trade&services Document Management System Comarch DMS

trade&services Document Management System Comarch DMS

Trade&Services 2 Założenia biznesowe Każda firma rozwijająca się w warunkach wysokiej konkurencyjności zmuszona jest do ciągłego poszukiwania sposobów optymalizacji procesów biznesowych i usprawnienia obiegu informacji. Wszystkie firmy posiadają już w tej chwili pewien stopień kontroli nad najważniejszymi dla nich informacjami (klienci, zasoby, dane finansowe). Informacje te są zwykle przechowywane w formie strukturalnej w bazach danych. Jednakże większość informacji (70-90% w najbardziej nawet zautomatyzowanych przedsiębiorstwach!) pozostaje wciąż w formie niestrukturalnej. Dotyczy to takich źródeł informacji, jak faksy, maile, raporty komputerowe, dokumenty elektroniczne i dokumenty papierowe - faktury, umowy, zamówienia, pisma, polisy, wnioski, dokumenty personalne, bankowe, etc.

Comarch DMS 3 W wielu firmach dokumenty są już w jakiś mniej lub bardziej zorganizowany sposób archiwizowane. Teraz można również nimi zarządzać, wykorzystując nowoczesne technologie, umożliwiające: szybki dostęp do wszystkich typów dokumentów z poziomu jednej aplikacji www, jednoczesną pracę wielu osób na tych samych dokumentach, powiązanie treści dokumentów (obraz) i informacji o nich (dane) z odpowiednimi krokami procesów biznesowych, kojarzenie wielu dokumentów (nawet różnego typu i formatu) z jedną sprawą i/lub klientem, zabezpieczenie dostępu do dokumentów i przechowywanych informacji. Możliwości systemu DMS Opracowany przez Comarch model systemu DMS umożliwia: gromadzenie / generowanie, rejestrację, kategoryzację, przetwarzanie, wyszukiwanie, archiwizację (papierową i elektroniczną). dokumentów pochodzących z różnych źródeł: skaner, dysk, faks, e-mail, formularz www, repozytorium szablonów. Proces przetwarzania i archiwizacji w systemie Comarch DMS obejmuje zarówno elektroniczne, jak i papierowe wersje dokumentów. W swym najszerszym wcieleniu zatem Comarch DMS stanowi konglomerat usług logistycznych (transport, sortowanie, skanowanie, archiwizację, wyszukiwanie i dostarczanie dokumentów) oraz informatycznych (interfejsy webowe, architektura workflow, podgląd obrazów/plików, moduły komunikacyjne i integrujące z innymi systemami informatycznymi). Poczta / Dziennik Korespondencji Serwery Fax/E-Mail Dysk lokalny Formularz www WAN Odbiór / Dostawa Rozpakowanie i sortowanie Skanowanie Rejestracja danych wejściowych (manualna skaner lub automatyczna dysk)

Trade&Services 4 Logistyka Fizyczny obieg dokumentów w systemie Comarch DMS jest ściśle powiązany z procesowaniem elektronicznym. Wszystkie usługi logistyczne są zlecane i rejestrowane przez użytkowników z poziomu aplikacji webowej, która posiada zarówno moduły obsługiwane przez użytkowników biznesowych, jak i moduły dedykowane dla archiwum papierowego i jednostek skanujących. System na bieżąco raportuje aktualną lokalizację papierowych wersji dokumentów i może od niej uzależniać przebieg procesowania elektronicznego. Workflow Podstawowe funkcjonalności warstwy aplikacjyjnej Comarch DMS to: udostępnianie podglądu dokumentów zarówno z poziomu aplikacji Comarch DMS, jak i z innych systemów informatycznych firmy, rozdzielanie i kolejkowanie zadań związanych z procesowaniem dokumentów pomiędzy uprawnionych użytkowników zgodnie z procedurami biznesowymi i logiką aplikacji (workflow). Wystawca dokumentu Lokalizacja 1 Lokalizacja 2 Lokalizacja 3 Odsyłanie dokumentów do wystawców Skanowanie Archiwum dokumentów papierowych

Comarch DMS Zarządzanie kompetencjami Comarch DMS daje również możliwość swobodnego zarządzania kompetencjami użytkowników poprzez przydzielanie im dostępu nie tylko do poszczególnych funkcjonalności systemu, ale i do konkretnych typów dokumentów, etapów procesowania lub zakresów odpowiedzialności biznesowej. Wolumen przetwarzanych dokumentów Wdrażane przez Comarch rozwiązania umożliwiają przetwarzanie i archiwizację dowolnej ilości dokumentów od kilku sztuk do kilkudziesięciu tysięcy sztuk dziennie. Integracje Architektura Comarch DMS umożliwia pełną integrację z dowolnym systemem zewnętrznym, zarówno w zakresie eksportu danych zgromadzonych w procesie przetwarzania dokumentów, jak i importu danych wspierających to przetwarzanie. 5 DMS Skanery Obrazy Aplikacje zewnętrzne Serwery systemowe Zewnętrzna baza danych Inne formaty plików z dokumentami Eksport danych / statusów Archiwum obrazów / plików Zewnętrzna baza danych Import danych zewnętrznych Potwierdzenia statusów Zewnętrzna baza danych Replikacja słowników Workflow Stanowiska użytkowników

