Aplikacja WF Integrator

Aplikacja WF Integrator Podręcznik użytkownika v1.0.0

Wprowadzenie 2 Krótko o wfirma.pl 2 Dla kogo przeznaczona jest aplikacja WF Integrator? 2 Podstawowe założenia aplikacji WF Integrator 2 Wymagania aplikacji WF Integrator 2 Wymagania dotyczące bazy produktowej 3 Kopiowanie bazy produktowej z Shoper do wfirma 3 Konfiguracja aplikacji 5 Ustawienia komunikacji z wfirma 5 Login i hasło wfirma 6 Kojarzenie pozycji na fakturze z magazynem 6 Kojarzenie kontrahenta z bazą kontrahentów 6 Domyślny magazyn 6 Zestawy produktowe 6 Zestawy produktowe na przykładzie 7 Generowanie dokumentów sprzedażowych 8 Rodzaje dokumentów sprzedażowych 8 Produkty w dokumencie sprzedażowym 9 Pobieranie dokumentów sprzedażowych w formacie PDF 9 Adnotacje o numerze zamówienia oraz dokumentu sprzedażowego 10 Wywoływanie skutku magazynowego 11 Kojarzenie kontrahentów 12 Synchronizacja stanów magazynowych 13 Tryby wykonywania synchronizacji magazynu 13 Synchronizacja globalna 14 Synchronizacja wybranych produktów 14 Synchronizacja pojedynczego produktu 15 Synchronizacja magazynu dla zestawów produktowych 16 Wsparcie techniczne 17 1

Wprowadzenie WF Integrator to aplikacja oferująca dwustronną integrację sklepu internetowego Shoper z systemem księgowo-magazynowym wfirma.pl. Aplikacja została napisana przez firmę zoya.lab, która Krótko o wfirma.pl System wfirma.pl jest rozbudowaną aplikacją online (SaaS), obsługiwaną w całości online poprzez przeglądarkę internetową. Oferuje ona wiele zaawansowanych funkcjonalności, m.in. fakturowanie i zarządzanie sprzedażą, zaawansowane zarządzanie magazynem, księgowość online itp. Więcej szczegółów wraz z możliwością rejestracji konta na bezpłatny okres próbny znajdziesz na stronie https://wfirma.pl Dla kogo przeznaczona jest aplikacja WF Integrator? Aplikacja jest dedykowana dla właścicieli i administratorów sklepów internetowych Shoper korzystających z systemu wfirma.pl do prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz zarządzania magazynem, a także dla osób planujących wdrożenie systemu wfirma.pl do wspomagania sprzedaży w sklepie Shoper. Podstawowe założenia aplikacji WF Integrator Aplikacja skupia się na integracji dwóch kluczowych aspektów sprzedaży internetowej: 1. generowanie dokumentów sprzedażowych (paragon, faktura VAT) w systemie wfirma do zamówień złożonych w sklepie Shoper z uwzględnieniem skutku magazynowego (automatyczne generowanie WZ dla zamówionych produktów); 2. synchronizacji stanów magazynowych z magazynu wfirma do sklepu Shoper. Aplikacja oferuje także dodatkowe funkcjonalności usprawniające codzienne operacyjne czynności związane z realizowaniem zamówień w sklepie Shoper - funkcje te są szczegółowo opisane w niniejszym dokumencie. Wymagania aplikacji WF Integrator Korzystanie z aplikacji WF Integrator wymaga: 1. posiadania sklepu internetowego Shoper w licencji abonamentowej lub samodzielnej z dostępem do Appstore; 2. aktywnej licencji wfirma.pl z włączonym modułem Magazyn ; 3. podania danych uwierzytelniających (użytkownik / hasło) do systemu wfirma.pl w ustawieniach aplikacji; 4. skonfigurowania spójnej bazy produktowej w sklepie Shoper oraz bazie towarowej wfirma, gdzie przypisane produktom kody będą identyczne w obydwu systemach (patrz niżej). 2

