Alpy Karpatom 2011 2016 Szkolenie dla beneficjentów dotacji Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
Zasady rozliczania wniosków o dotację w ramach Górskiego Funduszu Organizacji Pozarządowych Sanok, 25.06.2013
WYDATEK KWALIFIKOWALNY Wydatek kwalifikowalny w ramach projektu to wydatek spełniający łącznie następujące warunki: został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków dla danego projektu, jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, jest zgodny z obowiązującą umową, jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy oraz z budżetem projektu, jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w bezpośrednim związku z realizacją projektu, został dokonany w sposób oszczędny tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najmniejszych nakładach (zasada należytego zarządzania finansowego), został należycie udokumentowany za pomocą faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej mocy dowodowej, nie jest finansowany z innych środków unijnych lub krajowych (zasada braku podwójnego finansowania). 3
Dokumentowanie kosztów i wydatków w projekcie Koszty ponoszone w ramach projektu powinny być udokumentowane fakturą VAT lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej np.: lista płac, rachunki, w tym rachunki do umów cywilno - prawnych, delegacja krajowa wraz z załącznikami, delegacja zagraniczna wraz z załącznikami. 4
OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO Opis dokumentu księgowego sporządzany jest na oryginale dokumentu w formie pieczątki lub opisu odręcznego, powinien być spójny z dokumentem księgowym i musi zawierać co najmniej: Nazwę i tytuł projektu; Nazwę działania i linii budżetowej, której wydatek dotyczy z określeniem kwoty kwalifikowanej, gdy dotyczy kilku działań i/lub linii budżetowych należy określić podział kwotowy na poszczególne działania i linie budżetowe; Informację, że projekt współfinansowany jest ze środków Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy, Informacje o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej; Jeżeli dokument dotyczy zamówienia publicznego - odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (nawet w przypadku zamówień o wartości poniżej 14 000 EUR) dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy. 5
PRZYKŁADOWE PIECZĄTKI NA DOKUMENCIE KSIĘGOWYM Opis: Nr i nazwa projektu Projekt nr.. pod nazwą. współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Linia budżetowa Nazwa działania Kwota kosztu kwalifikowalnego Udział SPPW Udział własny Ustawa Prawo Zamówień Publicznych: dotyczy/nie dotyczy na podstawie art ust...pkt 6
PRZYKŁADOWE PIECZĄTKI NA DOKUMENCIE KSIĘGOWYM 7
PRZYKŁADOWY OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO Opis: np. Wydruk 500 szt. ulotek promocyjnych. Nr i nazwa projektu Linia budżetowa Nazwa działania Kwota kosztu kwalifikowalnego Projekt nr... Pod nazwą. współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Zewnętrzne ekspertyzy i usługi Odpowiadająca pozycja z budżetu (wybieramy stosownie do danego budżetu) 500,00 Udział SPPW 450,00 Udział własny 50,00 Ustawa Prawo Zamówień Publicznych: dotyczy/nie dotyczy na podstawie art. ust....pkt 8
OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO C.D. Wszystkie elementy opisu dokumentu księgowego powinny się znaleźć na odwrocie (rewersie) faktury VAT. W przypadku braku miejsca na dokumencie księgowym dopuszczalny jest opis na dodatkowej kartce, stanowiącej załącznik do dokumentu księgowego trwale spięty z oryginałem dokumentu księgowego. np. Załącznik nr 1 do FV nr 23/11/2013 z dnia 25.06.2013. 9
LINIE BUDŻETOWE (KATEGORIE BUDŻETOWE) W związku z realizacją projektu mogą wystąpić następujące grupy wydatków zwane liniami lub kategoriami budżetowymi: 1. Zarządzanie projektem (w tym wydatki administracyjne związane z zarządzaniem projektem może stanowić maksymalnie 10% wydatków kwalifikowalnych projektu). 2. Personel. 3. Podróże i zakwaterowanie. 4. Zewnętrzne ekspertyzy i usługi. 5. Inwestycje. 6. Inne wydatki bezpośrednie. 10
