I. Przedmiot zamówienia

Opis przedmiotu zamówienia Postępowanie nrbzp.243.24.2013.ml Załącznik nr 2 do SIWZ Spis treści I. Przedmiot zamówienia II. Wymagane etapy realizacji zamówienia III. Infrastruktura techniczna i informatyczna IV. Wymagane cechy i funkcje Systemu I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie i wsparcie, zintegrowanego oprogramowania klasy ERP wraz z Budżetowaniem i Kontrolingiem pracującym na niezależnej zewnętrznej Hurtowni Danych oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów, zwanego dalej Systemem, wspomagającego procesy występujące w działalności Uniwersytetu Wrocławskiego wraz ze wszelkimi niezbędnymi do realizacji zamówienia elementami. W szczególności przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Organizację Projektu 2. Udzielenie licencji na Oprogramowanie Standardowe i Oprogramowanie Bazodanowe oraz Elementy Autorskie 3. Usługi wdrożeniowe, w tym wykonanie analizy przedwdrożeniowej 4. Szkolenia dla pracowników Zamawiającego 5. Opracowanie i dostarczenie Dokumentacji 6. Wsparcie w Okresie Stabilizacji Systemu 7. Asysta techniczna 8. Świadczenie dodatkowych usług programistycznych Zakres zintegrowanego oprogramowania będzie obejmował następujące obszary: finansowo-księgowy budżetowanie i kontroling pracujący na niezależnej zewnętrznej Hurtowni Danych logistykę (zakup, sprzedaż) zarządzanie majątkiem trwałym i gospodarką magazynową zarządzanie dokumentacją (e-umowa, dokumenty biznesowe) zarządzanie projektami 1

Zamawiający dopuszcza inną organizację obszarów (tzn. inne nazewnictwo lub np. zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej obszarów w jednym lub odwrotnie - funkcjonalności jednego obszaru rozłożone na kilka obszarów) pod warunkiem spełnienia opisanych wymagań dotyczących funkcjonalności oprogramowania. W przypadku innego podziału i nazewnictwa obszarów w tabeli w Załączniku nr 3 do SIWZ Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu należy wymienić w odpowiedniej pozycji wszystkie obszary realizujące wymaganą funkcjonalność. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył wszystkie funkcjonalności wymienione w Załączniku nr 3 do SIWZ Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu. Wszystkie moduły zamawianego oprogramowania muszą tworzyć zintegrowany system, tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których dane są wykorzystywane. 1. Organizacja Projektu 1.1. Zamawiający wymaga wykonania przez Wykonawcę prac zgodnie z przyjętą metodyką odpowiadającą uznanym standardom w zakresie metodyki zarządzania projektami. 1.2. Wykonawca opracuje we współpracy z Zamawiającym i dostarczy Dokument Organizacji Projektu, zawierający szczegółowy opis organizacji projektu wraz z Harmonogramem Ramowym. Wymaga się zatwierdzenia Dokumentu Organizacji Projektu przez Zamawiającego. 1.3. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia repozytorium dokumentów projektowych i udostępnienia ich UWr wraz z bezpłatnym dostępem do wykorzystywanych narzędzi. Po zakończeniu projektu Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Uniwersytetowi tych dokumentów w formacie możliwym do odczytu za pomocą ogólnie dostępnych narzędzi. 1.4. Wdrożenie wymagające obecności Wykonawcy u Zamawiającego lub wymagające czynnego udziału pracowników Zamawiającego będzie odbywało się w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od poniedziałku do piątku w godz. 7:30-15:30. 2. Licencje na Oprogramowanie Standardowe i Oprogramowanie Bazodanowe oraz Elementy Autorskie 2.1. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia licencji lub zapewnienia udzielenia licencji, przeniesienia na Zamawiającego prawa do modyfikowania Oprogramowania Standardowego 2

oraz Elementów Autorskich wraz z przekazaniem nośników z wersjami binarnymi i źródłowymi programów komputerowych na korzystanie z całego Systemu, Oprogramowania Bazodanowego, w tym na Hurtownię Danych oraz wszelkiego innego oprogramowania niezbędnego do prawidłowego działania zintegrowanego Systemu. 2.2. Wykonawca dostarczy bezterminowe licencje na oprogramowanie, wraz ze zobowiązaniem do niewypowiadania przez okres 15 lat. 2.3. Wdrożony System powinien pracować w niezależnych środowiskach: produkcyjnym, testowym i rozwojowym. Środowisko testowe musi spełniać równolegle wymagania stawiane środowisku szkoleniowemu. 2.4. Liczba licencji na System musi umożliwić pracę co najmniej 300 jednocześnie zalogowanych użytkowników. 2.5. System powinien pozwolić na nieograniczoną liczbę użytkowników w portalu WWW, Zamawiający przewiduje pracę 3500 użytkowników. 2.6. Dostarczone licencje systemów RDBMS muszą umożliwiać pracę nieograniczonej liczbie użytkowników. Dodatkowo dla systemów RDBMS obsługujących podstawowe systemy zamówienia należy zapewnić trzyletnie wsparcie producenta. 2.7. Wykonawca zaoferuje Zamawiającemu licencje na Oprogramowanie typu akademickiego, zawsze wtedy, gdy są dostępne i tańsze od licencji innego typu. 2.8. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania Certyfikatu partnerskiego odnośnie proponowanego rozwiązania bazodanowego. 3. Usługi wdrożeniowe 3.1. Wykonanie analizy przedwdrożeniowej, mającej na celu uzyskanie wiedzy niezbędnej do pełnego wdrożenia Systemu zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami Zamawiającego oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia Systemu. 3.2. Opracowanie Projektu Wdrożenia, w tym Harmonogramu Szczegółowego z podziałem na Etapy. 3.3. Usługa wdrożenia w ramach Etapu I: 3.3.1. Analiza i Projekt Wdrożenia obszaru Budżetowania i Kontrolingu oraz Elektronicznego Obiegu Dokumentów w obszarze Zarządzania Dokumentacją w zakresie e-umowy. 3.3.2. Instalacja i uruchomienie oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego oprogramowania niezbędnego do prawidłowego działania dostarczonego rozwiązania. Zamawiający udostępni Wykonawcy infrastrukturę informatyczną w postaci rozwiązania sprzętowego i wirtualizującego. Zamawiający nie posiada żadnego oprogramowania, w tym systemowego i bazodanowego, które zostanie 3