Dane dostępowe są wymagane do bieżącej komunikacji sklepu Shoper z systemem wfirma, są szyfrowane i nie udostępniane podmiotom trzecim na żadnym etapie konfiguracji czy użytkowania aplikacji. Wymagania dotyczące bazy produktowej Do poprawnego funkcjonowania aplikacji WF Integrator bezwzględnie wymagane jest stworzenie spójnej bazy produktowej w Shoperze oraz wfirma, gdzie polem jednoznacznie kojarzącym produkty w obydwu systemach będzie kod produktu. Przykład produktu skojarzonego poprzez jednoznaczny kod produktu: Przykładowy kod produktu w bazie asortymentu Shoper Przykładowy kod produktu w magazynie wfirma Kody produktu są unikalne i jednoznacznie identyfikują dany produkt w obydwu systemach, a ich spójność powinna być bezwzględnie zachowana w celu poprawnego funkcjonowania aplikacji WF Integrator. Powyższa zasada dotyczy także wariantów produktów z obsługą stanów magazynowych utworzonych w Shoperze. Ponieważ każdy z wariantów jest de facto logicznym produktem z punktu widzenia magazynu wfirma, także warianty z indywidualnym kodem produktu powinny znajdować się w bazie wfirma. Kopiowanie bazy produktowej z Shoper do wfirma W celu skopiowania bazy produktów z Shoper do wfirma proponujemy eksport danych produktowych z Shopera poprzez Centrum Wymiany Danych, a następnie import do wfirma z pliku csv w formacie określonym przez wfirma. 3

Narzędzie do importu produktów z pliku w systemie wfirma.pl 4

Konfiguracja aplikacji Po zainstalowaniu aplikacji w Shoper Appstore należy ją skonfigurować. Panel ustawień aplikacji jest dostępny po kliknięciu kafelka aplikacji w Appstore, a następnie kliknięciu w przycisk Ustawienia aplikacji : Konfiguracja parametrów aplikacji jest podzielona na następujące sekcje: Ustawienia komunikacji z wfirma 5

Login i hasło wfirma Dane uwierzytelniające do systemu wfirma, które pozwalają aplikacji komunikować się z API systemu wfirma.pl. Podanie tych danych jest niezbędne. Dane są szyfrowane i nie są przekazywane osobom trzecim. Kojarzenie pozycji na fakturze z magazynem Opcja ta określa czy wystawienie dokumentu sprzedażowego (faktury, paragonu) powinno automatycznie wywoływać skutek magazynowy, czyli zmniejszyć adekwatnie stan magazynowy produktów na dokumencie sprzedażowym. Domyślnie: NIE. Kojarzenie kontrahenta z bazą kontrahentów Podczas wystawiania faktury VAT, dane nabywcy są kojarzone po numerze NIP z odpowiadającym rekordem w bazie kontrahentów po stronie wfirma, a ewentualne zmiany w danych kontrahenta wprowadzone podczas wystawiania dokumentu w aplikacji są odzwierciedlane w bazie wfirma. W przeciwnym razie dane są wpisywane do faktury bez skojarzenia, tzn. nie jest dodawany rekord do bazy kontrahentów wfirma. Domyślnie: NIE. Domyślny magazyn W przypadku prowadzenia więcej niż jednego logicznego magazynu w systemie wfirma, pole to pozwala na wybór domyślnego magazynu z punktu widzenia aplikacji WF Integrator. Zestawy produktowe Zestawy produktowe pozwalają definiować promocyjne zestawy dwóch lub więcej produktów, które w sklepie oferowane są jako jeden logiczny produkt z własnym kodem i ceną, ale z księgowo-magazynowego punktu widzenia są sprzedawane jako odrębne (pojedyncze) produkty. Zdefiniowane zestawy produktowe są brane pod uwagę w dwóch sytuacjach: 1. podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych - gdy klient kupuje w sklepie gotowy zestaw (logicznie pojedynczy produkt), jest on automatycznie konwertowany na indywidualne produkty na dokumencie sprzedażowym; 2. w trakcie synchronizacji z magazynem - każdy produkt w ramach zestawu jest synchronizowany indywidualnie, a łączny stan magazynowy całego logicznego zestawu odpowiada najniższemu stanowi magazynowemu indywidualnego produktu wchodzącego w skład zestawu. Istotne jest, aby kody indywidualnych produktów w ramach zdefiniowanych zestawów odpowiadały kodom w magazynie wfirma, bowiem w przeciwnym razie wystawianie dokumentów sprzedażowych oraz synchronizacja stanów magazynowych dla takich zestawów będzie niemożliwe. 6