Szczegółowe zasady dokumentowania poszczególnych kategorii wydatków 1. Zarządzenie projektem Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę: umowa o pracę każdego pracownika zaangażowanego bezpośrednio do zarządzania projektem oraz w przypadku zmian w umowie o pracę - aneks do umowy o pracę; zakres obowiązków danego pracownika pracującego bezpośrednio na rzecz projektu w przypadku zmian w zakresie obowiązków; w przypadku gdy w instytucji nie istnieją zakresy obowiązków - należy dostarczyć inny równoważny dokument potwierdzający oddelegowanie pracownika do pracy na rzecz projektu; listy płac dla każdego z raportowanych miesięcy potwierdzające wynagrodzenie brutto pracownika zgodnie z jego umową o pracę oraz pozostałe składniki wynagrodzenia wraz z regulaminem wynagradzania i premiowania jednostki; dowody zapłaty (bankowe lub kasowe) potwierdzające zapłatę każdego ze składników wynagrodzenia brutto oraz pochodnych od wynagrodzenia pracownika zaangażowanego bezpośrednio w realizację projektu w danym miesiącu okresu raportowania; deklaracje ZUS DRA dla każdego z raportowanych miesięcy w okresie trwania projektu; 11
karty czasu pracy pracownika pracującego bezpośrednio na rzecz projektu podpisane przez niego i zatwierdzone przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, w szczególności kierownika projektu (dotyczy osób oddelegowanych do realizacji projektu bez określenia wymiaru oddelegowania); listy obecności pracowników za każdy miesiąc pracy raportowanej w danym projekcie - niezależnie od tego czy pracownik ma limitowany czy nielimitowany czas pracy; w przypadku, gdy w jednostce nie są prowadzone listy obecności należy dostarczyć inny dokumenty obowiązujący w jednostce i potwierdzający ewidencję czasu pracy pracownika; oświadczenie o tym, że wynagrodzenie brutto oraz narzuty pracodawcy rozliczane w projekcie nie zostały i nie zostaną rozliczone w żadnym innym projekcie finansowanym ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz środków Unii; kalkulacje wydatków osobowych kwalifikowalnych do projektu dla osób pracujących bezpośrednio na rzecz projektu, bez procentowego oddelegowania do projektu; kalkulacje wydatków osobowych kwalifikowalnych do projektu dla osób pracujących pośrednio na rzecz projektu. 12
Osoby zatrudnione na umowy cywilno-prawne: umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia oraz poświadczeniem odbioru usługi oraz dowodami zapłaty wynagrodzenia brutto wynikającego z tych umów i narzutów pracodawcy (jeżeli występują); protokoły odbioru usług (jeżeli poświadczenie odbioru usługi nie znajduje się na rachunku do umowy); dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy) w przypadku zamówień do 14 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczący dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych); w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP- potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej). 13
Wydatki administracyjne: Wydatki kwalifikowalne przykładowe rodzaje: materiały biurowe (np. papier, segregatory, koperty, toner do drukarki/ksero) usługi pocztowe i kurierskie usługi telefonii stacjonarnej, komórkowej, faks oraz usługi dostępu do sieci Internet czynsz za wynajem pomieszczeń biurowych na potrzeby projektu koszty utrzymania ww. pomieszczeń biurowych (np. elektryczność, ogrzewanie, usługi sprzątania, konserwacja sprzętu IT, usługi dozoru) opłaty za otwarcie i funkcjonowanie wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego zakup/amortyzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania wykorzystywanego przez pracowników pracujących bezpośrednio na rzecz projektu i nie stanowiącego części inwestycji przewidzianych w projekcie opłaty finansowe za transakcje finansowe archiwizacja dokumentacji dotyczącej projektu. 14
Wymagane dokumenty w przypadku kosztów administracyjnych: faktury VAT lub dowody księgowe o równoważnej mocy dowodowej wraz z dowodami zapłaty (zarówno dla wydatków bezpośrednich, jak i wydatków pośrednich); protokoły odbioru dostaw/usług (w przypadku zamówień dla których nie zawierano pisemnej umowy dopuszcza się potwierdzenie odbioru złożone na odwrocie faktury VAT); w przypadku usług kurierskich - list przewozowy do przesyłki w celu potwierdzenia adresata przesyłki; w przypadku rozliczania rozmów telefonicznych - bilingi rozmów z zaznaczeniem rozmów dotyczących projektu; wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych w przypadku ich zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych; zdjęcia zakupionych środków trwałych/środków trwałych niskocennych z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi programowymi w tym zakresie; 15
