KA.V P R O T O K Ó Ł

KA.V.0931-4-08 P R O T O K Ó Ł z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Nowy Sącz, zwanego w dalszej części protokołu Urzędem. Adres jednostki kontrolowanej: Rynek 1; 33-300 Nowy Sącz. Kontrolę przeprowadził Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnień Wojewody Małopolskiego znak: OK.IX.0939-1-08 od Nr 1/2008 do Nr 11/2008 z dnia 12 sierpnia 2008 roku. W skład Zespołu wchodzili przedstawiciele następujących Wydziałów: Środowiska i Rolnictwa Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Infrastruktury Organizacji i Kontroli Kontrola została przeprowadzona w dniach od 18 sierpnia do 8 września 2008 roku, zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2008 rok, zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego. Prezydentem Miasta Nowy Sącz jest Pan Ryszard Nowak wybrany na to stanowisko w dniu 26 listopada 2006 roku, stosownie do art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984) zgodnie z zaświadczeniem Miejskiej Komisji Wyborczej w Nowym Sączu z dnia 30 listopada 2006 roku. Funkcję Sekretarza pełni Pan Marek Oleniacz powołany na podstawie uchwały Nr V/66/2007 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 23 stycznia 2007 r. w sprawie powołania Sekretarza Miasta Nowego Sącza. Skarbnikiem Miasta jest Pani Jadwiga Kusiak powołana uchwała Nr II/12/90 Rady Miejskiej w Nowym Sączu z dnia 12 czerwca 1990 r. w sprawie powołania Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta Nowego Sącza. Przedmiotem kontroli było wykonywanie przez Prezydenta Miasta Nowy Sącz zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (jt. Dz. U. Nr 80, poz. 872 z 2001 r. z późn. zm.). Kontrolą objęto realizację zadań za okres od 1 stycznia 2007 roku do 30 czerwca 2008 roku. W toku kontroli realizacji zadań wynikających z poszczególnych ustaw oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń, inspektorzy wyżej wymienionych Wydziałów Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego ustalili, co następuje:

WYDZIAŁ ŚRODOWISKA I ROLNICTWA Kontrolę przeprowadziła p. Barbara Połomska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Środowiska i Rolnictwa, na podstawie upoważnienia Nr 2/2008. Podstawa prawna: ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104), ustawa z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych rozwiązaniach prawnych związanych z usuwaniem skutków powodzi z lipca i sierpnia 2001 r. oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 907 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomani (Dz. U. Nr 179, poz. 1485 z późn. zm.). Kontrolą objęto: 1. Identyfikację zweryfikowanych przez Komisję Wojewódzką strat w infrastrukturze miasta. Powódź 2004 W dniach 28-30 lipca 2004 r. na terenie miasta wystąpiła klęska żywiołowa, ulewne opady deszczu, w wyniku których, miasto poniosło znaczące straty w infrastrukturze komunalnej. Powołana Zarządzeniem nr 193/2004 Wojewody Małopolskiego z dnia 7 lipca 2004 r., Komisja Wojewódzka ds. weryfikacji szkód spowodowanych przez klęski żywiołowe w infrastrukturze komunalnej gmin, powiatów i województwa, przeprowadziła w dniu 25 sierpnia 2004 r. wizję lokalną na terenie dotkniętym skutkami klęski, dokonała analizy dokumentacji dotyczącej ww. zdarzenia losowego i zweryfikowała szacunki strat w miejskiej infrastrukturze komunalnej na łączną kwotę 600.900,00 zł. W załączniku nr 1 do ww. protokołu znajduje się między innymi: - ul. Wita Stwosza uszkodzenie nawierzchni żwirowej polegające na wypłukaniu kruszywa grubości średnio 15 cm, uszkodzenie murków czołowych na przepuście pod drogą, zniszczenie zjazdów na długości ogółem 340 m.b. Miasto Nowy Sącz ujęte jest w załączniku do wystąpienia Wojewody Małopolskiego znak: ŚR.IX.JG.6834-5-05 z dnia 11.01.2005 r., skierowanego do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zawierającym informację o stratach powstałych w infrastrukturze gmin, powiatów i województwa małopolskiego w wyniku działania klęski żywiołowej w 2004 r. Zgłoszona, w I półroczu 2008 r., przez Prezydenta Miasta Nowy Sącz ul. Wita Stwosza w Nowym Sączu w km 0+001,75-0+158,80 do remontu po powodzi, z udziałem środków z budżetu państwa, znajdują się w zweryfikowanym protokole strat z 2004 roku. 2. Prawidłowość wykorzystania udzielonej dotacji pod względem jej zgodności z celowym przeznaczeniem a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania oraz weryfikację działań realizowanych przez miasto. Dział 600 Transport i łączność W I półroczu 2008 r. Prezydent Miasta Nowy Sącz otrzymał z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) promesę znak: BUSKŻ-5901-1-132/08 z dnia 2

