- ~. ~- \.,1':fĄO.5. U>11, WOJEWODA KUJAWSKO-POMORSKI Bydgoszcz, 24 października 2012r. WSOC.I.6610.1.6.2012.PŁ Pan Wojciech Porzych Starosta Bydgoski ul. Konarskiego 1/3 85-066 Bydgoszcz PROJEKT WYSTAPIENIA POKONTROLNEGO Na podstawie art. 36 ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185, poz. 1092) w zw. z art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony RP (Dz.U.2012.461.t.j.) w dniu 6 kwietnia 2012r. w miejscu pracy Powiatowej Komisji Lekarskiej w Bydgoszczy tj. w obiektach Kompleksu Sportowego "Zawisza" przy ul. Gdańskiej 163, 85-915 Bydgoszcz oraz 23 października 2012r. w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy ul. Konarskiego 1-3, 85-066 Bydgoszcz, Janusz Affelski - Główny Specjalista w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, kierownik zespołu kontrolnego i Piotr Łanecki - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, przeprowadzili kontrolę realizacji zadań zleconych organom samorządowym z zakresu administracji rządowej dotyczących przygotowania i prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem dotacji celowej udzielonej z budżetu państwa na przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w roku 2012. 1. Przedmiot kontroli: ustalenie stanu faktycznego, udokumentowanie i ocena podmiotu kontrolowanego w zakresie objętym tematyką kontroli. 2. Okres objęty kontrolą: 13.01.20 12r. (przekazanie I transzy dotacji celowej) do dnia kontroli 3. Czynności kontrolne rozpoczęto w dniu 06.04.2012r. i zakończono w dniu 23.10.2012r. 4: Kontrolowane zadania Starosty: 1) zapewnienie organom uczestniczącym w kwalifikacji wojskowej odpowiednich warunków do pracy oraz bezpieczeństwa (protokół oględzin), 2) utrzymanie porządku w lokalach (protokół oględzin), 3) wyposażenie pomieszczeń (protokół oględzin), 4) zabezpieczenie pomieszczeń i dokumentacji po zakończeniu urzędowania organów uczestniczących w przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej, 5) organizacja kwalifikacji wojskowej, 6) współpraca Starosty z organami biorącymi udział w kwalifikacji wojskowej, 7) zakładanie i prowadzenie dokumentacji kwalifikacji wojskowej,
2 8) terminowość wykorzystania dotacji udzielonej na przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w roku 2012, 9) zasadność wydatków poniesionych przez Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy podczas kwalifikacji wojskowej w roku 2012. Oceny kontrolowanej działalności dokonano na podstawie następujących ustaleń. I. W zakresie organizacji i prowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2012r.: Powiatowa Komisja Lekarska w Bydgoszczy pracowała w miejscu określonym w Obwieszczeniu Wojewody Kujawsko - Pomorskiego o kwalifikacji wojskowej w 2012r. tj.: 85-915 Bydgoszcz w obiektach Kompleksu Sportowego "ZAWISZA" ul. Gdańska 163 w składzie zgodnym z Zarządzeniem Wojewody Kujawsko - Pomorskiego Nr 14/2012 ZCInia 23 stycznia 2012r. w sprawie powołania Wojewódzkiej Komisji Lekarskiej i powiatowych komisji lekarskich oraz określenia ich siedzib, zmienionego Zarządzeniem Nr 26/2012 z dnia 2 lutego 2012r. i Nr 58/2012 z dnia 16 marca 2012r. Powiatowa Komisja Lekarska w Bydgoszczy odbywała posiedzenie w terminie ustalonym w wojewódzkim planie kwalifikacji wojskowej na 2012r. W dniu 6 kwietnia 2012r. w obecności Pana Dawida Rulewicza - inspektora w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy (Sekretarza Powiatowej Komisji Lekarskiej w Bydgoszczy) dokonano oględzin pomieszczeń wyznaczonych do prowadzenia kwalifikacji wojskowej (dowód - protokół oględzin pomieszczeń, wyposażenia pomieszczeń, utrzymania porządku w lokalach). Lokal PKL w Bydgoszczy spełniał wszelkie warunki konieczne do..j2!zeprowadzanla badań-osób podlegających kwalifikacji - wojskowej. Oznakowanie usytuowania pomieszczenia komisji i pomieszczenia w których urzędował przedstawiciel gminy i WKU były widoczne. Liczba i powierzchnia oraz wyposażenie pomieszczeń dla prawidłowej pracy PKL w Bydgoszczy, przedstawiciela gminy i WKU, a także obsługi.hyły., ~ysta~jąc~. Zadania Starosty, określone wart. 32a ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2012.461.j.t.), dotyczące organizacji kwalifikacji wojskowej oraz określone wart. 35 ust. 2 w/w ustawy, a dotyczące odpowiedzialności Starosty za przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej na terenie Powiatu Bydgoskiego wykonano