Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie

Transkrypt

1 Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie KA.I PROTOKÓŁ z kontroli kompleksowej zrealizowanej w Urzędzie Miejskim w Bukownie przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Kontrolę przeprowadzono w okresie od 19 lutego do 8 marca 2007 roku. Kontrolę wykonał, na podstawie upoważnień o numerach: od nr 10 do nr 16 Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie złożony z przedstawicieli następujących jednostek: 1. Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji. 2. Wydział Zarządzania Kryzysowego. 3. Wydziału Finansów i Budżetu. 4. Wydziału Środowiska i Rolnictwa. 5. Wydziału Infrastruktury. 6. Wydział Kontroli i Audytu. Kontrolą objęto prawidłowość wykonywania przez Urząd Miejski w Bukownie zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez niego na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej, za okres od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r. W okresie objętym kontrolą Burmistrzem Miasta Bukowno była od dnia 19 lutego 2002 r. do dnia 4 grudnia 2006 r. Pani Ewa Wolska. W trakcie kontroli natomiast, od dnia 4 grudnia 2006 r., funkcję tą pełnił Pan Mirosław Gajdziszewski. W zakresie kontrolowanych merytorycznych zagadnień wyjaśnień w toku kontroli udzielali m.in.: 1. sprawy obywatelskie: Pani Bogusława Szotek - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Bukownie, Pani Renata Stobierska Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Obrony Cywilnej; 2. sprawy finansowo-księgowe: - Pani Halina Lekston - Skarbnik Miasta, - Pani Bożena Kucharek - Główny Księgowy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, - Pani Barbara Gajdziszewska - Kierownik Referatu Oświaty, Zdrowia i Pomocy Społecznej, - Pani Ilona Leś - Pracownik Socjalny MOPS, oraz w miarę potrzeb inni pracownicy. 3. sprawy z zakresu produkcji roślinnej: Pan Mirosław Białek - Kierownik Referatu Ochrony Środowiska i Rolnictwa; 4. sprawy z zakresu ewidencji gospodarczej oraz wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: Pani Renata Stobierska Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i Obrony Cywilnej; 5. sprawy z zakresu skarg i wniosków: Pan Marcin Cockiewicz Sekretarz Miasta.

2 USTALENIA KONTROLI: Z kontroli dokumentacji przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Bukownie wynika, co następuje. SPRAWY OBYWATELSKIE 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk Przedmiotem kontroli była prawidłowość rejestracji stanu cywilnego w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2006 r., prawidłowość prowadzenia spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk oraz sprawdzenie pomieszczeń Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie zabezpieczenia ksiąg archiwalnych i bieżącej rejestracji stanu cywilnego. W 2006 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bukownie sporządzono ogółem: - 6 aktów urodzeń, - 50 aktów małżeństw, - 48 aktów zgonu. Akty urodzeń zostały sporządzone w księdze stanu cywilnego pismem ręcznym. Akty małżeństw i zgonów sporządzono na luźnych drukach przy zastosowaniu systemu komputerowego. Akty stanu cywilnego zostały sporządzone w sposób staranny i czytelny. Stwierdzono prawidłową numerację aktów stanu cywilnego, prawidłowe adnotację o zamknięciu i otwarciu księgi po ostatnim zarejestrowanym w danym roku kalendarzowym akcie. Stosowano właściwą pisownię nazwisk i dat. Dokumenty w aktach zbiorowych skompletowane zostały prawidłowo. W zakresie aktów małżeństw stwierdzono prawidłowe przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Przyjęto prawidłowo wypełnione zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, w każdym przypadku zaopatrzone w pieczęć parafii i podpis proboszcza lub wikarego. Decyzje z zakresu rejestracji stanu cywilnego wydawane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bukownie posiadały prawidłową podstawę prawną. Wszystkie decyzje posiadały prawidłowe pouczenie o prawie do odwołania. Potwierdzenie odbioru decyzji znajdowało się każdorazowo na jej kopii. W sytuacjach doręczenia decyzji za pośrednictwem poczty w aktach sprawy znajdowały się zwrotne potwierdzenia odbioru dokumentu. W prawidłowy sposób zawiadamiano organy ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego. W okresie objętym kontrolą prowadzono sprawy w następujących teczkach aktowych: 0153 Skrócenie terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa ; 5040 Zmiana imion i nazwisk ; 5131 Oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa ; 5131/k Zaświadczenia o braku przeszkód do zawarcia związku małżeńskiego ; 5133 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą ; 5150 Transkrypcja aktu stanu cywilnego, uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego ; 5135 Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego ; 5141 Odpisy skrócone i zupełne aktów stanu cywilnego. 2

