) zestawienie danych nt. położenia dzieci i młodzieży z rodzin zagrożonych wykluczeniem społeczny na tle populacji dzieci i młodzieży w woj. wlkp. w odniesieniu do opracowanego katalogu standardów w danych obszarach; g) opracowanie rekomendacji mających na celu niwelowanie zdiagnozowanych deficytów z uwzględnieniem zadań leżących w gestii JST. Pytania badawcze: 1. Jakie są główne deficyty wielkopolskich dzieci i młodzieży zaliczanych do kategorii wysokiego ryzyka socjalnego w obszarach: edukacji, bezpieczeństwa bytowego, pomocy społecznej, ochrony zdrowia, czasu wolnego, itd.? 2. Jakie jest natężenie i rozmieszczenie potrzeb i deficytów w układzie gmin i powiatów w woj. wlkp.? 3. Jak kształtują się potrzeby i deficyty badanych grup w kontekście obowiązujących w danych obszarach standardów? 4. Jakie wskaźniki umożliwią skuteczny monitoring deficytów i potrzeb badanych grup? 5. Jaki jest zakres wsparcia udzielanego badanym grupom przez instytucje publiczne oraz jakie są źródła finansowania tego wsparcia? 6. W jakim stopniu wsparcie udzielane badanym grupom jest adekwatne do zdiagnozowanych potrzeb i deficytów? 7. Jak przedstawia się położenie dzieci i młodzieży z rodzin zagrożonych wykluczeniem społecznym na tle populacji wielkopolskich dzieci i młodzieży w kontekście opracowanego katalogu standardów? 8. W jaki sposób można niwelować zdiagnozowane potrzeby i deficyty za pomocą dostępnych narzędzi? 5. Podmioty objęte badaniem: a) instytucje edukacyjne placówki wychowania przedszkolnego (żłobek, przedszkole itp.), szkoły podstawowe, szkoły gimnazjalne, szkoły ponadgimnazjalne; b) gminne i powiatowe instytucje integracji i pomocy społecznej JOPS; c) organizacje pozarządowe działające lokalnie w obszarze wsparcia dzieci i młodzieży; d) kościoły i związki wyznaniowe działające lokalnie w obszarze pomocy dzieciom i młodzieży; e) JST (powiat i gmina); f) rodziny korzystające z pomocy społecznej (z uwzględnieniem długości korzystania ze wsparcia do 1 roku, 1-3 lata, powyżej 3 lat) g) dzieci i młodzież (uczniowie ostatnich klas szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych). 6. Adresaci wyników badania Bezpośredni adresaci: a) Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej (ROPS) w Poznaniu.; b) Gminne, powiatowe, wojewódzkie instytucje integracji i pomocy społecznej JOPS; c) Gminne, powiatowe, wojewódzkie jednostki samorządu terytorialnego JST 3
Pośredni adresaci: a) Uczelnie z terenu województwa wielkopolskiego; b) Wszystkie instytucje i organizacje realizujące działania w obszarze integracji i polityki społecznej; c) Wszyscy zainteresowani polityką społeczną. 7. Termin realizacji badania Badanie rozpocznie się nie później niż w IV tygodniu września 2011 r. a zakończy nie później niż 21 grudnia 2011 r. 8. Wymagania dotyczące metodologii badania: Zamawiający oczekuje zastosowania co najmniej przedstawionych w poniższej tabeli metod i technik badawczych we wskazanym zakresie. Proponowane metody i techniki badawcze mogą ulec rozszerzeniu/zmianie w koncepcji Wykonawcy, wszelkie zmiany wymagają jednak uzasadnienia. Za propozycję rozszerzenia/ zmiany zakresu stosowanych metod, technik oraz przypisanych do nich prób badawczych Wykonawca będzie mógł uzyskać dodatkowe punkty (20) zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert. Lp. Metoda technika Min. próba Min. zakres zastosowania metody/techniki badawcza badawcza 1 analiza danych 1 (wymienione w pkt. 10 akty prawne, dostępne zastanych 2. zogniskowane wywiady grupowe (FGI) 3. wywiady pogłębione IDI 4. wywiady IDI z rodzinami objętymi wsparciem JOPS 5. ankieta internetowa (CAWI) opracowania, raporty i ekspertyzy) 35 wywiady grupowe (FGI) z przedstawicielami różnych instytucji i organizacji zaangażowanych w świadczenie usług /wsparcia dzieciom i młodzieży min. 35 wywiadów (min. 1 w każdym powiecie) 10 wywiady pogłębione IDI z przedstawicielami instytucji i organizacji zaangażowanych we wsparcie badanych grup min. 10 wywiadów po jednym wywiadzie z przedstawicielem instytucji z każdego obszaru 35 wywiady IDI z rodzinami objętymi wsparciem JOPS min. 35 wywiadów, w tym przynajmniej jeden w każdym powiecie 360 przeprowadzenie 360 ankiet internetowych (CAWI) skierowanych do instytucji publicznych na poziomie powiatowym i gminnym, zaangażowanych w świadczenie usług /wsparcia dzieciom i młodzieży 6. ankieta audytoryjna 105 Ankieta audytoryjna z dziećmi i młodzieżą z co najmniej 105 szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych (po 3 z każdego powiatu Wielkopolski w grupie wiekowej uczniów klas 5-6 szkoły podstawowej, gimnazjum i uczniów szkół ponadgimnazjalnych). 4
