SYMPOZJUM CCJ "DOSKONALENIE SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA" System Kontroli i Bezpieczeństwa Obrotu w aspekcie doskonalenia procesów zarządzania teoria a praktyka Elżbieta Stepnowska Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Obrotu i Systemu Zarządzania Jakością KOŚCIELISKO, 19-22 października 2015 r. 1
doskonalenie Systemu - teoria Doskonalenie procesu to ciągła analiza i ocena jego przebiegu oraz realizacja ustalonych dla niego celów, z wykorzystaniem wszelkich źródeł informacji dotyczących tego procesu (audyty wewnętrzne, działania korygujące i zapobiegawcze, przeglądy kierownictwa, potrzeby i reklamacje klientów itd.) i w efekcie podejmowanie decyzji dotyczących usprawnień przebiegu procesu oraz osiągania wyższych celów. Doskonalenie procesów leży u podstaw wszystkich koncepcji zarządzania procesami. Centrum Certyfikacji Jakości 2
doskonalenie Systemu - teoria Proces ciągłego doskonalenia zarządzania systemem kontroli i bezpieczeństwa obrotu to proces zarządczy mający na celu osiąganie trwałego sukcesu organizacji: - Określamy kryteria i zasady niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania wdrożonego i certyfikowanego systemu zarządzania - Definiujemy, opisujemy i monitorujemy procesy - Analizujemy system zarządzania kontrolą i bezpieczeństwem obrotu w cyklu PDCA (Pętla Deminga) Centrum Certyfikacji Jakości 3
doskonalenie Systemu - teoria Cykl PDCA: PLAN DO CHECK ACT PLANUJ Klient - zadowolenie POPRAWIAJ (DZIAŁAJ) WYKONUJ Klient - wymagania SPRAWDZAJ Centrum Certyfikacji Jakości 4
koncepcja kontroli i bezpieczeństwa obrotu System Kontroli i Bezpieczeństwa Obrotu w Polskiej Grupie Zbrojeniowej S.A. szersze spojrzenie na kwestię bezpieczeństwa obrotu uzbrojeniem i wyrobami podwójnego zastosowania: Certyfikat WSK Koncesja MSW Centrum Certyfikacji Jakości 5
Podstawowe zasady Systemu Zarządzania Kontrolą i Bezpieczeństwem Obrotu System Zarządzania Kontrolą i Bezpieczeństwem Obrotu jest oparty na kilku podstawowych zasadach: - działania mające na celu zapewnienie szeroko pojętego BEZPIECZEŃSTWA obrotu bronią, amunicją i wyrobami wojskowymi (zarówno w kraju jak i poza granicą Polski) - ochrona interesów Spółki, Państwa i krajów powiązanych różnego rodzaju porozumieniami - nie dopuszczenie do rozprzestrzeniania broni masowego rażenia - kontrola dostępu do broni konwencjonalnej Centrum Certyfikacji Jakości 6
certyfikacja Systemu Wymogi formalne certyfikacja Systemu wdrożonego i działającego (?) Praktyka: brak możliwości realizacji transakcji bez certyfikatu Rozwiązanie: symulacja transakcji Zalety: sprawdzenie działania modelowanego procesu Wady: dokumentacja sporządzana ad acta Centrum Certyfikacji Jakości 7
wdrożenie Systemu - Koncesja MSW listopad 2014 - Wdrożenie Systemu Kontroli i Bezpieczeństwa Obrotu S styczeń - maj 2015 - Certyfikacja Systemu maj 2015 (14-16 maja) - Doskonalenie Systemu od 18 maja 2015 Centrum Certyfikacji Jakości 8
CYKL PDCA - PLANUJ Cele krótko i długoterminowe Wdrożenie metodyki zarządzania procesami Określenie zasad i kryteriów niezbędnych dla utrzymania systemu np.: - Wymogi ustawowe (ustawa o obrocie z zagranicą, ustawa o wykonywaniu działalności koncesjonowanej) - Przygotowanie do pracy w obrocie handlowym S - Strategia działania a sankcje i ograniczenia w działaniu - Kwestia magazynowania - wymogi ustawowe, wytyczne organu koncesyjnego Centrum Certyfikacji Jakości 9
CYKL PDCA - WYKONUJ Mapa procesów Check-listy Stały monitoring aktów prawnych Podnoszenie kwalifikacji szkolenia Modele procesów (modelowanie sekwencji działań) Wzorce dokumentów (ustawowe i wypracowane we własnym zakresie) Centrum Certyfikacji Jakości 10
przykład - modelowanie procesu realizacji transakcji Centrum Certyfikacji Jakości 11
przykład wzorzec Certyfikatu Końcowego Użytkownika CERTYFIKAT KOŃCOWEGO UŻYTKOWNIKA (END-USER CERTIFICATE) 1. nazwa i dokładny adres importera/odbiorcy (the name and full address of the importer/consignee).... 2. nazwa i dokładny adres koocowego użytkownika (the name and full address of the end-user).... 3. nazwa i dokładny adres eksportera/dostawcy (the name and full address of the exporter/vendor).... 4. Nazwa towaru (item Opis towaru Ilośd Wartośd Waluta Numer kontrolny name) (description) (quantity) (value) (currency) (control number) Oświadczenie importera Oświadczamy, że importujemy towary/technologie wymienione w pkt 4 w celu dostarczenia ich koocowemu użytkownikowi wymienionemu w pkt 2. Zobowiązujemy się, że bez wcześniejszej pisemnej zgody organu kontroli obrotu Rzeczypospolitej Polskiej nie będziemy: (1) reeksportowad, (2) sprzedawad, (3) komukolwiek pożyczad lub w inny sposób dysponowad towarami/technologiami wymienionymi w niniejszym dokumencie, poza krajem ostatecznego użytkownika, (4) dostarczad wyżej wymienionych towarów/technologii koocowemu użytkownikowi, w przypadku zaistnienia uzasadnionego podejrzenia, że będzie nimi dysponował niezgodnie z zapisami niniejszego dokumentu. Zaświadczamy, iż wszystkie dane zawarte w niniejszym dokumencie są prawdziwe i zgodne z naszą wiedzą. Statement