3 W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: Stwierdzono przypadki nieprawidłowego zamieszczania informacji o nazwiskach małżonków i dzieci pochodzących z małżeństwa w aktach małżeństw sporządzonych na podstawie decyzji o wpisie do polskich ksiąg zagranicznych aktów stanu cywilnego. Akt małżeństwa nr 20/2006 sporządzony został na podstawie decyzji nr 5150/6/2006 o umiejscowieniu w polskich księgach stanu cywilnego aktu małżeństwa zawartego we Francji. Z dokumentacji zawartej w aktach zbiorowych wynika, że małżeństwo zostało zawarte przez obywatelkę polską i cudzoziemca. W treści aktu zagranicznego brak było informacji o noszonych po zawarciu małżeństwa nazwiskach małżonków oraz o nazwiskach dzieci pochodzących z małżeństwa. Wraz z wnioskiem o wpis aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego przyjęto oświadczenia o nazwiskach kobiety i mężczyzny. Dane wynikające z oświadczeń ujęto w treści decyzji i wpisano do treści aktu. Na marginesie aktu stanu cywilnego sporządzono wzmiankę: Na podstawie art. 42 p.a.s.c i art. 88 K.r.o dzieci noszą nazwisko ojca... Zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 15 lutego Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) kobieta i mężczyzna noszą po zawarciu małżeństwa swoje dotychczasowe nazwiska, chyba że zostaną złożone stosowne oświadczenia. Art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego stanowi, że dziecko, co do którego istnieje domniemanie, że pochodzi ono od męża matki, nosi jego nazwisko, chyba że małżonkowie oświadczyli, że dziecko nosić będzie nazwisko matki. Oświadczenia w powyższej sprawie składane są jednocześnie ze złożeniem oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków. Przepis powyższy stosuje się odpowiednio do nazwiska dziecka, którego rodzice zawarli małżeństwo po urodzeniu się dziecka. Małżonkowie obywatele polscy, na podstawie art. 62 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688), wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg stanu cywilnego mogą złożyć oświadczenia o nazwiskach swoich i dzieci zrodzonych z małżeństwa, uzasadniające wpisanie tych danych w treści aktu stanu cywilnego. Niezgodne z powyższym przepisem było zatem przyjęcie oświadczenia o nazwisku mężczyzny, z uwagi na brak przesłanek potwierdzających posiadanie przez wymienionego obywatelstwa polskiego. Prawidłowo należało na marginesie aktu zamieścić wzmiankę o nazwisku mężczyzny na podstawie art. 25 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Art. 42 ust. 1 i 2 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego określa, jakie dane winny być wpisane do aktu urodzenia dziecka w przypadku, gdy nie zachodzi domniemanie, że ojcem dziecka jest mąż matki. Jakkolwiek w omawianym przypadku sporządzając wzmiankę o nazwisku dzieci zrodzonych z małżeństwa, wobec braku możliwości przyjęcia oświadczeń o nazwisku dzieci prawidłowo zastosowano art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, nieuzasadnionym było powołanie art. 42 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego. Podobną, nieprawidłową (z powołaniem się równocześnie na art. 42 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 88 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego) wzmiankę o nazwisku dzieci pochodzących z małżeństwa zamieszczono na marginesie aktu małżeństwa Nr 45/2006 sporządzonego na podstawie decyzji Nr 5150/7/2006 o wpisaniu do polskich ksiąg stanu cywilnego aktu małżeństwa zawartego w Niemczech przez obywatelkę polską i cudzoziemca. Nie odnotowywano danych z dokumentów tożsamości osób wnioskujących o wydanie odpisów lub zaświadczeń z akt stanu cywilnego. Na podaniach sporządzano jedynie adnotacje na temat adresów miejsca zamieszkania wnioskodawców. Taki sposób przyjmowania wniosków nie pozwala na ustalenie tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie odpisu lub 3

4 zaświadczenia, a zatem wyklucza możliwość oceny uprawnienia do otrzymania dokumentu w świetle art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, określającego krąg osób upoważnionych do wystąpienia z wnioskiem. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Bukownie zarejestrowano 4 sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk. W decyzjach Nr 5040/1/2006, 5040/2/2006 oraz 5040/3/2006, jako podstawę prawną powołano art. 2 i art. 7 w związku z art. 8 ustawy o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992), choć dotyczyły one jedynie zmiany nazwisk. Art. 2 ww. ustawy wskazuje przesłanki warunkujące zmianę nazwiska. Art. 7 cytowanej ustawy określa, które przepisy dotyczące zmiany nazwisk stosuje się do zmiany imion. Art. 8 ustawy stanowi podstawę właściwości rzeczowej i miejscowej kierownika urzędu stanu cywilnego w przypadku zmiany nazwiska lub imienia. W związku z powyższym w omawianych sprawach, prawidłowo, jako podstawę prawną wydanych decyzji należało powołać art. 2 w związku z art. 8 ustawy o zmianie imion i nazwisk. Ponadto w toku kontroli stwierdzono nieprawidłowy sposób sprostowania błędu w treści decyzji Nr 5040/1/2006, tj. przez skreślenie długopisem omyłkowo wpisanych danych na kopii decyzji, nadpisanie prawidłowego brzmienia wyrazu i opatrzenie parafą osoby dokonującej poprawki. Taki sposób prostowania błędów pisarskich w treści decyzji uchybia art i 3 kpa, zgodnie z którym błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste pomyłki w decyzjach wydanych przez organ administracji publicznej podlegają sprostowaniu w drodze postanowienia na które służy zażalenie. W kontrolowanym Urzędzie nie prowadzono dokumentacji potwierdzającej przekazywanie informacji o zmianie nazwiska lub imienia, zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk, do właściwych urzędów skarbowych, organów Policji oraz Krajowego Rejestru Karnego. Kontrola wykazała także, iż oznaczenia niektórych teczek aktowych nie odpowiadały symbolom i hasłom klasyfikacyjnym jednolitego rzeczowego wykazu akt, stanowiącego załącznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Dotyczyło to teczki 5150/2006, której nadano tytuł: Transkrypcja aktu stanu cywilnego, uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego zamiast Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego, teczek 5131/2006, 5131/k które oznaczono odpowiednio: Oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, Zaświadczenia o braku przeszkód do zawarcia związku małżeńskiego zamiast Rejestracja małżeństw, księgi, akty skorowidze i akta zbiorowe. Jednolity rzeczowy wykaz akt szczegółowo określa symbole i hasła klasyfikacyjne dla określonych kategorii spraw i wskazuje jakie dokumenty mogą być przechowywane w teczce oznaczonej danym numerem. Zgodnie z 16 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej Dla każdej końcowej w podziale klasyfikacji pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych.... Zmiana tytułu (hasła) teczki, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt jest naruszeniem wyżej wymienionego przepisu. 4