Trade&Services 6 Typowe elementy wdrażanych rozwiązań Usługi logistyczne Odbiór oryginałów dokumentów ze wskazanych lokalizacji. Rozpakowywanie, sortowanie i skanowanie. Transmisja plików z obrazami dokumentów z miejsca skanowania do systemu DMS. Archiwizacja dokumentów papierowych. Transport dokumentów związany z realizacją usług dodatkowych. Dostawa na zamówienie (ekspresowe [24h] lub standardowe [4 dni robocze] dostarczanie z Archiwum dokumentów zamówionych przez użytkowników Odesłanie do wybranej lokalizacji firmy (bezzwrotne wydanie dokumentów z Archiwum). Dokumenty niskiej jakości (procedura obiegu dokumentów słabej jakości lub uszkodzonych). Odesłanie do dostawcy (odsyłanie dokumentów do wystawców na polecenie użytkowników). Niszczenie (niszczenie pojedynczych dokumentów lub całych partii dokumentów po upływie ustawowego okresu ich przechowywania). Dostawa na miejscu w Archiwum (udostepnianie zamówionych dokumentów na miejscu w Archiwum, np. urzędnikom US). Funkcjonalności aplikacji Pobranie plików z dokumentami z dedykowanych serwerów i/lub aplikacji. Dostęp do dokumentów i zadań z poziomu www - aplikacja zbudowana na technologiach webowych. Rozdzielanie i kolejkowanie zadań pomiędzy uprawnionych użytkowników zgodnie z procedurami wewnętrznymi firmy i logiką aplikacji (workflow). Możliwość ustalania reguł rządzących kolejnością pobierania przez użytkowników dokumentów w poszczególnych krokach procesowania w zależności od typu dokumentu, kraju pochodzenia, priorytetu, etc.. Udostępnienie uprawnionym użytkownikom obrazów dokumentów, zarówno w systemie DMS, jak i w zewnętrznych aplikacjach i systemach typu ERP i CRM (SAP, GOLD, PeopleSoft, LotusNotes, systemy billingowe, sprzedażowe, ewidencyjne, etc.). Wyświetlanie obrazów dokumentów z możliwością ich edycji - skalowania, nanoszenia uwag, podkreśleń i zaznaczeń (widocznych później dla wszystkich użytkowników systemu pracujących na danym dokumencie). Udostępnienie formatek do wprowadzania danych z obrazów dokumentów (Pre-Entry queues). Udostępnienie mechanizmów wielopoziomowej autoryzacji dokumentów. Możliwość kojarzenia dokumentów różnego typu z jedną sprawą/płatnością/klientem/umową, etc.. Export wprowadzonych danych do zewnętrznych systemów informatycznych. Import danych z systemów zewnętrznych firmy. Śledzenie fizycznego i elektronicznego obiegu dokumentów. Śledzenie aktywności i wydajności pracy użytkowników. Dowolnie parametryzowane wyszukiwanie i raportowanie online. Możliwość zaprojektowania stałych raportów generowanych automatycznie na zadane okresy. Zamawianie usług logistycznych via aplikacja www. Administracja biznesowa (zarządzanie procesami z możliwością 'łamania' logiki workflow). Synchronizacja uprawnień z domeną (AD). Zarządzanie kompetencjami (rozumiane jako możliwość definiowania tzw. workgroups i ustalania zakresu ich dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu, typów dokumentów, zadań i odpowiedzialności). Możliwość integracji z systemami zarządzania procesami (rozwiązaniami typu Business Process Management). Usługi dodatkowe HelpDesk. Asysta techniczna. Szkolenia z zakresu wdrażanych rozwiązań. Usługi konsultingowe: analiza i inwentaryzacja bieżących procesów biznesowych firmy pod kątem planowanych zmian i inwestycji związanych z przetwarzaniem dokumentów elektronicznych, doradztwo w zakresie optymalizacji procesowania dokumentów, wsparcie w zakresie integracji z już funkcjonującymi w firmie rozwiązaniami i systemami informatycznymi.

