Instrukcja korzystania z usługi webkonferencji PIONIER Centrum Kompetencji Open Source PCSS, grudzień 2015 Opis usługi Webkonferencje są to systemy zdalnej współpracy. Usługa daje możliwość prowadzenia konferencji głosowo-wizualnych bezpośrednio z przeglądarki internetowej. Oznacza to brak konieczności posiadania czy instalowania dodatkowego oprogramowania klienckiego. Użytkownik musi posiadać jedynie przeglądarkę obsługującą Flash. Usługa webkonferencji oferuje zestaw narzędzi współpracy umożliwiających prowadzenie konferencji audio-wizualnych i zdalnych prezentacji, wspólne rysowanie po wirtualnej tablicy, konwersacje czat, nagrywanie sesji, oraz współdzielenie pulpitu. Typowe zastosowania to wirtualne spotkania projektowe, zdalne prowadzenie prezentacji czy zdalne nauczanie. Usługa jest skierowana do członków federacji Pionier.Id. W celu uzyskania dostępu do pełnej funkcjonalności systemu zarządzania konferencjami należy zalogować się korzystając z usługi lokalnego dostawcy tożsamości 1. Osoby nie posiadające konta Pionier.Id mogą brać udział w pojedynczych sesjach webkonferencyjnych na zaproszenie moderatora spotkania. Usługa webkonferencji w sieci PIONIER działa w oparciu o narzędzie open source BigBlueButton 2. Usługa i aplikacja do zarządzania webkonferencjami została przygotowana przez Centrum Kompetencji Open Source w PCSS 3. 1 Ang. Identity Provider usługa uwierzytelniania zarządzana przez jednostkę macierzystą użytkownika. 2 http://bigbluebutton.org/ Webkonferencje PIONIER 1 / 13
Logowanie do portalu webkonferencyjnego W celu zalogowania się do portalu webkonferencyjnego należy skorzystać z mechanizmów uwierzytelniania udostępnianych przez instytucje zrzeszone w federacji Pionier.Id. Użytkownicy, których instytucja macierzysta nie udostępnia dostawcy tożsamości, mogą brać udział w pojedynczych sesjach webkonferencyjnych na zaproszenie moderatora spotkania. Aby zalogować się do systemu należy: Wejść na stronę portalu webkonferencji PIONIER: https://webconf.pionier.net.pl/ Kliknąć przycisk Logowanie federacyjne. Wybrać dostawcę tożsamości (jednostkę), gdzie użytkownik chce się uwierzytelnić. 3 http://qualipso.psnc.pl/ Webkonferencje PIONIER 2 / 13
Uwierzytelnić się w usłudze lokalnego dostawcy tożsamości, zgodnie z polityką przyjętą przez instytucję. Możliwe opcje to między innymi logowanie z użyciem nazwy użytkownika i hasła czy logowanie z użyciem certyfikatu. Po zalogowaniu pojawia się strona główna, na której znajduje się lista aktualnych i planowanych konferencji, w których można wziąć udział. Webkonferencje PIONIER 3 / 13
Webkonferencje PIONIER 4 / 13
Tworzenie webkonferencji Aby utworzyć webkonferencję należy być zalogowanym do portalu webkonferencyjnego, a następnie: 1. Wybrać opcję "Utwórz webkonferencję" (lub zakładkę Utwórz ) i przejdź na stronę tworzenia konferencji. 2. Wypełnić formularz tworzenia webkonferencji. Pola obowiązkowe, niezbędne do utworzenia rezerwacji oznaczone są w formularzu czerwoną gwiazdką. Edycja webkonferencji, w tym dodawanie uczestników, możliwa jest do 20 minut przed rozpoczęciem spotkania. Nazwa (parametr obowiązkowy) - Nazwa webkonferencji nie dłuższa niż 255 znaków. Nazwa będzie widoczna na liście konferencji na stronie głównej i na liście Moje konferencje. W polu wpisana jest nazwa domyślna, którą można zmienić. Termin spotkania (parametr obowiązkowy) - Data rezerwacji webkonferencji w formacie DD-MM-RRRR i godziny trwania w formacie GG:MM. Webkonferencja zostanie aktywowana dopiero o wyznaczonej godzinie, w związku z czym wcześniejsze próby dołączenia się do niej zakończą się odrzuceniem połączenia. Zalecane jest podanie nieco wcześniejszej godziny (np. 15-30 min), aby umożliwić uczestnikom ewentualne testy. Wartości domyślne ustawione są automatycznie, można je edytować. Uczestnicy - osoby zaproszone do webkonferencji. Uczestników dodaje się poprzez podanie adresu e-mail. Podczas logowania użytkownik może zdecydować czy Webkonferencje PIONIER 5 / 13