tabela amortyzacyjna w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych; opis przyjętej metody amortyzacji środków trwałych raportowanej w ramach projektu; w przypadku rozliczenia amortyzacji oświadczenie, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub wspólnotowej; dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy) w przypadku zamówień do 14 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych); w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP- potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej); 16
kalkulacje kosztów pośrednich administracyjnych sporządzone w oparciu o uzasadnioną, rzetelną i sprawiedliwą wycenę. 2. Personel linia budżetowa przeznaczona do ewidencji wynagrodzenia pracowników, którzy w sposób bezpośredni merytorycznie realizują projekt; w linii tej raportujemy wynagrodzenie pracowników zatrudnionych wyłącznie na podstawie umowy o pracą na cały bądź część etatu pozostałe formy zatrudnienia pracowników merytorycznych, np. umowy zlecenia/dzieło są raportowane w linii budżetowej Zewnętrzne ekspertyzy i usługi. 17
3. Podróże i zakwaterowanie: wniosek na delegację służbową krajową lub zagraniczną; rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej; dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek; w przypadku wypłat w walucie obcej także dowód zakupu dewiz, na którym określony będzie kurs zakupu dewiz; faktury VAT/rachunki za nocleg; bilety lotnicze tradycyjne lub elektroniczne oraz obowiązkowo karty pokładowe; bilety kolejowe, autobusowe, promowe i inne, jeżeli bilety te były kupowane na podstawie faktury VAT należy równie załączyć faktury VAT wraz z dowodem zapłaty za nie; 18
agenda spotkania/seminarium/konferencji oraz ewentualnie zaproszenie na nie; sprawozdanie z podróży służbowej zagranicznej; protokoły odbioru dostaw/usług (w przypadku zamówień dla których nie zawierano pisemnej umowy dopuszcza się potwierdzenie odbioru złożone na odwrocie faktury VAT); w przypadku rozliczania ubezpieczenia na czas podróży zagranicznej należy przedstawić polisy ubezpieczeniowe wraz z dowodem zapłaty za nie; w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić karty drogowe pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie oraz kalkulacje zużytego w trakcie podróży paliwa; w przypadku rozliczenia kosztu winiet i parkingów należy przedstawić faktury VAT/rachunki za winiety i parking, a gdy nie było takich dokumentów o winiety i wydruki poświadczające opłacenie parkingu; 19
w przypadku przekroczenia limitu hotelowego dokument przedstawiający zgodę kierownika jednostki na przekroczenie tego limitu wraz z uzasadnieniem; 4. Zewnętrzne ekspertyzy i usługi: ORGANIZACJA SPOTKAŃ /SEMINARIÓW/WARSZTATÓW agenda organizowanego spotkania/seminarium/warsztatów; lista obecności osób obecnych na organizowanym spotkaniu/konferencji/seminarium wraz z odręcznymi podpisami uczestników spotkania; umowy z podmiotami zewnętrznymi; faktury VAT/rachunki za usługi/dostawy związane z realizacją spotkań wraz z dowodami zapłaty za nie; protokoły odbioru dostaw/usług (w przypadku zamówień dla których nie zawierano pisemnej umowy dopuszcza się potwierdzenie odbioru złożone na odwrocie faktury VAT); 20
dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy); w przypadku zamówień do 14 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych); w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP - potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej); dokumentacja dotycząca kosztów podróży i zakwaterowania ekspertów zewnętrznych, w tym prelegentów i gości - zgodnie z wymaganiami opisanymi w pkt.3. 21
4. Zewnętrzne ekspertyzy i usługi: DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury, folderu promującego projekt, wkładki do gazety, ogłoszenia prasowego promującego projekt), a w przypadku materiałów promocyjnych/informacyjnych o dużych gabarytach lub materiałów kupowanych w pojedyńczych egzemplarzach zdjęcia tych materiałów, z których przynajmniej jedno przedstawia prawidłowo oznakowanie materiałów; adres strony internetowej wraz z wydrukami z tej strony w przypadku tworzenia strony internetowej; nagranie spotu emitowanego w TV lub w radio reklamującego projekt z pisemnym potwierdzeniem emitenta co do daty, godziny i miejsca emisji; dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy); 22