5 Urząd Stanu Cywilnego składa się z czterech pomieszczeń: pokoju Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, sali ślubów i archiwum wraz z pomieszczeniem przylegającym - usytuowanych na parterze budynku Urzędu Miasta w Bukownie. W wyniku kontroli stwierdzono, że księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe, druki i pieczęcie były przechowywane i zabezpieczone w prawidłowy sposób. 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste Przedmiotem kontroli była realizacja przez Urząd Miejski w Bukownie, w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r. zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były przez Urząd jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyżej ustawy. Urząd w okresie objętym kontrolą prowadził w systemie informatycznym i kartotecznym ewidencję ludności w formie gminnych zbiorów meldunkowych, jako: - zbioru danych osobowych stałych mieszkańców, - zbioru danych osobowych byłych mieszkańców, - zbioru danych obywateli polskich zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące) oraz cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące) posiadających karty pobytu, - zbioru danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 2 miesięcy oraz cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące) nieposiadających karty pobytu. W wyniku zmiany ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, wprowadzonej 26 sierpnia 2006 r. przez art. 84 pkt 7 lit. a ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. Nr 144, poz. 1043) nałożono obowiązek prowadzenia w systemie informatycznym zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. c) oraz zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. d) zamiast poprzednio obowiązujących 2 miesięcy. Zbiór danych osobowych stałych mieszkańców w systemie kartotecznym był prowadzony w formie indywidualnych kart osobowych w obowiązującym układzie terytorialnym i uwzględniał podział według ulic oraz numerów domów i lokali w tych domach. Zbiór danych byłych mieszkańców w systemie kartotecznym był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były: - karty osób, które wymeldowały się i nie zameldowały w nowym miejscu oraz karty osób, które wymeldowane zostały w drodze decyzji administracyjnej lub w związku z wyjazdem za granicę, - karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące) był prowadzony w formie kartoteki ułożonej ze zgłoszeń meldunkowych w obowiązującym porządku alfabetycznym wg nazwisk osób wykonujących obowiązek zameldowania na ten pobyt. 5

6 Na tej podstawie uznano, iż prowadzona przez Urząd ewidencja ludności w systemie kartotecznym odpowiadała wymogom określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). W dniu 31 grudnia 2006 r. w Gminie zameldowanych było stałych mieszkańców. W 2006 r. na pobyt czasowy ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące) zameldowanych było 176 osób, w tym 11 cudzoziemców. Na pobyt czasowy do 2 miesięcy (i odpowiednio 3 miesiące) w okresie objętym kontrolą w książce zameldowań odnotowano 8 zameldowań, w tym 3 cudzoziemców. W systemie informatycznym ewidencja ludności prowadzona była w oparciu o program firmy KORELCJA. Stwierdzono, iż zastosowany w Urzędzie program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, określonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie przyjęto 164 zgłoszenia zameldowania na pobyt stały. W 2006 r. z pobytu stałego wymeldowało się 155 osób. W 2006 r. czasowo opuściło Gminę 229 osób, a pobyt czasowy na terenie Gminy zgłosiło 176 osób. Wymeldowały się na pobyt czasowy za granicę 4 osoby. W 67 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji o nadanie lub zmianę numeru PESEL i takie nadanie lub zmiana numeru ewidencyjnego nastąpiło. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 67 odpisów skróconych aktów urodzenia, 106 odpisów skróconych aktów małżeństwa, 127 odpisów skróconych aktów zgonu. W kontrolowanym okresie nie wpłynęło zawiadomienie o zmianie nazwiska, czy też zawiadomienie o utracie obywatelstwa polskiego. Wszystkie powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacja odbywała się także w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Urząd prawidłowo realizował obowiązujące od 1 stycznia 2003 r. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.), bowiem wprowadził do obrotu w 2004 r. formularze meldunkowe określone w załącznikach Nr 1-4 cytowanego wyżej rozporządzenia. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w cyt. wyżej rozporządzeniu. Zgłaszając pobyt lub zgłaszając wymeldowanie, osoba wykonująca ten obowiązek otrzymywała zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu ułożone były wg rodzajów dokumentów. Kontrolując wyrywkowo zgłoszenia meldunkowe, pod względem poprawności ich wypełnienia, przyjęte od osób wykonujących obowiązek meldunkowy, stwierdzono, że zarówno zgłoszenia zameldowania na pobyt stały i czasowy trwający ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące), jak i zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego w większości 6

7 zawierały wymagane wpisy powodujące aktualizację gminnego zbioru meldunkowego. W sporadycznych przypadkach brak było wpisu dotyczącego nazwiska rodowego osoby zgłaszającej pobyt oraz nazwiska rodowego jego małżonka bądź też nazwiska rodowego któregoś z rodziców, danych dotyczących obowiązku wojskowego, ważności dowodu osobistego nowego wzoru oraz serii i numeru dowodu osobistego osoby potwierdzającej pobyt pod wskazanym adresem. Postępowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzeżeń. Do kontroli wytypowano 5 odpisów skróconych aktów urodzenia o numerach: 5/2006, 57/2006, 79/2006, 436/2006 wydanych przez USC w Olkuszu oraz 2212/2006 wydany przez USC w Katowicach. Stwierdzono, że do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Kontrolowany Urząd sporządził i przekazał do Urzędu Skarbowego w Olkuszu wykazy zmarłych mieszkańców. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: SO i haśle: Wykazy osób zmarłych dla urzędów skarbowych. Z prowadzonego rejestru wynika, iż wykazy te nie zawsze wysyłane były zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.) czyli w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu. Według oświadczenia Pani Renaty Stobierskiej, złożonego kontrolującemu, Urząd zawiadamiał w obowiązujących terminach wojskowych komendantów uzupełnień o zmianach osobowo-adresowych osób podlegających obowiązkowi wojskowemu, jednakże ten fakt nie został udokumentowany w teczce aktowej SO Informacje przekazywane w systemie PESEL dla WKU i innych organów i urzędów. W toku kontroli udzielono pracownikom instruktażu w tym zakresie. Współpraca kontrolowanego Urzędu z Ośrodkiem Informatyki Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (obsługującym wojewódzki zbiór meldunkowy prowadzony w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie) w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaśniania rozbieżności oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym w Bukownie odbywała się prawidłowo. Jednakże nie był zachowany 5-dniowy termin przekazywania danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego, określony w 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Wytypowano do kontroli 10 zgłoszeń pobytu stałego, 10 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego, 10 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 2 miesiące (i odpowiednio 3 miesiące) z 2006 roku, stwierdzając, iż dane zawarte w tych dokumentach zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Ponadto kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach zameldowania osób zamieszkałych w lokalu oraz wymeldowania osób niezamieszkałych w lokalu. W okresie objętym kontrolą Urząd prowadził 2 postępowania z zakresu ewidencji ludności. Dla tych spraw założona została teczka aktowa o symbolu: SO i haśle: 7

