System Zarządzania Forte moduł Kontroling

Transkrypt

1 System Zarządzania Forte moduł Kontroling Podręcznik użytkownika Wersja 2010

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa lipiec 2009 Symbol dokumentu MXBCFV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu Korzystanie z podręczników elektronicznych Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Filozofia modułu 1-1 Pojęcia podstawowe 2-1 Baza główna Baza operacyjna Kostka OLAP Schemat wyglądu modułu Pakiet DTS Procedura składowania Atrybut Wartość Okres Wymiar Klasyfikator Podzielnik Układ Raport Raport archiwalny Przygotowanie modułu do pracy 3-1 Utworzenie bazy głównej Utworzenie bazy operacyjnej Importy Import z modułu Forte Finanse i Księgowość ustalenie konfiguracji Import z modułu Forte Finanse i Księgowość - wykonanie Wypełnienie map FK Import słowników i przetworzenie na wymiary Edycja wymiarów Mapowanie kont Mapowanie słowników Import wartości Określenie stanu okresu danych Import z modułu Forte Handel ustalenie konfiguracji Import z modułu Forte Handel - wykonanie Import słowników Edycja słowników

4 II Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Mapowanie słowników Dodatkowe atrybuty Zakończenie importu Import z modułu Forte Budżetowanie ustalenie konfiguracji Import z modułu Forte Budżetowanie - wykonanie Wybór budżetu Import wymiarów Mapowanie słowników Import wartości Import budżetu zakończony Określenie uprawnień użytkowników Tworzenie elementów bazy operacyjnej 4-1 Definiowanie układów Definiowanie raportów Wykonywanie raportów Tworzenie raportów archiwalnych Przeglądanie raportów archiwalnych Definiowanie podzielników Wykonywanie podziału Tworzenie zestawień wartości Dodawanie nowej wartości Dodawanie atrybutów wartości Podział wybranych wartości Tworzenie porównań Procesy Tworzenie kostek OLAP MXBCFV2010P0001

5 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Kontroling jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna modułu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników modułów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc modułu. Skorzystać z plików pomocy kontekstowej otwieranych poleceniem Pomoc, widocznym w dolnym panelu okien programu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi modułów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXBCFV2010P0001

7 Filozofia modułu Informacje zawarte w systemie finansowo-księgowym są często trudne do analizy dla menedżerów zarządzających przedsiębiorstwem. Szczególnie brak jest możliwości generowania różnych zestawień danych finansowych. Moduł Kontroling Systemu Zarządzania Forte ma za zadanie udostępnienie danych rzeczywistych z modułu finansowo-księgowego, obsługi sprzedaży oraz budżetowania do szczegółowych, wieloprzekrojowych analiz - również historycznych. W tym celu dane z modułów są przekształcane do postaci ułatwiającej ich dalsze analizowanie.