w przypadku zamówień do 14 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych); w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP - potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej); umowy z podmiotami zewnętrznymi; faktury VAT/rachunki za materiały promocyjne/materiały informacyjne/usługi promocyjne wraz z dowodami zapłaty za nie; protokoły odbioru dostaw/usług (w przypadku zamówień dla których nie zawierano pisemnej umowy dopuszcza się potwierdzenie odbioru złożone na odwrocie faktury VAT); w przypadku umów o dzieło - egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła. 23
4. Zewnętrzne ekspertyzy i usługi: EKSPERTYZY ZEWNĘTRZNE umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia oraz poświadczeniem odbioru zadania oraz dowodami zapłaty wynagrodzenia brutto wynikającego z tych umów i narzutów pracodawcy (jeżeli występują); umowy z firmami wraz z wystawionymi na ich podstawie fakturami VAT/rachunkami, protokołami odbioru dostaw i usług oraz dowodami zapłaty za faktury VAT/rachunki; w przypadku umów o dzieło - egzemplarz wykonanego i odebranego dzieła; dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy); w przypadku zamówień do 14 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych); w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP - potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej). 24
5. Inwestycje: DOSTAWY faktury VAT wraz z dowodami zapłaty za nie; protokoły odbioru dostaw; dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy); w przypadku zamówień do 14 000 EUR uzasadnienie potwierdzające wybranie najkorzystniejszej oferty (uzasadnienie w formie przewidzianej w regulaminie wewnętrznym jednostki dotyczącym dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych); w przypadku braku posiadania przez jednostkę regulaminu wewnętrznego dokonywania zamówień poniżej progu stosowania ustawy PZP oraz w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania ustawy PZP - potwierdzenie dokonania rozeznania rynku zlecanych usług oraz wyboru wykonawcy zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców (np. w formie notatki służbowej); 25
w przypadku zakupu używanego sprzętu - oświadczenie o którym mowa w Wytycznych - Zakup sprzętu używanego; w przypadku zakupu urządzeń /materiałów, które nie były zamontowane protokoły odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania; umowy zawarte z dostawcami; wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych niskocennych, wartości niematerialnych i prawnych - w przypadku ich zakupu w ramach projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych; zdjęcia zakupionych środków trwałych/środków trwałych niskocennych z widocznym oznakowaniem zgodnym z wytycznymi programowymi w tym zakresie; tabela amortyzacyjna w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych; 26
opis przyjętej metody amortyzacji środków trwałych raportowanej w ramach projektu; w przypadku rozliczenia amortyzacji oświadczenie, że koszty amortyzacji sprzętu uwzględnione w kosztach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej, regionalnej lub wspólnotowej. 6. Inne wydatki bezpośrednie katalog dokumentów niezbędnych do właściwego udokumentowania wydatku ustalany jest indywidualnie w każdym z przypadków - w tym celu Beneficjent powinien skonsultować dany koszt z Instytucją Realizującą. 27
DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Wszystkie koszty aby mogły być uznane za wydatki muszą być faktycznie poniesione. Oznacza to faktyczny rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub w uzasadnionych przypadkach z kasy. Dowody potwierdzające rozchód to: wyciągi bankowe/ przelewy bankowe; dowody kasowe: KP/KW oraz raport kasowy- wydatki gotówkowe w PLN jak i walutach obcych. 28
DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW C.D. W przypadku wyciągów bankowych do sprawozdania należy dołączyć pierwszą stronę wyciągu bankowego, strony na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu bankowego. Wszystkie dokumenty przedstawione do rozliczenia powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem opatrzone datą i czytelnym podpisem osoby upoważnionej lub imienną pieczątką. UWAGA: Niezastosowanie się do w/w wskazówek skutkuje odesłaniem niepotwierdzonych lub niewłaściwie potwierdzonych dokumentów do Beneficjenta wraz z prośbą o ich prawidłowe potwierdzenie. 29