rawidłowo w terminie, z należytą starannością i zaangażowaniem. W oczekiwaniu na wezwanie osoby przebywały w świetlicy. Nadzór nad ładem i porządkiem w świetlicy i na korytarzu sprawował świetlicowy. Sporządzono listę osób rocznika - 1993 podlegających stawiennictwu do kwalifikacji wojskowej. Wójtowie i burmistrzowie sporządzili w dwóch egzemplarzach listy osób podlegających stawieniu się do kwalifikacji wojskowej. Stwierdzono, że przed sporządzeniem list, zawartość wydruków została porównana z danymi źródłowymi (tj. z rejestrami osób objętych rejestracją i wykazami osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej, oraz imiennymi wykazami osób podlegających kwalifikacji wojskowej otrzymanymi od Wojskowego Komendanta Uzupełnień w Bydgoszczy). Dokonano aktualizacji, po czym ustalono liczbę osób podlegających stawiennictwu do kwalifikacji wojskowej. Czynności tych dokonały komórki ewidencji ludności urzędów miast i gmin. Poszczególne listy osób podlegających wezwaniu zostały zatwierdzone przez kierowników tych jednostek. Powiatowa Komisja Lekarska w Bydgoszczy posługiwała się kompletem list gminnych. W listach osób podlegających stawiennictwu do kwalifikacji wojskowej nie dokonano wykreśleń, nie dopisano do list. Wezwaniu przed PKL w Bydgoszczy podlegało 757 osób - rocznika 1993, 112 osób roczników starszych, a także 16 kobiet (Wykaz WKU w Bydgoszczy). Do dnia 06.04.2012r. wezwaniu podlegało 444 osób - rocznika podstawowego. W tym czasie do kwalifikacji wojskowej stawiło się 389 osób rocznika podstawowego i 23 osoby roczników starszych. Osoby były wzywane do kwalifikacji wojskowej poprzez wezwania imienne, które wysyłano
, 3 na bieżąco. Stawiennictwo do kwalifikacji wojskowej realizowano w oparciu o środki prawne wskazane w ustawie z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2012.461.tj.) dostępnymi siłami i środkami. Do dnia 06.04.2012r. nie wystawiono wniosków o doprowadzenie przez Policję osób, które nie stawiły się do kwalifikacji wojskowej. Niestawiennictwo z przyczyn usprawiedliwionych 6 osób rocznika podstawowego i 8 osób roczników starszych (zakład karny, zakład lecznictwa zamkniętego) z przyczyn nieusprawiedliwionych 49 osób rocznika podstawowego oraz 36 osób roczników starszych: w trakcie wyjaśniania 12 osób rocznika 1993 i 14 osób roczników starszych, pobyt za granicą 37 osób rocznika 1993 i 22 osoby roczników starszych. Do dnia kontroli nie korzystano z zastosowania środków egzekucji administracyjnej określonych wart. 224 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony RP (Dz.U.2012.461.j.t.). Dane podał i informacji w tym zakresie udzielił Pan Dawid Rulewicz - inspektor w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy (dane za okres kwalifikacji wojskowej od dnia 12.03.2012r. do dnia 06.04.2012r.). Dokumentacja kwalifikacji wojskowej tj.: księgi orzeczeń lekarskich (2 tomy), listy osób podlegających kwalifikacji wojskowej, dokumentacja lekarska osób stających do kwalifikacji wojskowej, wykazy, podlegały ochronie wynikającej z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późno zm.) i były zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych każdego dnia po zakończeniu pracy komisji. Wykonywane zadania z zakresu przygotowania i prowadzenia kwalifikacji wojskowej na terenie Powiatu Bydgoskiego realizowano zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2012.461.j.t.) i wydanych na jej podstawie rozporządzeń. Kwalifikacja wojskowa przebiegała bez zakłóceń, przy dobrej współpracy z administracją wojskową, organami samorządu terytorialnego i Policją. Powyższy zakres kontroli ocenia się pozytywnie II. W zakresie wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem i w terminie dotacji celowej udzielonej z budżetu państwa na przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w 2012r.: Na przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w 2012r. na terenie Powiatu Bydgoskiego, Wojewoda Kujawsko - Pomorski w budżecie województwa w dziale 750 rozdział 75045 2110 przeznaczył dotację w wysokości 45.000 zł Dotacja ta została przekazana na konto Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy w trzech transzach: pierwsza w wysokości 10.000 zł przekazana została 13 stycznia 2012r.; druga w wysokości 15.000 zł przekazana została 16 marca 2012r.; trzecia w wysokości 20.000 zł przekazana została 6 kwietnia 