Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 1/2015 z 2 stycznia 2015 r. Dyrektora Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 w Opocznie INSTRUKCJA OBIEGU, KONTROLI I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Cel instrukcji Ustalony i zorganizowany wewnątrz jednostki system funkcjonowania obiegu dokumentów informacji: - zapewnia ład dokumentacyjny, - ustala terminowość przekazywania dokumentacji księgowej, - ustala kontrole formalną, merytoryczną i rachunkową dowodów księgowych, - usprawnia organizację i dostosowanie dokumentacji księgowej do wymagań określonych przepisami i ustawami, - usprawnia technikę tworzenia, przepływu i przechowywania dowodów księgowych. 2. Dowody księgowe Dowód księgowy dokumentujący operacje gospodarczo-finansową w określonym miejscu i czasie, wymaga dla spełnienia swej roli określone cechy i przydatne funkcje. Do podstawowych cech dowodu księgowego wymaganego przepisami prawnymi zalicza się: - dokumentalność zaistniałych zadań lub stany w danym miejscu i czasie, - trwałość wpisanej treści, - rzetelność danych, - kompletność danych, - jednorodność dokumentowania operacji tzn., że na jednym dowodzie można dokumentować operacje tego samego rodzaju, - chronologiczność wystawiania kolejnych dowodów księgowych, - systematyczność numeracji kolejnych dowodów księgowych, - identyfikacyjność każdego dowodu księgowego wg ustalonego wzoru i określonej nazwie, - poprawność formalna tj. zgodność wystawionego dowodu z przepisami prawa, - poprawność merytoryczna i rachunkowa, - podmiotowość dowodu księgowego- dowód musi zawierać dane o podmiocie uczestników operacji, Do najważniejszych funkcji dowodu księgowego zalicza się ; - funkcję dokumentu - funkcję dowodową - funkcje księgową - funkcję informacyjno kontrolną Druki zapewniające poprawność formalną i merytoryczną wypełniać należy zgodnie z następującymi zasadami : 1. Dowód do księgowania musi wynikać z faktów i zdarzeń zaistniałych. 2. Dowód musi być zapisany czytelnie i trwale. 3. Treść, liczby w poszczególnych polach wypełnione muszą być w sposób nie budzący wątpliwości. 1
4. Podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty muszą być w oryginale. 5. Numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła, przyporządkowania kolejnej dacie. 6. Dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowych dowodów źródłowych, pojedynczo wymienionych. 7. Jakiekolwiek wymazania i przeróbki na dowodach księgowych są niedopuszczalne. 8. Dowody źródłowe zewnętrzne mogą być korygowane wyłącznie przez dowody korygujące wystawiającego. 9. Błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawiane przez skreślenie błędnego wpisu, wpisane daty poprawki i podpisu osoby dokonującej czynności. Skreślona treść lub liczba musi być nadal czytelna. 10. Dopuszcza się stosowanie skrótów i symboli, powszechnie znanych. Każda operacja gospodarcza musi zostać zaewidencjonowana. Podstawą jej zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który musi spełniać określone ustawami wymagania. Prawidłowo wystawiony, opisany i zadekretowany dowód księgowy jest gwarancją prawidłowego zapisu księgowego. Dlatego tez każdy wpływający do jednostki dokument jest poddawany kontroli stanowiącej element większego systemu kontroli wewnętrznej. Kontrola zgodnie art. 68 ustawy o finansach publicznych, jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny i oszczędny.w ramach tej ustawy są określone cele, które jednostka musi realizować 3. Cele kontroli zarządczej i jej realizacja CEL Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi R E A L I Z A C J A Podstawowym aktami prawnym regulującym działalność jednostki są : ustawa z dnia 7 września 1991 roku O systemie oświaty, ustawa z dnia 26 stycznia 1982 roku- Karta Nauczyciela, ustawa z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, 29 września 1994 roku o rachunkowości ze zmianami oraz statut szkoły Skuteczność i efektywność działania Wiarygodność sprawozdań Skuteczność i efektywność działania kontroli przejawiać się będzie w tym, że założone procedury kontroli będą rzeczywiście stosowane, pozwolą wychwycić ewentualne błędy i ustalić sposób postępowania zapobiegający powstawaniu takich błędów w przyszłości Szkoła jako podmiot sektora finansów publicznych musi sporządzać m.in. sprawozdania: budżetowe, finansowe, statystyczne. Zastosowane procedury kontroli zarządczej maja spowodować że dane przedstawione w tych sprawozdaniach będą odzwierciedlać rzeczywisty obraz szkoły Ochrona zasobów Jednostka dysponuje określonymi zasobami, zarówno materialnymi ( majątek ) jak i niematerialnymi (zasoby ludzkie). Kontrola zarządcza ma zabezpieczyć owe zasoby, sprawić, że będą one wykorzystywane w sposób efektywny, a w przypadku majątku nie będzie on narażony na 2
Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania Efektywność i skuteczność przepływu informacji Zarządzenie ryzykiem utratę lub zniszczenie W szkole będą przestrzegane zasady określone w przepisach ogólnych jak również zasady, które szkoła opracowała wewnętrznie. Właściwa informacja i jej prawidłowy obieg mają ogromny wpływ na funkcjonowanie jednostki jako całości. Jeśli zapewniony zostanie ich właściwy i skuteczny przepływ to informacje będą docierać do komórek i osób, którym są niezbędne do prawidłowej pracy oraz będą przekazywane we właściwym czasie. Szkoła realizuje cele podstawowe w ogólnych przepisach prawa ( kształcenie, wychowanie itd. ) oraz cele które stawia sobie sama Część tych celów ma charakter bezterminowy czyli na zawsze a część ma charakter okresowy czyli te których realizacja dotyczy danego roku szkolnego. Cel jest pewnym założeniem, które może być zrealizowane bądź nie. Jeżeli nie zostanie zrealizowany to wynika z konkretnych przyczyn. Zarządzanie ryzykiem w ramach kontroli zarządczej polega na przewidzeniu przyczyn, które mogą spowodować, że szkoła nie osiągnie założonych celów, i oszacowaniu, jakie jest ryzyko, że przyczyny te występują. Kontrola zarządczą obejmuje szerszy zakres działalności jednostki, cele postawione przed kontrolę zarządczą nastawione są bardziej na prawidłowe kształtowanie zdarzeń przyszłych niż kontrolę prawidłowości operacji, które już wystąpiły ( kontrola finansowa ograniczała się do procesów finansowych i związanych z majątkiem, kontrola zarządcza obejmuje całość funkcjonowania jednostki). Kontrola zarządcza ma pokazywać nie tylko prawidłowość gospodarki finansowej i gospodarowania majątkiem jednostki, ale też efektywność całej działalności jednostki. Kontrola zarządcza to szeroko pojęta kontrola wewnętrzna. Efektywne funkcjonowanie kontroli wymaga aktywnego działania ze strony kierownika jednostki i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział w zarządzaniu jednostką, obowiązków i zadań w zakresie kontroli zarządczej nie można przypisać lub ograniczyć do jednej komórki organizacyjnej. Należy podkreślić, że kontrola finansowa jest częścią kontroli zarządczej. 4. Funkcjonowanie kontroli zarządczej Wyróżnienie ISTOTA Kontrola Zarządcza Ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Obszarem kontroli zarządczej jest działalność szkoły jako całości. 3
CELE Celem kontroli zarządczej jest : zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi. zapewnienie skuteczności i efektywności działania, zapewnienie wiarygodności sprawozdań, zapewnienie ochrony zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzanie ryzykiem. UREGULOWANIA ZEWNĘTRZNE OSOBY ODPOWIEDZIALNE WEWNĘTRZNE UREGULOWANIA Komunikat Ministra Finansów określający standardy Kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zgodnie z międzynarodowymi standardami. Kierownik jednostki dyrektor szkoły Plan działalności na rok następny Minister Finansów określił standardy kontroli zarządczej w komunikacie Nr 23 z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Celem standardów jest stosowanie jednolitego modelu kontroli zarządczej z uwzględnieniem specyficznych zadań jednostki i warunków w których działa. 1) STANDARD A. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE na który składają się: - przestrzeganie wartości etycznych, - kompetencje zawodowe, - struktura organizacyjna, - delegowanie uprawnień. 2) STANDARD B. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM na który składają się: - misja, - określenie celów i zadań, - monitorowanie i ocena ich realizacji, - identyfikacja ryzyka, - analiza ryzyka, - reakcja na ryzyko 3) STANDARD C MECHANIZMY KONTROLI który stanowią: gospodarczych, - dokumentowanie kontroli zarządczej, - nadzór, - ciągłość działania, - ochrona zasobów, - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i 4
- mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. 4) STANDARD D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA który stanowią: - bieżąca informacja, - komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna. 5) STANDARD E. MONITOROWANIE I OCENA na który składają się: - monitorowanie systemu kontroli zarządczej, - samoocena, - uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 5. Rodzaje kontroli dowodów księgowych Zgodnie z polskim prawem bilansowym, podstawą każdego zapisu księgowego w księgach rachunkowych jest dowód księgowy. Prawidłowy dowód księgowy gwarantuje poprawny zapis w księgach rachunkowych, rachunkowych co za tym idzie właściwe dane do sporządzenia rzetelnych sprawozdań. Ważne jest, aby dowód księgowy, zanim stanie się podstawą zapisu, został sprawdzony, a ewentualne błędy wykryte i odpowiednio poprawione. Ważny jest również właściwy opis dowodu księgowego. Dlatego każdy dowód księgowy poddawany jest kontroli. Stosuje się trzy podstawowe rodzaje kontroli dokumentów: 1) merytoryczną, 2) formalną, 3) rachunkową, 4) legalności, 5) celowości 6) gospodarności Kontrola merytoryczna polega na: sprawdzeniu zgodności dokumentu ze stanem faktycznym, czyli sprawdzeniu, czy opisana w dowodzie księgowym operacja gospodarcza faktycznie wystąpiła, czy właściwie zostały w dokumencie określone ilości i wartości usług bądź dóbr ( zgodnie z zamówieniem, umową). Kontrola formalna polega na: sprawdzeniu, czy dokument jest sporządzony zgodnie z przepisami prawa, a więc czy spełnia wymogi formalne. Zgodnie z artykułem 21 ustawy o rachunkowości za prawidłowy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron ( nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą także datę sporządzenia dowodu. 5
5) Podpis wystawcy wodoru oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów ( jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej ) 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych 9 dekretacja ), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania Kontrola rachunkowa polega na : sprawdzeniu poprawności wykonanych w dowodzie księgowym obliczeń matematycznych, czy poszczególne obliczenia zostały wykonane prawidłowo. Kontrola legalności polega na : ocenie, czy prawo jest przestrzegane. Jeśli nie, to należy ustalić przyczyny takiego stanu rzeczy oraz przedstawić wnioski naprawcze. Kontrola gospodarność polega na : analiza kontrolowanej działalności pod kątem gospodarności ma wskazać, czy pieniądze wykorzystywane były oszczędnie i wydajnie, a nakłady były proporcjonalne do uzyskanych efektów. Kontrola celowości polega na : analizie, czy działania prowadzone mieściły się w celach określonych dla niej przez przepisy prawa. Ważne jest także, czy do osiągnięcia założonych celów zastosowano optymalne metody i środki oraz, przede wszystkim, czy założone cele zostały osiągnięte 6. Dokumentowanie przeprowadzenia kontroli Pracownik odpowiedzialny za poszczególne rodzaje kontroli zobowiązany jest udokumentować fakt, przeprowadzonej kontroli. Może to polegać na umieszczeniu adnotacji lub pieczęci oraz wpisaniu daty dokonania kontroli oraz podpisu pracownika lub sporządzeniu protokołu. Główny księgowy szkoły, z mocy ustawy o finansach publicznych, zobowiązany jest do dokonywania wstępnej kontroli dokumentów polegającej na stwierdzeniu, czy : nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, dokumenty są kompletne, rzetelne i prawidłowe, zobowiązania wynikające z operacji opisanej w dokumencie mieszczą się w planie finansowym szkoły Kontrole tę potwierdza stawiając na w formie umieszczenia na dokumencie pieczęci. Na dokumentach księgowych pisemnie potwierdza się dokonanie wszystkich rodzajów kontroli merytoryczną,formalną,rachunkową,legalności,celowości,gospodarności 6
Wykaz pracowników upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej Lp. Rodzaj dokumentu Imię i nazwisko Stanowisko służbowe Faktury,rachunki, listy płac, plany finansowe, noty,sprawozdania finansowe i budżetowe 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Małgorzata Kozłowska Dyrektor szkoły gospodarki finansowo księgowej placówki Faktury, rachunki, listy płac 2. i w zastępstwie za dyrektora szkoły wszystkie dokumenty, które podpisuje dyrektor Mariusz Kot Wicedyrektor Wykaz pracowników upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej Lp. Rodzaj dokumentu Imię i nazwisko Faktury,rachunki,noty, Stanowisko służbowe 1. Listy płac,sprawozdania budżetowe i finansowe Wszystkie dokumenty związane z realizacja Andrzej Bednarz Główny Księgowy gospodarki finansowo księgowej placówki Listy płac. 2. W zastępstwie za głównego Anna Cichawa Referent Księgowego wszystkie dokumenty, które podpisuje gł. księgowy Jednostki sektora finansów publicznych, w tym również szkoła, mają obowiązek stosować przy dokonywaniu wydatków przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych 7