Zestawy produktowe na przykładzie Załóżmy, że w sklepie oferujemy promocyjny zestaw buty z pastą do butów w promocyjnej cenie 399 zł. Logicznie w bazie produktów Shoper jest to jeden produkt z własnym kodem: Jednakże z księgowo-magazynowego punktu widzenia są to dwa odrębne produkty w bazie wfirma: Dlatego podczas realizacji zamówienia od klienta na promocyjny zestaw, nie będzie możliwości przyporządkowania logicznego produktu (jakim jest zestaw od strony Shopera) do rzeczywistych produktów po stronie wfirma. Mechanizm definiowania zestawów produktowych wychodzi naprzeciw takim sytuacjom i pozwala zdefiniować przykładowy zestaw w następujący sposób: Po zdefiniowaniu zestawu w taki sposób, przy generowaniu dokumentu sprzedażowego (paragon, faktura) poprzez aplikację WF Integrator, pozycje na dokumencie będą automatycznie rozdzielone indywidualne na buty skórzane w cenie 379 zł i pastę w cenie 20 zł. 7

Mapowanie metod płatności Mapowanie metod płatności pozwala przyporządkować rodzaj płatności za zamówienie złożone w sklepie do określonego rodzaju płatności na dokumencie sprzedażowym wfirma. Funkcjonalność ta dostępna jest w panelu ustawień aplikacji, w zakładce Metody płatności 8

Generowanie dokumentów sprzedażowych Możliwość wystawiania dokumentów sprzedażowych (faktur, paragonów) bezpośrednio z poziomu karty zamówienia panelu Shoper jest jedną z podstawowych funkcjonalności aplikacji WF Integrator. Co ważne, wystawianie dokumentu sprzedażowego wywołuje także skutek magazynowy po stronie wfirma, dzięki czemu stany magazynowe produktów w zamówieniu są automatycznie zdejmowane po wygenerowaniu faktury bądź paragonu. Formularz wystawiania dokumentów sprzedażowych jest dostępny na karcie zamówienia w panelu administracyjnym Shoper. Rodzaje dokumentów sprzedażowych Aplikacja domyślnie proponuje wystawienie paragonu niefiskalnego do zamówienia, a w sytuacji gdy w danych klienta w zamówieniu jest wypełnione pole NIP - faktury VAT. Rodzaj dokumentu sprzedażowego można wybrać z listy rozwijanej w formularzu wystawiania dokumentu. 9

Produkty w dokumencie sprzedażowym Produkty oraz koszt dostawy na dokumencie sprzedażowym są automatycznie pobierane z zamówienia, istnieje jednak możliwość ręcznego skorygowania elementów dokumentu sprzedażowego (dodanie/usunięcie nowych produktów), a także ich poszczególnych właściwości (nazwa, cena, rabat itp.). Zmiany wprowadzone w formularzu będą odzwierciedlone wyłącznie w dokumencie sprzedażowym wystawionym w systemie wfirma - zawartość zamówienia w Shoperze pozostanie w takim wypadku bez zmian. Aby zachować pełną spójność pomiędzy zamówieniem a zawartością paragonu / faktury, proponujemy skorzystać z możliwości edycji zawartości zamówienia po stronie Shopera przed wygenerowaniem dokumentu sprzedażowego. W przypadku gdy w zamówieniu występują zdefiniowane zestawy produktowe (zobacz: Zestawy produktowe ), wówczas w dokumencie sprzedażowym zostaną automatyczne uwzględnione indywidualne produkty z zestawu wraz z ich cenami detalicznymi. Pobieranie dokumentów sprzedażowych w formacie PDF Po zatwierdzeniu dokumentu aplikacja proponuje pobranie wygenerowanego dokumentu w formacie PDF. Jest to dokument wygenerowany i pobierany z systemu wfirma. 10