8 Decyzje w sprawach wymeldowań. W sprawach wydano 2 decyzje; w tym 1 o wymeldowaniu, 1 o umorzeniu postępowania. Kontroli poddano wymienione powyżej postępowania. W sprawie znak: SO /11/2006 zasadnie umorzono postępowanie w drodze decyzji administracyjnej, lecz w treści decyzji nie podano uzasadnienia prawnego. Stanowi to naruszenie przepisu art Kodeksu postępowania administracyjnego. Wpływające wnioski o udostępnienie danych rejestrowane były w teczce o symbolu SO i haśle: Udostępnienie danych. W 2006 r. zarejestrowano w spisie spraw prowadzonym dla tej teczki 79 wniosków o udostępnienie danych. W teczce tej znajdowały się wnioski o udostępnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Najczęściej o udostępnienie danych występowała Policja, urzędy skarbowe, prokuratura, ZUS oraz osoby fizyczne. Wszystkie sprawy ostatecznie załatwiono, prawidłowo i bez zbędnej zwłoki. Również w teczce tej rejestrowane były podania o udostępnianie danych w formie zaświadczeń. Poświadczenia zameldowania wydawane były mieszkańcom kontrolowanej Gminy bezzwłocznie, najczęściej w dniu złożenia podania. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych, sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Urząd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1556 dowodów osobistych. Praca na stanowisku dowodów osobistych zorganizowana była dobrze i zapewniała prawidłową obsługę obywateli Gminy, ubiegających się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdującymi się w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie takiego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do systemu informatycznego przeznaczonego do przyjmowania i przesyłania wniosku do Centrum Personalizacji Dokumentów w Warszawie. Kontroli poddano wnioski o niżej wymienionych numerach formularzy: C , C , C , C Stwierdzono, że wszystkie powyższe wnioski przyjęte zostały prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Odbierając nowy dowód osobisty, osoba wnioskująca potwierdzała jego odbiór w części B formularza. Przy odbiorze nowego dowodu osobistego dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w 5 ust. 3a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), zwracany był wnioskodawcy. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzędu za pośrednictwem Komendy Powiatowej Policji w Olkuszu. Współpraca z KPP w Olkuszu układała się prawidłowo. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym dotyczących 10 nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzając, iż wszystkie zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. 8

9 Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 10 kopert dowodowych pod względem kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, że dokumentacja była kompletna, a dowody osobiste były wydawane wnioskodawcom za pokwitowaniem odbioru. Koperty dowodowe zgodnie z 33 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.) oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. W kopertach dowodowych znajdowały się dokumenty niezbędne do wydania dowodu osobistego. Koperty dowodowe wydanych dowodów osobistych poukładane były wg serii i numeru dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą na żądanie Urząd otrzymał z innych urzędów w celu połączenia dokumentacji 478 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu do innych urzędów 675 takich kopert. W sytuacji, gdy kontrolowany Urząd wezwany został do przesłania koperty dowodowej (w związku z utratą dowodu osobistego lub jego wymianą), umieszczał to wezwanie w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty, jako zastawnik, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentacji, unieważnianiem dowodów osobistych dotychczasowych, w związku z wymianą i zwrotem były dokonane w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych zarówno w systemie informatycznym jak i w systemie kartotecznym. W kontrolowanym okresie nie zostały zgłoszone odrębnie utraty dowodów osobistych. Natomiast równocześnie zgłaszając utratę dowodu osobistego, były jego posiadacz ubiegał się o wydanie nowego dokumentu. Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Przesyłane z urzędów stanu cywilnego dowody osobiste wraz z odpisem skróconym aktu zgonu unieważniane były w SOO w przypadku dokumentów nowego wzoru, lub fakt zgonu odnotowywany był w ewidencji kartotecznej w przypadku dowodów osobistych książeczkowych. Odpisy skrócone aktów zgonu włączane były, wraz ze skasowanymi dowodami osobistymi do kopert dowodowych. Kontroli poddano koperty dowodowe oraz odpisy skrócone aktów zgonu o numerach: 3798/2006, 13/2007 wydane przez USC w Katowicach, 7/2006 i 17/2006 wydane przez USC w Bukownie oraz 487/2006 wydany przez USC w Olkuszu, stwierdzając wykonanie wszystkich czynności zarówno w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, jak i gminnym zbiorze meldunkowym informatycznym i kartotecznym. 9