8

9 Pojęcia podstawowe W module Forte Kontroling użyte zostały różne pojęcia dotyczące działania modułu oraz przetwarzania danych. Ze względu na możliwość wieloznacznego ich rozumienia sformułowane zostały definicje uwzględniające kontekst stosowania w module. Baza główna Podstawowa baza danych modułu Forte Kontroling zawierająca informacje o położeniu pozostałych danych. Pełni funkcję centrum organizacyjnego w module. Zalecane jest, aby w module istniała jedna baza główna. Baza operacyjna Baza danych przeznaczonych do analizy. Zawiera dane zorganizowane w sposób ułatwiający tworzenie wymaganych raportów. W module może istnieć wiele baz operacyjnych zawierających dane pochodzące z tego samego źródła, ale zorganizowane w różny sposób zależnie od wymagań. Kostka OLAP Wielowymiarowa macierz danych. Przestrzeń danych zbudowana z co najmniej dwóch wymiarów. Kostki są tworzone na serwerze OLAP. Później można podłączyć się do nich programem-klientem i analizować przechowywane w nich dane. Najbardziej popularnym klientem, potrafiącym połączyć się do serwera OLAP jest Excel (dane prezentowane są w tabelach przestawnych). Schemat wyglądu modułu Schemat wyglądu modułu jest zestawem parametrów pozwalających na konfigurację wyglądu stron modułu oraz dostępu do obszarów informacji. Dla użytkownika widoczna jest tylko nazwa. Dostępna jest na stronie Logowanie oraz w ustawieniach modułu podczas definiowania uprawnień użytkownika. Pakiet DTS Pakiet DTS to zbiór zadań wykonywanych na bazach danych oraz plikach, mających na celu dokonanie procesu przetworzenia danych lub plików, takiego jak: import, konwersja oraz eksport. Może być przechowywany w repozytorium na serwerze lokalnym lub zdalnym. Pakiety DTS mogą być uruchamiane wielokrotnie. Każdy pakiet zawiera zdefiniowane obiekty: połączenia, zadań DTS, procedury przepływu zadań, procedury konwersji danych. Procedura składowania Zbiór poleceń SQL, będący logiczną całością, posiadający swoją nazwę, przechowywany w bazie danych. Możliwe jest dodanie do procedury parametrów wejściowych i wyjściowych. Atrybut Jest to parametr zawierający dodatkowe informacje doprecyzowujące właściwości wartości. Atrybut może przybierać różne wartości. Atrybut jest elementem wymiaru.

10 2 2 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Wartość Podstawowa jednostka w bazie danych modułu Forte Kontroling. Może to być zapis pobrany z modułu finansowo-księgowego i opatrzony odpowiednimi atrybutami ułatwiającymi wykorzystanie go do dalszych analiz lub wprowadzony do bazy w inny sposób. Każda wartość ma dokładnie jeden atrybut z każdego wymiaru domyślnym atrybutem jest brak. Wiele wartości może posiadać ten sam zestaw atrybutów. Wartość ma następujące atrybuty bezpośrednie: Data Kwota Opis Numer konta FK dla wartości pobranych z modułu finansowo-księgowego oraz dowolną ilość atrybutów wymiarów w porządku: wymiar element wymiaru. Okres Zbiór wartości ograniczony datami początku i końca okresu. Okres posiada ponadto atrybut stan danych. Atrybut ten może przybierać następujące wartości: udostępniony do raportowania - dane dostępne do odczytu (tworzenia raportów) przez użytkowników pobrany do edycji - dane dostępne do modyfikacji przez użytkowników zamknięty - dane ostatecznie zatwierdzone dostępne tylko do odczytu Utworzenie nowego okresu następuje przez wprowadzenie nowych danych (za pomocą importu lub dodania nowej wartości), o ile daty określające wprowadzane wartości nie zawierają się w okresie, który ma stan pobrany do edycji. Daty krańcowe opisujące wprowadzone wartości określają przedział czasowy tworzonego okresu. W celu zachowania ciągłości zamkniętych okresów podawana jest tylko końcowa data zamykanego okresu. Wszystkie dane pomiędzy tak podaną datą, a datą poprzedniego zamknięcia okresu wchodzą w skład zamykanego okresu. Zamknąć można jedynie okresy udostępnione do raportowania. Jeżeli przed datą zamknięcia istnieją okresy posiadające atrybut pobrany do edycji, to operacja zamknięcia okresu jest zablokowana. Nie można wprowadzać nowych wartości do okresów zamkniętych. Wymiar Wymiarem w module jest wielkość ustalona dla danej ilości unikalnych elementów jednego typu. Każda z tak zdefiniowanych pozycji wymiaru nazywana jest elementem wymiaru. Wartości przechowywane w module opisane są zbiorem atrybutów. Atrybutami są elementy wymiarów. Sposób nadawania wartościom atrybutów - elementów wymiarów jest uzależniony od firmy. Każda z pozycji księgowych ma dokładnie jeden atrybut z każdego wymiaru - domyślnym atrybutem jest - brak -. Taka konstrukcja danych umożliwia analizę wartości według różnych atrybutów. Lista wymiarów i ich elementów jest zmienna i zależy od uprawnień posiadanych przez użytkownika. Nadając nazwy wymiarom należy pamiętać o tym, aby nie nadawać nazw zawierających kropkę ze względu na możliwość wystąpienia utrudnień w przetwarzaniu danych. Przykładem wymiaru może być grupa sprzedawanych produktów, zaś elementami wymiaru odpowiednio: Produkt 1, Produkt 2 itd. Klasyfikator Jest to wielkość pozwalająca na grupowanie elementów wymiaru ze względu na ich unikalne właściwości. MXBCFV2010P0001