Alternatywnie ten sam dokument jest dostępny także w systemie wfirma w dziale Przychody. Możliwe jest także ponowne wystawienie dokumentu sprzedażowego do tego samego zamówienia. Jest to przydatne gdy np. najpierw wystawiana jest faktura pro-forma do zamówienia, a następnie właściwa faktura VAT. Po ponownym wystawieniu dokumentu dostępne do pobrania są wszystkie dotychczas wystawione dokumenty dla danego zamówienia. Adnotacje o numerze zamówienia oraz dokumentu sprzedażowego W celach referencyjnych i dla ułatwienia odnajdywania zamówień powiązanych z dokumentami sprzedażowymi w trakcie generowania dokumentu sprzedażowego do pola Uwagi do dokumentu jest automatycznie dodana adnotacja o numerze zamówienia, którego dotyczy dany dokument sprzedażowy. 11

Adnotacja o numerze wystawionego dokumentu sprzedażowego jest także dodawana do danych zamówienia, w polu Uwagi administratora (prywatne). Wywoływanie skutku magazynowego W przypadku ustawienia Kojarzenia pozycji na fakturze w magazynem w konfiguracji ogólnej aplikacji, wygenerowanie dokumentu sprzedażowego wiąże się z automatycznym wywołaniem skutku magazynowego, czyli wygenerowaniem dokumentu WZ w systemie wfirma na produkty występujące na dokumencie. W takiej sytuacji wystawianie dokumentów sprzedażowych jest związane z następującymi ograniczeniami: nie ma możliwości wystawienia dokumentu zawierającego produkty nie istniejące w magazynie wfirma, np. gdy w magazynie nie ma produktu o danym kodzie produktu (zobacz: Wymagania dotyczące bazy produktowej ); nie ma możliwości wystawienia dokumentu dla produktu, który nie jest dostępny w magazynie wfirma (np. gdy produkt istnieje w bazie danych wfirma, ale stan magazynowy jest niewystarczający). Kojarzenie kontrahentów Podczas wystawiania faktury VAT, dane kontrahenta mogą być automatycznie synchronizowane do bazy kontrahentów po stronie wfirma. Wymaga to ustawienia 12

Kojarzenie kontrahenta z bazą kontrahentów w konfiguracji aplikacji. Kojarzenie danych następuje poprzez pole NIP. W przypadku, gdy klient o danym numerze NIP ponownie składa zamówienie w sklepie i rekord z danym NIP już istnieje w bazie wfirma, faktura VAT zostanie automatycznie przypisana do istniejącego rekordu danego klienta. 13