Comarch DMS Korzyści biznesowe i operacyjne Redukcja czasu i kosztów przetwarzania dokumentów (od momentu otrzymania faktury od wystawcy do jej zaksięgowania). Redukcja zasobów ludzkich zaangażowanych w obieg dokumentów papierowych. Redukcja czasu i kosztów dostępu do poszukiwanych dokumentów. Uporządkowanie, usprawnienie i standaryzacja procedur wewnętrznych. Koordynacja przetwarzania dokumentów wielu typów i z wielu lokalizacji. Redukcja błędów przez zastosowanie zaawansowanych procedur walidacyjnych DMS. Szerokie możliwości konfiguracji raportowania i wyszukiwania danych. Podwyższenie poziomu bezpieczeństwa dostępu do dokumentów i danych. Obniżenie kosztów użytkowania systemu poprzez wdrożenie rozwiązań bazujących w 100% na środowisku webowym (eliminacja potrzeby instalowania i update'ów oprogramowania klienckiego na stanowiskach użytkowników). Całkowite 'pozbycie się' papieru poprzez powierzenie jego transportu, skanowania i archiwizacji COMARCH. Zwiększenie wartości rynkowej firmy poprzez implementację nowoczesnych rozwiązań usprawniających jej działanie i obniżających koszty. Wyższy poziom obsługi klienta dzięki automatyzowaniu standardowych procesów i szybkiemu dostępowi do żądanych informacji. 7 Referencje Lista firm, w których został wdrożony system przetwarzania dokumentów Comarch DMS: POLKOMTEL PTC PTK CENTERTEL (PR DEPT.) TELEFONIA DIALOG CITIBANK/HANDLOWY PTE BANKOWY LUCENT TECHNOLOGIES VATENFALL POLAND CREDIT SUISSE LIFE&PENSION (PTE AND LIFE) AGENCJA RYNKU ROLNEGO UKRAINIAN MOBILE COMMUNICATION AHOLD CENTRAL EUROPE ING BANK NASK PHILIPS LIGHTING WARTA KGHM ENION HIMA LEGG MASON Nagrody Za wdrożenie projektu DMS dla Ahold Back Office Services Sp. z o.o. firma Comarch otrzymała w 2006 roku nagrodę Złoty Bit w kategorii Najlepszy system obiegu informacji w ramach konkursu organizowanego przez EOIF GIGACON. Kontakt W razie zainteresowania ofertą lub ewentualnych pytań prosimy o kontakt dms_consulting@comarch.pl

Comarch SA Al. Jana Pawła II 39 a 31-864 Kraków Polska Tel: +48 12 64 61 000 fax: +48 12 64 61 100 e-mail: info@comarch.pl Polska Kraków, Gdańsk, Katowice, Lublin, Łódź, Poznań, Szczecin, Warszawa, Wrocław Belgia Bruksela Finlandia Helsinki Francja Lille Litwa Wilno Niemcy Drezno Panama Panama City Rosja Moskwa Słowacja Bratysława Stany Zjednoczone Chicago, Miami Ukraina Kijów Zjednoczone Emiraty Arabskie Dubai www.przedsiebiorstwa.comarch.pl www.comarch.com www.comarch.pl www.comarch.de www.comarch.ru Comarch jest wiodącym środkowoeuropejskim dostawcą biznesowych rozwiązań IT, które kompleksowo obsługują relacje z klientami i optymalizują działalność operacyjną oraz procesy biznesowe. Głównym atutem firmy jest głęboka wiedza branżowa, którą przekazujemy naszym klientom w postaci zintegrowanych systemów informatycznych w sektorach telekomunikacyjnym, usług finansowych, administracji publicznej, oraz dla dużych, średnich i małych firm. Comarch zatrudnia ponad 2700 najwyższej klasy specjalistów w Europie, USA i na Bliskim Wschodzie. Spółka ComArch Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, Aleja Jana Pawła II 39A, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000057567. Wysokość kapitału zakładowego Spółki wynosi 7.960.596,00 zł. Kapitał zakładowy został wpłacony w całości. NIP: 677-00 - 65-406 Copyright Comarch 2008. Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej pracy nie może być powielana i rozpowszechniana, w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny) włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu innych systemów, a także tłumaczona na jakikolwiek język bez pisemnej zgody Comarch S.A. (Wydawca). Wydawca dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w tym dokumencie były zgodne z prawdą oraz wolne od błędów i braków. Wydawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w dokumencie bez informowania o tym. Fragmenty dokumentu mogą nie być zgodne z ostatnimi wersjami oprogramowania. Znaki handlowe Comarch są wyłączną własnością Comarch SA i nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Wydawcy. Pozostałe znaki handlowe są własnością poszczególnych firm. PL-2008.07