10 POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY RP Kontroli poddano następujące zagadnienia: 1. Organizacja poboru zgodnie z rozporządzeniem Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Lista poborowych podlegających obowiązkowi stawienia się do poboru przed Powiatową Komisją Lekarską dla Powiatu Olkuskiego sporządzona została w dwóch egzemplarzach na podstawie rejestru przedpoborowych i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony oraz imiennego wykazu poborowych, otrzymanego od Wojskowego Komendanta Uzupełnień. Jeden egzemplarz listy, podpisany przez Burmistrza Bukowna, przekazany został do Powiatowej Komisji Lekarskiej dla Powiatu Olkuskiego w ustawowym terminie - na 7 dni przed rozpoczęciem poboru (dowód: pismo nr SO-5211/2/2006 z dnia r.). W liście poborowych zostały odnotowane wszystkie niezbędne dane: numer pozycji z księgi orzeczeń lekarskich, data stawienia się do poboru, kategoria zdolności do służby wojskowej, numer książeczki wojskowej. Wezwania imienne do poborowych celem zgłoszenia się do poboru zostały wysłane w ustawowym terminie. Wykreślono z listy 2 poborowych rocznika podstawowego na podstawie zawiadomień z innych gmin, co zostało odnotowane w liście poborowych w rubryce nr 9 uwagi.... Wysłano w ustawowym terminie 2 zawiadomienia do wójtów właściwych ze względu na miejsce pobytu stałego o zgłoszeniu się poborowych po raz pierwszy do poboru w miejscu pobytu czasowego trwającego ponad 2 miesiące (dowód: zwrotne potwierdzenia odbioru). Zawiadomienia te zostały sporządzone w 1 egzemplarzu w związku z tym udzielono pracownikowi instruktażu w powyższym zakresie. W czasie trwania poboru dopisano do listy 1 poborowego na podstawie dodatkowego imiennego wykazu poborowych przekazanego przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień Kraków-Krowodrza, co zostało odnotowane w rubryce nr 9 uwagi (dowód: pismo nr 3185/06 z dnia r.). Stawiennictwo do poboru było bardzo dobre, bowiem zgłosiło się 100 % wezwanych. Oddelegowano pracownika urzędu do pełnienia dyżuru w lokalu komisji oraz prowadzenia listy poborowych. Burmistrz Bukowna przekazał Wojewodzie Małopolskiemu za pośrednictwem Starostwa Powiatowego w Olkuszu wnioski dotyczące liczby poborowych podlegających wezwaniu przed powiatową komisję lekarską (dowód: pismo z dnia r. nr SO-5211/5/2005). 2. W trakcie kontroli zbadano prawidłowość wykonania zadań wynikających z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 40, poz. 173 z późn. zm.). Rozporządzenie to utraciło moc z dniem 28 października 2006 r. w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2006 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych (Dz. U. Nr 186 poz. 1377). Burmistrz ogłosił rejestrację 18 września 2006 r. tj. na 16 dni przed jej rozpoczęciem. Obwieszczenia o rejestracji zostały wywieszone w dniu jej ogłoszenia, w miejscach najbardziej uczęszczanych i widocznych (dowód: notatka służbowa w aktach sprawy). 10

11 Wykaz przedpoborowych mężczyzn urodzonych w 1988 r. sporządzony został przez Ośrodek Informatyki Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (dowód pismo z dnia r. nr 5211/5/06). Powyższy wykaz wykonany został zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzeń w sprawie rejestracji przedpoborowych jak również został zatwierdzony przez Burmistrza Miasta Bukowna w dniu 27 września 2006 r. Kontrolujący stwierdził na podstawie wpisu w Pocztowej książce nadawczej, że w dniu 22 września 2006 r. tj. 6 dni przed zatwierdzeniem wykazu wysłane zostało zawiadomienie do wójta właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego przedpoborowego o ujęciu go w wykazie przedpoborowych w miejscu pobytu czasowego trwającego ponad 2 miesiące, czym naruszono przepis 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych. Wysłano w ustawowym terminie 1 zawiadomienie do burmistrza właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego przedpoborowego o wpisaniu go do rejestru w miejscu pobytu czasowego trwającego ponad 2 miesiące (dowód: wpis w Pocztowej książce nadawczej z dnia r.). Wg oświadczenia pracownika powyższe zawiadomienie zostało sporządzone w 1 egzemplarzu, w związku z powyższym udzielono pracownikowi instruktażu. Wysłano wezwania imienne do przedpoborowych na 7 dni przed wyznaczonym terminem zgłoszenia się do rejestracji (zwrotne potwierdzenia odbioru w aktach sprawy). W wykazie przedpoborowych została odnotowana data zgłoszenia się do rejestracji oraz numer pozycji z rejestru przedpoborowych, do którego wpisani zostali wszyscy przedpoborowi, którzy zgłosili się do rejestracji. Dokumentacja rejestracji przedpoborowych, tj.: wykaz przedpoborowych, rejestr przedpoborowych, została sporządzona zgodnie z przepisem 19 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 maja 1992 r. w sprawie rejestracji przedpoborowych. Rejestr przedpoborowych został założony zgodnie z przepisem 14 cyt. rozporządzenia. Rejestracja przedpoborowych została przeprowadzona zgodnie z wojewódzkim planem rejestracji, zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego tj. w dniach 3-5 października 2006 roku. Do rejestracji zgłosiło się 100% wezwanych. Sprawozdanie z wyników rejestracji przedpoborowych sporządzone zostało prawidłowo i przekazane w ustawowym terminie do Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. 3. Wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony prowadzony jest od 1986 r. W dniu kontroli w wykazie tym nie figurowała żadna osoba. 4. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach uznania żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny lub żołnierza samotnego oraz o uznanie konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny. W okresie objętym kontrolą Burmistrz Bukowna nie wydał żadnej decyzji administracyjnej w wyżej wymienionych sprawach. W okresie objętym kontrolą prowadzone były teczki aktowe o symbolach: 5211 Organizacja poboru, rejestr przedpoborowych, 5211 Organizacja poboru, Zawiadomienia o ujęciu do listy poborowych i o zgłoszeniu się do poboru, 11