5.02.2008 r., która informowała o przewidywanym dofinansowaniu zadania pod nazwą Odbudowa infrastruktury drogowo-mostowej, w wysokości 150.000,00 zł, dofinansowanie nie mogło wynosić więcej niż 80 % wartości zadania po przetargu. Określono przekazanie stosownych dokumentów w terminie do dnia 30.05.2008 r. Pan Jerzy Gwiżdż Zastępca Prezydenta Miasta Nowy Sącz zwrócił się pismem znak: WIM.PRZ.7023-13/3/08 z dnia 8.05.2008 r. do Pana Jana Wintera Dyrektora Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych MSWiA o wyrażenie zgody na zmianę terminu złożenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy na uruchomienie przedmiotowej promesy z dnia 30.05.2008 r. na dzień 30.06.2008 r. Zgodę na zmianę terminu złożenia dokumentów Miasto otrzymano w dniu 16.05.2008 r. Po rozstrzygnięciu przetargu i podpisaniu umowy z wykonawcą, Prezydent Miasta Nowy Sącz przesłał, w wymaganym promesą terminie, przy piśmie z dnia 30.06.2008 r. znak: MZD- DN.4772/08, do Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych MSWiA, kompletny wniosek o udzielenie dotacji na dofinansowanie remontu ul. W. Stwosza w Nowym Sączu, zniszczonej przez powódź w 2004 r. Do wniosku zostały załączone zestawienia rzeczowofinansowe robót do wykonania w 2008 r. na elementach infrastruktury komunalnej, objętej przedmiotowym wnioskiem o dofinansowanie. Wniosek, dotyczący remontu miejskiej infrastruktury drogowej, zniszczonej przez powódź w 2004, zostały pozytywnie zaopiniowany, z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, przez Kierownika Oddziału Zamiejscowego Nowym Sączu, Wydziału Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego Krakowie, pismem znak: SR.XI.US.6831-50-08 z dnia 30.06.2008 r. Rozliczenie finansowe zadań Prezydent Miasta Nowy Sącz w I półroczu 2008 roku otrzymał środki finansowe pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa ogółem w wysokości 150.000,00 zł, na usuwanie skutków powodzi z 2004 roku. Realizacja zadania Jak wynika z wcześniejszych ustaleń protokołu, przedmiotem wniosku o środki finansowe pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa na usuwanie skutków klęsk żywiołowych, w I półroczu 2008 r. było zadanie. Remont ul. W. Stwosza w Nowym Sączu w km 0+001,75-0+158,80 usuwanie skutków klęsk żywiołowych. Wartość robót objętych umowa z wykonawcą do wykonania w 2008 r. (po aneksie umowy z wykonawcą): 308.272,25 zł. Wartość robót przedstawiona do dofinansowania: 189.403,43 zł, w tym środki dotacji celowej 150.000,00 zł, środki własne miasta 39.403,43 zł. W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, w dniu 26.06.2008 r. pomiędzy Miejskim Zarządem Dróg w Nowym Sączu, ul. Gorzkowska 30, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez: Dyrektora mgr inż. Grzegorza Mirka, Głównego Księgowego mgr Mariana Florczyka, a Zakładem Budowy Dróg Włodzimierz Gryzło 33-300 Nowy Sącz, ul. Jagodowa 61, zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez Pana Włodzimierza Gryzło Właściciela, popisano umowę Nr 13/2008 na wykonanie przedmiotowego zadania. 3

Wynagrodzenie za przedmiot umowy, zgodnie z wybraną w trybie przetargu ofertą Wykonawcy określono na podstawie kosztorysu ofertowego w wysokości brutto 478.591,75 zł, aneksem do umowy zmniejszono zakres robót, ustalono nową kwotę wynagrodzenia w wysokości 308.272,25 zł, z tego remont i odbudowa ul. Wita Stwosza finansowane w ramach usuwania skutków klęsk żywiołowych brutto: 189.403,43 zł. Zakres zadania objętego dofinansowaniem z budżetu państwa obejmował wykonanie 634,53 m2 nawierzchni bitumicznej grubości 8 cm, 843,00 m2 stabilizowanie istniejącej podbudowy cementem i środkiem EN 1 grubości 20 cm wraz z wykonaniem 764,46 m2 podbudowy z kruszywa łamanego grubości 10 cm oraz wykonanie 117,94 m2 poboczy z tłucznia grubości 8 cm. Termin rozpoczęcia przedmiotu umowy wyznaczono na dzień 26.06.2008 r., a termin zakończenia na dzień 4.08.2008 r. Zamawiający przekazał plac budowy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Zamawiający powołał inspektora nadzoru w osobie Pana Romana Szewczyka posiadającego uprawnienia budowlane Nr UAN/734-4/94 wydane przez Urząd Wojewódzki w Nowym Sączu. Wykonawca ustanowił kierownika budowy w osobie pana Wiesława Króla, legitymującego się uprawnieniami budowlanymi nr: UAN I-8349/A-108/90. Wykonawca wniósł zabezpieczenie w formie gwarancji ubezpieczeniowej w wymaganym terminie. W kontrolowanym dziale nie stwierdzono nieprawidłowości. W dniach od 11 do 14 grudnia 2007 r. Oddział Zamiejscowy w Nowym Sączu przeprowadził w Urzędzie Miasta Nowy Sącz kontrolę problemową zleconą pismem znak: BUSKŻ.095-1- 41/07 z dnia 10.07.2007 r. przez Pana Jana Wintera Dyrektora Biura ds. usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Temat kontroli: Kontrola prawidłowości wykorzystania kwoty dotacji na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych w ramach Komponentu A Projektu Osłona Przeciwpowodziowa, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono rażących nieprawidłowości w realizacji kontrolowanych zadań. W dniach od 28 do 30 kwietnia 2008 r. Oddział Zamiejscowy w Nowym Sączu przeprowadził w jednostce kontrolę problemową zleconą pismem znak: BUSKŻ.095-1-14/08 z dnia 30.01.2008 r. przez Dyrektora Biura ds. usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Temat kontroli: Kontrola prawidłowości wykorzystania kwoty dotacji na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji kontrolowanych zadań. 4

3. Wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi oraz prowadzenie nadzoru nad uprawa maku i konopi. Sprawy z zakresu produkcji roślinnej prowadzone są w teczce rzeczowej 6032 nadzór nad produkcją roślinną. Uprawę maku i konopi reguluje ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomani, na podstawie, której obowiązuje całkowity zakaz uprawy maku i konopi w tym na tzw. potrzeby własne. Wojewoda Małopolski, w porozumieniu z Ministrem Rolnictwa i Rozwoju wsi oraz Ministrem Zdrowia, każdego roku, Rozporządzeniem, ustala dla województwa małopolskiego ogólną powierzchnię przeznaczoną pod uprawę maku niskomorfinowego na cele spożywcze oraz rejonizację tych upraw w ramach kontraktacji. W 2007 r. sprawy te regulowało Rozporządzenie Wojewody Małopolskiego Nr 5/07 z dnia 29 marca 2007 r., a w 2008 roku Rozporządzenie Nr 11/08 Wojewody Małopolskiego z dnia 13 marca 2008 r. w sprawie określenia ogólnej powierzchni przeznaczonej pod uprawy maku i konopi włóknistych w województwie małopolskim oraz rejonizacji tych upraw. Zgodnie z wyżej wymienionymi rozporządzeniami, teren miasta Nowy Sącz, zarówno w 2007 jak i 2008 roku, objęty został całkowitym zakazem uprawy maku niskomorfinowego. W toku kontroli stwierdzono przestrzeganie zapisów przedmiotowych Rozporządzeń Wojewody Małopolskiego. W okresie objętym kontrolą Pan Prezydent nie wydawał zezwoleń na uprawę maku i konopi na terenie Miasta. Z dokumentacji przedłożonej w toku kontroli przez Panią Ewę Tokarz, udzielającą wyjaśnień w tej sprawie wynika, że informację o całkowitym zakazie uprawy maku i konopi, wynikającą z wymienionego wyżej Rozporządzeń Wojewody Małopolskiego, w dniu 16 kwietnia 2007 r. oraz w dniu 24 kwietnia 2008 r. wywieszono na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Miasta, oraz w tym samych dniach, przesłano do wszystkich przewodniczących zarządów osiedli, w celu wywieszenia na tablicach informacyjnych. Komisja miejska, przeprowadziła kontrolę w dzielnicach rolniczych miasta pod kątem nielegalnych upraw maku i konopi. Jak wynika z treści przedstawionych kontrolującej protokołów, z dnia 13 lipca 2007 r. (dzielnice Biegonice i Dąbrówka) oraz z dnia 10 lipca 2008 r. (rejon ul. Barskiej, ul. Naściszowskiej, ul. Podgórskiej, ul. Zdrojowej i dzielnicy Falkowa) na terenie miasta nie stwierdzono istnienia nielegalnych upraw maku i konopi. Przedmiotowe zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej, wykonane zostało przez miasto prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W toku kontroli wyjaśnień udzieliły: Pani Łucja Poczynek główny specjalista w Miejskim Zarządzie Dróg w Nowym Sączu Pani Ewa Tokarz inspektor w Wydziale Geodezji i Mieszkalnictwa WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców: p. Elżbieta Obtułowicz - Kierownik Oddziału do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, p. Agnieszka Mocała - starszy inspektor wojewódzki oraz p. Monika Szczepanek - inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnień Nr 4/2008, 5/2008 i 6/2008. Podstawa prawna: ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodziny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.), 5

ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), ustawa z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (jt Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992 z późn. zm.), ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Przedmiotem kontroli była prawidłowość rejestracji stanu cywilnego oraz prowadzenia spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk w okresie od 1 stycznia 2007 roku do 30 czerwca 2008 roku oraz sprawdzenie pomieszczeń Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie zabezpieczenia archiwalnych i bieżących ksiąg stanu cywilnego. W okresie objętym kontrolą Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Nowym Sączu była Pani Małgorzata Antkiewicz-Wójs powołana uchwałą Rady Miejskiej w Nowym Sączu Nr LXIX/836/2006 z 29 sierpnia 2006 roku. W 2007 roku sporządzono ogółem: - 3111 aktów urodzenia, - 765 aktów małżeństwa, - 1039 aktów zgonu. W 2008 roku w okresie objętym kontrolą sporządzono: - 1749 aktów urodzenia, - 264 akty małżeństwa, - 594 akty zgonu. Akty stanu cywilnego zostały sporządzone na luźnych drukach, przy zastosowaniu systemu komputerowego, następnie poddano je oprawie. Akty sporządzono starannie i czytelnie. Stosowana była właściwa pisownia nazwisk, dat oraz nazw miejscowości położonych za granicą, zgodnie z zapisem ustawowym, zawartym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów zwanego w dalszej części protokołu rozporządzeniem MSWiA w sprawie szczegółowych zasad ( ). Wykonano zatem zalecenie zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego z 10 listopada 2005 roku Nr DG. VIII.0931-7-05 w sprawie wpisywania nazw miejscowości położonych za granicą w decyzjach i aktach stanu cywilnego w sposób określony w 14 rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowych zasad ( ). Stwierdzono ponadto, że posiadany przez Urząd Stanu Cywilnego program do komputerowej rejestracji stanu cywilnego narzucał w aktach urodzeń i zgonów w rubryce podpis Kierownika USC imię i nazwisko Kierownika sporządzającego akt. Na tym wydruku Kierownik podpisywał dokument, nie odciskając pieczęci podpisowej. Sporządzanie aktów w powyższy sposób narusza treść 6 ust. 3 rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowych zasad ( ), który stanowi, że kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje 6

akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę ze swoim imieniem i nazwiskiem. Akty małżeństw sporządzane były w sposób prawidłowy, gdyż zdołano wprowadzić do programu zmiany. Zmian programu odnośnie sposobu sporządzania aktów nie zdołano wprowadzić do aktów urodzeń i zgonów. Tym samym częściowo wykonano zalecenie pokontrolne zawarte w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG. VIII. 0931-7-05 z 10 listopada 2005 roku dostosowania programu komputerowego do wymogów rozporządzenia MSWiA w sprawie szczegółowych zasad ( ), lub zakupienia nowego programu. W trakcie kontroli Pani Małgorzata Antkiewicz-Wójs - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wyjaśniła, że trwają prace przygotowujące zakup nowego systemu do rejestracji stanu cywilnego. Skontrolowano akty urodzeń oraz akta zbiorowe aktów z 2007 roku, nr od 2001 do 2800 oraz akty urodzeń i akta zbiorowe sporządzone w roku 2008, nr od 1 do 500. Zgłoszenia urodzenia dokonywane były prawidłowo, tj. w ustawowym terminie i przez osoby do tego upoważnione. W zakresie rejestracji urodzeń nieprawidłowości nie stwierdzono. Stwierdzono ponadto, że w przypadku, gdy osoba rejestrująca urodzenie dziecka zawierała związek małżeński w Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowym Sączu sporządzano stosowną notatkę z treści aktu małżeństwa. Notatkę włączano do akt zborowych aktu urodzenia dziecka. Tym samym wykonano zalecenie pokontrolne zawarte w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG. VIII. 0931-7-05 z 10 listopada 2005 roku w sprawie sporządzania notatek urzędowych zgodnie z treścią art. 41 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), zwanej dalej p.a.s.c.. Skontrolowano akty małżeństw oraz akta zbiorowe aktów z roku 2007, nr od 401 do 765 oraz akty małżeństw i akta zbiorowe sporządzone w roku 2008, nr od 1 do 264. Stwierdzono zachowanie terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Zaświadczenia przekazywane przez duchownych wypełnione były prawidłowo, w każdym przypadku zaopatrzone zostały w pieczęć parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Stwierdzono również zachowanie terminu ważności zaświadczenia oraz terminu sporządzenia aktu małżeństwa. W przypadku małżeństw zawieranych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) zwanej w dalszej części protokołu k.r.o., właściwie odtwarzane były podpisy osób zawierających małżeństwo oraz świadków. Po sprawdzeniu akt zbiorowych stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Stwierdzono ponadto, że w przypadku, gdy osoba zawierająca związek małżeński miała sporządzony akt urodzenia w Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowym Sączu to z treści aktu urodzenia sporządzano stosowną notatkę. Notatkę włączano do akt zborowych aktu małżeństwa. Tym samym wykonano zalecenie pokontrolne zawarte w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG. VIII. 0931-7-05 z 10 listopada 2005 roku w sprawie sporządzania notatek urzędowych zgodnie z treścią art. 45 ust. 2 p.a.s.c. Skontrolowano akty zgonów oraz akta zbiorowe aktów z 2007 roku, nr od 501 do 1039 a także akty zgonów i akta zbiorowe sporządzone w roku 2008, nr od 1 do 500. 7

Kontrola wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były prawidłowo, w ustawowym terminie i przez osoby do tego upoważnione zgodnie z treścią art. 65 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), zwanej dalej p.a.s.c. Stwierdzono prawidłowość sporządzania aktów zgonu na podstawie kart zgonu. Terminy sporządzania aktów zgonu były zachowane. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego w prawidłowy sposób prowadzone były skorowidze alfabetyczne. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców Odbiór dokumentu przez wnioskodawcę potwierdzany był podpisem na podaniu. W przypadkach, gdy wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego wpłynął do urzędu pocztą, dokumenty doręczane były za pośrednictwem urzędów stanu cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawców. W sprawach, w których wnioskodawcy ubiegając się o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego powoływali się na posiadanie interesu prawnego w otrzymaniu dokumentu, prowadzono szczegółowe postępowania wyjaśniające, mające na celu faktyczne ustalenie istnienia interesu. W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego. Postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji prowadzone było w sposób prawidłowy, zgodnie z przepisami p.a.s.c., ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. Z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) zwanej dalej k.p.a., a w zakresie zmiany imion i nazwisk również zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992 z późn. zm.) Wydane decyzje posiadały prawidłową i pełną podstawę prawną oraz zawierały prawidłowe pouczenie o prawie do odwołania. Decyzje zostały doręczone wszystkim stronom postępowania. W zakresie zmiany imion i nazwisk w 2007 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Nowym Sączu zarejestrowano 38 spraw, natomiast do 30 czerwca 2008 roku - 19 spraw. Wnioski przyjęto od zainteresowanych stron z zachowaniem właściwości miejscowej. Prawidłowo gromadzono dokumentację spraw. Wydane decyzje prawidłowo zostały przesłane do właściwych urzędów stanu cywilnego. Zgodnie z treścią art. 11 cyt. wyżej ustawy o zmianie imion i nazwisk, o zmianach wynikających z decyzji zawiadomiono także właściwe organy ewidencji ludności, policji i urząd skarbowy. Po skontrolowaniu korespondencji prowadzonej przez Urząd Stanu Cywilnego w Nowym Sączu stwierdzono także, że wykonano zalecenia pokontrolne, zawarte w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG. VIII. 0931-7-05 z 10 listopada 2005 roku dotyczące prawidłowego, tj. zgodnego z treścią art. 79 p.a.s.c. wydawania zaświadczeń oraz przestrzegania zasad określonych w 6 ust. 11 oraz 10 instrukcji kancelaryjnej, dotyczących umieszczania pieczęci wpływu oraz przeglądania korespondencji. W pracy nie ustrzeżono się jednak nieprawidłowości: 8