zaloguje się z wykorzystaniem mechanizmów federacyjnych czy poprzez formularz gościa (ograniczenie uprawnień dostęp tylko do pojedynczej webkonferencji). Zaznaczenie opcji Wyślij e-mail spowoduje wysłanie automatycznej wiadomości o webkonferencji do zaproszonych uczestników. Ustawienia - parametry opcjonalne: Wiadomość powitalna wiadomość, która pojawi się w oknie czat po uruchomieniu webkonferencji. Można tutaj umieścić informacje na temat zakresu tematycznego, przebiegu webkonferencji, agendy oraz wszelkie inne uwagi dotyczące spotkania. Czekaj na moderator oznacza, że do rozpoczęcia konferencji wymagana jest obecność moderatora. Nagrywanie - Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że przebieg telekonferencji będzie rejestrowany i po zakończeniu telekonferencji będzie mógł być przekonwertowany do odpowiedniego pliku wideo. 3. Zatwierdzić dane w formularz wybierając opcję Zapisz. Jeśli wszystkie pola zostały wypełnione prawidłowo rezerwacja zostanie utworzona i wyświetlone zostanie podsumowanie. Jeśli któregoś z parametrów obowiązkowych brakuje lub jest błędny zostanie on podświetlony na czerwono. Prawidłowo założona rezerwacja zostanie umieszczona na liście aktualnych rezerwacji na stronie głównej. Do organizatora wysłany zostanie e-mail potwierdzający rezerwację. Rezerwację można usunąć lub zmienić jej parametry do 20 minut przed rozpoczęciem spotkania. Nie można edytować ani usuwać trwającej / zakończonej konferencji. Webkonferencje PIONIER 6 / 13
Udział w webkonferencji Dołączanie do webkonferencji Po otrzymaniu wiadomości e-mail z zaproszeniem do udziału w webkonferencji (przykład poniżej), w wyznaczonych godzinach spotkania należy wybrać sposób logowania (poprzez Pionier.Id lub hasło dostępu), kliknąć odpowiedni link i dokonać uwierzytelnienia. Utworzono rezerwację webkonferencji w portalu PIONIER Webkonferencje". Szczegóły: * Nazwa: Prezentacja systemu webkonferencji * Termin spotkania: od 30.01.2015 10:00 do 30.01.2015 15:00 * Dostęp: moderator * Hasło dostępu: 12345 Aby połączyć się z webkonferencją prosimy kliknij poniższy link we wskazanym czasie i zaloguj się korzystając z Pionier.Id. https://webconf.pionier.net.pl/pl/node/100/meeting/join Jeśli moderator nie wysłał wiadomości e-mail z zaproszeniem i linkiem do webkonferencji, należy zalogować się do portalu webkonferencyjnego: https://webconf.pionier.net.pl/ i wybrać konferencję z listy aktualnych konferencji na stronie głównej. Aby dołączyć do wybranej konferencji należy wybrać opcję dołącz. Jeśli na liście nie ma webkonferencji należy skontaktować się z moderatorem. Połączenie do audio-konferencji Po zalogowaniu system uruchomi w przeglądarce aplikację Flash, umożliwiającą udział w webkonferencji. Webkonferencje PIONIER 7 / 13
Należy zaakceptować prośbę aplikacji o dostęp do kamery i mikrofonu. Następnie należy przetestować działanie słuchawek i mikrofonu. Aby dołączyć do konferencji audio należy wybrać opcję Dołącz do konferencji audio. W każdym momencie webkonferencji można odłączyć się i ponownie połączyć od konferencji audio (ikona słuchawek w lewym górnym rogu aplikacji). W każdym momencie webkonferencji można wyciszyć również swój mikrofon włączając/wyłączając opcję Mute" w oknie Słuchacze. Webkonferencje PIONIER 8 / 13