of the importer We certify that we are importing the goods/technologies referred to in item 4 for delivery to the end-user referred to in item 2. Except as authorized by prior written approval of the trade control authority of the Republic of Poland, we undertake not to: (1) reexport, (2) sell, (3) lend to any other person or otherwise dispose of the goods/technologies referred to in this document, outside the country of the end-user, (4) deliver to the end-user the above mentioned goods/technologies, in case of a justified suspicion that they should dispose of them contrary to representations made in this document. We certify that all of the facts contained in this document are true and correct to the best of our knowledge. Podpis/Signature Data/Date Nazwisko i stanowisko sygnatariusza/ Name and position of signer Pieczęd/Seal 5. opis ostatecznego zastosowania towaru (a description of the final use of the goods).. Oświadczenie koocowego użytkownika Oświadczamy, że jesteśmy koocowym użytkownikiem towarów/technologii wymienionych w pkt 4. Zobowiązujemy się, że bez wcześniejszej pisemnej zgody organu kontroli obrotu Rzeczypospolitej Polskiej nie będziemy:(1) reeksportowad, (2) sprzedawad, (3) komukolwiek pożyczad lub w inny sposób dysponowad towarami/technologiami wymienionymi w niniejszym dokumencie, poza krajem koocowego użytkownika. Dotyczy to również części zamiennych, specjalistycznego oprzyrządowania, dokumentacji i instrukcji obsługi niezbędnych do obsługi posprzedażnej. Statement of the end-user We certify that we are the end-user of the goods/technologies referred to in item 4. Except as authorized by prior written approval of the trade control authority of the Republic of Poland, we undertake not to: (1) reexport, (2) sell, (3) lend to any other person or otherwise dispose of the goods/technologies referred to in this document, outside the country of the end-user. This refers also to spare parts, specialist tools, documentation and operating manuals necessary for the after-sales support. Podpis/Signature Data/Date Oświadczenie rządowego organu kontroli obrotu Potwierdzamy, że importer wymieniony w pkt 1 jest upoważniony do importu towarów/technologii wymienionych w pkt 4 niniejszego dokumentu oraz że koocowy użytkownik wymieniony w pkt 2 jest upoważniony do posiadania towarów/technologii wymienionych w pkt 4 niniejszego dokumentu. Potwierdzamy, iż importer oraz koocowy użytkownik towarów/technologii wymienionych w pkt 4 zobowiązali się, że nie będą: (1) reeksportowad, (2) sprzedawad, (3) pożyczad komukolwiek lub dysponowad w inny sposób towarami/technologiami wymienionymi w niniejszym dokumencie poza krajem koocowego użytkownika bez wcześniejszej pisemnej zgody organu kontroli obrotu Rzeczypospolitej Polskiej. Statement of the Government`s trade control authority We confirm, that the importer referred to in item 1 is authorized to import goods/technologies referred to in item 4 of this document and that the end-user referred to in item 2 is authorized to possess the goods/technologies referred to in item 4 of this document. We confirm, that the importer and the end-user of the goods/technologies referred to in item 4 have undertaken not to: (1) reexport, (2) sell, (3) lend to any other person or otherwise dispose of the goods/technologies referred to in this document outside the country of the end-user except as authorized by prior written approval of the trade control authority of the Republic of Poland. Nazwisko i stanowisko sygnatariusza/ Name and position of signer Pieczęd/Seal Podpis/Signature Data/Date 1 Nazwisko i stanowisko sygnatariusza/ Name and position of signer Pieczęd/Seal 1 Centrum Certyfikacji Jakości 12
CYKL PDCA - SPRAWDZAJ Audity wewnętrzne i zewnętrzne, kontrole zewnętrzne Działania korygujące i zapobiegawcze, analiza zadowolenia Klienta Monitoring sytuacji geopolitycznej wybranych regionów Listy odmów Monitoring procesów - regularne spotkania z osobami realizującymi dane działania Check-listy Centrum Certyfikacji Jakości 13
CYKL PDCA - DZIAŁAJ Rozwijanie, umożliwianie działania (np. zezwolenia globalne, generalne, Natowski Kod Podmiotu Gospodarki Narodowej NCAGE, miejsca wykonywania działalności - magazyny) Szkolenia, konsultacje dla Spółki i Spółek Grupy Budowa platformy wymiany doświadczeń w Grupie Pomoc we wdrożeniu, certyfikowaniu i utrzymaniu Systemu Kontroli i Bezpieczeństwa Obrotu dla potencjalnych Klientów Centrum Certyfikacji Jakości 14
doskonalenie Systemu - praktyka Doskonalenie to proces niekończący się nieustannie poprawiamy jakość działania poszczególnych procesów, definiujemy nowe cele, które są uzależnione od procesów, których dotyczą. Najważniejszy cel zapewnić kontrolę i szeroko pojęte bezpieczeństwo transakcji uzbrojeniem, towarami podwójnego zastosowania, wyrobami i technologiami o przeznaczeniu wojskowym. Centrum Certyfikacji Jakości 15
Dziękuję za uwagę Elżbieta Stepnowska Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Obrotu i Systemu Zarządzania Jakością Polska Grupa Zbrojeniowa S.A. elzbieta.stepnowska@pgzsa.pl 16