W niektórych sprawach dotyczących sprostowania oczywistych błędów pisarskich w aktach stanu cywilnego lub uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego, mimo iż osoby zainteresowane wystąpiły z wnioskiem o sprostowanie lub uzupełnienie treści aktów stanu cywilnego, wydano decyzje zawierające sformułowanie sugerujące, że postępowanie wszczęto z urzędu. Nieprawidłowości stwierdzono w skontrolowanych sprawach m. in. Nr: 5135-295/2007, 5135-296/2007, 5135-226/2007, 5135-230/2007, 5135-249/2007, 5135-250/2007, 5135-281/07, 5135-289/07, 5135-290/07. Art. 61 1 k.p.a stanowi, że postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Zgodnie z art. 61 3 k.p.a datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Zgromadzone w trakcie postępowania dokumenty dowodzą, że postępowanie zostało przeprowadzone na wniosek, co stoi w sprzeczności z treścią decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowym Sączu. Nie wykonano tym samym zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG. VIII. 0931-7-05 z 10 listopada 2005 roku, dotyczącego wydawania decyzji z zachowaniem zasad określonych w treści art. 61 1 k.p.a. W okresie objętym kontrolą sprawy prowadzone były w następujących teczkach aktowych: - Korespondencja z komórkami UM. Sprawy organizacyjne, - 0157 Zarządzenia Prezydenta Miasta, - 0704 Współdziałanie z jednostkami nadrzędnymi, - 0717 Korespondencja z placówkami dyplomatycznymi, - 5130 Akta zbiorowe urodzeń, - 5131 Akta zbiorowe małżeństw, - 5132 Akta zbiorowe zgonów, - 51330 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, - 51331 Zaświadczenia do małżeństw konkordatowych, - 51332 Skrócenie terminu, - 5135 Sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego, - 5136 Udostępnienie ksiąg stanu cywilnego rejestr, - 5139 Zmiana imion i nazwisk decyzje, - 5140 Wydawanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego, - 5141 Wydawanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego. Korespondencja, - 5142 Zaświadczenia, - Z-5145 Wnioski-50-lecie pożycia małżeńskiego, - 5150 Transkrypcje aktów stanu cywilnego, - 5152 Odtwarzanie aktów stanu cywilnego, - 5153 Statystyka, - 5156 Przypiski rejestr. Oznaczenia niektórych teczek aktowych, pomimo zastosowania prawidłowych symboli liczbowych haseł, nie odpowiadały hasłom klasyfikacyjnym określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), zwanej w dalszej części protokołu instrukcją kancelaryjną. Nieprawidłowości dotyczyły teczek oznaczonych symbolami: 5135, 5136, 5140, 5141, 5142, 5150, 5152. Sprawy z zakresu korespondencji konsularnej rejestrowano nieprawidłowo w teczce aktowej 0717 Korespondencja z placówkami dyplomatycznymi zamiast w teczce: 5025 9

Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu cywilnego oraz w sprawach konwencji i umów międzynarodowych. Powyższe omówiono w trakcie kontroli, dlatego odstępuje się od wydania zalecenia kontrolnego w tym zakresie. W części sporządzonych w kontrolowanym okresie aktów zgonu wpisano dokładną godzinę zgonu osoby, której akt dotyczył, podczas gdy przedstawiona przez zgłaszającego zdarzenie karta zgonu nie zawierała takiej informacji. Sytuacja taka miała miejsce m.in. w aktach z 2007 roku Nr 508, 509, 510, 512, 513, 514, 515, 516, 521, 523, 528, 535, 536, 537, 538, 539, 540 oraz w aktach z 2008 roku Nr 8-10, 12, 21, 22, 25, 27, 32-34, 36, 39, 40, 47, 49, 51-53, 55, 56-60, 62, 64-66, 68-74, 76, 78. Art. 66 ust. 1 p.a.s.c. stanowi, iż podstawą sporządzenia aktu zgonu jest karta zgonu. Z uwagi na powyższe, w przypadku gdy karta zgonu nie zawiera stosownej informacji, koniecznym jest, aby rubryka godzina zgonu pozostała niewypełniona. Uzupełnianie powyższych danych na podstawie ustnych oświadczenia osoby zgłaszającej zgon pozostaje w sprzeczności z cytowanym wyżej przepisem i jest niedopuszczalne, m.in. ze względu na ewentualne konsekwencje, jakie mogą wystąpić w postępowaniu spadkowym. Zgodnie z treścią art. 67 ust. 2 p.a.s.c., w przypadku gdy godzina zgonu nie wynika z karty zgonu powinno się wpisać w rubryce aktu zgonu stosowną adnotację. Mając na uwadze obszar działania kontrolowanej jednostki, jak również stopień skomplikowania załatwianych spraw podkreślić należy szczególną staranność i zaangażowanie pracowników Urzędu Stanu Cywilnego w Nowym Sączu. Wskazane wyżej uchybienia mają jedynie charakter formalny. Urząd Stanu Cywilnego mieścił się na parterze budynku Urzędu Miasta w Nowym Sączu. Składał się z 3 pomieszczeń: pokoju Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, pokoju biurowego, w którym przyjmowane były strony oraz pokoju, w którym przechowywane były księgi stanu cywilnego. Akta zbiorowe przechowywane były w wydzielonej części Archiwum Urzędu. Urząd posiadał stosowne zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich. Druki i pieczęcie były właściwie zabezpieczone. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Pani Małgorzata Antkiewicz- Wójs 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste Kontrola przeprowadzona została przez p. Eugenię Gwóźdź p.o. Kierownika Oddziału i p. Joannę Bazan starszego inspektora, pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, na podstawie upoważnień Nr 7/2008 i 8/2008. Podstawa prawna: ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.), ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz.1635 z późn. zm.), ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), 10

rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 kwietnia 2002 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych utraconych dowodów osobistych oraz warunków i sposobu ich wnoszenia (Dz. U. Nr 62, poz. 564), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 listopada 2002 r. w sprawie wzoru formularza wniosku o udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 201, poz. 1702), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wjazd i pobyt zagranicą (Dz. U. Nr 140, poz. 1480 z późn. zm.). Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urząd Miasta Nowy Sącz, zwany w dalszej części niniejszego protokołu Urzędem zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były przez Urząd jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyżej ustawy. Powyższe sprawy załatwiane były w Referacie Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych Wydziału Spraw Obywatelskich kontrolowanego Urzędu przy ul. Szwedzkiej 2 w Nowym Sączu. Dyrektorem Wydziału Spraw Obywatelskich była do dnia 27 marca 2008 r. p. Elżbieta Waśko. Od dnia 1 kwietnia 2008 r. dyrektorem Wydziału Spraw Obywatelskich jest p. Dorota Kudlik. Kierownikiem Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych jest p. Maria Kotlarz. Zadania z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych wykonywało 10 pracowników wymienionego wyżej Referatu. Badaniami kontrolnymi objęto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), udostępnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludności i dowodów osobistych, prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a także prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. W wyniku kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniach od 3 października 2005 r. do 5 października 2005 r., z uwagi na prawidłowe realizowanie zadań wynikających z ustawy o 11

ewidencji ludności i dowodów osobistych, zaleceń nie wydano. Urząd w okresie objętym kontrolą prowadził w systemie informatycznym i kartotecznym ewidencję ludności w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako: - zbioru danych osobowych stałych mieszkańców, - zbioru danych osobowych byłych mieszkańców, - zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, - zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. Zbiór danych osobowych stałych mieszkańców w systemie kartotecznym był prowadzony w formie indywidualnych kart osobowych w obowiązującym układzie terytorialnym mieszkańców, z uwzględnieniem podziału wg miejscowości, ulic, numerów domów i lokali w tych domach. Zbiór danych byłych mieszkańców w systemie kartotecznym był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były: - karty osób, które wymeldowały się i nie zameldowały w nowym miejscu oraz karty osób, które wymeldowane zostały w drodze decyzji administracyjnej lub w związku z wyjazdem na pobyt stały za granicę, - karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące był prowadzony w formie kartoteki ułożonej ze zgłoszeń meldunkowych w obowiązującym porządku alfabetycznym wg nazwisk osób wykonujących obowiązek zameldowania na ten pobyt. Na tej podstawie uznano, iż prowadzona przez Urząd ewidencja ludności w systemie kartotecznym odpowiadała wymogom określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.). W systemie informatycznym ewidencja ludności prowadzona była w oparciu o program firmy ARAM. Stwierdzono, iż zastosowany w Urzędzie program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W dniu 31 grudnia 2007 r. w Gminie zameldowanych było 83 909 stałych mieszkańców natomiast w dniu 30 czerwca 2008 r. zameldowanych było 83 871 stałych mieszkańców. Na dzień 30 czerwca 2008 r. na pobyt czasowy ponad 3 miesiące zameldowanych było 1569 osób. Na pobyt czasowy do 3 miesięcy w okresie objętym kontrolą zameldowanych było 34 obywateli oraz 291 cudzoziemców. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie przyjęto 2899 zgłoszeń zameldowania na pobyt stały, z pobytu stałego wymeldowały się 3503 osoby. Na pobyt stały za granicę wymeldowało się 125 osób. Pobyt czasowy za granicę zgłosiło 77 osób. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: - 1489 odpisów skróconych aktów urodzenia, - 919 odpisów skróconych aktów małżeństwa, - 949 odpisów skróconych aktów zgonu. 12

Ponadto do kontrolowanego urzędu w okresie objętym kontrolą wpłynęło: - 9 zawiadomień o nadaniu obywatelstwa polskiego, - 13 zawiadomień o zmianie imienia, - 45 zawiadomień o zmianie nazwiska. Wszystkie powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała się także w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolując wyrywkowo zgłoszenia meldunkowe pod względem poprawności ich wypełnienia, stwierdzono, że zgłoszenia te wypełnione były kompletnie. Postępowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzeżeń. Stwierdzono, że do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Kontrolowany Urząd sporządzał i przekazywał do Urzędu Skarbowego w Nowym Sączu wykazy zmarłych mieszkańców gminy. Sprawy te przechowywane były w teczce aktowej o symbolu: WSO.REL.5112 i haśle: Wykazy osób zmarłych dla Urzędów Skarbowych. W spisie spraw dla tej teczki zarejestrowano w 2007 r. 25 pozycji natomiast w 2008 r. 18 pozycji. Z prowadzonych rejestrów wynika, iż wykazy te były wysyłane zgodnie przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681), czyli w terminie 14 dni. Kontrolowany Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających obowiązkowi meldunkowemu. Kopie tych zawiadomień przechowywane były w oddzielnej teczce. Okazane do kontroli dokumenty zostały sprawdzone pod względem terminowości wysyłania zawiadomień. Kontrola wykazała, że zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany były wysyłane do WKU zgodnie z 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480), tj. w ciągu 3 dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego. Współpraca kontrolowanego Urzędu z Zakładem Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (obsługującym wojewódzki zbiór meldunkowy prowadzony w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie) w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaśniania rozbieżności oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym w Urzędzie odbywała się zgodnie z 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz 13

powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), czyli zachowany był 5- dniowy termin przekazywania danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Powyższe dane sprawdzono na podstawie posiadanych w Referacie kopii wydruków komputerowych. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, a także odpisy skrócone aktów małżeństw i aktów zgonu zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Wpływające wnioski o udostępnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu WSO.REL.51180 i haśle: Udostępnianie danych. W spisie spraw prowadzonym dla tej teczki w 2007 r. zarejestrowano 1248 wniosków o udostępnienie danych natomiast do 30 czerwca 2008 r. zarejestrowanych było 560 wniosków o udostępnienie danych. W teczce tej znajdowały się kserokopie wniosków o udostępnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego lub kopie udzielonych odpowiedzi. Najczęściej o udostępnienie danych występowały urzędy gmin, starostwa, komornicy, policja, sądy, wojskowi komendanci uzupełnień, urzędy skarbowe, KRUS, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej oraz ZUS. Kontroli poddano sprawy z teczki WSO.REL.51180/07 od numeru 1180/07 do numeru 1248/07 oraz z teczki WSO.REL.51180/08 od numeru 1/08 do numeru 30/08 stwierdzając, iż powyższe sprawy załatwiono ostatecznie i bez zbędnej zwłoki. Kontrola wykazała, że jeśli kontrolowany Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy to przekazywał ten wniosek zgodnie z art. 65 1 kodeksu postępowania administracyjnego do organu właściwego. W podteczce o symbolu WSO-REL.51180-1- i haśle Zaświadczenia przechowywane były podania o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu. W spisie spraw dla tej teczki zarejestrowano w 2007 r. 1286 podań natomiast w 2008 r. 671 podań. Kontroli poddano sprawy od numeru WSO-REL.51180-1236/07 do WSO-REL.51180-1286/07 oraz WSO- REL.51180-1/08 do WSO-REL.51180-50/08. Kontrola wykazała, iż zaświadczenia o zameldowaniu wydawane były mieszkańcom kontrolowanej gminy bez zbędnej zwłoki, tj. w dniu złożenia podania. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach wymeldowania osób niezamieszkałych w lokalu. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminów załatwiania spraw, uprawnień stron w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Dla spraw dot. wymeldowania osób z pobytu stałego założono teczkę aktową o symbolu WSA.SPA.51151 i haśle Decyzje dotyczące wymeldowania. W spisie spraw dla tej teczki zarejestrowanych było w 2007 r. 113 spraw, a w okresie od 1 stycznia 2008 r. do dnia 30 czerwca 2008 r. - 62 sprawy. W toku załatwiania pozostawało 30 spraw meldunkowych. Natomiast dla spraw dot. zameldowania założono teczkę aktowa o symbolu WSA.SPA.51150 i haśle Decyzje o zameldowaniu. W spisie spraw dla tej teczki w roku 2007 zarejestrowano 7 spraw, wszystkie ostatecznie załatwione poprzez wydanie decyzji administracyjnej. W 2008 r. spraw z powyższego zakresu nie prowadzono. 14

Wytypowano do kontroli 18 spraw ostatecznie załatwionych o numerach: WSA.SPA.51151-9/07, WSA.SPA.51151-25/07, WSA.SPA.51151-30/07, WSA.SPA.51151-34/08, WSA.SPA.51151-41/07, WSA.SPA.51151-49/07, WSA.SPA.51151-56/07, WSA.SPA.51151-63/07, WSA.SPA.51151-76/07, WSA.SPA.51151-97/07, WSA.SPA.51151-105/07, WSA.SPA.51151-4/08, WSA.SPA.51151-13/08, WSA.SPA.51151-20/08, WSA.SPA.51151-30/08, WSA.SPA.51151-42/08, WSA.SPA.51151-50/08, WSA.SPA.51150-3/07. Kontrolując powyższe sprawy nie stwierdzono uchybień proceduralnych. Podejmowane w trakcie prowadzonego postępowania czynności były prawidłowe i wynikały z potrzeb konkretnego postępowania. W każdym przypadku, gdy sprawa nie mogła zostać rozstrzygnięta w terminie określonym w przepisie art. 35 3 k.p.a. strony zawiadamiano zgodnie z przepisem art. 36 k.p.a. o przedłużeniu terminu, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz podając przyczyny zaistniałej zwłoki. Wydane w kontrolowanym Urzędzie decyzje zawierały wszystkie elementy określone w art. 107 k.p.a. W każdej decyzji prawidłowo powołany był przepis stanowiący podstawę jej wydania. Decyzje zawierały też uzasadnienie prawne oraz wyczerpujące uzasadnienie faktyczne Kontroli poddano 13 spraw, które zostały wszczęte w okresie objętym kontrolą i do dnia kontroli nie zostały zakończone. Były to sprawy o numerach: WSA.SPA.51151-37/07, WSA.SPA.51151-83/07, WSA.SPA.51151-86/07, WSA.SPA.51151-93/07, WSA.SPA.51151-6/08, WSA.SPA.51151-10/08, WSA.SPA.51151-11/08, WSA.SPA.51151-21/08, WSA.SPA.51151-26/08, WSA.SPA.51151-27/08, WSA.SPA.51151-28/08, WSA.SPA.51151-34/08, WSA.SPA.51150-3/08. Badając akta wymienionych wyżej spraw nie stwierdzono bezczynności. Zakończenie postępowania w sprawach o numerach: WSA.SPA.51151-6/08, WSA.SPA.51151-83/07, WSA.SPA.51151-93/07, WSA.SPA.51151-21/08, WSA.SPA.51151-26/08 uzależnione było od wyznaczenia przez sąd przedstawiciela ustawowego dla osoby nieobecnej. Natomiast w pozostałych sprawach nadal trwa zbieranie materiału dowodowego przed wydaniem merytorycznej decyzji. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Urząd posiadał 6 zestawów komputerowych do realizacji dowodów osobistych. Karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadało 11 osób. W kontrolowanym okresie Prezydent Miasta Nowego Sącza wydał 24 101 dowodów osobistych. Do wymiany na dzień 30 czerwca 2008 r. pozostało jeszcze 1188 dowodów osobistych. Kontrola wykazała, że w systemie obsługi obywatela nie pozostawał zawieszony żaden wniosek o wydanie dowodu osobistego, wszystkie były realizowane na bieżąco. Do mieszkańców gminy, którzy jeszcze nie wymienili dowodu osobistego wysłane zostały imienne zawiadomienia o obowiązku jego wymiany z informacją, że termin wymiany dowodów osobistych upływa z dniem 31 marca 2008 r. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdującymi się w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisach aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie takiego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do systemu SOO. Kontroli poddano wnioski o numerach zamówienia: od 12062011000125083 do 12062011000125087, od numeru 12062011000125090 do 12062011000125095, oraz o numerach 12062011000125100 i 15