wykorzystane do realizacji niniejszego zamówienia z wyłączeniem systemów operacyjnych stacji roboczych. 3.3.3. Wdrożenie i uruchomienie Systemu w zakresie Budżetowania i Kontrolingu, które będzie obejmowało: 3.3.3.1. Instalacja i uruchomienie Hurtowni Danych wraz z niezbędnym oprogramowaniem. 3.3.3.2. Instalacja i uruchomienie obszaru Budżetowania i Kontrolingu. 3.3.3.3. Implementację docelowych struktur budżetowych i planu kont. 3.3.3.4. Zaimplementowanie raportów i zestawień, dotyczących wdrażanego obszaru, wskazanych w Załączniku 3 do SIWZ oraz uzgodnionych podczas analizy przedwdrożeniowej. 3.3.3.5. Wykonanie testów akceptacyjnych, integracyjnych, wydajnościowych wdrażanego obszaru. 3.3.4. Wdrożenie i uruchomienie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w obszarze Zarządzania Dokumentacją w zakresie umów w Pionie Z-cy Kanclerza ds. Administracyjno-Gospodarczych. 3.4. Usługa wdrożenia w ramach Etapu II: 3.4.1. Analiza i Projekt Wdrożenia. 3.4.2. Dostawę i instalację pozostałych obszarów Systemu zgodnie z harmonogramem i wynikami analizy przedwdrożeniowej. 3.4.3. Skonfigurowanie i uruchomienie ścieżek elektronicznego obiegu dokumentów biznesowych. 3.4.4. Integrację Systemu ze wskazanymi w p. 3.5 systemami i programami. 3.4.5. Migrację danych z systemów użytkowanych obecnie przez Zamawiającego. Zakres migracji określono w p. 3.6. 3.4.6. Zaimplementowanie w oferowanym Systemie zestawień i raportów wg wzorów przekazanych przez Zamawiającego. Wykaz raportów znajduje się w Załączniku 3, a wzory raportów zostaną przekazane na etapie analizy przedwdrożeniowej 3.5. Integracja Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi użytkowanymi przez Zamawiającego: USOS (system obsługi studiów) w zakresie rozliczeń ze studentami. IRK (internetowy system rekrutacji kandydatów na studia) w zakresie rozliczeń płatności. Zewnętrzne systemy bankowości elektronicznej. EGERIA (Kadry-Płace) w zakresie rozliczeń z pracownikami. STOCK elektroniczna inwentaryzacja, o ile jego funkcje nie zostaną zastąpione przez System. Zamawiający dopuszcza wymianę danych poprzez: WebService, widoki, API. 4

Odpowiedzialność za dostarczenie koniecznych informacji dotyczących integrowanych systemów spoczywa na Zamawiającym. Integracja obejmuje także: Udostępnianie tych samych danych we wszystkich obszarach funkcjonalnych, w zakresie w jakim są tam potrzebne, bez konieczności wielokrotnego ich wprowadzania na różnych stanowiskach (np. kartoteka kontrahentów, pracowników, miejsc powstawania kosztów, jednostek organizacyjnych, rodzaju kosztów). W każdym momencie, niezależnie od stanowiska, każdy z użytkowników musi widzieć ten sam stan danych (wg uprawnień). Zmiana wprowadzona na jednym stanowisku musi być widoczna w każdym miejscu Systemu. Możliwość łatwego przemieszczania się w Systemie w kontekście danego zakresu informacji np. w ramach dekretów księgowych i rozrachunków w zakresie: do dokumentu w Księdze Głównej, do rozrachunków z danym kontrahentem wynikających z tego dokumentu, do obszaru, w którym ten dokument pierwotnie powstał w ramach posiadanych uprawnień funkcjonalnych. Zapewnienie możliwości quasi równoległej pracy w kilku obszarach funkcjonalnych systemu, tj. w trakcie pracy, bez konieczności zamykania okna i utraty już wprowadzonych danych, uruchomienia niezależnie funkcjonalności z innego obszaru. Umożliwienie podpięcia do Systemu własnych aplikacji oraz przekazywanie parametrów z Systemu do programu zewnętrznego. Zamawiający dysponuje drukarkami etykiet Zebra ZT230 oraz TSC Clever 247 Plus oraz kolektorami Honeywell Dolphin 6100. 3.6. Migracja i konwersja danych z eksploatowanych aktualnie przez Z amawiającego systemów informatycznych i programów komputerowych do Systemu. Wykonawca w Projekcie Wdrożenia określi wymagany przez wdrażany System zakres migracji, definicje danych, zaplanuje i przeprowadzi migrację danych uwzględniając: 3.6.1. Migracja będzie dotyczyć danych aktualnie gromadzonych i przetwarzanych w systemach komputerowych Zamawiającego przez systemy informatyczne i programy komputerowe, których funkcje realizować będą obszary wdrażanego Systemu. Zakres migracji zostanie uzgodniony podczas analizy przedwdrożeniowej. 3.6.2. Wprowadzenie danych do Systemu na potrzeby testów i pracy produkcyjnej. 5

