Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

Zarządzanie zespołem w e-science.pl Podręcznik użytkownika

Tytuł: Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika Podręcznik jest udostępniany na licencji Creative Commons: niekomercyjne-na tych samych warunkach 3.0 Polska, Wrocław 2015. Uznanie autorstwa-użycie Oznacza to, że wszystkie zawarte nim treści można kopiować i wykorzystywać do celów niekomercyjnych, a także tworzyć na ich podstawie utwory zależne pod warunkiem podania autora i nazwy licencjonodawcy oraz udzielania na utwory zależne takiej samej licencji. Tekst licencji jest dostępny pod adresem: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/pl/. Licencjonodawca: Politechnika Wrocławska Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe Wybrzeże Wyspiańskiego 27 50-370 Wrocław siedziba: pl. Grunwaldzki 9, bud. D-2 tel. 713203921, 713203967 fax. 713205797 e-mail: kdm@wcss.pl; www: www.wcss.pl Podręcznik powstał podczas realizacji projektu Specjalizowana Polska Infrastruktura Naukowa na rzecz Laboratoriów Badawczych przez Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe w okresie od 01.04.2014 do 30.11.2015 r. Projekt finansowany był ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz budżetu Państwa (nr POIG.02.03.00-02-027/13).

Spis treści 1 Instrukcja 4 1.1 Rejestracja kierownika jednostki, zakładanie zespołu............. 4 1.2 Rejestracja użytkownika.............................. 7 1.3 Funkcje i uprawnienia kierownika zespołu.................... 9 1.3.1 Aktywacja użytkowników......................... 9 1.3.2 Blokowanie użytkowników........................ 11 1.3.3 Dodawanie użytkowników do zespołu.................. 12 1.3.4 Zapraszanie nowych członków do zespołu............... 12 1.3.5 Tworzenie grup............................... 13 1.3.6 Zarządzanie grupą.............................. 15 1.3.7 Tworzenie list dyskusyjnych........................ 16 1.4 Funkcje i uprawnienia wszystkich użytkowników................ 16 1.4.1 Zmiana danych w profilu użytkownika.................. 16 1.4.2 Zmiana hasła................................. 19 1.4.3 Tworzenie list dyskusyjnych........................ 19

Rozdział 1 Instrukcja Zgodnie z procedurą rejestracji pierwszymi osobami, które mogą wystąpić o uzyskanie dostępu do usług oferowanych przez Wrocławskie Centrum Sieciowo- Superkomputerowe (WCSS) są kierownicy zespołów naukowych zarządzający użytkownikami tego zespołu. Osoby takie, w jednym kroku dokonują bowiem własnej rejestracji oraz rejestracji jednostki, rozumianej w systemie jako utworzenie zespołu, w ramach którego będą się rejestrować kolejni użytkownicy. Procedura rejestracji trwa około dwóch dni roboczych, podczas których dane wypełnione w formularzu są poddawane weryfikacji. Zespół wsparcia (helpdesk) WCSS może dokonywać tej weryfikacji telefonicznie. W związku z tym należy upewnić się, że wskazany numer telefonu jest aktualnym telefonem służbowym. Zarejestrowany zespół może mieć wielu kierowników. Jednak wymaga to kontaktu z zespołem wsparcia i złożenia wniosku albo wystawienia mu zgłoszenia na: https://helpdesk.e-science.pl/otrs/customer.pl 1.1 Rejestracja kierownika jednostki, zakładanie zespołu W związku z przeznaczeniem infrastruktury WCSS dla środowisk naukowych, osobą upoważnioną do rejestracji zespołu jest pracownik naukowy posiadający identyfikator OPI (Ośrodek Przetwarzania Informacji). Naukowcy ze stopniem doktora mogą odnaleźć swój nr OPI w bazie danych ludzi nauki znajdującej się pod adresem: http://www. nauka-polska.pl/dhtml/raportywyszukiwanie/wyszukiwanieludzienauki.fs Kierownik lub osoba upoważniona do rejestracji jednostki na Platformie e-science. pl oraz zarządzania użytkownikami z tej jednostki, rozpoczyna procedurę rejestracji od założenia zespołu. W tym celu należy wykonać działania w następującej kolejności: 1. Wpisanie w przeglądarce adresu: rejestracja.e-science.pl 2. Wybór przycisku Zarejestruj zespół (rys. 1.1). 3. Wypełnienie formularza, a następnie kliknięcie na Rejestracja (rys. 1.2): a) Login wybrana nazwa użytkownika na Platformie e-science.pl b) Hasło hasło spełniające następujące warunki: Minimalna długość: 10 znaków Dozwolone znaki: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijklmnopqrstuvwxyz01234 56789! "#$%& ()*+,-./:;<=>?@[\]^_ { }~ Występowanie przynajmniej 1 małej litery Występowanie przynajmniej 1 dużej litery Występowanie przynajmniej 1 cyfry