W przypadku dołączenia do oferty opisu sposobu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia oraz opisem sposobu realizacji przedmiotu zamówienia (koncepcją oraz metodologią badawczą), który zaproponuje. 9. Minimalny zakres publikacji, które muszą zostać uwzględnione w analizie danych zastanych: Akty prawne regulujące zadania własne JST, w tym m.in.: ustawa z dnia 24 marca 2004r. o pomocy społecznej ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym; ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa; ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej ustawa z 28 lipca 2003 o świadczeniach rodzinnych ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi inne obowiązujące akty prawne (ustawy i rozporządzenia) dot. realizacji zadań własnych JST dotyczących dzieci i młodzieży takich jak m.in: pomoc społeczna, edukacja, zdrowie, kultura, infrastruktura społeczna, kultura fizyczna dzieci i młodzieży, utrzymanie i rozwój komunalnych zasobów mieszkaniowych; Strategia Polityki Społecznej dla Województwa Wielkopolskiego do 2020 r.; Raport z badania ewaluacyjnego pt. Wpływ dofinansowania z EFS w ramach Priorytetu IX PO KL na rozwój oferty edukacyjnej szkół i upowszechnienie edukacji przedszkolnej na terenach wiejskich i w gminach miejsko-wiejskich oraz miastach do 25 tys. mieszkańców w województwie wielkopolskim ; Raport końcowy z badania ewaluacyjnego pt. Analiza kierunków wspierania rozwoju kapitału ludzkiego w Wielkopolsce ; inne aktualne (2005-2011) raporty i analizy we wskazanych obszarach. inne aktualne akty prawne dotyczące wskazanych obszarów. Polityki Społeczne j w Poznaniu 10. Zakres usługi obejmuje: 1) Wykonanie raportu metodologicznego składającego się z następujących elementów: a) opis obszarów składających się na zakres przedmiotowy badania; b) uszczegółowienie koncepcji badania (dodatkowe pytania badawcze przedstawione przez Wykonawcę o charakterze ogólnym i szczegółowym); c) propozycja zestawu wskaźników do monitorowania; d) propozycja katalogu standardów; e) szczegółową metodologię wraz ze sposobem doboru próby badawczej; f) identyfikację czynników zagrażających realizacji badania (ograniczenia badawcze) oraz wskazanie sposobów ich niwelacji; 5
g) szczegółowy harmonogram i plan organizacji pracy zespołu badawczego wraz z opisem sposobu podziału zadań/odpowiedzialności pomiędzy członków zespołu; h) dane osób wyznaczonych do kontaktu z Zamawiającym; i) tabelę pytań przedstawiającą metody jakie zostaną zastosowane do pozyskania odpowiedzi i metody analizy. 2) Sporządzenie raportu końcowego o objętości max. 250 stron A4 w oparciu o następującą strukturę: a) streszczenie raportu w języku polskim i angielskim nie więcej niż 10 stron; b) spis treści; c) wprowadzenie (wstęp); d) opis wyników badania, analiza, interpretacja oraz wnioski w układzie obszarów analizy e) rekomendacje w formie tabelarycznej, zredagowane wg zaleceń Zleceniodawcy; f) aneksy zawierające m.in. szczegółową metodologię badania, narzędzia badawcze, zestawienia i analiza danych oraz wykorzystane w badaniu źródła informacji. 