12 52112 Zawiadomienia o ujęciu do wykazu przedpoborowych i zgłoszeniu się do rejestracji, 5212 Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili się do poboru. W toku kontroli stwierdzono, iż teczce aktowej o haśle klasyfikacyjnym Organizacja poboru nadano błędny symbol 5211 zamiast Nieprawidłowo założona została teczka 5211 Organizacja poboru, rejestr przedpoborowych, bowiem teczka ta powinna być oznaczona symbolem i hasłem klasyfikacyjnym Przygotowanie rejestracji przedpoborowych i rejestry przedpoborowych. W opisanych wyżej przypadkach naruszony został przepis 16 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). SPRAWY FINANSOWO-KSIĘGOWE Kontrolę przeprowadzono w zakresie rozliczenia wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2006 roku z budżetu Wojewody oraz realizacji dochodów budżetowych w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej. W toku przeprowadzonej kontroli przyjęto wyrywkowy system badania urządzeń księgowo ewidencyjnych i dowodów źródłowych. Ustalenia kontroli zostały ujęte według tematyki: I. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych Gminie ustawami ( 2010). II. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin ( 2030). III. Zintegrowany Program Łagodzenia Skutków Restrukturyzacji Górnictwa, Hutnictwa oraz Wielkiej Syntezy Chemicznej. IV. Realizacja dochodów budżetowych związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej. Ustalenia ogólne: Budżet Miasta Bukowno na rok 2006 został przyjęty Uchwałą Budżetową na 2006 r. Nr LX/346/2006 Rady Miejskiej z dnia 01 marca 2006 r. oraz Zarządzeniem Nr 22/06 Burmistrza Miasta Bukowno z dnia 17 marca 2006 r w sprawie zatwierdzenia układu wykonawczego budżetu miasta Bukowno na 2006 r. i wynosił kwotę ,00 zł po stronie planowanych dochodów i kwotę ,00 zł po stronie planowanych wydatków. Różnica między dochodami a wydatkami budżetu miasta na 2006 r. w kwocie ,00 zł stanowiła deficyt budżetu. Deficyt ten został pokryty przychodami pochodzącymi z zaciągniętych kredytów i pożyczek a także nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym budżetu wynikających z rozliczeń kredytów i pożyczek z lat ubiegłych. Budżet ten obejmował również plan dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej w kwocie ,00 zł. W trakcie roku budżet Miasta ulegał zmianom wprowadzanym uchwałami Rady Miejskiej i Zarządzeniami Burmistrza Miasta Bukowno polegającymi na zwiększeniu lub zmniejszeniu 12

13 dochodów oraz wydatków w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej i na koniec 2006 r. wyniósł kwotę ,93 zł po stronie dochodów i kwotę ,632,00 zł po stronie wydatków, w tym kwota dotacji celowych w wysokości ,00 zł została wykorzystana w kwocie ,00 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości ,00 zł zwrócona została do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przelewem w okresie: 29 grudnia 2006 r. do 11 stycznia 2007 r. I. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych Gminie ustawami ( 2010). Dział 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, Rozdział Obrona cywilna. Dotacja planowana 250,00 zł Dotacja otrzymana 250,00 zł Dotacja wykorzystana 249,96 zł Zgodnie z pismem Wojewody Małopolskiego Nr FB.I z dnia 20 października 2005 r. planowana w tym rozdziale dotacja wynosiła 250,00 zł i została wprowadzona do budżetu Uchwałą Budżetową Rady Miejskiej w Bukownie na 2006 r. Nr LX/346/2006 z dnia 01 marca 2006 roku oraz Zarządzeniem Burmistrza Miasta Bukowno Nr 22/06 z dnia 17 marca 2006 r. w sprawie zatwierdzenia układu wykonawczego budżetu Miasta Bukowno na 2006 r. po stronie dochodów w dz. 754, rozdz , dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami oraz po stronie wydatków w dz. 754, rozdz , 4300 zakup usług pozostałych w kwocie 250,00 zł. Zarządzeniem Burmistrza Miasta Bukowno Nr 23/06 z dnia 28 grudnia 2006 r. środki przeniesione zostały do paragrafu 4210 Zakup materiałów i wyposażenia. Na podstawie ewidencji księgowej oraz dokumentacji źródłowej stwierdzono, że otrzymana dotacja w wysokości 249,96 zł została wykorzystana w 2006 r. na zapłatę za środki czystości i materiały malarskie do odświeżenia magazynu OC. Kontrolą objęto: I. Fakturę VAT Nr 4619/2006 z dnia 21 grudnia 2006 r. na kwotę 188,78 zł zapłacona dnia 31 grudnia 2006 r. II. Fakturę VAT Nr z dnia 21 grudnia 2006 r. na kwotę 61,18 zł zapłacona dnia 31 grudnia 2006 r. Środki dotacji zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Ewidencja księgowa jest zgodna ze sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 2006 rok. Niewykorzystana dotacja w kwocie 0,04 zł przekazana została na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego 04 stycznia 2007 r. 13