Synchronizacja stanów magazynowych Aplikacja WF Integrator oferuje możliwość synchronizacji stanów magazynowych z systemu wfirma do sklepu Shoper. W ogólnym założeniu bieżąca gospodarka magazynowa jest prowadzona w systemie wfirma i jest on w tym kontekście nadrzędnym systemem względem sklepu Shoper. Innymi słowy, synchronizacja stanów magazynowych jest jednostronna i przebiega tylko w kierunku wfirma -> Shoper. Aby zapewnić poprawne funkcjonowanie synchronizacji stanów magazynowych, absolutnie niezbędnym kryterium jest utworzenie spójnej bazy produktowej w obydwu systemach (zobacz: Wymagania dotyczące bazy produktowej ), w ramach której elementem kojarzącym jednoznacznie produkty jest pole Kod produktu. Widok produktu w panelu Shoper Widok produktu w systemie wfirma Od strony technicznej synchronizacja stanów magazynowych polega na odpytywaniu magazynu wfirma przez aplikację WF Integrator o aktualny stan magazynowy produktu o określonym kodzie. W odpowiedzi zwracany jest aktualny stan magazynowy, a w sytuacji gdy produkt nie istnieje w bazie wfirma produkt jest pomijany. Tryby wykonywania synchronizacji magazynu W aktualnej wersji aplikacji WF Integrator, synchronizacja stanów magazynowych jest realizowana ręcznie poprzez wywołanie odpowiedniej akcji w panelu administracyjnym Shoper. Wywołanie synchronizacji możliwe jest na trzy różne sposoby: 1) globalnie dla wszystkich produktów; 2) dla wybranych (zaznaczonych) produktów; 3) dla każdego produktu osobno. Synchronizacja magazynu jest realizowana metodą asynchroniczną, czyli trwająca synchronizacja odbywa się w tle i nie blokuje możliwości wykonywania innych działań w panelu Shoper. Istnieje także możliwość przerwania trwającej synchronizacji. 14

Synchronizacja globalna Wywołanie tej metody jest możliwe w widoku listy produktów panelu administracyjnego. Ponieważ pełna synchronizacja wszystkich produktów w bazie może trwać długo (co zależy od ilości produktów w bazie), wykonanie tej synchronizacji wymaga dodatkowego potwierdzenia. Proces synchronizacji jest sygnalizowany paskiem postępu, a po zakończeniu synchronizacji wyświetlany jest skrócony raport synchronizacji. Ważna uwaga Aktualne stany magazynowe na liście produktów będą widoczne po odświeżeniu strony. Synchronizacja wybranych produktów Aplikacja umożliwia także wywołanie synchronizacji dla jednego lub więcej wybranych produktów z listy asortymentu w panelu Shoper. Realizowane jest to poprzez multiakcję po zaznaczeniu produktów. 15

Proces synchronizacji przebiega w sposób identyczny jak przy wywołaniu globalnej synchronizacji (opisanej powyżej), z tym że jest ograniczony tylko do zaznaczonych na liście produktów. Synchronizacja pojedynczego produktu Proces synchronizacji stanu magazynowego może zostać także wywołany z poziomu karty produktu w panelu Shoper. Synchronizacja jest wówczas ograniczona tylko do jednego produktu. Ważna uwaga Aktualny stan magazynowy produktu (zsynchronizowany z wfirma) będzie widoczny po oświeżeniu strony. 16

Synchronizacja magazynu dla zestawów produktowych W przypadku synchronizacji stanów magazynowych dla zdefiniowanych zestawów produktowych (zobacz: Zestawy produktowe ), ogólny stan magazynowy dla zestawu odpowiada najmniejszemu stanowi magazynowemu indywidualnych produktów wchodzących w skład zestawu. Dla przykładu załóżmy, że mamy zdefiniowany zestaw ZESTAW_BUTY_PASTA składający się z dwóch produktów: Po wywoływaniu synchronizacji stanów magazynowych dla tego zestawu, aplikacja automatycznie sprawdzi stany magazynowe każdego z produktów wchodzących w skład zestawu indywidualnie: Jak widać na powyższym przykładzie, produkt BUT123 ma niższy stan magazynowy (6 szt.), dlatego dla zestawu produktowego zostanie ustawiony stan magazynowy 6 szt.: 17

Wsparcie techniczne Rozwój aplikacji WF Integrator oraz wsparcie techniczne jest realizowane przez firmę ZOYA LAB. Adres e-mail support@zoyalab.com WWW http://zoyalab.com http://shoperapps.pl Siedziba (biuro) firmy ZOYA LAB Arkadiusz Dawid Lorenz ul. Kręta 5/216 65-770 Zielona Góra 18