2012r.; Pismem znak: OR-IV.5570.13.20l2 z dnia 13.06.2012r., Sekretarz Powiatu Bydgoskiego przekazał Wojewodzie analizę wydatków związanych z przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej w 2012r. Z przekazanej analizy wynika iż z dotacji na prowadzenie kwalifikacji wojskowej wydatkowano 43.874,65 zł, kwota ta przeznaczona została na: - dodatkowe wynagrodzenia członków komisji lekarskiej - 10.500,00 zł zgodnie z treścią Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu ustalania dodatkowego wynagrodzenia osób wchodzących w skład komisji lekarskich oraz pracowników średniego personelu medycznego wyznaczonych do powiatowych komisji lekarskich orzekających o stopniu zdolności do czynnej służby wojskowej osób stawiających się do kwalifikacji wojskowej (Dz.U.2012.51), oraz Zarządzenia Nr 13/2012 Wojewody
4 Kujawsko - Pomorskiego z dnia 23 stycznia 2012r. w sprawie ustalenia wysokości stawek dodatkowego wynagrodzenia dla członków Wojewódzkiej Komisji Lekarskiej i Powiatowych Komisji Lekarskich w 2012r.; - wynagrodzenia osób zatrudnionych do zakładania formularzy ewidencji wojskowej i zajęć świetlicowych - 21.524,09 zł zgodnie z treścią w/w ustawy z 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.2012.461.j.t.). - koszty materiałowe (materiały biurowe oraz zakup urządzenia KYOCERA FS- 1035MFP/DP na potrzeby PKL w Bydgoszczy) - 2.994,00 zł - wynajem lokalu komisji, zakup środków czystości, artykułów spożywczych, opłaty z tytułu usług np. telekomunikacyjnych - 8.856,56 zł Pozostałą część dotacji (niewykorzystaną) w wysokości - 1.125,35 zł Starosta Bydgoski przekazał do budżetu Wojewody w dniu 14.06.2012r. Analiza przedłożonych dokumentów, pozwoliła na zidentyfikowanie na co była przeznaczona dotacja i dokonanie oceny czy doszło do innego jej wykorzystania niż było to zamierzone przy jej udzielaniu. Skontrolowano następujące dokumenty: - Faktura VAT 700153/A z dnia 09.03.2012r. Umowa Nr 190/11 z dnia 15.06.2011r. do Faktury VAT 700153/A z dnia 09.03.2012r. - Faktura VAT 1089/03/2012 z dnia 07.03.2012r. - Faktura VAT 19/2012 z dnia 05.03.2012r. - Faktura VAT 2012/207 z dnia 29.02.2012r. - Wynagrodzenie członków PKL w Bydgoszczy za okres 12.03.2012r.-30.04.2012r. + lista obecności członków komisji. - Faktura VAT 12-FVS/0609 z dnia 07.05.2012r. - Faktura VAT 12-FVS/0704 z dnia 24.05.2012r. Umowa najmu Nr 13/2012 z dnia 11 stycznia 2012 r. Faktura Nr 013/2012 z dnia 09.03.2012r. - Umowa o pracę OR-I.2121.42.2012 z dnia 06.03.2012r. - Umowa o pracę OR-I.2121.41.2012 z dnia 06.03.2012r. - Umowa o pracę OR-I.2121.40.2012 z dnia 06.03.2012r. - Umowa o pracę OR-I.2121.39.2012 z dnia 06.03.2012r. - Umowa o pracę OR-I.2121.38.2012 z dnia 06.03.2012r. - Lista obecności osób wyznaczonych do zakładania ewidencji wojskowej i prowadzenia zajęć w świetlicy - Powiatowa Komisja Lekarska w Bydgoszczy (12.03-30.04.2012r.). - Lista płac osób wyznaczonych do zakładania ewidencji wojskowej i prowadzenia zajęć w świetlicy - kwalifikacja wojskowa 2012 Po analizie przedłożonych dokumentów wynika, iż dotacja została wykorzystana w terminie zgodnie z zamierzeniem jakie legło u podstaw przy jej udzieleniu. W związku z tym iż ustawodawca nie wskazał przepisów regulujących w sposób szczególny zasad wydatkowania i rozliczania dotacji celowej z budżetu państwa na realizację zadania związanego z kwalifikacją wojskową, jak również nie wskazuje żadnych katalogów określających jakie materiały, przedmioty i usługi należy uznać za zasadne, dla osiągnięcia celów na które przeznaczona była dotacja, to na podstawie złożonego sprawozdania z przeprowadzonej kwalifikacji wojskowej w 2012r. wynika iż cel został osiągnięty, a poniesione koszty na jego osiągnięcie udokumentowane dowodami finansowymi, ]lilleży ~znać za zasadne. Reasumując dotacja na przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej w 2012r. została wykorzystana właściwie, zgodnie z przeznaczeniem i w terminie. Powyższy zakres kontroli ocenia się pozytywnie
5 Dokonano wpisu do książki kontroli Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy (pod. poz. 6) Stosownie do art. 40 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego projektu do kierownika komórki do spraw kontroli, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego. (podpis i pieczęć kierownika komórki do spraw kontroli) GłÓwnY~#a J4~i' (podpisy i pie zątki kontrolerów)