14 Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział Świadczenia rodzinne, zaliczki alimentacyjne oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego. Dotacja planowana ,00 zł Dotacja otrzymana ,00 zł Dotacja wykorzystana ,05 zł zwrot ,95 zł Zgodnie z pismem Wojewody Małopolskiego Nr FB.I z dnia 20 października 2005 r. planowana w tym rozdziale dotacja wynosiła ,00 zł i została wprowadzona do budżetu Uchwałą Budżetową Rady Miejskiej w Bukownie na 2006 r. Nr LX/346/2006 z dnia 01 marca 2006 roku oraz Zarządzeniem Burmistrza Miasta Bukowno Nr 22/06 z dnia 17 marca 2006 r. w sprawie zatwierdzenia układu wykonawczego budżetu Miasta Bukowno na 2006 r. po stronie dochodów w dz. 852, rozdz , dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami oraz po stronie wydatków w dz. 852, rozdz w następujących : 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników w kwocie ,00 zł składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie ,00 zł składki na fundusz pracy w kwocie 590,00 zł zakup materiałów i wyposażenia w kwocie 4.000,00 zł zakup usług pozostałych w kwocie 5.510,00 zł świadczenia społeczne w kwocie ,00 zł. W trakcie roku plan dotacji ulegał zmianom wprowadzanym Zarządzeniami Wojewody i Zarządzeniami Burmistrza Miasta Bukowno i na koniec roku 2006 wynosił kwotę ,00 zł po stronie dochodów w dz. 852, rozdz , 2010 oraz po stronie wydatków w dz. 852, rozdz , w następujących : 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników w kwocie ,00 zł składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie ,00 zł składki na fundusz pracy w kwocie 590,00 zł zakup materiałów i wyposażenia w kwocie 4.000,00 zł zakup usług pozostałych w kwocie 5.510,00 zł świadczenia społeczne w kwocie ,00 zł. Zadania w zakresie wypłat świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych realizował Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej. Na podstawie ewidencji księgowej oraz dokumentacji źródłowej stwierdzono, że otrzymana w 2006 r. dotacja w wysokości ,00 zł została wykorzystana w kwocie ,05 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości ,95 zł została zwrócona na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie poleceniem przelewu w dniu 04 stycznia 2007 r. Zgodnie z ewidencja księgową wykonanie wydatków przedstawiało się następująco: w 3110 świadczenia społeczne kwota ,37 zł, w tym zaliczki alimentacyjne w kwocie ,00 zł w 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników kwota łączna ,00 zł, w 4110 składki na ubezpieczenia społeczne kwota ,68 zł, ( w tym od wypłaconych świadczeń ,92 zł oraz od wynagrodzeń w łącznej kwocie 4.233,76 zł., w 4120 składki na Fundusz Pracy kwota 590,00 zł, od świadczeń, 14

15 w 4210 zakup materiałów i wyposażenia kwota 4.000,00 zł, od świadczeń 1.075,00 zł, od zaliczek 2.925,00 zł, w 4300 zakup usług pozostałych kwota 5.510, 00 zł w tym od świadczeń 4.535,00 zł od zaliczek 975,00 zł.. Na realizację zadań związanych z zaliczką alimentacyjną wydatkowano łącznie kwotę ,00 zł., w tym na wypłatę zaliczek alimentacyjnych kwotę ,00 zł 3110 oraz na koszty obsługi kwotę 3.900,00 zł. Zgodnie z art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej ( Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późn. zm.) koszty obsługi zaliczek wynoszą 3 % wydatków na zaliczki alimentacyjne. Gmina na koszty obsługi zaliczek alimentacyjnych wydatkowała kwotę 3.900,00 zł, tj. 3 % wydatków na zaliczki alimentacyjne. Różnica między kwotą otrzymanych środków w rozdziale w wysokości ,00 zł a poniesionymi wydatkami na zaliczkę alimentacyjną w wysokości ,00 zł, tj. kwota ,00 zł stanowi podstawę wyliczenia kosztów obsługi świadczeń rodzinnych. Zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) koszty obsługi, o których mowa w ust. 2, stanowią 3 % otrzymanej dotacji na świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, nie mniej niż 6.000,00 zł rocznie dla organu właściwego. Na koszty obsługi realizacji świadczeń rodzinnych Gmina mogła wydatkować 3 % z kwoty ,00 zł. Oznacza to, że łączna kwota dopuszczalnych wydatków na obsługę świadczeń rodzinnych wynosiła ,85 zł. Według ewidencji księgowej na obsługę świadczeń rodzinnych wydatkowano łącznie kwotę ,76 zł., w tym : ,00 zł, 4110 ( od pracowników) 4.233,76 zł, ,00 zł, ,00 zł, ,00 zł. Poniesione wydatki na obsługę w wysokości ,76 zł stanowią 3,8 % wydatków poniesionych na świadczenia rodzinne. Oznacza to, że Gmina wydatkując na pokrycie kosztów obsługi realizacji świadczeń rodzinnych kwotę ,76, przeznaczyła na ten cel kwotę wyższą o 857,91 zł. od kwoty wynikającej z art. 33 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r o świadczeniach rodzinnych. Kontrolą objęto listy wypłat świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych) za miesiące wrzesień, październik, listopad 2006 r. Lista nr 54/2006 z dnia 26 września na kwotę ,00 zł, ( wypłata przelewem) Lista nr 53/2006 z dnia 26 września na kwotę ,00 zł, ( wypłata przelewem) Lista nr 59/2006 z dnia 26 października na kwotę ,00 zł, ( wypłata przelewem) Lista nr 58/2006 z dnia 31 października na kwotę ,00 zł, w tym kwota ,00 zł wypłacona została przez kasę. Zaliczki alimentacyjne: Lista 62/2006 z 27 listopada 2006 r. na kwotę ,00 zł, (wypłata przelewem) 15