1.1 Rejestracja kierownika jednostki, zakładanie zespołu Rys. 1.1: Widok głównej strony rejestracji. Hasło nie może zawierać sekwencji więcej niż 2 znaków, które występują w identycznej sekwencji w nazwie użytkownika, jego imieniu lub nazwisku Hasło spełniające powyższe warunki można wygenerować korzystając z generatora losowych haseł poprzez kliknięcie na Wygeneruj hasło (rys. 1.3). c) Potwierdź hasło potwierdzenie wpisanego wyżej hasła d) Imię e) Nazwisko f) Email Podczas rejestracji automatycznie budowana jest książka adresowa zespołu zawierająca: imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu użykownika. Każdemu użytkownikowi jest nadawany adres e-mail w formacie: nazwa_użytkownika@e-science.pl, gdzie nazwa_użytkownika odpowiada wartości wpisanej w polu login formularza rejestracyjnego. Adres ten stanowi alias do adresu e-mail wpisanego w formularzu rejestracyjnym. g) Potwierdź adres e-mail h) Numer telefonu grupa wsparcia (helpdesk) WCSS może skontaktować się z użytkownikiem telefonicznie w celu weryfikacji danych. i) Captcha w polu obok obrazka należy wpisać sekwencję znaków z obrazka Obrazek captcha można odświeżyć, korzystając z przycisku Odśwież obrazek captcha, który znajduje się na dole formularza. j) Numer OPI służy do weryfikacji przynależności użytkownika do środowiska nauki polskiej. k) Wyświetlana nazwa zespołu pełna nazwa zespołu l) Krótka nazwa zespołu skrócona nazwa zespołu (wpisana bez spacji) Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 5

1 Instrukcja Rys. 1.2: Formularz rejestracji zespołu oraz kierownika jednostki. Rys. 1.3: Przycisk do generowania losowych haseł. m) Opis zespołu 6 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.2 Rejestracja użytkownika n) Usługi wybrane usługi, aby wybrać kilka należy wcisnąć Control (Windows, Linux) albo Command (Mac) i zaznaczyć wybrane usługi. 4. Odebranie poczty i sprawdzenie wiadomości e-mail potwierdzającej wysłanie formularza rejestracyjnego. 5. Odebranie wiadomości e-mail z potwierdzeniem założenia zespołu (rejestracji jednostki) i kierownika. 6. Zalogowanie się na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1) z poświadczeniami zadeklarowanymi w formularzu rejestracji. 1.2 Rejestracja użytkownika W celu uzyskania dostępu do usług Platformy e-science.pl należy dokonać rejestracji polegającej na wykonaniu następujących czynności: 1. Wpisanie w przeglądarce adresu: rejestracja.e-science.pl 2. Wybór przycisku Rejestracja (rys. 1.1). 3. Wypełnienie formularza, a następnie kliknięcie na Rejestracja (rys. 1.4): a) Login wybrana nazwa użytkownika na Platformie e-science.pl b) Hasło hasło spełniające następujące warunki: Minimalna długość: 10 znaków Dozwolone znaki: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijklmnopqrstuvwxyz01234 56789! "#$%& ()*+,-./:;<=>?@[\]^_ { }~ Występowanie przynajmniej 1 małej litery Występowanie przynajmniej 1 dużej litery Występowanie przynajmniej 1 cyfry Hasło nie może zawierać sekwencji więcej niż 2 znaków, które występują w identycznej sekwencji w nazwie użytkownika, jego imieniu lub nazwisku Hasło spełniające powyższe warunki można wygenerować korzystając z generatora losowych haseł poprzez kliknięcie na Wygeneruj hasło (rys. 1.3) c) Potwierdź hasło d) Imię e) Nazwisko f) Email Ważne: Podczas rejestracji automatycznie budowana jest książka adresowa zespołu zawierająca: imię, nazwisko, e-mail, nr telefonu użykownika. Każdemu użytkownikowi jest nadawany adres e-mail w formacie: nazwa_użytkownika@escience.pl, gdzie nazwa_użytkownika odpowiada wartości wpisanej w polu formularza rejestracyjnego. Adres ten stanowi alias do adresu e-mail wpisanego w formularzu rejestracyjnym. g) Potwierdź adres e-mail potwierdzenie wpisanego wyżej adresu e-mail h) Numer telefonu grupa wsparcia (helpdesk) WCSS może skontaktować się z użytkownikiem telefonicznie w celu weryfikacji danych. i) Captcha w polu obok obrazka należy wpisać sekwencję znaków z obrazka Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 7