3) Opracowanie i przedstawienie wyników badania. Wykonawca przygotuje prezentację multimedialna dotyczącą podstawowych informacji o badaniu, najważniejszych wniosków i rekomendacji (w standardzie Microsoft PowerPoint min. 20 slajdów), prezentacji multimedialnej (e-mail, CD- ROM) prezentującej wyniki badania. Ponadto na wniosek Zamawiającego Wykonawca będzie zobowiązany do zaprezentowania wyników badania. Termin oraz miejsce prezentacji zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Polityki Społecznej w Poznaniu 11. Współpraca z Zamawiającym Wykonawca zobowiązany jest do stałej współpracy z Zamawiającym poprzez: - wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych; - bieżące informowanie o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania (sprawozdania cotygodniowe w wersji elektronicznej); - spotkania w zależności od potrzeb Zamawiającego; - stały kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania cotygodniowego sprawozdania w wersji elektronicznej z realizacji badania. Sprawozdanie powinno zawierać informacje o: - stanie prac, tj. aktualny poziom zaawansowania badania (np. liczba przeanalizowanych dokumentów wraz z wyszczególnieniem ich nazw, liczba zrealizowanych FGI, itp.); - pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania; - sposobach rozwiązywania (niwelacji) napotykanych problemów; - plan pracy na kolejny tydzień. 6
Za zebranie i opracowanie danych i informacji niezbędnych do wykonania zadania odpowiedzialność ponosi Wykonawca. W przypadku zbierania danych pierwotnych Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania realizacji zaproponowanych w raporcie metodologicznym narzędzi badawczych. Nagrania/zapisy wywiady i ich transkrypcje lub inne narzędzia powstałe podczas badań Wykonawca przekaże Zamawiającemu po zakończeniu badania. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia poprawności językowej przygotowanych raportów. Wszelkie materiały przygotowane w trakcie badania (m. in. kwestionariusze, raporty) powinny być oznaczone aktualnymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu oraz godłem UE wraz informacją o tym, że badanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 12. Ramowy harmonogram realizacji badania Wykonawca wykona zamówienie nie później niż do 21 grudnia 2011 roku, zachowując następujące ramy czasowe: 1) W ciągu 7 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport metodologiczny, opracowany zgodnie z wymaganiami zawartymi w pkt 11; a) Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do raportu, w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, b) wykonawca będzie zobligowany do wprowadzenia zgłoszonych uwag w ciągu 7 dni od ich otrzymania i przekazania Zamawiającemu ostatecznej wersji raportu, zgodnie z powyższymi wymaganiami. c) raport metodologiczny należy przygotować w formie drukowanej w ilości 3 egz. oraz w wersji elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) w standardzie biurowym Microsoft Office 2007 (poprawnej językowo, gotowej do druku, sformatowanej, niewymagającej dodatkowych poprawek). d) wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu projekty wszystkich narzędzi badawczych na 5 dni przed ich planowanym zastosowaniem wraz z listami instytucji, z którymi Wykonawca będzie planował zrealizować wywiady. Ostateczna wersja narzędzia oraz list respondentów wymagała będzie akceptacji Zamawiającego. 2) Do 7 grudnia 2011 roku wykonawca przedstawi zgodnie z wymaganiami zawartymi w pkt 11 projekt raportu końcowego w formie elektronicznej (e-mail/płyta CD); a) Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do raportu, w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania; b) Wykonawca będzie zobligowany do wprowadzenia zgłoszonych uwag w ciągu 7 od ich otrzymania. 3) W terminie do 21 grudnia 2011 roku wykonawca przedstawi ostateczną wersję raportu końcowego uwzględniającego przekazane uwagi wraz z prezentacją multimedialną. a) Wykonawca dostarczy raport końcowy w wersji drukowanej w ilości 3 egz. oraz w wersji elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD) w standardzie biurowym Microsoft Office 2007 (poprawnej językowo, gotowej do druku, niewymagającej 7