3.6.3. Wsparcie Zamawiającego w weryfikacji merytorycznej poprawności migracji. 3.6.4. Za wprowadzenie danych do migracji do plików o wskazanej przez Wykonawcę strukturze odpowiada Zamawiający. 3.6.5. W zakresie migracji Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy analizowania struktury danych dotychczas wykorzystywanych systemów. 3.7. Przygotowanie i przeprowadzenie przy współudziale Zamawiającego testów: integracyjnych, akceptacyjnych, wydajnościowych i innych niezbędnych we wdrożeniu. 4. Szkolenia dla pracowników Zamawiającego 4.1. Szkolenia powinny być realizowane w siedzibie Zamawiającego. 4.2. Salę ze stanowiskami komputerowymi i sprzętem niezbędnym do przeprowadzenia szkoleń zabezpieczy Zamawiający. 4.3. Wykonawca przeprowadzi szkolenia na zainstalowanym, skonfigurowanym zgodnie z założeniami Systemie dostosowanym do potrzeb Zamawiającego. 4.4. Wykonawca wystawi dla każdego, wskazanego przez Zamawiającego, uczestnika szkolenia certyfikat ukończenia szkolenia podpisany przez prowadzącego szkolenie. 4.5. Szkolenia dla poszczególnych grup nie mogą być prowadzone równolegle, grupa szkoleniowa nie może być większa niż 10 osób, za wyjątkiem szkoleń z obszaru Budżetowania i Kontrolingu oraz zarządzania dokumentacją. 4.6. Celem szkolenia jest przekazanie wiedzy niezbędnej do sprawnego i efektywnego wykorzystywania Systemu w codziennej pracy w poszczególnych obszarach. 4.7. Ogólny plan i zakres szkoleń, w tym spodziewane efekty powinny być przedstawione przez Wykonawcę w Dokumencie Organizacji Projektu. 4.8. Wykonawca dostarczy program szkolenia, materiały, ćwiczenia, które zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego. Szkolenia dla użytkowników Systemu w obszarach: Budżetowania i Kontrolingu- przeszkolenie 100 osób, sugeruje się następujący podział: (10 osób, w tym administratorzy) 8 dni oraz 90 osób 1 dzień ogółem 9 dni. Zarządzanie Dokumentacją (e-umowa) - przeszkolenie co najmniej 25 osób. Szkolenia dla administratorów Zamawiającego w zakresie: Zarządzania Systemem z uwzględnieniem procedur naprawczych na wypadek wystąpienia awarii poszczególnych elementów Systemu, w celu umożliwienia przywrócenia stanu Systemu z chwili tuż przed awarią. Zarządzania wykorzystywanymi przez System bazami danych. 6

Szkolenia dla wiodących użytkowników Zamawiającego w zakresie: Tworzenia dodatkowych szablonów raportów. Modelowania kostek OLAP. Tworzenie ścieżek obiegu dokumentów. Łącznie we wszystkich obszarach należy przeprowadzić co najmniej 70 dni szkoleń. Szczegółowy podział dni szkoleń na poszczególne obszary zostanie określony w Projekcie Wdrożenia. Dzień szkoleniowy odpowiada 7 godzinom zegarowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo oceny skuteczności szkolenia poprzez badania ankietowe, a granica 75% ocen pozytywnych stanowi kryterium odbioru etapu. 5. Dokumentacja projektowa 5.1. Opracowanie pełnej dokumentacji dotyczącej wdrożenia i dokumentacji powdrożeniowej Systemu. 5.2. Przekazanie Zamawiającemu kompletu Dokumentacji, w tym: Podręcznik Użytkownika wraz z instrukcjami stanowiskowymi opisujący funkcje Systemu, w tym również zaawansowane, niestandardowe funkcje takie jak: tworzenie własnych raportów, dostęp do struktury bazy danych; podręcznik powinien zawierać również komunikaty o błędach. Podręcznik Administratora opisujący zasady administrowania Systemem z poziomu każdego komponentu składowego Systemu, w tym istotne dla prawidłowej pracy Systemu parametry danego Oprogramowania Standardowego, Uzupełniającego, Bazodanowego. Dokumentację techniczną i powykonawczą, w tym: dokumentację dotyczącą struktury wykorzystywanych baz danych, Dokumentację zawierającą wszystkie informacje, o których mowa w art. 75 ust. 2 pkt. 3) ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, niezbędne do osiągnięcia współdziałania Systemu z niezależnie stworzonymi programami komputerowymi, dokumentację techniczną prac rozwojowych (rozszerzeń, modyfikacji, interfejsów), korekt kodu źródłowego Oprogramowania, Dokumentację konfiguracji Systemu i urządzeń, Dokumentację Hurtowni Danych w tym opis struktur danych w bazie danych, mechanizmów zasilania danymi oraz narzędzi do raportowania. Dokumentację przewidzianą dla Systemu zgodnie z ustawą o rachunkowości. Materiały szkoleniowe do wszystkich przeprowadzanych szkoleń 5.3. Dokumentacja powinna zostać dostarczona w wersji elektronicznej (PDF, epub, MOBI) 7

