Zatwierdzam Warszawa dnia.02.2010 r. Sprawozdanie z działalności kontrolnej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w 2009 roku * ) WPROWADZENIE Działalność kontrolna w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego prowadzona jest przez Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli, zwane dalej BAK. W myśl 23 pkt 2c Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 września 2008 roku, zmienionego Zarządzeniem nr 12 Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 czerwca 2009 roku BAK wykonuje kontrole resortowe w oparciu o Zarządzenie nr 28 Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 18 października 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia kontroli urzędu obsługującego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Ponadto zgodnie z 23 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego urzędu BAK realizuje zadania związane z kontrolami systemowymi w Instytucji WdraŜającej POiŚ w obszarze Kultura i dziedzictwo kulturowe. Nadzór nad działalnością BAK sprawuje Dyrektor Generalny Urzędu. Strukturę organizacyjną BAK oraz stan zatrudnienia przedstawiono w załączniku nr 1 do niniejszego sprawozdania. Podstawowym celem kontroli jest dostarczenie rzetelnych informacji o realizacji powierzonych zadań przez jednostki, w stosunku do których Minister posiada uprawnienia nadzorcze lub kontrolne. *) W sprawozdaniu nie zawarto informacji na temat kontroli przeprowadzonych w zakresie PO IiŚ oraz audytu wewnętrznego, które zostały opracowane w odrębnym trybie.
SZCZEGÓŁOWA CHARAKTERYSTYKA DZIAŁALNOŚCI W ZAKRESIE KONTROLI RESORTOWEJ I. Liczba kontroli zaplanowanych, przeprowadzonych z wyszczególnieniem rodzajów oraz niezrealizowanych w okresie sprawozdawczym. 1. Kontrole realizowane są przez BAK w oparciu o półroczne Plany Kontroli zatwierdzane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Ogólnie w 2009 roku do realizacji przewidziano 24 kontrole, które wybrano spośród 52 propozycji zgłoszonych przez departamenty i biura MKiDN. Dokonując wyboru jednostek do skontrolowania kierowano się analizą ryzyka. W Palnie kontroli na I półrocze 2009 roku (załącznik nr 2) do realizacji przewidziano 9 kontroli spośród 30 propozycji, w tym: 8 problemowych oraz 1 kompleksową. W Planie kontroli na II półrocze 2009 roku (załącznik nr 3) do realizacji przewidziano 15 kontroli spośród 22 propozycji, w tym: 11 problemowych oraz 4 kompleksowe. 2. W okresie sprawozdawczym BAK przeprowadziło 30 kontroli, z czego: 22 kontrole planowane, w tym: 17 problemowych oraz 5 kompleksowych, 8 kontroli doraźnych, w tym: 5 problemowych oraz 3 kompleksowe. Dodatkowe kontrole doraźne zlecone przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego zostały przeprowadzone w następujących jednostkach: Akademii Teatralnej im. A. Zelwerowicza w Warszawie, Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Ujazdowski w Warszawie, Domu Pracy Twórczej w Wigrach, Fundacji Inicjatyw Społecznie Odpowiedzialnych w Gdańsku, Podlaskim Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Białymstoku, Muzeum Narodowym w Warszawie, 2 kontrole w Narodowym Instytucie Fryderyka Chopina w Warszawie. 3. W okresie sprawozdawczym nie zrealizowano 2 kontroli planowych w następujących jednostkach: Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Warszawie Delegatura w Ostrołęce, Związku Polskich Artystów Fotografików. Zgodnie z dyspozycją Podsekretarza Stanu Pana Tomasza Merty oraz w uzgodnieniu z Departamentem Ochrony Zabytków zamiast kontroli w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków
w Warszawie Delegatura w Ostrołęce przeprowadzono kontrolę w Podlaskim Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Białymstoku. Ponadto na prośbę Departamentu Prawnego kontrolę w Związku Polskich Artystów Fotografików przesunięto na I półrocze 2010 roku. II. Problematyka przeprowadzonych kontroli Problematyka przeprowadzonych kontroli planowanych wynikała przede wszystkim z zakresu tematycznego, zatwierdzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, natomiast kontrole doraźne uruchamiane były w wyniku polecenia słuŝbowego wydawanego w przypadku zaistnienia konieczności skontrolowania wybranych zagadnień. Zakres kontroli kompleksowych obejmował całokształt działalności jednostki kontrolowanej, natomiast zakres kontroli problemowych dotyczył wybranych sfer funkcjonowania jednostki. W okresie sprawozdawczym w toku kontroli realizowano następujące bloki tematyczne: realizacja zadań statutowych, przestrzeganie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień publicznych, prawidłowość wykorzystania i rozliczenia otrzymanych dotacji, prawidłowość gospodarki finansowej, zbiorowy zarząd prawami autorskimi i pokrewnymi, polityka zatrudniania i wynagradzania, przestrzeganie przepisów prawa pracy, prawidłowości wydawanych orzeczeń administracyjnych w odniesieniu do wybranych zabytków, przestrzeganie ustawy o finansach publicznych, realizacja postanowień układu przyjętego na zgromadzeniu wierzycieli, finansowanie studiów niestacjonarnych, prawidłowość zarządzania Programami Operacyjnymi Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, realizacja windykacji naleŝności z tytułu świadczonych usług. III. Stwierdzone nieprawidłowości, przyczyny ich powstawania oraz osoby za nie odpowiedzialne. 1. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia, wśród których najpowaŝniejsze polegały na: nieprzestrzeganiu przepisów w zakresie zamówień publicznych, w szczególności dotyczących przesłanek stosowania poszczególnych trybów o udzielenie zamówienia publicznego oraz prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tym zakresie,
wykorzystaniu otrzymanych dotacji niezgodnie z przeznaczeniem oraz rozliczeniu niezgodnie z postanowieniami umów o dofinansowanie, zaistnieniu wad formalno prawnych w procesie udzielania dotacji z programów operacyjnych, nieprzestrzeganiu zapisów ustawy o rachunkowości, w szczególności dotyczących inwentaryzacji, prowadzenia dokumentacji finansowo księgowej, nieprzestrzeganiu przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyŝszym w zakresie trybu ustalania opłat za usługi edukacyjne oraz trybu wstrzymania naboru na studia niestacjonarne, zaistnieniu wad formalno prawnych w zakresie wykonywanie zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i pokrewnymi, nieprzestrzeganiu przepisów prawa pracy w szczególności dotyczących zasad zatrudniania, wynagradzania, zawierania umów cywilnoprawnych, braku uzyskiwania zgody Ministra Skarbu na dysponowanie składnikami majątku trwałego, nieprzestrzeganiu przepisów w zakresie rozliczeń delegacji słuŝbowych, występowaniu uchybień formalno prawnych w postępowaniach administracyjnych w zakresie wydawania orzeczeń administracyjnych dotyczących zabytków, braku przepisów regulujących wewnętrzną kontrolę finansową, nieprzestrzeganiu wewnętrznych regulacji jednostki kontrolowanej. 2. Przyczynami stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień było nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz niewystarczający nadzór kierowników jednostek kontrolowanych nad wykonywaniem zadań przez podległych pracowników. 3. Osobami odpowiedzialnymi za powstałe nieprawidłowości i uchybienia byli w głównej mierze kierownicy i główni księgowi jednostek kontrolowanych. IV. Wyniki i skutki postępowań pokontrolnych W okresie sprawozdawczym skontrolowano 29 jednostek organizacyjnych oraz wydano 25 wystąpienia pokontrolne. Na dzień przygotowywania sprawozdania jedno wystąpienie pokontrolne, dotyczące kontroli w Stowarzyszeniu Polski Rynek Oprogramowania PRO znajdowało się w fazie przygotowania. W wyniku przeprowadzonych kontroli skierowano 2 zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy MKiDN oraz wystąpiono w 3 przypadkach o zwrot części dotacji. W odniesieniu do 4 kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, nie kierując tym samym zaleceń pokontrolnych.
Na podstawie wyników kontroli Urząd uzyskał wiedzę na temat działalności jednostek mu podległych i nadzorowanych, ocenionej pod względem efektywności, praworządności, gospodarności i rzetelności. W ramach tych informacji wskazano na zagroŝenia, tj. sprawy wymagające pilnej interwencji przedstawiając jednocześnie propozycje środków naprawczych. Działania BAK skutkowały wdroŝeniem konkretnych zaleceń oraz określeniem dalszych kierunków działalności komórek, w których wykryto nieprawidłowości, a takŝe wnioskowaniem odnośnie zmian w obowiązujących regulacjach wewnętrznych. PODSUMOWANIE DZIAŁALNOŚCI W ZAKRESIE KONTROLI RESORTOWEJ. W okresie objętym sprawozdaniem Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli realizowało przypisane mu w Regulaminie Organizacyjnym urzędu zadania z zakresu działalności kontrolnej. Zadania kontrolne w 2009 roku przeprowadziło, 5 pracowników. W okresie sprawozdawczym nastąpiły zmiany personalne na stanowisku dyrektora BAK oraz stanowisku ds. kontroli POiŚ. Ogółem zrealizowano 30 kontroli o róŝnym zakresie tematycznym w podległych i nadzorowanych przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego instytucjach kultury, instytucjach kultury współprowadzonymi z samorządami, szkołach oraz instytucjach wykorzystujących środki finansowe przekazywane przez MKiDN w formie dotacji. W porównaniu z ubiegłym rokiem stan faktyczny przedstawia się następująco: Rodzaj kontroli 2008 r. 2009 r. Kontrole przeprowadzone ogółem, w tym: 29 30 planowe 23 22 doraźne 6 8 Kontrole niezrealizowane 6 2 Działania BAK w zakresie organizacji procesów kontrolnych skutkowały udoskonaleniem metod zarządzania, zapewnieniem naleŝytej jakości oraz standaryzacji czynności kontrolnych.