Zamówienie publicznym jest umowa zawierana odpłatnie miedzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Ustawa Prawo zamówień publicznych szczegółowo określa, do jakich zamówień się ją stosuje, przypadki kiedy jej się nie stosuje, oraz obliguje do dokonywania zamówień w określony sposób. Stąd na dokumentach zamieszcza się informację o zastosowanym trybie ( przetarg, zapytanie o cenę, zamówienie z wolnej ręki itd.) Informację o zastosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych zamieszcza się na dokumentach w formie pieczęci. Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy musi zawierać stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja ), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja oznacza wskazanie, na jakich kontach, po których stronach i w jakich kwotach operacja podlega ujęciu na kontach księgowych. Oznacza to, że na dowodzie księgowym umieszcza się adnotacje o zakwalifikowaniu dokumentu do zaksięgowania na poszczególne konta oraz klasyfikację budżetową. W przypadku zakupu przez jednostkę majątku stanowiącego środki trwałe, pozostałe środki trwałe ( np. pomoce dydaktyczne ), zbiory biblioteczne oraz wartości niematerialne muszą zostać wpisane do ksiąg inwentarzowych prowadzonych przy pomocy programu komputerowego. Na dowodzie księgowym stwierdzającym zakup takich składników majątku umieszcza się informacje o tym, w jakiej księdze i pod jaka pozycją wpisano dany składnik. Kontrolę dowodów księgowych prowadzi się po to, aby możliwie najszybciej wychwycić błędy po wpływie dokumentu do jednostki, jeśli nie został on sporządzony prawidłowo. Po stwierdzeniu uchybień błąd należy skorygować. Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują sposób postępowania przy poprawie błędów i tylko taki jest prawidłowy i właściwy do zastosowania. Sposób poprawiania błędu zależy od tego, czy mamy do czynienia z dokumentem własnym (wystawionym w jednostce), czy też z dokumentem otrzymanym z zewnątrz a wystawionym przez inne podmioty. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. 7. Obieg dokumentów Oprócz tego, że dokumenty muszą być sporządzone prawidłowo, muszą również trafiać do jednostki, a potem we właściwej kolejności i odpowiednim czasie do poszczególnych osób i komórek. Droga dokumentu od momentu wpływu do zaksięgowania i zarchiwizowania nazywana jest obiegiem dokumentu. 8
Obieg dokumentu obejmuje drogę dokumentu od momentu sporządzenia (w przypadku dokumentów wewnętrznych) lub wpływu do jednostki (w przypadku dokumentów zewnętrznych) do momentu jego ujęcia w księgach rachunkowych (zaksięgowania) i zarchiwizowania. 7.1. Schemat obiegu dokumentów w szkole SEKRETARIAT SZKOŁY Przyjęcie dokumentu z zewnątrz, wstępna kontrola i zarejestrowanie dokumentu. Umieszczenie na dokumencie pieczęci potwierdzającej datę wpływu oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany. Segregacja poszczególnych dokumentów do odpowiednich osób i komórek w szkole. WŁAŚCIWA KOMÓRKA ORGANIZACYJNA Kontrola merytoryczna dokumentu, potwierdzenie dokonania kontroli przez właściwego pracownika, umieszczenie na dokumencie adnotacji odnotowanie dokumentu lub zdarzeń w nim wskazanych w stosownych rejestrach i ewidencjach. KSIĘGOWOŚĆ Kontrola formalna i rachunkowa dokumentu, wstępna kontrola wynikająca finansach publicznych dokonywania przez głównego księgowego. z ustawy o DYREKTOR SZKOŁY Zatwierdzenie dokumentu i operacji gospodarczej wynikającej z dokumentu. KSIĘGOWOŚĆ Realizacja postanowień dokumentu, dekretacja i ewidencja dokumentu, przechowywanie dokumentu do czasu przekazania do archiwizacji. ZAKŁADOWA SKŁADNICA AKT Przechowywanie dokumentu w sposób i przez okres określony w odpowiednich przepisach Na obieg dokumentów składają się następujące podstawowe czynności : przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie ) dowodów własnych) gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej kontroli, kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym, merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, przetwarzanie dowodów na inne dowody( zbiory, rozliczenia), 9