1 Instrukcja Rys. 1.4: Formularz rejestracji użytkownika. Obrazek captcha można odświeżyć, korzystając z przycisku Odśwież obrazek captcha, który znajduje się na dole formularza. j) Numer OPI służy weryfikacji przynależności użytkownika do środowiska nauki polskiej (to pole nie jest wymagane) k) Zespół należy wybrać zespół właściwy dla jednostki użytkownika. 4. Odebranie poczty i sprawdzenie wiadomości e-mail potwierdzającej wysłanie formularza rejestracyjnego. 5. Odebranie wiadomości e-mail z potwierdzeniem zarejestrowania użytkownika. 6. Zalogowanie się na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1) z poświadczeniami zadeklarowanymi w formularzu rejestracji. 8 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.3 Funkcje i uprawnienia kierownika zespołu Rys. 1.5: Widok po zalogowaniu na konto kierownika 1.3 Funkcje i uprawnienia kierownika zespołu 1.3.1 Aktywacja użytkowników Kierownik lub osoba z uprawnieniami kierownika, która założyła zespół dla użytkowników ze swojej jednostki decyduje o przyznaniu im uprawnień. Każdy użytkownik rejestrujący się do tego zespołu, uzyskuje prawa dostępu do usług dopiero po akceptacji jego zgłoszenia przez kierownika. Informacje o każdym nowym zgłoszeniu są wysyłane bezpośrednio na adres e-mail kierownika. W celu zakończenia procesu rejestracji użytkowników, kierownik musi wykonać następujące czynności: 1. Logowanie na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1). 2. Kliknięcie na Użytkownicy w panelu bocznym (rys. 1.5). 3. Wybór Zarejestrowani użytkownicy z menu (rys. 1.6) i wyświetlenie listy użytkowników, którzy wypełnili i przesłali formularze rejestracji (rys. 1.7). 4. Kliknięcie na Aktywuj użytkownika w celu zaakceptowania użytkownika lub na Odrzuć w celu odrzucenia jego zgłoszenia (rys. 1.7). Kierownik może wyświetlić listę użytkowników, którym przyznał prawa dostępu do usług w ramach swojego zespołu, poprzez kliknięcie na Użytkownicy w panelu bocznym, a następnie wybranie Aktywni użytkownicy (rys. 1.8). Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 9

1 Instrukcja Rys. 1.6: Menu boczne. Rys. 1.7: Widok listy zarejestrowanych użytkowników. 10 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.3 Funkcje i uprawnienia kierownika zespołu Rys. 1.8: Widok listy aktywowanych użytkowników. 1.3.2 Blokowanie użytkowników W każdym momencie kierownik może zablokować użytkownikom dostęp do usług w ramach swojego zespołu. W tym celu należy wykonać następujące czynności: 1. Logowanie na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1). 2. Kliknięcie na Użytkownicy w panelu bocznym (rys. 1.5). 3. Wybranie opcji Aktywni użytkownicy (rys. 1.6) w celu wyświetlenia listy aktywowanych użytkowników (rys. 1.8). 4. Kliknięcie na przycisk Zablokuj w ostatniej kolumnie wiersza tabeli odpowiadającego użytkownikowi, który powinien zostać zablokowany (rys. 1.8). Listę użytkowników, którym kierownik odebrał lub wstrzymał prawa dostępu do usług można wyświetlić klikając na Użytkownicy w panelu bocznym (rys. 1.6) oraz wybierając opcję Zablokowani użytkownicy. Aby odblokować dostęp użytkownikom wcześniej zablokowanym należy w tabeli z listą użytkowników zablokowanych (rys. 1.9) kliknąć na przycisk Odblokuj odpowiadający wybranemu użytkownikowi. Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 11