11 Pojęcia podstawowe 2 3 Pojęcie klasyfikatora pojawia się w rozdziale opisującym tworzenie i edycję wymiaru. Klasyfikator jest niezbędny przy eksporcie danych do kostek OLAP. Podzielnik Zestaw kluczy definiujących proporcje podziału wartości pomiędzy elementy wymiaru. Wartości do podziału są wyszukiwane za pośrednictwem układu (zbioru atrybutów) związanego z definicją podzielnika. Podział jest dokonywany według kolejności podzielników na liście. Do podziału wykorzystywane są tylko podzielniki oznaczone jako aktywne. Dzielić można jedynie wartości z otwartych okresów. Okres ważności podzielnika powinien nakładać się na okres, dla którego przeprowadzany jest podział. Jeżeli okres ważności podzielnika nie zawiera całkowicie okresu, w jakim użytkownik chce podzielić wartości, to zostaną wyszukane i podzielone wyłącznie wartości z części wspólnej zakresów dat. Podczas podziału następuje próba otwarcia okresu o zakresie dat takim, jak okres dzielenia wartości. Układ Układ jest uporządkowanym zbiorem atrybutów, który może zostać zastosowany jako filtr (kryterium wyboru) zestawu wartości opatrzonych zbiorem atrybutów zdefiniowanych w układzie. Układ ma następujące atrybuty bezpośrednie: Nazwa Opis oraz dowolną ilość atrybutów wymiarów w porządku: wymiar element wymiaru. Dodatkowo układ może zawierać dwa zestawy atrybutów wymiarów opisujących grupy wartości podlegające porównaniu. Raport Raport jest zestawieniem wartości w czasie z zastosowaniem układu (lub innych raportów tzw. podraportów) do wyboru danych. Raport ma następujące atrybuty bezpośrednie: Nazwa Opis Układ Liczba poziomów zagłębień w dane Kolekcja podraportów W czasie wykonywania można określić zakres czasowy dla którego analizowane są dane, częstotliwość próbkowania oraz jeżeli zostały ustawione parametry raportu jako elementy wymiarów. Raport archiwalny Raport archiwalny jest zestawieniem wartości zapisanym pod indywidualną nazwą i dostępnym do wielokrotnego wykorzystywania. Raport archiwalny różni od raportów zdefiniowanych w module tym, że jego wynik jest zapisywany w bazie danych podczas aktualizacji. W ten sposób użytkownik odczytuje z bazy już zagregowane dane. Umożliwia to szybszy dostęp do złożonych informacji, ale po zmianie danych należy przeprowadzić aktualizację raportu. Wyniki raportu archiwalnego mogą posłużyć do dalszych analiz. Raport archiwalny ma atrybut Aktualizowany określający, kiedy wykonana została jego ostatnia aktualizacja.