i papierowej, w języku polskim. 5.4. Zamawiający wymaga przekazania zależnych autorskich praw do dokumentacji w celu samodzielnego powielania dokumentacji na potrzeby Zamawiającego oraz modyfikowania treści dokumentacji. 6. Wsparcie w Okresie Stabilizacji Systemu 6.1. Wykonawca zapewni wsparcie obejmujące trzy miesiące od momentu Startu Produkcyjnego. 6.2. W Okresie Stabilizacji Zamawiający i Wykonawca będą wspólnie badać wydajność i funkcjonalność Systemu. 6.3. Wykonawca w trakcie okresu wsparcia zapewni realizację prac konfiguracyjnych oraz usuwanie niezgodności Systemu. 6.4. W trakcie okresu wsparcia Konsultanci Wykonawcy będą obecni w siedzibie Zamawiającego co najmniej przez 10 dni roboczych w miesiącu, przez co najmniej 7 godzin w każdym z dni (w godzinach pracy Zamawiającego). 6.5. Po pozytywnym zakończeniu Okresu Stabilizacji nastąpi podpisanie Protokołu Odbioru Końcowego Systemu. 7. Asysta techniczna 7.1. Wykonawca będzie świadczył usługę asysty technicznej. 7.2. Okres świadczenia usługi asysty technicznej wynosi 3 lata od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Systemu. 7.3. Asysta techniczna będzie obejmowała: 7.3.1. usługi w zakresie usuwania Wad Systemu na zasadach opisanych w Umowie, 7.3.2. bezpłatne aktualizacje Systemu w razie zmiany przepisów prawnych w terminie przed wejściem zmiany w życie, 7.3.3. dostarczenie i instalację: 7.3.3.1. nowych wersji, głównych i uzupełniających Oprogramowanie, 7.3.3.2. aktualizacji licencjonowanego Oprogramowania zawierających naprawy błędów, 7.3.3.3. pakietów serwisowych eliminujących błędy, 7.3.3.4. aktualizacji Dokumentacji Oprogramowania. 7.3.4. udzielanie w Dni Robocze od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 15.30 odpowiedzi na pytania użytkownika kierowane za pośrednictwem telefonu, faksu lub internetowego systemu zgłoszeń (tzw. helpdesk ), dotyczących rozwiązywania bieżących problemów związanych z użytkowaniem Oprogramowania. 8

7.3.5. udostępnienie osobom wskazanym przez Zamawiającego w liczbie nie niższej niż 2 zdalnego dostępu do narzędzi zarządzania i naprawy Systemu przeznaczonych dla odpowiednio wykwalifikowanych Użytkowników. 7.4. Wymagania dotyczące asysty technicznej na bazy danych polegające w szczególności na: 7.4.1. Usuwaniu uszkodzeń danych zawartych w bazie danych oraz ich skutków powstałych w wyniku nieprawidłowego działania Systemu, 7.4.2. Aktualizacji struktur bazy danych wymaganych przez nowe wersje oprogramowania, nowe przepisy prawne lub związanych z ogólnym rozwojem Systemu, 7.4.3. Tworzeniu w bazie danych nowych struktur, które stanowią zabezpieczenie przed wprowadzaniem błędnych danych, powielaniem danych, naruszeniem bezpieczeństwa (poufności, dostępności i integralności) danych, skasowaniem danych, nadmiernym przyrostem danych i innymi niepożądanymi zjawiskami obniżającymi jakość bazy danych. 8. Świadczenie dodatkowych usług programistycznych 8.1. W okresie asysty technicznej Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia dodatkowych usług programistycznych objętych limitem w zakresie rozwoju Systemu. 8.2. Limit godzin programistycznych wynosi 450 roboczogodzin. 8.3. Zlecenie dodatkowych usług programistycznych nastąpi na podstawie pisemnego zlecenia przez Zamawiającego. Zlecenie określa zakres prac, termin realizacji oraz maksymalną liczbę godzin ustaloną wspólnie z Wykonawcą. 8.4. Zamawiający określi osoby upoważnione do dokonywania zleceń. 8.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania godzin objętych limitem. 8.6. Wykonawca zapewni wykonywanie usług programistycznych przez Zespół posiadający odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie rozwoju oferowanego Systemu. II. Określenie etapów realizacji zamówienia i płatności Lp. Zadania Termin wykonania Etapy Etapy płatności 1. Dokument Organizacji Projektu 30 dni od podpisania Umowy 2. Analiza i Projekt Wdrożenia obszarów Budżetowania i Kontrolingu, Zarządzania Dokumentacją w zakresie e-umowy oraz pozostałych obszarów systemu klasy ERP 60 dni od podpisania Umowy ETAP I ETAP I Bez płatności Po podpisaniu przez Zamawiającego 9

w zakresie niezbędnym dla Budżetowania i Kontrolingu oraz Zarządzania Dokumentacją w zakresie e- umowy 3. Licencje na Oprogramowanie 30 dni od podpisania Umowy ETAP I Protokołu Odbioru Po podpisaniu przez Zamawiającego Protokołu Odbioru 4. Wdrożenie obszaru Budżetowania i Kontrolingu oraz obszaru Zarządzania Dokumentacją w zakresie e-umowy oraz szkolenia. nie później niż 30 listopada 2014 ETAP I Po podpisaniu przez Zamawiającego Protokołu Odbioru, nie później niż 15 grudzień 2014 5. Analiza i Projekt Wdrożenia w zakresie pozostałych obszarów Systemu 6. Wdrożenie pozostałych obszarów Systemu oraz szkolenia 90 dni od dnia rozpoczęcia analizy, zakończenie nie później niż 31 marca 2015 ETAP II Po podpisaniu przez Zamawiającego Protokołu Odbioru 31 marzec 2016 ETAP II Po podpisaniu przez Zamawiającego Protokołu Odbioru 7. Stabilizacja Systemu 30 czerwiec 2016 ETAP II Po podpisaniu Protokołu Odbioru Końcowego 8. Asysta techniczna 3 lata od podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Końcowego 9. Dodatkowe usługi programistyczne W okresie asysty technicznej tj. 3 lata od ETAP III Płatności kwartalne, z dołu ETAP III Płatność po zrealizowaniu danego zlecenia na podstawie 10

podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Końcowego faktycznie przepracowanych godziny potwierdzonych Protokołem Odbioru Sposób płatności: 1. W ramach Etapu I Zamawiający przewiduje 3 płatności. Łącznie płatności w tym Etapie nie mogą przekroczyć 50% ceny oferty ogółem. 2. Pozostałe wynagrodzenie będzie wypłacone w następujący sposób: a. W ramach Etapu II Zamawiający przewiduje 3 płatności, z czego: - płatność za zadanie 5 i 6 nie może przekroczyć 50% ceny Etapu II, b. W ramach Etapu III Zamawiający przewiduje w zakresie asysty technicznej płatności kwartalne, a w zakresie dodatkowych usług programistycznych po dokonaniu odbioru danego zlecenia. 3. Cena jednostkowa roboczogodziny świadczenia dodatkowej usługi programistycznej musi uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonywaniem tej usługi. Koszt realizacji dodatkowych usług programistycznych nie może zostać przerzucony do innych pozycji. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapłaty tylko za godziny faktycznie przepracowane w ramach limitu 450 roboczogodzin i zleconych przez Zamawiającego. III. Infrastruktura techniczna i informatyczna Zamawiającego Uniwersytet Wrocławski na potrzeby wszystkich systemów obsługiwanych przez Dział Usług Informatycznych UWr oraz nowego Systemu jest w posiadaniu rozwiązania wirtualizującego opartego na infrastrukturze vsphere 5.1 lub Oracle VM Server (x86). Farma serwerów wirtualnych pracuje na: czterech dwuprocesorowych serwerach typu blade opartych o procesory Intel Xeon E5-2400 ze 100 GB RAM. Przestrzeń dyskowa farmy serwerów wirtualnych stanowi zespół macierzy IBM Storwize V7000 o pojemności 9.5TB opartych na 18 dyskach SAS 15K oraz 1TB opartych na 12 dyskach NL SAS 7200k. Zamawiający nie posiada profesjonalnego systemu do wykonywania backup u danych. Wykonawca przygotowując ofertę musi uwzględnić posiadane przez Zamawiającego zasoby 11

i dostosować oferowane rozwiązanie tak, by możliwe było wykorzystanie rozwiązań sprzętowych Zamawiającego, jak i również uwzględnić stosowane przez Zamawiającego oprogramowanie wirtualizujące w celu doboru odpowiednich licencji na oferowane Oprogramowanie. Wykonawca uwzględni przy realizacji zamówienia wykorzystanie istniejącej infrastruktury rozpoznanej podczas analizy przedwdrożeniowej. IV. Wymagane cechy i funkcje Systemu 1. Wymagania dotyczące technologii i architektury Systemu Zamawiający wymaga zastosowania co najmniej architektury dwuwarstwowej (klient-serwer). 1.1. System bazodanowy powinien się charakteryzować następującymi właściwościami: 1.1.1. Dostępność oprogramowania na współczesne 64-bitowe platformy Intel Linux lub MS Windows. Identyczna funkcjonalność serwera bazy danych na ww. platformach. 1.1.2. Niezależność platformy systemowej dla oprogramowania klienckiego/serwera aplikacyjnego od platformy systemowej bazy danych. 1.1.3. Możliwość przeniesienia (migracji) struktur bazy danych i danych pomiędzy ww. platformami bez konieczności rekompilacji aplikacji bądź migracji środowiska aplikacyjnego. 1.1.4. Przetwarzanie transakcyjne wg reguł ACID (Atomicity, Consistency, Independency, Durability) z zachowaniem spójności i maksymalnego możliwego stopnia współbieżności. Mechanizm izolowania transakcji powinien pozwalać na spójny odczyt modyfikowanego obszaru danych bez wprowadzania blokad, z kolei spójny odczyt nie powinien blokować możliwości wykonywania zmian. Oznacza to, że modyfikowanie wierszy nie może blokować ich odczytu, z kolei odczyt wierszy nie może ich blokować do celów modyfikacji. Jednocześnie spójność odczytu musi gwarantować uzyskanie rezultatów zapytań odzwierciedlających stan danych z chwili jego rozpoczęcia, niezależnie od modyfikacji przeglądanego zbioru danych. 1.1.5. Możliwość zagnieżdżania transakcji powinna istnieć możliwość uruchomienia niezależnej transakcji wewnątrz transakcji nadrzędnej. Przykładowo powinien być możliwy następujący scenariusz: każda próba modyfikacji tabeli X powinna w wiarygodny sposób odłożyć ślad w tabeli dziennika operacji, niezależnie czy zmiana tabeli X została zatwierdzona czy wycofana. 1.1.6. Wsparcie dla wielu ustawień narodowych i wielu zestawów znaków (włącznie z Unicode). 12

