System Zarządzania Forte moduł Rozliczenia Pracownicze Podręcznik użytkownika Wersja 2010
Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa lipiec 2009 Symbol dokumentu MXROZV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.
Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu... 0-1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 0-1 Korzystanie z pomocy kontekstowej... 0-1 Pomoc techniczna... 0-2 Zastrzeżenia... 0-2 Aktualne informacje... 0-2 Praca z modułem Rozliczenia Pracownicze 1-1 Rozliczenia kasowe... 1-1 Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się operacjami kasowymi... 1-2 Kasa... 1-2 Podręcznik... 1-4 Użytkownika... 1-4
Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Rozliczenia Pracownicze jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/. Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.
0 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Pracownicze Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Podręczniki modułu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXROZV2010P0001
Praca z modułem Rozliczenia Pracownicze Moduł Rozliczenia Pracownicze, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte, wspomaga m.in. końcową fazę cyklu obiegu zaliczek, rozliczanie delegacji firmowych i wszelkiego typu operacji pieniężnych, np. za przekroczenie limitów telefonicznych, które to procesy są obsługiwane przez moduły Forte Zaliczki Pracownicze Delegacje Krajowe oraz Telefonię. Użytkownicy powyższych modułów, ściśle ze sobą współpracujących, mogą dokładnie zaplanować i zarządzać procesem pobierania zaliczek, ich powiązaniami z wyjazdami służbowymi, a w następstwie procesem rozliczania. Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie Aplikacje. Rozliczenia kasowe Rys. 1-1 Moduł Forte Rozliczenia Pracownicze menu główne. W module Forte Rozliczenia Pracownicze użytkownik ma możliwość dokonania następujących operacji: Operacje kasowe Zdefiniowanie osób uprawnionych do obsługi operacji kasowych. Rys. 1-2 Aplikacje Moduł Rozliczenia Pracownicze.
1 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Pracownicze Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się operacjami kasowymi Przed rozpoczęciem pracy z modułem, należy ustalić status osoby uprawnionej do obsługi kasy. W tym celu należy wybrać kolejno Aplikacje/Funkcje. Rys. 1-3 Nadawanie uprawnień osobom obsługującym kasę. Aby dodać osobę obsługującą kasę należy wybrać pracownika z listy w lewej części okna i dodać go do listy w prawej części za pomocą przycisku Nadaj uprawnienia. Analogicznie postępujemy chcąc usunąć pracownika z listy administratorów, wybierając przycisk Usuń uprawnienia. W systemie może być więcej osób uprawnionych do obsługi operacji kasowych. W celu dodania kolejnej, uprawnionej osoby należy powtórzyć powyższą operację. Kasa W oknie Kasa w grupie Aplikacje przedstawione są operacje kasowe wraz zaznaczeniem, jaki posiadają status: Rys. 1-4 Statusy rozliczeń. Po wybraniu interesującego dla Użytkownika statusu, może on również wybrać nazwisko osoby, której będzie dotyczyło rozliczenie, datę zgłoszenia oraz datę przeprowadzenia operacji. Wybrane kryteria należy zatwierdzić przyciskiem OK. W dolnym panelu pojawią się na liście operacje kasowe, wyszukane w systemie zgodnie z podanymi kryteriami. Każda wyszukana operacja jest scharakteryzowana za pomocą kilku kryteriów: - opis operacji - pracownik, którego operacja dotyczy - data zgłoszenia - data operacji - kwota operacji - sposób zakończenia operacji kasowej (np. wypłata gotówka, przelew na konto) - informacje na temat szczegółów operacji. MXROZV2010P0001
Praca z modułem Rozliczenia Pracownicze 1 3 Z prawej strony każdego rekordu opisującego poszczególne operacje, znajduje się rozwijana lista ze statusami operacji: do wypłaty, do odbioru, wypłacono, przelano na konto. Wybranie jednej z nich i zatwierdzenie przyciskiem OK. powoduje zmianę statusu operacji. Rys. 1-5 Okno operacji kasowych. Obok rozwijanej listy znajduje się również ikonka danej operacji., która otwiera formatkę z podglądem wydruku Rys. 1-6 Formatka zaliczki pracowniczej.
1 4 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Pracownicze Podręcznik Użytkownika Po wybraniu z menu pozycji Podręczniki/Użytkownika otwiera się podręcznik użytkownika w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF np. Acrobat Reader). MXROZV2010P0001