12

13 Przygotowanie modułu do pracy Po zainstalowaniu modułu należy uruchomić go wprowadzając do przeglądarki adres podany podczas instalacji, wówczas otworzy się strona Zarządzanie dostępem do baz danych. Przystępując do pracy z modułem należy pamiętać o podaniu numeru seryjnego. Jeżeli numer seryjny nie zostanie wprowadzony, to podczas próby korzystania z modułu pojawi się komunikat o niepoprawnym numerze seryjnym i ewentualnie informacja o uszkodzeniu plików oraz potrzebie powtórnej instalacji modułu. Strona Zarządzanie dostępem do baz danych jest stroną początkową w procesie tworzenia nowych baz w module oraz zarządzania dostępem do baz. Budowę struktur baz danych modułu Forte Kontroling rozpoczyna się od wybrania odnośnika Tworzenie głównej bazy danych. Utworzenie bazy głównej Na stronie Tworzenie głównej bazy danych należy określić parametry tworzenia nowej głównej bazy danych. W kolejnych polach należy wpisać nazwę bazy głównej oraz podać parametry łączenia się do bazy poprzez zdefiniowanie nazwy konta i hasła. UWAGA Użytkownik administrator SQL wskazany w tym panelu musi być zdefiniowany na serwerze SQL i posiadać prawa do tworzenia nowych baz danych. Zakres posiadanych praw powinien wynikać z zasad bezpieczeństwa przyjętych do stosowania w firmie.

14 3 2 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Tworzenie bazy głównej uruchamia się przyciskiem polecenia Twórz. Po utworzeniu bazy głównej otworzy się strona umożliwiająca utworzenie bazy operacyjnej. Jeżeli baza główna o tej nazwie już istnieje, zostanie wyświetlony komunikat informujący o tym fakcie. Utworzenie bazy operacyjnej Po utworzeniu bazy głównej należy utworzyć bazę operacyjną. Po zakończeniu tworzenia bazy głównej otworzy się strona umożliwiająca określenie parametrów nowej bazy operacyjnej. UWAGA Użytkownik opisywany na tej stronie w części Utwórz w bazie użytkownika staje się administratorem dla tworzonej bazy operacyjnej i będzie decydował w przyszłości o dalszym jej wykorzystywaniu. MXBCFV2010P0001

15 Przygotowanie modułu do pracy 3 3 Dołączanie bazy operacyjnej Jeżeli użytkownik posiada bazę operacyjną, utworzoną już wcześniej, może ją dołączyć do nowo utworzonej bazy głównej. Lista wszystkich utworzonych lub dołączonych baz operacyjnych jest dostępna na stronie konfiguracyjnej modułu. Po utworzeniu pierwszej bazy operacyjnej otworzy się strona logowania do modułu. Podając odpowiednie parametry i wybierając przycisk polecenia Zaloguj użytkownik uzyskuje dostęp do bazy. Użytkownik podczas logowania wybiera schemat, do którego posiada uprawnienia. Dostępne są następujące schematy użytkownika: MxDefault Zarząd Budżet Użytkownik posiadający uprawnienia na poziomie MxDefault posiada uprawnienia administratora. Użytkownik posiadający uprawnienia na poziomie Zarząd posiada uprawnienia do przeglądania raportów bieżących oraz archiwalnych. Użytkownik posiadający uprawnienia na poziomie Budżet posiada uprawnienia do przeglądania raportów archiwalnych.

16 3 4 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Importy Moduł umożliwia dokonanie importu z trzech typów źródeł: Forte Finanse i Księgowość, Forte Handel i Forte Budżetowanie, w zależności od tego, jakie moduły posiada u siebie użytkownik, oraz od tego, z jakich modułów chce dane pobierać. Po uzyskaniu dostępu do bazy i wybraniu z menu grupy Ustawienia a następnie Dane firm użytkownik w kolejnych krokach definiuje dostęp do wybranych przez siebie modułów. Istnieje też możliwość dokonania importu danych z firm innych niż ta, której dane zostały podane podczas tworzenia bazy operacyjnej. W tym celu należy wybrać Nowy i podać nazwę oraz NIP firmy z której danych będziemy korzystać, a także wybrać Typ danych z rozwijanej listy w części Połączenie do bazy. Dalsze postępowanie opisane jest w rozdziałach Konfiguracja importu. Nowo zdefiniowana firma pojawi się na Liście firm. MXBCFV2010P0001

17 Przygotowanie modułu do pracy 3 5 Moduł Forte Kontroling posiada możliwość konsolidacji danych dla grupy firm. W tym celu należy wprowadzić na Listę firm wszystkie firmy, których dane użytkownik chce później wykorzystać. Dla każdej z wprowadzonych firm należy określić typ danych, a następnie przeprowadzić import do bazy danych modułu Forte Kontroling. Ze względu na to, że dane przeznaczone do importu mogą być zapisane w bazach danych modułów Forte Finanse i Księgowość, Forte Handel i Forte Budżetowanie w różny sposób, należy pamiętać o prawidłowym zdefiniowaniu mapowań kont i słowników. Za prawidłowe przygotowanie danych odpowiada użytkownik modułu.