1.1.7. Skalowanie rozwiązań opartych o architekturę trójwarstwową: możliwość uruchomienia wielu sesji bazy danych przy wykorzystaniu jednego połączenia z serwera aplikacyjnego do serwera bazy danych. 1.1.8. Możliwość otworzenia wielu aktywnych zbiorów rezultatów (zapytań, instrukcji DML) w jednej sesji bazy danych. 1.1.9. Wsparcie protokołu XA. 1.1.10. Wsparcie standardu JDBC 3.0. 1.1.11. Zgodność ze standardem ANSI/ISO SQL 2003 lub nowszym. 1.1.12. Motor bazy danych powinien umożliwiać wskazywanie optymalizatorowi SQL preferowanych metod optymalizacji na poziomie konfiguracji parametrów pracy serwera bazy danych oraz dla wybranych zapytań. Powinna istnieć możliwość umieszczania wskazówek dla optymalizatora w wybranych instrukcjach SQL. 1.1.13. Powinna istnieć możliwość autoryzowania użytkowników bazy danych za pomocą rejestru użytkowników założonego w bazie danych bądź mechanizmu wewnętrznego w stosunku do bazy danych. 1.1.14. Baza danych powinna umożliwiać wymuszanie złożoności hasła użytkownika, czasu życia hasła, sprawdzanie historii haseł, blokowanie konta przez administratora w przypadku przekroczenia limitu nieudanych logowań, tworzenie dziennika operacji lub ścieżki audytu rejestrujące czynności wykonywane przez użytkownika w Systemie. 1.1.15. Przywileje użytkowników bazy danych powinny być określane za pomocą przywilejów systemowych (np. prawo do podłączenia się do bazy danych - czyli utworzenia sesji, prawo do tworzenia tabel itd.) oraz przywilejów dostępu do obiektów aplikacyjnych (np. odczytu / modyfikacji tabeli, wykonania procedury). Baza danych powinna umożliwiać nadawanie ww. przywilejów za pośrednictwem mechanizmu grup użytkowników / ról bazodanowych. W danej chwili użytkownik może mieć aktywny dowolny podzbiór nadanych ról bazodanowych. 1.1.16. Możliwość wykonywania i katalogowania kopii bezpieczeństwa bezpośrednio przez serwer bazy danych. Możliwość zautomatyzowanego usuwania zbędnych kopii bezpieczeństwa przy zachowaniu odpowiedniej liczby kopii nadmiarowych - stosownie do założonej polityki nadmiarowości backup'ów. Możliwość integracji z powszechnie stosowanymi systemami backupu (Legato, Veritas, Tivoli, OmniBack, ArcServe itd). Wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinno być możliwe w trybie offline oraz w trybie online. Możliwość uruchomienia backupu zdalnie poprzez zestawione zdalnie łącza VPN. 1.1.17. Możliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa w trybie online (hot backup). 1.2. Portal WWW powinien charakteryzować się następującymi właściwościami: 13

1.2.1. Administrator ma możliwość definiowania ról oraz przypisywania do nich poszczególnych użytkowników i grup. 1.2.2. Oprogramowanie portalu automatycznie kończy sesję użytkownika po upływie czasu bezczynności, czas ten definiuje administrator. 1.2.3. Wysoka zgodność ze standardem SQL-99. 1.2.4. Pełna obsługa transakcji ACID. 1.2.5. Obsługa procedur wbudowanych, wyzwalaczy oraz kursorów. 1.2.6. Referencyjna integralność danych. 1.2.7. Obsługa tabel tymczasowych. 1.2.8. Obsługa wielu wersji tego samego rekordu. 1.2.9. Brak ograniczenia na wielkość bazy danych lub ograniczenie nieistotne (np. do 1TB). 1.2.10. Możliwość korzystania z zewnętrznych bibliotek funkcji. 1.2.11. Możliwość tworzenia skompresowanych kopii danych. 1.2.12. Kontrola i zarządzanie dostępem do baz poprzez konta użytkowników i uprawnienia oraz możliwość szyfrowania połączeń. 1.2.13. Dostępność na platformę zgodną z RDBMS dla podstawowego systemu zamówienia, 64 bitową Intel Linux lub MS Windows. 1.2.14. Możliwość połączenia z innymi bazami (w tym RDBMS dla podstawowego systemu zamówienia) poprzez sterowniki ODBC, OLEDB, JDBC,.NET, API. 1.2.15. Możliwość zalogowania do Systemu z urządzeń mobilnych (tablety, smartphony). 1.2.16. Dostosowanie wyglądu interfejsu do aktualnie używanego urządzenia (komputer, laptop, smartphone), tak, aby interfejs był ergonomiczny, a jakość używania na różnych urządzeniach był bardzo zbliżony do siebie. 1.3. Wymagania dotyczące uprawnień, wymiany danych, importu, eksportu, raportowania. 1.3.1. Elastyczny mechanizm nadawania uprawnień funkcjonalnych do poszczególnych obszarów Systemu każdemu użytkownikowi z osobna, a także wyodrębnionym grupom użytkowników. 1.3.2. Możliwość częściowego lub całkowitego ograniczania dostępu do wybranych danych poszczególnym użytkownikom bądź grupom użytkowników. 1.3.3. System powinien mieć taką funkcjonanlność, aby umożliwiał samodzielną budowę interfejsów do innych systemów, formatów lub źródeł wymienionych w Krajowych Ramach Interoperacyjności. 1.3.4. Import/eksport System musi zapewniać: 1.3.4.1. Mechanizm łatwego eksportu danych zaewidencjonowanych w systemie do popularnych formatów określonych dla typu danych przez Krajowe Ramy Interoperacyjności (KRI), w tym do: (PDF, XML, CSV, arkusza kalkulacyjnego zgodnego z MS Excel, dokumentu zgodnego z MS Word). 14