1 Instrukcja Rys. 1.9: Widok listy zablokowanych użytkowników. 1.3.3 Dodawanie użytkowników do zespołu W celu dodania użytkownika do zespołu należy skorzystać z opcji Dodaj użytkownika (rys. 1.5). W oknie, które pojawi się po kliknięciu tego przycisku możliwe będzie wyszukanie i dodanie użytkowników Platformy do zespołu, a także usunięcie wcześniej dodanych użytkowników (rys. 1.10). Rys. 1.10: Widok umożliwiający dodanie użytkownika Platformy do zespołu. 1.3.4 Zapraszanie nowych członków do zespołu W celu zaproszenia do zespołu nowych członków, którzy nie są zarejestrowani na Platformie należy skorzystać z opcji Wyślij zaproszenie (rys. 1.5). Opcja ta pozwala na wysłanie wiadomość e-mail z zaproszeniem do rejestracji na Platformie w danym zespole 12 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.3 Funkcje i uprawnienia kierownika zespołu (rys. 1.11). Jeżeli zaproszenie jest wysyłane do kilku osób, ich adresy e-mail, wpisywane w pasku Lista adresów email, muszą być rozdzielone spacją lub przecinkiem. Rys. 1.11: Formularz umożliwiający zaproszenie nowego członka do zespołu. 1.3.5 Tworzenie grup Istnieje możliwość organizowania zarejestrowanych i aktywnych użytkowników z zespołu w mniejsze grupy. Ponadto, można tworzyć grupy, w skład których wchodzą również osoby spoza zespołu, ale posiadające konto na Platformie e-science.pl. Każda grupa posiada lidera, który ma uprawnienia do zarządzania użytkownikami w ramach grupy. Lider może dodawać lub usuwać użytkowników, ale nie może ich blokować. Konsekwencje tworzenia grup ujawniają się podczas korzystania z usług i narzędzi pracy grupowej. Mechanizm grup wpływa m.in.: na strukturę katalogów na dysku sieciowym, tworzenie list dyskusyjnych, organizację wideokonferencji, przeprowadzanie ankiet, wydarzenia w kalendarzu, itp. Tylko kierownik zespołu posiada uprawnienia do tworzenia grup w ramach swojego zespołu. W celu utworzenia grupy kierownik powinien wykonać następujące czynności: 1. Logowanie na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1). 2. Kliknięcie na Grupy w panelu bocznym (rys.1.6). 3. Kliknięcie na Utwórz nową grupę (rys. 1.12). 4. Wypełnienie formularza, a następnie kliknięcie na Utwórz nową grupę (rys. 1.13): a) Nazwa grupy b) Opis grupy c) Członkowie grupy należy wskazać wszystkich uczestników grupy d) Liderzy grupy należy wskazać zarządzających grupą. Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 13

1 Instrukcja Rys. 1.12: Widok listy wszystkich grup utworzonych w ramach zespołu Rys. 1.13: Formularz dodawania nowej grupy w ramach zespołu. 14 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.3 Funkcje i uprawnienia kierownika zespołu 1.3.6 Zarządzanie grupą W zakładce Grupy w panelu bocznym znajduje się lista wszystkich grup, do których należy użytkownik (rys. 1.14). W kolumnie Akcja dostępne są opcje umożliwiające: zarządzanie grupą, dodawanie do grupy nowych członków, którzy są użytkownikami Platformy, ale nie należą do zespołu, w ramach którego utworzona została grupa, zapraszanie do grupy nowych członków spośród osób, które nie są zarejestrowane na Platformie poprzez wysłanie na wskazany adres wiadomości e-mail z zaproszeniem do rejestracji. Jeżeli zaproszenie jest wysyłane do kilku osób, ich adresy e-mail muszą być rozdzielone spacją lub przecinkiem. Rys. 1.14: Lista grup, do których należy użytkownik. Kliknięcie przycisku Zarządzaj grupą w kolumnie Akcje spowoduje otwarcie okna (rys. 1.15), w którym możliwe jest: dodawanie do grupy nowych członków z zespołu (przycisk Dodaj członka ), usuwanie użytkowników z grupy (przycisk Usuń z grupy ), dodawanie do grupy nowych członków z zespołu z jednoczesnym nadaniem im statusu lidera grupy (przycisk Dodaj lidera ). Rys. 1.15: Widok umożliwiający zarządzanie grupą. Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 15