18 3 6 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Import z modułu Forte Finanse i Księgowość ustalenie konfiguracji Po wybraniu typu danych Finanse i Księgowość należy wybrać Edytuj, aby otworzyć stronę Edycja danych firmy. Nazwa firmy i NIP firmy W tych polach widoczne są informacje podane podczas tworzenia bazy operacyjnej. Dane te w trakcie importu są nadpisywane danymi firmy źródłowej, w tym przypadku pobrane z modułu Finanse i Księgowość Forte. W części zatytułowanej Połączenie do bazy: Typ danych Po wybraniu w poprzednim kroku firmy, której dane będą importowane ze wskazaniem typu danych to pole staje się nieedycyjne. Nazwa bazy W tym polu należy wpisać nazwę bazy danych modułu finansowo-księgowego. Nazwa konta W tym polu należy wpisać nazwę konta usługowego serwera SQL modułu finansowo - księgowego. Hasło W tym polu należy wpisać hasło zabezpieczające dostęp do bazy danych modułu finansowo - księgowego. W części zatytułowanej Parametry logowania do aplikacji: Nazwa konta W tym polu należy wpisać nazwę konta użytkownika zdefiniowanego wcześniej w module finansowo - księgowym. Hasło W tym polu należy wpisać hasło zabezpieczające dostęp do modułu finansowo - księgowego. UWAGA Definiując połączenie do nowej firmy, okno zawiera wszystkie pola wymagane dla modułu Forte Finanse i Księgowość, ale po wybraniu innego źródła danych z modułów Forte Handle czy Forte Budżetowanie, pola niewymagane stają się nieedycyjne. MXBCFV2010P0001

19 Przygotowanie modułu do pracy 3 7 W części zatytułowanej Podczas importu nadaj wartościom atrybuty: Wymiar firmy W tym polu można wybrać z rozwijanej listy atrybut (element wymiaru Firmy), jeżeli został wcześniej zdefiniowany na stronie Wymiary grupy Definicje. Zostaną nim wtedy oznaczone wszystkie importowane z tej firmy wartości. Kolejnym krokiem powinno być wybranie strony Konfiguracja z grupy Ustawienia i zdefiniowanie ustawienia pakietów DTS sterujących pobieraniem danych księgowych. UWAGA Każdy z użytkowników wykonujących import musi niezależnie zdefiniować te ustawienia. W części zatytułowanej Pakiet DTS: Nazwa pakietu dla importu map W tym polu należy wpisać nazwę pakietu sterującego przebiegiem importu map domyślna nazwa to ImportFromFK_2008.a. Nazwa pakietu dla importu przyrostowego map W tym polu należy wpisać nazwę pakietu sterującego przebiegiem przyrostowego importu map domyślna nazwa to ImportFromFK_2008.a_Inc. Nazwa pakietu dla importu słowników W tym polu należy wpisać nazwę pakietu sterującego przebiegiem importu słowników domyślna nazwa to ImportFromFK_2008.a_ImportSlownikow. Nazwa pakietu dla importu wartości W tym polu należy wpisać nazwę pakietu sterującego przebiegiem importu wartości domyślna nazwa to ImportFromFK_2008.a_ImportWartosci. Hasło W każdym z tych pól należy wpisać hasło zabezpieczające dostęp do pakietu sterującego przebiegiem importu przyrostowego, jeżeli pakiet jest zabezpieczony hasłem. W części zatytułowanej Użytkownik SQL dla DTS i OLAP: Nazwa konta W tym polu należy wpisać nazwę konta usługowego serwera SQL modułu Forte Kontroling, które ma prawo wykonać pakiet.