1.3.4.2. Mechanizm łatwego budowania importów danych z plików w formacie XML, TXT, arkusza kalkulacyjnego zgodnego z MS Excel. 1.3.5. Raportowanie System musi zapewniać: 1.3.5.1. Wbudowany generator raportów, który umożliwia samodzielne tworzenie wielowymiarowej struktury raportów, wraz z zestawem raportów predefiniowanych na etapie wdrożenia. 1.3.5.2. Tworzenie i przechowywanie szablonów raportów do wielokrotnego wykorzystania. 1.3.5.3. Mechanizm do tworzenia raportów/zestawień musi umożliwiać tworzenie własnych raportów/zestawie w formatach KRI, tzn. co najmniej: - Arkusz kalkulacyjny zgodny z MS Excel, - Dokument tekstowy zgodny z MS Word, PDF. 1.3.5.4. Eksportowanie raportów do popularnych formatów (PDF, XML, CSV, arkusza kalkulacyjnego zgodnego z MS Excel) oraz określonych w KRI dla danego typu danych. 1.3.5.5. Możliwość generowania raportów z elementami graficznymi (wykresy). 1.3.5.6. Możliwość publikacji zdefiniowanych raportów na stronach WWW. 1.4. Wymagania techniczne dotyczące obszaru Budżetowania i Kontrolingu 1.4.1. Obszar musi zapewnić: 1.4.1.1. Pracę w oparciu o zewnętrzną Hurtownię Danych nie będącą standardowym elementem systemu transakcyjnego. 1.4.1.2. Integrację Hurtowni Danych z każdym obszarem Systemu. 1.4.1.3. Możliwość uzupełniania Hurtowni Danych danymi z plików Excel z poziomu aplikacji bez konieczności pisania procedur lub skryptów SQL. 1.4.1.4. Możliwość samodzielnego tworzenia kostek OLAP z poziomu aplikacji przez przeszkolonego użytkownika. 1.4.1.5. Możliwość definiowania procesów workflow. 1.4.1.6. Możliwość uruchomienia z poziomu aplikacji dowolnych procedur lub skryptów SQL, wykonujących procesy obliczeniowe na bazie danych. Szczegółowe wymagania dotyczące technologii i architektury Systemu zostały określone w Załączniku nr 3 do SIWZ Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu. 2. Wymagania funkcjonalne dotyczące poszczególnych obszarów: 2.1. Księgowość i finanse System musi umożliwiać wprowadzanie i przetwarzanie danych niezbędnych do 15

sporządzania zestawień wymaganych w szczególności przepisami ustawy o rachunkowości, finansach publicznych, podatkowych oraz GUS. System musi zapewnić pełne rozliczenie podróży służbowych krajowych i zagranicznych. System musi umożliwiać jednoczesne zestawienie (podgląd i raport) stanów kont księgowych transakcji zaksięgowanych i niezaksięgowanych (powinien funkcjonować bufor dla dekretów niezaksięgowanych). System musi umożliwiać prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości oraz międzynarodowymi standardami rachunkowości. System musi zapewniać automatyczne księgowanie elektronicznych wyciągów bankowych dostarczanych przez zewnętrzne systemy bankowe. System musi automatycznie generować elektroniczne przelewy z kont bankowych uczelni na podstawie dokumentów źródłowych zatwierdzonych do wypłaty. System musi zapewniać prowadzenie ewidencji wymaganej przepisami ustawy o VAT (rejestry sprzedaży i zakupu) umożliwiających uzyskanie danych do sporządzenia deklaracji VAT i późniejszych korekt. System musi generować dane do korekty rocznej VAT uwzględniające strukturę proporcji wg rzeczywistego wskaźnika proporcji, mając na uwadze zakupione środki trwałe podlegające wieloletniej korekcie (roczna, 5 letnia, 10 letnia). System musi obsługiwać rozliczanie VAT strukturą, ze szczególnym uwzględnieniem zakupów środków trwałych (o wartości do 15 tys., powyżej 15 tys., nieruchomości i środki trwałe w budowie). System musi udostępniać podgląd salda rozrachunków z kontrahentem z dokładnością do dokumentów źródłowych. System musi pozwalać na automatyczne generowanie not odsetkowych, wezwań do zapłaty i potwierdzeń sald. System musi umożliwiać prowadzenie katalogu dostawców i odbiorców zwanych kontrahentami w jednym zbiorze. System musi umożliwiać sporządzanie sprawozdań RBN, RBZ na podstawie kartoteki kontrahentów. 2.2. Budżetowanie i kontroling oparty na niezależnej Hurtowni Danych System zapewnia wielowymiarową analizę danych. System umożliwia tworzenie wielowymiarowych struktur danych. System zapewnia optymalizację działania mechanizmów analityczno-raportowych poprzez tworzenie agregatów danych. System zapewnia przechowywanie metadanych w centralnym repozytorium 16