WYDATKI NIEKWALIFIKOWANE: ODSETKI NAROSŁE OD DŁUGU; ZAKUP NIERUCHOMOŚCI; PODATEK VAT, JEŻELI MOŻE BYĆ ODZYSKANY; MANDATY, GRZYWNY, OPŁATY KARNE; STARTY FINANSOWE ZWIĄZANE Z WYMIANĄ WALUTOWĄ (RÓŻNICE KURSOWE) KOSZTY POSTĘPOWAŃ SĄDOWYCH. 30
PODATEK VAT Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego chyba, że został pierwotnie i ostatecznie zapłacony przez Beneficjenta/partnera. Podatek VAT, który można odzyskać, nie może być uznany za kwalifikowalny nawet jeżeli nie został faktycznie odzyskany przez Beneficjenta/partnera. Oznacza to, że w przypadkach gdy Beneficjent/partner może odzyskać podatek VAT ale rezygnuje z tej możliwości, podatek VAT jest niekwalifikowalny. Wraz z rozliczeniem Beneficjent/partnerzy składają oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT na określonym wzorze. 31
KSIĘGOWANIE KOSZTÓW I WYDATKÓW PROJEKTU Wszystkie wydatki i koszty kwalifikowane w ramach projektu powinny być rzetelnie i wiarygodnie odzwierciedlone w systemie finansowo- księgowym- dotyczy to zarówno Beneficjenta jak i Partnera. W tym celu każda jednostka realizująca prowadzi wyodrębnioną ewidencje księgową związaną z danym projektem, co oznacza nadanie odpowiedniego kodu księgowego np.: 400-0000- kod ogólny 400-SPPW- kod projektu 32
KSIĘGOWANIE KOSZTÓW I WYDATKÓW PROJEKTU c.d. W przypadku złożenia raportu okresowego Beneficjent składa plan kont jednostki z wyszczególnieniem wyodrębnienia kont analitycznych projektu oraz księgowania według wydatków, kosztów i (ewentualnie) przychodów projektu za okres realizacji projektu a także wydruki z kont rozrachunków z IR. Wydruki księgowań z systemu finansowo - księgowego jednostki muszą być podpisane przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. 33
DOKUMENTY WYMAGANE DO RAPORTÓW Lista wymaganych dokumentów w zależności od rodzaju wydatku kwalifikowalnego została omówiona w Szczegółowych zasadach dokumentowania poszczególnych kategorii wydatków, które znajdują się również w poszczególnych Wytycznych dla Beneficjentów oraz Wytycznych dla beneficjentów priorytetu 1 oraz 2 w rozdziale 3.4. Ponadto Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dokumenty o charakterze ogólnym do raportu okresowego: Regulamin wynagradzania i premiowania obowiązujący w jednostce; Regulamin dokonywania zamówień poniżej 14 000 EUR dotyczy jednostek zobowiązanych do stosowania PZP; Wyciąg z zakładowego planu kont z wyodrębnionymi kontami do ewidencji kosztów, wydatków i przychodów projektu wraz z przyjętą polityką rachunkowości; Oświadczenie w zakresie przygotowania do realizacji projektu; Wydruki z systemu finansowo - księgowego; Oświadczenie o przychodzie; Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT; Oświadczenie w zakresie wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń- jeżeli dotyczy; Oświadczenie o archiwizacji dokumentacji. 34
DOKUMENTY WYMAGANE DO RAPORTÓW c.d. Dokumenty składane do OD powinny być: ułożone w sposób logiczny i przejrzysty zgodnie z budżetem z wniosku; układane razem np. wydatek za przesyłkę kurierską faktura VAT, dowód zapłaty za fakturę VAT oraz list przewozowy; przekazane w segregatorze lub segregatorach opisane co najmniej numerem projektu. Dokumenty są składane do IR w jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej. 35
DOKUMENTY WYMAGANE DO RAPORTÓW c.d. W przypadku robienia dodatkowych zestawień i kalkulacji dla celów raportowania powinny być one podpisane przez osobę sporządzającą oraz zatwierdzone przez Głównego Księgowego lub inna upoważnioną osobę. Oryginały powinny być przechowywane w jednostce. Oświadczenia przekazujemy w oryginale. Raporty powinny być podpisane przez Kierownika jednostki. 36
ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH PROJEKTU Beneficjent ma obowiązek przechowywania w swojej siedzibie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 10 lat. W przypadku wizyt monitorujących, należy dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielom Instytucji Realizującej, Krajowej Instytucji Koordynującej, Władzy Wdrażającej Programy Europejskie oraz Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 37
Dziękuję za uwagę Dokumenty do pobrania na stronie Fundacja Karpacka Polska ul. Rynek 7 38-500 Sanok tel. 13 46 388 50 Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej 38