20 3 8 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Hasło W tym polu należy wpisać hasło zabezpieczające dostęp do serwera SQL konta usługowego, które ma prawo wykonać pakiet. UWAGA Szczegółowy opis przygotowania pakietów DTS do pracy po utworzeniu bazy głównej, znajduje się na odpowiedniej karcie procedur pomocniczych zapisywanej na dysku podczas instalacji modułu. Import z modułu Forte Finanse i Księgowość - wykonanie W celu wykonania importu należy przejść do strony Forte Finanse i Księgowość z grupy Import i przeprowadzić opisany poniżej ciąg czynności, którego skutkiem powinna być właściwie sformatowana baza danych do analizy. UWAGA W tym miejscu modułu dokonywana jest techniczna operacja wiązania zawartości baz dwóch modułów, ale powinna ona być poprzedzona szczegółową analizą i utworzeniem opisu, który zostanie wprowadzony do modułu. Górna część strony zatytułowana Import danych z modułu Finanse i Księgowość Forte zawiera elementy sterujące przebiegiem importu. Przed przystąpieniem do dalszych prac należy wybrać firmę, której dane będą analizowane. W dolnej części panelu widoczna jest tabelka z listą masek kont. Maska konta to powiązanie konta lub pewnego zestawu kont z wartością zapisywaną do bazy modułu Forte Kontroling. Wybierając przycisk polecenia Nowy należy zdefiniować na otwartej stronie Maska kont, kolejne maski. MXBCFV2010P0001

21 Przygotowanie modułu do pracy 3 9 Maska W tym polu należy wpisać nazwę maski - numer konta modułu finansowo-księgowego lub odpowiednio sformatowany zestaw numerów, z którego będą pobierane dane. Maska może zawierać znaki specjalne, zastępujące część numeru konta: % dowolny ciąg znaków _ pojedynczy znak [] dowolny znak z zakresu lub zbioru, np. [1-8] lub [148] [^] dowolny znak spoza zakresu lub zbioru, np. [^1-8] lub [^148] Z rozwijanego pola listy poniżej należy wybrać element słownika Klasyfikacja podstawowa, do którego zostanie przypisana maska. Pod polem listy należy, wybierając odpowiednie opcje, zdecydować o zakresie pobieranych danych: saldo czy obroty oraz stronę winien czy ma. Po zdefiniowaniu pełnej listy masek kont można rozpocząć wykonywanie importu danych z bazy modułu finansowo-księgowego. Dla pierwszego importu wskazane jest, aby pole to było zaznaczone było pole etapowo, co spowoduje, że po każdym etapie importu konieczne będzie świadome wybranie i uruchomienie kolejnego. Rozpocznij od etapu Z tej rozwijanej listy należy wybierać etap importu. Dostępne są następujące etapy: Wypełnienie map FK Import słowników Edycja słowników Mapowanie kont Mapowanie słowników Określanie jednostek Import wartości Następny etap Ten przycisk polecenia powoduje rozpoczęcie etapu importu zgodnie z ustawieniami w polach powyżej. Wypełnienie map FK Po zdefiniowaniu listy masek należy przeprowadzić pierwszy etapy importu: Wypełnienie map FK. Spowoduje to wykonanie w bazie modułu kopii odpowiednich tabel z bazy modułu finansowo - księgowego.