metadanych. System umożliwia import danych w trybie wsadowym i na żądanie użytkownika. System zapewnia gromadzenie i analizę danych z punktu widzenia różnych wymiarów, jak np. czas, konta księgowe, pozycje planistyczno-raportowe, mpk, jednostki organizacyjne, projekty. System musi umożliwiać tworzenie planów (budżetów) przychodów i kosztów na różnym poziomie szczegółowości wykorzystując automatyczną konsolidację i dekompozycję danych. System umożliwia samodzielne budowanie raportów przez użytkowników biznesowych w dowolnym przekroju i z dowolną szczegółowością. System umożliwia automatyczne generowanie zdefiniowanych wcześniej raportów według ustalonego harmonogramu. System zapewnia integrację z pakietem MS Office, w ramach której powinno być możliwe wykorzystanie danych z Systemu dla stworzenia raportu, tabeli, wykresu. System umożliwia korzystanie z operacji drill-down, drill-up, drill-through. System umożliwia tworzenie budżetów miesięcznych, kwartalnych, rocznych oraz na okres dłuższy niż jeden rok budżetowy. 2.3. Zarządzanie projektami System musi zapewniać obsługę badań naukowych, projektów badawczych oraz innych zleceń w sposób umożliwiający prawidłową realizację oraz sprawozdawczość zgodną z wymogami instytucji przekazujących środki (np. NCN, NCBiR, MNiSW). System musi zapewniać wprowadzanie budżetów do projektów, ich modyfikację, kontrolę wykorzystania środków oraz aktualną informację o wysokości środków pozostających do wykorzystania. System musi umożliwiać dla projektów wieloletnich kontrolę budżetu i wydatków w całym okresie realizacji projektu oraz w podziale na dowolny okres rozrachunkowy (np. rok, kwartał). 2.4. Logistyka (zakup, sprzedaż) System zapewnia obsługę sprzedaży przez UWr. towarów i usług (w tym wewnątrzwspólnotowej i eksportowej). System umożliwia tworzenie, rejestrację i wydruk dokumentów sprzedaży i dodatkowych (np. noty, rozliczenia wewnętrzne). 17

System musi zapewnić automatyczną rezerwację i blokowanie środków (tworzenie tzw. obliga). System posiada możliwość etapowania wystawiania i zatwierdzania dokumentów sprzedaży (wg nadanych uprawnień). System zapewnia obsługę zakupów towarów i usług. System zapewnia rejestrację wniosku o zakup/zapotrzebowania przez przeglądarkę WWW. Rejestracja wniosku/zapotrzebowania skutkuje rezerwacją środków w budżetach. System zapewnia powiązanie dokumentów pochodnych (np. umowa, faktura) z wnioskiem/zapotrzebowaniem. System zapewnia rozliczenie środków w budżetach na podstawie wniosku/zapotrzebowania i dokumentów z nim powiązanych. 2.5. Zarządzanie majątkiem trwałym i gospodarką magazynową System musi umożliwiać ewidencję majątku i naliczanie amortyzacji z podziałem na różne źródła finansowania pojedynczej pozycji w ewidencji z uwzględnieniem zmiany jego wartości. System musi umożliwiać ewidencję środków trwałych wieloelementowych z możliwością modyfikacji ich składu wartościowo lub wyłącznie ilościowo (bez zmiany wartości środka trwałego - odłączania, przyłączania, likwidacji elementu itp.). System musi umożliwiać prowadzenie ewidencji aparatury naukowo-badawczej kupowanej w trakcie realizacji umów badawczych. System musi umożliwiać automatyczne tworzenie dokumentów z operacji na majątku trwałym (OT, LT itd.). System musi umożliwiać kontrolowanie wartości modernizacji środka trwałego w roku obrotowym do poziomu 3,5 tys. PLN niepowodującego zwiększenia wartości środka, a w przypadku przekroczenia tego poziomu - możliwość zwiększenia wartości środka trwałego i naliczenia amortyzacji. System musi umożliwiać identyfikację pozycji majątku przy pomocy dotychczasowego identyfikatora w postaci kodu kreskowego i posiadanych przez Zamawiającego skanerów lub przy zastosowaniu rozwiązania równoważnego wraz z dostarczeniem odpowiedniego sprzętu. System musi umożliwiać prowadzenie spisów inwentaryzacyjnych i rozliczenie inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych i terminali wyposażonych w bazę danych. 2.6. Zarządzanie dokumentacją 18

System zapewnia elektroniczną rejestrację dokumentów w podziale na dokumenty zewnętrzne, wewnętrzne (sprzedaż, zakup w tym faktura kosztowa). System powinien umożliwić tworzenie dowolnej liczby rejestrów. System powinien umożliwić wieloetapowe zatwierdzanie dokumentów. System powinien zapewnić mechanizmy kontroli poprawności wprowadzanych danych na każdym stanowisku w zdefiniowanym obiegu. System umożliwia tworzenie umowy z zastosowaniem słowników i szablonów. System umożliwia automatyczne nadawanie statusów umowie (np. szkic, w toku, zakończone, archiwalne) i śledzenia zmian. System umożliwia rejestrację podpisanej umowy w centralnym rejestrze umów (CRU) wraz z podpięciem skanu. Szczegółowe wymagania dotyczące wszystkich obszarów zostały określone w Załączniku nr 3 do SIWZ Zestawienie Szczegółowych Funkcjonalności Systemu. 3. Wymagania formalne dla Systemu Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 poz. 572, z późn. zm.; Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 267); Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 262). Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. Nr 206 poz. 1517 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518), Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j. z 2013 r. poz. 235). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 19

Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. Nr 128, poz. 1402 z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 roku w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. 2007, Nr 10, poz. 68). Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 r. Nr 112 poz. 1198 ze zm.), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych(dz. U. Nr 100, poz. 1024). Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm) Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 Nr 108 poz. 626 z późn. zm.) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni (Dz. U z 2012 poz. 1533 ) Ustawa o finansowaniu nauki zm.). z dnia 30 kwietnia 2010 roku (Dz.U. Nr 96, poz. 615 ze 20