16 Lista 61/2006 z 27 listopada 2006 r. na kwotę łącznie ,00 zł, w tym kwota ,00 zł wypłata przez kasę. Rozbieżności kwot określonych w decyzjach z kwotami na listach wypłat nie stwierdzono. Od wypłaconych świadczeń rodzinnych w łącznej wysokości ,37 zł odprowadzone zostały składki na ubezpieczenia społeczne 4110 w kwocie ,92 zł oraz składki na ubezpieczenia zdrowotne (rozdział ) w kwocie 1.911,00 zł. W kontrolowanym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono. Środki dotacji zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Ewidencja księgowa jest zgodna ze sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 2006 rok. Dział 853, Rozdział Składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej oraz niektóre świadczenia rodzinne. Dotacja planowana ,00 zł Dotacja otrzymana 8.450,00 zł Dotacja wykorzystana 7.575,83 zł Zwrot 874,17 zł Zgodnie z pismem Wojewody Małopolskiego Nr FB.I z dnia 20 października 2005 r. planowana w tym rozdziale dotacja wynosiła ,00 zł i została wprowadzona do budżetu Uchwałą Budżetową Rady Miejskiej w Bukownie na 2006 r. Nr LX/346/2006 z dnia 01 marca 2006 roku oraz Zarządzeniem Burmistrza Miasta Bukowno Nr 22/06 z dnia 17 marca 2006 r. w sprawie zatwierdzenia układu wykonawczego budżetu Miasta Bukowno na 2006 r. po stronie dochodów w dz. 852, rozdz , dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami oraz po stronie wydatków w dz. 852, rozdz składki na ubezpieczenie zdrowotne. W trakcie roku plan dotacji ulegał zmianom wprowadzanym Zarządzeniami Wojewody i Zarządzeniami Burmistrza Miasta Bukowno i na koniec roku 2006 wynosił kwotę 8.450,00 zł po stronie dochodów w dz. 852, rozdz , 2010 oraz po stronie wydatków w dz. 852, rozdz , Na podstawie ewidencji księgowej oraz dokumentacji źródłowej stwierdzono, że otrzymana dotacja w wysokości 8.450,00 zł została wykorzystana w 2006 r. na zapłatę składek na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej w kwocie 7.575,83 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 874,17 zł została zwrócona na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie poleceniem przelewu w dniu 28 grudnia 2006 r. Kontrola objęto następujące dowody księgowe WB/1 z 5 stycznia 2006 r. na kwotę 69,14 zł, WB/14 z 6 lutego 2006 r. na kwotę 651,63 zł, WB/26 z 28 lutego 2006 r. na kwotę 657,47 zł, WB/ 41 z 25 kwietnia 2006 r. na kwotę 734,23 zł, WB/54 z 5 maja 2006 r. na kwotę 694,25 zł, WB/69 z 5 czerwca 2006 r. na kwotę 620,75 zł, WB/80 z 30 czerwca 2006 r. na kwotę 547,59 zł, WB/82 z 5 lipca 2006 r. na kwotę 6,69 zł, 16

17 WB/98 z 31 lipca 2006 r. na kwotę 590,86 zł, WB/111 z 31 sierpnia 2006 r. na kwotę 562,77 zł, WB/125 z 6 października 2006 r. na kwotę 565,06 zł, WB/139 z 31 października 2006 r. na kwotę 655,50 zł, WB/152 z 30 listopada 2006 r. na kwotę 602,91 zł, WB/164 z 28 grudnia 2006 r. na kwotę 574,56 zł. Łączna kwota przekazanych składek na ubezpieczenie zdrowotne od stycznia do grudnia 2006 r. wyniosła 7575,83. zł, w tym od zasiłków stałych wyniosła kwotę 5.664,83 zł. i od świadczeń rodzinnych kwotę 1.911,00. zł Środki dotacji zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Ewidencja księgowa jest zgodna ze sprawozdaniem Rb 50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 2006 rok. Dział 852, Rozdział Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotacja planowana ,00 zł Dotacja otrzymana ,00 zł Dotacja wykorzystana ,89 zł Zwrot ,11 zł Zgodnie z pismem Wojewody Małopolskiego Nr FB.I z dnia 20 października 2005 r. planowana w tym rozdziale dotacja wynosiła ,00 zł i została wprowadzona do budżetu Uchwałą Budżetową Rady Miejskiej w Bukownie na 2006 r. Nr LX/346/2006 z dnia 01 marca 2006 roku oraz Zarządzeniem Burmistrza Miasta Bukowno Nr 22/06 z dnia 17 marca 2006 r. w sprawie zatwierdzenia układu wykonawczego budżetu Miasta Bukowno na 2006 r. po stronie dochodów w dz. 852, rozdz , dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami oraz po stronie wydatków w dz. 852, rozdz świadczenia społeczne kwota ,00 zł. W trakcie roku plan dotacji ulegał zmianom wprowadzanym Zarządzeniami Wojewody i Zarządzeniami Burmistrza Miasta Bukowno i na koniec roku 2006 wynosił kwotę ,00 zł po stronie dochodów w dz. 852, rozdz , 2010 oraz po stronie wydatków w dz. 852, rozdz , 3110 świadczenia społeczne kwota ,00 zł. W 2006 r. dotacja w wysokości ,89 zł została wykorzystana na wypłatę świadczeń społecznych. Niewykorzystana dotacja w wysokości ,11 zł zwrócona została na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniach: 29 grudnia 2006 r. kwota 33,11 zł, 04 stycznia 2007 r. kwota 6.586,00 zł i 11 stycznia 2007 r. kwota 5.574,00 zł. Wyrywkową kontrolą objęto następujące dowody księgowe dotyczące wypłaty zasiłków w miesiącu wrześniu, październiku listopadzie i grudniu 2006 r.: lista nr 9/230/09/2006 z dnia 20 września 2006 r. na kwotę 3.796,20 zł, lista nr 8/230/09/2006 z dnia 20 września 2006 r. na kwotę 418,00 zł, lista nr 7/230/09/2006 z dnia 20 września 2006 r. na kwotę 316,00 zł, lista nr 6/230/09/2006 z dnia 20 września 2006 r. na kwotę 368,40 zł, 17