Udział w webkonferencji Po wejściu do systemu webkonferencji pojawi się okno jak poniżej: W domyślnym układzie: W lewym górnym rogu znajduje się lista uczestników spotkania (okno Użytkownicy ). Poniżej lista uczestników podłączonych do konferencji audio (okno Słuchacze ). W głównym środkowym oknie ( default ) wyświetlana jest prezentacja. W momencie wgrania prezentacji nazwa okna zmienia się na nazwę pliku prezentacji. W prawym górnym rogu wyświetlane jest okno rozmów technicznych Czat. W prawym dolnym rogu znajduje się okno podglądu wideo Dokowanie wideo. Okna można dowolnie przestawiać oraz zmieniać ich rozmiar według własnych preferencji, jak poniżej. Webkonferencje PIONIER 9 / 13
Uczestnik spotkania może: Wyciszać i włączać swój mikrofon, klikając ikonę mikrofonu na dole okna Słuchacze (chyba, że funkcja ta zostanie wyłączona przez moderatora). Podnosić rękę, gdy chce zabrać głos, klikając ikonę dłoni u dołu okna Uczestnicy. Przesyłać wiadomości tekstowe na czacie zarówno w dyskusji publicznej jak i bezpośrednio z innymi uczestnikami. Dobre praktyki webkonferencji Jeżeli do wideokonferencji dołączonych jest wielu uczestników, wskazane jest, aby osoby, które nie zabierają głosu, miały wyciszony mikrofon. Unika się w ten sposób niezamierzonego szumu i zakłóceń. Podczas rozmowy wideokonferencyjnej trzeba mieć świadomość występującego opóźnienia transmisji audio-wideo Dla efektywnej komunikacji należy przestrzegać zasady nie wchodzenia w słowo Webkonferencje PIONIER 10 / 13
Prezentowanie Każdy uczestnik może otrzymać status Prezentera. Jest to zaznaczone ikoną w oknie Użytkownicy w kolumnie Status. Prezenter może: Nawigować slajdami prezentacji (strzałki u dołu okna prezentacji). Wgrywać prezentacje do wyświetlenia w głównym oknie (ikona w lewym dolnym rogu okna prezentacji). Zmieniać pokazywane prezentacje. Wskazywać znacznikiem myszy elementy na prezentacji. Rysować po tablicy. Udostępnić swój pulpit. Webkonferencje PIONIER 11 / 13
Zarządzenie webkonferencją Osoba tworząca konferencją jest automatycznie moderatorem spotkania w trakcie webkonferencji. Jest to zaznaczone ikoną w oknie Użytkownicy w kolumnie Rola. Moderator może: Przełączać prezentera (opcja Ustaw prezentera ). Umożliwiać zabranie głosu poszczególnym uczestnikom poprzez włączanie i wyłączanie ich mikrofonów, klikając na ikonie mikrofonu w oknie Słuchacze. Blokować włączanie mikrofon przez użytkowników, klikając na ikonie kłódki w oknie Słuchacze. Wyciszać czy nawet odłączać od konferencji uczestników webkonferencji, którzy na przykład zakłócają jej przebieg. Webkonferencje PIONIER 12 / 13
Wymagania techniczne W celu połączenia się z usługą webkonferencji należy posiadać: komputer z dostępem do sieci Internet, przeglądarkę internetową z wtyczką Adobe Flash Player w wersji co najmniej 10.3 (dostępna na stronie: http://get.adobe.com/pl/flashplayer/), mikrofon, kamerę internetową (dla połączenia wideo). Zalecane jest odblokowanie niżej wymienionych portów: 80 (HTTP) 1935 (RTMP) 9123 (współdzielenie pulpitu) W przypadku podłączenia do systemu webkonferencji z sieci, w której zablokowany jest ruch na porty 1935 lub/i 9123, do połączenia zostanie wykorzystany port 80 (HTTP). W tym przypadku może nastąpić pogorszenie jakości w transmisji audio-konferencji. Pomoc i kontakt Opieka techniczna: Centrum Kompetencji Open Source w PCSS Pomoc: webconf-support@man.poznan.pl Webkonferencje PIONIER 13 / 13