12062011000125102. Stwierdzono, że wszystkie powyższe wnioski przyjęte zostały prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza. Przy odbiorze nowego dowodu osobistego dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w 5 ust. 3a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182), zwracany był wnioskodawcy. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzędu za pośrednictwem Komendy Powiatowej Policji w Nowym Sączu. Na podstawie wytypowanych kopert dowodowych dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym dotyczących nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dane zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrola wytypowanych kopert dowodowych o numerach zamówienia: 12062011000100500 do numeru 12062011000100528 wykazała, że w kopertach tych znajduje się komplet dokumentów niezbędnych do wydania dowodu osobistego. Stwierdzono też, że dowody osobiste były wydawane wnioskodawcom za pokwitowaniem odbioru. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego w przypadku nowo wydanego dokumentu. Koperty dowodowe wydanych dowodów osobistych poukładane były wg numerów zamówienia. W okresie objętym kontrolą na żądanie urzędów gmin kontrolowany Urząd przekazał 1518 kopert dowodowych w celu połączenia dokumentacji, a na żądanie Urzędu w tym samym celu wpłynęło 799 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy kontrolowany Urząd wezwany został do przesłania koperty dowodowej, wezwanie to umieszczane było - zgodnie z 34 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych - w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej. Wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentacji, unieważnianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w związku z wymianą i zwrotem tych dokumentów były dokonane w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, zarówno w systemie informatycznym, jak i w systemie kartotecznym. W kontrolowanym okresie zgłoszono 386 utrat dowodów osobistych. We wszystkich 16

sprawach wydane zostały zgodnie z art. 42 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, stosowne zaświadczenia. Prawidłowo aktualizowano dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Przesyłane z urzędów stanu cywilnego dowody osobiste wraz z odpisami skróconymi aktu zgonu unieważniane były w SOO, natomiast w przypadku książeczkowych dowodów osobistych fakt zgonu odnotowywany był w ewidencji kartotecznej. Odpisy skrócone aktów zgonu włączane były wraz ze skasowanymi dowodami osobistymi do kopert dowodowych. Kontroli poddano teczkę aktową o symbolu WSO.REL.5125 i haśle: Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych. W spisie spraw dla tej teczki zarejestrowano w 2007 r. - 433 sprawy, a w 2008r. 188 spraw. W teczce tej znajdowały się zawiadomienia o unieważnieniu dowodów osobistych z innych urzędów gmin oraz zawiadomienia przesłane przez urzędy o zagubieniu dowodu osobistego. Kontroli poddano sprawy znajdujące się w powyższej teczce aktowej od numeru WSO.REL.5125-382/07 do numeru WSO.REL.5125-433/07 oraz WSO.REL.5125-1/08 do numeru WSO.REL.5125-40/08, stwierdzając, że wszystkie sprawy załatwione zostały ostatecznie i prawidłowo. W teczce aktowej o WSO.REL.5126 i haśle Pośrednictwo w wydawaniu dowodów osobistych znajdowały się sprawy dotyczące pośrednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. W spisie spraw dla tej teczki zarejestrowano w 2007 r. 387 spraw natomiast w 2008 r. zarejestrowano 186 spraw. Kontroli poddano sprawy od numeru WSO.REL.5126-350/07 do numeru WSO.REL.5126-387 oraz od numeru WSO.REL.5126-1/08 do numeru WSO.REL.5126-40/08, stwierdzając, że wszystkie sprawy załatwione zostały prawidłowo. Na stanowiskach pracy panował ogólny porządek. Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych i prowadzeniem ewidencji ludności prowadzona była bardzo dobrze. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Pani Dorota Kudlik Dyrektor Wydziału Pani Maria Kotlarz Kierownik Referatu WYDZIAŁ BEZPIECZEŃSTWA I ZARZĄDZANIA KRYZYSOWEGO Kontrolę przeprowadził p. Andrzej Rembelski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, na podstawie upoważnienia Nr 3/2008. Podstawa prawna: rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. nr 1, poz. 7 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2006 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 186 poz. 1377). Kontroli poddano następujące zagadnienia: 17