22 3 10 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling Import słowników i przetworzenie na wymiary Następnym etapem jest Import słowników, którego wykonanie spowoduje zbudowanie wymiarów według zasad ustalonych dla modułu. Po dokonaniu tej części importu w dolnej części strony dostępna jest lista wymiarów zbudowana w wyniku przeprowadzonego importu. Należy dokonać ich przeglądu i ewentualnej modyfikacji lub utworzenia kolejnych. UWAGA W bazie modułu Forte Kontroling może istnieć około 200 słowników. Należy pamiętać podczas tworzenia słowników, a także dokonując importów z modułów Forte Finanse i Księgowość, Forte Handel jak również Forte Budżetowanie, aby ta ilość nie została przekroczona, ponieważ przekroczenie może skutkować pojawieniem się błędu na SQL Server. MXBCFV2010P0001

23 Przygotowanie modułu do pracy 3 11 Edycja wymiarów Możliwe jest dokonanie modyfikacji listy utworzonych wymiarów i ich elementów oraz dodanie nowych. Nowy Ten przycisk polecenia powoduje dodanie nowego wymiaru do listy. Jego wybranie otwiera okno Nowy wymiar, w którym należy wprowadzić opis wymiaru. Edytuj Ten przycisk polecenia powoduje edycję opisu wybranego wymiaru z listy. Jego wybranie otwiera okno Edycja wymiaru wypełnionego dotychczasowym opisem wymiaru. Elementy Ten przycisk polecenia powoduje udostępnienie listy elementów wymiaru, umożliwiając jej modyfikację. Wybierając odpowiednie przyciski można dodać nowy lub edytować opis istniejącego elementu w oknie opisu elementu wymiaru.

24 3 12 Podręcznik użytkownika Forte Kontroling UWAGA W trakcie importu danych z modułu Forte Finanse i Księgowość, pole Skrót elementów wymiaru Kontrahenci przyjmuje wartość pola Kod z kartoteki kontrahentów modułu Forte Finanse i Księgowość. Pola Skrót elementów wszystkich innych wymiarów przyjmują wartość identyfikatora z bazy danych modułu finansowo-księgowego. W OLAP 8.0 (2000) opcja Sortuj wymiar w kostkach OLAP według skrótu umożliwia zarządzanie kolejnością wyświetlania eksportowanych wymiarów po stronie OLAP. Eksportowane wymiary sortowane są domyślnie po ich identyfikatorze w bazie, czyli według kolejności dodania ich do bazy. Opcja sortowania umożliwia sortowanie wymiarów po skrótach zdefiniowanych dla każdego elementu wymiaru przez użytkowników. W OLAP 9.0 (2005) nie ma takiej możliwości, ponieważ elementy sortowane są po nazwach wyświetlanych, przepisywanych w Kontrolingu Forte z nazw elementów wymiaru. Opcja Sortuj wymiar w kostkach OLAP według skrótu w przypadku eksportu do OLAP 9.0 nie ma znaczenia. Mapowanie kont Kolejnym etapem importu jest Mapowanie kont, w którym definiowane są parametry mapowania kont (przekształcenia kont modułu finansowo - księgowego na elementy wymiarów modułu Forte Kontroling). Mapowanie powinno obejmować ostatni poziom analityki konta. UWAGA Jeżeli ten etap importu został już wykonany wcześniej, a dla danego zakresu nie zostały wprowadzone nowe konta FK w bazie modułu finansowo księgowego, pojawi się poniższa informacja: MXBCFV2010P0001

25 Przygotowanie modułu do pracy 3 13 Jeżeli nie zostały wprowadzone nowe słowniki FK analogiczna informacja pojawi się również dla następnego etapu importu. Jeżeli import dla danego roku przeprowadzany jest po raz pierwszy lub zostały wprowadzone nowe konta pojawi się poniższy widok. W wyświetlonej w dolnej części strony tabeli należy zdefiniować wszystkie potrzebne konfiguracje połączenia kont modułu finansowo-księgowego z elementami wymiarów modułu Forte Kontroling. Informacje te należy wprowadzać na podstawie zdefiniowanej przez analityka listy. Mapowanie słowników Kolejnym etapem importu jest Mapowanie słowników, w którym definiowane są parametry przekształcenia elementów słowników modułu finansowo - księgowego na elementy wymiarów modułu Forte Kontroling. UWAGA Podczas importu słowników następuje automatyczne mapowanie elementów słowników modułu finansowo - księgowego na elementy wymiarów modułu Forte Kontroling.