dodatkowych poprawek). Przy opracowaniu raportu powinny zostać wykorzystane wszelkie uzupełnienia graficzne analiz zwiększające przejrzystość i czytelność raportu, takie jak: tabele, wykresy, grafy, itp. b) Prezentacja multimedialna przekazana zostanie Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail, płyta CD/DVD). c) Na żądanie Zamawiającego Wykonawca osobiście przedstawi wyniki badania. Prezentacja odbędzie się w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Całość prac związanych z realizacją badania (z wyłączeniem prezentacji ostatecznej wersji raportu końcowego) zostanie zakończona do 21 grudnia 2011 roku. Bieg powyższych terminów rozpoczyna się od następnego dnia kalendarzowego po podpisaniu umowy. 13. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. W odniesieniu do Wykonawców, którzy spełnili postawione warunki Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: Nr kryt. Opis kryterium oceny Znaczenie 1 Metodologia, z czego: 50 pkt. koncepcja badania szczegółowa propozycja zakresu prac badawczych wraz z koncepcją przeprowadzenia badania, odpowiadająca celom zawartym w pkt. 4 zapytania ofertowego w odniesieniu do trafności zaproponowanego zakresu badania z uwzględnieniem dodatkowych pytań zaproponowanych przez wykonawcę dot.: spójności z zakresem badania oraz pytaniami badawczymi określonymi w OPZ; przejrzystej i logicznej struktury badania; adekwatności sposobu przedstawienia problemów badawczych do możliwości uzyskania wiarygodnych odpowiedzi prowadzących do realizacji celów badania; adekwatność zaproponowanego zestawu wskaźników do zakresu badania wpływu dodatkowych pytań na zakres badania; wkomponowania dodatkowych pytań w strukturę badania. metodologia badawcza szczegółowa propozycja dodatkowych metod badawczych w kontekście sformułowanych problemów i pytań badawczych oraz klarowność i spójność logiczna zaproponowanej metodologii dot.: trafności doboru metod do pytań badawczych; zastosowanych prób badawczych trafność doboru, wielkość; 8
dostosowanie planu pracy do zaproponowanej metodologii spójność harmonogramu realizacji badania; 2 Doświadczenie zespołu badawczego w zakresie prowadzenia badań i analiz społecznych w tym dotyczących dzieci i młodzieży(wg załącznika nr 1) 10 pkt. 3 Cena brutto 40 pkt. Punkty przyznawane za kryteria będą liczone wg następujących zasad: Nr kryt. Zasady przyznawania pkt. 1 Punkty za kryterium metodologiczne zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 50 pkt. na podstawie opisu sposobu realizacji zamówienia przedstawionego w ofercie. Przy ocenie ofert oceniane będą poszczególne elementy metodologii według następującej skali: koncepcja badania max. 20 pkt. metodologia badawcza max. 20 pkt. dostosowanie planu pracy do zaproponowanej metodologii max. 10 pkt. 2 Punkty za doświadczenie Wykonawcy zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 10 pkt. na podstawie przedstawionego w załączniku nr 1 do oferty wykazu członków zespołu badawczego oraz ich doświadczenia badawczego. 3 Punkty za kryterium ceny zostanie przyznane ofercie wynikającej z działania: Liczba punktów = Cn/Cb x 40 gdzie: - Cn najniższa cena spośród wszystkich ofert nie odrzuconych - Cb cena oferty badanej Wykonawca może uzyskać podczas badania i oceny oferty maksymalnie 100 punktów. Zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który w ramach przedstawionych powyżej kryteriów uzyska najwyższą ilość punktów. Po dokonaniu wyboru Wykonawcy badania, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji warunków i ceny zamówienia. 14. Oferta powinna zawierać 1) koncepcję badania, 2) metodologię badawczą wraz z opisem doboru próby, 3) harmonogram czasowy badania, 4) szczegółowy kosztorys badania, 5) charakterystykę zespołu badawczego, zgodnie z załącznikiem nr 1, 6) wykaz badań zrealizowanych przez Wykonawcę. 9
15. Termin składania ofert Oferty należy przesyłać do 26 września 2011 r., do godziny 15.00 na adres: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu ul. Piekary 14/15 61 823 Poznań oraz drogą elektroniczną na adres: projekty@rops-wielkopolska.poznan.pl 16. Osoba do kontaktów z Wykonawcą Wszelkich informacji merytorycznych na temat badania udziela: Sylwia Szpyrka, tel. (61) 856 73 38, e-mail: szpyrka@rops-wielkopolska.poznan.pl Wojciech Mól, tel. (61) 856 73 32, e-mail: projekty@rops-wielkopolska.poznan.pl Dyrektor ROPS Aleksandra Kowalska 10
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z 15 września 2011 r. Wykaz członków zespołu badawczego i ich doświadczenie Lp. Imię i nazwisko Wykształcenie i zakres wykonywanych czynności potwierdzających doświadczenie w zakresie realizacji badań i analiz społecznych 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. (miejsce, data). (podpis Wykonawcy) 11