1 Instrukcja 1.3.7 Tworzenie list dyskusyjnych Listy dyskusyjne pozwalają na jednoczesne prowadzenie dyskusji na wybrany temat przez wiele osób dzięki automatycznemu rozsyłaniu wiadomości e-mail na adres listy. Każda wiadomość wysłana na taki adres jest przesyłana do wszystkich osób, które zostały zapisane do danej listy dyskusyjnej. Dzięki temu wszyscy zapisani do listy użytkownicy mogą na bieżąco śledzić przebieg oraz uczestniczyć w danej dyskusji. W celu utworzenia listy dyskusyjnej należy wykonać następujące czynności: 1. Logowanie na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1). 2. Kliknięcie na Listy dyskusyjne w panelu bocznym (rys. 1.6). Rys. 1.16: Widok list dyskusyjnych. 3. Kliknięcie na Dodaj listę (rys. 1.16) oraz wypełnienie formularza (rys. 1.17), a następnie kliknięcie na Utwórz listę : a) Nazwa nazwa listy dyskusyjnej b) Temat temat dyskusji c) Opis d) Email adresy e-mail użytkowników zespołu, którzy mają zostać zapisani do listy. 1.4 Funkcje i uprawnienia wszystkich użytkowników 1.4.1 Zmiana danych w profilu użytkownika Wszyscy zarejestrowani użytkownicy mogą w każdym momencie uaktualnić lub zmienić podstawowe dane dla swojego profilu użytkownika, które zostały podane w procesie rejestracji. W tym celu należy wykonać następujące czynności: 16 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.4 Funkcje i uprawnienia wszystkich użytkowników Rys. 1.17: Formularz dodawania nowej listy dyskusyjnej. Rys. 1.18: Widok menu bocznego użytkownika. 1. Logowanie na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1). 2. Kliknięcie na Strona główna (rys. 1.6 lub rys. 1.18). 3. Kliknięcie na Zmień dane (rys. 1.5 lub rys. 1.19). 4. Wpisanie aktualnych danych (rys. 1.20): a) Email adres e-mail (zaleca się, aby podany tu adres e-mail był adresem służbowym) b) Numer telefonu c) Numer OPI. 5. Kliknięcie na Zapisz dane. Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 17

1 Instrukcja Rys. 1.19: Widok informacji o użytkowniku dostępnych po zalogowaniu. Rys. 1.20: Zmiana podstawowych danych o profilu. 18 Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika

1.4 Funkcje i uprawnienia wszystkich użytkowników Rys. 1.21: Zmiana hasła użytkownika 1.4.2 Zmiana hasła W przypadku konieczności zmiany hasła należy wykonać następujące czynności: 1. Logowanie na rejestracja.e-science.pl (rys. 1.1). 2. Kliknięcie na Strona główna (rys. 1.6 lub rys. 1.18). 3. Kliknięcie na Zmień hasło (rys. 1.5 lub rys. 1.19). 4. Wpisanie aktualnych danych (rys. 1.21): a) Stare hasło b) Nowe hasło c) Nowe hasło (powtórz) potwierdzenie nowego hasła. 5. Kliknięcie na Zmień hasło. 1.4.3 Tworzenie list dyskusyjnych Wszyscy użytkownicy zarejestrowani w systemie mogą tworzyć listy dyskusyjne w sposób analogiczny do kierownika zespołu. Proces ten został opisany w punkcie 1.3.7. Zarządzanie zespołem w e-science.pl. Podręcznik użytkownika 19

www.e-science.pl