ujęcie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzebnych rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych, przechowywanie bieżące tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze, archiwizowanie akt przez okres ustawowo wymagany. 7.2.Obieg dokumentu zewnętrznego faktury SEKRETARIAT SZKOŁY Wpływ faktury, rejestracja w dzienniku korespondencji, przekazanie do księgowości. KSIĘGOWOŚĆ Kontrola formalna i rachunkowa faktury- kontrola głównego księgowego DYREKTOR SZKOŁY Kontrola merytoryczna, legalności, celowości gospodarności. Zatwierdzenie dokumentu. KSIĘGOWOŚĆ Realizacja płatności, dekretacja i ewidencja dokumentu, przechowywanie do czasu przekazania do składnicy zakładowej akt. ZAKŁADOWA SKŁADNICA AKT Przechowywanie dokumentu zgodnie z obowiązującymi przepisami 7.3.Obieg dokumentu wewnętrznego dowodu kasowego KASA Wystawiane dowodu KW KSIĘGOWOŚĆ Kontrola formalna i rachunkowa KW, zatwierdzenie do wypłaty przez głównego księgowego DYREKTOR SZKOŁY Zatwierdzenie dokumentu do wypłat KASA 10
Realizacja postanowień dokumentu (wypłata gotówki), ewidencja dokumentu w raporcie kasowym, przekazanie raz na dziesięć dni dokumentu wraz z raportem księgowym głównemu księgowemu. KSIĘGOWOŚĆ Dekretacja i ewidencja dokumentu, przechowywanie do czasu przekazania do składnicy zakładowej akt. ZAKŁADOWA SKŁADNICA AKT Przekazanie dokumentu do zakładowej składnicy akt Ostatecznie każdy dokument z księgowości musi zostać zarchiwizowany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Zasady przechowywania i przekazywania dokumentacja do archiwów państwowych reguluje rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 z 2002 roku, poz. 1375 ) Przede wszystkim określa ono, jakie dokumenty przez jaki okres muszą być przechowywane, kwalifikuje je do określonych kategorii i wskazuje sposób ich oznaczania. Rozporządzenie to rozróżnia następujące kategorie archiwalne dokumentacji : 1) A tą literą oznacza się dokumentacje stanowiącą materiały archiwalne podlegające trwałemu przechowywaniu przekazaniu do archiwum państwowego) 2) B jest to kategoria dokumentacji niearchiwalnej, czyli dokumentacji, która podlega brakowaniu po upływie określonego czasu: w ramach kategorii B wyróżnia się następujące podkategorie : B z dodaniem cyfr arabskich - symbolem tym oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu np. B-5 oznacza, że dokumenty podlegają czasowemu przechowaniu przez okres 5 lat i po tym okresie może nastąpić ich brakowanie. Bc- jest to dokumentacja mająca krótkotrwałe znaczenie praktycznie, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. BE z dodaniem cyfr arabskich - tak oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie, ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji- zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne czy na kategorię A ( tak jest np. w sytuacji, kiedy przeprowadzający ekspertyzę stwierdzi, że dokumenty ze względu na swój charakter zakwalifikowane do kategorii B z upływem czasu nabrały szczególnej wartości historycznej ). Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki przy ul. Marii Curie Skłodowskiej 5 w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, (z reguły jeden miesiąc znajduje się w jednym segregatorze) w sposób pozwalający na ich łatwe 11
odszukanie. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe jednostki podlega trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się : 1) księgi rachunkowe 5 lat 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki- przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat zazwyczaj te dokumenty przechowuje się co najmniej 50 lat. 3) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości- przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności. 4) dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, 5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. RODZAJ DOKUMENTÓW Karty wynagrodzeń, karty zasiłkowe lub ich odpowiedniki oraz list płac Księgo rachunkowe ( w tym również programy komputerowe, za pomocą których prowadzone są księgi ) Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości Dowody księgowe (w tym : faktury, rachunki dowody PK, raporty kasowe i inne ważne dokumenty kasowe), a także dokumenty inwentaryzacyjne. Plany finansowe OKRES PRZECHOWYWANIA 50 lat 5 lat programy komputerowe 5 lat od momentu zaprzestania jego użytkowania. 5 lat od upływu jej ważności 5 lat 5 lat Deklaracje podatkowe w tym PIT-4,PIT-11,PIT 8AR Deklaracje ZUS ( DRA,RCA,RCX,RSA, ) 5 lat 50 lat 12
Sprawozdania budżetowe 5 lat z wyjątkiem rocznych, które przechowuje się trwale Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian funduszu jednostki na dzień bilansowy ) Trwale 7.3. Schemat graficzny obiegu poszczególnych dokumentów w Zespole Szkół Samorządowych nr 1 w Opocznie. Dyrektor szkoły, Wicedyrektorzy Szkoły, Sekretariat, Główny księgowy, referenci, pracownicy pedagogiczni. 13